Fundación Dejemos Huellas - Universidad Tecnológica Equinoccial

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA C.P.
Tema:
ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES PARA LA FUNDACIÓN DEJEMOS HUELLAS
Autora:
Cristina Teresa Almeida Cherrez
Director:
Dr. Rodrigo Carrillo
Quito – Ecuador
2004-2005

DEDICATORIA
A Dios, a mi buen Señor, por todas las bendiciones con las que llena mi vida de felicidad.
A mis padres por su profundo y maravilloso amor que me han brindado siempre.
A mis hermanos, a su amistad, a su honestidad, a su talento y por ser un ejemplo en mi vida.
A Danielita por todas las alegrías que me ha brindado en estos años y ser la inspiración de esta tesis.
Cristina
II

AGRADECIMIENTO
A la Escuela de Contabilidad y Auditoria de la Universidad Tecnológica Equinoccial; por
brindarnos la oportunidad de estudiar y adquirir una buena formación académica, de la misma
que me siento orgullosa, a los profesores que supieron impartir todos sus conocimientos y
experiencias, par formar una profesional capaz e idónea.
Mi especial agradecimiento al Sr. Dr. Rodrigo Carrillo, quien con sus conocimientos y
experiencias me guió en la realización de esta tesis.
A la Fundación “Dejemos Huellas” por proporcionarme toda la información necesaria para el
desarrollo de este trabajo de investigación.
La Autora.
III

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD
Yo Cristina Teresa Almeida Cherrez soy la responsable de la obtención de esta tesis para la
cual he utilizado procedimientos técnicos, debidamente autorizados por la Directora Ejecutiva
de la Fundación “Dejemos Huellas”.
En tal virtud declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que
se desprenden del trabajo propuesto es de exclusiva responsabilidad de la autora.
Cristina Teresa Almeida Cherrez
IV

PROFESOR DE LA ESCUELA DE CONTABILIDAD
Y AUDITORIA A DISTANCIA
CERTIFICA:
Que el presente trabajo de práctica profesional realizado por la alumna Cristina Teresa
Almeida Cherrez, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por lo tanto autorizo su
presentación.
Quito, 30 de junio del 2005
Dr. MSC.. Rodrigo Carrillo
TUTOR
V

ÍNDICE GENERAL
CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN
Pág.
1.1 Antecedentes 1
1.1.1 Antecedentes Históricos 1
1.1.2 Antecedentes Científicos 1
1.1.3 Antecedentes Prácticos 2
1.1.4 Situación Actual del Tema de Investigación 3
1.2 Área del Estudio 4
1.3 Idea a Defender del Estudio 4
1.3.1 Identificación de la Variables 4
1.4 Alcance al Trabajo 4
1.5 Objeto del Estudio 5
1.5.1 Objetivo General del Estudio 5
1.5.2 Objetivos Específicos del Estudio 5
1.6 Justificación del Estudio 6
1.7 Importancia Práctica del Estudio 7
CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO
2.1 Creación de las Fundaciones (ONG s) 9
2.2 Ventajas 11
2.2.1 Ventajas Legales Tributarias 11
VI

2.2.1.1 Ventajas Tributarias 11
2.2.1.2 Ventajas Municipales 12
2.3 Obligaciones Tributarias de las Fundaciones 12
2.3.1 Registro Único de Contribuyentes RUC 12
2.3.2 Impuesto al Valor Agregado 13
2.3.3 Retención en la Fuente 13
2.4 Normas Ecuatorianas de Contabilidad 13
2.4.1 Aplicables a las Fundaciones 13
2.4.1.1 Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC Nro. 1 13
2.4.1.2 Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC Nro. 5 14
2.4.1.3 Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC Nro. 9 14
2.4.1.4 Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC Nro. 13 15
2.4.2 Principios de Contabilidad Aplicables a las ONG 15
2.4.2.1 Ente Contable 16
2.4.2.2 Periodo Contable 16
2.4.2.3 Continuidad del Ente Contable 17
2.4.2.4 Significatividad 17
2.4.2.5 Uniformidad 18
2.4.2.6 Medición en Términos Monetarios 18
2.4.2.7 Partida Doble 18
2.4.2.8 Costo de Adquisición 19
2.4.2.9 Estados Financieros 20
2.4.2.10 Negocio en Marcha 20
2.5 Fundamentación Científica 20
VII

2.5.1 Fundamentación Científica Conceptual 20
2.5.1.1 Dirección 21
2.5.1.2 Organización 21
2.5.1.3 Coordinación 22
2.5.1.4 Control 22
2.5.1.5 Sistema Contable 23
2.5.1.6 Procedimientos Contables 24
2.5.1.7 Principios Generales 24
2.5.1.8 Reglas de un Manual de Procedimientos Contables 25
2.5.1.9 Ecuación Contable 26
2.5.1.10 Administrar 26
2.5.2 Teorías Administrativas 27
CAPÍTULO III ASPECTOS METODOLÓGICOS DEL ESTUDIO
3.1 Diagnóstico 31
3.2 Metodología de la Investigación 31
3.2.1 Diseño de la Investigación 31
3.2.2 Métodos de Investigación 32
3.3 Técnicas de Investigación 32
3.4 Población o Muestra 33
VIII

CAPÍTULO IV MANUAL DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS CONTABLE
Introducción 34
Importancia 34
Misión 35
Visión 35
Objetivo General de la FDH 35
Objetivos Específicos de la FDH 35
Estructura Orgánica de la Fundación 36
Orgánico Funcional de la FDH 37
Manual de Funciones Administrativas para la FDH 37
Funciones Administrativas 38
Funciones del Contador 38
Funciones del Auxiliar Contable 39
Funciones del Administrador 39
Controles Internos 48
Plan de Cuentas 49
Transacciones Comerciales para la FDH 61
Documentos 61
Estados Financieros 65
Procedimientos 66
IX

Registros Contables para la FDH 66
Representación de las Actividades de la FDH 68
Operaciones Diarias 68
Informes Mensuales 68
Informes Anuales 68
Informes Financieros 68
Tratamiento para los Registros Contables y Efectivo 70
Control Interno de Fondos para la Caja Chica 75
Control Interno Para Compras y Adquisiciones 77
CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones 79
5.2 Recomendaciones 81
ANEXOS 82
BIBLIOGRAFÍA 93
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS UTILIZADOS 95
DESCRIPCIÓN DE SIGLAS 96
X

1.1 ANTECEDENTES
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
1.1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS
La situación económica a nivel mundial cada día es diferente y más en un mundo
globalizado en el que vivimos actualmente, cuya determinación es obtener
resultados financieros con cifras reales, ésto nos indica la importancia de poder
tomar decisiones importantes a nivel empresarial y personal en lo referente a
aspectos administrativos, contables y financieros, en base a los resultados que se
presentan en los Estados Financieros, podemos definir, y analizar cual es la
inversión o donación real que obtendremos a una fecha determinada.
La Fundación “Dejemos Huellas”, no cuenta con información, afectando a la
organización, ocasionando que los recursos humanos y económicos, no se los
utilice de la mejor forma, por lo cual me he visto en la necesidad de realizar un
Manual de Procedimientos Contable que permitan optimizar la información para
una correcta toma de decisiones a nivel directivo en beneficio de nuestra
organización la que es sin fines de lucro.
1.1.2 ANTECEDENTES CIENTÍFICOS
Es importante analizar los fundamentos que rigen en la Administración y en la
Contabilidad, los que se encuentran sustentadas en diferentes técnicas – normas y
principios que deben ser aplicados por los entes contables.
Para la Fundación debe considerarse que los registros reflejaran resultados que
permitirán medir el grado de cumplimiento del objetivo de la Fundación y la
1

ealidad de no perseguir un lucro si no beneficiar a los grupos humanos a quienes
debe apoyar. Se debe descartar varios métodos contables para poder llegar a
determinar el nivel de uniformidad.
A nivel científico los diferentes autores especifican como manejar y registrar los
resultados contables, O.Ray Whittington. Kurt Pany 12ª. Edición, en su texto
Auditoria un Enfoque Integral señala. “Los Principios en un análisis orientado
hacia metas, que proporcionan el marco de referencia para las reglas. Las reglas
son aplicaciones de cumplimiento obligatorio de los principios.”
Esto nos indica que en la actualidad existen formas, métodos, maneras y sistemas
para aplicar las actividades contables, siendo cada vez actualizadas y perfiladas de
acuerdo a las necesidades que se van generando a nivel empresarial y personal
esto se da a través del método científico, estas leyes deben estar acatadas por toda
la colectividad independientemente que sean empresas publicas o privadas.
Cabe señalar que estas leyes, principios y reglas contables van de la mano con la
administración, es decir, que para la obtención de recursos humanos, materiales y
financieros necesitamos tener una correcta administración de la gestión.
Nuestro país cuenta con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC),
elaborados con base a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y
adicionalmente tenemos los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
(PCGA).
1.1.3 ANTECEDENTES PRÁCTICOS
A través del análisis realizado, se determinó que la Fundación no posee un control
contable y administrativo adecuado, se puede concluir y señalar que existen varias
falencias por la falta de regulación por parte de los directivos de la fundación,
debido a esta situación me he visto en la necesidad de apoyar a los directivos y al
2

personal de la fundación para que ellos puedan entregar la información adecuada
en el momento requerido, esto se logrará con la elaboración del Manual de
Procedimientos Contables propuesto, que permita una correcta toma de
decisiones.
1.1.4 SITUACIÓN ACTUAL DEL TEMA DE INVESTIGACIÓN
La Fundación “Dejemos Huellas”, se constituyó el primero de julio de 1999,
obtuvo su personería jurídica mediante Acuerdo Ministerial número 2953, del
cinco de noviembre de 1999, otorgado por el Ministerio de Educación, Cultura y
Deporte, cuyo objetivo general y principal es lograr que niños y jóvenes de
escasos recursos económicos, desarrollen todo su potencial y puedan
desenvolverse de manera efectiva en los diferentes ámbitos sociales y productivos
del país, consecuentemente, no perseguirá ánimo de lucro ni beneficio para sí, ni
para sus miembros, ni para terceros que de cualquier manera lleguen a tener
vínculo con la misma, la fundación trabajará por la promoción integral de la
persona humana con el objeto de alcanzar hombres y mujeres de calidad que
puedan desempeñarse en los diferentes ámbitos sociales y productivos del país. En
conclusión, promover y apoyar la educación en general, fomentar la capacitación
de los maestros, integración de la familia, mejora de áreas físicas involucrar al
sector privado en el apoyo al proceso educativo.
El financiamiento de la Fundación es por donaciones de fondos de varias
empresas Ecuatorianas, también elaboramos varios artículos los cuales son
vendidos en Supermaxi, Megamaxi y almacenes Sukasa, tenemos donaciones
mensuales de varias personas naturales denominados padrinos.
La fundación lo integran un grupo de voluntarios y considero que desde ahí nace
el problema por la inexistencia de un soporte contable, son varias las personas que
nos asesoran y cada uno con criterios diferentes, no poseemos procedimientos de
ingresos, egresos, tesorería, inventarios, caja chica, sueldos, en fin varios rubros
de la contabilidad, lo que no permite obtener una información financiera real.
3

1.2 ÁREA DEL ESTUDIO
El Manual de Procedimientos Contables se efectuará en la Fundación “Dejemos
Huellas”, y para su ejecución cuento con los recursos económicos necesarios y la
autorización pertinente de la Sra. Mónica de Wright, Directora Ejecutiva de la
Fundación “Dejemos Huellas”, por lo tanto se puede revisar, analizar la
documentación e información respectiva dentro de la Fundación.
1.3 IDEA A DEFENDER DEL ESTUDIO
Un manual de Procedimientos Contables para la Fundación “Dejemos Huellas”,
permitirá un mayor control y organización contable y ayudará en la toma de
decisiones.
1.3.1 IDENTIFICACIÓN DE LAS VARIABLES
Variable Independiente 1: Análisis del proceso Contable actual, para poder
obtener Estados Financieros Confiables.
Variable Independiente 2: Organización del área Administrativa Contable
Variable Dependiente: Diseño e Implementación del Manual de Procedimientos
Contables para la Fundación “Dejemos Huellas”.
1.4 ALCANCE DEL TRABAJO
La elaboración de un Manual de Procedimientos Contables para la Fundación
“Dejemos Huellas”, considera que todos los procedimientos contables
administrativos están basados en normas, reglas, principios, ya sean estos
nacionales e internacionales aplicables a la Fundación en el área Administrativa y
Financiera; permitirá obtener Estados Financieros confiables con información
congruente a fin de cumplir con el objetivo social para el cual fue creada la
Fundación.
4

1.5 OBJETIVO DEL ESTUDIO
El objetivo es aportar con ideas, conceptos y pautas que sirvan para mejorar el
ordenamiento administrativo y desarrollar un Manual de Contabilidad para la
Fundación “Dejemos Huellas”, que proporcione información relacionada con sus
fuentes de financiamiento y el uso de esos recursos, así como, para cumplir con
metas y obligaciones señaladas por las instancias de control y de esa manera
satisfacer a la sociedad que conforma la fundación.
El manual de procedimientos Contables nos permitirá definir una organización y
estructura contable, sobre bases y lineamientos para un mejor funcionamiento de
la fundación.
1.5.1 OBJETIVO GENERAL DEL ESTUDIO
OBJETIVO GENERAL 1: Diseñar un Manual de Procedimientos Contables,
que sirva de guía para la aplicación de métodos y procedimientos que faciliten en
forma sencilla y oportuna el conocimiento y la ejecución de las políticas contables
a aplicarse en la Fundación “Dejemos Huellas”.
OBJETIVO GENERAL 2: Diseñar un Manual Administrativo para la
Fundación "Dejemos Huellas", que señale las funciones que va ha realizar cada
individuo en el área correspondiente.
1.5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ESTUDIO
1. Conocer la misión, visión, políticas y estrategias de la Fundación
“Dejemos Huellas”.
2. Determinar las falencias contables para poder establecer un sistema de
control y definir alternativas de solución.
3. Elaborar y desarrollar un manual de Contabilidad, sustentado sobre las
Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), los Principios de
5

Contabilidad Generalmente Aceptados ( PCGA), la Ley de Régimen
Tributario Interno (LRTI), el cual nos permita realizar un control de todo
el proceso del registro contable, y de los Estados Financieros.
4. Adaptar los procedimientos contables teórico a las necesidades de la
Fundación.
5. Delimitar las funciones y tareas del personal del área contable
conjuntamente con el Departamento de Recursos Humanos.
1.6 JUSTIFICACIÓN DEL ESTUDIO
El manual de contabilidad para la Fundación “Dejemos Huellas”, será una guía
práctica que se utilizará continuamente, es muy importante que todas las
fundaciones y empresas lleven un sistema de contabilidad, esto significa que su
proceso de documentación estará en forma ordenada y cronológica, lo que
permitirá que el registro de las operaciones sea correcto, y de esa manera entregar
a los directivos de la fundación los estados financieros, permitiendo que ellos
puedan realizar las correcciones necesarias y la toma decisiones.
Para la Fundación “Dejemos Huellas”, la existencia de un Manual de
Procedimientos Contables que incluye la aplicación de las NEC y los PCGA, es
muy importante porque necesitamos tener un lineamiento de cada paso a seguir.
El Manual por lo tanto tendrá un sustento legal y estará basado en principios,
leyes, normas contables, permitirá mantener informado al personal clave de los
cambios en el proceso y poner políticas y procedimientos en forma de libro
permanente en el desarrollo de las actividades que involucren al departamento.
La terminación y éxito de un manual de contabilidad está basado, en cómo el
personal que está involucrado aplique el manual en su trabajo diario, por lo tanto
es muy importante realizar un buen manual de contabilidad, el mismo que estará
basado con lineamientos contables en forma clara y sencilla para que de esta
manera se pueda seguir los pasos necesarios para un correcto registro contable, y
la obtención de estados financieros oportunos para poder analizar.
6

1.7 IMPORTANCIA PRÁCTICA DEL ESTUDIO
La importancia práctica de este estudio, prevalece y consiste en entregar a la
Fundación “Dejemos Huellas”, un Manual de Procedimientos Contables que
incluye implantar políticas de planeación, organización, ejecución y control
contables-administrativas, las cuales estarán enmarcadas con las normas, reglas,
de contabilidad para que exista un correcto registro de las transacciones contables.
Es decir si no llevamos bien la contabilidad con procedimientos, normas, ética,
reglas, esto nos conllevará a corto, mediano y largo plazo a disponer de
información no relevante en los Estados Financieros.
Debemos plantearnos varios interrogantes, una vez obtenida la respuesta de los
mismos vamos a mejorar los resultados basados en los que ya fueron definidos
con anterioridad.
Para Qué: (Misión)
La misión de la Fundación “Dejemos Huellas”, es trabajar por los niños y jóvenes
del sector urbano marginal del Ecuador, a través de la construcción de escuelas de
formación integral, implementando el programa de becas escolares, otorgando
atención psicológica especializada al niño y a su familia, brindado apoyo en salud
y nutrición mediante el control médico individual y asesoría en alimentación
nutritiva.
Cómo : (Vamos a efectuar)
Con la elaboración del Manual de Procedimientos Contables sé obtendrá
resultados reales y se podrá utilizar su información en procura del cumplimiento
de la visión y objetivos de la Fundación.
Cuáles : (Son los procedimientos)
Los Procedimientos constituyen parte de la propuesta de esta tesis la misma que
permitirá optimizar el trabajo, estarán analizados sobre la base legal que amerite
de esa manera se logrará que el manual de procedimientos contables sea claro y
preciso.
7

