“Facility Management – una perspectiva Global“ - Aparejadores de ...

GlobalWorkPlaceSolutions
“Facility Management –
una perspectiva Global“
Luis Morejón – VP Global Operations Europe
Fernando Padilla – Director Financiero Iberia
Jaime Dominguez – Global Account Manager
Creating business advantage

Johnson Controls Inc.
Nuestros negocios
Posición de liderazgo en mercados en crecimiento en todo el mundo
Automotive Experience
250 localidades
$ 12 billones
interiores innovadores para
vehículos
Building Efficiency
+500 localidades
$ 12.5 billones
entornos de trabajo
eficientes, seguros y
cómodos
2
Global WorkPlace Solutions – Confidential and Proprietary
Power Solutions
27 localidades
$ 4 billones
potentes baterías para
automóviles

Presencia global
Soluciones globales
Con 140.000 empleados,
proporcionamos servicio a clientes en más de 150 países alrededor del mundo.
= JCI
3
Global WorkPlace Solutions – Confidential and Proprietary

Hacer nuestro mundo más sustentable
Testimonio de Johnson Controls...
Building Efficiency
Automotive Experience
Power Solutions
Ayudó a crear LEED Green Building Rating System
Sistemas de calefacción y aire acondicionado eficientes en el
consumo de energía y refrigerantes ecológicos
Ahorro de energía estimado para 2020 de US$95.000 millones,
reducción de CO 2 en 1.300 millones de toneladas (¡Sólo en USA!)
Desarrolló componentes para interiores de vehículos Eco-cor y
FaserTec, fabricados con fibras de vegetales y materiales
reciclados
Miembro fundador del Supplier Partnership for the Environment,
una organización de proveedores de automóviles.
Proveedor lider en tecnologías de baterías híbridas
Más del 96% de todas las baterías para automóviles son
recicladas, las de Johnson Controls reciclan el 99,9% de todo el
plomo utilizado
4
Johnson Controls Global WorkPlace Solutions – Confidential and Proprietary

Visión y valores
Proporcionando ingenio a los lugares en que la gente vive, trabaja y viaja
Nuestra visión
Un mundo más cómodo, seguro y sustentable
Nuestros Valores
Integridad
Honestidad, imparcialidad, respeto y seguridad son aspectos de suma importancia.
Satisfacción del cliente
Nuestro futuro depende de que nosotros ayudemos a nuestros clientes a tener éxito. Somos proactivos y es fácil hacer
negocios con nosotros. Ofrecemos conocimientos especializados y soluciones prácticas, y cumplimos nuestras promesas.
Compromiso de los empleados
Fomentamos una cultura que promueve la excelencia en el desempeño, trabajo en equipo, inclusión, liderazgo y crecimiento.
Innovación
Creemos que siempre existe una manera mejor. Estimulamos el cambio y buscamos la oportunidad que éste brinda.
Sustentabilidad
A través de nuestros productos, servicios, operaciones y participación de la comunidad, promovemos el uso eficiente de
recursos para beneficiar a todas las personas y el mundo.

GlobalWorkPlaceSolutions
Qué es el FM?
Creating business advantage

EN15221-1: 2006 Facility Management
Part 1: Terms and definitions
Integration of processes within an organisation to maintain and
develop the agreed services which support and improve the
effectiveness of its primary activities.

¿ Cómo definimos FM en Johnson Controls ?
Johnson Controls Global WorkPlace Solutions
provides: facilities, commercial real estate and
energy management. We create business advantage
for our customers through tailored solutions that
optimize their real estate performance and employee
productivity whilst reducing total occupancy costs.

¿ Cómo definimos FM en Johnson Controls ?
Johnson Controls Global WorkPlace Solutions: ofrece
los siguientes servicios de gestión: de instalaciones,
de bienes raíces comerciales y energéticos. Creando
ventajas de negocio para nuestros clientes, a través de
soluciones personalizadas que optimizan el
rendimiento de sus activos inmobiliarios y la
productividad de los empleados, al tiempo que
reducen los costes totales de ocupación.

Realización de valor
Creando valor para el accionista
Mejorar la Experiencia
del Cliente
Aumentar la
Responsabilidad Social
Ofrece Calidad
Mejorar la Rentabilidad
Optimizar la Utilización
de los Activos
Aumentar la flexibilidad
Asegurar el
Cumplimiento
Proporcionar Certeza
Mantener la
Confiabilidad
10
Global WorkPlace Solutions – Confidential and Proprietary
Imagen de Marca
Entorno Físico
Diversidad de Proveedores
Sostenibilidad Ambiental
Mejora Continua
Uniformidad de Servicio
Enfoque en la Innovación
Aumento de Ingresos
Velocidad de Introducción al
Mercado
Reducción de Costes
Alineamiento con las Estrategias del
Negocio
Retorno sobre el Capital Invertido
Flexibilidad de Espacio y Activos
Productividad de los Empleados
Salud y Seguridad
Cumplimiento Legal/Regulatorio
Transparencia Financiera
Administración del Desempeño
Planeación de Recuperación de
Desastres
Continuidad de los Negocios
Sistemas de Negocios Críticos

Conocimiento a través del ciclo de vida del WorkPlace
Nuestro enfoque
11
Planear
Necesidades
Requisitos
Estrategia
Contratar
Contratación
Transacciones
Adquisición
de propiedades
Diseñar y
Construir
Administración de
proyectos
Administración de
construcción
Diseño de espacios de
trabajos
Diseñar y movilizar
integración del sitio de
trabajo servicios
Global WorkPlace Solutions – Confidential and Proprietary
Operar
Servicios para el sitio
de trabajo mejores en su
clase
Enfoque gobal,
requisitos locales
Ocupación sostenible
Renovar
Eliminación de
activos excedentes
Actualizaciones de
energía
Información de
administración

Soluciones para cualquier Lugar de Trabajo (WorkPlace)
Apartments Hotels Schools
Colleges and
Universities
Hospitals
Technology
Homes Retail Shopping
Malls/Centers
Government Life Sciences
Airports
High-rise
Apartments
Medical
Clinics
Small
Commercial
GlobalWorkPlaceSolutions – Confidential and Proprietary
Large
Commercial
Arenas/
Convention
Centers
Industrial
Plants

Impactando el Coste Total de Ocupación
Nuestro enfoque
Transacciones 2%
13
Arrendamiento y
Depreciación
50%
Otros 3%
Administración de Proyectos 3%
Seguridad 3%
Limpieza 3%
Reemplazo / Renovación
de Capital 14%
Oficina
Servicios 10%
Servicios Públicos 6%
Mantenimiento 6%
Global WorkPlace Solutions – Confidential and Proprietary
Nosotros
Impactamos
Cada
$
Líneas de Servicios
Bienes Raíces
Proyectos
Instalaciones
Energía
Espacio de Trabajo
Tecnologías
Infraestructura
Consultoría

Global WorkPlace Solutions
Orgullosos de apoyar…
14
Shell
BBC
Global WorkPlace Solutions – Confidential and Proprietary

