Fundación Dejemos Huellas - Universidad Tecnológica Equinoccial
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL<br />
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN<br />
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA C.P.<br />
Tema:<br />
ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
CONTABLES PARA LA FUNDACIÓN DEJEMOS HUELLAS<br />
Autora:<br />
Cristina Teresa Almeida Cherrez<br />
Director:<br />
Dr. Rodrigo Carrillo<br />
Quito – Ecuador<br />
2004-2005
DEDICATORIA<br />
A Dios, a mi buen Señor, por todas las bendiciones con las que llena mi vida de felicidad.<br />
A mis padres por su profundo y maravilloso amor que me han brindado siempre.<br />
A mis hermanos, a su amistad, a su honestidad, a su talento y por ser un ejemplo en mi vida.<br />
A Danielita por todas las alegrías que me ha brindado en estos años y ser la inspiración de esta tesis.<br />
Cristina<br />
II
AGRADECIMIENTO<br />
A la Escuela de Contabilidad y Auditoria de la <strong>Universidad</strong> <strong>Tecnológica</strong> <strong>Equinoccial</strong>; por<br />
brindarnos la oportunidad de estudiar y adquirir una buena formación académica, de la misma<br />
que me siento orgullosa, a los profesores que supieron impartir todos sus conocimientos y<br />
experiencias, par formar una profesional capaz e idónea.<br />
Mi especial agradecimiento al Sr. Dr. Rodrigo Carrillo, quien con sus conocimientos y<br />
experiencias me guió en la realización de esta tesis.<br />
A la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>” por proporcionarme toda la información necesaria para el<br />
desarrollo de este trabajo de investigación.<br />
La Autora.<br />
III
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD<br />
Yo Cristina Teresa Almeida Cherrez soy la responsable de la obtención de esta tesis para la<br />
cual he utilizado procedimientos técnicos, debidamente autorizados por la Directora Ejecutiva<br />
de la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”.<br />
En tal virtud declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que<br />
se desprenden del trabajo propuesto es de exclusiva responsabilidad de la autora.<br />
Cristina Teresa Almeida Cherrez<br />
IV
PROFESOR DE LA ESCUELA DE CONTABILIDAD<br />
Y AUDITORIA A DISTANCIA<br />
CERTIFICA:<br />
Que el presente trabajo de práctica profesional realizado por la alumna Cristina Teresa<br />
Almeida Cherrez, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por lo tanto autorizo su<br />
presentación.<br />
Quito, 30 de junio del 2005<br />
Dr. MSC.. Rodrigo Carrillo<br />
TUTOR<br />
V
ÍNDICE GENERAL<br />
CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN<br />
Pág.<br />
1.1 Antecedentes 1<br />
1.1.1 Antecedentes Históricos 1<br />
1.1.2 Antecedentes Científicos 1<br />
1.1.3 Antecedentes Prácticos 2<br />
1.1.4 Situación Actual del Tema de Investigación 3<br />
1.2 Área del Estudio 4<br />
1.3 Idea a Defender del Estudio 4<br />
1.3.1 Identificación de la Variables 4<br />
1.4 Alcance al Trabajo 4<br />
1.5 Objeto del Estudio 5<br />
1.5.1 Objetivo General del Estudio 5<br />
1.5.2 Objetivos Específicos del Estudio 5<br />
1.6 Justificación del Estudio 6<br />
1.7 Importancia Práctica del Estudio 7<br />
CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO<br />
2.1 Creación de las Fundaciones (ONG s) 9<br />
2.2 Ventajas 11<br />
2.2.1 Ventajas Legales Tributarias 11<br />
VI
2.2.1.1 Ventajas Tributarias 11<br />
2.2.1.2 Ventajas Municipales 12<br />
2.3 Obligaciones Tributarias de las Fundaciones 12<br />
2.3.1 Registro Único de Contribuyentes RUC 12<br />
2.3.2 Impuesto al Valor Agregado 13<br />
2.3.3 Retención en la Fuente 13<br />
2.4 Normas Ecuatorianas de Contabilidad 13<br />
2.4.1 Aplicables a las Fundaciones 13<br />
2.4.1.1 Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC Nro. 1 13<br />
2.4.1.2 Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC Nro. 5 14<br />
2.4.1.3 Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC Nro. 9 14<br />
2.4.1.4 Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC Nro. 13 15<br />
2.4.2 Principios de Contabilidad Aplicables a las ONG 15<br />
2.4.2.1 Ente Contable 16<br />
2.4.2.2 Periodo Contable 16<br />
2.4.2.3 Continuidad del Ente Contable 17<br />
2.4.2.4 Significatividad 17<br />
2.4.2.5 Uniformidad 18<br />
2.4.2.6 Medición en Términos Monetarios 18<br />
2.4.2.7 Partida Doble 18<br />
2.4.2.8 Costo de Adquisición 19<br />
2.4.2.9 Estados Financieros 20<br />
2.4.2.10 Negocio en Marcha 20<br />
2.5 Fundamentación Científica 20<br />
VII
2.5.1 Fundamentación Científica Conceptual 20<br />
2.5.1.1 Dirección 21<br />
2.5.1.2 Organización 21<br />
2.5.1.3 Coordinación 22<br />
2.5.1.4 Control 22<br />
2.5.1.5 Sistema Contable 23<br />
2.5.1.6 Procedimientos Contables 24<br />
2.5.1.7 Principios Generales 24<br />
2.5.1.8 Reglas de un Manual de Procedimientos Contables 25<br />
2.5.1.9 Ecuación Contable 26<br />
2.5.1.10 Administrar 26<br />
2.5.2 Teorías Administrativas 27<br />
CAPÍTULO III ASPECTOS METODOLÓGICOS DEL ESTUDIO<br />
3.1 Diagnóstico 31<br />
3.2 Metodología de la Investigación 31<br />
3.2.1 Diseño de la Investigación 31<br />
3.2.2 Métodos de Investigación 32<br />
3.3 Técnicas de Investigación 32<br />
3.4 Población o Muestra 33<br />
VIII
CAPÍTULO IV MANUAL DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS CONTABLE<br />
Introducción 34<br />
Importancia 34<br />
Misión 35<br />
Visión 35<br />
Objetivo General de la FDH 35<br />
Objetivos Específicos de la FDH 35<br />
Estructura Orgánica de la <strong>Fundación</strong> 36<br />
Orgánico Funcional de la FDH 37<br />
Manual de Funciones Administrativas para la FDH 37<br />
Funciones Administrativas 38<br />
Funciones del Contador 38<br />
Funciones del Auxiliar Contable 39<br />
Funciones del Administrador 39<br />
Controles Internos 48<br />
Plan de Cuentas 49<br />
Transacciones Comerciales para la FDH 61<br />
Documentos 61<br />
Estados Financieros 65<br />
Procedimientos 66<br />
IX
Registros Contables para la FDH 66<br />
Representación de las Actividades de la FDH 68<br />
Operaciones Diarias 68<br />
Informes Mensuales 68<br />
Informes Anuales 68<br />
Informes Financieros 68<br />
Tratamiento para los Registros Contables y Efectivo 70<br />
Control Interno de Fondos para la Caja Chica 75<br />
Control Interno Para Compras y Adquisiciones 77<br />
CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES<br />
5.1 Conclusiones 79<br />
5.2 Recomendaciones 81<br />
ANEXOS 82<br />
BIBLIOGRAFÍA 93<br />
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS UTILIZADOS 95<br />
DESCRIPCIÓN DE SIGLAS 96<br />
X
1.1 ANTECEDENTES<br />
CAPÍTULO I<br />
INTRODUCCIÓN<br />
1.1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS<br />
La situación económica a nivel mundial cada día es diferente y más en un mundo<br />
globalizado en el que vivimos actualmente, cuya determinación es obtener<br />
resultados financieros con cifras reales, ésto nos indica la importancia de poder<br />
tomar decisiones importantes a nivel empresarial y personal en lo referente a<br />
aspectos administrativos, contables y financieros, en base a los resultados que se<br />
presentan en los Estados Financieros, podemos definir, y analizar cual es la<br />
inversión o donación real que obtendremos a una fecha determinada.<br />
La <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, no cuenta con información, afectando a la<br />
organización, ocasionando que los recursos humanos y económicos, no se los<br />
utilice de la mejor forma, por lo cual me he visto en la necesidad de realizar un<br />
Manual de Procedimientos Contable que permitan optimizar la información para<br />
una correcta toma de decisiones a nivel directivo en beneficio de nuestra<br />
organización la que es sin fines de lucro.<br />
1.1.2 ANTECEDENTES CIENTÍFICOS<br />
Es importante analizar los fundamentos que rigen en la Administración y en la<br />
Contabilidad, los que se encuentran sustentadas en diferentes técnicas – normas y<br />
principios que deben ser aplicados por los entes contables.<br />
Para la <strong>Fundación</strong> debe considerarse que los registros reflejaran resultados que<br />
permitirán medir el grado de cumplimiento del objetivo de la <strong>Fundación</strong> y la<br />
1
ealidad de no perseguir un lucro si no beneficiar a los grupos humanos a quienes<br />
debe apoyar. Se debe descartar varios métodos contables para poder llegar a<br />
determinar el nivel de uniformidad.<br />
A nivel científico los diferentes autores especifican como manejar y registrar los<br />
resultados contables, O.Ray Whittington. Kurt Pany 12ª. Edición, en su texto<br />
Auditoria un Enfoque Integral señala. “Los Principios en un análisis orientado<br />
hacia metas, que proporcionan el marco de referencia para las reglas. Las reglas<br />
son aplicaciones de cumplimiento obligatorio de los principios.”<br />
Esto nos indica que en la actualidad existen formas, métodos, maneras y sistemas<br />
para aplicar las actividades contables, siendo cada vez actualizadas y perfiladas de<br />
acuerdo a las necesidades que se van generando a nivel empresarial y personal<br />
esto se da a través del método científico, estas leyes deben estar acatadas por toda<br />
la colectividad independientemente que sean empresas publicas o privadas.<br />
Cabe señalar que estas leyes, principios y reglas contables van de la mano con la<br />
administración, es decir, que para la obtención de recursos humanos, materiales y<br />
financieros necesitamos tener una correcta administración de la gestión.<br />
Nuestro país cuenta con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC),<br />
elaborados con base a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y<br />
adicionalmente tenemos los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados<br />
(PCGA).<br />
1.1.3 ANTECEDENTES PRÁCTICOS<br />
A través del análisis realizado, se determinó que la <strong>Fundación</strong> no posee un control<br />
contable y administrativo adecuado, se puede concluir y señalar que existen varias<br />
falencias por la falta de regulación por parte de los directivos de la fundación,<br />
debido a esta situación me he visto en la necesidad de apoyar a los directivos y al<br />
2
personal de la fundación para que ellos puedan entregar la información adecuada<br />
en el momento requerido, esto se logrará con la elaboración del Manual de<br />
Procedimientos Contables propuesto, que permita una correcta toma de<br />
decisiones.<br />
1.1.4 SITUACIÓN ACTUAL DEL TEMA DE INVESTIGACIÓN<br />
La <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, se constituyó el primero de julio de 1999,<br />
obtuvo su personería jurídica mediante Acuerdo Ministerial número 2953, del<br />
cinco de noviembre de 1999, otorgado por el Ministerio de Educación, Cultura y<br />
Deporte, cuyo objetivo general y principal es lograr que niños y jóvenes de<br />
escasos recursos económicos, desarrollen todo su potencial y puedan<br />
desenvolverse de manera efectiva en los diferentes ámbitos sociales y productivos<br />
del país, consecuentemente, no perseguirá ánimo de lucro ni beneficio para sí, ni<br />
para sus miembros, ni para terceros que de cualquier manera lleguen a tener<br />
vínculo con la misma, la fundación trabajará por la promoción integral de la<br />
persona humana con el objeto de alcanzar hombres y mujeres de calidad que<br />
puedan desempeñarse en los diferentes ámbitos sociales y productivos del país. En<br />
conclusión, promover y apoyar la educación en general, fomentar la capacitación<br />
de los maestros, integración de la familia, mejora de áreas físicas involucrar al<br />
sector privado en el apoyo al proceso educativo.<br />
El financiamiento de la <strong>Fundación</strong> es por donaciones de fondos de varias<br />
empresas Ecuatorianas, también elaboramos varios artículos los cuales son<br />
vendidos en Supermaxi, Megamaxi y almacenes Sukasa, tenemos donaciones<br />
mensuales de varias personas naturales denominados padrinos.<br />
La fundación lo integran un grupo de voluntarios y considero que desde ahí nace<br />
el problema por la inexistencia de un soporte contable, son varias las personas que<br />
nos asesoran y cada uno con criterios diferentes, no poseemos procedimientos de<br />
ingresos, egresos, tesorería, inventarios, caja chica, sueldos, en fin varios rubros<br />
de la contabilidad, lo que no permite obtener una información financiera real.<br />
3
1.2 ÁREA DEL ESTUDIO<br />
El Manual de Procedimientos Contables se efectuará en la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong><br />
<strong>Huellas</strong>”, y para su ejecución cuento con los recursos económicos necesarios y la<br />
autorización pertinente de la Sra. Mónica de Wright, Directora Ejecutiva de la<br />
<strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, por lo tanto se puede revisar, analizar la<br />
documentación e información respectiva dentro de la <strong>Fundación</strong>.<br />
1.3 IDEA A DEFENDER DEL ESTUDIO<br />
Un manual de Procedimientos Contables para la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”,<br />
permitirá un mayor control y organización contable y ayudará en la toma de<br />
decisiones.<br />
1.3.1 IDENTIFICACIÓN DE LAS VARIABLES<br />
Variable Independiente 1: Análisis del proceso Contable actual, para poder<br />
obtener Estados Financieros Confiables.<br />
Variable Independiente 2: Organización del área Administrativa Contable<br />
Variable Dependiente: Diseño e Implementación del Manual de Procedimientos<br />
Contables para la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”.<br />
1.4 ALCANCE DEL TRABAJO<br />
La elaboración de un Manual de Procedimientos Contables para la <strong>Fundación</strong><br />
“<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, considera que todos los procedimientos contables<br />
administrativos están basados en normas, reglas, principios, ya sean estos<br />
nacionales e internacionales aplicables a la <strong>Fundación</strong> en el área Administrativa y<br />
Financiera; permitirá obtener Estados Financieros confiables con información<br />
congruente a fin de cumplir con el objetivo social para el cual fue creada la<br />
<strong>Fundación</strong>.<br />
4
1.5 OBJETIVO DEL ESTUDIO<br />
El objetivo es aportar con ideas, conceptos y pautas que sirvan para mejorar el<br />
ordenamiento administrativo y desarrollar un Manual de Contabilidad para la<br />
<strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, que proporcione información relacionada con sus<br />
fuentes de financiamiento y el uso de esos recursos, así como, para cumplir con<br />
metas y obligaciones señaladas por las instancias de control y de esa manera<br />
satisfacer a la sociedad que conforma la fundación.<br />
El manual de procedimientos Contables nos permitirá definir una organización y<br />
estructura contable, sobre bases y lineamientos para un mejor funcionamiento de<br />
la fundación.<br />
1.5.1 OBJETIVO GENERAL DEL ESTUDIO<br />
OBJETIVO GENERAL 1: Diseñar un Manual de Procedimientos Contables,<br />
que sirva de guía para la aplicación de métodos y procedimientos que faciliten en<br />
forma sencilla y oportuna el conocimiento y la ejecución de las políticas contables<br />
a aplicarse en la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”.<br />
OBJETIVO GENERAL 2: Diseñar un Manual Administrativo para la<br />
<strong>Fundación</strong> "<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>", que señale las funciones que va ha realizar cada<br />
individuo en el área correspondiente.<br />
1.5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ESTUDIO<br />
1. Conocer la misión, visión, políticas y estrategias de la <strong>Fundación</strong><br />
“<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”.<br />
2. Determinar las falencias contables para poder establecer un sistema de<br />
control y definir alternativas de solución.<br />
3. Elaborar y desarrollar un manual de Contabilidad, sustentado sobre las<br />
Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), los Principios de<br />
5
Contabilidad Generalmente Aceptados ( PCGA), la Ley de Régimen<br />
Tributario Interno (LRTI), el cual nos permita realizar un control de todo<br />
el proceso del registro contable, y de los Estados Financieros.<br />
4. Adaptar los procedimientos contables teórico a las necesidades de la<br />
<strong>Fundación</strong>.<br />
5. Delimitar las funciones y tareas del personal del área contable<br />
conjuntamente con el Departamento de Recursos Humanos.<br />
1.6 JUSTIFICACIÓN DEL ESTUDIO<br />
El manual de contabilidad para la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, será una guía<br />
práctica que se utilizará continuamente, es muy importante que todas las<br />
fundaciones y empresas lleven un sistema de contabilidad, esto significa que su<br />
proceso de documentación estará en forma ordenada y cronológica, lo que<br />
permitirá que el registro de las operaciones sea correcto, y de esa manera entregar<br />
a los directivos de la fundación los estados financieros, permitiendo que ellos<br />
puedan realizar las correcciones necesarias y la toma decisiones.<br />
Para la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, la existencia de un Manual de<br />
Procedimientos Contables que incluye la aplicación de las NEC y los PCGA, es<br />
muy importante porque necesitamos tener un lineamiento de cada paso a seguir.<br />
El Manual por lo tanto tendrá un sustento legal y estará basado en principios,<br />
leyes, normas contables, permitirá mantener informado al personal clave de los<br />
cambios en el proceso y poner políticas y procedimientos en forma de libro<br />
permanente en el desarrollo de las actividades que involucren al departamento.<br />
La terminación y éxito de un manual de contabilidad está basado, en cómo el<br />
personal que está involucrado aplique el manual en su trabajo diario, por lo tanto<br />
es muy importante realizar un buen manual de contabilidad, el mismo que estará<br />
basado con lineamientos contables en forma clara y sencilla para que de esta<br />
manera se pueda seguir los pasos necesarios para un correcto registro contable, y<br />
la obtención de estados financieros oportunos para poder analizar.<br />
6
1.7 IMPORTANCIA PRÁCTICA DEL ESTUDIO<br />
La importancia práctica de este estudio, prevalece y consiste en entregar a la<br />
<strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, un Manual de Procedimientos Contables que<br />
incluye implantar políticas de planeación, organización, ejecución y control<br />
contables-administrativas, las cuales estarán enmarcadas con las normas, reglas,<br />
de contabilidad para que exista un correcto registro de las transacciones contables.<br />
Es decir si no llevamos bien la contabilidad con procedimientos, normas, ética,<br />