Qué : (Determinamos con nuestra gestión)
Una buena información permite que los recursos humanos y financieros se los
utilice adecuadamente.
8

FUNDAMENTACIÓN LEGAL
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 Creación de las Fundaciones, (ONG `s).
Las ONG’s son entidades reconocidas jurídicamente por el Estado Ecuatoriano
(amparadas legalmente por el Título XXIX del libro primero del Código Civil
Ecuatoriano) que promueven programas y proyectos orientados a mejorar las
condiciones de vida de la población Ecuatoriana, con fondos provenientes de la
cooperación internacional, el Estado, la empresa privada y de procesos
autogestionarios.
Las Fundaciones sin fines de lucro son creadas bajo normas legales, las mismas
que tiene como actividad principal la prestación de servicios a la comunidad y no
persiguen ningún beneficio económico, todas las fundaciones poseen derechos y
obligaciones que cumplir.
Por Fundación se entiende cierto patrimonio ligado a un fin lícito de los caracteres
indicados, y a favor de personas ciertas o determinables por cualidades o
condiciones; bienes que se destinan, como capital o como renta, o con ambos
caracteres a la vez, a realizar lo establecido o deseado en el acto constitutivo de la
fundación.
Las fundaciones tienen plena capacidad jurídica, siempre que el fin sea lícito y
éstas se hayan constituido con arreglo a las normas de la legislación positiva; ya
que siendo un patrimonio ligado a un fin, ofrecen ciertas consecuencias jurídicas.
La formación o nacimiento de las fundaciones puede tener lugar por un acto inter
vivos o mortis causa. Son las fundaciones verdaderas personas abstractas, cuya
capacidad es fijada por la ley; pero con ciertas limitaciones, a causa de la
inmovilidad en que quedan los bienes que les pertenecen.
9

La aprobación de las fundaciones, la concede el Ministerio de Educación o el de
Bienestar Social en el caso de la Fundación “Dejemos Huellas”, está reglamentada
por el Ministerio de Educación y Cultura.
Las Fundaciones pueden tener varios tipos de obras entre las cuales señalamos las
siguientes salud, educación, medio ambiente, cultura, sociales, etc., toda
fundación debe cumplir con los siguientes requisitos:
a) Elaboración y aprobación de la solicitud de los estatutos, la cual debe estar
elaborada por un abogado y refrendada por un notario, la misma que estará
dirigida al organismo correspondiente, en el caso de la Fundación
“Dejemos Huellas”, esta propuesta se la realizó al Ministerio de Educación
y Cultura.
b) Acta constitutiva de la fundación el contenido es el siguiente:
c) Nombre y Apellido de los fundadores, las cuales pueden ser personas
naturales o jurídicas, él número de los miembros pueden ser de dos a diez
o más.
d) Firmas de los fundadores.
e) Números de cédula o pasaporte presentación de la visa.
f) Papeleta de Votación
g) Acta certificada por el Secretario de la directiva que consta en el estatuto,
la misma que constará de tres sesiones.
h) Estatuto original y copia certificada por el Secretario provisional,
indicando que la misma fue discutida y aprobada en la Asamblea General,
en tres sesiones, indicando el lugar y fecha de la misma.
i) Nómina de los Fundadores con su cédula si es persona natural, número de
RUC y razón social si es persona jurídica.
j) Obtención de una cuenta corriente a nombre de la razón social, en este
caso a nombre de la Fundación Dejemos Huellas.
k) Dirección del domicilio o lugar de funcionamiento.
En el Registro Oficial No. 660 del 11 de septiembre del 2002, se establece el
monto mínimo para la creación de una fundación al efecto se indica:
10

“Las Fundaciones y Corporaciones deberán acreditar, por cualquier medio, que al
tiempo de la aprobación del estatuto cuenta con un patrimonio mínimo de US $
400.00 dólares”.
2.2. VENTAJAS
2.2.1 VENTAJAS LEGALES TRIBUTARIAS
2.2.1.1 Ventajas Tributarias
Una de las ventajas de las fundaciones según la Ley de Régimen Tributario
Interno en el Artículo 9, numeral 5, la exoneración de los ingresos para el cálculo
y liquidación del impuesto a la Renta para organizaciones sin fines de lucro, se
refiere de la siguiente manera: “Los de las instituciones de carácter privado sin fines
de lucro legalmente constituidas de: culto religioso; beneficencia; promoción y
desarrollo de la mujer, el niño y la familia; cultura; arte; educación; investigación;
salud; deportivas; profesionales; gremiales; clasistas; y, de los partidos políticos,
siempre que sus bienes e ingresos se destinen a sus fines específicos y solamente en
la parte que se invierta directamente en ellos. Para que las fundaciones y
corporaciones creadas al amparo del Código Civil puedan beneficiarse de esta
exoneración, es requisito indispensable que estas instituciones se encuentren inscritas
en el Registro Único de Contribuyentes, lleven contabilidad y cumplan con los
demás deberes formales contemplados en el Código Tributario y esta Ley. El
Estado, a través del Servicio de Rentas Internas verificará en cualquier momento
que las instituciones a que se refiere este numeral, sean exclusivamente sin fines
de lucro, se dediquen al cumplimiento de sus objetivos estatutarios y, que sus
bienes e ingresos se destinen en su totalidad a sus finalidades específicas”.
De establecerse que las instituciones no cumplen con los requisitos arriba
indicados, deberán tributar respecto de las utilidades que obtengan en las
actividades empresariales, de carácter económico, que desarrollen en competencia
con otras sociedades obligadas a pagar impuesto a la renta. 1
1 Ley de Régimen Tributario Interno
11

Según él artículo 53 de la Ley de Régimen Tributario Interno, en su numeral 5, se
refiere a transferencias que no son objeto del impuesto, no se causará el IVA en
los siguientes casos: “...Donaciones a entidades del sector público y a
instituciones y asociaciones de carácter privado de beneficencia, cultura,
educación, investigación, salud o deportivas, legalmente constituidas”. 2
2.2.1.2 Ventajas Municipales
Las Fundaciones están exentas de Patentes Municipales, según establecen las
ordenanzas, así como de los impuestos sobre los activos totales.
2.3 OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DE LAS FUNDACIONES
2.3.1 Registro Único de Contribuyentes “RUC”
Las obligaciones tributarias con el SRI por parte de las Fundaciones son las
siguientes:
Según el Art.3 de la Ley del Registro Único de Contribuyentes, nos indica que
toda organización sin fines de lucro está sujeta a inscripciones del RUC al
respecto indica: “Todas las personas naturales y jurídicas entes sin personalidad
jurídica, nacional y extranjera, que inicien o realicen actividades económicas en el
país en forma permanente u ocasional o que sean titulares de bienes o derechos
que generan u obtengan ganancias, beneficios, remuneraciones, honorarios y otras
rentas sujetas a tributación en el Ecuador, están obligados a inscribirse, por sola
una vez, en el registro único de contribuyentes”. 3
También están obligados a inscribirse y obtener el RUC los organismos
internacionales con oficinas en el Ecuador, las embajadas, consulados y oficinas
comerciales de los países con los cuales en Ecuador mantiene relaciones
diplomáticas, consulares o comerciales, pero podrán hacerlo si lo considera
conveniente.” 4
2 Ley de Régimen Tributario Interno
3 Ley de Registro Único de Contribuyentes
4 Boletín El Contador
12

2.3.2 Impuesto al Valor Agregado
La Fundación “Dejemos Huellas”, es un organismo sin fines de lucro cuya labor
está orientada hacia la educación, “Según el Art. 56 numeral 5 de la LRTI... se
encuentran gravados con tarifa cero.” 5
2.3.3 Retención en la Fuente
La Fundación “Dejemos Huellas” realiza retención en el pago de proveedores,
según el Art. 41 numeral 5 de la LRTI..., no está sujeta a retención, porque se
encuentra exenta del Impuesto a la Renta.
2.4 NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD
2.4.1 Aplicables a las Fundaciones
Mediante resolución de la Federación Nacional de Contadores del Ecuador de
fecha 8 de Julio de 1999, se emiten las Normas Ecuatorianas de Contabilidad
NEC y con Resolución Nº 000140 el Servicio de Rentas Internas, resuelve
disponer que las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC números del 1 al 17,
y del 18 al 27 publicada, según el Registro Oficial del 18 de septiembre del 2002,
son emitidas para regular, estandarizar y armonizar los procedimientos contables
universales, los mismos que se dirigen básicamente a las empresas comerciales,
industriales y de servicios, o aquellos que deben llevar contabilidad.
De la revisión de las NEC se observa que algunas son aplicables en las tareas
que desarrollan las ONG’s.
2.4.1.1 Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC Nro 1
2.4.1.1.1 Presentación de Estados Financieros
“Esta norma debe ser aplicada en la presentación de todos los Estados Financieros
de propósito general preparado y presentado de acuerdo con las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad”. 6
5 Ley de Régimen Tributario Interno
6 Normas Ecuatorianas de Contabilidad
13

Los Estados Financieros de propósito general son aquellos que tienen el objetivo
de cumplir con las necesidades de información de los usuarios y en este caso de
las Agencias Donantes cuya información es procesada a la medida, cumpliendo
necesidades de información muy específicas.
Un juego completo de los Estados Financieros incluye los siguientes
componentes: a) Balance General; b) Estado de Resultados; c) Estado de
presentación de los cambios patrimoniales; d) Estado de Flujos de Efectivo y; e)
Políticas contables y notas explicativas.
El objetivo de esta norma es dar cuenta en forma significativa de los fondos
donados por las Agencias de Cooperación y por sus acreedores, de tal manera que
al ser considerados con el Pasivo y con el Patrimonio resulte una presentación
objetiva de la situación económica de la Institución tanto al comienzo como al fin
del ejercicio.
2.4.1.2 Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC Nro. 5
2.4.1.2.1 Utilidad o Pérdida Neta Por El Período
"El objetivo de esta Norma es señalar la clasificación, revelación y tratamiento
contable de ciertas partidas en el Estado de Resultados, de modo que todas las
empresas lo preparen y lo presenten sobre una base consistente." 7
Esta Norma pretende que las Instituciones den cuenta de las ventas, los ingresos,
las utilidades, los costos de ventas, los gastos, las ganancias y las pérdidas en
forma tal que presenten objetivamente los resultados de las operaciones del
ejercicio o ejercicios en cuestión.
2.4.1.3 Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC Nro. 9
“El Objetivo de esta norma es prescribir o señalar el tratamiento contable del
ingreso que se origina de ciertos tipos de transacciones y eventos” 8 .
7 Normas Ecuatorianas de Contabilidad
8 Normas Ecuatorianas de Contabilidad
14

El ingreso es reconocido cuando exista un beneficio económico futuro para la
fundación.
Los ingresos de la Fundación son las donaciones que nos realizan las empresas
privadas y personas naturales.
2.4.1.4 Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC Nro. 13
2.4.1.4.1 Contabilización De La Depreciación
“El alcance de esta Norma tiene que ver con la obligación de contabilizar la
depreciación de los activos fijos despreciables ya que ésta puede tener un efecto
significativo al determinar y presentar la situación financiera y los resultados de
las operaciones de una entidad”. 9
El monto de la depreciación de un activo despreciable deberá ser asignado, sobre
una base sistemática, a cada uno de los períodos contables que alcance la vida útil
del activo, la misma que debe estimarse después de considerar los factores de uso
y desgaste físico esperado, obsolescencia y límites legales o de otro tipo para el
uso de un activo.
2.4.2 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES A LAS ONG
Principios Contables Aplicables a las Fundaciones
Todas las operaciones registradas por las ONG’s, deben estar fundamentadas en
los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGA, como
consecuencia de esta práctica, se tendrá una información veraz, objetiva y rigurosa
que garantizará la información contenida en los Estados Financieros y en los
Informes periódicos que se presentan a las Agencias Donantes y a los socios
cuando así lo requieran.
La elaboración del Manual de Procedimientos Contables para la Fundación se
basará en Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
9 Normas Ecuatorianas de Contabilidad
15

Los PCGA que más se ajustan al desempeño de las Fundación Dejemos Huellas,
son a mi criterio los siguientes:
2.4.2.1 Ente Contable
“El ente contable lo constituye la empresa como entidad que desarrolla la
actividad económica. El campo de acción de la contabilidad financiera, es la
actividad económica de la empresa.” 10
Las ONGs y la Fundación “Dejemos Huellas”, están constituidas como entidades
que desarrollan una actividad encaminada a poner en ejecución sus Programas y
Proyectos. Las instituciones deben ser tratadas desde el punto de vista contable
como una entidad separada y distinta de sus directivos, miembros o socios
particulares. Por otra parte, al registrar las operaciones contables no sólo hay que
considerar las operaciones anotadas, sino también observar la naturaleza de los
servicios de la institución.
2.4.2.2 Período Contable
“La contabilidad financiera posee información acerca de las actividades
económicas de una empresa por períodos específicos, los que en comparación con
la vida misma de la empresa son cortos. Normalmente los períodos de tiempo de
un ejercicio y otro son iguales, con la finalidad de poder establecer comparaciones
y realizar análisis que permitan una adecuada toma de decisiones. Las actividades
continuas de la empresa son segmentadas con el fin de que la correspondiente
información pueda ser preparada y presentada periódicamente.” 11
Es el término de un período referido al desenvolvimiento de una ONG. Es
importante considerar este principio ya que la mayoría de los Convenios y los
Proyectos ejecutados por las ONG’s no empiezan el primer día del año, y el
término es en fecha distinta al 31 de Diciembre tal como ocurre con las empresas
comerciales e industriales. Al respecto, a los informes mensuales y trimestrales se
les puede llamar "sub-períodos contables.”
10 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
11 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
16

Actualmente la Fundación cierra su período contable al 31 de Diciembre, por
efectos de Declaración del Impuesto Renta y consolidación de la información.
2.4.2.3 Continuidad Del Ente Contable
“Los principios contables parten del supuesto de la continuidad de las operaciones
del ente contable, empresa en marcha, a menos que se indique lo contrario, en
cuyo caso se aplicarán técnicas contables de reconocido valor, en atención a las
particulares circunstancias del momento. Obviamente, si la liquidación de una
empresa es inminente, no puede ser considerada como empresa en marcha.” 12
Los Estados Financieros de una Fundación como entidad donataria, corresponden
a una entidad en existencia permanente, por lo que sus cifras deben representar
valores históricos.
2.4.2.4 Significatividad
“Al ponderar la correcta aplicación de los principios generales y normas
particulares debe necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se
presentan situaciones que no encuadran dentro de aquellos y que, sin embargo, no
presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro
general. Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los límites de lo
que es y no es significativo y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que
corresponda en cada caso, de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta
factores tales como el efecto en los activos o pasivos, en el patrimonio o en el
resultado de las operaciones.” 13
Los Estados Financieros presentados por las ONG y la Fundación “Dejemos
Huellas”, como entidad que recibe donaciones deben ser claros y de fácil
interpretación para todo aquel que necesite trabajar con estos reportes. Es
12 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
13 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
17

necesario que deban ir acompañados de notas explicativas las cuales ampliarán el
origen y el significado de las cifras ya realizadas.
2.4.2.5 Uniformidad
Los principios generales, cuando fueren aplicables, y las normas particulares
utilizados para preparar los estados financieros de un determinado ente deben ser
aplicados uniformemente de un ejercicio a otro. Debe señalarse por medio de una
nota aclaratoria, el efecto producido en los estados financieros de cualquier
cambio de importancia por la aplicación de los principios generales y las normas
particulares.
A través de este principio, se pueden incidir en algunas partidas que son
necesarias analizar y estudiar, de esta manera se podrá determinar cómo ha sido la
evolución del desarrollo de la Fundación o de su Proyecto.
2.4.2.6 Medición En Términos Monetarios
“Los movimientos en las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio deben ser
reconocidas fácilmente en los registros contables y ser expresadas en términos
monetarios. La unidad monetaria para la contabilidad y para la información
financiera, en la República del Ecuador es el dólar de los Estados Unidos de
Norteamérica.” 14
Todos los movimientos monetarios de la Fundación “Dejemos Huellas”, están
expresados en dólares.
2.4.2.7 Partida Doble
“Constituye el principio de contabilidad generalmente aceptados (PCGA), más
práctico, útil y conveniente para producir los Estados Financieros. Consiste que
14 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
18

cada hecho u operación que se realice afectará, por lo menos a dos partidas o
cuentas contables por lo tanto, el uso de la partida doble propicia esta regla: no
habrá deudor sin acreedor, y viceversa.” 15
En toda Fundación cada operación que se registre afectará por lo menos a dos
partidas en los registros de contabilidad, en base al sistema de registro por partida
doble es decir que no hay deudor sin acreedor y viceversa o que existe un control
en el manejo contable.
2.4.2.8 Costo de Adquisición
“El activo fijo debe llevarse al costo de adquisición o construcción, cuyos valores
se encuentran en las cuentas históricas, a no ser que dicho costo no tenga
significado alguno. El costo de los terrenos debe mostrarse por lo regular por
separado. El costo de construcción incluye el total de costos directos y los costos
de gastos generales tales como ingeniería, supervisión, administración, intereses e
impuestos. Los ítems tratados como activos fijos deben tener, para la Institución,
al menos una vida útil de un año en perspectiva, aunque normalmente esta vida
útil es considerada más larga. Deben establecerse medidas o criterios prácticos
para poder hacer distinciones uniformes entre activo fijo, gastos de operación y
mantenimiento.” 16
Es importante señalar que el principio de costo adquisición es muy relevante en el
desarrollo de la contabilidad de la Fundación “Dejemos Huellas”, porque
actualmente nos encontramos en el proceso de construcción de la Escuela “Monte
Carmelo”, por lo tanto es vital tener en claro los conceptos de cómo manejar los
activos fijos, la depreciación, en conclusión si nos manejamos basados en normas,
principios, leyes de control lograremos realizar un trabajo de calidad, de esa
manera los directivos podrán tomar sus decisiones oportunas.
15 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
16 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
19