Creamos relaciones sostenibles con nuestros Clientes
BBC
Shell
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20
Relaciones con Clientes a través de los años
1
Global 5 WorkPlace Solutions – Confidential and Proprietary
22 24 26

GlobalWorkPlaceSolutions
Volumen de mercado del FM
Creating business advantage

El mercado en Europa
Facility management is the largest business services market in
Europe. This market has been estimated to be € 640 billion
large by German Sven Teichmann . Other experts estimate
the FM market is 5% tot 8% of GDP depending on the country
and the maturity of FM in that country. Various sources from
both Europe as well as the United States of America
indicate that an average workplace needs about € 10.000 per
year to support it with facilities and services. Based on these
figures the European facility management sector deliver about
40 million FTE of work per year.
Fuente: www.EuroFM.org

Mercados diferentes con diferentes Características de
Portfolio y Comportamientos de Compra
Características del Portfolio
Aerospace &
Defense, 4.1
Machinery & Equipment, 10.6
Conglomerates, 1.7
Automotive supplier, 2.2
Oil & Gas Operations, 43.7
Consumer goods, 12.3
Chemical, 5.6
Insurance, 15.9
Food Markets, 7.9
Business Services & Supplies,
0.5
Semiconductors, 1.9
Retailing, 13.2
Power Supply, 14.4
Bubbles indicate size of market. Based on 2008 Sales.
Technology Hardware & Equip,
10.7
Diversified Financials, 11.0
Telecommunication Services
and Products, 14.2
Banking, 31.0
Software & Services, 3.4
Health Care Equipment & Svcs,
4.6
Media, 4.1
US $90Bn potential market
opportunity in 5 segments
Drugs & Biotechnology, 8.1
Comportamientos de Compra

Posicionamientos corporativos
Regional
Local
Office / Refinery
Portugal
Servicios separados FM Integrado

Posicionamiento de proveedores de servicios
Global
Regional
Local
Servicios separados FM Integrado

GlobalWorkPlaceSolutions
Proceso
Creating business advantage

FM – apoyo a la Estrategia de una compañia
22

23
Criterios de selección por parte de un Cliente
1. Modelo Comercial
2. Credibilidad en la Industria
3. Credenciales de Sostenibilidad
4. Alineamiento en los Valores
5. Presencia Geográfica

Análisis de un Caso de Negocio
Análisis
Preliminar de Datos
2 Semanas
Una evaluación de
referencia de los gastos
de su lugar de trabajo,
diseñada para
proporcionar una
estimación aproximada
del orden de magnitud
de las oportunidades de
ahorro
24
Análisis Detallado
de la Materia
2 Semanas
Una evaluación integral sitio
por sitio de cada área
funcional dentro del alcance
de servicios de su lugar de
. trabajo
Global WorkPlace Solutions – Confidential and Proprietary
Análisis de Operaciones
Integradas
2 Semanas
Una estrategia de
lugar de trabajo y plan
de operación diseñado
específicamente para
su negocio, que
reflejan las mejores
prácticas a nivel
mundial
Caso de
Negocios
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr
East
West
North
• Inversiones
• Ahorros de
Costes
• Garantías de
Desempeño
• Análisis
Coste/Beneficio
• Cálculo de
Retorno sobre la
Inversión
• Reducción de
Riesgo

Portfolio total de Servicios
Servicios de Administración
• Evaluación de desempeño
• Evaluación comparativa
• Administración del lugar de
trabajo
• Administración de proyectos
• Administración de la cadena de
abastecimiento
Servicios Generales
• Jardinería
• Limpieza
• Servicio de alimentación
• Servicios de oficina
• Servicios audiovisuales
• Diseño / Planeación de espacio
• Servicios de hotelería y asistencia
personal
• Apoyo de empleados móvil
• Cambios y traslados
• Seguridad: protección y monitoreo
Tipos de Instalaciones
• Oficina
• Comercio minorista
• Industria
• Entorno crítico
• Investigación y Desarrollo
Administración sostentible
• Administración de energía
• Administración de EHS (Medio ambiente, salud
y seguridad)
• Administración de residuos y servicios públicos
• Cumplimiento de las regulaciones
• Administración de recursos
• Sustainability Solutions Navigator
Particiones y
Carpintería
• Paredes
• Techos
• Pisos
• Mobiliario
Servicios Operacionales
Mantenimiento Servicios
• Calefacción y enfriamiento
• Electricidad
• Control de acceso/ CCTV
• Seguridad
• Iluminación
• Incendio
• Plomería

Alcance de Servicios
Real
Estate
Consultancy
Energy
Management
Hard
Services
Compressed gases
Air conditioning
Refrigeration
Buildings
M&E
Lifts
Lighting
Drainage
Fire systems
Cooling towers
Utilities operation
Amenities supply
Core Contract - Baseline
Security
Car parks
Storage
BMS
Public safety
Photocopiers
Health &
Safety
BCP
Fire Alarms
Workshops
Waste mgmt
Signage
Core Contract - Baseline
Soft
Services
Stationery
Cleaning
Archives
Porterage
Laundry
Reception
Catering
Couriers
Post
Training suite
Meeting rooms
Asset reg
Admin
Large
Projects
Industrial
Products

Establecimiento de SLA’s y KPI’s
KEY ACTIVITIES PERFORMANCE LEVEL KEY PERFORMANCE INDICATORS
To provide this service, Johnson Controls will:
Overall Management
Manage operate and continuously improve the full scope of
services.
Review the quality, effectiveness, efficiency and value of all
the above services quarterly to ensure that the output meets
the requirements.
Undertake formal reporting to the client on a Monthly and
Quarterly basis via regular meetings and written reports.
Communicate scope and performance of Johnson Controls
services and encourage customer feedback
Maintain a professional and courteous manner with
customers and suppliers at all times
Source expertise on the client’s behalf as required
Manage expenditure within the agreed annual budget and
provide accurate and timely reporting to demonstrate this
Authorise supplier invoices in a timely manner
Maintain records of all charges accurately and keep files in
order.
Oversee all major projects and Consultancy carried out by
Johnson Controls on site
Utilise Heads of Service capability in order to assist in re-
tendering
Produce an annual Strategic Office Plan in keeping with the
Client’s business aims, for the Client’s approval.
To a performance level that ensures that:
Any significant operational issues raised by the Client are
actioned to agreed timeframe
Continuous improvement is demonstrated by JCL and
recorded in the quarterly performance review
Actions are completed within the agreed time frames
Suppliers agreed invoices paid by due date
Reporting is timely and accurate
No JCL induced changes of key staff are made without
three months notice
Audit programmes are completed to schedule
Update key personnel succession plan quarterly
JCL to demonstrate the continued delivery of best value
services to the Client utilising the International Performance
Database for benchmarking, Heads of Service and Re-
engineering Team.
The Strategic Office plan will be submitted for approval by
30 th Sept annually.
The Customer Business Plan will be developed and
reviewed between July and Sept for approval by 30 th Sept
annually.
Produce quarterly forecast of year end position and
variance reports
All site staff comply with site safety, health and
environmental procedures.
Measured by:
Issue and complaints log maintained – no complaints
escalated.
No major JCL induced issues with suppliers and own staff
that would potentially damage the Clients reputation, or
impact services
Status of the key plans; Customer Business Plan,
Strategic Office Plan, Project Management
Succession planning in place and agreed
Feedback scores from Clients management teams.
Monthly reports to be submitted within the 10th working
day of the following month.
Supplier Performance Measurement.
Customer Satisfaction Survey