reglas, esto nos conllevará a corto, mediano y largo plazo a disponer de<br />
información no relevante en los Estados Financieros.<br />
Debemos plantearnos varios interrogantes, una vez obtenida la respuesta de los<br />
mismos vamos a mejorar los resultados basados en los que ya fueron definidos<br />
con anterioridad.<br />
Para Qué: (Misión)<br />
La misión de la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, es trabajar por los niños y jóvenes<br />
del sector urbano marginal del Ecuador, a través de la construcción de escuelas de<br />
formación integral, implementando el programa de becas escolares, otorgando<br />
atención psicológica especializada al niño y a su familia, brindado apoyo en salud<br />
y nutrición mediante el control médico individual y asesoría en alimentación<br />
nutritiva.<br />
Cómo : (Vamos a efectuar)<br />
Con la elaboración del Manual de Procedimientos Contables sé obtendrá<br />
resultados reales y se podrá utilizar su información en procura del cumplimiento<br />
de la visión y objetivos de la <strong>Fundación</strong>.<br />
Cuáles : (Son los procedimientos)<br />
Los Procedimientos constituyen parte de la propuesta de esta tesis la misma que<br />
permitirá optimizar el trabajo, estarán analizados sobre la base legal que amerite<br />
de esa manera se logrará que el manual de procedimientos contables sea claro y<br />
preciso.<br />
7
Qué : (Determinamos con nuestra gestión)<br />
Una buena información permite que los recursos humanos y financieros se los<br />
utilice adecuadamente.<br />
8
FUNDAMENTACIÓN LEGAL<br />
CAPÍTULO II<br />
MARCO TEÓRICO<br />
2.1 Creación de las Fundaciones, (ONG `s).<br />
Las ONG’s son entidades reconocidas jurídicamente por el Estado Ecuatoriano<br />
(amparadas legalmente por el Título XXIX del libro primero del Código Civil<br />
Ecuatoriano) que promueven programas y proyectos orientados a mejorar las<br />
condiciones de vida de la población Ecuatoriana, con fondos provenientes de la<br />
cooperación internacional, el Estado, la empresa privada y de procesos<br />
autogestionarios.<br />
Las Fundaciones sin fines de lucro son creadas bajo normas legales, las mismas<br />
que tiene como actividad principal la prestación de servicios a la comunidad y no<br />
persiguen ningún beneficio económico, todas las fundaciones poseen derechos y<br />
obligaciones que cumplir.<br />
Por <strong>Fundación</strong> se entiende cierto patrimonio ligado a un fin lícito de los caracteres<br />
indicados, y a favor de personas ciertas o determinables por cualidades o<br />
condiciones; bienes que se destinan, como capital o como renta, o con ambos<br />
caracteres a la vez, a realizar lo establecido o deseado en el acto constitutivo de la<br />
fundación.<br />
Las fundaciones tienen plena capacidad jurídica, siempre que el fin sea lícito y<br />
éstas se hayan constituido con arreglo a las normas de la legislación positiva; ya<br />
que siendo un patrimonio ligado a un fin, ofrecen ciertas consecuencias jurídicas.<br />
La formación o nacimiento de las fundaciones puede tener lugar por un acto inter<br />
vivos o mortis causa. Son las fundaciones verdaderas personas abstractas, cuya<br />
capacidad es fijada por la ley; pero con ciertas limitaciones, a causa de la<br />
inmovilidad en que quedan los bienes que les pertenecen.<br />
9
La aprobación de las fundaciones, la concede el Ministerio de Educación o el de<br />
Bienestar Social en el caso de la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, está reglamentada<br />
por el Ministerio de Educación y Cultura.<br />
Las Fundaciones pueden tener varios tipos de obras entre las cuales señalamos las<br />
siguientes salud, educación, medio ambiente, cultura, sociales, etc., toda<br />
fundación debe cumplir con los siguientes requisitos:<br />
a) Elaboración y aprobación de la solicitud de los estatutos, la cual debe estar<br />
elaborada por un abogado y refrendada por un notario, la misma que estará<br />
dirigida al organismo correspondiente, en el caso de la <strong>Fundación</strong><br />
“<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, esta propuesta se la realizó al Ministerio de Educación<br />
y Cultura.<br />
b) Acta constitutiva de la fundación el contenido es el siguiente:<br />
c) Nombre y Apellido de los fundadores, las cuales pueden ser personas<br />
naturales o jurídicas, él número de los miembros pueden ser de dos a diez<br />
o más.<br />
d) Firmas de los fundadores.<br />
e) Números de cédula o pasaporte presentación de la visa.<br />
f) Papeleta de Votación<br />
g) Acta certificada por el Secretario de la directiva que consta en el estatuto,<br />
la misma que constará de tres sesiones.<br />
h) Estatuto original y copia certificada por el Secretario provisional,<br />
indicando que la misma fue discutida y aprobada en la Asamblea General,<br />
en tres sesiones, indicando el lugar y fecha de la misma.<br />
i) Nómina de los Fundadores con su cédula si es persona natural, número de<br />
RUC y razón social si es persona jurídica.<br />
j) Obtención de una cuenta corriente a nombre de la razón social, en este<br />
caso a nombre de la <strong>Fundación</strong> <strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>.<br />
k) Dirección del domicilio o lugar de funcionamiento.<br />
En el Registro Oficial No. 660 del 11 de septiembre del 2002, se establece el<br />
monto mínimo para la creación de una fundación al efecto se indica:<br />
10
“Las Fundaciones y Corporaciones deberán acreditar, por cualquier medio, que al<br />
tiempo de la aprobación del estatuto cuenta con un patrimonio mínimo de US $<br />
400.00 dólares”.<br />
2.2. VENTAJAS<br />
2.2.1 VENTAJAS LEGALES TRIBUTARIAS<br />
2.2.1.1 Ventajas Tributarias<br />
Una de las ventajas de las fundaciones según la Ley de Régimen Tributario<br />
Interno en el Artículo 9, numeral 5, la exoneración de los ingresos para el cálculo<br />
y liquidación del impuesto a la Renta para organizaciones sin fines de lucro, se<br />
refiere de la siguiente manera: “Los de las instituciones de carácter privado sin fines<br />
de lucro legalmente constituidas de: culto religioso; beneficencia; promoción y<br />
desarrollo de la mujer, el niño y la familia; cultura; arte; educación; investigación;<br />
salud; deportivas; profesionales; gremiales; clasistas; y, de los partidos políticos,<br />
siempre que sus bienes e ingresos se destinen a sus fines específicos y solamente en<br />
la parte que se invierta directamente en ellos. Para que las fundaciones y<br />
corporaciones creadas al amparo del Código Civil puedan beneficiarse de esta<br />
exoneración, es requisito indispensable que estas instituciones se encuentren inscritas<br />
en el Registro Único de Contribuyentes, lleven contabilidad y cumplan con los<br />
demás deberes formales contemplados en el Código Tributario y esta Ley. El<br />
Estado, a través del Servicio de Rentas Internas verificará en cualquier momento<br />
que las instituciones a que se refiere este numeral, sean exclusivamente sin fines<br />
de lucro, se dediquen al cumplimiento de sus objetivos estatutarios y, que sus<br />
bienes e ingresos se destinen en su totalidad a sus finalidades específicas”.<br />
De establecerse que las instituciones no cumplen con los requisitos arriba<br />
indicados, deberán tributar respecto de las utilidades que obtengan en las<br />
actividades empresariales, de carácter económico, que desarrollen en competencia<br />
con otras sociedades obligadas a pagar impuesto a la renta. 1<br />
1 Ley de Régimen Tributario Interno<br />
11
Según él artículo 53 de la Ley de Régimen Tributario Interno, en su numeral 5, se<br />
refiere a transferencias que no son objeto del impuesto, no se causará el IVA en<br />
los siguientes casos: “...Donaciones a entidades del sector público y a<br />
instituciones y asociaciones de carácter privado de beneficencia, cultura,<br />
educación, investigación, salud o deportivas, legalmente constituidas”. 2<br />
2.2.1.2 Ventajas Municipales<br />
Las Fundaciones están exentas de Patentes Municipales, según establecen las<br />
ordenanzas, así como de los impuestos sobre los activos totales.<br />
2.3 OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DE LAS FUNDACIONES<br />
2.3.1 Registro Único de Contribuyentes “RUC”<br />
Las obligaciones tributarias con el SRI por parte de las Fundaciones son las<br />
siguientes:<br />
Según el Art.3 de la Ley del Registro Único de Contribuyentes, nos indica que<br />
toda organización sin fines de lucro está sujeta a inscripciones del RUC al<br />
respecto indica: “Todas las personas naturales y jurídicas entes sin personalidad<br />
jurídica, nacional y extranjera, que inicien o realicen actividades económicas en el<br />
país en forma permanente u ocasional o que sean titulares de bienes o derechos<br />
que generan u obtengan ganancias, beneficios, remuneraciones, honorarios y otras<br />
rentas sujetas a tributación en el Ecuador, están obligados a inscribirse, por sola<br />
una vez, en el registro único de contribuyentes”. 3<br />
También están obligados a inscribirse y obtener el RUC los organismos<br />
internacionales con oficinas en el Ecuador, las embajadas, consulados y oficinas<br />
comerciales de los países con los cuales en Ecuador mantiene relaciones<br />
diplomáticas, consulares o comerciales, pero podrán hacerlo si lo considera<br />
conveniente.” 4<br />
2 Ley de Régimen Tributario Interno<br />
3 Ley de Registro Único de Contribuyentes<br />
4 Boletín El Contador<br />
12
2.3.2 Impuesto al Valor Agregado<br />
La <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, es un organismo sin fines de lucro cuya labor<br />
está orientada hacia la educación, “Según el Art. 56 numeral 5 de la LRTI... se<br />
encuentran gravados con tarifa cero.” 5<br />
2.3.3 Retención en la Fuente<br />
La <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>” realiza retención en el pago de proveedores,<br />
según el Art. 41 numeral 5 de la LRTI..., no está sujeta a retención, porque se<br />
encuentra exenta del Impuesto a la Renta.<br />
2.4 NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD<br />
2.4.1 Aplicables a las Fundaciones<br />
Mediante resolución de la Federación Nacional de Contadores del Ecuador de<br />
fecha 8 de Julio de 1999, se emiten las Normas Ecuatorianas de Contabilidad<br />
NEC y con Resolución Nº 000140 el Servicio de Rentas Internas, resuelve<br />
disponer que las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC números del 1 al 17,<br />
y del 18 al 27 publicada, según el Registro Oficial del 18 de septiembre del 2002,<br />
son emitidas para regular, estandarizar y armonizar los procedimientos contables<br />
universales, los mismos que se dirigen básicamente a las empresas comerciales,<br />
industriales y de servicios, o aquellos que deben llevar contabilidad.<br />
De la revisión de las NEC se observa que algunas son aplicables en las tareas<br />
que desarrollan las ONG’s.<br />
2.4.1.1 Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC Nro 1<br />
2.4.1.1.1 Presentación de Estados Financieros<br />
“Esta norma debe ser aplicada en la presentación de todos los Estados Financieros<br />
de propósito general preparado y presentado de acuerdo con las Normas<br />
Ecuatorianas de Contabilidad”. 6<br />
5 Ley de Régimen Tributario Interno<br />
6 Normas Ecuatorianas de Contabilidad<br />
13
Los Estados Financieros de propósito general son aquellos que tienen el objetivo<br />
de cumplir con las necesidades de información de los usuarios y en este caso de<br />
las Agencias Donantes cuya información es procesada a la medida, cumpliendo<br />
necesidades de información muy específicas.<br />
Un juego completo de los Estados Financieros incluye los siguientes<br />
componentes: a) Balance General; b) Estado de Resultados; c) Estado de<br />
presentación de los cambios patrimoniales; d) Estado de Flujos de Efectivo y; e)<br />
Políticas contables y notas explicativas.<br />
El objetivo de esta norma es dar cuenta en forma significativa de los fondos<br />
donados por las Agencias de Cooperación y por sus acreedores, de tal manera que<br />
al ser considerados con el Pasivo y con el Patrimonio resulte una presentación<br />
objetiva de la situación económica de la Institución tanto al comienzo como al fin<br />
del ejercicio.<br />
2.4.1.2 Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC Nro. 5<br />
2.4.1.2.1 Utilidad o Pérdida Neta Por El Período<br />
"El objetivo de esta Norma es señalar la clasificación, revelación y tratamiento<br />
contable de ciertas partidas en el Estado de Resultados, de modo que todas las<br />
empresas lo preparen y lo presenten sobre una base consistente." 7<br />
Esta Norma pretende que las Instituciones den cuenta de las ventas, los ingresos,<br />
las utilidades, los costos de ventas, los gastos, las ganancias y las pérdidas en<br />
forma tal que presenten objetivamente los resultados de las operaciones del<br />
ejercicio o ejercicios en cuestión.<br />
2.4.1.3 Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC Nro. 9<br />
“El Objetivo de esta norma es prescribir o señalar el tratamiento contable del<br />
ingreso que se origina de ciertos tipos de transacciones y eventos” 8 .<br />
7 Normas Ecuatorianas de Contabilidad<br />
8 Normas Ecuatorianas de Contabilidad<br />
14
El ingreso es reconocido cuando exista un beneficio económico futuro para la<br />
fundación.<br />
Los ingresos de la <strong>Fundación</strong> son las donaciones que nos realizan las empresas<br />
privadas y personas naturales.<br />
2.4.1.4 Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC Nro. 13<br />
2.4.1.4.1 Contabilización De La Depreciación<br />
“El alcance de esta Norma tiene que ver con la obligación de contabilizar la<br />
depreciación de los activos fijos despreciables ya que ésta puede tener un efecto<br />
significativo al determinar y presentar la situación financiera y los resultados de<br />
las operaciones de una entidad”. 9<br />
El monto de la depreciación de un activo despreciable deberá ser asignado, sobre<br />
una base sistemática, a cada uno de los períodos contables que alcance la vida útil<br />
del activo, la misma que debe estimarse después de considerar los factores de uso<br />
y desgaste físico esperado, obsolescencia y límites legales o de otro tipo para el<br />
uso de un activo.<br />
2.4.2 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES A LAS ONG<br />
Principios Contables Aplicables a las Fundaciones<br />
Todas las operaciones registradas por las ONG’s, deben estar fundamentadas en<br />
los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGA, como<br />
consecuencia de esta práctica, se tendrá una información veraz, objetiva y rigurosa<br />
que garantizará la información contenida en los Estados Financieros y en los<br />
Informes periódicos que se presentan a las Agencias Donantes y a los socios<br />
cuando así lo requieran.<br />
La elaboración del Manual de Procedimientos Contables para la <strong>Fundación</strong> se<br />
basará en Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.<br />
9 Normas Ecuatorianas de Contabilidad<br />
15
Los PCGA que más se ajustan al desempeño de las <strong>Fundación</strong> <strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>,<br />
son a mi criterio los siguientes:<br />
2.4.2.1 Ente Contable<br />
“El ente contable lo constituye la empresa como entidad que desarrolla la<br />
actividad económica. El campo de acción de la contabilidad financiera, es la<br />
actividad económica de la empresa.” 10<br />
Las ONGs y la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, están constituidas como entidades<br />
que desarrollan una actividad encaminada a poner en ejecución sus Programas y<br />
Proyectos. Las instituciones deben ser tratadas desde el punto de vista contable<br />
como una entidad separada y distinta de sus directivos, miembros o socios<br />
particulares. Por otra parte, al registrar las operaciones contables no sólo hay que<br />
considerar las operaciones anotadas, sino también observar la naturaleza de los<br />
servicios de la institución.<br />
2.4.2.2 Período Contable<br />
“La contabilidad financiera posee información acerca de las actividades<br />
económicas de una empresa por períodos específicos, los que en comparación con<br />
la vida misma de la empresa son cortos. Normalmente los períodos de tiempo de<br />
un ejercicio y otro son iguales, con la finalidad de poder establecer comparaciones<br />
y realizar análisis que permitan una adecuada toma de decisiones. Las actividades<br />
continuas de la empresa son segmentadas con el fin de que la correspondiente<br />
información pueda ser preparada y presentada periódicamente.” 11<br />
Es el término de un período referido al desenvolvimiento de una ONG. Es<br />
importante considerar este principio ya que la mayoría de los Convenios y los<br />
Proyectos ejecutados por las ONG’s no empiezan el primer día del año, y el<br />
término es en fecha distinta al 31 de Diciembre tal como ocurre con las empresas<br />
comerciales e industriales. Al respecto, a los informes mensuales y trimestrales se<br />
les puede llamar "sub-períodos contables.”<br />
10 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados<br />
11 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados<br />
16
Actualmente la <strong>Fundación</strong> cierra su período contable al 31 de Diciembre, por<br />
efectos de Declaración del Impuesto Renta y consolidación de la información.<br />
2.4.2.3 Continuidad Del Ente Contable<br />
“Los principios contables parten del supuesto de la continuidad de las operaciones<br />
del ente contable, empresa en marcha, a menos que se indique lo contrario, en<br />
cuyo caso se aplicarán técnicas contables de reconocido valor, en atención a las<br />
particulares circunstancias del momento. Obviamente, si la liquidación de una<br />
empresa es inminente, no puede ser considerada como empresa en marcha.” 12<br />
Los Estados Financieros de una <strong>Fundación</strong> como entidad donataria, corresponden<br />
a una entidad en existencia permanente, por lo que sus cifras deben representar<br />
valores históricos.<br />
2.4.2.4 Significatividad<br />
“Al ponderar la correcta aplicación de los principios generales y normas<br />
particulares debe necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se<br />
presentan situaciones que no encuadran dentro de aquellos y que, sin embargo, no<br />
presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro<br />
general. Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los límites de lo<br />
que es y no es significativo y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que<br />
corresponda en cada caso, de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta<br />
factores tales como el efecto en los activos o pasivos, en el patrimonio o en el<br />
resultado de las operaciones.” 13<br />