2.4.2.9 Estados Financieros
Los Estados Financieros deben ajustarse a las normas aplicables de información
incluidas en las Normas Ecuatorianas Generalmente Aceptados y a los principios.
En el caso de la Fundación se elabora a la fecha los Estados Financieros de:
Balance General y de Resultados por lo que con esta propuesta se procederá a
ampliar la información para obtener los Estados de cambios en el patrimonio y
Flujo de Efectivo como herramienta de una buena toma de decisiones de las
autoridades.
2.4.2.10 Negocio en Marcha
“Salvo indicación expresa en contrario, se entiende que los estados financieros
pertenecen a una “empresa en marcha”, considerándose que el concepto que
informa la mencionada expresión se refiere a todo organismo económico cuya
existencia temporal tiene plena vigencia y proyección futura.” 17
Este principio prevé la permanencia del negocio en el sistema económico
financiero, los equipos, los bienes muebles no son destinados para la venta,
constituyen activos de la empresa con los cuales cuenta para su permanencia. La
Fundación ya tiene varios años y posee activos fijos que en su mayoría son
donaciones de otras empresas.
En conclusión considero que este principio está relacionado directamente con
desenvolvimiento contable de la Fundación “Dejemos Huellas”, cabe señalar que
una buena interpretación y aplicación de los principios contables en la Fundación
“Dejemos Huellas”, nos conllevará a obtener información oportuna y confiable.
2.5 FUNDAMENTACIÓN CIENTÍFICA
2.5.1 Fundamentación Conceptual
Es necesario fundamentar varios términos que técnicamente han sido probados y
acogidos en las diferentes disciplinas y que regulan lo que es un manual de
17 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
20

procedimientos, por lo que a continuación se exponen varios principios
administrativos que rigen en una organización y otra terminología a utilizar.
2.5.1.1 Dirección
Esta etapa del Proceso Administrativo llamada también ejecución, comando o
liderazgo, es una función de tal trascendencia que se considera que la
administración y la dirección son una misma cosa, debido a que al dirigir es
cuando se ejercen más representativamente las funciones administrativas, de
manera que todos los dirigentes pueden considerarse administradores.
Según, El Prisma.com, en su obra Administración de Empresas, año edición
2001, hace referencia a lo expresado por Robert B. Buchele y cita definición de
dirección como “Comprende la influencia interpersonal del administrador a través
de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización,
mediante la supervisión, la comunicación y la motivación.”
La dirección es el aspecto más importante para la Fundación “Dejemos Huellas”,
será el sustento para la elaboración del Manual Administrativo, a través del cual
identificaremos cuál será la función de cada empleado para que de esa manera se
cumpla con el objetivo de la fundación. Con relación al registro contable de las
transacciones, el Manual Contable será la base mediante la cual se podrá
supervisar el desarrollo de la contabilidad y sus resultados.
2.5.1.2 Organización
Desde siempre el ser humano ha estado consciente de que la obtención de
eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de
todos los recursos. Una vez establecidos los objetivos a través de la planeación,
será necesario determinar que medidas utilizar para lograrlos.
El mismo autor hace referencia a lo expresado por Agustín Reyes Ponce, y cita la
definición de organización como, “Organización es la estructura de las relaciones
21

que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos
materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima
eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.”
En la contabilidad, la organización es muy importante, para la Fundación
“Dejemos Huellas”, será una herramienta mediante la cual se podrá llevar un
archivo ordenado en forma cronológica de todos los comprobantes contables
como por ejemplo (egresos, ingresos, diarios, retenciones, etc.).
2.5.1.3 Coordinación
En general, las definiciones usuales de coordinación carecen de un mínimo de
precisión conceptual. Se emplean muchos sinónimos para el término coordinar,
como: ordenar, armonizar, ajustar, orquestar, integrar, equilibrar, etc; Pero no
debe considerarse sinónimo el concepto de "cooperación" que se emplea para designar
actitudes internas que pueden favorecer la coordinación. Es muy empleado
el sinónimo el de "integración" (tanto la socio-económica como la materialeconómica:
la primera se refiere la identificación de objetivos, la segunda a tareas
etc.).
Para la Fundación “Dejemos Huellas”, la coordinación es un aspecto muy
importante, porque a través de todos los sinónimos antes mencionados podemos
llegar a cumplir nuestra meta que es, realizar una transformación de la educación
en el Ecuador. Esto se logrará con una buena administración contable.
2.5.1.4 Control
El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que
ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de lo contrario, será
necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios.
El mismo autor hace referencia a lo expresado por George R. Terry, y cita la
definición de control como, “Es el proceso para determinar lo que se está llevando
22

a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera
que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.”
Según, Romero López Javier en su obra Contabilidad Superior define al control
como, “Es el poder de gobernar las políticas de operación y financieras de una
empresa, a fin de obtener beneficio de sus actividades” 18
Para la Fundación “Dejemos Huellas”, la presentación de Estados Financieros
confiables es importante, por ello es necesario que exista un control interno
adecuado del proceso de las operaciones contables, cabe señalar que para
diferentes empresas el control es la base para obtener un beneficio económico,
pero para la Fundación “Dejemos Huellas” su fin es obtener un beneficio social a
través del control contable y financiero en forma eficiente.
2.5.1.5 Sistema Contable
El sistema contable funciona a partir de las transacciones económicas y
financieras que son resultado de la gestión institucional. Cuatro son los períodos o
etapas que se deben considerar en el desarrollo de la Contabilidad de toda ONG:
Período Inicial
Período de Gestión
Período de fin de ejercicio
Período de Evaluación y Liquidación
2.5.1.5.1 El Período Inicial: Comprende la organización de la ONG y los
asientos contables que motivarán las operaciones preliminares (preparación de
presupuestos, las primeras solicitudes de fondos a las agencias donantes,
recepción de fondos en la ONG o entidad donataria o beneficiaria).
2.5.1.5.2 El período de Gestión: Es definido como el lapso de tiempo
comprendido entre el principio y el fin de cada ejercicio contable (1 de Enero al
31 de Diciembre).

2.5.1.5.3 El período del fin del Ejercicio: Comprende las operaciones de cierre
de los Estados Financieros de Situación y de Resultados (de fondos remanentes
para las ONG’s) para la determinación de los objetivos y metas que se logró
alcanzar y los resultados de las operaciones económicas.
2.5.1.5.4 El período de liquidación: Es el que comprende el Balance de
liquidación final y de cierre del Proyecto o Convenio (la mayoría de Convenios y
Proyectos no inician el primer día de año y su fecha de término es distinta al 31 de
Diciembre). De lo expuesto, surge la necesidad del empleo de métodos especiales
que satisfagan las características propias de cada ONG con su agencia donante.
Todas estas transacciones son: clasificadas, verificadas, registradas, analizadas y
reportadas a través de los informes financieros mensuales, trimestrales y anuales.
2.5.1.6 Concepto de Procedimientos Contables
La base principal para toda buena organización es el establecimiento de
procedimientos y métodos sencillos de realizar, información oportuna y los
controles internos han sido siempre los objetivos fundamentales de la
contabilidad.
Las informaciones requeridas por el Director Ejecutivo y por el personal
responsable de la ONG para la toma de las decisiones en los distintos proyectos,
gira principalmente alrededor de la contabilidad, ya que necesitan todo tipo de
información (contable, extra contable, histórica, prospectiva, continua, periódica y
accidental), y los procedimientos adoptados para establecer el flujo de datos, los
mismos que deben ser a través de los canales de información apropiada los cuales
son: documentos, informes especiales y los estados financieros (balances
generales, estados de resultados, etc.)
2.5.1.7 Concepto de Principios Generales
La contabilidad se llevará por el sistema de partida doble, en idioma castellano y
en moneda nacional en el caso de nuestro país en dólares americanos, tomando en
24

consideración los principios contables de general aceptación, para registrar el
movimiento económico y determinar el estado de situación financiera y los
resultados imputables al respectivo ejercicio impositivo. En el Reglamento se
determinarán los requisitos a los que se sujetarán los libros y demás registros
contables y la forma de establecer el mantenimiento y confección de otros
registros y libros auxiliares, con el objeto de garantizar el mejor cumplimiento y
verificación de las obligaciones tributarias. 19
2.5.1.8 Reglas de un Manual de Aplicación de Procedimientos Contables
para las ONG 20
a) Distribuir los elementos ejecutivos y los medios auxiliares en forma
coordinada y eficaz para que las actividades de la ONG se desenvuelvan
con el mayor provecho posible.
b) Todas las transacciones económicas resultantes de la gestión, que han sido
originadas por las distintas áreas, sean ingresos o partidas de gasto, cuyas
contrapartidas no signifiquen ingresos o desembolsos de dinero en
efectivo, deben ser sumilladas por el coordinador del proyecto. En caso de
ser aportes de materiales significativos para el Proyecto en ejecución, debe
informarse a contabilidad, por medio de documentos de resumen, para su
registro en forma clara y precisa en los libros especiales.
c) Evitar que haya duplicidad en las funciones y labores asignadas para que
las revisiones y registros no se hagan repetitivamente.
d) Poner a disposición de las personas encargadas de las Auditorías y
Revisiones de la ONG, los documentos y libros de manera que puedan
verificarse rápidamente y sin ninguna dificultad.
e) El sistema de contabilidad controlará la adecuada imputación contable de
todas las operaciones realizadas en la ONG y que estas sean incluidas en el
periodo contable al que corresponda.
19 Ley de Régimen Tributario Interno
20 Administración Contable y Control Interno, Berrocal Aquilino
25

f) Llevar la contabilidad en forma estadística para que puedan ser conocidos
los resultados y establecer las comparaciones correspondientes en cada
periodo.
El manual por lo tanto sobre la normativa expuesta contendrá los lineamientos que
permitan su aplicación.
2.5.1.9 Ecuación Contable
La formula de la ecuación contable es la siguiente:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
- Activo.- Es todo lo que posee o le adeudan a la Fundación “Dejemos
Huellas”.
- Pasivo.- Es todo lo que se adeuda a otras personas (ajenas a la fundación,
socios, accionistas, según el caso.)
- Patrimonio.- Es el aporte: en dinero y /o en bienes efectuado por los socios
de la Fundación, según el caso, establece la diferencia entre el activo y el
pasivo.
INGRESOS - COSTOS - GASTOS = UTILIDAD (EXCEDENTE)
- Ingresos.- Representan los valores recaudados por la Fundación “Dejemos
Huellas”, por la venta de un producto, servicio y donaciones.
- Gastos.- Son valores que desembolsa la Fundación “Dejemos Huellas”,
para poder realizar sus actividades operacionales.
2.5.1.10 Administrar
Según, E. F. L. Brech la administración: "Es un proceso social que lleva consigo
la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una
empresa, para lograr un propósito dado", aplicando este principio. La Fundación
“Dejemos Huellas”, podrá cumplir los propósitos y objetivos para la cual fue
creada.
26

2.5.2 TEORÍAS ADMINISTRATIVAS
2.5.2.1 Frederich Taylor
Esta teoría está basada específicamente en el estudio del tiempo, se dividió cada
oficio en sus componentes y se diseñó los mejores y más rápidos métodos de
operación para cada parte del trabajo. Creó incentivos de tipo económico que él
llamó "tarifas diferenciales" de acuerdo con la productividad del trabajador.
Es muy importante esta teoría porque considero que podríamos aplicar en el
diseño del manual de funciones administrativas de la Fundación “Dejemos
Huellas”, donde resaltaríamos que lo administrativo tiene relación con lo contable,
pero en forma ordenada y separada y de esa manera optimizaríamos el tiempo y
los recursos.
2.5.2.2 Henry Fayol
La teoría de Fayol nos indica que el “Administrador se hace y, no nace" y por lo
tanto, administrar no es un talento personal, sino un conjunto de habilidades que
se puede aprender, definió varios conceptos para una mejor administración.
a. División del trabajo: a la persona es necesario especializarla para aumentar
su eficiencia.
b. Disciplina: todos los miembros deben respetar las normas y leyes para
aumentar su eficiencia.
c. Unidad de mando: nadie puede tener más que un jefe.
d. Interés común: el bien común prima sobre el bien particular.
e. Remuneración: la compensación por el trabajo debe ser equitativa para
patrones y empleados.
f. Iniciativa: se debe permitir que el personal participe y sea creativo, así a
veces se cometan errores.
g. Trabajo en equipo: se debe promover el trabajo en equipo para integrar al
personal con los objetivos de la organización.
h. Jerarquía: en toda estructura administrativa hay jerarquías que es necesario
respetar.
27

Todos los conceptos de Fayol mencionados anteriormente son muy relevantes
para la Fundación “Dejemos Huellas”, esto permite fundamentar la necesidad de
elaborar el manual de procedimientos contables y administrativo, con una base
para lograr el equilibrio entre empleador y empleado y con ello lograríamos
cumplir con el objetivo de la Fundación que es la transformación de la educación
en el Ecuador.
2.5.2.3 Douglas Mc Gregor
Mc Gregor plantea la teoría X y Y, la cual se basa en el concepto de que el
hombre en la administración puede ser visto, puede ser enfocado y puede ser
analizado desde dos puntos, que son la posición X y la posición Y.
Posición X: El hombre en esta posición es un ser perezoso, un ser que requiere
continuo control, que se fija metas bajas y que no asume responsabilidades.
Posición Y: El hombre en esta posición es un ser creativo, que no requiere ser
presionado, que está en función de metas y que le gusta asumir responsabilidades
y de esa manera se podrá desarrollar.
McGregor dice que el hombre hoy posiblemente no tiene las características de la
posición Y, pero eso se debe a que la empresa sigue viendo al hombre en la
posición X. Es fundamental que la empresa vea al hombre en la posición Y, para
que este asuma las características Y. El hombre reacciona al estímulo que le dan,
si este es negativo, su reacción es negativa, si el estímulo es positivo su reacción
será positiva.
Además, es importante señalar que en la Fundación “Dejemos Huellas”,
necesitamos llegar a la posición Y, a través del presente manual, con ello
lograríamos obtener una mejor comunicación entre el personal, y a la vez
presentaríamos información seria y veraz.
2.5.2.4 Peter Drucker
Esta teoría se refiere a la administración por objetivos. El principio fundamental
define que los administradores deben fijar metas u objetivos, contra los cuales los
28

subordinados puedan medir el progreso, los objetivos deben ser fijados para la
empresa en general y para cada una de las áreas en particular. Si logramos definir
las metas, la gente se va a identificar con ellas.
Considero que en la Fundación “Dejemos Huellas”, la teoría de Drucker, es
importante en cierto aspecto, la meta general está identificada, pero las metas
particulares no están claramente especificadas, por lo tanto, es imposible pedir a
alguien que se identifique con algo que se desconoce; un principio básico de la
vida, es que no se puede amar lo que se desconoce, para amar algo, hay que
conocerlo y entre más se conoce más se ama; lo desconocido más que amor nos
crea angustia e inseguridad.
En Manual Administrativo será una base que nos indicará a través de las
funciones de cada persona cual es la meta a la que queremos llegar en cada área
en particular.
2.5.2.5 Abraham H. Maslow
Maslow, parte del concepto de que toda necesidad no satisfecha es una
motivación. De acuerdo con esta premisa bastaría con definir la escala de
necesidades y estaríamos definiendo la escala de motivaciones. Cuando un
conjunto de necesidades es satisfecho, deja de ser motivador.
Necesidades de autorrealización
Necesidades del yo
Necesidades sociales
Necesidades de seguridad
Necesidades fisiológicas
29

Para la Fundación “Dejemos Huellas”, la necesidad de seguridad es la más
importante, porque esta incluye seguridad personal, orden y estar libre de miedo y
amenazas, se refiere básicamente con la estabilidad en el empleo. El presente
manual ayudará al personal a llevar su trabajo en forma ordenada, clara y precisa
basado en normas, principios legales, esto permitirá que el jefe inmediato analice
seriamente nuestro trabajo antes de tomar cualquier decisión.
2.5.2.6 Herbert Simón
Simón, logró desarrollar una teoría para el proceso de toma de decisiones que
implica seis pasos: 21
a. Identificación del problema.
b. Análisis del problema
c. Estudio de alternativas.
d. Escogencia de la mejor alternativa.
e. Acción.
f. Evaluación.
La toma de decisiones para la Fundación “Dejemos Huellas”, constituye el trabajo
más importante del directorio para la fundación. La capacidad de tomar decisiones
sensatas, en forma calmada y con razonable rapidez resulta provechosa en
cualquier situación de la organización.
21 Teorías Administrativas y su Aplicación a las Obras
30

CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
3 ASPECTOS METODOLÓGICOS DEL ESTUDIO
3.1 DIAGNÓSTICO
Actualmente la Fundación “Dejemos Huellas”, es una organización sin fines de
lucro, cuya misión y visión detallamos a continuación cabe, señalar que en este
momento no poseemos un sistema de control administrativo, financiero y
contable, es por esa razón que me he visto en la necesidad de elaborar un Manual
de Procedimientos Contables y Administrativos para de esa manera obtener
procesos administrativos, financieros y contables eficientes y oportunos para una
correcta toma de decisiones.
Sin embargo los procesos administrativos contables no se encuentran normados
adecuadamente y por escrito, por lo tanto en la presente tesis se desarrolló una
metodología de investigación documental sobre la base del conocimiento de la
Fundación, considerando técnicas de análisis, interpretación y correlación que
permiten el desarrollo del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS CONTABLES.
3.2 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.2.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
La elaboración del tema “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PARA LA FUNDACIÓN DEJEMOS HUELLAS”, se formula con el objeto de
entregar a la Fundación un instrumento lógico y ordenado con el cual se podrá
reflejar información financiera y económica actualizada y real, la misma que será
requerida por los directivos en cualquier momento.
31

3.2.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN
La presente investigación es de carácter documental la que utilizaremos para
realizar la práctica profesional.
3.2.2.1 Método Deductivo.- Este método nos indica que a partir de las
situaciones generales se lleguen a identificar explicaciones particulares contenidas
explícitamente en la situación general. La falta de control administrativo contable
en la fundación será la situación general que nos permita llegar a conclusiones de
carácter particular para la organización objeto de este estudio.
3.2.2.2 Método Inductivo.- Este método será utilizado para ir de lo particular a lo
general a través de diferentes procedimientos. La información contable que tiene
al momento la Fundación se limita a simples reportes por lo que existen muchas
falencias, cabe señalar que esto se da porque no existe un control adecuado en las
operaciones.
3.2.2.3 Método Analítico.- Nos permite observar y analizar minuciosamente a la
Fundación "Dejemos Huellas" en sus operaciones contables, a través de los
documentos fuente, de esta manera se recopilara los datos necesarios para realizar
el proceso investigativo para el desarrollo del manual contable.
3.3 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
FUENTES
En el desarrollo de la investigación se van a utilizar instrumentos o también
llamadas técnicas, tanto de tipo documental con fundamentación bibliográfica
como técnicas de campo (observación directa, experiencias, entrevistas, etc.)
3.3.1 PRIMARIAS
Entrevistas con personas de la Fundación “Dejemos Huellas”, que están
involucradas en el desarrollo de la contabilidad.
32

3.3.2 SECUNDARIAS
Información obtenida en publicaciones, textos, leyes reglamentos y registros
oficiales, que tengan relación con el tema investigado.
3.3.3 TERCIARIAS
Información obtenida en revistas, periódicos, folletos e Internet, la cual será
obtenida a través o con el uso del computador.
3.4 POBLACIÓN O MUESTRA
El estudio se fundamenta en la necesidad de la administración de la Fundación, la
que se fundó hace 6 años con la misión de realizar una transformación de la
educación en el Ecuador, el presente trabajo es con el fin de dotarle de una
herramienta a la Fundación, para que de esa manera se pueda optimizar los
recursos humanos y financieros y con ello obtener información real y oportuna.
Actualmente la Fundación esta conformada por la Directora Ejecutiva, Directora
de la Escuela, Contadora, Auxiliar Administrativa, Auxiliar Contable.
33

CAPÍTULO IV
MANUAL DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS CONTABLES
INTRODUCCIÓN
La Fundación “Dejemos Huellas”, fue creada por un grupo de personas
involucradas en el área educativa con la finalidad de dar apoyo a quienes más lo
necesitan.
Su estatuto fue aprobado legalmente por el directorio y puesto en consideración
del Ministerio de Educación para que sea aprobado. La aprobación consta en el
acuerdo Ministerial número 2953 del cinco de noviembre de 1999, desde esa
fecha ha logrado darle una imagen positiva al sector y a quienes acuden a ella
constituyéndose un apoyo para el sector educativo.
IMPORTANCIA
Su importancia radica que con los recursos internos disponibles promueve y
apoya la educación en general, fomenta la capacitación de los maestros,
integración de la familia, mejora de áreas físicas, involucra al sector privado en el
apoyo al proceso educativo.
En cuanto al Manual Administrativo – Contable propuesto, este será la guía para
que cada persona que integra la Fundación sepa ayudar en forma rápida y eficaz a
cada programa de la Fundación, cabe señalar que cada empleado sabrá cuáles son
sus funciones administrativas, con ello lográremos eficiencia administrativa,
financiera y contable.
Bajo estos lineamientos y conforme a la filosofía para la que fue creada ha
desarrollado la misión, visión y objetivos los mismos que se exponen así:
34

MISIÓN
La misión de la Fundación “Dejemos Huellas”, es trabajar por los niños y jóvenes
del sector urbano marginal del Ecuador, a través de la construcción de escuelas de
formación integral, implementando el programa de becas escolares, otorgando
atención psicológica especializada al niño y a su familia, brindado apoyo en salud
y nutrición mediante el control médico individual y asesoría en alimentación
nutritiva.
VISIÓN
La Fundación “Dejemos Huellas”, es una ONG sin fines lucro, cuya visión es la
transformación de la educación en el Ecuador, para lograr insertar en la sociedad a
personas con una cultura adecuada y como un respaldo para la vida diaria en
forma digna.
OBJETIVO GENERAL DE LA FDH
La Fundación trabaja por la promoción integral de la persona humana con el
objeto de desarrollar hombres y mujeres de calidad que puedan desempeñarse en
los diferentes ámbitos sociales y productivos del país.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA FDH
- Promover y apoyar la educación en general.
- Fomentar la capacitación de los maestros y mejorar la compensación
salarial.
- Facilitar la mejora de áreas físicas y equipos escolares.
- Promover la integración de la familia en la área educativa.
- Involucrar al sector privado en el apoyo al proceso educativo.
- Auspiciar la completa educación de los niños y jóvenes de escasos
recursos de nuestro país.
35

- Colaborar con personas naturales o jurídicas, organismos nacionales o
internacionales, públicos y/o privados que tengan objetos similares.
- Solicitar, recibir, mantener y administrar los bienes y fondos provenientes
de donaciones, asignaciones, legados y contribuciones nacionales e
internacionales, de personas naturales y jurídicas, destinados a los fines de
la Fundación.
- Difundir el resultado de sus actividades en libros, revistas y periódicos.
- Promover, auspiciar y utilizar los medios de comunicación masiva para el
logro de los fines de la Fundación.
- Generar los recursos necesarios para aquellos proyectos encaminados a los
objetivos de la Fundación.
- Recibir legados, herencias y donaciones con beneficio de inventario y de
origen lícito para destinarlos a los fines y objetivos ya enunciados.
Los objetivos señalados anteriormente no se constituyen en limitación a las
actividades de la fundación.
Por el contrario se podrán admitir todo tipo de actividades, actos, convenios y
contratos, recurriendo a todos los medios permitidos por la ley encaminados a la
promoción integral de la persona humana, siempre y cuando los mismos tengan la
finalidad de beneficencia pública.
ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA FUNDACIÓN
Para el cumplimiento de la misión, visión y objetivos expuestos, el manual
considera factores importantes que permitirán desarrollar las actividades
operativas en las áreas administrativas, financieras y contables para de esta
manera lograr optimizar los recursos existentes, pues los procesos serán
desarrollados en forma sistémica y sobre los requerimientos de los ejecutivos y
autoridades de la fundación.
En el presente manual se considera necesario clarificar la estructura orgánica que
permitirá estar acorde a las técnicas y procedimientos modernos, un desarrollo
armónico de las actividades que ejecuta.
36

Al mejorar un control administrativo, financiero y contable, el recurso es utilizado
de mejor manera se proveerá mejor información y por ende obtendremos mejores
resultados información oportuna y confiable.
A continuación se presenta el orgánico estructural de la Fundación Dejemos
Huellas.
ORGÁNICO FUNCIONAL DE LA FUNDACIÓN DEJEMOS HUELLAS
ASAMBLEA GENERAL
DIRECTORIO
PRESIDENTE
VICEPRESIDENTE
DIRECTOR EJECUTIVO
TESORERO COMISARIO
CONTADOR
ASISTENTE ADMINISTRATIVA CONTABLE ASISTENTE CONTABLE
SECRETARIO
MANUAL DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS PARA LA FDH
Bajo el esquema vertical expuesto el área de estudio del presente manual se
enfoca a las funciones de las diferentes unidades administrativas directamente
relacionadas, para las que se presentan las funciones que deberán cumplir para
cada área y cargo.
37

La Fundación “Dejemos Huellas”, a la fecha dispone de un orgánico estructural
que le permite desarrollar sus actividades en forma armónica, sin embargo no
cuenta con funciones especificas que permitan desarrollar adecuadamente la
actividad encomendada, por lo que se sugiere una división de funciones para cada
cargo, así;
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
FUNCIONES DEL CONTADOR
Se encarga de la revisión de todos los movimientos contables así como la
presentación a la gerencia de los estados financieros mensuales. Es un cargo
controlador debido a que por intermedio de el se realizan todas las actividades
contables, debido principalmente a que siendo una organización sin fines de lucro
tiene un sentido social, y el objetivo del contador, es el buen manejo de los
recursos de la Fundación.
Este puesto está designado principalmente en la practica como un puesto de
carácter supervisor y operativo dentro del área contable ya que su labor se centra
en supervisar y controlar todas la operaciones contables realizadas por la asistente
contable trabaja en estrecha relación con este, a fin de que se realice una
contabilidad acorde con las necesidades operativas de la fundación.
Sus principales funciones son:
Funciones:
a. Revisión de los Movimientos Contables.
b. Elaboración de Estados Financieros Periódicos.
c. Elaboración de Informes Contables.
d. Supervisar y Controlar todas las Operaciones Contables.
e. Brinda Asesoría en Aspectos Contables Tributarios.
f. Presentación de Informes al Tesorero y a la Asamblea General
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FUNCIONES DEL AUXILIAR CONTABLE
Este puesto es el que está designado como el puesto operativo dentro del área
contable, ya que está encargado de registro y control de todas las operaciones
contables de la empresa, contando la fundación con un puesto que controla y
supervisa al asistente contable que es el puesto de Contador.
El puesto del asistente contable se encarga de todo el registro y cargado en el
sistema de todos los movimientos contables de la empresa, libro caja, registro de
ventas, registro de compras, planillas, trámites tributarios, etc.
Las funciones y actividades que cumple el asistente contable son las siguientes:
Funciones:
a. Registro de Operaciones Contables de la Fundación.
b. Digitación en el Sistema de todas las Operaciones Contables.
c. Mantener al día todos los libros contables de ley.
d. Generar información contable para la toma de decisiones.
e. Elaborar el Cronograma de pagos en Coordinación con Finanzas.
f. Presentación de toda la información que se requiera por parte del
Contador.
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR
El puesto de administrador a parte de ser una posición representativa tiene un alto
grado de responsabilidad y tiene obligaciones operativas, por ende la persona que
ocupe este puesto tiene que tener básicamente dos aptitudes principales, una la de
alto sentido de responsabilidad y la de ser emprendedor, otra característica
importante es la de experiencia en el giro de la empresa, es decir en la fundación
debe conocer la misión y visión a través de la cual podemos llegar a cumplir el
objetivo que es la transformación de la educación en el Ecuador.
Las principales funciones y actividades que tiene el puesto son las siguientes:
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Funciones:
a. Supervisión y Control del Personal
b. Ejecución del Proceso de Pagos
c. Elaborar Informes de Apoyo a la Gerencia de la Organización.
d. Supervisión y Control de Servicios Contratados
e. Informe de sus Labores realizadas al Contador y al Director
Ejecutivo.
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Fundación MANUAL DE FUNCIONES
Dejemos Huellas ADMINISTRATIVAS
NIVEL : DIRECTIVO
UNIDAD : ASAMBLEA GENERAL
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: DIRECTORIO
CARGO : DIRECTOR EJECUTIVO
FUNCIONES
- Coordinar, dirigir y supervisar la marcha de la fundación, así como los programas de
trabajo aprobados por la Asamblea General
- Ejercer la representación legal, judicial y extra judicial de la Fundación.
- Administrar la Fundación y sus recursos de acuerdo con las normas legales,
estatutarias reglamentarias e instrucciones emanadas del Directorio y de la Asamblea
General.
- Presentar los informes que solicite el Directorio.
- Coordinar administrativamente los objetivos de la Fundación y la relación con
instituciones similares o afines.
- Contratar el personal necesario para el buen desenvolvimiento de la Fundación o
renovarlo.
- Suscribir todos los actos, convenios y contratos necesarios para el cumplimiento de los
objetivos de la Fundación hasta por cien salarios mínimos vitales generales y de ese
monto en adelante previa autorización del Directorio.
- Suscribir conjuntamente con el Tesorero los documentos relacionados con la gestión
económica.
- Presentar e informar al Directorio los Estados Financieros suscritos en forma conjunta
con el contador.
- Asistir con voz a las sesiones del directorio, y,
- Las demás que fueren determinadas por la Asamblea General o el Directorio.
Diseñado por: Cristina Almeida
Fecha: 10 de junio del 2005
Aprobado por: Sra. Mónica de Wright
Fecha: 14 de Junio del 2005
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Fundación MANUAL DE FUNCIONES
Dejemos Huellas ADMINISTRATIVAS
NIVEL : DIRECTIVO
UNIDAD : ASAMBLEA GENERAL
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: DIRECTORIO
CARGO : PRESIDENTE
FUNCIONES
- Convocar y presidir las sesiones de la Asamblea General.
- Disponer la convocatoria y presidir las reuniones del Directorio
- Velar por el fiel cumplimiento de las decisiones del Directorio
- Presentar a nombre del Directorio a la Asamblea General el informe anual económico
y de labores.
- Firmar conjuntamente con el secretario las actas de las sesiones del Directorio y de la
Asamblea General
- Coordinar, dirigir y supervisar la marcha de la fundación, así como los programas de
trabajo aprobados por la Asamblea General
- Las demás que fueren determinadas por la Asamblea General o el Directorio.
Diseñado por: Cristina Almeida
Fecha: 10 de junio del 2005
Aprobado por: Sra. Mónica de Wright
Fecha: 14 de Junio del 2005
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Fundación MANUAL DE FUNCIONES
Dejemos Huellas ADMINISTRATIVAS
NIVEL : DIRECTIVO
UNIDAD : ASAMBLEA GENERAL
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: DIRECTORIO
CARGO : VICEPRESIDENTE
FUNCIONES
- El Vicepresidente subrogará al Presidente o al Director Ejecutivo, en caso de
ausencia, falta o impedimento temporal de éstos.
- Durante el desempeño de sus funciones tendrá las mismas atribuciones y
limitaciones que el titular.
Diseñado por: Cristina Almeida
Fecha: 10 de junio del 2005
Aprobado por: Sra. Mónica de Wright
Fecha: 14 de Junio del 2005
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MANUAL DE FUNCIONES
Fundación ADMINISTRATIVAS
Dejemos Huellas
NIVEL : DIRECTIVO
UNIDAD : ASAMBLEA GENERAL
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: DIRECTORIO
CARGO : TESORERO
FUNCIONES
- Informar al Director Ejecutivo y al Directorio, mensualmente o cuando sea
requerido, sobre la marcha económica y financiera de la Fundación, y elaborar el
informe económico anual para presentarlo al Directorio y a la Asamblea General.
- Proponer acciones para el crecimiento y buena administración del patrimonio de la
Fundación.
- Ejecutar programas de recaudación de recursos y recaudar los valores que
adeudaren a la Fundación por cualquier concepto, especialmente por los aportes
ordinarios y extraordinarios de los miembros de la Fundación.
- Depositar los ingresos de la Fundación en la Institución Bancaria o Financiera que
para el efecto señale el Directorio, y,
- Las demás que le asigne el Directorio y al Director Ejecutivo.
Diseñado por: Cristina Almeida
Fecha: 10 de junio del 2005
Aprobado por: Sra. Mónica de Wright
Fecha: 14 de Junio del 2005
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MANUAL DE FUNCIONES
Fundación ADMINISTRATIVAS
Dejemos Huellas
NIVEL : TÉCNICO
UNIDAD : DEPARTAMENTO FINANCIERO
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: TESORERO
CARGO : CONTADOR
FUNCIONES
- Entregar Estados Financieros Mensuales de la Fundación o cuando el Tesorero
o Directorio lo requieran.
- Supervisar el trabajo asignado a las asistentes contables
- Capacitar a los asistentes contables
- Asesorar en aspectos relacionados a tributación, finanzas, laboral, impuestos,
contabilidad entre otros
- Coordinar, revisar y firmar las declaraciones de impuestos tributarios.
- Realizar análisis mensuales a los Estados Financieros
- Recomendar el uso de políticas de control interno
- Supervisar el registro oportuno y adecuado de las transacciones financieras que
se realicen en la Fundación.
- Supervisar el control de la cartera de clientes
- Revisar roles de pagos y cumplimiento del reglamento interno en políticas de
descuentos y préstamos a empleados
- Presentar Estados Financieros anuales y su declaración de impuesto a la renta
respectiva.
- Llevar bajo su responsabilidad la contabilidad de la fundación y sus archivos.
- Suscribir conjuntamente con Director Ejecutivo los documentos relacionados
con la gestión económica de la Fundación.
- Las demás funciones que le asigne el Directorio.
Diseñado por: Cristina Almeida
Fecha: 10 de junio del 2005
Aprobado por: Sra. Mónica de Wright
Fecha: 14 de Junio del 2005
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Fundación MANUAL DE FUNCIONES
Dejemos Huellas ADMINISTRATIVAS
NIVEL : OPERATIVO
UNIDAD : DEPARTAMENTO FINANCIERO
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: CONTADOR
CARGO : ASISTENTE ADMINISTRATIVO / CONTABLE
FUNCIONES
- Control de la renovación de facturas mensuales, semestrales o anuales de las empresas o personas que
realizan sus aportes en forma directa.
- Elaborar facturas, registrar las cancelaciones o abonos y llevar un control de la cartera de estos
donantes
- Receptar los nuevos cupones y enviar con carta a Su Cambio por el Cambio y a Sukasa para el ingreso
respectivo hasta el 4 de cada mes.
- Recibir la información de los créditos realizados cada mes por Su Cambio por el Cambio de las becas
captadas por medio de Produbanco, Pacífico, Pichincha y Magna y la comisión bancaria, ingresar estos
abonos al sistema contable
- Registrar los valores de las becas que se reciben del Proyecto Apoyo y emitir el cheque de
devolución, reteniendo la comisión por la cobranza realizada.
- Enviar mensualmente por fax la solicitud de la devolución de becas a Sukasa, por los valores que han
sido cobrados mediante esa tarjeta.
- Elaborar hasta el 28 de cada mes la facturación a Diners, transformando la información con los cambios
de números de tarjetas, socios nuevos y/o cancelados a FoxPro.
- Enviar al cobro el 14 de cada mes, en caso de que el pago no cuadre con el registro enviado, revisar con
el ejecutivo de Diners. Ingresos abonos al sistema.
- Elaboración de nómina FDH y escuela, roles de pagos individuales. Entrega personal de roles.
- Atención préstamos empleados, registro y control de cuentas por cobrar empleados (comisariato y
préstamos).
- Manejo de caja chica FDH.
- Control de bancos, transferencias entre cuentas por Internet.
- Preparar información para declaración de impuestos.
- Control y archivos FDH (egresos, ingresos, impuestos, caja, roles de pagos, red de bancos, facturas,
diarios).
- Atención a madres de familia los días jueves sobre pagos realizados o pendientes y casos especiales.
- Elaboración de cartas, solicitudes, agradecimientos a Padrinos, empresas que aportan, según
requerimientos Directivos de FDH.
- Atención telefónica o por mail a consultas de padrinos en coordinación con la Directora de la Escuela
Monte Carmelo.
- Atención y coordinación necesidades de la escuela.
- Revisión y depuración listados activos padrinos o con problemas de cobranzas y comunicar a la
Directora de la Escuela.
- Coordinar compras de materiales oficina, aseo.
- Coordinar actividades de mensajería y ruta de trabajo diario de Mensajero. Recepción y envió
documentos a escuela. Control de cheques enviados para firmas y distribución de los mismos.
- Atención teléfono
- Control e ingreso de información para la generación de las planillas de pago al IESS / Internet
Diseñado por: Cristina Almeida
Fecha: 10 de junio del 2005
Aprobado por: Sra. Mónica de Wright
Fecha: 14 de Junio del 2005
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Fundación
Dejemos Huellas
NIVEL : OPERATIVO
MANUAL DE FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS
UNIDAD : DEPARTAMENTO FINANCIERO
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: CONTADOR
CARGO : ASISTENTE CONTABLE
FUNCIONES
- Control e ingreso al sistema contable de las compras
- Conciliaciones Bancarias de las cuentas de la FDH
- Realización de Egresos y cheques de la FDH
- Control y pago de becas a los niños
- Recepción e Ingreso al sistema contable de suministros de niños y emisión de
cheques.
- Cuentas por Cobrar
- Cuentas por pagar
- Recepción y verificación de documentos de beneficiarios de becas o sus
representantes previo a la entrega del cheque.
- Archivo de las Retenciones en la fuente
- Archivo de Egresos, Ingresos y todos los documentos soporte de los registros
contables
- Registro cancelaciones o abonos de facturas.
Diseñado por: Cristina Almeida
Fecha: 10 de junio del 2005
Aprobado por: Sra. Mónica de Wright
Fecha: 14 de Junio del 2005
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CONTROLES INTERNOS
Como en toda actividad empresarial, los controles internos deben ser establecidos
en forma clara y precisa para evitar errores en su interpretación y aplicación. En la
Fundación “Dejemos Huellas”, los procedimientos contables internos que
implementaremos en el presente manual permitirán ejercer un mejor control sobre
los recursos institucionales promoviendo la eficiencia de las operaciones y
asegurando el cumplimiento de las políticas administrativas, financieras y
contables.
El reglamento que se utilizará para aplicar el control interno en la Fundación
“Dejemos Huellas”, a través del presente manual estará basado en los principios
contables y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad anteriormente mencionadas,
es decir, el manual administrativo contable se sujetara a la Legislación Nacional
Vigente y a las respectivas leyes, principios, normas, de los diferentes
organismos de control Ecuatoriano, básicamente el presente trabajo tienen que ver
con los movimientos de Caja y Bancos, de los fondos de Caja Chica, de Anticipos
a Proveedores y el de Compras y Adquisiciones, Activos Fijos entre otros rubros
importantes de la contabilidad.
Aspectos contables:
La política administrativa y contable que se aplicará en la Fundación “Dejemos
Huellas”, dispondrá de los siguientes mecanismos de control interno, que deberán
ser aplicados obligatoriamente en la Fundación para asegurar un control
administrativo, financiero y contable eficiente.
Para iniciar la contabilidad en la Fundación “Dejemos Huellas”, se debe
estructurar un plan o catálogo de cuentas, con la finalidad de facilitar el manejo
de las cuentas mediante códigos de identificación, actualmente el sistema contable
que posee la fundación facilita el ingreso de los datos
El plan de cuentas no es uniforme para todas las fundaciones, se elabora de
acuerdo a las necesidades de cada fundación. Se recomienda considerar dentro de
48