Establecimiento de SLA’s y KPI’s (2)
KEY ACTIVITIES PERFORMANCE LEVEL KEY PERFORMANCE INDICATORS
To provide this service, Johnson Controls will:
Provide a managed Help Desk service to co-ordinate
service requests, incident reporting, performance reporting
customer information and to log customer complaints
To a performance level that ensures:
The Help Desk is operational between: 08.30 – 17.30
Response times as follows are achieved for calls logged
with the Help Desk:-
Standard service

Rampa de ahorros de JC - GWS
COSTE INICIAL
2.5 - 3 %
Exhaustivo
control
financiero /
benchmarking
3 – 4 %
SLA´s de
acuerdo a
resultados
5 – 6 %
Productividad
Mano de Obra
directa
4 – 5 %
Procurement
Leverage
3.5 – 4.2 %
Self Perform
En contratos de Facility Management Integrado, a largo plazo, se
pueden lograr ahorros de un 15 – 20 % manteniendo los niveles de
servicio iniciales (SLA´s)
2 %
Aplicación de
tecnología y
optimización
de procesos
COSTE FUTURO AHORROS

GlobalWorkPlaceSolutions
Transición
Creating business advantage

Gestión del Cambio: Transición y Tranformación
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4
Planning Mobilisation Stabilisation Handover
Transition
programming for each
country including
appointment of all
resources, Implement
controls, Joint steering
groups formed and
Communication plan
created.
Collection of data,
supplier management,
equipment registers
and other information
needs.
Delivery of all program
activities including
system testing,
transfer of staff and
recruitment, training,
process and controls.
Stabilisation of
Structure, Process &
Service Delivery
Training &
Integration
Handover of all
information & Data
Transition Audit
Review & Customer
Satisfaction
Measurement
1-2 Weeks 16 Weeks 4 Weeks 1-5 days
Operations
Commence
2459d0706p2

Las tareas se identifican por Módulos – A cada Módulo se le
asigna un responsable
Total Transition Project
IT/Technology
Facilities Services &
Engineering
EHS/BOS
Client Services
Sourcing/Finance
Legal
Communications
Energy/Sustainability
Human Resources
Individual Products
Tasks / Activities
Tasks / Activities
Tasks / Activities
Tasks / Activities
Tasks / Activities
Tasks / Activities
Tasks / Activities
Tasks / Activities
Tasks / Activities
Tasks / Activities
Tasks / Activities
GO LIVE
GO LIVE
GO LIVE
GO LIVE

AM
PM
Modelo de Gobierno – Cronograma
Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday
Weekly JCI & Client Transition
joint call (2 hours)
Weekly JCI & Client
Workstream calls (2 hours)
Weekly JCI Country Focused
Calls (2 hours)
Weekly JCI
Global update call 2
hours
Plans accessed only by
PMO
Publish client report to
JCI& Client (2 hours)
5:15 Exec Summary to
client (30 minutes)

Ejemplo de Cronograma para activar un Contrato
(go-live)
Apr May Jun Jul Aug Sept Oct Nov Dec Jan
MSA / LOI
Transition launch
Mobilisation / Due Diligence
HR process
Savings early start opportunities (where applicable)
T-60 Readiness Check
Planning has kicked off OK
Start up problems are being dealt
with
The team knows what to do next
Governance for key decisions is clear
T-30 Readiness Check
We are executing to plan
Dependencies are aligned for go live
Disagreements or issues are being
escalated for timely resolution
We understand the impact of being
late in advance
LSA Go Live
Transition
•“As Is” stabilisation
•Vendors transfer or terminated
T-10 Readiness Check
We are on-track to go live
If there are risks or issues that must
be accepted to go live, this gets
management approval
Transformation
•Self delivery or new vendors in place
•Savings start
T – 3 Permit To Go Live
We are set for go live
Approvals, contract and clients
aligned
If open issues remain there are
work-around

GlobalWorkPlaceSolutions
Technology
Creating business advantage

Base del negocio de FM en GWS
36
Prestación de servicios (tantos como séan posibles dentro de la
legalidad) a las 1000 mayores Corporaciones del mundo
Mantenimiento general, servicios de seguridad, limpieza, control de accesos, DDD,
planificación de espacios, ordenanzas, flores, vending, manejo de flotas, gestión de
compras, H&S, proyectos (de pequeños a complejos)

Aspectos críticos del Control Financiero
Contratos a largo plazo
Perfil de cliente de alto nivel con altos requerimientos a nivel de información y
cumplimiento
Organización orientada al cliente
Sistemas de control orientados a cliente, contrato, proyecto, línea de servicio,
localización
El control de costes directos es crítico => Mercado de margenes ajustados
El control financiero sobre los contratos es crucial => Modelos transparentes con
objetivos de ahorros
Control sobre el capital circulante (TWC) => Financiación vs beneficio
Dimensiones de reporting multiples (Global + Regional+ País + Edificio..)
Solidez en el proceso de gestión de compras y pagos (P2P) – Altos niveles de
subcontratación
Control de provisiones (Accruals) => Fiabilidad del resultado