Los Estados Financieros presentados por las ONG y la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong><br />
<strong>Huellas</strong>”, como entidad que recibe donaciones deben ser claros y de fácil<br />
interpretación para todo aquel que necesite trabajar con estos reportes. Es<br />
12 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados<br />
13 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados<br />
17
necesario que deban ir acompañados de notas explicativas las cuales ampliarán el<br />
origen y el significado de las cifras ya realizadas.<br />
2.4.2.5 Uniformidad<br />
Los principios generales, cuando fueren aplicables, y las normas particulares<br />
utilizados para preparar los estados financieros de un determinado ente deben ser<br />
aplicados uniformemente de un ejercicio a otro. Debe señalarse por medio de una<br />
nota aclaratoria, el efecto producido en los estados financieros de cualquier<br />
cambio de importancia por la aplicación de los principios generales y las normas<br />
particulares.<br />
A través de este principio, se pueden incidir en algunas partidas que son<br />
necesarias analizar y estudiar, de esta manera se podrá determinar cómo ha sido la<br />
evolución del desarrollo de la <strong>Fundación</strong> o de su Proyecto.<br />
2.4.2.6 Medición En Términos Monetarios<br />
“Los movimientos en las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio deben ser<br />
reconocidas fácilmente en los registros contables y ser expresadas en términos<br />
monetarios. La unidad monetaria para la contabilidad y para la información<br />
financiera, en la República del Ecuador es el dólar de los Estados Unidos de<br />
Norteamérica.” 14<br />
Todos los movimientos monetarios de la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, están<br />
expresados en dólares.<br />
2.4.2.7 Partida Doble<br />
“Constituye el principio de contabilidad generalmente aceptados (PCGA), más<br />
práctico, útil y conveniente para producir los Estados Financieros. Consiste que<br />
14 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados<br />
18
cada hecho u operación que se realice afectará, por lo menos a dos partidas o<br />
cuentas contables por lo tanto, el uso de la partida doble propicia esta regla: no<br />
habrá deudor sin acreedor, y viceversa.” 15<br />
En toda <strong>Fundación</strong> cada operación que se registre afectará por lo menos a dos<br />
partidas en los registros de contabilidad, en base al sistema de registro por partida<br />
doble es decir que no hay deudor sin acreedor y viceversa o que existe un control<br />
en el manejo contable.<br />
2.4.2.8 Costo de Adquisición<br />
“El activo fijo debe llevarse al costo de adquisición o construcción, cuyos valores<br />
se encuentran en las cuentas históricas, a no ser que dicho costo no tenga<br />
significado alguno. El costo de los terrenos debe mostrarse por lo regular por<br />
separado. El costo de construcción incluye el total de costos directos y los costos<br />
de gastos generales tales como ingeniería, supervisión, administración, intereses e<br />
impuestos. Los ítems tratados como activos fijos deben tener, para la Institución,<br />
al menos una vida útil de un año en perspectiva, aunque normalmente esta vida<br />
útil es considerada más larga. Deben establecerse medidas o criterios prácticos<br />
para poder hacer distinciones uniformes entre activo fijo, gastos de operación y<br />
mantenimiento.” 16<br />
Es importante señalar que el principio de costo adquisición es muy relevante en el<br />
desarrollo de la contabilidad de la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, porque<br />
actualmente nos encontramos en el proceso de construcción de la Escuela “Monte<br />
Carmelo”, por lo tanto es vital tener en claro los conceptos de cómo manejar los<br />
activos fijos, la depreciación, en conclusión si nos manejamos basados en normas,<br />
principios, leyes de control lograremos realizar un trabajo de calidad, de esa<br />
manera los directivos podrán tomar sus decisiones oportunas.<br />
15 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados<br />
16 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados<br />
19
2.4.2.9 Estados Financieros<br />
Los Estados Financieros deben ajustarse a las normas aplicables de información<br />
incluidas en las Normas Ecuatorianas Generalmente Aceptados y a los principios.<br />
En el caso de la <strong>Fundación</strong> se elabora a la fecha los Estados Financieros de:<br />
Balance General y de Resultados por lo que con esta propuesta se procederá a<br />
ampliar la información para obtener los Estados de cambios en el patrimonio y<br />
Flujo de Efectivo como herramienta de una buena toma de decisiones de las<br />
autoridades.<br />
2.4.2.10 Negocio en Marcha<br />
“Salvo indicación expresa en contrario, se entiende que los estados financieros<br />
pertenecen a una “empresa en marcha”, considerándose que el concepto que<br />
informa la mencionada expresión se refiere a todo organismo económico cuya<br />
existencia temporal tiene plena vigencia y proyección futura.” 17<br />
Este principio prevé la permanencia del negocio en el sistema económico<br />
financiero, los equipos, los bienes muebles no son destinados para la venta,<br />
constituyen activos de la empresa con los cuales cuenta para su permanencia. La<br />
<strong>Fundación</strong> ya tiene varios años y posee activos fijos que en su mayoría son<br />
donaciones de otras empresas.<br />
En conclusión considero que este principio está relacionado directamente con<br />
desenvolvimiento contable de la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, cabe señalar que<br />
una buena interpretación y aplicación de los principios contables en la <strong>Fundación</strong><br />
“<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, nos conllevará a obtener información oportuna y confiable.<br />
2.5 FUNDAMENTACIÓN CIENTÍFICA<br />
2.5.1 Fundamentación Conceptual<br />
Es necesario fundamentar varios términos que técnicamente han sido probados y<br />
acogidos en las diferentes disciplinas y que regulan lo que es un manual de<br />
17 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados<br />
20
procedimientos, por lo que a continuación se exponen varios principios<br />
administrativos que rigen en una organización y otra terminología a utilizar.<br />
2.5.1.1 Dirección<br />
Esta etapa del Proceso Administrativo llamada también ejecución, comando o<br />
liderazgo, es una función de tal trascendencia que se considera que la<br />
administración y la dirección son una misma cosa, debido a que al dirigir es<br />
cuando se ejercen más representativamente las funciones administrativas, de<br />
manera que todos los dirigentes pueden considerarse administradores.<br />
Según, El Prisma.com, en su obra Administración de Empresas, año edición<br />
2001, hace referencia a lo expresado por Robert B. Buchele y cita definición de<br />
dirección como “Comprende la influencia interpersonal del administrador a través<br />
de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización,<br />
mediante la supervisión, la comunicación y la motivación.”<br />
La dirección es el aspecto más importante para la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”,<br />
será el sustento para la elaboración del Manual Administrativo, a través del cual<br />
identificaremos cuál será la función de cada empleado para que de esa manera se<br />
cumpla con el objetivo de la fundación. Con relación al registro contable de las<br />
transacciones, el Manual Contable será la base mediante la cual se podrá<br />
supervisar el desarrollo de la contabilidad y sus resultados.<br />
2.5.1.2 Organización<br />
Desde siempre el ser humano ha estado consciente de que la obtención de<br />
eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de<br />
todos los recursos. Una vez establecidos los objetivos a través de la planeación,<br />
será necesario determinar que medidas utilizar para lograrlos.<br />
El mismo autor hace referencia a lo expresado por Agustín Reyes Ponce, y cita la<br />
definición de organización como, “Organización es la estructura de las relaciones<br />
21
que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos<br />
materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima<br />
eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.”<br />
En la contabilidad, la organización es muy importante, para la <strong>Fundación</strong><br />
“<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, será una herramienta mediante la cual se podrá llevar un<br />
archivo ordenado en forma cronológica de todos los comprobantes contables<br />
como por ejemplo (egresos, ingresos, diarios, retenciones, etc.).<br />
2.5.1.3 Coordinación<br />
En general, las definiciones usuales de coordinación carecen de un mínimo de<br />
precisión conceptual. Se emplean muchos sinónimos para el término coordinar,<br />
como: ordenar, armonizar, ajustar, orquestar, integrar, equilibrar, etc; Pero no<br />
debe considerarse sinónimo el concepto de "cooperación" que se emplea para designar<br />
actitudes internas que pueden favorecer la coordinación. Es muy empleado<br />
el sinónimo el de "integración" (tanto la socio-económica como la materialeconómica:<br />
la primera se refiere la identificación de objetivos, la segunda a tareas<br />
etc.).<br />
Para la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, la coordinación es un aspecto muy<br />
importante, porque a través de todos los sinónimos antes mencionados podemos<br />
llegar a cumplir nuestra meta que es, realizar una transformación de la educación<br />
en el Ecuador. Esto se logrará con una buena administración contable.<br />
2.5.1.4 Control<br />
El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que<br />
ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de lo contrario, será<br />
necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios.<br />
El mismo autor hace referencia a lo expresado por George R. Terry, y cita la<br />
definición de control como, “Es el proceso para determinar lo que se está llevando<br />
22
a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera<br />
que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.”<br />
Según, Romero López Javier en su obra Contabilidad Superior define al control<br />
como, “Es el poder de gobernar las políticas de operación y financieras de una<br />
empresa, a fin de obtener beneficio de sus actividades” 18<br />
Para la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, la presentación de Estados Financieros<br />
confiables es importante, por ello es necesario que exista un control interno<br />
adecuado del proceso de las operaciones contables, cabe señalar que para<br />
diferentes empresas el control es la base para obtener un beneficio económico,<br />
pero para la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>” su fin es obtener un beneficio social a<br />
través del control contable y financiero en forma eficiente.<br />
2.5.1.5 Sistema Contable<br />
El sistema contable funciona a partir de las transacciones económicas y<br />
financieras que son resultado de la gestión institucional. Cuatro son los períodos o<br />
etapas que se deben considerar en el desarrollo de la Contabilidad de toda ONG:<br />
Período Inicial<br />
Período de Gestión<br />
Período de fin de ejercicio<br />
Período de Evaluación y Liquidación<br />
2.5.1.5.1 El Período Inicial: Comprende la organización de la ONG y los<br />
asientos contables que motivarán las operaciones preliminares (preparación de<br />
presupuestos, las primeras solicitudes de fondos a las agencias donantes,<br />
recepción de fondos en la ONG o entidad donataria o beneficiaria).<br />
2.5.1.5.2 El período de Gestión: Es definido como el lapso de tiempo<br />
comprendido entre el principio y el fin de cada ejercicio contable (1 de Enero al<br />
31 de Diciembre).<br />
2.5.1.5.3 El período del fin del Ejercicio: Comprende las operaciones de cierre<br />
de los Estados Financieros de Situación y de Resultados (de fondos remanentes<br />
para las ONG’s) para la determinación de los objetivos y metas que se logró<br />
alcanzar y los resultados de las operaciones económicas.<br />
2.5.1.5.4 El período de liquidación: Es el que comprende el Balance de<br />
liquidación final y de cierre del Proyecto o Convenio (la mayoría de Convenios y<br />
Proyectos no inician el primer día de año y su fecha de término es distinta al 31 de<br />
Diciembre). De lo expuesto, surge la necesidad del empleo de métodos especiales<br />
que satisfagan las características propias de cada ONG con su agencia donante.<br />
Todas estas transacciones son: clasificadas, verificadas, registradas, analizadas y<br />
reportadas a través de los informes financieros mensuales, trimestrales y anuales.<br />
2.5.1.6 Concepto de Procedimientos Contables<br />
La base principal para toda buena organización es el establecimiento de<br />
procedimientos y métodos sencillos de realizar, información oportuna y los<br />
controles internos han sido siempre los objetivos fundamentales de la<br />
contabilidad.<br />
Las informaciones requeridas por el Director Ejecutivo y por el personal<br />
responsable de la ONG para la toma de las decisiones en los distintos proyectos,<br />
gira principalmente alrededor de la contabilidad, ya que necesitan todo tipo de<br />
información (contable, extra contable, histórica, prospectiva, continua, periódica y<br />
accidental), y los procedimientos adoptados para establecer el flujo de datos, los<br />
mismos que deben ser a través de los canales de información apropiada los cuales<br />
son: documentos, informes especiales y los estados financieros (balances<br />
generales, estados de resultados, etc.)<br />
2.5.1.7 Concepto de Principios Generales<br />
La contabilidad se llevará por el sistema de partida doble, en idioma castellano y<br />
en moneda nacional en el caso de nuestro país en dólares americanos, tomando en<br />
24
consideración los principios contables de general aceptación, para registrar el<br />
movimiento económico y determinar el estado de situación financiera y los<br />
resultados imputables al respectivo ejercicio impositivo. En el Reglamento se<br />
determinarán los requisitos a los que se sujetarán los libros y demás registros<br />
contables y la forma de establecer el mantenimiento y confección de otros<br />
registros y libros auxiliares, con el objeto de garantizar el mejor cumplimiento y<br />
verificación de las obligaciones tributarias. 19<br />
2.5.1.8 Reglas de un Manual de Aplicación de Procedimientos Contables<br />
para las ONG 20<br />
a) Distribuir los elementos ejecutivos y los medios auxiliares en forma<br />
coordinada y eficaz para que las actividades de la ONG se desenvuelvan<br />
con el mayor provecho posible.<br />
b) Todas las transacciones económicas resultantes de la gestión, que han sido<br />
originadas por las distintas áreas, sean ingresos o partidas de gasto, cuyas<br />
contrapartidas no signifiquen ingresos o desembolsos de dinero en<br />
efectivo, deben ser sumilladas por el coordinador del proyecto. En caso de<br />
ser aportes de materiales significativos para el Proyecto en ejecución, debe<br />
informarse a contabilidad, por medio de documentos de resumen, para su<br />
registro en forma clara y precisa en los libros especiales.<br />
c) Evitar que haya duplicidad en las funciones y labores asignadas para que<br />
las revisiones y registros no se hagan repetitivamente.<br />
d) Poner a disposición de las personas encargadas de las Auditorías y<br />
Revisiones de la ONG, los documentos y libros de manera que puedan<br />
verificarse rápidamente y sin ninguna dificultad.<br />
e) El sistema de contabilidad controlará la adecuada imputación contable de<br />
todas las operaciones realizadas en la ONG y que estas sean incluidas en el<br />
periodo contable al que corresponda.<br />
19 Ley de Régimen Tributario Interno<br />
20 Administración Contable y Control Interno, Berrocal Aquilino<br />
25
f) Llevar la contabilidad en forma estadística para que puedan ser conocidos<br />
los resultados y establecer las comparaciones correspondientes en cada<br />
periodo.<br />
El manual por lo tanto sobre la normativa expuesta contendrá los lineamientos que<br />
permitan su aplicación.<br />
2.5.1.9 Ecuación Contable<br />
La formula de la ecuación contable es la siguiente:<br />
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO<br />
- Activo.- Es todo lo que posee o le adeudan a la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong><br />
<strong>Huellas</strong>”.<br />
- Pasivo.- Es todo lo que se adeuda a otras personas (ajenas a la fundación,<br />
socios, accionistas, según el caso.)<br />
- Patrimonio.- Es el aporte: en dinero y /o en bienes efectuado por los socios<br />
de la <strong>Fundación</strong>, según el caso, establece la diferencia entre el activo y el<br />
pasivo.<br />
INGRESOS - COSTOS - GASTOS = UTILIDAD (EXCEDENTE)<br />
- Ingresos.- Representan los valores recaudados por la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong><br />
<strong>Huellas</strong>”, por la venta de un producto, servicio y donaciones.<br />
- Gastos.- Son valores que desembolsa la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”,<br />
para poder realizar sus actividades operacionales.<br />
2.5.1.10 Administrar<br />
Según, E. F. L. Brech la administración: "Es un proceso social que lleva consigo<br />
la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una<br />
empresa, para lograr un propósito dado", aplicando este principio. La <strong>Fundación</strong><br />
“<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, podrá cumplir los propósitos y objetivos para la cual fue<br />
creada.<br />
26
2.5.2 TEORÍAS ADMINISTRATIVAS<br />
2.5.2.1 Frederich Taylor<br />
Esta teoría está basada específicamente en el estudio del tiempo, se dividió cada<br />
oficio en sus componentes y se diseñó los mejores y más rápidos métodos de<br />
operación para cada parte del trabajo. Creó incentivos de tipo económico que él<br />
llamó "tarifas diferenciales" de acuerdo con la productividad del trabajador.<br />
Es muy importante esta teoría porque considero que podríamos aplicar en el<br />
diseño del manual de funciones administrativas de la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong><br />
<strong>Huellas</strong>”, donde resaltaríamos que lo administrativo tiene relación con lo contable,<br />
pero en forma ordenada y separada y de esa manera optimizaríamos el tiempo y<br />
los recursos.<br />
2.5.2.2 Henry Fayol<br />
La teoría de Fayol nos indica que el “Administrador se hace y, no nace" y por lo<br />
tanto, administrar no es un talento personal, sino un conjunto de habilidades que<br />
se puede aprender, definió varios conceptos para una mejor administración.<br />
