guía de manipulación de documentos para los ... - Página principal

11.2 Manipular la documentación siempre con ambas manos, libres de cualquier
elemento corto punzante, bolígrafos, marcadores, comida y bebidas.
11.3 Si la unidad contiene material anexo como planos, mapas o documentos que
sobrepasan las dimensiones de su formato original, disponerla sobre una
superficie horizontal y desplegar el documento anexo sobre ésta.
11.4 Una vez consultados los documentos que están doblados, se deben volver a
doblar siguiendo los pliegues originales para no crear nuevos pliegues, que
expongan la documentación a deterioros físico-mecánicos como rasgaduras,
roturas o pérdida de soporte.
11.5 Evitar abrir varios documentos al tiempo.
11.6 Materiales como acetatos, fotografías, negativos, material fílmico y material
digital deben ser manipulados con guantes de algodón color blanco.
12. USO DE CINTAS
Se debe evitar usar cintas para unir rasgaduras y fragmentos en el soporte de los
documentos. En este caso se debe pedir la ayuda de personal de conservación de
gestión documental para dar las correspondientes indicaciones de uso de
materiales de conservación y métodos de intervención en este tipo de deterioros.
13. MOVIMIENTO DEL MATERIAL DOCUMENTAL
13.1 Para el caso del trámite de correspondencia, es indispensable transportar la
documentación en sobres o valijas de material impermeable, con cierre
hermético y de formato mayor al de una hoja oficio.
Dirección de Gestión Corporativa Calle 11 No. 8 - 49 Of. 401
PBX 3446400 Ext. 1301 – 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co
9