Dimensiones de analisis – Contratos, proyectos y localizaciones
Name
IBM Fixed Price
South Allocations
IBM Volume C
IBM Volume B
IBM Reso Request
IBM Small projects
IBM Major Project
IBM S&U from 1.5 to 7.5
IBM Out of Scope
IBM Others
IBM Non Operational costs
IBM contract investments
Philips Core
Philips Core Contingency
Philips Non Core Small Project
Philips Management Costs
Motorola ‐ Pass‐though
Motorola ‐ Man Fee
Motorola ‐ Fixed Labour
Motorola ‐ FM Minor Works
Motorola ‐ Unfunded
Motorola ‐ Transition
Agilent Direct Cost
Agilent Indirect Cost
Agilent OOS WPS Cost
Agilent OOS Business Cost
Agilent Intercompany cost
Barclays Fix Services
Barclays Extra services
BBVA Edificios singulares
BBVA Sucursales
BP Base Services
BP Mail & Courier
BP Demand Services
BP Passthough
38
Cisco Fixed GMP
Cisco Variable GMP
Cisco Additional Services GMP
Cisco User Funded Works
Citi Fix Services
Citi Extra Works
DIAGEO Base scope
DIAGEO Extra services
Ericsson Base Scope
Ericsson Assigments
Ericsson Optional Services
Ericsson Big projects
Goldman Fix Services
Goldman Extra Services
ISDEFE Fix Services
ISDEFE Extra Services
Microsoft Base scope
Microsoft Out of scope
Microsoft Cost + fee
PROCTER Fix Services
PROCTER Extra Services.
SUN Base Scope
SUN Extras
Zena Fix Services
Zena Extra Services
BES Fijos
BES Extras
MSD Sup Control & Manag Spend
Merck Control, Sup Man Spend
MSD PROJECT
MSD INTERNAL COST
Ericsson Full risk coverage cost
Descripcion
Agilent Balmes Barcelona
Agilent Las Arenas Bilbao
Agilent Las Rozas Madrid
Agilent WTC Barcelona
Banco Espirito Santo Madrid
Barclays Zaragoza Plaza
BBVA Madrid
BBVA MADRID
BP Madrid
Cisco Barcelona
Cisco Bilbao
Cisco Madrid
Cisco Sevilla
Cisco Valencia
Citi Beatriz Building Madrid
Citi El Triangle Building Barcelona
Citi La Moraleja Building Madrid
Citi Sucursales Andalucia Occidental
Citi Sucursales Andalucia Oriental
Citi Sucursales Baleares
Citi Sucursales Barcelona
Citi Sucursales Cantabria
Citi Sucursales Castilla la Mancha
Citi Sucursales Castilla Leon
Citi Sucursales Euskadi
Citi Sucursales Extremadura
Citi Sucursales Galicia
Citi Sucursales Levante
Citi Sucursales Madrid
Citi Sucursales Navarra
Citi Sucursales Zaragoza
DIAGEO Pozuelo Madrid
Ericsson Barcelona
Ericsson Branches Bilbao
Ericsson Branches Canarias
Ericsson Branches La Coruña
Ericsson Branches Levante
Ericsson Branches Malaga
Ericsson Branches Valladolid
Ericsson Branches Zaragoza
Ericsson Fuenlabrada
Ericsson Millenium
Ericsson Sevilla
Ericsson Torre Suecia
Goldman Madrid
Grupo Zena Madrid
IBM Albatros Madrid
IBM Avda America Madrid
IBM Coruña OJB
IBM Cronos Madrid
IBM FECSA Barcelona
IBM Getxo 01E
IBM L'ILLA Barcelona
IBM Narcis Monturiol Barcelona
IBM Oviedo
IBM Palma de Mallorca
IBM Platinum Madrid
IBM San Fruitos Barcelona
IBM San Severo Madrid
IBM Sant Just Barcelona
IBM Santa Leonor Madrid
IBM Sevilla
IBM Tec. Center Madrid
IBM Tres Cantos Madrid
IBM Valencia
IBM Zaragoza
ISDEFE Madrid
ISDEFE MADRID
Microsoft Josep Pla Barcelona
Microsoft La Finca Madrid
Microsoft Leioa (Bilbao)
Microsoft Sevilla
Motorola Madrid
MSD San Agustin de Guadalix
Philips Barcelona
Philips Madrid
PROCTER Mataro
SUN Barcelona
SUN Madrid

Empresa de servicios – BOMA codes
Code Description
0200 Cleaning (Interior)
0201 Routine Cleaning
0300 Specialized Cleaning
0301 Window cleaning
0302 Carpet cleaning
0308 Dust mat cleaning
0309 Hard Floor Treatments
0310 Other Special Cleaning
0401 Clening Supplies and Materials
0402 Paper Products
0403 Cleaning Feminine Hygiene
0500 Trash Removal
0501 Trash Removal ‐HAZMAT
0502 Trash Removal ‐Recycling
0506 Trash Removal ‐Confidential
1000 Asset Management
1100 Building Maint Services
1120 Fabrication Svcs
1150 Building repair services
1175 Dionized Water
1180 Compressed Air System
1200 Bldg Elevator/Esc Maint
1250 Bldg Elevator/Esc Repair
1300 HVAC Maint
1301 Ventilation Sys Maint
1302 Bldg ‐ Boiler Maint
1305 Bldg Control Sys Maint
1306 Lighting
1307 Emgcy Lght Sys Mnt
1315 Refrig System Maint
1349 Mechanical Services
1350 Bldg HVAC Repair
1351 Ventilation Sys Repair
1352 Bldg Boiler Repair
1355 Bldg Controls Sys Repair
1356 Lighting Control Repair
1365 Refrig System Repair
1390 Water TRMT Serv
1400 Electrical Services
1401 Bldg Elec Grounding Sys
39
1410 Bldg Elec Low Volt Maint
1430 Backup Electrical System Maint
1431 UPS System Maintenance
1435 Elec Predictive Maint
1440 Communications Sys Maint
1445 Lightning Protect Maint
1450 Bldg Electrical Repairs
1470 Bldg Elec High Volt Mtn
1475 Bldg Elec Swtchgr Repairs
1480 Backup Electrical System Repairs
1481 UPS System Repairs
1500 Bldg Struct/Roof Maint
1550 Bldg Struct /Roof Repair
1600 Plumbing Services
1605 Hot & Cold Water
1611 Bldg Plumb Grease Maint
1612 Bldg Plumb Oil/Wter Maint
1613 Bldg Plumb Eyewash Maint
1614 Bldg Plumb Sanitary Maint
1615 Bldg Plumb Storm Maint
1616 Bldg Plumb W.Heater Maint
1650 Bldg Plumbing Repair
1655 Bldg Pipefit Repair
1661 Bldg Plumb Grease Repair
1663 Bldg Plumb Eyewash Repair
1665 Bldg Plumb Storm Repair
1700 Bldg Fire/Life Safe Maint
1750 Bldg Fire/Life S. Repair
1760 Building R/M ‐ Welding
1800 Genrl Bldg R/M (Interior)
1801 Genrl Bldg Int ‐ Pest Cntrl
1802 Int Maint ‐ Signage
1803 Genrl Bldg Int ‐ Walls
1804 Genrl Bldg Int ‐ Plants
1805 Int Maint ‐ Ceiling
1806 Int Maint ‐ Painting
1807 Int Maint ‐ Carpet Repair
1808 1808 Int Maint ‐ Carpentry
1810 Int Maint ‐ Floor Repair
1812 Furniture
1820 Int Maint ‐ Door/Lock Rep
1850 Genrl Bldg R/M (Exterior)
1851 Ext Maint ‐ Window Rep
1854 Ext Maint ‐ Power Washing
1857 Genrl Bldg Ext‐ Doors
1860 Genrl Bldg exterior lighting
1861 Ext Maint ‐ Signage
1900 Gen Bldg Equip Maint
1906 Appliance Maint & Testing
1910 Kitchen Equip Maint
1955 Appliance Repair
1960 Kitchen Equipment Repair
1965 Laboratory Equipment Maint and Repair
1970 O&M Vehicle Lease Costs
2000 Utilities
2001 Utilities Electrical
2002 Utilities Gas
2006 Utilities Water
2007 Utilities Sewer
3002 Roads and Grounds Materials and Supplies
3100 Grounds landscaping
3200 Grounds ‐ Garage/Park
3300 Grounds snow removal
3400 Grounds ‐ Other
3401 Grounds ‐ Pavement Repair
3500 Asphalt/Concrete Repair
4000 Security Service
4001 Security Supplies and Materials
4200 Security ‐ guards
4400 Security Equipment
4405 Intruder Alarm System
5300 Management Fees
5301 Mgt ‐ Global Management
5302 Mgt ‐ Regional
5303 Mgt ‐ Facilities Coordinator
5304 Mgt ‐ Facilities Manager
5305 Mgt ‐ Facilities Assistant
5306 Mgt ‐ Building Services Engineering
5307 Mgt ‐ Finance & Reporting
5350 Mgt ‐ Indirect Field Svs
5360 Remote Sites
5400 Professional Fees
5401 Compliance Requirements
5402 Prof Consulting services
5404 Prof‐Accounting Fees
5414 Prof‐Engineering Svs
5510 Genrl Off Expends ‐ Off Equip/Furn
5511 Genrl Off Expense ‐ Postage
5512 Communications
5513 Genrl office expense space rent
5518 Genrl office exp supplies materials
5700 Documentation, Procedures and Manuals
5710 Reception Services
5712 Training and Development
5720 IT Maintenance
5721 IT Maximo
5970 Vehicle costs
6100 Parking Administration
8005 Project Management Services
8010 Construction Services
8015 Support Services
8020 Food and Vending Services
8021 Canteen / Restaurant
8022 Catering ‐ Food Costs
8023 Catering ‐ Fixed Costs
8024 Catering ‐ Hospitality
8029 Executive Dining
8030 Kitchen Consumables
8031 Vending General
8032 Vending Machines
8034 Vending Consumables
8036 Water Coolers
8120 Space planning Services
8121 Move Mgmt Svcs
8122 Box Move Labor Services
8124 Telecomm Move
8126 Office Equipment Mgmt
8130 CAFM Services
8131 CAD Drawing Maint
8133 Data Centres
8135 Technical Audit Svcs
8150 Emergency Management Services
8151 Stationery/Form Mgmt
8200 Service/Call Center
8205 Helpdesk Services
8210 Reception/Telephone Operator Serv
8211 Telecom System Mgnt
8215 Environmental, Health and Safety
8217 Environmental Services
8218 Health and Safety Services
8219 Chemical Handling
8220 Graphics/Reprograph Svs
8221 Print/Paper Supply
8222 Central Reprographics
8230 Library Services
8231 Document Destruction
8232 License Fees
8235 Mailroom Services
8238 Courier Services
8239 Parcel Delivery Services
8240 Stockroom/inventory contrl
8245 Wellness Center Services
8250 Records Mgt Svs
8255 Shipping and Receiving
8260 Conference Room Set‐Up
8261 Training & Conference Center Services
8262 Event Setup
8263 Event Management
8264 Audio/Visual Services
8266 Concierge Services
8271 Artwork Management Services
8272 Courtesy Transport Svcs
8280 Vendor Management
8285 Procurement Mgmt Svcs
8286 Furniture Procurement
8300 General Tenant Services
8305 Asset Management
8306 Energy Proc&Mgmt Services
8311
Leased Property
Support/Landlord Oversight
8600 MAC Project Management
8602 WPS‐Moves Mgt Svs
8603 Space Planning Services
8655 Space Data Management Services
8901 Glassblowing
8970 Fleet Management
9001 Business Continuity
9002 Out of Scope additional Services
9999 Temporary BOMA code
NR01 Country SG&A
NR02 Mobile Phone Expenses
NR03 Travel Expenses
NR04 Other Expenses
RC01
Incremental Account
Management
RC02 Transition Costs
RC03 IT Setup Costs
RC04 IT Running Costs
RV01 Revenue
RV10 Management fee
RV11 Management fee at risk
RV20 Transition fee
RV21 Transition fee at risk
RV30 Insentive Payment
RV40
Insentive Payment ‐ Managing
Agent