a. División del trabajo: a la persona es necesario especializarla para aumentar<br />
su eficiencia.<br />
b. Disciplina: todos los miembros deben respetar las normas y leyes para<br />
aumentar su eficiencia.<br />
c. Unidad de mando: nadie puede tener más que un jefe.<br />
d. Interés común: el bien común prima sobre el bien particular.<br />
e. Remuneración: la compensación por el trabajo debe ser equitativa para<br />
patrones y empleados.<br />
f. Iniciativa: se debe permitir que el personal participe y sea creativo, así a<br />
veces se cometan errores.<br />
g. Trabajo en equipo: se debe promover el trabajo en equipo para integrar al<br />
personal con los objetivos de la organización.<br />
h. Jerarquía: en toda estructura administrativa hay jerarquías que es necesario<br />
respetar.<br />
27
Todos los conceptos de Fayol mencionados anteriormente son muy relevantes<br />
para la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, esto permite fundamentar la necesidad de<br />
elaborar el manual de procedimientos contables y administrativo, con una base<br />
para lograr el equilibrio entre empleador y empleado y con ello lograríamos<br />
cumplir con el objetivo de la <strong>Fundación</strong> que es la transformación de la educación<br />
en el Ecuador.<br />
2.5.2.3 Douglas Mc Gregor<br />
Mc Gregor plantea la teoría X y Y, la cual se basa en el concepto de que el<br />
hombre en la administración puede ser visto, puede ser enfocado y puede ser<br />
analizado desde dos puntos, que son la posición X y la posición Y.<br />
Posición X: El hombre en esta posición es un ser perezoso, un ser que requiere<br />
continuo control, que se fija metas bajas y que no asume responsabilidades.<br />
Posición Y: El hombre en esta posición es un ser creativo, que no requiere ser<br />
presionado, que está en función de metas y que le gusta asumir responsabilidades<br />
y de esa manera se podrá desarrollar.<br />
McGregor dice que el hombre hoy posiblemente no tiene las características de la<br />
posición Y, pero eso se debe a que la empresa sigue viendo al hombre en la<br />
posición X. Es fundamental que la empresa vea al hombre en la posición Y, para<br />
que este asuma las características Y. El hombre reacciona al estímulo que le dan,<br />
si este es negativo, su reacción es negativa, si el estímulo es positivo su reacción<br />
será positiva.<br />
Además, es importante señalar que en la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”,<br />
necesitamos llegar a la posición Y, a través del presente manual, con ello<br />
lograríamos obtener una mejor comunicación entre el personal, y a la vez<br />
presentaríamos información seria y veraz.<br />
2.5.2.4 Peter Drucker<br />
Esta teoría se refiere a la administración por objetivos. El principio fundamental<br />
define que los administradores deben fijar metas u objetivos, contra los cuales los<br />
28
subordinados puedan medir el progreso, los objetivos deben ser fijados para la<br />
empresa en general y para cada una de las áreas en particular. Si logramos definir<br />
las metas, la gente se va a identificar con ellas.<br />
Considero que en la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, la teoría de Drucker, es<br />
importante en cierto aspecto, la meta general está identificada, pero las metas<br />
particulares no están claramente especificadas, por lo tanto, es imposible pedir a<br />
alguien que se identifique con algo que se desconoce; un principio básico de la<br />
vida, es que no se puede amar lo que se desconoce, para amar algo, hay que<br />
conocerlo y entre más se conoce más se ama; lo desconocido más que amor nos<br />
crea angustia e inseguridad.<br />
En Manual Administrativo será una base que nos indicará a través de las<br />
funciones de cada persona cual es la meta a la que queremos llegar en cada área<br />
en particular.<br />
2.5.2.5 Abraham H. Maslow<br />
Maslow, parte del concepto de que toda necesidad no satisfecha es una<br />
motivación. De acuerdo con esta premisa bastaría con definir la escala de<br />
necesidades y estaríamos definiendo la escala de motivaciones. Cuando un<br />
conjunto de necesidades es satisfecho, deja de ser motivador.<br />
Necesidades de autorrealización<br />
Necesidades del yo<br />
Necesidades sociales<br />
Necesidades de seguridad<br />
Necesidades fisiológicas<br />
29
Para la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, la necesidad de seguridad es la más<br />
importante, porque esta incluye seguridad personal, orden y estar libre de miedo y<br />
amenazas, se refiere básicamente con la estabilidad en el empleo. El presente<br />
manual ayudará al personal a llevar su trabajo en forma ordenada, clara y precisa<br />
basado en normas, principios legales, esto permitirá que el jefe inmediato analice<br />
seriamente nuestro trabajo antes de tomar cualquier decisión.<br />
2.5.2.6 Herbert Simón<br />
Simón, logró desarrollar una teoría para el proceso de toma de decisiones que<br />
implica seis pasos: 21<br />
a. Identificación del problema.<br />
b. Análisis del problema<br />
c. Estudio de alternativas.<br />
d. Escogencia de la mejor alternativa.<br />
e. Acción.<br />
f. Evaluación.<br />
La toma de decisiones para la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, constituye el trabajo<br />
más importante del directorio para la fundación. La capacidad de tomar decisiones<br />
sensatas, en forma calmada y con razonable rapidez resulta provechosa en<br />
cualquier situación de la organización.<br />
21 Teorías Administrativas y su Aplicación a las Obras<br />
30
CAPÍTULO III<br />
METODOLOGÍA<br />
3 ASPECTOS METODOLÓGICOS DEL ESTUDIO<br />
3.1 DIAGNÓSTICO<br />
Actualmente la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, es una organización sin fines de<br />
lucro, cuya misión y visión detallamos a continuación cabe, señalar que en este<br />
momento no poseemos un sistema de control administrativo, financiero y<br />
contable, es por esa razón que me he visto en la necesidad de elaborar un Manual<br />
de Procedimientos Contables y Administrativos para de esa manera obtener<br />
procesos administrativos, financieros y contables eficientes y oportunos para una<br />
correcta toma de decisiones.<br />
Sin embargo los procesos administrativos contables no se encuentran normados<br />
adecuadamente y por escrito, por lo tanto en la presente tesis se desarrolló una<br />
metodología de investigación documental sobre la base del conocimiento de la<br />
<strong>Fundación</strong>, considerando técnicas de análisis, interpretación y correlación que<br />
permiten el desarrollo del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
ADMINISTRATIVOS CONTABLES.<br />
3.2 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN<br />
3.2.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN<br />
La elaboración del tema “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES<br />
PARA LA FUNDACIÓN DEJEMOS HUELLAS”, se formula con el objeto de<br />
entregar a la <strong>Fundación</strong> un instrumento lógico y ordenado con el cual se podrá<br />
reflejar información financiera y económica actualizada y real, la misma que será<br />
requerida por los directivos en cualquier momento.<br />
31
3.2.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN<br />
La presente investigación es de carácter documental la que utilizaremos para<br />
realizar la práctica profesional.<br />
3.2.2.1 Método Deductivo.- Este método nos indica que a partir de las<br />
situaciones generales se lleguen a identificar explicaciones particulares contenidas<br />
explícitamente en la situación general. La falta de control administrativo contable<br />
en la fundación será la situación general que nos permita llegar a conclusiones de<br />
carácter particular para la organización objeto de este estudio.<br />
3.2.2.2 Método Inductivo.- Este método será utilizado para ir de lo particular a lo<br />
general a través de diferentes procedimientos. La información contable que tiene<br />
al momento la <strong>Fundación</strong> se limita a simples reportes por lo que existen muchas<br />
falencias, cabe señalar que esto se da porque no existe un control adecuado en las<br />
operaciones.<br />
3.2.2.3 Método Analítico.- Nos permite observar y analizar minuciosamente a la<br />
<strong>Fundación</strong> "<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>" en sus operaciones contables, a través de los<br />
documentos fuente, de esta manera se recopilara los datos necesarios para realizar<br />
el proceso investigativo para el desarrollo del manual contable.<br />
3.3 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN<br />
FUENTES<br />
En el desarrollo de la investigación se van a utilizar instrumentos o también<br />
llamadas técnicas, tanto de tipo documental con fundamentación bibliográfica<br />
como técnicas de campo (observación directa, experiencias, entrevistas, etc.)<br />
3.3.1 PRIMARIAS<br />
Entrevistas con personas de la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, que están<br />
involucradas en el desarrollo de la contabilidad.<br />
32
3.3.2 SECUNDARIAS<br />
Información obtenida en publicaciones, textos, leyes reglamentos y registros<br />
oficiales, que tengan relación con el tema investigado.<br />
3.3.3 TERCIARIAS<br />
Información obtenida en revistas, periódicos, folletos e Internet, la cual será<br />
obtenida a través o con el uso del computador.<br />
3.4 POBLACIÓN O MUESTRA<br />
El estudio se fundamenta en la necesidad de la administración de la <strong>Fundación</strong>, la<br />
que se fundó hace 6 años con la misión de realizar una transformación de la<br />
educación en el Ecuador, el presente trabajo es con el fin de dotarle de una<br />
herramienta a la <strong>Fundación</strong>, para que de esa manera se pueda optimizar los<br />
recursos humanos y financieros y con ello obtener información real y oportuna.<br />
Actualmente la <strong>Fundación</strong> esta conformada por la Directora Ejecutiva, Directora<br />
de la Escuela, Contadora, Auxiliar Administrativa, Auxiliar Contable.<br />
33
CAPÍTULO IV<br />
MANUAL DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS CONTABLES<br />
INTRODUCCIÓN<br />
La <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, fue creada por un grupo de personas<br />
involucradas en el área educativa con la finalidad de dar apoyo a quienes más lo<br />
necesitan.<br />
Su estatuto fue aprobado legalmente por el directorio y puesto en consideración<br />
del Ministerio de Educación para que sea aprobado. La aprobación consta en el<br />
acuerdo Ministerial número 2953 del cinco de noviembre de 1999, desde esa<br />
fecha ha logrado darle una imagen positiva al sector y a quienes acuden a ella<br />
constituyéndose un apoyo para el sector educativo.<br />
IMPORTANCIA<br />
Su importancia radica que con los recursos internos disponibles promueve y<br />
apoya la educación en general, fomenta la capacitación de los maestros,<br />
integración de la familia, mejora de áreas físicas, involucra al sector privado en el<br />
apoyo al proceso educativo.<br />
En cuanto al Manual Administrativo – Contable propuesto, este será la guía para<br />
que cada persona que integra la <strong>Fundación</strong> sepa ayudar en forma rápida y eficaz a<br />
cada programa de la <strong>Fundación</strong>, cabe señalar que cada empleado sabrá cuáles son<br />
sus funciones administrativas, con ello lográremos eficiencia administrativa,<br />
financiera y contable.<br />
Bajo estos lineamientos y conforme a la filosofía para la que fue creada ha<br />
desarrollado la misión, visión y objetivos los mismos que se exponen así:<br />
34
MISIÓN<br />
La misión de la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, es trabajar por los niños y jóvenes<br />
del sector urbano marginal del Ecuador, a través de la construcción de escuelas de<br />
formación integral, implementando el programa de becas escolares, otorgando<br />
atención psicológica especializada al niño y a su familia, brindado apoyo en salud<br />
y nutrición mediante el control médico individual y asesoría en alimentación<br />
nutritiva.<br />
VISIÓN<br />
La <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, es una ONG sin fines lucro, cuya visión es la<br />
transformación de la educación en el Ecuador, para lograr insertar en la sociedad a<br />
personas con una cultura adecuada y como un respaldo para la vida diaria en<br />
forma digna.<br />
OBJETIVO GENERAL DE LA FDH<br />
La <strong>Fundación</strong> trabaja por la promoción integral de la persona humana con el<br />
objeto de desarrollar hombres y mujeres de calidad que puedan desempeñarse en<br />
los diferentes ámbitos sociales y productivos del país.<br />
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA FDH<br />
- Promover y apoyar la educación en general.<br />
- Fomentar la capacitación de los maestros y mejorar la compensación<br />
salarial.<br />
- Facilitar la mejora de áreas físicas y equipos escolares.<br />
- Promover la integración de la familia en la área educativa.<br />
- Involucrar al sector privado en el apoyo al proceso educativo.<br />
- Auspiciar la completa educación de los niños y jóvenes de escasos<br />
recursos de nuestro país.<br />
35
- Colaborar con personas naturales o jurídicas, organismos nacionales o<br />
internacionales, públicos y/o privados que tengan objetos similares.<br />
- Solicitar, recibir, mantener y administrar los bienes y fondos provenientes<br />
de donaciones, asignaciones, legados y contribuciones nacionales e<br />
internacionales, de personas naturales y jurídicas, destinados a los fines de<br />
la <strong>Fundación</strong>.<br />
- Difundir el resultado de sus actividades en libros, revistas y periódicos.<br />
- Promover, auspiciar y utilizar los medios de comunicación masiva para el<br />
logro de los fines de la <strong>Fundación</strong>.<br />
- Generar los recursos necesarios para aquellos proyectos encaminados a los<br />
objetivos de la <strong>Fundación</strong>.<br />
- Recibir legados, herencias y donaciones con beneficio de inventario y de<br />
origen lícito para destinarlos a los fines y objetivos ya enunciados.<br />
Los objetivos señalados anteriormente no se constituyen en limitación a las<br />
actividades de la fundación.<br />
Por el contrario se podrán admitir todo tipo de actividades, actos, convenios y<br />
contratos, recurriendo a todos los medios permitidos por la ley encaminados a la<br />
promoción integral de la persona humana, siempre y cuando los mismos tengan la<br />
finalidad de beneficencia pública.<br />
ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA FUNDACIÓN<br />
Para el cumplimiento de la misión, visión y objetivos expuestos, el manual<br />
considera factores importantes que permitirán desarrollar las actividades<br />
operativas en las áreas administrativas, financieras y contables para de esta<br />
manera lograr optimizar los recursos existentes, pues los procesos serán<br />
desarrollados en forma sistémica y sobre los requerimientos de los ejecutivos y<br />
autoridades de la fundación.<br />
En el presente manual se considera necesario clarificar la estructura orgánica que<br />
permitirá estar acorde a las técnicas y procedimientos modernos, un desarrollo<br />
armónico de las actividades que ejecuta.<br />
36
Al mejorar un control administrativo, financiero y contable, el recurso es utilizado<br />
de mejor manera se proveerá mejor información y por ende obtendremos mejores<br />
resultados información oportuna y confiable.<br />
A continuación se presenta el orgánico estructural de la <strong>Fundación</strong> <strong>Dejemos</strong><br />
<strong>Huellas</strong>.<br />
ORGÁNICO FUNCIONAL DE LA FUNDACIÓN DEJEMOS HUELLAS<br />
ASAMBLEA GENERAL<br />
DIRECTORIO<br />
PRESIDENTE<br />
VICEPRESIDENTE<br />
DIRECTOR EJECUTIVO<br />
TESORERO COMISARIO<br />
CONTADOR<br />
ASISTENTE ADMINISTRATIVA CONTABLE ASISTENTE CONTABLE<br />
SECRETARIO<br />
MANUAL DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS PARA LA FDH<br />
Bajo el esquema vertical expuesto el área de estudio del presente manual se<br />
enfoca a las funciones de las diferentes unidades administrativas directamente<br />
relacionadas, para las que se presentan las funciones que deberán cumplir para<br />
cada área y cargo.<br />
37
La <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, a la fecha dispone de un orgánico estructural<br />
que le permite desarrollar sus actividades en forma armónica, sin embargo no<br />
cuenta con funciones especificas que permitan desarrollar adecuadamente la<br />
actividad encomendada, por lo que se sugiere una división de funciones para cada<br />
cargo, así;<br />
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS<br />
FUNCIONES DEL CONTADOR<br />
Se encarga de la revisión de todos los movimientos contables así como la<br />
presentación a la gerencia de los estados financieros mensuales. Es un cargo<br />
controlador debido a que por intermedio de el se realizan todas las actividades<br />
contables, debido principalmente a que siendo una organización sin fines de lucro<br />
tiene un sentido social, y el objetivo del contador, es el buen manejo de los<br />
recursos de la <strong>Fundación</strong>.<br />
Este puesto está designado principalmente en la practica como un puesto de<br />
carácter supervisor y operativo dentro del área contable ya que su labor se centra<br />
en supervisar y controlar todas la operaciones contables realizadas por la asistente<br />
contable trabaja en estrecha relación con este, a fin de que se realice una<br />
contabilidad acorde con las necesidades operativas de la fundación.<br />
Sus principales funciones son:<br />
Funciones:<br />
a. Revisión de los Movimientos Contables.<br />
b. Elaboración de Estados Financieros Periódicos.<br />
c. Elaboración de Informes Contables.<br />
d. Supervisar y Controlar todas las Operaciones Contables.<br />
e. Brinda Asesoría en Aspectos Contables Tributarios.<br />
f. Presentación de Informes al Tesorero y a la Asamblea General<br />
38
FUNCIONES DEL AUXILIAR CONTABLE<br />
Este puesto es el que está designado como el puesto operativo dentro del área<br />
contable, ya que está encargado de registro y control de todas las operaciones<br />
contables de la empresa, contando la fundación con un puesto que controla y<br />
supervisa al asistente contable que es el puesto de Contador.<br />
El puesto del asistente contable se encarga de todo el registro y cargado en el<br />
sistema de todos los movimientos contables de la empresa, libro caja, registro de<br />
ventas, registro de compras, planillas, trámites tributarios, etc.<br />
Las funciones y actividades que cumple el asistente contable son las siguientes:<br />
Funciones:<br />
a. Registro de Operaciones Contables de la <strong>Fundación</strong>.<br />
b. Digitación en el Sistema de todas las Operaciones Contables.<br />
c. Mantener al día todos los libros contables de ley.<br />