ciertas cuentas principales cuentas auxiliares para de esa manera obtener
información más clara y concreta.
PLAN DE CUENTAS
Todas las operaciones contables, se realizarán teniendo en consideración el Plan
de Cuentas de la Fundación “Dejemos Huellas”, cuyo contenido y codificación
será:
ESTADO DE SITUACIÓN O BALANCE GENERAL
ACTIVO
1 Título-Activo, se refiere a los valores, bienes y derechos de la Fundación.
1.1 Grupo-Corriente, se refiere a todo lo que se realizará hasta un año desde la
presentación del balance.
1.1.1 Subgrupo-Disponible, se agrupan las cuentas de caja, caja chica y bancos.
1.1.1.1 Título de la Cuenta de Mayor-Caja, controla el dinero recaudado y entregado
1.1.1.1.1 Cuenta de Mayor-Caja Chica-Bancos
1.1.1.1.1.001 Cuenta Auxiliar del Mayor-Caja Chica Maria Pastor
PASIVO
2 Título-Pasivo, se refiere a los valores, bienes y derechos de la Fundación.
2.1 Grupo-Corriente, cuentas que se deberán pagar máximo en un año la
Fundación.
2.1.1 Subgrupo-Corto Plazo, cuentas que se deberán pagar máximo en un año.
2.1.1.1 Título de la Cuenta de Mayor-Cuentas Pagar
2.1.1.1.1 Cuenta de Mayor-Cuentas por Pagar
2.1.1.1.1.001 Cuenta Auxiliar del Mayor-Cuentas por Pagar Proveedores.
PATRIMONIO
3 Título-Patrimonio, son los valores de propiedad de la fundación
3.1 Grupo-Patrimonio
49

3.1.1 Subgrupo-Patrimonio
3.1.1.1 Título de la Cuenta de Mayor-Patrimonio
3.1.1.1.1 Cuenta de Mayor-Capital
3.1.1.1.1.001 Cuenta Auxiliar del Mayor-Fondo de Operación.
ESTADO DE RESULTADOS O DE PÉRDIDAS O GANANCIAS
INGRESOS
4 Título-Ingresos, son todos los ingresos monetarios que tiene la fundación.
4.1 Grupo-Ingresos.
4.1.1 Subgrupo-Ingresos.
4.1.1.1 Título de la Cuenta de Mayor-Ingresos Becas Aportes.
4.1.1.1.1 Cuenta de Mayor-Ingreso Becas Padrinos.
4.1.1.1.1.001 Cuenta Auxiliar del Mayor-Ingresos Becas Educa.
GASTOS
5 Título-Gastos, se refiere a todos los gastos monetarios de la fundación.
5.0 Grupo-Gastos Donaciones Becas.
5.0.1 Subgrupo- Gastos Donaciones Becas.
5.0.1.1 Título de la Cuenta de Mayor- Gastos Donaciones Becas.
5.0.1.1.1. Cuenta de mayor-Gastos Donaciones Becas.
5.0.1.1.1.001 Cuenta de Auxiliar Mayor- Gastos Donaciones Zapatos.
5.1 Grupo-Gastos FDH
5.1.1 Subgrupo- Gastos Operacionales FDH
5.1.1.1 Título de la Cuenta de Mayor- Gastos de Personal FDH
5.1.1.1.1 Cuenta de mayor-Gastos de Remuneración FDH
5.1.1.1.1.001 Cuenta de Auxiliar Mayor- Gasto Sueldos
50

CÓDIGO CUENTAS
1. A C T I V O
1.1. CORRIENTE
1.1.1. DISPONIBLE
1.1.1.1. CAJA
1.1.1.1.1. CAJA CHICA A BANCOS
1.1.1.1.1.001 Caja/Chica/Ma.Pastor
1.1.1.1.1.002 Caja/Chica/MCOrtiz
1.1.1.1.2. CAJA GENERAL
1.1.1.1.2.101 Caja/Ing/Dólares
1.1.1.1.3. BANCOS
1.1.1.1.3.501 #0105200589-3/ Produb.CC Fun.
1.1.1.1.3.502 #12052006838/Produb.Ahorr 2 Do
1.1.1.1.4. INVERSIONES
1.1.2. EXIGIBLE
1.1.2.1. C*C/DONACIÓN/BECAS/ OTROS
1.1.2.1.1. C*C/DONACIÓN/BECAS/PADRINOS
1.1.2.1.1.555 CxC/Becas/Educa
1.1.2.1.1.666 C*C/Becas/Mi Ahijado
1.1.2.1.2. C*C/APORTES/FUNDACIÓN
1.1.2.1.2.555 C*C/Aportes/Educa
1.1.2.1.2.777 C*C/Aportes/FDH/Operación
1.1.2.1.3. C*C/EMPLEADOS/ANTICIPOS
1.1.2.1.3.001 C*C/Anticipos de Quincenas
1.1.2.1.3.002 C*C/Comisariatos
1.1.2.1.4. C*C/EMPLEADOS/ESCUELA
1.1.2.1.4.001 C*C/Dos Santos Philippe
1.1.2.1.4.002 C*C/Galárraga Miriam
1.1.2.1.4.003 C*C/Gavilanes Y. Liliana
1.1.2.1.4.004 C*C/Justina Natalie
51

1.1.2.1.4.005 C*C/Moreno D. Isabel
1.1.2.1.4.006 C*C/Morocho I. Humberto
1.1.2.1.4.007 C*C/Ortiz M. Del Carmen
1.1.2.1.4.008 C*C/Revelo T. Consuelo
1.1.2.1.4.009 C*C/Sánchez Luís
1.1.2.1.4.010 C*C/Sima luisa Yolanda
1.1.2.1.4.011 C*C/Tituana T. Virginia
1.1.2.1.4.012 C*C/Tituana T. Marta
1.1.2.1.4.013 C*C/Tulcán P. Beatriz
1.1.2.1.4.014 C*C/Urbano Siria
1.1.2.1.4.015 C*C/Villarreal Consuelo
1.1.2.1.4.016 C*C Capacitación I. Moreno
1.1.2.1.6. C*C/EMPLEADOS ADMINISTRACIÓN
1.1.2.1.6.001 C*C/Almeida C. Javier
1.1.2.1.6.002 C*C/Almeida Ch. Cristina
1.1.2.1.6.003 C*C/Pastor Ma. Augusta
1.1.2.1.6.004 C*C/Camargo Sofía comisariato
1.1.2.1.7. C*C/ANTICIPOS/OTROS
1.1.2.1.7.200 C*C/Garantía/Visa/Ph.DosSantos
1.1.2.1.7.300 C*C/Cobros becas Su Cambio por Cambio
1.1.2.1.7.400 C*C/Servicios varios
1.1.2.1.8. C*C/FISCALES
1.1.2.1.8.001 C*C/Reten/Fuente/1%/Ingresos
1.1.2.1.8.002 C*C/IVA/Compras
1.1.2.1.8.003 C*P/Reten/IVA 30%
1.1.2.1.8.004 C*P/Reten/IVA 70%
1.1.3. REALIZABLE
1.2. ACTIVOS NO CORRIENTES
1.2.1. ACTIVO FIJO
1.2.1.1. ACT.FIJO DEPRECIABLE
52

1.2.1.1.1. ACT.FIJO VALOR ORIGINAL
1.2.1.1.1.000 VO/Edif./const./Escuela
1.2.1.1.1.100 VO/Muebles y Enseres
1.2.1.1.1.200 VO/Equipo/Computación
1.2.1.1.1.200 VO/Equipo/Oficina/Instalaciones
1.2.1.1.1.300 VO/Licencias y Paquetes
1.2.1.1.1.666 VO/Muebles y Enseres/Escuela
1.2.1.1.1.777 VO/Material/Montess/Escuela
1.2.1.1.3. ACT.FIJO DEPRECIACIÓN ACUMULAD
1.2.1.1.3.000 Depreca/Acum/Edif./Escuela
1.2.1.1.3.100 Dep.Acumulada Muebles de Enser
1.2.1.1.3.200 Dep.Acumulada Equipo Computación
1.2.1.1.3.300 Dep.Acumulada Equipo Oficina
1.2.1.1.3.400 Dep./Acumul/Lic/Patentes
1.2.1.1.3.500 Dep/Acumul/Mueb/Escuela
1.2.1.1.3.600 Dep./Acumul/Mater/Montessori
1.2.2. ACTIVO FIJO NO DEPRECIABLE
1.2.2.1. ACTIVO FIJO NO DEPRECIABLE
1.2.2.1.1. TERRENOS
1.2.2.1.1.001 Terrenos
1.2.3. ADICIÓN E INCORPO.ACTIVOS FIJO
1.2.3.1. COMPRAS DE ACTIVOS FIJOS
1.2.3.1.1. COMPRAS DE ACTIVOS FIJOS
1.2.3.1.1.001 Adic/Constr./Edificio
1.2.4. AMORTIZABLES
1.2.4.1. AMORTIZABLES
1.2.4.1.1. AMORTIZACIÓN GASTOS
1.2.4.1.1.001 Gastos de Constitución
1.3. OTROS ACTIVOS
1.3.1. OTROS ACTIVOS
1.3.1.1. PAGOS ANTICIPADOS
1.3.1.1.1. PAGOS ANTICIPADOS
53

1.3.1.1.1.001 Garantía/Dpto./arriendo
1.3.2. ACTIVOS/AMORTIZACIÓN
1.3.2.1. ACTIVOS/AMORTIZACIÓN
1.3.2.1.1. ACT/AMORTIZACION
1.3.2.1.1.001 Act/Mater/Montess
1.3.2.1.1.002 Act/Gtos/Capac/México
2. PASIVOS
2.1. PASIVO CORRIENTE
2.1.1. CORTO PLAZO
2.1.1.1. CUENTAS X PAGAR
2.1.1.1.1. CUENTAS X PAGAR
2.1.1.1.1.001 C*P/Proveedores/Varios
2.1.1.2. CTAS.X PAGAR/NIÑOS/BECAS/A OTROS
2.1.1.2.1. C*P//NIÑOS
2.1.1.2.1.001 C*P/Nin/Mi Ahij/C.Bajo
2.1.1.2.1.002 C*P/Niños/Educa
2.1.1.2.2. CUENTAS POR PAGAR
2.1.1.2.2.001 C*P/Ptmo/Kesiah
2.1.1.2.2.002 C*P/Mater/Aulas/A
2.1.1.2.3. C*P/RETENCIONES/FUENTE/FISCO
2.1.1.2.3.001 C*P/Retenc/Fuente/1%
2.1.1.2.3.002 C*P/Retenc/Fuente/Arriendos
2.1.1.2.3.003 C*P/Retenc/IVA 100%
2.1.1.2.3.004 C*P/Retenc/Imp.Renta
2.1.1.2.3.005 C*P/Retenc/Fte/8%
2.1.1.2.3.006 C*P/Retenc/Fuente/1x1000
2.1.1.2.3.007 C*P/Prov./impuestos
2.1.1.2.3.008 C*P/ Retenc/IVA/70%
2.1.1.3.
CTA.X PAGAR OBLIGACIONES
LABORALES
54