MI / P2P Solution: High Level Overview
PO Procurement
1a. Approved
Invoices
(for Payment)
Oracle 11i
Maximo 4.11
FINANCE SYSTEMS
iScala GWS
Template
1b. Approved
Invoices
(for reporting)
2. Suggested
PO Accruals
Accruals
Webtool
Other Finance
System
Data Warehouse
D_Supplier
Supplier_No PK
Supplier_Name
D_PO
PO
PK
PO_No
PO_Line_No
PO_Descr
Supplier_No
D_Invoice
Invoice
PK
Invoice_No
Supplier_No
Invoice_Descr
Invoice_Date
Invoice_Pay_Date
Invoice_Due_Date
Invoice_Log_Date
D_ChangeControl
ChangeControl_No PK
3b. Detailed
PO Accruals
3a. Summary
PO Accrual
F_Finance
Date
PK
Location_No PK
Boma_No
PK
Supplier_No PK
PO
PK
Cost_Type
PK
Invoice
PK
ChangeControl_No PK
Source
PK
Currency_Code PK
Descr
LC_Amount
LC_Budget
LC_RF1
LC_RF2
LC_RF3
CC_Amount
CC_Budget
CC_RF1
CC_RF2
CC_RF3
D_Time
Date
PK
Month_No
Month_Name
Quarter_No
Quarter_Name
Year_No
Year_Name
Fiscal_Month_No
Fiscal_Month_Name
Fiscal_Quarter
Fiscal_Year
D_Location
Location_No PK
Location_Name
BP Segment
Contract
Portofolio
Country
D_CostCategory
Boma_Code
PK
Boma_Name
SG_SC_Code
SG_SC_Name
SG_Code
SG_Name
4. Other Costs, Revenue &
Journal transactions
Cognos
Reporting Layer
• Standard Reports
• Graphical Reports
• Slice & Dice Reporting
• Ad-hoc Queries