d. Generar información contable para la toma de decisiones.<br />
e. Elaborar el Cronograma de pagos en Coordinación con Finanzas.<br />
f. Presentación de toda la información que se requiera por parte del<br />
Contador.<br />
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR<br />
El puesto de administrador a parte de ser una posición representativa tiene un alto<br />
grado de responsabilidad y tiene obligaciones operativas, por ende la persona que<br />
ocupe este puesto tiene que tener básicamente dos aptitudes principales, una la de<br />
alto sentido de responsabilidad y la de ser emprendedor, otra característica<br />
importante es la de experiencia en el giro de la empresa, es decir en la fundación<br />
debe conocer la misión y visión a través de la cual podemos llegar a cumplir el<br />
objetivo que es la transformación de la educación en el Ecuador.<br />
Las principales funciones y actividades que tiene el puesto son las siguientes:<br />
39
Funciones:<br />
a. Supervisión y Control del Personal<br />
b. Ejecución del Proceso de Pagos<br />
c. Elaborar Informes de Apoyo a la Gerencia de la Organización.<br />
d. Supervisión y Control de Servicios Contratados<br />
e. Informe de sus Labores realizadas al Contador y al Director<br />
Ejecutivo.<br />
40
<strong>Fundación</strong> MANUAL DE FUNCIONES<br />
<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong> ADMINISTRATIVAS<br />
NIVEL : DIRECTIVO<br />
UNIDAD : ASAMBLEA GENERAL<br />
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: DIRECTORIO<br />
CARGO : DIRECTOR EJECUTIVO<br />
FUNCIONES<br />
- Coordinar, dirigir y supervisar la marcha de la fundación, así como los programas de<br />
trabajo aprobados por la Asamblea General<br />
- Ejercer la representación legal, judicial y extra judicial de la <strong>Fundación</strong>.<br />
- Administrar la <strong>Fundación</strong> y sus recursos de acuerdo con las normas legales,<br />
estatutarias reglamentarias e instrucciones emanadas del Directorio y de la Asamblea<br />
General.<br />
- Presentar los informes que solicite el Directorio.<br />
- Coordinar administrativamente los objetivos de la <strong>Fundación</strong> y la relación con<br />
instituciones similares o afines.<br />
- Contratar el personal necesario para el buen desenvolvimiento de la <strong>Fundación</strong> o<br />
renovarlo.<br />
- Suscribir todos los actos, convenios y contratos necesarios para el cumplimiento de los<br />
objetivos de la <strong>Fundación</strong> hasta por cien salarios mínimos vitales generales y de ese<br />
monto en adelante previa autorización del Directorio.<br />
- Suscribir conjuntamente con el Tesorero los documentos relacionados con la gestión<br />
económica.<br />
- Presentar e informar al Directorio los Estados Financieros suscritos en forma conjunta<br />
con el contador.<br />
- Asistir con voz a las sesiones del directorio, y,<br />
- Las demás que fueren determinadas por la Asamblea General o el Directorio.<br />
Diseñado por: Cristina Almeida<br />
Fecha: 10 de junio del 2005<br />
Aprobado por: Sra. Mónica de Wright<br />
Fecha: 14 de Junio del 2005<br />
41
<strong>Fundación</strong> MANUAL DE FUNCIONES<br />
<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong> ADMINISTRATIVAS<br />
NIVEL : DIRECTIVO<br />
UNIDAD : ASAMBLEA GENERAL<br />
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: DIRECTORIO<br />
CARGO : PRESIDENTE<br />
FUNCIONES<br />
- Convocar y presidir las sesiones de la Asamblea General.<br />
- Disponer la convocatoria y presidir las reuniones del Directorio<br />
- Velar por el fiel cumplimiento de las decisiones del Directorio<br />
- Presentar a nombre del Directorio a la Asamblea General el informe anual económico<br />
y de labores.<br />
- Firmar conjuntamente con el secretario las actas de las sesiones del Directorio y de la<br />
Asamblea General<br />
- Coordinar, dirigir y supervisar la marcha de la fundación, así como los programas de<br />
trabajo aprobados por la Asamblea General<br />
- Las demás que fueren determinadas por la Asamblea General o el Directorio.<br />
Diseñado por: Cristina Almeida<br />
Fecha: 10 de junio del 2005<br />
Aprobado por: Sra. Mónica de Wright<br />
Fecha: 14 de Junio del 2005<br />
42
<strong>Fundación</strong> MANUAL DE FUNCIONES<br />
<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong> ADMINISTRATIVAS<br />
NIVEL : DIRECTIVO<br />
UNIDAD : ASAMBLEA GENERAL<br />
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: DIRECTORIO<br />
CARGO : VICEPRESIDENTE<br />
FUNCIONES<br />
- El Vicepresidente subrogará al Presidente o al Director Ejecutivo, en caso de<br />
ausencia, falta o impedimento temporal de éstos.<br />
- Durante el desempeño de sus funciones tendrá las mismas atribuciones y<br />
limitaciones que el titular.<br />
Diseñado por: Cristina Almeida<br />
Fecha: 10 de junio del 2005<br />
Aprobado por: Sra. Mónica de Wright<br />
Fecha: 14 de Junio del 2005<br />
43
MANUAL DE FUNCIONES<br />
<strong>Fundación</strong> ADMINISTRATIVAS<br />
<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong><br />
NIVEL : DIRECTIVO<br />
UNIDAD : ASAMBLEA GENERAL<br />
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: DIRECTORIO<br />
CARGO : TESORERO<br />
FUNCIONES<br />
- Informar al Director Ejecutivo y al Directorio, mensualmente o cuando sea<br />
requerido, sobre la marcha económica y financiera de la <strong>Fundación</strong>, y elaborar el<br />
informe económico anual para presentarlo al Directorio y a la Asamblea General.<br />
- Proponer acciones para el crecimiento y buena administración del patrimonio de la<br />
<strong>Fundación</strong>.<br />
- Ejecutar programas de recaudación de recursos y recaudar los valores que<br />
adeudaren a la <strong>Fundación</strong> por cualquier concepto, especialmente por los aportes<br />
ordinarios y extraordinarios de los miembros de la <strong>Fundación</strong>.<br />
- Depositar los ingresos de la <strong>Fundación</strong> en la Institución Bancaria o Financiera que<br />
para el efecto señale el Directorio, y,<br />
- Las demás que le asigne el Directorio y al Director Ejecutivo.<br />
Diseñado por: Cristina Almeida<br />
Fecha: 10 de junio del 2005<br />
Aprobado por: Sra. Mónica de Wright<br />
Fecha: 14 de Junio del 2005<br />
44
MANUAL DE FUNCIONES<br />
<strong>Fundación</strong> ADMINISTRATIVAS<br />
<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong><br />
NIVEL : TÉCNICO<br />
UNIDAD : DEPARTAMENTO FINANCIERO<br />
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: TESORERO<br />
CARGO : CONTADOR<br />
FUNCIONES<br />
- Entregar Estados Financieros Mensuales de la <strong>Fundación</strong> o cuando el Tesorero<br />
o Directorio lo requieran.<br />
- Supervisar el trabajo asignado a las asistentes contables<br />
- Capacitar a los asistentes contables<br />
- Asesorar en aspectos relacionados a tributación, finanzas, laboral, impuestos,<br />
contabilidad entre otros<br />
- Coordinar, revisar y firmar las declaraciones de impuestos tributarios.<br />
- Realizar análisis mensuales a los Estados Financieros<br />
- Recomendar el uso de políticas de control interno<br />
- Supervisar el registro oportuno y adecuado de las transacciones financieras que<br />
se realicen en la <strong>Fundación</strong>.<br />
- Supervisar el control de la cartera de clientes<br />
- Revisar roles de pagos y cumplimiento del reglamento interno en políticas de<br />
descuentos y préstamos a empleados<br />
- Presentar Estados Financieros anuales y su declaración de impuesto a la renta<br />
respectiva.<br />
- Llevar bajo su responsabilidad la contabilidad de la fundación y sus archivos.<br />
- Suscribir conjuntamente con Director Ejecutivo los documentos relacionados<br />
con la gestión económica de la <strong>Fundación</strong>.<br />
- Las demás funciones que le asigne el Directorio.<br />
Diseñado por: Cristina Almeida<br />
Fecha: 10 de junio del 2005<br />
Aprobado por: Sra. Mónica de Wright<br />
Fecha: 14 de Junio del 2005<br />
45
<strong>Fundación</strong> MANUAL DE FUNCIONES<br />
<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong> ADMINISTRATIVAS<br />
NIVEL : OPERATIVO<br />
UNIDAD : DEPARTAMENTO FINANCIERO<br />
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: CONTADOR<br />
CARGO : ASISTENTE ADMINISTRATIVO / CONTABLE<br />
FUNCIONES<br />
- Control de la renovación de facturas mensuales, semestrales o anuales de las empresas o personas que<br />
realizan sus aportes en forma directa.<br />
- Elaborar facturas, registrar las cancelaciones o abonos y llevar un control de la cartera de estos<br />
donantes<br />
- Receptar los nuevos cupones y enviar con carta a Su Cambio por el Cambio y a Sukasa para el ingreso<br />
respectivo hasta el 4 de cada mes.<br />
- Recibir la información de los créditos realizados cada mes por Su Cambio por el Cambio de las becas<br />
captadas por medio de Produbanco, Pacífico, Pichincha y Magna y la comisión bancaria, ingresar estos<br />
abonos al sistema contable<br />
- Registrar los valores de las becas que se reciben del Proyecto Apoyo y emitir el cheque de<br />
devolución, reteniendo la comisión por la cobranza realizada.<br />
- Enviar mensualmente por fax la solicitud de la devolución de becas a Sukasa, por los valores que han<br />
sido cobrados mediante esa tarjeta.<br />
- Elaborar hasta el 28 de cada mes la facturación a Diners, transformando la información con los cambios<br />
de números de tarjetas, socios nuevos y/o cancelados a FoxPro.<br />
- Enviar al cobro el 14 de cada mes, en caso de que el pago no cuadre con el registro enviado, revisar con<br />
el ejecutivo de Diners. Ingresos abonos al sistema.<br />
- Elaboración de nómina FDH y escuela, roles de pagos individuales. Entrega personal de roles.<br />
- Atención préstamos empleados, registro y control de cuentas por cobrar empleados (comisariato y<br />
préstamos).<br />
- Manejo de caja chica FDH.<br />
- Control de bancos, transferencias entre cuentas por Internet.<br />
- Preparar información para declaración de impuestos.<br />
- Control y archivos FDH (egresos, ingresos, impuestos, caja, roles de pagos, red de bancos, facturas,<br />
diarios).<br />
- Atención a madres de familia los días jueves sobre pagos realizados o pendientes y casos especiales.<br />
- Elaboración de cartas, solicitudes, agradecimientos a Padrinos, empresas que aportan, según<br />
requerimientos Directivos de FDH.<br />
- Atención telefónica o por mail a consultas de padrinos en coordinación con la Directora de la Escuela<br />
Monte Carmelo.<br />
- Atención y coordinación necesidades de la escuela.<br />
- Revisión y depuración listados activos padrinos o con problemas de cobranzas y comunicar a la<br />
Directora de la Escuela.<br />
- Coordinar compras de materiales oficina, aseo.<br />
- Coordinar actividades de mensajería y ruta de trabajo diario de Mensajero. Recepción y envió<br />
documentos a escuela. Control de cheques enviados para firmas y distribución de los mismos.<br />
- Atención teléfono<br />
- Control e ingreso de información para la generación de las planillas de pago al IESS / Internet<br />
Diseñado por: Cristina Almeida<br />
Fecha: 10 de junio del 2005<br />
Aprobado por: Sra. Mónica de Wright<br />
Fecha: 14 de Junio del 2005<br />
46
<strong>Fundación</strong><br />
<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong><br />
NIVEL : OPERATIVO<br />
MANUAL DE FUNCIONES<br />
ADMINISTRATIVAS<br />
UNIDAD : DEPARTAMENTO FINANCIERO<br />
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: CONTADOR<br />
CARGO : ASISTENTE CONTABLE<br />
FUNCIONES<br />
- Control e ingreso al sistema contable de las compras<br />
- Conciliaciones Bancarias de las cuentas de la FDH<br />
- Realización de Egresos y cheques de la FDH<br />
- Control y pago de becas a los niños<br />
- Recepción e Ingreso al sistema contable de suministros de niños y emisión de<br />
cheques.<br />
- Cuentas por Cobrar<br />
- Cuentas por pagar<br />
- Recepción y verificación de documentos de beneficiarios de becas o sus<br />
representantes previo a la entrega del cheque.<br />
- Archivo de las Retenciones en la fuente<br />
- Archivo de Egresos, Ingresos y todos los documentos soporte de los registros<br />
contables<br />
- Registro cancelaciones o abonos de facturas.<br />
Diseñado por: Cristina Almeida<br />
Fecha: 10 de junio del 2005<br />
Aprobado por: Sra. Mónica de Wright<br />
Fecha: 14 de Junio del 2005<br />
47
CONTROLES INTERNOS<br />
Como en toda actividad empresarial, los controles internos deben ser establecidos<br />
en forma clara y precisa para evitar errores en su interpretación y aplicación. En la<br />
<strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, los procedimientos contables internos que<br />
implementaremos en el presente manual permitirán ejercer un mejor control sobre<br />
los recursos institucionales promoviendo la eficiencia de las operaciones y<br />
asegurando el cumplimiento de las políticas administrativas, financieras y<br />
contables.<br />
El reglamento que se utilizará para aplicar el control interno en la <strong>Fundación</strong><br />
“<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, a través del presente manual estará basado en los principios<br />
contables y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad anteriormente mencionadas,<br />
es decir, el manual administrativo contable se sujetara a la Legislación Nacional<br />
Vigente y a las respectivas leyes, principios, normas, de los diferentes<br />
organismos de control Ecuatoriano, básicamente el presente trabajo tienen que ver<br />
con los movimientos de Caja y Bancos, de los fondos de Caja Chica, de Anticipos<br />
a Proveedores y el de Compras y Adquisiciones, Activos Fijos entre otros rubros<br />
importantes de la contabilidad.<br />
Aspectos contables:<br />
La política administrativa y contable que se aplicará en la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong><br />
<strong>Huellas</strong>”, dispondrá de los siguientes mecanismos de control interno, que deberán<br />
ser aplicados obligatoriamente en la <strong>Fundación</strong> para asegurar un control<br />
administrativo, financiero y contable eficiente.<br />
Para iniciar la contabilidad en la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, se debe<br />
estructurar un plan o catálogo de cuentas, con la finalidad de facilitar el manejo<br />
de las cuentas mediante códigos de identificación, actualmente el sistema contable<br />
que posee la fundación facilita el ingreso de los datos<br />
El plan de cuentas no es uniforme para todas las fundaciones, se elabora de<br />
acuerdo a las necesidades de cada fundación. Se recomienda considerar dentro de<br />
48
ciertas cuentas principales cuentas auxiliares para de esa manera obtener<br />
información más clara y concreta.<br />
PLAN DE CUENTAS<br />
Todas las operaciones contables, se realizarán teniendo en consideración el Plan<br />
de Cuentas de la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, cuyo contenido y codificación<br />
será:<br />
ESTADO DE SITUACIÓN O BALANCE GENERAL<br />
ACTIVO<br />
1 Título-Activo, se refiere a los valores, bienes y derechos de la <strong>Fundación</strong>.<br />
1.1 Grupo-Corriente, se refiere a todo lo que se realizará hasta un año desde la<br />
presentación del balance.<br />
1.1.1 Subgrupo-Disponible, se agrupan las cuentas de caja, caja chica y bancos.<br />
1.1.1.1 Título de la Cuenta de Mayor-Caja, controla el dinero recaudado y entregado<br />
1.1.1.1.1 Cuenta de Mayor-Caja Chica-Bancos<br />
1.1.1.1.1.001 Cuenta Auxiliar del Mayor-Caja Chica Maria Pastor<br />
PASIVO<br />
2 Título-Pasivo, se refiere a los valores, bienes y derechos de la <strong>Fundación</strong>.<br />
2.1 Grupo-Corriente, cuentas que se deberán pagar máximo en un año la<br />
<strong>Fundación</strong>.<br />
2.1.1 Subgrupo-Corto Plazo, cuentas que se deberán pagar máximo en un año.<br />
2.1.1.1 Título de la Cuenta de Mayor-Cuentas Pagar<br />
2.1.1.1.1 Cuenta de Mayor-Cuentas por Pagar<br />
2.1.1.1.1.001 Cuenta Auxiliar del Mayor-Cuentas por Pagar Proveedores.<br />
PATRIMONIO<br />
3 Título-Patrimonio, son los valores de propiedad de la fundación<br />
3.1 Grupo-Patrimonio<br />
49
3.1.1 Subgrupo-Patrimonio<br />
3.1.1.1 Título de la Cuenta de Mayor-Patrimonio<br />
3.1.1.1.1 Cuenta de Mayor-Capital<br />
3.1.1.1.1.001 Cuenta Auxiliar del Mayor-Fondo de Operación.<br />
ESTADO DE RESULTADOS O DE PÉRDIDAS O GANANCIAS<br />
INGRESOS<br />
4 Título-Ingresos, son todos los ingresos monetarios que tiene la fundación.<br />
4.1 Grupo-Ingresos.<br />
4.1.1 Subgrupo-Ingresos.<br />
4.1.1.1 Título de la Cuenta de Mayor-Ingresos Becas Aportes.<br />
4.1.1.1.1 Cuenta de Mayor-Ingreso Becas Padrinos.<br />
4.1.1.1.1.001 Cuenta Auxiliar del Mayor-Ingresos Becas Educa.<br />
GASTOS<br />
5 Título-Gastos, se refiere a todos los gastos monetarios de la fundación.<br />
5.0 Grupo-Gastos Donaciones Becas.<br />
5.0.1 Subgrupo- Gastos Donaciones Becas.<br />
5.0.1.1 Título de la Cuenta de Mayor- Gastos Donaciones Becas.<br />
5.0.1.1.1. Cuenta de mayor-Gastos Donaciones Becas.<br />
5.0.1.1.1.001 Cuenta de Auxiliar Mayor- Gastos Donaciones Zapatos.<br />
5.1 Grupo-Gastos FDH<br />
5.1.1 Subgrupo- Gastos Operacionales FDH<br />
5.1.1.1 Título de la Cuenta de Mayor- Gastos de Personal FDH<br />
5.1.1.1.1 Cuenta de mayor-Gastos de Remuneración FDH<br />
5.1.1.1.1.001 Cuenta de Auxiliar Mayor- Gasto Sueldos<br />
50
CÓDIGO CUENTAS<br />
1. A C T I V O<br />
1.1. CORRIENTE<br />
1.1.1. DISPONIBLE<br />
1.1.1.1. CAJA<br />
1.1.1.1.1. CAJA CHICA A BANCOS<br />
1.1.1.1.1.001 Caja/Chica/Ma.Pastor<br />
1.1.1.1.1.002 Caja/Chica/MCOrtiz<br />
1.1.1.1.2. CAJA GENERAL<br />
1.1.1.1.2.101 Caja/Ing/Dólares<br />
1.1.1.1.3. BANCOS<br />
1.1.1.1.3.501 #0105200589-3/ Produb.CC Fun.<br />
1.1.1.1.3.502 #12052006838/Produb.Ahorr 2 Do<br />
1.1.1.1.4. INVERSIONES<br />
1.1.2. EXIGIBLE<br />
1.1.2.1. C*C/DONACIÓN/BECAS/ OTROS<br />
1.1.2.1.1. C*C/DONACIÓN/BECAS/PADRINOS<br />
1.1.2.1.1.555 CxC/Becas/Educa<br />
1.1.2.1.1.666 C*C/Becas/Mi Ahijado<br />
1.1.2.1.2. C*C/APORTES/FUNDACIÓN<br />
1.1.2.1.2.555 C*C/Aportes/Educa<br />
1.1.2.1.2.777 C*C/Aportes/FDH/Operación<br />
1.1.2.1.3. C*C/EMPLEADOS/ANTICIPOS<br />
1.1.2.1.3.001 C*C/Anticipos de Quincenas<br />
1.1.2.1.3.002 C*C/Comisariatos<br />
1.1.2.1.4. C*C/EMPLEADOS/ESCUELA<br />
1.1.2.1.4.001 C*C/Dos Santos Philippe<br />
1.1.2.1.4.002 C*C/Galárraga Miriam<br />
1.1.2.1.4.003 C*C/Gavilanes Y. Liliana<br />
1.1.2.1.4.004 C*C/Justina Natalie<br />
51
1.1.2.1.4.005 C*C/Moreno D. Isabel<br />
1.1.2.1.4.006 C*C/Morocho I. Humberto<br />
1.1.2.1.4.007 C*C/Ortiz M. Del Carmen<br />
1.1.2.1.4.008 C*C/Revelo T. Consuelo<br />
1.1.2.1.4.009 C*C/Sánchez Luís<br />
1.1.2.1.4.010 C*C/Sima luisa Yolanda<br />
1.1.2.1.4.011 C*C/Tituana T. Virginia<br />
1.1.2.1.4.012 C*C/Tituana T. Marta<br />
1.1.2.1.4.013 C*C/Tulcán P. Beatriz<br />