2.1.1.3.1. SUELDOS X PAGAR
2.1.1.3.1.001 C*P/Sueldos por Pagar
2.1.1.3.1.002 C*P/Empl/Mult./Atrasos
2.1.1.3.1.003 Provisión Décimo Tercer Sueldo
2.1.1.3.1.004 Provisión Décimo Cuarto Sueldo
2.1.1.3.3. IESS X PAGAR
2.1.1.3.3.001 Aportes Individual y Patronal x Pagar
2.1.1.3.3.002 Préstamos Quirografarios x Pagar
2.1.1.3.3.003 Fondos de Reserva
2.1.1.4. CTA./REGISTRO/FACTURACIÓN/CCC
2.1.1.4.1. ANTICIPOS DONACIONES
2.1.1.4.1.555 Prov./Ing./Bec/Educa
2.1.1.4.1.999 Prov./Ing./Bec/Mi Ahijado
2.1.1.4.2. CUENTAS X PAGAR/BECAS APOYO
2.1.1.4.2.666 C*P/Cobranza/Becas/Apoyo
2.1.1.4.2.777 C*P/Su Cambio por el Cambio
3. PATRIMONIO
3.1. PATRIMONIO
3.1.1. PATRIMONIO
3.1.1.1. PATRIMONIO
3.1.1.1.1. CAPITAL
3.1.1.1.1.001 Fondo de Operación
3.1.1.1.1.002 Valor donaciones recibidas
3.1.1.1.2. PATRIMONIO DISPONIBLE
3.1.1.1.2.000 Excedente /Ejercicio 2000
3.1.1.1.2.001 Excedente /Ejercicio 2001
3.1.1.1.2.002 Excedente /Ejercicio 2002
3.1.1.1.2.003 Excedente /Ejercicio 2003
3.1.1.1.2.004 Excedente /Ejercicio 2004
3.1.1.1.3. PATRIMONIO RESTRINGIDO
3.1.1.1.3.001 Patrimonio Edificios
55

3.1.1.1.3.002 Patrimonio Muebles y Enseres
3.1.1.1.3.003 Patrimonio Equipos de Computación
3.1.1.1.3.004 Patrimonio Equipos de Oficina
3.1.1.1.3.005 Patrimonio Material Montessori
3.1.1.1.3.006 Patrimonio Licencias y software
4. INGRESOS
4.1. INGRESOS
4.1.1. INGRESOS
4.1.1.1. INGRESOS BECAS / APORTES
4.1.1.1.1. INGRESOS BECAS PADRINOS
4.1.1.1.1.555 Ingresos /Becas /Educa
4.1.1.1.1.999 Ingresos /Becas /Mí ahijado
4.1.1.1.2. INGRESOS APORTES DONACIÓN
4.1.1.1.2.555 Ing./Aporte /Educa
4.1.1.1.2.888 Ing./Aporte /FDH/ Operación
4.1.1.1.2.999 Ing./Aporte /Varios
4.1.1.1.3. DEVOLUCIONES BECAS Y APORTES
4.1.1.1.3.777 Devo /Val /Becas /Apoyo
4.1.1.1.3.888 Devo /Val/ Mi /Ahijado
4.1.1.1.5. INGRESOS PENSIONES ESCUELA
4.1.1.1.5.222 Ing./Pensiones /Escuela
4.2. OTROS INGRESOS
4.2.1. OTROS INGRESOS
4.2.1.1. OTROS INGRESOS
4.2.1.1.1. OTROS INGRESOS
4.2.1.1.1.120 Otros Ingresos
4.2.1.1.1.121 Otr /Ing /Ventas /Almacén
4.2.1.1.1.122 Otr./Ing /Comis./Adm./Becas /Apoyo
4.2.1.1.1.123 Otr/Ing /IXP /NET
4.2.1.1.1.124 Otr/Ing/Comis/5% Becas Diners
4.2.1.1.1.125 Otr/Ing/Redondeo/Sukasa
56

4.3.
INGRESOS FINANCIEROS
4.3.1. INGRESOS FINANCIEROS
4.3.1.1. INGRESOS FINANCIEROS
4.3.1.1.1. INGRESOS FINANCIEROS
4.3.1.1.1.035 Int.ganado saldo cta.ahorro US
5. GASTOS/DONACIONES/BECAS
5.0. GASTOS/DONACIONES/BECAS
5.0.1. GASTOS/DONACIONES/BECAS
5.0.1.1. GASTOS/DONACIONES/BECAS
5.0.1.1.1. GASTOS/DONACIONES/BECAS
5.0.1.1.1.001 Donación / Zapatos
5.0.1.1.1.002 Donación / Pensiones
5.0.1.1.1.003 Donación / Matriculas
5.0.1.1.1.004 Donación/Prof./Especiales
5.0.1.1.1.005 Donación / Útiles
5.0.1.1.1.006 Donación / Textos
5.0.1.1.1.007 Donación/Uniforme/Diario
5.0.1.1.1.008 Donación/Uniforme/Edu.Fisica
5.0.1.1.1.009 Donación/Transporte
5.0.1.1.1.010 Donación/Gastos/Navidad
5.0.1.1.1.012 Donación/Becas/directas/Niños
5.0.1.1.1.013 Donación/Talleres/Capacitación
5.0.1.1.1.014 Donación/Navidad/Niños
5.0.1.1.1.015 Donación / Lentes
5.0.1.1.1.016 Donación/Niños/Salud Integral
5.0.1.1.1.017 Donación/Padre/Higinio/Canasta
5.0.1.1.1.018 Donación/Oficina/Canastas
5.0.1.1.1.019 Donación/Atenc/Medica/Medicinas
5.0.1.1.1.020 Donaciones/Proyecto/Apoyo
5.1. GASTOS DE OPERACIÓN FDH
5.1.1. GASTOS/OPERACIÓN
57

5.1.1.1. GASTOS DE PERSONAL
5.1.1.1.1. REMUNERACIONES FDH
5.1.1.1.1.121 Sueldos
5.1.1.1.2 Gastos
5.1.1.1.2.122 Transporte
5.1.1.1.2.123 Decimotercero Sueldo
5.1.1.1.2.124 Decimocuarto Sueldo
5.1.1.1.2.125 Vacaciones
5.1.1.1.2.126 Horas Extras
5.1.1.1.2.127 Aporte Patronal/IECE/SECAP
5.1.1.1.2.128 Fondos de Reserva
5.1.1.1.2.129 Bonos
5.1.1.1.2.130 Alimentación
5.1.1.1.2.131 Uniformes
5.1.1.1.2.132 Capacitación
5.1.1.1.2.133 Reuniones y Agasajos
5.1.1.1.2.134 Indemnizaciones Laborales
5.1.1.1.2.135 Servicios Ocasionales
5.1.1.1.2.136 Tarjeta Comisariato
5.1.1.1.2.137 Seguro Vida Administración
5.1.1.2. GASTOS GENERALES FDH
5.1.1.2.1. OPERATIVOS FDH
5.1.1.2.1.301 Gastos Legales
5.1.1.2.1.302 Arriendo Instalaciones
5.1.1.2.1.303 Energía Eléctrica y Agua
5.1.1.2.1.304 Útiles de Oficina
5.1.1.2.1.305 Instalaciones y Adecuaciones
5.1.1.2.1.306 Membresías/Suscripciones/Afiliaciones
5.1.1.2.1.307 Honorarios Profesionales
5.1.1.2.1.308 Publicidad y Propaganda
58

5.1.1.2.1.309 Útiles Aseo/Limpieza/Cafetería
5.1.1.2.1.310 Mant.Muebles y Enseres
5.1.1.2.1.311 Mant.Equipo Computación
5.1.1.2.1.312 Servicios de Imprenta
5.1.1.2.1.313 Comunicac/Teléfonos e Internet
5.1.1.2.1.314 Capacitación / talleres
5.1.1.2.1.315 Reuniones/Direct/Asambleas FDH
5.1.1.2.1.316 Copias Documentos
5.1.1.2.1.317 Otros gastos generales
5.1.1.2.1.318 Movilización /Manten. /transporte /vehículo
5.1.1.2.1.319 Llamadas tele / almuerzos voluntarios
5.1.1.2.1.320 Gastos Navidad
5.1.1.2.1.321 Donaciones y regalos
5.1.1.2.1.322 Servicios Ocasionales
5.1.1.2.1.323 Comisiones/Becas/Otros Aportes
5.1.1.2.2. GASTOS DE INVERSIÓN
5.1.1.2.2.324 Gastos Inversión / equipo de Computación
5.1.1.2.2.325 Gastos Inversión Licencias y Software
5.2. GASTOS OPERACIÓN ESCUELA
5.2.1. GASTOS OPERACIÓN ESCUELA
5.2.1.1. GASTOS PERSONAL ESCUELA
5.2.1.1.1. REMUNERAC. Y BENEF.SOCIALES
5.2.1.1.1.001 Esc /Sueldos
5.2.1.1.1.002 Esc /Transporte
5.2.1.1.1.003 Esc /Horas /Extras
5.2.1.1.1.004 Esc /Décimo Tercer Sueldo
5.2.1.1.1.005 Esc /Décimo Cuarto Sueldo
5.2.1.1.1.006 Esc /Vacaciones
5.2.1.1.1.007 Esc /Apte Patronal/IECE/SECAP
5.2.1.1.1.008 Esc /Fondos Reserva
5.2.1.1.1.009 Esc /Uniformes
59

5.2.1.1.1.010 Esc /Capacitación
5.2.1.1.1.011 Esc /Tarjeta Comisariato
5.2.1.1.1.012 Esc /Bonos
5.2.1.1.1.013 Esc /Seguro /Vida
5.2.1.1.1.014 Esc /Gto /Viajes
5.2.2. GASTOS GENERALES ESCUELA
5.2.2.1. OPERATIVOS ESCUELA
5.2.2.1.1. GASTOS GENERALES
5.2.2.1.1.001 Esc /Granja
5.2.2.1.1.002 Esc /Ener.El /Agua /Gas
5.2.2.1.1.003 Esc /Teléfono /Escuela
5.2.2.1.1.004 Esc /Útiles Oficina
5.2.2.1.1.005 Esc/Moviliza/Gasol/Mant.Veh.
5.2.2.1.1.006 Esc/Movilizac/I.Moreno
5.2.2.1.1.007 Esc/Util.Aseo/Cafetería
5.2.2.1.1.008 Esc/Implem/Vajilla
5.2.2.1.1.009 Esc/Capac/Libros Formación
5.2.2.1.1.010 Esc/Mantenimiento/Insta/Adecuaciones
5.2.2.1.1.011 Esc/Repar/Muebles y Enseres
5.2.2.1.1.012 Esc/Gastos Navidad
5.2.2.1.1.013 Esc/Gastos Legales
5.2.2.1.1.014 Esc/Honorarios Prof.
5.2.2.1.1.015 Esc/Curso/Montessori
5.2.2.1.1.016 Esc/Servicios/Ocasionales
5.2.2.1.1.017 Esc/Manten/Equipo/Computación
5.2.2.1.1.018 Esc/Gasto/Arriendo
5.2.2.1.1.019 Esc/Gtos/Médicos
5.2.2.1.1.020 Esc/Reuniones/Agasajos
5.2.2.1.1.021 Esc./Inter./Mult./Pagos / varios
5.2.2.1.1.022 Esc/Matricula/Vehiculo/Ma.del Carmen Ortiz
5.2.2.1.2. GASTOS DE INVERSIÓN ESCUELA
60

5.2.2.1.2.023 Esc /Gto/Inversión/Adición/Construc/Edif.
5.2.3. GASTOS DIRECTOS NIÑOS ESCUELA
5.2.3.1. GASTOS DIRECTOS NIÑOS
5.2.3.1.1. GASTOS NIÑOS ESCUELA
5.2.3.1.1.001 Esc/Alim/Niños
5.2.3.1.1.002 Esc/Zapatos/Unif/Niños
5.2.3.1.1.003 Esc/Refrig./Mingas
5.2.3.1.1.004 Esc /Mater/Aulas
5.2.3.1.1.005 Esc/Gtos/Medic/Niños
5.4. GASTOS FINANCIERO
5.4.1. GASTOS FINANCIERO
5.4.1.1. GASTOS FINANCIERO
5.4.1.1.1. GASTOS FINANCIERO
5.4.1.1.1.001 Gastos Bancarios
5.4.1.1.1.002 Comisión 5% Becas Diners
El Departamento de Contabilidad cuando realice modificaciones, aperturas o
eliminación de cuentas del Plan General de Cuentas, debe comunicar
inmediatamente al Tesorero o a la persona responsable de los registros contables
indicando las causas y los efectos que se producirán.
TRANSACCIONES COMERCIALES PARA LA FDH
DOCUMENTOS
La Fundación “Dejemos Huellas”, realizará sus transacciones comerciales a través
de bienes o servicios, la información será obtenida mediante documentos de
origen o fuente, esta documentación servirá como soporte contable para el registro
y verificación en el momento requerido.
NOTAS DE VENTA
Es un documento que la empresa vendedora entrega al comprador (Fundación
“Dejemos Huellas”); Por la adquisición de bienes los que son utilizados por
61

pequeños negocios, en los que el comprador no necesariamente requiere de una
factura, por ser el consumidor final.
FACTURAS
La Fundación “Dejemos Huellas”, necesariamente utiliza facturas para sus
transacciones de servicios en las que se encontrarán detallados los siguientes
requisitos:
- La Razón Social y otros datos de identificación de la FDH.
- Nro. de Autorización del SRI
- Lugar y Fecha
- Identificación del Cliente
- Descripción, nombre del servicio
- Cantidad, número de unidades que se factura
- Precio Unitario
- Valor Total
- Descuentos en caso de existir
- Impuesto al valor Agregado
- Firmas de Legalización
- Pie de Imprenta
NOTA DE CRÉDITO BANCARIAS
Documento mediante el cual nos hacen conocer a la FDH, la razón por la cual se
acredita un valor a la cuenta ya sea de ahorros o corriente.
- Intereses ganados sobre saldos
- Depósitos
- Donaciones
- Transferencias
NOTA DE DÉBITO BANCARIAS
Documento mediante el cual nos hacen conocer a la FDH, la razón por la cual se
debita un valor a la cuenta ya sea de ahorros o corriente.
62

- Cheques protestados
- Servicios Bancarios como por ejemplo Estado de Cuenta Corriente,
Emisión de Chequera, Intereses en sobregiros ocasionales.
CHEQUE
La Fundación “Dejemos Huellas”, emitirá un documento de orden de pago en
efectivo por una cierta cantidad y a favor de un beneficiario que pagará un banco
cuando esté bien girado y tenga fondos.
Se sugiere que para efectos contables de la Fundación “Dejemos Huellas”, se
elaboren los Comprobantes de Ingresos, de Egresos y de Diario, para registrar
cada uno de los movimientos económicos que realicen.
COMPROBANTE DE EGRESO O DE PAGO:
Este comprobante se utiliza para registrar todas las salidas de dinero mediante
cheques, de las cuentas bancarias institucionales. Es importante que en este
documento se realice la contabilización correspondiente y la afectación al
Programa o Fondo y al Rubro o Rubros Presupuestarios. Entre los datos más
importantes que deben contener estos comprobantes están: numeración
preimpresa, lugar y fecha, número del cheque, nombre del banco, nombre del
beneficiario, número de cédula o RUC, dirección domiciliaria, concepto por el
cual se efectúa el pago; los códigos de las cuentas, los nombres de las cuentas y
los valores del Debe y el Haber; las firmas de contabilizado, revisado, aprobado y
por último, la firma del beneficiario del pago.
COMPROBANTE DE INGRESO:
Este comprobante será utilizado para registrar todos los ingresos de dinero en
efectivo o cheques a las cuentas bancarias Institucionales, al igual que el
comprobante de egreso, éste debe ser elaborado el momento de recibir las
papeletas de depósito correspondientes. Todos los ingresos de efectivo a caja
deben ser respaldados mediante los respectivos recibos de caja.
63

Los Comprobantes de Ingreso deben ser documentos prenumerados y deben
contener, entre los datos más importantes: lugar y fecha, nombre de la persona
que entrega los fondos, el registro del dinero si fue recibido en efectivo o en
cheque, nombre del banco si fue en cheque, código del programa afectado, el
código del rubro o rubros presupuestarios afectados, concepto por el cual ingresan
los fondos, una columna con los códigos de las cuentas, el nombre de las cuentas,
los valores al Debe y al Haber; las firmas de contabilizado, revisado y aprobado;
las firmas de recibí conforme.
COMPROBANTES DE DIARIO:
Este comprobante se utiliza para el registro de las transacciones que no
corresponden a un Comprobante de Pago o de Ingreso; es decir, en él se anotan
los asientos por ajustes contables, para registrar los créditos y los débitos
bancarios, las transferencias bancarias y las compras y ventas de moneda
extranjera. Al igual que los comprobantes anteriores, los datos básicos que debe
contener son: número preimpreso, fecha del asiento contable, código de las
cuentas contables, nombre de las cuentas, valores del Debe y del Haber; y, las
firmas de elaborado, aprobado y contabilizado.
LIBRO MAYOR O MAYORIZACIÓN:
Se encarga del control de todas las cuentas principales; con la finalidad de agrupar
y verificar los valores de las cuentas que aparecen en el libro diario. Actualmente
se agrupan los mayores en orden, es decir las cuentas de Activo, Pasivo,
Patrimonio, Ingresos y Gastos; esto facilita la formulación de los Estados
Financieros.
En la Fundación “Dejemos Huellas”, actualmente la mayorización es automática
por el sistema contable CIAD que llevamos la información contable.
BALANCE DE COMPROBACIÓN
Es un listado o resumen de todas las cuentas que han intervenido en un ejercicio
económico, con su respectiva sumatoria de los movimientos.
64