Core Services
Fees
TOTAL
Control financiero – Transparencia en costes
Non Core Services
ACTUAL COST ACCRUALS TOTAL COST ACTUAL COST
TOTAL COST CLIENT BUDGET Variance ACTUAL COST ACCRUALS TOTAL COST CLIENT BUDGET Variance TOTAL COST CLIENT BUDGET Year End Outturn CLIENT BUDGET Variance
% % (YTD) (Remaining) %
3000 - Management Services 3,890 3,890 3,890 3,890 3,623 -7% 48,332 48,332 47,442 -2% 48,332 0 48,332 47,442 -2%
3001 - Building Maintenance Services 12,788 (8,381) 4,407 3,551 14,244 17,795 16,468 -8% 152,650 10,041 162,691 215,639 25% 162,691 0 162,691 215,639 25%
3002 - Janitorial Services 2,500 (568) 1,932 39,154 (19,221) 19,933 21,523 7% 122,743 19,498 142,241 281,826 50% 142,241 0 142,241 281,826 50%
3003 - Grounds Services 0 4,740 4,740 (3,318) (4,740) (8,058) 559 1,542% 5,688 474 6,162 7,318 16% 6,162 0 6,162 7,318 16%
3004 - Protection Services 132 25,187 25,319 38,700 (22,358) 16,342 14,284 -14% 77,784 36,594 114,378 187,040 39% 114,378 0 114,378 187,040 39%
3005 - Set-up / Safety Services 2,292 (3,792) (1,500) 5,023 3,792 8,815 2,274 -288% 28,595 474 29,069 29,773 2% 29,069 0 29,069 29,773 2%
3006 - Moves / Adds / Changes Services 612 612 2,782 2,782 618 -350% 10,264 10,264 8,098 -27% 10,264 0 10,264 8,098 -27%
3008 - Office Services 139 8,837 8,976 15,884 (12,290) 3,594 4,314 17% 22,712 3,454 26,166 56,487 54% 26,166 0 26,166 56,487 54%
3009 - Mail Services 8 (10,961) (10,953) (4,154) 7,562 3,408 3,103 -10% 20,496 3,399 23,895 40,626 41% 23,895 0 23,895 40,626 41%
3010 - Employee Services (290) (290) 166 166 148 -12% 1,997 1,997 1,939 -3% 1,997 0 1,997 1,939 -3%
3011 - Speciality Services 100 100 100 100 89 -12% 1,205 1,205 1,170 -3% 1,205 0 1,205 1,170 -3%
3012 - Space Management 259 259 259 259 230 -12% 3,105 3,105 3,013 -3% 3,105 0 3,105 3,013 -3%
3013 - Additional Services 579 2,738 3,317 3,036 (2,176) 860 844 -2% 9,731 (489) 9,242 11,045 16% 9,242 0 9,242 11,045 16%
TOTAL 23,009 17,800 40,809 105,074 (35,188) 69,887 68,077 -3% 505,301 73,444 578,745 891,416 35% 578,745 0 578,745 891,416 35%
3001 - Building Maintenance Services 0 1,613 1,613 1,265 1,265 1,265 0 1,265 1,265 1,265
3007 - Furniture Management Services 0 0 0 1,368 1,368 1,368 0 1,368 1,368 1,368
3011 - Speciality Services 0 0 0 2,582 2,582 2,582 0 2,582 2,582 2,582
TOTAL 0 1,613 1,613 5,215 5,215 5,215 0 5,215 5,215 5,215
Other - Other 1,570 1,570 8,853 8,853 2,744 -223% 32,931 32,931 32,931 0% 32,931 0 32,931 32,931 0%
TOTAL 1,570 1,570 8,853 8,853 2,744 -223% 32,931 32,931 32,931 0% 32,931 0 32,931 32,931 0%
Contract Year 01
Contract Year 01 Month 11 Contract Year 01 Month 12 YTD Year End Outturn
ACCRUALS
24,579 19,413 43,992 119,142 (35,188) 83,955 70,821 -19% 543,447 73,444 616,891 924,347 33% 616,891 0 616,891 924,347 33%

Maximo
Work Flow
Management
CMMS
Procurement

Service Activation – Request
43

Service Activation – Viewing Requests
Identificación de la Orden de Trabajo
44

CMMS Reports
45
Report Description:
PM Planned vs Actual for
Period
Parameter Selects:
- Start Date
- End Date
- Location
The report gives a comparison
of Planned vs Completed PM
Work Orders grouped by
location. The number of Work
Orders still to be done is shown
along with the percentage of
Work Orders that are complete.

CMMS Reports
Report Description:
Total PM Work for Period
(Graphs)
Parameter Selects:
- Start Date
- End Date
- Location
The report gives a summary of
Planned vs Completed PM Work
Orders.
The charts enable month-bymonth
comparisons to be made
of planned and completed work
and monthly percentage
completions.

CMMS Reports
Report Description:
Work Raised for Period with
Graphs
Parameter Selects:
- Start Date
- End Date
- Location
- Work Type
The report gives a summary by
month of the numbers of Non-
PM Work Orders raised vs the
number and percentages
completed. The charts enable
month by month comparisons to
be made.

GlobalWorkPlaceSolutions
Modelos Comerciales
Creating business advantage

Modelo Cost plus
Fixed
Cost
Variable
Cost
Margin
Direct Labour Costs & Overhead %
Subcontract Costs
Extra’s Costs
Margin (not at risk)
GlobalWorkPlaceSolutions – Confidential and Proprietary
Mark-up
%
Margin (at risk)
Mark-up
%

Contract Models: Cost plus model
Modelo “Cost Plus” + Open Book. Es un contrato de porcentaje de
margen sobre coste en modelo de libros abiertos, es decir,
transparencia absoluta de los costes que soporta JC GWS, con un
fee sobre los siguientes conceptos:
– Direct Labour Costs & Overhead %: costes sobre salarios de
gestión de la cuenta
– Subcontract Costs % MARK UP: coste de servicios subcontratados
por JC GWS, con caracter fijo.
– Extra’s Costs % MARK UP : coste de servicios extraordinarios.
– Margin (not at risk) / Margin (at risk) : hace referencia a incentivos y
penalizaciones. Fijándose un porcentaje máximo a aplicar que, en
caso de que se dieran resultados negativos sería descontado del
precio total.
GlobalWorkPlaceSolutions – Confidential and Proprietary

Modelo de Contrato: GMP (Precio Máximo Garantizado)
45.00
40.00
35.00
30.00
25.00
20.00
15.00
10.00
5.00
0.00
GMP and Shared Savings Model (values in $ million)
Year 1 Year 2 Year 3 Year 4 Year 5
GlobalWorkPlaceSolutions – Confidential and Proprietary
Guaranteed Savings
Shared Savings
Management Fee
Actual Svc Costs
Client Cost
Baseline

Contract Models: GMP
Es un modelo de Guaranteed Maximum Price: precio máximo garantizado,
con acuerdo de compartir ahorros entre JC y su cliente con las siguientes
caracterísiticas:
– Contrato OPEN BOOK: política de libros abiertos.
– Matriz descendente de precios.
– Se llega a un acuerdo de ahorro porcentual anual Cliente y JC GWS. Caso 3M: se
tiene en cuenta fase Due Dilligence del proceso de licitación.
– Los ahorros sobre el GMP deben ser compartidos entre cliente y JC GWS en un 50-
50. Se realiza conciliación compensatoria al final de cada período contractual (anual)
– Importante el estudio previo en due dilligence de elementos incluidos (SCOPE) /
excluidos (OUT OF SCOPE) de la matriz de GMP.
– En servicios out of scope, porcentaje acordado a aplicar sobre coste.
GlobalWorkPlaceSolutions – Confidential and Proprietary

Ejemplo Matriz GMP
Servicios OPS 1: SCOPE Spain Rivas Madrid HQ
BMS Systems 18,000 10,000 8,000
Mechanical Maintenance 50,000 30,000 20,000
Electrical Maintenance 70,000 40,000 30,000
Standby Generator 9,000 5,000 4,000
UPS 9,000 5,000 4,000
Lightning Protection 1,800 1,000 800
Earthing Systems 1,500 1,000 500
Fire Prev. & Protec Sys 22,000 15,000 7,000
Lifts - Passenger 20,000 5,000 15,000
Security - CCTV 25,000 10,000 15,000
Security - Perim & Internal 430,000 200,000 230,000
Security - Confid Waste 5,000 2,000 3,000
Security - Reception 45,000 20,000 25,000
Cleaning - General/Office 330,000 180,000 150,000
Waste Removal 13,000 8,000 5,000
Hazardous waste 15,000 10,000 5,000
TOTAL 1,064,300 542,000 522,300
PRICE MATRIX
OPS 1,064,300
MNGT 78,000
MARGIN 100,000
1,142,300
GlobalWorkPlaceSolutions – Confidential and Proprietary
Servicios MGNT 1 Spain Rivas Madrid HQ
HELP DESK ADMINISTRATOR 14,000 7,000 7,000
MAINTENANCE MANAGEMENT 20,000 10,000 10,000
FM 24,000 12,000 12,000
CBM 20,000 10,000 10,000
TOTAL 78,000 39,000 39,000
COSTE TOTAL = AHORROS
COMPARTIDOS
MARGEN FIJO (ACORDADO) JC GWS