1.1.2.1.4.014 C*C/Urbano Siria<br />
1.1.2.1.4.015 C*C/Villarreal Consuelo<br />
1.1.2.1.4.016 C*C Capacitación I. Moreno<br />
1.1.2.1.6. C*C/EMPLEADOS ADMINISTRACIÓN<br />
1.1.2.1.6.001 C*C/Almeida C. Javier<br />
1.1.2.1.6.002 C*C/Almeida Ch. Cristina<br />
1.1.2.1.6.003 C*C/Pastor Ma. Augusta<br />
1.1.2.1.6.004 C*C/Camargo Sofía comisariato<br />
1.1.2.1.7. C*C/ANTICIPOS/OTROS<br />
1.1.2.1.7.200 C*C/Garantía/Visa/Ph.DosSantos<br />
1.1.2.1.7.300 C*C/Cobros becas Su Cambio por Cambio<br />
1.1.2.1.7.400 C*C/Servicios varios<br />
1.1.2.1.8. C*C/FISCALES<br />
1.1.2.1.8.001 C*C/Reten/Fuente/1%/Ingresos<br />
1.1.2.1.8.002 C*C/IVA/Compras<br />
1.1.2.1.8.003 C*P/Reten/IVA 30%<br />
1.1.2.1.8.004 C*P/Reten/IVA 70%<br />
1.1.3. REALIZABLE<br />
1.2. ACTIVOS NO CORRIENTES<br />
1.2.1. ACTIVO FIJO<br />
1.2.1.1. ACT.FIJO DEPRECIABLE<br />
52
1.2.1.1.1. ACT.FIJO VALOR ORIGINAL<br />
1.2.1.1.1.000 VO/Edif./const./Escuela<br />
1.2.1.1.1.100 VO/Muebles y Enseres<br />
1.2.1.1.1.200 VO/Equipo/Computación<br />
1.2.1.1.1.200 VO/Equipo/Oficina/Instalaciones<br />
1.2.1.1.1.300 VO/Licencias y Paquetes<br />
1.2.1.1.1.666 VO/Muebles y Enseres/Escuela<br />
1.2.1.1.1.777 VO/Material/Montess/Escuela<br />
1.2.1.1.3. ACT.FIJO DEPRECIACIÓN ACUMULAD<br />
1.2.1.1.3.000 Depreca/Acum/Edif./Escuela<br />
1.2.1.1.3.100 Dep.Acumulada Muebles de Enser<br />
1.2.1.1.3.200 Dep.Acumulada Equipo Computación<br />
1.2.1.1.3.300 Dep.Acumulada Equipo Oficina<br />
1.2.1.1.3.400 Dep./Acumul/Lic/Patentes<br />
1.2.1.1.3.500 Dep/Acumul/Mueb/Escuela<br />
1.2.1.1.3.600 Dep./Acumul/Mater/Montessori<br />
1.2.2. ACTIVO FIJO NO DEPRECIABLE<br />
1.2.2.1. ACTIVO FIJO NO DEPRECIABLE<br />
1.2.2.1.1. TERRENOS<br />
1.2.2.1.1.001 Terrenos<br />
1.2.3. ADICIÓN E INCORPO.ACTIVOS FIJO<br />
1.2.3.1. COMPRAS DE ACTIVOS FIJOS<br />
1.2.3.1.1. COMPRAS DE ACTIVOS FIJOS<br />
1.2.3.1.1.001 Adic/Constr./Edificio<br />
1.2.4. AMORTIZABLES<br />
1.2.4.1. AMORTIZABLES<br />
1.2.4.1.1. AMORTIZACIÓN GASTOS<br />
1.2.4.1.1.001 Gastos de Constitución<br />
1.3. OTROS ACTIVOS<br />
1.3.1. OTROS ACTIVOS<br />
1.3.1.1. PAGOS ANTICIPADOS<br />
1.3.1.1.1. PAGOS ANTICIPADOS<br />
53
1.3.1.1.1.001 Garantía/Dpto./arriendo<br />
1.3.2. ACTIVOS/AMORTIZACIÓN<br />
1.3.2.1. ACTIVOS/AMORTIZACIÓN<br />
1.3.2.1.1. ACT/AMORTIZACION<br />
1.3.2.1.1.001 Act/Mater/Montess<br />
1.3.2.1.1.002 Act/Gtos/Capac/México<br />
2. PASIVOS<br />
2.1. PASIVO CORRIENTE<br />
2.1.1. CORTO PLAZO<br />
2.1.1.1. CUENTAS X PAGAR<br />
2.1.1.1.1. CUENTAS X PAGAR<br />
2.1.1.1.1.001 C*P/Proveedores/Varios<br />
2.1.1.2. CTAS.X PAGAR/NIÑOS/BECAS/A OTROS<br />
2.1.1.2.1. C*P//NIÑOS<br />
2.1.1.2.1.001 C*P/Nin/Mi Ahij/C.Bajo<br />
2.1.1.2.1.002 C*P/Niños/Educa<br />
2.1.1.2.2. CUENTAS POR PAGAR<br />
2.1.1.2.2.001 C*P/Ptmo/Kesiah<br />
2.1.1.2.2.002 C*P/Mater/Aulas/A<br />
2.1.1.2.3. C*P/RETENCIONES/FUENTE/FISCO<br />
2.1.1.2.3.001 C*P/Retenc/Fuente/1%<br />
2.1.1.2.3.002 C*P/Retenc/Fuente/Arriendos<br />
2.1.1.2.3.003 C*P/Retenc/IVA 100%<br />
2.1.1.2.3.004 C*P/Retenc/Imp.Renta<br />
2.1.1.2.3.005 C*P/Retenc/Fte/8%<br />
2.1.1.2.3.006 C*P/Retenc/Fuente/1x1000<br />
2.1.1.2.3.007 C*P/Prov./impuestos<br />
2.1.1.2.3.008 C*P/ Retenc/IVA/70%<br />
2.1.1.3.<br />
CTA.X PAGAR OBLIGACIONES<br />
LABORALES<br />
54
2.1.1.3.1. SUELDOS X PAGAR<br />
2.1.1.3.1.001 C*P/Sueldos por Pagar<br />
2.1.1.3.1.002 C*P/Empl/Mult./Atrasos<br />
2.1.1.3.1.003 Provisión Décimo Tercer Sueldo<br />
2.1.1.3.1.004 Provisión Décimo Cuarto Sueldo<br />
2.1.1.3.3. IESS X PAGAR<br />
2.1.1.3.3.001 Aportes Individual y Patronal x Pagar<br />
2.1.1.3.3.002 Préstamos Quirografarios x Pagar<br />
2.1.1.3.3.003 Fondos de Reserva<br />
2.1.1.4. CTA./REGISTRO/FACTURACIÓN/CCC<br />
2.1.1.4.1. ANTICIPOS DONACIONES<br />
2.1.1.4.1.555 Prov./Ing./Bec/Educa<br />
2.1.1.4.1.999 Prov./Ing./Bec/Mi Ahijado<br />
2.1.1.4.2. CUENTAS X PAGAR/BECAS APOYO<br />
2.1.1.4.2.666 C*P/Cobranza/Becas/Apoyo<br />
2.1.1.4.2.777 C*P/Su Cambio por el Cambio<br />
3. PATRIMONIO<br />
3.1. PATRIMONIO<br />
3.1.1. PATRIMONIO<br />
3.1.1.1. PATRIMONIO<br />
3.1.1.1.1. CAPITAL<br />
3.1.1.1.1.001 Fondo de Operación<br />
3.1.1.1.1.002 Valor donaciones recibidas<br />
3.1.1.1.2. PATRIMONIO DISPONIBLE<br />
3.1.1.1.2.000 Excedente /Ejercicio 2000<br />
3.1.1.1.2.001 Excedente /Ejercicio 2001<br />
3.1.1.1.2.002 Excedente /Ejercicio 2002<br />
3.1.1.1.2.003 Excedente /Ejercicio 2003<br />
3.1.1.1.2.004 Excedente /Ejercicio 2004<br />
3.1.1.1.3. PATRIMONIO RESTRINGIDO<br />
3.1.1.1.3.001 Patrimonio Edificios<br />
55
3.1.1.1.3.002 Patrimonio Muebles y Enseres<br />
3.1.1.1.3.003 Patrimonio Equipos de Computación<br />
3.1.1.1.3.004 Patrimonio Equipos de Oficina<br />
3.1.1.1.3.005 Patrimonio Material Montessori<br />
3.1.1.1.3.006 Patrimonio Licencias y software<br />
4. INGRESOS<br />
4.1. INGRESOS<br />
4.1.1. INGRESOS<br />
4.1.1.1. INGRESOS BECAS / APORTES<br />
4.1.1.1.1. INGRESOS BECAS PADRINOS<br />
4.1.1.1.1.555 Ingresos /Becas /Educa<br />
4.1.1.1.1.999 Ingresos /Becas /Mí ahijado<br />
4.1.1.1.2. INGRESOS APORTES DONACIÓN<br />
4.1.1.1.2.555 Ing./Aporte /Educa<br />
4.1.1.1.2.888 Ing./Aporte /FDH/ Operación<br />
4.1.1.1.2.999 Ing./Aporte /Varios<br />
4.1.1.1.3. DEVOLUCIONES BECAS Y APORTES<br />
4.1.1.1.3.777 Devo /Val /Becas /Apoyo<br />
4.1.1.1.3.888 Devo /Val/ Mi /Ahijado<br />
4.1.1.1.5. INGRESOS PENSIONES ESCUELA<br />
4.1.1.1.5.222 Ing./Pensiones /Escuela<br />
4.2. OTROS INGRESOS<br />
4.2.1. OTROS INGRESOS<br />
4.2.1.1. OTROS INGRESOS<br />
4.2.1.1.1. OTROS INGRESOS<br />
4.2.1.1.1.120 Otros Ingresos<br />
4.2.1.1.1.121 Otr /Ing /Ventas /Almacén<br />
4.2.1.1.1.122 Otr./Ing /Comis./Adm./Becas /Apoyo<br />
4.2.1.1.1.123 Otr/Ing /IXP /NET<br />
4.2.1.1.1.124 Otr/Ing/Comis/5% Becas Diners<br />
4.2.1.1.1.125 Otr/Ing/Redondeo/Sukasa<br />
56
4.3.<br />
INGRESOS FINANCIEROS<br />
4.3.1. INGRESOS FINANCIEROS<br />
4.3.1.1. INGRESOS FINANCIEROS<br />
4.3.1.1.1. INGRESOS FINANCIEROS<br />
4.3.1.1.1.035 Int.ganado saldo cta.ahorro US<br />
5. GASTOS/DONACIONES/BECAS<br />
5.0. GASTOS/DONACIONES/BECAS<br />
5.0.1. GASTOS/DONACIONES/BECAS<br />
5.0.1.1. GASTOS/DONACIONES/BECAS<br />
5.0.1.1.1. GASTOS/DONACIONES/BECAS<br />
5.0.1.1.1.001 Donación / Zapatos<br />
5.0.1.1.1.002 Donación / Pensiones<br />
5.0.1.1.1.003 Donación / Matriculas<br />
5.0.1.1.1.004 Donación/Prof./Especiales<br />
5.0.1.1.1.005 Donación / Útiles<br />
5.0.1.1.1.006 Donación / Textos<br />
5.0.1.1.1.007 Donación/Uniforme/Diario<br />
5.0.1.1.1.008 Donación/Uniforme/Edu.Fisica<br />
5.0.1.1.1.009 Donación/Transporte<br />
5.0.1.1.1.010 Donación/Gastos/Navidad<br />
5.0.1.1.1.012 Donación/Becas/directas/Niños<br />
5.0.1.1.1.013 Donación/Talleres/Capacitación<br />
5.0.1.1.1.014 Donación/Navidad/Niños<br />
5.0.1.1.1.015 Donación / Lentes<br />
5.0.1.1.1.016 Donación/Niños/Salud Integral<br />
5.0.1.1.1.017 Donación/Padre/Higinio/Canasta<br />
5.0.1.1.1.018 Donación/Oficina/Canastas<br />
5.0.1.1.1.019 Donación/Atenc/Medica/Medicinas<br />
5.0.1.1.1.020 Donaciones/Proyecto/Apoyo<br />
5.1. GASTOS DE OPERACIÓN FDH<br />
5.1.1. GASTOS/OPERACIÓN<br />
57
5.1.1.1. GASTOS DE PERSONAL<br />
5.1.1.1.1. REMUNERACIONES FDH<br />
5.1.1.1.1.121 Sueldos<br />
5.1.1.1.2 Gastos<br />
5.1.1.1.2.122 Transporte<br />
5.1.1.1.2.123 Decimotercero Sueldo<br />
5.1.1.1.2.124 Decimocuarto Sueldo<br />
5.1.1.1.2.125 Vacaciones<br />
5.1.1.1.2.126 Horas Extras<br />
5.1.1.1.2.127 Aporte Patronal/IECE/SECAP<br />
5.1.1.1.2.128 Fondos de Reserva<br />
5.1.1.1.2.129 Bonos<br />
5.1.1.1.2.130 Alimentación<br />
5.1.1.1.2.131 Uniformes<br />
5.1.1.1.2.132 Capacitación<br />
5.1.1.1.2.133 Reuniones y Agasajos<br />
5.1.1.1.2.134 Indemnizaciones Laborales<br />
5.1.1.1.2.135 Servicios Ocasionales<br />
5.1.1.1.2.136 Tarjeta Comisariato<br />
5.1.1.1.2.137 Seguro Vida Administración<br />
5.1.1.2. GASTOS GENERALES FDH<br />
5.1.1.2.1. OPERATIVOS FDH<br />
5.1.1.2.1.301 Gastos Legales<br />
5.1.1.2.1.302 Arriendo Instalaciones<br />
5.1.1.2.1.303 Energía Eléctrica y Agua<br />
5.1.1.2.1.304 Útiles de Oficina<br />
5.1.1.2.1.305 Instalaciones y Adecuaciones<br />
5.1.1.2.1.306 Membresías/Suscripciones/Afiliaciones<br />
5.1.1.2.1.307 Honorarios Profesionales<br />
5.1.1.2.1.308 Publicidad y Propaganda<br />
58
5.1.1.2.1.309 Útiles Aseo/Limpieza/Cafetería<br />
5.1.1.2.1.310 Mant.Muebles y Enseres<br />
5.1.1.2.1.311 Mant.Equipo Computación<br />
5.1.1.2.1.312 Servicios de Imprenta<br />
5.1.1.2.1.313 Comunicac/Teléfonos e Internet<br />
5.1.1.2.1.314 Capacitación / talleres<br />
5.1.1.2.1.315 Reuniones/Direct/Asambleas FDH<br />
5.1.1.2.1.316 Copias Documentos<br />
5.1.1.2.1.317 Otros gastos generales<br />
5.1.1.2.1.318 Movilización /Manten. /transporte /vehículo<br />
5.1.1.2.1.319 Llamadas tele / almuerzos voluntarios<br />
5.1.1.2.1.320 Gastos Navidad<br />
5.1.1.2.1.321 Donaciones y regalos<br />
5.1.1.2.1.322 Servicios Ocasionales<br />
5.1.1.2.1.323 Comisiones/Becas/Otros Aportes<br />
5.1.1.2.2. GASTOS DE INVERSIÓN<br />
5.1.1.2.2.324 Gastos Inversión / equipo de Computación<br />
5.1.1.2.2.325 Gastos Inversión Licencias y Software<br />
5.2. GASTOS OPERACIÓN ESCUELA<br />
5.2.1. GASTOS OPERACIÓN ESCUELA<br />
5.2.1.1. GASTOS PERSONAL ESCUELA<br />
5.2.1.1.1. REMUNERAC. Y BENEF.SOCIALES<br />
5.2.1.1.1.001 Esc /Sueldos<br />
5.2.1.1.1.002 Esc /Transporte<br />
5.2.1.1.1.003 Esc /Horas /Extras<br />
5.2.1.1.1.004 Esc /Décimo Tercer Sueldo<br />
5.2.1.1.1.005 Esc /Décimo Cuarto Sueldo<br />
5.2.1.1.1.006 Esc /Vacaciones<br />
5.2.1.1.1.007 Esc /Apte Patronal/IECE/SECAP<br />
5.2.1.1.1.008 Esc /Fondos Reserva<br />
5.2.1.1.1.009 Esc /Uniformes<br />
59
5.2.1.1.1.010 Esc /Capacitación<br />
5.2.1.1.1.011 Esc /Tarjeta Comisariato<br />
5.2.1.1.1.012 Esc /Bonos<br />
5.2.1.1.1.013 Esc /Seguro /Vida<br />
5.2.1.1.1.014 Esc /Gto /Viajes<br />
5.2.2. GASTOS GENERALES ESCUELA<br />
5.2.2.1. OPERATIVOS ESCUELA<br />
5.2.2.1.1. GASTOS GENERALES<br />
5.2.2.1.1.001 Esc /Granja<br />
5.2.2.1.1.002 Esc /Ener.El /Agua /Gas<br />
5.2.2.1.1.003 Esc /Teléfono /Escuela<br />
5.2.2.1.1.004 Esc /Útiles Oficina<br />
5.2.2.1.1.005 Esc/Moviliza/Gasol/Mant.Veh.<br />
5.2.2.1.1.006 Esc/Movilizac/I.Moreno<br />
5.2.2.1.1.007 Esc/Util.Aseo/Cafetería<br />
5.2.2.1.1.008 Esc/Implem/Vajilla<br />
5.2.2.1.1.009 Esc/Capac/Libros Formación<br />
5.2.2.1.1.010 Esc/Mantenimiento/Insta/Adecuaciones<br />
5.2.2.1.1.011 Esc/Repar/Muebles y Enseres<br />
5.2.2.1.1.012 Esc/Gastos Navidad<br />
5.2.2.1.1.013 Esc/Gastos Legales<br />
5.2.2.1.1.014 Esc/Honorarios Prof.<br />
5.2.2.1.1.015 Esc/Curso/Montessori<br />
5.2.2.1.1.016 Esc/Servicios/Ocasionales<br />
5.2.2.1.1.017 Esc/Manten/Equipo/Computación<br />
5.2.2.1.1.018 Esc/Gasto/Arriendo<br />
5.2.2.1.1.019 Esc/Gtos/Médicos<br />
5.2.2.1.1.020 Esc/Reuniones/Agasajos<br />
5.2.2.1.1.021 Esc./Inter./Mult./Pagos / varios<br />
5.2.2.1.1.022 Esc/Matricula/Vehiculo/Ma.del Carmen Ortiz<br />
5.2.2.1.2. GASTOS DE INVERSIÓN ESCUELA<br />
60
5.2.2.1.2.023 Esc /Gto/Inversión/Adición/Construc/Edif.<br />
5.2.3. GASTOS DIRECTOS NIÑOS ESCUELA<br />
5.2.3.1. GASTOS DIRECTOS NIÑOS<br />
5.2.3.1.1. GASTOS NIÑOS ESCUELA<br />
5.2.3.1.1.001 Esc/Alim/Niños<br />
5.2.3.1.1.002 Esc/Zapatos/Unif/Niños<br />
5.2.3.1.1.003 Esc/Refrig./Mingas<br />
5.2.3.1.1.004 Esc /Mater/Aulas<br />
5.2.3.1.1.005 Esc/Gtos/Medic/Niños<br />
5.4. GASTOS FINANCIERO<br />
5.4.1. GASTOS FINANCIERO<br />
5.4.1.1. GASTOS FINANCIERO<br />
5.4.1.1.1. GASTOS FINANCIERO<br />
5.4.1.1.1.001 Gastos Bancarios<br />
5.4.1.1.1.002 Comisión 5% Becas Diners<br />
El Departamento de Contabilidad cuando realice modificaciones, aperturas o<br />
eliminación de cuentas del Plan General de Cuentas, debe comunicar<br />
inmediatamente al Tesorero o a la persona responsable de los registros contables<br />
indicando las causas y los efectos que se producirán.<br />
TRANSACCIONES COMERCIALES PARA LA FDH<br />
DOCUMENTOS<br />
La <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, realizará sus transacciones comerciales a través<br />
de bienes o servicios, la información será obtenida mediante documentos de<br />
origen o fuente, esta documentación servirá como soporte contable para el registro<br />
y verificación en el momento requerido.<br />
NOTAS DE VENTA<br />
Es un documento que la empresa vendedora entrega al comprador (<strong>Fundación</strong><br />
“<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”); Por la adquisición de bienes los que son utilizados por<br />
61
pequeños negocios, en los que el comprador no necesariamente requiere de una<br />
factura, por ser el consumidor final.<br />
FACTURAS<br />
La <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, necesariamente utiliza facturas para sus<br />
transacciones de servicios en las que se encontrarán detallados los siguientes<br />
requisitos:<br />
- La Razón Social y otros datos de identificación de la FDH.<br />
- Nro. de Autorización del SRI<br />
- Lugar y Fecha<br />
- Identificación del Cliente<br />
- Descripción, nombre del servicio<br />
- Cantidad, número de unidades que se factura<br />
- Precio Unitario<br />
- Valor Total<br />
- Descuentos en caso de existir<br />
- Impuesto al valor Agregado<br />
- Firmas de Legalización<br />
- Pie de Imprenta<br />
NOTA DE CRÉDITO BANCARIAS<br />
Documento mediante el cual nos hacen conocer a la FDH, la razón por la cual se<br />
acredita un valor a la cuenta ya sea de ahorros o corriente.<br />
- Intereses ganados sobre saldos<br />
- Depósitos<br />
- Donaciones<br />
- Transferencias<br />
NOTA DE DÉBITO BANCARIAS<br />
Documento mediante el cual nos hacen conocer a la FDH, la razón por la cual se<br />
debita un valor a la cuenta ya sea de ahorros o corriente.<br />
62
- Cheques protestados<br />
- Servicios Bancarios como por ejemplo Estado de Cuenta Corriente,<br />
Emisión de Chequera, Intereses en sobregiros ocasionales.<br />
CHEQUE<br />
La <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, emitirá un documento de orden de pago en<br />
efectivo por una cierta cantidad y a favor de un beneficiario que pagará un banco<br />
cuando esté bien girado y tenga fondos.<br />
Se sugiere que para efectos contables de la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, se<br />
elaboren los Comprobantes de Ingresos, de Egresos y de Diario, para registrar<br />
cada uno de los movimientos económicos que realicen.<br />
COMPROBANTE DE EGRESO O DE PAGO:<br />
Este comprobante se utiliza para registrar todas las salidas de dinero mediante<br />
cheques, de las cuentas bancarias institucionales. Es importante que en este<br />
documento se realice la contabilización correspondiente y la afectación al<br />
Programa o Fondo y al Rubro o Rubros Presupuestarios. Entre los datos más<br />
importantes que deben contener estos comprobantes están: numeración<br />
preimpresa, lugar y fecha, número del cheque, nombre del banco, nombre del<br />
beneficiario, número de cédula o RUC, dirección domiciliaria, concepto por el<br />
cual se efectúa el pago; los códigos de las cuentas, los nombres de las cuentas y<br />
los valores del Debe y el Haber; las firmas de contabilizado, revisado, aprobado y<br />
por último, la firma del beneficiario del pago.<br />
COMPROBANTE DE INGRESO:<br />
Este comprobante será utilizado para registrar todos los ingresos de dinero en<br />
efectivo o cheques a las cuentas bancarias Institucionales, al igual que el<br />
comprobante de egreso, éste debe ser elaborado el momento de recibir las<br />
papeletas de depósito correspondientes. Todos los ingresos de efectivo a caja<br />
deben ser respaldados mediante los respectivos recibos de caja.<br />
63
Los Comprobantes de Ingreso deben ser documentos prenumerados y deben<br />
contener, entre los datos más importantes: lugar y fecha, nombre de la persona<br />
que entrega los fondos, el registro del dinero si fue recibido en efectivo o en<br />
cheque, nombre del banco si fue en cheque, código del programa afectado, el<br />
código del rubro o rubros presupuestarios afectados, concepto por el cual ingresan<br />
los fondos, una columna con los códigos de las cuentas, el nombre de las cuentas,<br />
los valores al Debe y al Haber; las firmas de contabilizado, revisado y aprobado;<br />
las firmas de recibí conforme.<br />
COMPROBANTES DE DIARIO:<br />
Este comprobante se utiliza para el registro de las transacciones que no<br />
corresponden a un Comprobante de Pago o de Ingreso; es decir, en él se anotan<br />
los asientos por ajustes contables, para registrar los créditos y los débitos<br />
bancarios, las transferencias bancarias y las compras y ventas de moneda<br />
extranjera. Al igual que los comprobantes anteriores, los datos básicos que debe<br />
contener son: número preimpreso, fecha del asiento contable, código de las<br />
cuentas contables, nombre de las cuentas, valores del Debe y del Haber; y, las<br />
firmas de elaborado, aprobado y contabilizado.<br />
LIBRO MAYOR O MAYORIZACIÓN:<br />
Se encarga del control de todas las cuentas principales; con la finalidad de agrupar<br />
y verificar los valores de las cuentas que aparecen en el libro diario. Actualmente<br />
se agrupan los mayores en orden, es decir las cuentas de Activo, Pasivo,<br />
Patrimonio, Ingresos y Gastos; esto facilita la formulación de los Estados<br />
Financieros.<br />
En la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, actualmente la mayorización es automática<br />
por el sistema contable CIAD que llevamos la información contable.<br />
BALANCE DE COMPROBACIÓN<br />
Es un listado o resumen de todas las cuentas que han intervenido en un ejercicio<br />
económico, con su respectiva sumatoria de los movimientos.<br />
64
La sumatoria de las cuentas del debe como las del haber deben ser exactamente<br />
iguales, esto por el principio de la partida doble, las sumas de los saldos deudores<br />
y acreedores también serán iguales.<br />
AJUSTES DE CUENTAS<br />
La <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, después de la obtención del Balance de<br />
Comprobación previa revisión de los Directivos de la fundación procederá a<br />
indicar a la contadora que realice los ajustes necesarios si los hubiere, en nuestro<br />
caso realizamos mensualmente los ajustes.<br />
ESTADOS FINANCIEROS<br />
Estado de Resultados Pérdidas y Ganancias<br />
Establece el resultado económico, (Pérdidas y Ganancias o de Resultados), para<br />
nosotros es muy importante porque mediante ellos podemos establecer si hemos<br />
cumplido con nuestro objetivo.<br />
ESTADO DE SITUACIÓN<br />
Demuestra la situación financiera de la FDH al cierre del ejercicio contable o al<br />
inicio según el caso, es decir refleja cual es el monto de activos, el de las<br />
obligaciones con terceros y el valor del patrimonio de la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong><br />
<strong>Huellas</strong>”.<br />
ESTADOS DE FLUJO DE EFECTIVO<br />
Para la <strong>Fundación</strong> es de vital importancia demostrar el comportamiento del<br />
