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ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA D.C. Secretaria GENERAL PROTOCOLO DIVULGACIÓN DE LA POLÍTICA Y LOS OBJETIVOS DE CALIDAD C. EL COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN Es claro que la alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromisos con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad, así como con la mejora continua de eficacia, eficiencia y efectividad, a través de acciones como: a. La comunicación a los servidores públicos de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente (usuario o beneficiario) como los requisitos legales b. La determinación de la política de calidad c. La seguridad de que se establecen los objetivos de la calidad d. La realización de revisión por la dirección, y e. El aseguramiento de la disponibilidad de recursos. Pero también es claro que sin el compromiso de todos quienes hacemos parte de la entidad, el objetivo propuesto fracasaría, por lo que la creatividad para lograr el compromiso de toda la organización en el desarrollo e implementación del sistema, es fundamental. Una manera creativa de llegar a la gente de una organización, es la realización de actos simbólicos de compromiso con los objetivos propuestos, por lo que se sugiere la realización de un proceso de divulgación que implique que todos los servidores de la entidad, reciban el mensaje y se comprometen con el mismo, a continuación veremos una manera de hacerlo. D. EL PROCESO DE DIVULGACION Si lo que buscamos es un adecuado entendimiento y apropiación de la política y los objetivos de calidad es necesario llegar a todos los procesos, niveles, servidores y contratistas de la entidad, lo cual supone establecer una estrategia que combine medios y métodos de comunicación, tal como veremos a continuación: 1. LAS PIEZAS COMUNICATIVAS DE APOYO Las piezas comunicativas de apoyo facilitan el ejercicio de entendimiento y apropiación de la política por lo que se sugiere el uso de: a. Afiches: la DDDI de la Secretaria General, ha diseñado el afiche “política y Objetivos de calidad”, con la finalidad de apoyar la divulgación de estos avances del proceso de implementación del SGC, adjunto a este instructivo se envían SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ DIRECCIÓN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL - 3 -
ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA D.C. Secretaria GENERAL PROTOCOLO DIVULGACIÓN DE LA POLÍTICA Y LOS OBJETIVOS DE CALIDAD unos ejemplares con el propósito de que sean ubicados en las carteleras institucionales. El afiche puede ser usado directamente para la promoción de la actividad o bien puede ser usado, insertando sobre las guías que trae el afiche, el texto de la política de calidad propia de cada entidad. b. Otras piezas de apoyo: las entidades tienen en estas piezas una oportunidad importante de potenciar la creatividad de su gente para lograr recordación e impacto en el mensaje, lo anterior puede ser a través de retablos con la política, juegos didácticos, concursos internos, calendarios, botones, etc. 2. METODOS Los siguientes métodos 2 no siendo los únicos que existen, facilitarán el ejercicio propuesto, se puede optar por uno de ellos o por la combinación de los mismos, pues no son excluyentes pero si complementarios entre si: a. EL EFECTO CASCADA: persigue que el mensaje se baje por niveles una vez este debidamente documentada la política y los objetivos, empezando con la máxima autoridad de la entidad quien se encarga de bajar el mensaje entre su equipo directivo, esto es explicar el contenido y el propósito de la misma, quienes a su vez bajan o difunden el mensaje a sus colaboradores inmediatos y estos a los suyos y así sucesivamente como en una cascada, cada uno en su propio lenguaje. Veamos las ventajas y desventajas del método: Ventajas de esta metodología: se asegura que el mensaje llega a todos los niveles. Desventajas: se puede tergiversar el sentido del mensaje, por lo que es necesario un proceso de evaluación al entendimiento bastante riguroso. b. LA RED DE COMUNICACIÓN INTERNA: debidamente documentada la política y los objetivos, la explicación de la misma y su propósito se hace con el equipo de facilitadores o el grupo operativo determinado por la entidad, los gestores de calidad, estos se encargaran en cada área de hacer la debida divulgación y promoción de la política. 2 Basado en Documento Política y Objetivos de Calidad. Curso Virtual ISO 9000, Modulo Planificación. SENA. 2007 SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ DIRECCIÓN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Política Política de de calidad calidad - 4 -
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