Contract model: Fix price
Es un modelo de precio fijo cerrado de venta, cuyos costes no son
transparentes y que puede ser de dos tipos: “estándar” y “todo riesgo”:
– “Estándar”: incluye servicios fijos para el mantenimiento habitual. Se factura la
mano de obra y materiales de intervenciones extraordinarias aparte.
– “Todo riesgo”: incluye todo riesgo en mantenimiento, es decir, mano de obra y
algunos materiales fungibles, sin incluir aquellos elementos esenciales para la vida
de los equipos.
GlobalWorkPlaceSolutions – Confidential and Proprietary

Ejemplo matriz precio fijo
Servicios Opción 1
Opción 2
(todo riesgo)
Limpieza 250,000 250,000
DDD 7,100 15,000
Jardinería 15,000 25,000
Mantenimiento
Self performance JC 40,000 60,000
Equipos clima 8,000 15,000
Pararrayos y Toma de tierra 500 500
Legionella 2,500 5,000
UPS 3,000 6,000
Grupo Electrógeno 3,000 7,000
Centro Transformación 2,500 2,500
Mantenimiento PCI 5,000 11,000
Mantenimiento Seguridad 7,000 14,000
Servicio de Gestión
Equipo Gestión JC 50,000 50,000
Help Desk 30,000 30,000
423,600.00 € 491,000.00 €
GlobalWorkPlaceSolutions – Confidential and Proprietary
Precio hora
Oficial 1ª 45 €
Polivalente 20 €
Oficial 3ª 25 €
festiva / nocturna
se aplica un 50
% al precio
unitario

Nuestro
Objetivo
ABRIR 3100 OFICINAS y 47 EDIFICIOS TODOS LOS DÍAS
• GARANTIZANDO LOS SERVICIOS NECESARIOS PARA LA RED
• GESTIONANDO LOS RECURSOS DE MANERA EFICIENTE
• PRESTANDO LA CALIDAD NECESARIA AL MEJOR PRECIO
• CUMPLIENDO LOS OBJETIVOS DEL NEGOCIO

ALCANCE DE LOS SERVICIOS :
LEYENDA
3100Nº
de Oficinas
33 Nª de Edificios Territoriales
Inmuebles Dares
Gestores Johson Controls
Oficinas (19)
Gestores Johson Controls
Edificios (3)
78
1
84
34
52 18 46
78
15
26
13
49
24
8 14
108
2
2 40 153
1
1
261
27 44
1
1 3
30 621
2 61
2
7
369
60 56
6 1
491 12
71
1
19
16
1
42
42
2
95
72
56
2
1
4
1
1
29
30
14
20
36
2
154
144
21 66 1
38 28
1
1
5
1
73
VOLUMEN DEL SERVICIO
• AVISOS: 44.300
ANUAL:
• TRABAJOS CORRECTIVOS: 32.540
• TRABAJOS NO CORRECTIVOS: 7.240
• LIMPIEZAS EXTRAORDINARIAS: 2800
• SINIESTROS: 1400
• CAMBIOS DE MÁQUINAS: 320
1
MANTENIMIENTO
• Mantenimiento Correctivo
• Mantenimiento Preventivo
• Matenimiento Normativo
• Servicios Urgentes 24H
• Nuevas Instalaciones
• Control de Avisos y ANS
3
GESTIÓN ENERGÉTICA
• Control de Consumos.
• Altas y Bajas de suministros.
• Ajustes de potencias contratadas
• Inversiones Tecnologias Eficientes
• Certificación ISO 14001
2 LIMPIEZA
• Limpiezas Diarias
• Limpiezas Planificadas
• Servicios Urgentes 24H
• Limpiezas Especiales
4
OTROS SERVICIOS
• Coordinación Seguridad/ Salud
• Destrucción de Documentación
Confidencial
• Control de Plagas
• Jardinería
• RECEPCIONES DE OBRAS: 436
• FACTURAS: 23.000
• ALTA DISPERSIÓN GEOGRÁFICA
• DIVERSIDAD DE TIPOLOGÍAS DE OFICINAS
Y EDIFICIOS

Mantenimiento Integral de
Oficinas (M.I.O.)
BMS
Limpieza
¿Cómo lo hacemos?

Modelo
de gestión
24 Facility Managers RED
16 Facility Managers CORP
CLIENTE
4 personas CORP (3,2
FTs)
5 personas RED (3,7
FTs)
Expertos en Facility Management
Fabricante de equipos de BMS
Fabricante de equipos de climatización
16 Empresas
3.864 personal de servicio

Estructura interna del proyecto
FM MANAGEMENT ON SITE
EDIFICIOS CORPORATIVOS RED DE OFICINAS
14 Edificios Corporativos
•CENTRO DE INNOVACIÓN
•3 CENTROS DE PROCESO
DE DATOS
•CENTRO DE FROMACIÓN
•PALACIO PRESIDENCIAL
•SEDE SOCIAL
•SEDE CENTRAL
CORPORATIVA
•EDIFICIOS CORPORATIVOS
16 Facility Manager:
•1 Site Manager
•13 FM Manager
•2 FM Admin
COORDINADOR / CBM
23 Facility Manager:
•8 Site Manager
•14 Gestores
•1 Project Manager
CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES
1. Edificios Corporativos 2. Red de Oficinas
Presencia permanente de un gestor por edificio. Jefe de Intervención.
3.100 Oficinas + 33
Edificios Territoriales
•DAR NOROESTE
•DAR NORTE
•DAR CATALUÑA
•DAR CENTRO
•DAR ESTE
•DAR SUR
•DAR CANARIAS
Presencia física en edificios territorial de cada zona. Se
tienen que desplazar utilizando medios de JC GWS.
Inmuebles localizados en Madrid y Bilbao. Alta dispersión geográfica en todo el territorio Nacional.
Instalaciones complejas y con alta criticidad Instalaciones sencillas y criticidad media.
Personal de Dirección de Negocio. Personal de explotación de negocio.
Inmuebles de utilización y explotación exclusiva por BBVA
Inmuebles compartidos con terceros. (Comunidades,
Siniestros, …)