dinero efectivo, con el objeto de no ocasionar desequilibrios económicos y poder<br />
cumplir con todas nuestras obligaciones adquiridas.<br />
ESTADO DE SUPERÁVIT<br />
Nos indica las variaciones retenidas de años anteriores, este Estado es requerido<br />
por los miembros de la asamblea general que conforman la fundación, donde<br />
analizan si estamos o no cumpliendo con las metas establecidas de cada proyecto.<br />
65
ANÁLISIS FINANCIERO<br />
Se refiere a la evaluación y diagnóstico administrativo, financiero y contable de la<br />
FDH, mediante la relación de ciertos índices que permite analizar con objetividad<br />
el comportamiento de las cuentas que interesa conocer, para la toma oportuna de<br />
decisiones.<br />
PROCEDIMIENTOS<br />
REGISTROS CONTABLES PARA LA FDH<br />
Las funciones de la Contabilidad son:<br />
A.- Analizar y clasificar<br />
B.- Registrar<br />
C.- Resumir las actividades y como consecuencia de estas actividades medir los<br />
efectos producidos en los proyectos de la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”.<br />
Los registros contables:<br />
Los registros contables recomendados, para detallar las operaciones que<br />
diariamente realizan la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, son los siguientes:<br />
Registro De Caja:<br />
En este registro se detallan cronológicamente todos los débitos y créditos<br />
aplicados a la Cuenta Caja, es conveniente disponer de la columna de Saldos que<br />
permite obtener diariamente los valores disponibles en esta cuenta.<br />
Registro De Bancos:<br />
En este registro se detallan todos los ingresos, los egresos y los saldos del dinero<br />
de las cuentas bancarias institucionales. Cada programa o proyecto que se<br />
encuentre ejecutando contará con su Cuenta Bancaria independiente, el buen<br />
manejo del registro de Bancos va a proporcionar diariamente la información<br />
referente a los saldos disponibles, evitando sobregiros y problemas bancarios.<br />
66
Registro De Diario (Libro Diario):<br />
Este registro permite la anotación diaria de todas las transacciones u operaciones<br />
realizadas por la institución a través de los Comprobantes de Ingreso, Egreso y<br />
Diario.<br />
Registro De Control Presupuestario:<br />
Este registro consiste en la anotación detallada de los valores que han sido<br />
"afectados" a los diferentes presupuestos manejados en la Institución. Para cada<br />
partida o subpartida presupuestaria, es necesario abrir un registro que detalle los<br />
ingresos recibidos para financiar cada actividad programada en el presupuesto, los<br />
egresos aplicados a este rubro y el saldo de fondos existentes en el rubro.<br />
Toda transacción que se realice, cualquiera que sea su naturaleza, si ha de ser<br />
registrada en los libros contables debe ser confirmada por escrito y para ello,<br />
utilizará, como se había mencionado, los comprobantes de ingreso, egreso o de<br />
diario, donde quedarán detalladas las operaciones, los elementos que en ella han<br />
intervenido y los derechos y obligaciones que se derivan de las mismas; de esta<br />
manera, se evitarán las dudas, las malas interpretaciones y los motivos de muchas<br />
cuestiones legales.<br />
De igual manera, los documentos de respaldo de las operaciones involucradas<br />
quedarán archivados junto a los comprobantes de ingreso, de egreso o diario, a fin<br />
de darle mayor consistencia a las operaciones. El análisis y la clasificación exigen<br />
un procedimiento ordenado y la contabilidad trata de disponer bajo clasificaciones<br />
predeterminadas un conjunto de acontecimientos que tienen lugar diariamente en<br />
la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, de esta manera es mucho más fácil entender e<br />
interpretar los registros.<br />
Todo este gran volumen de operaciones clasificadas rinde su utilidad al<br />
resumirlos, ya que no es solamente una operación, sino la suma de todas las<br />
operaciones de un día, de una semana, de un mes o de un año.<br />
Algunos resúmenes de los registros contables pueden hacerse con cierta<br />
frecuencia y otros a grandes intervalos. Por ejemplo, es conveniente conocer a<br />
67
diario el resumen de las operaciones que realiza Caja, mientras que el resumen<br />
que se refiere a los activos fijos pueden hacerse trimestralmente o semestralmente<br />
como una manera de control patrimonial.<br />
LAS ACTIVIDADES DE LA FUNDACIÓN DEJEMOS HUELLAS “FDH”<br />
LAS PODEMOS REPRESENTAR DE LA SIGUIENTE MANERA<br />
- OPERACIONES DIARIAS:<br />
Registro del movimiento diario a través de los Comprobantes de Ingreso, Egreso y<br />
Diario.<br />
Control del movimiento de Caja y Bancos, arqueo y determinación de saldos.<br />
- INFORMES MENSUALES:<br />
Balance General<br />
Informes por partidas y subpartidas presupuestarias por proyectos o programas.<br />
Detalle de pagos realizados<br />
Liquidación de fondos disponibles por proyectos o programas<br />
Conciliaciones bancarias (semanales para un mejor control del disponible)<br />
Ajustes Contables<br />
Flujo de Efectivo<br />
- INFORMES ANUALES:<br />
Balance General<br />
Informes Externos de la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”.<br />
Informes Internos de la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”.<br />
Estado de Resultados<br />
INFORMES FINANCIEROS DE LA FDH<br />
El sistema de Contabilidad tiene un producto final en la información financiera, es<br />
decir, en el conjunto de datos debidamente ordenados y que vienen a ser datos<br />
68
epresentativos del valor que, en un momento dado, tienen los distintos<br />
componentes de la situación patrimonial de la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”.<br />
Entre los documentos informativos más importantes para determinar la marcha y<br />
la situación económica y financiera de la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, figuran<br />
los Balances (Situación y Resultados).<br />
Por medio de los Balances se comprueba si han sido trasladados al libro mayor<br />
todos los asientos de diario y si en este están todas las anotaciones de los libros<br />
auxiliares, ya que así se conoce si la situación financiera de la <strong>Fundación</strong><br />
“<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, es buena o mala, y por tanto, si está en capacidad de<br />
desarrollar los proyectos y programas en forma normal o con dificultades.<br />
Para elaborar los informes mensuales, es necesario saber primero que es un<br />
presupuesto, el mismo que debe ser elaborado y sometido a un detenido y<br />
minucioso estudio, para que no existan complicaciones conforme se vayan<br />
realizando los objetivos y metas trazadas por la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”.<br />
"El presupuesto es un plan que permite valorar en términos monetarios y en forma<br />
anticipada las operaciones de la institución, con el fin de poder controlar, y<br />
posteriormente evaluar la eficiencia en el manejo de los recursos", pero no<br />
solamente debe limitarse a la evaluación de los objetivos, sino que comprende<br />
además la medición de lo realizado versus las previsiones y las diferencias entre<br />
ambos, y como consecuencia de ello el desencadenamiento de acciones<br />
correctivas con miras a establecer el equilibrio entre lo real y lo presupuestado,<br />
entonces, presupuestar consiste en poner bajo control las actividades de la<br />
<strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, habiendo sido dicha actividad objeto de una<br />
previsión.<br />
El presupuesto se elabora en base al plan de trabajo de los proyectos o programas<br />
que va a desarrollar la institución en un período determinado; de conformidad con<br />
el Plan de Cuentas institucional, se proveen para cada partida o subpartida<br />
69
presupuestaria, todos los gastos en los que se incurrirá para ejecutar las<br />
actividades.<br />
Si se tiene en consideración que el presupuesto es el elemento básico para la<br />
buena marcha de la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, y también de la aplicación<br />
correcta de la contabilidad y de la administración financiera, quedará justificado el<br />
criterio de que el presupuesto como instrumento de control debe ser fruto de un<br />
estudio detenido.<br />
TRATAMIENTO PARA REGISTROS CONTABLES Y EFECTIVO<br />
El Asistente Contable contabilizará diariamente todos los documentos que<br />
impliquen un ingreso o salida de dinero, egreso, débitos, créditos, etc. los cuales<br />
deben estar debidamente sustentados con documentos que reúnan los requisitos<br />
fiscales y tributarios así como, las autorizaciones de los funcionarios del Programa<br />
o Proyecto específico.<br />
El Departamento de Contabilidad autoriza todos los documentos en señal de<br />
conformidad con la documentación sustentatoria.<br />
Ningún documento será pagado y registrado por el asistente contable, si no cuenta<br />
con la autorización del Departamento de Contabilidad, previo chequeo y/o<br />
verificación del saldo presupuestario, salvo aquellos que se originen por las<br />
liquidaciones de remuneraciones y Beneficios Sociales, que competen al<br />
Departamento de Administración o de Personal.<br />
Al efectuar el pago de alguna obligación derivada por prestación de servicios<br />
personales, el asistente contable está en la obligación de deducir los impuestos<br />
que causare este pago y que deberán ser consignados en el Departamento de<br />
Contabilidad al momento de autorizar el pago, esto quiere decir que el<br />
Departamento de Contabilidad ordenará a la persona que realice los pagos el<br />
importe que deberá retener por impuestos.<br />
70
Todas las obligaciones a ser canceladas por Caja deben estar debidamente<br />
autorizadas por el Director Ejecutivo y el Administrador, o alguna persona de<br />
reemplazo en caso de ausencia de alguno de ellos.<br />
Todos los cheques emitidos deben necesariamente ser firmados por mínimo dos<br />
personas, una de ellas será obligatoriamente la del Director Ejecutivo y la otra<br />
podrá ser del Administrador, Tesorero o algún miembro del Consejo Directivo,<br />
asignado en Asamblea de Socios.<br />
Toda la documentación relativa a anticipos de remuneraciones, préstamos<br />
personales y otros pagos al personal que estén directamente relacionado con las<br />
remuneraciones, deben contar necesariamente con el Visto Bueno del Director<br />
Ejecutivo.<br />
Aspectos administrativos<br />
A). Ingresos de caja:<br />
Todos los comprobantes de ingresos deben ser pre-numerados en original y dos<br />
copias, el original será archivado con el recibo de ingreso de caja, la primera copia<br />
será archivada en el control de documentos de cada Programa o Proyecto afectado<br />
y la segunda copia será entregada al depositante en ese instante.<br />
- Todos los cheques que se reciban deben ser girados a nombre institucional.<br />
- Todo cheque ingresado por caja debe ser inmediatamente cruzado y<br />
endosado mediante una leyenda que explique a qué cuenta será<br />
depositado, de qué Banco y el nombre del titular de la cuenta.<br />
- No se permitirá al Asistente Contable recibir dinero o valores en custodia,<br />
que no hayan sido previamente autorizados por el Director Ejecutivo.<br />
PROCESO<br />
El comprobante de ingreso deberá constar de:<br />
- Fecha, la correspondiente a la transacción.<br />
71
- Concepto, deberá constar el detalle de la empresa o persona que realiza<br />
el pago o donación.<br />
- Código, consta de la cuenta del mayor auxiliar para realizar el registro<br />
contable de acuerdo al Plan de Cuentas.<br />
- Detalle, se refiere al nombre de la cuenta del mayor auxiliar y el<br />
detalle de la empresa o persona que realiza el pago o abono.<br />
- Débito, se anotarán los valores respectivos a las cuentas deudoras, se<br />
refiere al valor monetario que ingresa a la Cuenta Bancaria, es decir el<br />
valor que ingresamos a caja para el registro contable.<br />
- Crédito, se anotarán loa valores respectivos a las cuentas acreedoras.<br />
- Elaborado, nombre de la persona que elabora el registro contable.<br />
- Revisado, responsable de revisar el registro contable.<br />
B). Egresos de caja:<br />
- Todos los fondos depositados en las cuentas bancarias el mismo día o<br />
máximo 24 horas hábiles después que ocurre la operación.<br />
- La persona encargada de realizar los depósitos bancarios debe verificar los<br />
datos de la papeleta de depósito y firmar en ella en señal de haber recibido<br />
a satisfacción los valores que se mencionan en ella.<br />
- Las copias de las papeletas de depósito con el sello del recibidor del<br />
Banco, deben ser entregadas el mismo día del depósito al Asistente<br />
Contable, para sustentar los asientos contables por el traspaso de la Caja a<br />
Bancos.<br />
Los egresos de todas las operaciones realizadas por caja deben ser pagadas con<br />
cheque, para facilitar el control interno, excepto los pagos menores de caja chica.<br />
Los pagos con cheques se efectuarán en los siguientes casos:<br />
- Las Facturas, Notas de Venta y Comprobantes de liquidación de compras<br />
y prestación de servicios presentados por los Proveedores, que sean<br />
presentados cumpliendo con lo señalado en el reglamento de la<br />
Facturación del Servicio de Rentas Internas.<br />
72
- La documentación correspondiente al pago de proveedores debe ser<br />
entregado al departamento de Contabilidad al día siguiente para su registro<br />
y archivo correspondiente.<br />
- La reposición o reembolso de compras efectuadas por el personal,<br />
referente a materiales, útiles de oficina, de aseo, etc. que estén<br />
debidamente autorizados.<br />
- Las reposiciones o reembolsos de los gastos de viaje en el país o fuera de<br />
él y los gastos de representación que sean autorizados debidamente por el<br />
Director Ejecutivo.<br />
- Las reposiciones del fondo de Caja Chica; el Asistente Contable adjuntará<br />
la planilla de liquidación y reposición del fondo de Caja Chica sustentada<br />
con los documentos de gastos.<br />
- Los pagos de servicios de electricidad, teléfonos, agua, retenciones<br />
fiscales, tributos, impuestos municipales, etc. serán cancelados en las<br />
fechas de su vencimiento.<br />
C). Cierre de caja:<br />
- El Asistente Contable debe registrar todos los movimientos de Caja<br />
efectuados durante el día en el parte diario de ingresos y en el parte diario<br />
de pagos, en este último formato se establecerá el saldo de Caja.<br />
- El cierre de Caja tendrá definida una hora específica, toda operación de<br />
ingreso y/o egreso de Caja, posterior al horario establecido de cierre, serán<br />
considerados como operaciones fuera de hora y con fecha de registro del<br />
día siguiente.<br />
D). Control de giro de cheques:<br />
<<br />
- El Asistente Administrativo - Contable llevará un control de la adquisición<br />
de las chequeras y verificará la numeración correlativa y la cantidad de los<br />
cheques.<br />
- Se girarán los cheques atendiendo el orden correlativo de los mismos, en<br />
caso de anulación de un cheque, se debe registrar en el parte diario de Caja<br />
73
con la palabra ANULADO, en la cual debe incluirse el cheque original<br />
que lleve un sello de ANULADO y será perforado para mayor seguridad.<br />
- Todo cheque será emitido con un Comprobante Contable de Pago o<br />
Egreso, el mismo que en forma obligatoria se llenará los datos requeridos<br />
en el formato.<br />
E). Normas generales de caja para la FDH<br />
- Todo documento y comprobante que haya sido cancelado por el Asistente<br />
Contable, debe ser sellado inmediatamente con la palabra PAGADO o<br />
CANCELADO.<br />
- El Departamento de Contabilidad podrá realizar arqueos de caja en forma<br />
sorpresiva y periódica, cuando lo considere conveniente.<br />
- Cualquier diferencia en el arqueo de caja que sea detectado, será<br />
notificado inmediatamente al Director Ejecutivo para la toma de medidas<br />
convenientes en coordinación del Departamento de Contabilidad, para que<br />
se efectúen los asientos de ajuste respectivos.<br />
CONCILIACIONES BANCARIAS<br />
Para la <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”, realizar la conciliación bancaria es muy<br />
importante porque nos permite controlar el movimiento económico de la<br />
<strong>Fundación</strong>; es decir verificar el saldo que envía un banco en el Estado de Cuenta<br />
Corriente, que coincida con el saldo que tenemos en el libro bancos; estos saldos<br />
generalmente no van ha ser iguales, porque existen cheques girados y no<br />
cobrados, depósitos en tránsito, etc.<br />
De igual manera se procede a realizar la conciliación bancaria de la Cuenta de<br />
Ahorro de la <strong>Fundación</strong>, el movimiento de la cuenta lo verificamos a través de la<br />
libreta de ahorros o ingresando a la página de Internet del banco<br />
www.produbanco.com.<br />
74
PROCEDIMIENTO DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS<br />
- Se realizará la conciliación bancaria cada viernes, el Estado de Cuenta se<br />
bajarán del Internet cuando fuese necesario.<br />
- Se registrara las notas de débito y crédito en el libro diario conforme<br />
aparezcan en el Estado de Cuenta Corriente o de Ahorro.<br />
- Se llevará un control diario de los cheques girados y no cobrados.<br />
CONTROL INTERNO DE FONDOS PARA CAJA CHICA<br />
Según Berrocal Aquilino mediante la publicación titulada Administración<br />
Contable y Control Interno, SASE Ediciones, Lima Perú, Julio 1992, los fondos<br />
en efectivo administrados mediante la Caja Chica, deben regularse de manera<br />
precisa con el fin de evitar el mal uso de estos recursos, en tal virtud, se hacen las<br />
siguientes observaciones:<br />
El fondo de Caja Chica es aquel que está constituido por un importe fijo de dinero<br />
en efectivo, cuyos montos son autorizados de acuerdo con los requerimientos de<br />
la <strong>Fundación</strong>, su uso está destinado exclusivamente para realizar gastos menores e<br />
imprevistos, los cuales no han sido considerados para las emisiones de las órdenes<br />
de compra por reducido valor; sin embargo estos gastos son considerados dentro<br />
de los presupuestos aprobados por las entidades donatarias.<br />
- El Asistente Administrativo - Contable, y la Directora de la Escuela serán<br />
las únicas responsables de administrar correctamente el Fondo de Caja<br />
Chica, racionalizando el buen uso del dinero en efectivo. La apertura del<br />
Fondo de Caja Chica, así como los incrementos, disminución o<br />
eliminación del fondo se efectuarán previa aprobación del Director<br />
Ejecutivo.<br />
- Cada egreso realizado con este fondo debe ser sustentado mediante<br />
comprobantes válidos que reúnan los requisitos fiscales y tributarios.<br />
75
- Sólo se atenderán desembolsos en efectivo cuando se trate de<br />