La sumatoria de las cuentas del debe como las del haber deben ser exactamente
iguales, esto por el principio de la partida doble, las sumas de los saldos deudores
y acreedores también serán iguales.
AJUSTES DE CUENTAS
La Fundación “Dejemos Huellas”, después de la obtención del Balance de
Comprobación previa revisión de los Directivos de la fundación procederá a
indicar a la contadora que realice los ajustes necesarios si los hubiere, en nuestro
caso realizamos mensualmente los ajustes.
ESTADOS FINANCIEROS
Estado de Resultados Pérdidas y Ganancias
Establece el resultado económico, (Pérdidas y Ganancias o de Resultados), para
nosotros es muy importante porque mediante ellos podemos establecer si hemos
cumplido con nuestro objetivo.
ESTADO DE SITUACIÓN
Demuestra la situación financiera de la FDH al cierre del ejercicio contable o al
inicio según el caso, es decir refleja cual es el monto de activos, el de las
obligaciones con terceros y el valor del patrimonio de la Fundación “Dejemos
Huellas”.
ESTADOS DE FLUJO DE EFECTIVO
Para la Fundación es de vital importancia demostrar el comportamiento del
dinero efectivo, con el objeto de no ocasionar desequilibrios económicos y poder
cumplir con todas nuestras obligaciones adquiridas.
ESTADO DE SUPERÁVIT
Nos indica las variaciones retenidas de años anteriores, este Estado es requerido
por los miembros de la asamblea general que conforman la fundación, donde
analizan si estamos o no cumpliendo con las metas establecidas de cada proyecto.
65

ANÁLISIS FINANCIERO
Se refiere a la evaluación y diagnóstico administrativo, financiero y contable de la
FDH, mediante la relación de ciertos índices que permite analizar con objetividad
el comportamiento de las cuentas que interesa conocer, para la toma oportuna de
decisiones.
PROCEDIMIENTOS
REGISTROS CONTABLES PARA LA FDH
Las funciones de la Contabilidad son:
A.- Analizar y clasificar
B.- Registrar
C.- Resumir las actividades y como consecuencia de estas actividades medir los
efectos producidos en los proyectos de la Fundación “Dejemos Huellas”.
Los registros contables:
Los registros contables recomendados, para detallar las operaciones que
diariamente realizan la Fundación “Dejemos Huellas”, son los siguientes:
Registro De Caja:
En este registro se detallan cronológicamente todos los débitos y créditos
aplicados a la Cuenta Caja, es conveniente disponer de la columna de Saldos que
permite obtener diariamente los valores disponibles en esta cuenta.
Registro De Bancos:
En este registro se detallan todos los ingresos, los egresos y los saldos del dinero
de las cuentas bancarias institucionales. Cada programa o proyecto que se
encuentre ejecutando contará con su Cuenta Bancaria independiente, el buen
manejo del registro de Bancos va a proporcionar diariamente la información
referente a los saldos disponibles, evitando sobregiros y problemas bancarios.
66

Registro De Diario (Libro Diario):
Este registro permite la anotación diaria de todas las transacciones u operaciones
realizadas por la institución a través de los Comprobantes de Ingreso, Egreso y
Diario.
Registro De Control Presupuestario:
Este registro consiste en la anotación detallada de los valores que han sido
"afectados" a los diferentes presupuestos manejados en la Institución. Para cada
partida o subpartida presupuestaria, es necesario abrir un registro que detalle los
ingresos recibidos para financiar cada actividad programada en el presupuesto, los
egresos aplicados a este rubro y el saldo de fondos existentes en el rubro.
Toda transacción que se realice, cualquiera que sea su naturaleza, si ha de ser
registrada en los libros contables debe ser confirmada por escrito y para ello,
utilizará, como se había mencionado, los comprobantes de ingreso, egreso o de
diario, donde quedarán detalladas las operaciones, los elementos que en ella han
intervenido y los derechos y obligaciones que se derivan de las mismas; de esta
manera, se evitarán las dudas, las malas interpretaciones y los motivos de muchas
cuestiones legales.
De igual manera, los documentos de respaldo de las operaciones involucradas
quedarán archivados junto a los comprobantes de ingreso, de egreso o diario, a fin
de darle mayor consistencia a las operaciones. El análisis y la clasificación exigen
un procedimiento ordenado y la contabilidad trata de disponer bajo clasificaciones
predeterminadas un conjunto de acontecimientos que tienen lugar diariamente en
la Fundación “Dejemos Huellas”, de esta manera es mucho más fácil entender e
interpretar los registros.
Todo este gran volumen de operaciones clasificadas rinde su utilidad al
resumirlos, ya que no es solamente una operación, sino la suma de todas las
operaciones de un día, de una semana, de un mes o de un año.
Algunos resúmenes de los registros contables pueden hacerse con cierta
frecuencia y otros a grandes intervalos. Por ejemplo, es conveniente conocer a
67

diario el resumen de las operaciones que realiza Caja, mientras que el resumen
que se refiere a los activos fijos pueden hacerse trimestralmente o semestralmente
como una manera de control patrimonial.
LAS ACTIVIDADES DE LA FUNDACIÓN DEJEMOS HUELLAS “FDH”
LAS PODEMOS REPRESENTAR DE LA SIGUIENTE MANERA
- OPERACIONES DIARIAS:
Registro del movimiento diario a través de los Comprobantes de Ingreso, Egreso y
Diario.
Control del movimiento de Caja y Bancos, arqueo y determinación de saldos.
- INFORMES MENSUALES:
Balance General
Informes por partidas y subpartidas presupuestarias por proyectos o programas.
Detalle de pagos realizados
Liquidación de fondos disponibles por proyectos o programas
Conciliaciones bancarias (semanales para un mejor control del disponible)
Ajustes Contables
Flujo de Efectivo
- INFORMES ANUALES:
Balance General
Informes Externos de la Fundación “Dejemos Huellas”.
Informes Internos de la Fundación “Dejemos Huellas”.
Estado de Resultados
INFORMES FINANCIEROS DE LA FDH
El sistema de Contabilidad tiene un producto final en la información financiera, es
decir, en el conjunto de datos debidamente ordenados y que vienen a ser datos
68

epresentativos del valor que, en un momento dado, tienen los distintos
componentes de la situación patrimonial de la Fundación “Dejemos Huellas”.
Entre los documentos informativos más importantes para determinar la marcha y
la situación económica y financiera de la Fundación “Dejemos Huellas”, figuran
los Balances (Situación y Resultados).
Por medio de los Balances se comprueba si han sido trasladados al libro mayor
todos los asientos de diario y si en este están todas las anotaciones de los libros
auxiliares, ya que así se conoce si la situación financiera de la Fundación
“Dejemos Huellas”, es buena o mala, y por tanto, si está en capacidad de
desarrollar los proyectos y programas en forma normal o con dificultades.
Para elaborar los informes mensuales, es necesario saber primero que es un
presupuesto, el mismo que debe ser elaborado y sometido a un detenido y
minucioso estudio, para que no existan complicaciones conforme se vayan
realizando los objetivos y metas trazadas por la Fundación “Dejemos Huellas”.
"El presupuesto es un plan que permite valorar en términos monetarios y en forma
anticipada las operaciones de la institución, con el fin de poder controlar, y
posteriormente evaluar la eficiencia en el manejo de los recursos", pero no
solamente debe limitarse a la evaluación de los objetivos, sino que comprende
además la medición de lo realizado versus las previsiones y las diferencias entre
ambos, y como consecuencia de ello el desencadenamiento de acciones
correctivas con miras a establecer el equilibrio entre lo real y lo presupuestado,
entonces, presupuestar consiste en poner bajo control las actividades de la
Fundación “Dejemos Huellas”, habiendo sido dicha actividad objeto de una
previsión.
El presupuesto se elabora en base al plan de trabajo de los proyectos o programas
que va a desarrollar la institución en un período determinado; de conformidad con
el Plan de Cuentas institucional, se proveen para cada partida o subpartida
69

presupuestaria, todos los gastos en los que se incurrirá para ejecutar las
actividades.
Si se tiene en consideración que el presupuesto es el elemento básico para la
buena marcha de la Fundación “Dejemos Huellas”, y también de la aplicación
correcta de la contabilidad y de la administración financiera, quedará justificado el
criterio de que el presupuesto como instrumento de control debe ser fruto de un
estudio detenido.
TRATAMIENTO PARA REGISTROS CONTABLES Y EFECTIVO
El Asistente Contable contabilizará diariamente todos los documentos que
impliquen un ingreso o salida de dinero, egreso, débitos, créditos, etc. los cuales
deben estar debidamente sustentados con documentos que reúnan los requisitos
fiscales y tributarios así como, las autorizaciones de los funcionarios del Programa
o Proyecto específico.
El Departamento de Contabilidad autoriza todos los documentos en señal de
conformidad con la documentación sustentatoria.
Ningún documento será pagado y registrado por el asistente contable, si no cuenta
con la autorización del Departamento de Contabilidad, previo chequeo y/o
verificación del saldo presupuestario, salvo aquellos que se originen por las
liquidaciones de remuneraciones y Beneficios Sociales, que competen al
Departamento de Administración o de Personal.
Al efectuar el pago de alguna obligación derivada por prestación de servicios
personales, el asistente contable está en la obligación de deducir los impuestos
que causare este pago y que deberán ser consignados en el Departamento de
Contabilidad al momento de autorizar el pago, esto quiere decir que el
Departamento de Contabilidad ordenará a la persona que realice los pagos el
importe que deberá retener por impuestos.
70

Todas las obligaciones a ser canceladas por Caja deben estar debidamente
autorizadas por el Director Ejecutivo y el Administrador, o alguna persona de
reemplazo en caso de ausencia de alguno de ellos.
Todos los cheques emitidos deben necesariamente ser firmados por mínimo dos
personas, una de ellas será obligatoriamente la del Director Ejecutivo y la otra
podrá ser del Administrador, Tesorero o algún miembro del Consejo Directivo,
asignado en Asamblea de Socios.
Toda la documentación relativa a anticipos de remuneraciones, préstamos
personales y otros pagos al personal que estén directamente relacionado con las
remuneraciones, deben contar necesariamente con el Visto Bueno del Director
Ejecutivo.
Aspectos administrativos
A). Ingresos de caja:
Todos los comprobantes de ingresos deben ser pre-numerados en original y dos
copias, el original será archivado con el recibo de ingreso de caja, la primera copia
será archivada en el control de documentos de cada Programa o Proyecto afectado
y la segunda copia será entregada al depositante en ese instante.
- Todos los cheques que se reciban deben ser girados a nombre institucional.
- Todo cheque ingresado por caja debe ser inmediatamente cruzado y
endosado mediante una leyenda que explique a qué cuenta será
depositado, de qué Banco y el nombre del titular de la cuenta.
- No se permitirá al Asistente Contable recibir dinero o valores en custodia,
que no hayan sido previamente autorizados por el Director Ejecutivo.
PROCESO
El comprobante de ingreso deberá constar de:
- Fecha, la correspondiente a la transacción.
71

- Concepto, deberá constar el detalle de la empresa o persona que realiza
el pago o donación.
- Código, consta de la cuenta del mayor auxiliar para realizar el registro
contable de acuerdo al Plan de Cuentas.
- Detalle, se refiere al nombre de la cuenta del mayor auxiliar y el
detalle de la empresa o persona que realiza el pago o abono.
- Débito, se anotarán los valores respectivos a las cuentas deudoras, se
refiere al valor monetario que ingresa a la Cuenta Bancaria, es decir el
valor que ingresamos a caja para el registro contable.
- Crédito, se anotarán loa valores respectivos a las cuentas acreedoras.
- Elaborado, nombre de la persona que elabora el registro contable.
- Revisado, responsable de revisar el registro contable.
B). Egresos de caja:
- Todos los fondos depositados en las cuentas bancarias el mismo día o
máximo 24 horas hábiles después que ocurre la operación.
- La persona encargada de realizar los depósitos bancarios debe verificar los
datos de la papeleta de depósito y firmar en ella en señal de haber recibido
a satisfacción los valores que se mencionan en ella.
- Las copias de las papeletas de depósito con el sello del recibidor del
Banco, deben ser entregadas el mismo día del depósito al Asistente
Contable, para sustentar los asientos contables por el traspaso de la Caja a
Bancos.
Los egresos de todas las operaciones realizadas por caja deben ser pagadas con
cheque, para facilitar el control interno, excepto los pagos menores de caja chica.
Los pagos con cheques se efectuarán en los siguientes casos:
- Las Facturas, Notas de Venta y Comprobantes de liquidación de compras
y prestación de servicios presentados por los Proveedores, que sean
presentados cumpliendo con lo señalado en el reglamento de la
Facturación del Servicio de Rentas Internas.
72

- La documentación correspondiente al pago de proveedores debe ser
entregado al departamento de Contabilidad al día siguiente para su registro
y archivo correspondiente.
- La reposición o reembolso de compras efectuadas por el personal,
referente a materiales, útiles de oficina, de aseo, etc. que estén
debidamente autorizados.
- Las reposiciones o reembolsos de los gastos de viaje en el país o fuera de
él y los gastos de representación que sean autorizados debidamente por el
Director Ejecutivo.
- Las reposiciones del fondo de Caja Chica; el Asistente Contable adjuntará
la planilla de liquidación y reposición del fondo de Caja Chica sustentada
con los documentos de gastos.
- Los pagos de servicios de electricidad, teléfonos, agua, retenciones
fiscales, tributos, impuestos municipales, etc. serán cancelados en las
fechas de su vencimiento.
C). Cierre de caja:
- El Asistente Contable debe registrar todos los movimientos de Caja
efectuados durante el día en el parte diario de ingresos y en el parte diario
de pagos, en este último formato se establecerá el saldo de Caja.
- El cierre de Caja tendrá definida una hora específica, toda operación de
ingreso y/o egreso de Caja, posterior al horario establecido de cierre, serán
considerados como operaciones fuera de hora y con fecha de registro del
día siguiente.
D). Control de giro de cheques:
<
- El Asistente Administrativo - Contable llevará un control de la adquisición
de las chequeras y verificará la numeración correlativa y la cantidad de los
cheques.
- Se girarán los cheques atendiendo el orden correlativo de los mismos, en
caso de anulación de un cheque, se debe registrar en el parte diario de Caja
73

con la palabra ANULADO, en la cual debe incluirse el cheque original
que lleve un sello de ANULADO y será perforado para mayor seguridad.
- Todo cheque será emitido con un Comprobante Contable de Pago o
Egreso, el mismo que en forma obligatoria se llenará los datos requeridos
en el formato.
E). Normas generales de caja para la FDH
- Todo documento y comprobante que haya sido cancelado por el Asistente
Contable, debe ser sellado inmediatamente con la palabra PAGADO o
CANCELADO.
- El Departamento de Contabilidad podrá realizar arqueos de caja en forma
sorpresiva y periódica, cuando lo considere conveniente.
- Cualquier diferencia en el arqueo de caja que sea detectado, será
notificado inmediatamente al Director Ejecutivo para la toma de medidas
convenientes en coordinación del Departamento de Contabilidad, para que
se efectúen los asientos de ajuste respectivos.
CONCILIACIONES BANCARIAS
Para la Fundación “Dejemos Huellas”, realizar la conciliación bancaria es muy
importante porque nos permite controlar el movimiento económico de la
Fundación; es decir verificar el saldo que envía un banco en el Estado de Cuenta
Corriente, que coincida con el saldo que tenemos en el libro bancos; estos saldos
generalmente no van ha ser iguales, porque existen cheques girados y no
cobrados, depósitos en tránsito, etc.
De igual manera se procede a realizar la conciliación bancaria de la Cuenta de
Ahorro de la Fundación, el movimiento de la cuenta lo verificamos a través de la
libreta de ahorros o ingresando a la página de Internet del banco
www.produbanco.com.
74

PROCEDIMIENTO DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS
- Se realizará la conciliación bancaria cada viernes, el Estado de Cuenta se
bajarán del Internet cuando fuese necesario.
- Se registrara las notas de débito y crédito en el libro diario conforme
aparezcan en el Estado de Cuenta Corriente o de Ahorro.
- Se llevará un control diario de los cheques girados y no cobrados.
CONTROL INTERNO DE FONDOS PARA CAJA CHICA
Según Berrocal Aquilino mediante la publicación titulada Administración
Contable y Control Interno, SASE Ediciones, Lima Perú, Julio 1992, los fondos
en efectivo administrados mediante la Caja Chica, deben regularse de manera
precisa con el fin de evitar el mal uso de estos recursos, en tal virtud, se hacen las
siguientes observaciones:
El fondo de Caja Chica es aquel que está constituido por un importe fijo de dinero
en efectivo, cuyos montos son autorizados de acuerdo con los requerimientos de
la Fundación, su uso está destinado exclusivamente para realizar gastos menores e
imprevistos, los cuales no han sido considerados para las emisiones de las órdenes
de compra por reducido valor; sin embargo estos gastos son considerados dentro
de los presupuestos aprobados por las entidades donatarias.
- El Asistente Administrativo - Contable, y la Directora de la Escuela serán
las únicas responsables de administrar correctamente el Fondo de Caja
Chica, racionalizando el buen uso del dinero en efectivo. La apertura del
Fondo de Caja Chica, así como los incrementos, disminución o
eliminación del fondo se efectuarán previa aprobación del Director
Ejecutivo.
- Cada egreso realizado con este fondo debe ser sustentado mediante
comprobantes válidos que reúnan los requisitos fiscales y tributarios.
75