Funciones de los Facility Managers CORP
Facility Management
Supervisión de los niveles de servicio prestados
por las subcontratas del edificio.
Seguimiento y control de las gamas de
mantenimiento preventivo, tiempos de
correctivos y trabajos por administración
Implantación y certificación de edificios con
ISO 14001
Registro y control de documentación obligatoria
según normativa vigente (OCAS, REBT, RITE,
Legionelosis, etc..)
Control de costes en trabajos por
administración, comparativa de presupuestos,
plazos de garantías, soluciones técnicas,
cumplimiento de pliegos.
Actualización y gestión del archivo documental
del edificio.
Explotar la información de gestión de
manera centralizada para la DAR y para SS.CC
Soporte a usuarios y otros
departamentos
Atención y seguimiento de avisos de los usuarios
de los edificios
Gestión y coordinación de eventos en el edificio
( Protocolos de la casa Real, Presidencia de la
Comunidad, etc..)
Coordinación con otros departamentos para la
realización de actuaciones sin molestias para los
usuarios, y garantizando los servicios durante le
horario de trabajo.
Supervisión y seguimiento de obras y reformas
del edificio.
Gestionar el cumplimiento de las normativas de
PRRLL y Medioambientales
Coordinación con el departamento de seguridad
en el edificio, para el cumplimiento de los
protocolos específicos
Soporte Administrativo
Conformado de Facturas de
Trabajos por Administración
Grabación de las OM en Sistema
Atención telefónica de avisos y
urgencias
Reclamación de avisos y envío de
facturas a otros departamentos (UCS,

Funciones de los Facility Managers RED
Gestión de mantenimiento Soporte técnico en campo Soporte Administrativo
Registro y control de documentación
obligatoria según normativa vigente
Registro, seguimiento y control de los niveles
de servicio.
Seguimiento y control de las actuaciones
solicitadas por al red, AVISOS / ORDENES
DE MANTENIMIENTO
Control de costes en trabajos por
administración, comparativa de presupuestos,
plazos de garantías, soluciones técnicas,
cumplimiento de pliegos.
Implantar los procedimientos y planes
específicos de SS.CC en el territorio.
Coordinación con Seg / PRRLL / Obras
/G.Espacios
Explotar la información de gestión de
manera centralizada para la DAR y para SS.CC
Visitas de inspección de oficinas
Visitas de recepción de nuevas
instalaciones
Visitas de recepción de nuevas oficinas
con empresa mantenedora
Visitas de inspección por mala praxis
Visitas en siniestros y actuaciones
urgentes
Visitas realizadas a solicitud de la
DAR
Conformado de Facturas de Trabajos por
Administración
Grabación de las OM en Sistema
Tratamientos de facturación electrónica
(Fijos mensuales y Derramas)
Reclamación de avisos y envío de facturas
a otros departamentos (UCS, Holding…)
Atención telefónica de avisos y urgencias

Reporting Interno a los departamentos
1. Edificios Corporativos.
• Informe mensual de gestión según ANS Johnson Controls.
• Indicadores de cumplimiento de protocolos ISO 14001 en edificios.
• Informes de seguimiento Obras.
• Informes de apoyo a traslados y gestión de espacios.
• Informes de preparación de eventos.
• Actualización de normativa: Seguridad Industrial, MA y PRLL
2. Red de Oficina.
• Informes mensuales de gestión según ANS con Johnson Controls.
• Informes mensuales de nivel de servicio de las subcontratas.
• Informes de recepciones de obras y nuevas instalaciones.
• Contra informes técnicos de mala praxis de subcontratas.
• Actualización Cuadros de mando: Gasto / inversión. Ahorros.
• Mejora de procesos internos.
• Actualización de normativa: Seguridad Industrial, MA y PRRLL

Acuerdos de nivel de servicio (ANS)
•Una vez establecidas las funciones, el dimensionamiento, y los diferentes perfiles necesarios, se
definen los
Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS). En base a su grado de cumplimiento, se aplican
penalizaciones o bonificaciones sobre la facturación anual.
Hasta la fecha, el equipo de Johnson Controls ha conseguido:
•Empresas de outsourcing FM mejor valorada por el cliente.
•Meryt Award Fy09 Employee Ingenuity and customer satisfaction.
•Pasado 2 auditorias internas de Cumplimiento Normativo del cliente.
•Pasado 21 auditorias externas del cliente
•Todos los Edificios Corporativos que JC GWS gestiona, han sido certificados con la ISO
14001.
•Bonificaciones contractuales por cumplimiento de los Acuerdos de Nivel de Servicio.
CAPITULO DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES NIVEL DE SERVICIO
CRITERIO DE
MEDICIÓN
Control de avisos generados en el Incidencias hasta el
SAP R3 “ACOGE” por los usuarios día anterior, revisadas
de BBVA
Modificación del status de la orden
por el Gestor
Gestión de incidencias, utilizando el sistema SAP-
GESTIÓN DE AVISOS
ACOGE
en caso de que sea necesario
Generación de informes mensuales Informes enviados
para el Responsable de BBVA dentro de los 20
primeros días del mes
siguiente
El sistema de Gestión SAP R3 se Incidencias hasta el
mantendrá con los avisos
día anterior,
Depuración de los “avisos nulos” de SAP R3 depurados
depuradas por el
Los “avisos nulos” son avisos válidos que no
Gestor
corresponden a la contrata de Mantenimiento integral: El Gestor diariamente anulará estos
avisos en el sistema de gestión.
- Teléfono
- Persianas eléctricas
- Rótulos
- Cambio de cristales
GESTIÓN DE AVISOS - Ascensores
- DDD
- Máquinas de ofimática: contadores de billetes,
destructoras documentos, fax, fotocopiadoras, relojes
de oficina
El Gestor diariamente anulará estos avisos en el Diariamente el Gestor identificará el Notificaciones a
sistema de gestión.
proveedor que corresponda a la proveedores hasta el
incidencia y se la notificará día anterior realizadas
mediante correo electrónico. por el Gestor
ANS CONTRACTUALES
INDICADOR
CLAVE
100%
100%
100%
100%
+
Auditorias
INTERNAS
2 2
1
Auditorias Certificacione
+ +
+
EXTERNAS s ISO 14001
7
AHORROS
POR
GESTIÓN

Innovación y mejora continua
•Para cumplir con las necesidades internas del cliente y con la mejora continua del servicio prestado,
Johnson Controls ha desarrollado protocolos, manuales técnicos y herramientas de gestión en red a
medida, que facilitan la explotación de la información, aseguran el cumplimiento de la normativa
interna del cliente, y garantizan la adaptabilidad de los procedimientos a sus necesidades, que
varían a lo largo del tiempo.
Entre estas actuaciones se encuentran:
•Protocolos de coordinación interdepartamental eficientes.
•Protocolos de coordinación y recepción de obras de instalaciones.
•Protocolos de inspección de Oficinas /Edificios.
•Soporte de implementación y desarrollo de mejoras , de las herramientas de gestión internas del
cliente.
•Recurso compartido departamental en red y GMAO Edificios Corporativos.
•Recurso compartido departamental en red y GMAO Red de Oficinas.
•BBDD inventarios en RED
•Herramienta de visado centralizado en red para trabajos por administración.

Preguntas?