adquisiciones de importes menores cuyo monto máximo de cada pago no<br />
exceda al previamente fijado que es de $1.00 hasta $30.00. Estos<br />
desembolsos en efectivo serán realizados para cubrir conceptos varios<br />
tales como movilización local, peajes, refrigerios, materiales de oficina,<br />
útiles de aseo y limpieza, etc.<br />
- La autorización para la adquisición de un bien o servicio corresponde a la<br />
máxima autoridad administrativa. El encargado, para efectuar los pagos<br />
con fondos de Caja Chica debe verificar que todos los documentos tengan<br />
la firma de los funcionarios autorizados.<br />
- La rendición documentada del fondo de Caja Chica debe ejecutarse con la<br />
sustentación de los comprobantes de pago que en ella se adjuntan. No se<br />
debe aceptar comprobantes justificativos que en su contenido sólo<br />
describan conceptos generales como "por consumo" o "por ventas varias"<br />
o "servicios diversos".<br />
- La Asistente Administrativa - Contable, y la Directora de la Escuela al<br />
presentar su rendición del gasto en efectivo, llenará la Planilla de Caja<br />
Chica especialmente diseñada para este fin, en forma detallada.<br />
- El formato de Planilla para Liquidación del Fondo de Caja Chica debe<br />
confeccionarse en original y copia, el original y los documentos<br />
justificativos de los gastos para ser entregados al Departamento de<br />
Contabilidad para su registro contable y la copia para su archivo y control<br />
correlativo.<br />
- La reposición del fondo de Caja Chica consiste en girar en forma oportuna<br />
un cheque a nombre de la persona encargada de llevar caja chica, quien es<br />
el único responsable del manejo de los fondos, por un valor igual al valor<br />
total gastado, previamente el Departamento de Contabilidad debe verificar<br />
la suma y si los documentos que se acompañan reúne los requisitos<br />
necesarios tanto fiscales como tributarios, y que en cada documento tenga<br />
el sello de cancelado o pagado.<br />
76
- Cuando se tenga utilizado un aproximado al 70% del fondo de la Caja<br />
Chica, se debe pedir su reposición para evitar quedar sin dinero mientras<br />
se realiza el trámite de reintegro de fondos.<br />
- Las autorizaciones escritas que modifiquen los montos asignados para<br />
Caja Chica debido a incrementos o reducciones deben ser archivadas y con<br />
la copia de las mismas se contabilizarán en el momento que se produzca<br />
esta variación, dando consistencia y validez al asiento contable realizado.<br />
- Los arqueos que el Departamento de Contabilidad realice deben efectuarse<br />
en forma sorpresiva y periódica, cualquier anormalidad debe ser<br />
comunicada por escrito a la Directora Ejecutiva para tomar medidas<br />
correctivas administrativas y contables.<br />
CONTROL INTERNO PARA COMPRAS Y ADQUISICIONES:<br />
- El Director Ejecutivo tiene la facultad de autorizar compras de bienes y<br />
servicios hasta por los montos determinados por el Directorio. Las<br />
autorizaciones y ejecuciones de compras deben estar en función del<br />
presupuesto aprobado por las entidades donatarias.<br />
- Las compras que excedan los límites determinados por el Directorio,<br />
deben ser aprobados por esta instancia.<br />
- Toda compra será motivo de una solicitud escrita; esta debe ser enviado al<br />
Director Ejecutivo y/o a la persona encargada de la administración de la<br />
<strong>Fundación</strong> para su evaluación y aprobación, cabe señalar que no existe un<br />
monto definido porque depende de las necesidad de la <strong>Fundación</strong>.<br />
Toda solicitud de compra debe contar con los siguientes requisitos:<br />
- La finalidad para la cual será destinada dicho equipo o material,<br />
especificaciones detalladas del bien requerido para ubicar los proveedores<br />
más adecuados, si se tratan de materiales o equipos especiales será<br />
conveniente presentar los posibles proveedores para facilitar el trámite de<br />
compra, se debe indicar si la compra está detallada en el presupuesto<br />
77
aprobado, se debe establecer el grado de urgencia y prioridad de la<br />
compra, se indicará la fecha límite para la adquisición y contendrá la firma<br />
de responsabilidad de la persona que solicita la compra y de su jefe<br />
inmediato.<br />
- La persona o comisión encargada de compras, al receptar esta solicitud de<br />
compras debe obtener por lo menos tres cotizaciones o profórmas, luego<br />
de lo cual se realizará un estudio comparativo de las propuestas que<br />
encuadren en los requisitos técnicos solicitados por el usuario a fin de<br />
evitar problemas futuros sobre calidad y especificaciones, luego se<br />
someterá al Director Ejecutivo para que realice la aprobación final de la<br />
compra.<br />
- Luego de aprobada la propuesta más conveniente, se realizará la Orden de<br />
Compra al proveedor exigiéndole el respeto a las condiciones estipuladas<br />
en ella. El momento de la recepción del equipo comprado al proveedor, se<br />
debe realizar una examen minucioso para comprobar que las<br />
características y estipulaciones técnicas sean las correctas, luego de lo cual<br />
se recibirá el equipo mediante la firma de una Acta de Entrega y<br />
Recepción, en la que debe constar cualquier defecto menor que no<br />
inhabilite el material recibido y que pueda ser subsanada por el proveedor,<br />
caso contrario no se debe aceptar el material o equipo deficiente.<br />
- Los documentos de sustentación de las adquisiciones de bienes y servicios<br />
se sujetarán a lo dispuesto por el Servicio de Rentas Internas en lo<br />
relacionado con la emisión de comprobantes válidos.<br />
- Todo servicio ocasional o permanente de profesionales, se los debe<br />
realizar mediante "contratos civiles de prestación de servicios", los<br />
mismos que deben se firmados y autorizados por el Director Ejecutivo, en<br />
base a lo que establece el Código Civil para la celebración de estos<br />
instrumentos contractuales.<br />
78
5.1 CONCLUSIONES<br />
CAPÍTULO V<br />
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES<br />
- Conforme al planteamiento del problema sus antecedentes históricos y la<br />
situación actual de la FDH se procedió a realizar en la fundación un<br />
análisis de los diferentes factores que inciden en la toma de decisiones<br />
gerenciales, con la propuesta del manual se cumple y justifica el tema<br />
planteado, pues el manual de contabilidad propuesto establece<br />
procedimientos claros para que la FDH optimice sus resultados mediante<br />
procesos y practicas contables acordes a sus necesidades.<br />
- En cuanto se refiere a la aplicación del marco teórico en este se propone<br />
varias teorías administrativas que complementadas con la fundamentación<br />
legal que rigen a las fundaciones se aprovecharán todas las ventajas<br />
tributarias que le ofrecen, pues con este manual se propone manejar dicho<br />
reglamento en beneficio institucional mejorando sus resultados.<br />
- El manual expone las Normas Ecuatorianas de Contabilidad que serán<br />
aplicadas para elaborar los registros, acumular sus cifras y presentar<br />
informes concretos y reales, los que se presentarán en los Estados<br />
Financieros con la aplicación de los Principios de Contabilidad<br />
Generalmente Aceptados dándoles mayor confiabilidad a los mismos.<br />
- Se expone varias teorías administrativas las que permiten mejorar con su<br />
aplicación los procesos y procedimientos contables de FDH.<br />
79
- En esta tesis se cumplen con los objetivos generales y específicos<br />
planteados pues de su análisis luego de diagnostico realizado se determina<br />
una misión, visión y objetivos específicos institucionales o de la FDH que<br />
con el planteamiento de las funciones de cada uno de los cargos serán<br />
cumplidos y sus resultados serán mejor utilizados.<br />
- El beneficio de utilizar el Manual Contable propuesto que incluye un Plan<br />
de Cuentas específico para la FDH permitirá optimizar los resultados en<br />
beneficio institucional y de quienes requieran de la FDH, es decir se<br />
beneficiará el sector educativo menos protegido.<br />
- Respecto de la metodología utilizada conforme se propuso se cumplió con<br />
su aplicación pues se constituye en una investigación documental con<br />
aplicación de métodos y técnicas que permitirán la recopilación de<br />
información, su análisis y el desarrollo del manual producto del resultado<br />
de su estudio.<br />
80
5.2 RECOMENDACIONES<br />
- Se recomienda al Directorio la implementación de este manual, pues en el<br />
se detallan metodológicamente los procesos tanto administrativos como<br />
contables que permitirán a la <strong>Fundación</strong> desarrollar adecuadamente sus<br />
funciones, mejorar el control interno y obtener resultados positivos así<br />
como información razonable y real del uso de los recursos.<br />
- Para su implementación, de ser necesario mi participación estoy dispuesta<br />
para entregar mi contingente y lograr beneficio a la <strong>Fundación</strong> con la<br />
aplicación de este manual.<br />
- Conforme consta en el manual deberán divulgarse las funciones para cada<br />
cargo conforme se plantee a fin de que quienes laboran en cada uno de los<br />
puestos conozcan sus obligaciones institucionales.<br />
- Se recomienda también difundir la misión y visión de la <strong>Fundación</strong> para<br />
que sobre su conocimiento quienes hacemos la <strong>Fundación</strong> logremos<br />
cumplir con el objetivo planteado.<br />
- Se recomienda a la <strong>Universidad</strong> que esta tesis sea utilizada como elemento<br />
de consulta para las futuras generaciones de la profesión pues constituye<br />
una investigación práctica, que puede ser mejorada conforme avance la<br />
técnica y nuevos métodos modernos para optimizar resultados en la<br />
<strong>Fundación</strong>.<br />
81
ANEXOS<br />
82
FUNDACIÓN DEJEMOS HUELLAS<br />
CONCILIACIÓN A: FEBRERO 2005<br />
BANCO:<br />
PRODUBANCO: 03/08/2005 14:30 Internet Saldo<br />
FUNDACIÓN DEJEMOS HUELLAS Sub/Total CONTABLE Contable<br />
FECHA Doc Descripción Valor<br />
0<br />
14.414,91 5.544,88<br />
( - ) CH/Gird/No Regist y No Registrados x Banco -8.870,03 8.870,03<br />
14/05/2004 CH-4080 CANCELACIÓN CXP N 6,00<br />
19/05/2004 CH-4110 CANCELACIÓN CXP N 23,00<br />
19/05/2004 CH-4114 CANCELACIÓN CXP N 16,10<br />
11/06/2004 CH-4197 CANCELACIÓN CXP N 24,50<br />
11/06/2004 CH-4203 CANCELACIÓN CXP N 13,40<br />
11/06/2004 CH-4224 CANCELACIÓN CXP N 37,00<br />
11/06/2004 CH-4228 CANCELACIÓN CXP N 15,00<br />
11/06/2004 CH-4229 CANCELACIÓN CXP N 9,20<br />
11/06/2004 CH-4231 CANCELACIÓN CXP N 23,00<br />
15/06/2004 CH-4282 CANCELACIÓN CXP N 8,00<br />
16/06/2004 CH-4302 CANCELACIÓN CXP N 33,00<br />
24/07/2004 CH-4374 CANCELACIÓN CXP N 3,00<br />
24/07/2004 CH-4380 CANCELACIÓN CXP N 8,00<br />
24/07/2004 CH-4385 CANCELACIÓN CXP N 7,28<br />
24/07/2004 CH-4396 CANCELACIÓN CXP N 8,00<br />
09/11/2004 CH-4543 GUTIÉRREZ ROBALINO LUÍS ANTONY 24,00<br />
09/11/2004 CH-4556 GUAMAN NOGUERA BRYAN 30,00<br />
09/11/2004 CH-4577 LASTRA VILLAMAR¡N ELVIS JAVIER 20,00<br />
13/11/2004 CH-4590 MORENO BRAVO WILLIAM IVÁN 30,00<br />
13/11/2004 CH-4599 OBANDO CAYACHI ERICK DAVID 17,00<br />
13/11/2004 CH-4600 ORTEGA TORRES KENNEDY HELTON 30,00<br />
13/11/2004 CH-4611 PÉREZ FREIRE CECILIA DEL ROCIÓ 34,00<br />
13/11/2004 CH-4621 QUISHPE QUILO SILVIA JACQUELINE 30,00<br />
13/11/2004 CH-4623 RODRÍGUEZ MORALES ARACELI 25,00<br />
13/11/2004 CH-4591 MORALES ORDÓÑEZ CHARLIE 30,00<br />
20/12/2004 CH 4705 JULIO CESAR ANDRADE DEL POZO 276,00<br />
27/01/2005 CH-4734 JULIO CESAR ANDRADE DEL POZO 276,00<br />
17/02/2005 CH-4754 JULIO CESAR ANDRADE DEL POZO ARRIENDO DPTO. MAESTROS ESCUELA FEB 05<br />
FUNDACIÓN REINA DE QUITO DEVOL BECAS PROY. APOYO DIC<br />
276,00<br />
25/02/2005 CH-4759 04/DIN/MAG/PAC/PICH 2.149,85<br />
25/02/2005 CH-4760 MINDA VERGARA ERIKA GABRIELA AYUDA MEDICA/GABRIELA MINDA 90,00<br />
25/02/2005 CH-4761 FREIRE TULCAN DAISY NATHALIE PAGO/TRANSPORTE/ DAYS FREIRE 39,00<br />
25/02/2005 CH-4762 FRANCISCO JOSÉ QUINTANA MANTENIM/ INSTALAC. SOFTWARE COMP. ESCUELA<br />
IMPORTADORA TOMEBAMBA S.A. ARREGLOS Y MANTENIM. CAMIONETA MA. C.<br />
55,50<br />
25/02/2005 CH-4763 ORTIZ 346,28<br />
25/02/2005 CH-4764 VIAJERO EXPRESS CIA Ltda. PASAJES MÉXICO/N. JUSTINE/MORENO 1.337,54<br />
28/02/2005 CH-4765 SEGUROS DEL PICHINCHA S.A. SEGURO VIDA EMPLEADOS/FEB A JULIO 05 808,63<br />
28/02/2005 CH-4766 EP CENTRO DE IMPRESIÓN impresión papel sobres membretados 188,70<br />
28/02/2005 CH-4767 EMPRESA ELÉCTRICA QUITO S.A PAGO LUZ FDH Y TALLER FEBRERO 51,71<br />
28/02/2005 CH-4771 SUPERMERCADOS LA FAVORITA S.A SUPERMAXI ENERO 2005 2.470,34<br />
( + ) CH/Gird/No Regist por <strong>Fundación</strong> <strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong> 0,00 0,00<br />
( + ) ND/No Registrados por <strong>Fundación</strong> <strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong> 0,00 0,00<br />
( - ) ND/No Registrados por Produbanco 0,00 0,00 0,00<br />
( + ) NC/No Registrados por Produbanco 0,00 0,00<br />
( - ) NC/No Registrados por <strong>Fundación</strong> <strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong> 0,00 0,00<br />
( + ) DP/No Registrados por Produbanco 0,00 0,00<br />
( - ) DP/No Registrados por <strong>Fundación</strong> <strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong> 0,00 0,00<br />
SALDO FINAL DE CTA CTE: 5.544,88 14.414,91<br />
Diferencia 0,00 0,00<br />
Saldo/Bco/A/La/Fecha 14.414,91 5.544,88<br />
Ch/girados y no registrados por banco -8.870,03 0,00<br />
Subtotal/Valor/Disponible/Utilizar 5.544,88 5.544,88<br />
89
BIBLIOGRAFÍA<br />
- ARMANDO, Francisco & GESTIÓN, Norsud, (1993). La gerencia en las<br />
ONG, Editorial Andaluz, España, Primera Edición, PG 14-16.<br />
- BERROCAL, Aquilino, (1992, 8 de Julio). Administración Contable y<br />
Control Interno, Editorial Sase, Lima Perú, 1era Edición en Español, PG<br />
4-15<br />
- EL CONTADOR, Boletín julio y agosto 2003, Editores CYAD.<br />
- EL prisma.com, en su obra Administración de Empresas, año edición<br />
2001.<br />
- CATACORA, Fernando, (1996). Sistema y Procedimientos Contables,<br />
Autorizado por la Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA S.A,<br />
Venezuela, Segunda Edición, PG 6,8,15<br />
- CODIFICACIÓN de la Ley de Registro Único de Contribuyentes, Normas<br />
para facilitar la obtención y actualización del RUC, resolución Nro. 0074<br />
- CHIAVENATO, Idalberto, (2001, 1 de Febrero), Proceso Administrativo<br />
Contable, Editorial Lily Solano Arévalo, Colombia, Tercera Edición PG<br />
45<br />
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Ecuatorianas de Contabilidad (NEC), Manual Legal para los Contadores<br />
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GRANIZO, Guido, (2003). Sistema de Desarrollo y Contabilidad para las<br />
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- KURT, Pany, (2001, 1 de Enero), Auditoria: Gestión y Operación para las<br />
Empresas, Editorial Lily Solano Arévalo, 12ava Edición.<br />
- LEXIS S.A., (2004, 17 de Noviembre), Ley de Régimen Tributario<br />
Interno, publicado por codificación 26, en el Registro Oficial 463<br />
- MARTÍNEZ, Sergio (1999). La Empresa Social: Un enfoque para<br />
fortalecer las organizaciones, Editorial Riosiac, Costa Rica, 4ta Edición en<br />
Español, PG 9-10- 25<br />
93
- MARTÍNEZ, Emmanuel, (2002). Normas Ecuatorianas de Contabilidad,<br />
Editorial Talleres de la Corporación de Estudios y Publicaciones, Ecuador,<br />
Tomo I y II.<br />
- MILLER, Martín, (1984). Guía de los Principios de Contabilidad<br />
Generalmente Aceptados.<br />
- NORIEGA SANTOS, Jorge. Arq., Teorías Administrativas y su<br />
Aplicación a las Obras.<br />
- REVISTA JUDICIAL, www.derechoecuador.com<br />
- REGLAMENTO a la Ley del Registro Único de Contribuyentes, (Acuerdo<br />
098)<br />
- ROMERO LÓPEZ, Javier, en su obra Contabilidad Superior, Primera<br />
Edición, Editorial McGRAW-HILL INTERAMERICANA, PG 544<br />
- SARMIENTO, Rubén, Contabilidad General, Editorial Voluntad, Novena<br />
Edición, Agosto, 2003, PG 35, 36, 39,42.<br />
- ZAPATA, Pedro, Contabilidad General, Editorial Martha Edna Suárez R.<br />
Colombia-Santa Fe de Bogota. PG 325<br />
94
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS UTILIZADOS<br />
Administrar.- Acción de poder publico y privado al aplicar las leyes y cuidar de<br />
los interés de los mismos.<br />
Análisis.- Distinción de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios<br />
o elementos.<br />
Base para la Toma de Decisiones.- Todos los mecanismos de control interno,<br />
deben ser aplicados obligatoriamente en la fundación par asegurar un control<br />
contable y financiero eficiente.<br />
Control.- Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado<br />
para alcanzar ciertos objetivos.<br />
Control del Proceso Contable.- Son las bases para un correcto registro del<br />
proceso contable y de esa manera obtener información veraz y oportuna a través<br />
de los Estados Financieros.<br />
Coordinación.- Disponer cosas metódicamente.<br />
Dirección.- Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para<br />
alcanzar las metas de la organización.<br />
Estados Financieros.- Es el Resultado de control de proceso y los procedimientos<br />
contables, deberán estar de fácil interpretación para su análisis.<br />
Manual de Procedimientos.- Es un libro escrito con reglas, normas, políticas y<br />
procesos contables, sujetándose a una base legal, no deberá tener errores porque<br />
de el dependen otras personas.<br />
Normas Ecuatorianas de Contabilidad.- Es la base legal para el registro<br />
contable, no se puede salir de su contexto.<br />
Organización Contable.- Los controles internos deben ser establecidos para que<br />
de esa manera se cumpla con los procesos contables.<br />
Procedimientos Contables. Son los pasos que se debe seguir en el proceso<br />
contable, desde el Estado de Situación Inicial hasta llegar a los Estados<br />
Financieros deberán estar claros y precisos para su buen entendimiento.<br />
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.- Los principios es la<br />
parte fundamental de la contabilidad.<br />
95
DESCRIPCIÓN DE SIGLAS<br />
PCGA Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.<br />
NEC Normas Ecuatorianas de Contabilidad.<br />
NIC Normas Internacionales de Contabilidad.<br />
RUC Registró Único de Contribuyentes.<br />
IVA Impuesto al Valor Agregado.<br />
LRTI Ley de Régimen Tributario Interno.<br />
ONG Organización No Gubernamental.<br />
FDH <strong>Fundación</strong> “<strong>Dejemos</strong> <strong>Huellas</strong>”.<br />
IESS Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.<br />
SRI Servicio de Rentas Internas.<br />
CIAD Sistema Contable Financiero Administrativo.<br />
96