- Sólo se atenderán desembolsos en efectivo cuando se trate de
adquisiciones de importes menores cuyo monto máximo de cada pago no
exceda al previamente fijado que es de $1.00 hasta $30.00. Estos
desembolsos en efectivo serán realizados para cubrir conceptos varios
tales como movilización local, peajes, refrigerios, materiales de oficina,
útiles de aseo y limpieza, etc.
- La autorización para la adquisición de un bien o servicio corresponde a la
máxima autoridad administrativa. El encargado, para efectuar los pagos
con fondos de Caja Chica debe verificar que todos los documentos tengan
la firma de los funcionarios autorizados.
- La rendición documentada del fondo de Caja Chica debe ejecutarse con la
sustentación de los comprobantes de pago que en ella se adjuntan. No se
debe aceptar comprobantes justificativos que en su contenido sólo
describan conceptos generales como "por consumo" o "por ventas varias"
o "servicios diversos".
- La Asistente Administrativa - Contable, y la Directora de la Escuela al
presentar su rendición del gasto en efectivo, llenará la Planilla de Caja
Chica especialmente diseñada para este fin, en forma detallada.
- El formato de Planilla para Liquidación del Fondo de Caja Chica debe
confeccionarse en original y copia, el original y los documentos
justificativos de los gastos para ser entregados al Departamento de
Contabilidad para su registro contable y la copia para su archivo y control
correlativo.
- La reposición del fondo de Caja Chica consiste en girar en forma oportuna
un cheque a nombre de la persona encargada de llevar caja chica, quien es
el único responsable del manejo de los fondos, por un valor igual al valor
total gastado, previamente el Departamento de Contabilidad debe verificar
la suma y si los documentos que se acompañan reúne los requisitos
necesarios tanto fiscales como tributarios, y que en cada documento tenga
el sello de cancelado o pagado.
76

- Cuando se tenga utilizado un aproximado al 70% del fondo de la Caja
Chica, se debe pedir su reposición para evitar quedar sin dinero mientras
se realiza el trámite de reintegro de fondos.
- Las autorizaciones escritas que modifiquen los montos asignados para
Caja Chica debido a incrementos o reducciones deben ser archivadas y con
la copia de las mismas se contabilizarán en el momento que se produzca
esta variación, dando consistencia y validez al asiento contable realizado.
- Los arqueos que el Departamento de Contabilidad realice deben efectuarse
en forma sorpresiva y periódica, cualquier anormalidad debe ser
comunicada por escrito a la Directora Ejecutiva para tomar medidas
correctivas administrativas y contables.
CONTROL INTERNO PARA COMPRAS Y ADQUISICIONES:
- El Director Ejecutivo tiene la facultad de autorizar compras de bienes y
servicios hasta por los montos determinados por el Directorio. Las
autorizaciones y ejecuciones de compras deben estar en función del
presupuesto aprobado por las entidades donatarias.
- Las compras que excedan los límites determinados por el Directorio,
deben ser aprobados por esta instancia.
- Toda compra será motivo de una solicitud escrita; esta debe ser enviado al
Director Ejecutivo y/o a la persona encargada de la administración de la
Fundación para su evaluación y aprobación, cabe señalar que no existe un
monto definido porque depende de las necesidad de la Fundación.
Toda solicitud de compra debe contar con los siguientes requisitos:
- La finalidad para la cual será destinada dicho equipo o material,
especificaciones detalladas del bien requerido para ubicar los proveedores
más adecuados, si se tratan de materiales o equipos especiales será
conveniente presentar los posibles proveedores para facilitar el trámite de
compra, se debe indicar si la compra está detallada en el presupuesto
77

aprobado, se debe establecer el grado de urgencia y prioridad de la
compra, se indicará la fecha límite para la adquisición y contendrá la firma
de responsabilidad de la persona que solicita la compra y de su jefe
inmediato.
- La persona o comisión encargada de compras, al receptar esta solicitud de
compras debe obtener por lo menos tres cotizaciones o profórmas, luego
de lo cual se realizará un estudio comparativo de las propuestas que
encuadren en los requisitos técnicos solicitados por el usuario a fin de
evitar problemas futuros sobre calidad y especificaciones, luego se
someterá al Director Ejecutivo para que realice la aprobación final de la
compra.
- Luego de aprobada la propuesta más conveniente, se realizará la Orden de
Compra al proveedor exigiéndole el respeto a las condiciones estipuladas
en ella. El momento de la recepción del equipo comprado al proveedor, se
debe realizar una examen minucioso para comprobar que las
características y estipulaciones técnicas sean las correctas, luego de lo cual
se recibirá el equipo mediante la firma de una Acta de Entrega y
Recepción, en la que debe constar cualquier defecto menor que no
inhabilite el material recibido y que pueda ser subsanada por el proveedor,
caso contrario no se debe aceptar el material o equipo deficiente.
- Los documentos de sustentación de las adquisiciones de bienes y servicios
se sujetarán a lo dispuesto por el Servicio de Rentas Internas en lo
relacionado con la emisión de comprobantes válidos.
- Todo servicio ocasional o permanente de profesionales, se los debe
realizar mediante "contratos civiles de prestación de servicios", los
mismos que deben se firmados y autorizados por el Director Ejecutivo, en
base a lo que establece el Código Civil para la celebración de estos
instrumentos contractuales.
78

5.1 CONCLUSIONES
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
- Conforme al planteamiento del problema sus antecedentes históricos y la
situación actual de la FDH se procedió a realizar en la fundación un
análisis de los diferentes factores que inciden en la toma de decisiones
gerenciales, con la propuesta del manual se cumple y justifica el tema
planteado, pues el manual de contabilidad propuesto establece
procedimientos claros para que la FDH optimice sus resultados mediante
procesos y practicas contables acordes a sus necesidades.
- En cuanto se refiere a la aplicación del marco teórico en este se propone
varias teorías administrativas que complementadas con la fundamentación
legal que rigen a las fundaciones se aprovecharán todas las ventajas
tributarias que le ofrecen, pues con este manual se propone manejar dicho
reglamento en beneficio institucional mejorando sus resultados.
- El manual expone las Normas Ecuatorianas de Contabilidad que serán
aplicadas para elaborar los registros, acumular sus cifras y presentar
informes concretos y reales, los que se presentarán en los Estados
Financieros con la aplicación de los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados dándoles mayor confiabilidad a los mismos.
- Se expone varias teorías administrativas las que permiten mejorar con su
aplicación los procesos y procedimientos contables de FDH.
79

- En esta tesis se cumplen con los objetivos generales y específicos
planteados pues de su análisis luego de diagnostico realizado se determina
una misión, visión y objetivos específicos institucionales o de la FDH que
con el planteamiento de las funciones de cada uno de los cargos serán
cumplidos y sus resultados serán mejor utilizados.
- El beneficio de utilizar el Manual Contable propuesto que incluye un Plan
de Cuentas específico para la FDH permitirá optimizar los resultados en
beneficio institucional y de quienes requieran de la FDH, es decir se
beneficiará el sector educativo menos protegido.
- Respecto de la metodología utilizada conforme se propuso se cumplió con
su aplicación pues se constituye en una investigación documental con
aplicación de métodos y técnicas que permitirán la recopilación de
información, su análisis y el desarrollo del manual producto del resultado
de su estudio.
80

5.2 RECOMENDACIONES
- Se recomienda al Directorio la implementación de este manual, pues en el
se detallan metodológicamente los procesos tanto administrativos como
contables que permitirán a la Fundación desarrollar adecuadamente sus
funciones, mejorar el control interno y obtener resultados positivos así
como información razonable y real del uso de los recursos.
- Para su implementación, de ser necesario mi participación estoy dispuesta
para entregar mi contingente y lograr beneficio a la Fundación con la
aplicación de este manual.
- Conforme consta en el manual deberán divulgarse las funciones para cada
cargo conforme se plantee a fin de que quienes laboran en cada uno de los
puestos conozcan sus obligaciones institucionales.
- Se recomienda también difundir la misión y visión de la Fundación para
que sobre su conocimiento quienes hacemos la Fundación logremos
cumplir con el objetivo planteado.
- Se recomienda a la Universidad que esta tesis sea utilizada como elemento
de consulta para las futuras generaciones de la profesión pues constituye
una investigación práctica, que puede ser mejorada conforme avance la
técnica y nuevos métodos modernos para optimizar resultados en la
Fundación.
81

ANEXOS
82

FUNDACIÓN DEJEMOS HUELLAS
CONCILIACIÓN A: FEBRERO 2005
BANCO:
PRODUBANCO: 03/08/2005 14:30 Internet Saldo
FUNDACIÓN DEJEMOS HUELLAS Sub/Total CONTABLE Contable
FECHA Doc Descripción Valor
0
14.414,91 5.544,88
( - ) CH/Gird/No Regist y No Registrados x Banco -8.870,03 8.870,03
14/05/2004 CH-4080 CANCELACIÓN CXP N 6,00
19/05/2004 CH-4110 CANCELACIÓN CXP N 23,00
19/05/2004 CH-4114 CANCELACIÓN CXP N 16,10
11/06/2004 CH-4197 CANCELACIÓN CXP N 24,50
11/06/2004 CH-4203 CANCELACIÓN CXP N 13,40
11/06/2004 CH-4224 CANCELACIÓN CXP N 37,00
11/06/2004 CH-4228 CANCELACIÓN CXP N 15,00
11/06/2004 CH-4229 CANCELACIÓN CXP N 9,20
11/06/2004 CH-4231 CANCELACIÓN CXP N 23,00
15/06/2004 CH-4282 CANCELACIÓN CXP N 8,00
16/06/2004 CH-4302 CANCELACIÓN CXP N 33,00
24/07/2004 CH-4374 CANCELACIÓN CXP N 3,00
24/07/2004 CH-4380 CANCELACIÓN CXP N 8,00
24/07/2004 CH-4385 CANCELACIÓN CXP N 7,28
24/07/2004 CH-4396 CANCELACIÓN CXP N 8,00
09/11/2004 CH-4543 GUTIÉRREZ ROBALINO LUÍS ANTONY 24,00
09/11/2004 CH-4556 GUAMAN NOGUERA BRYAN 30,00
09/11/2004 CH-4577 LASTRA VILLAMAR¡N ELVIS JAVIER 20,00
13/11/2004 CH-4590 MORENO BRAVO WILLIAM IVÁN 30,00
13/11/2004 CH-4599 OBANDO CAYACHI ERICK DAVID 17,00
13/11/2004 CH-4600 ORTEGA TORRES KENNEDY HELTON 30,00
13/11/2004 CH-4611 PÉREZ FREIRE CECILIA DEL ROCIÓ 34,00
13/11/2004 CH-4621 QUISHPE QUILO SILVIA JACQUELINE 30,00
13/11/2004 CH-4623 RODRÍGUEZ MORALES ARACELI 25,00
13/11/2004 CH-4591 MORALES ORDÓÑEZ CHARLIE 30,00
20/12/2004 CH 4705 JULIO CESAR ANDRADE DEL POZO 276,00
27/01/2005 CH-4734 JULIO CESAR ANDRADE DEL POZO 276,00
17/02/2005 CH-4754 JULIO CESAR ANDRADE DEL POZO ARRIENDO DPTO. MAESTROS ESCUELA FEB 05
FUNDACIÓN REINA DE QUITO DEVOL BECAS PROY. APOYO DIC
276,00
25/02/2005 CH-4759 04/DIN/MAG/PAC/PICH 2.149,85
25/02/2005 CH-4760 MINDA VERGARA ERIKA GABRIELA AYUDA MEDICA/GABRIELA MINDA 90,00
25/02/2005 CH-4761 FREIRE TULCAN DAISY NATHALIE PAGO/TRANSPORTE/ DAYS FREIRE 39,00
25/02/2005 CH-4762 FRANCISCO JOSÉ QUINTANA MANTENIM/ INSTALAC. SOFTWARE COMP. ESCUELA
IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A. ARREGLOS Y MANTENIM. CAMIONETA MA. C.
55,50
25/02/2005 CH-4763 ORTIZ 346,28
25/02/2005 CH-4764 VIAJERO EXPRESS CIA Ltda. PASAJES MÉXICO/N. JUSTINE/MORENO 1.337,54
28/02/2005 CH-4765 SEGUROS DEL PICHINCHA S.A. SEGURO VIDA EMPLEADOS/FEB A JULIO 05 808,63
28/02/2005 CH-4766 EP CENTRO DE IMPRESIÓN impresión papel sobres membretados 188,70
28/02/2005 CH-4767 EMPRESA ELÉCTRICA QUITO S.A PAGO LUZ FDH Y TALLER FEBRERO 51,71
28/02/2005 CH-4771 SUPERMERCADOS LA FAVORITA S.A SUPERMAXI ENERO 2005 2.470,34
( + ) CH/Gird/No Regist por Fundación Dejemos Huellas 0,00 0,00
( + ) ND/No Registrados por Fundación Dejemos Huellas 0,00 0,00
( - ) ND/No Registrados por Produbanco 0,00 0,00 0,00
( + ) NC/No Registrados por Produbanco 0,00 0,00
( - ) NC/No Registrados por Fundación Dejemos Huellas 0,00 0,00
( + ) DP/No Registrados por Produbanco 0,00 0,00
( - ) DP/No Registrados por Fundación Dejemos Huellas 0,00 0,00
SALDO FINAL DE CTA CTE: 5.544,88 14.414,91
Diferencia 0,00 0,00
Saldo/Bco/A/La/Fecha 14.414,91 5.544,88
Ch/girados y no registrados por banco -8.870,03 0,00
Subtotal/Valor/Disponible/Utilizar 5.544,88 5.544,88
89

BIBLIOGRAFÍA
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ONG, Editorial Andaluz, España, Primera Edición, PG 14-16.
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Control Interno, Editorial Sase, Lima Perú, 1era Edición en Español, PG
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para facilitar la obtención y actualización del RUC, resolución Nro. 0074
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Interno, publicado por codificación 26, en el Registro Oficial 463
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fortalecer las organizaciones, Editorial Riosiac, Costa Rica, 4ta Edición en
Español, PG 9-10- 25
93

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Editorial Talleres de la Corporación de Estudios y Publicaciones, Ecuador,
Tomo I y II.
- MILLER, Martín, (1984). Guía de los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados.
- NORIEGA SANTOS, Jorge. Arq., Teorías Administrativas y su
Aplicación a las Obras.
- REVISTA JUDICIAL, www.derechoecuador.com
- REGLAMENTO a la Ley del Registro Único de Contribuyentes, (Acuerdo
098)
- ROMERO LÓPEZ, Javier, en su obra Contabilidad Superior, Primera
Edición, Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA, PG 544
- SARMIENTO, Rubén, Contabilidad General, Editorial Voluntad, Novena
Edición, Agosto, 2003, PG 35, 36, 39,42.
- ZAPATA, Pedro, Contabilidad General, Editorial Martha Edna Suárez R.
Colombia-Santa Fe de Bogota. PG 325
94

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS UTILIZADOS
Administrar.- Acción de poder publico y privado al aplicar las leyes y cuidar de
los interés de los mismos.
Análisis.- Distinción de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios
o elementos.
Base para la Toma de Decisiones.- Todos los mecanismos de control interno,
deben ser aplicados obligatoriamente en la fundación par asegurar un control
contable y financiero eficiente.
Control.- Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado
para alcanzar ciertos objetivos.
Control del Proceso Contable.- Son las bases para un correcto registro del
proceso contable y de esa manera obtener información veraz y oportuna a través
de los Estados Financieros.
Coordinación.- Disponer cosas metódicamente.
Dirección.- Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para
alcanzar las metas de la organización.
Estados Financieros.- Es el Resultado de control de proceso y los procedimientos
contables, deberán estar de fácil interpretación para su análisis.
Manual de Procedimientos.- Es un libro escrito con reglas, normas, políticas y
procesos contables, sujetándose a una base legal, no deberá tener errores porque
de el dependen otras personas.
Normas Ecuatorianas de Contabilidad.- Es la base legal para el registro
contable, no se puede salir de su contexto.
Organización Contable.- Los controles internos deben ser establecidos para que
de esa manera se cumpla con los procesos contables.
Procedimientos Contables. Son los pasos que se debe seguir en el proceso
contable, desde el Estado de Situación Inicial hasta llegar a los Estados
Financieros deberán estar claros y precisos para su buen entendimiento.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.- Los principios es la
parte fundamental de la contabilidad.
95

DESCRIPCIÓN DE SIGLAS
PCGA Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
NEC Normas Ecuatorianas de Contabilidad.
NIC Normas Internacionales de Contabilidad.
RUC Registró Único de Contribuyentes.
IVA Impuesto al Valor Agregado.
LRTI Ley de Régimen Tributario Interno.
ONG Organización No Gubernamental.
FDH Fundación “Dejemos Huellas”.
IESS Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
SRI Servicio de Rentas Internas.
CIAD Sistema Contable Financiero Administrativo.
96