MANUAL DE CALIDAD - Órgano de Fiscalización Superior del ...

MANUAL DE CALIDAD
ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR
MANUAL DE CALIDAD
MGC-OFSG-01
ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR DEL
ESTADO DE GUANAJUATO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN,
Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG
Fecha: 14/02/2011
Fecha de Rev. Codificación:
PROGRAMACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
24/01/2011 MGC-OFSG-01
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ÓRGANO DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR
Fecha de Rev. Codificación:
24/01/2011 MGC-OFSG-01
El presente Manual de Calidad describe el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de la Dirección
General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento, del Órgano de Fiscalización Superior
del Estado de Guanajuato, basado en la Guía Técnica GTO 2000-3, basada en la norma ISO
9001:2000, de la Institución Guanajuato Para la Calidad y la Competitividad.
AUTORIZACIONES (F-OFSG-CD01)
Fecha de emisión Elaboró Revisó Autorizó
14/02/2011
Staff de Calidad
C.P. Karla Celene
Mosqueda Soto y
C.P. Yamile Teresita
Betancourt Cabrera
REGISTRO DE CAMBIOS (F-OFSG-CD02)
FECHA CAMBIO DESCRIPCIÓN APROBÓ
24/01/11 Hoja 20, 21 y 31 Punto 6.2 Enfoque al cliente. Especificar
el nombre del cliente "Congreso del
Estado”.
Representante de la
Dirección
Arq. Jorge Martín
Amaya Rodríguez
24/01/11 Hoja 23 Punto 6.4.1 Objetivos de calidad.-
Primer objetivo, modificar meta, dice un
mes debe decir tres meses. Con el
objeto de guardar congruencia con la
frecuencia de revisiones del punto 5.4.1
del Procedimiento “Revisión por la
dirección” y cumplir con oportunidad la
información de cierre de cifras.
24/01/11 Hoja 40 y 41 Punto 10 Anexos; Anexo A.
Organigrama General, sustituir el
organigrama por el actual autorizado y
publicado en portal; Anexo B. Macroproceso
de fiscalización del OFSG,
modificar la parte del proceso de
seguimiento para incluir la fase de
hechos posteriores.
Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG
Fecha: 14/02/2011
Dirección General
C.P. Patricia Aguilar
Gallardo
DG-RD
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CONTENIDO
TEMA PÁGINA
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Descripción de la Organización
1.2 Filosofía de calidad
1.2.1 Misión
1.2.2 Visión
1.2.3 Principios
1.3 Propósito del Manual de calidad
2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
3. ELABORACIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN, EMISIÓN, CONTROL
Y DIFUSIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD
4. ALCANCE Y EXCLUSIONES
4.1 Alcance del Sistema de Gestión de Calidad
4.2 Exclusiones
5. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
5.1 Requisitos Generales
5.2 Requisitos de la documentación
5.2.1 Generalidades
5.2.2 Manual de Calidad
5.2.3 Control de los documentos
5.2.4 Control de los registros
6. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
6.1 Compromiso de la Dirección
6.2 Enfoque al Cliente
6.3 Política de Calidad de la Dirección
6.4 Planificación
6.4.1 Objetivos de la Calidad
6.4.2 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad
6.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación
6.5.1 Responsabilidad y Autoridad
6.5.2 Representante de la Dirección
6.5.3 Comunicación Interna
6.6 Revisión por la Dirección
Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG
Fecha: 14/02/2011
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6.6.1 Generalidades
6.6.2 Información para la revisión
6.6.3 Resultados de la revisión
7. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
7.1 Provisión de los Recursos
7.2 Recursos Humanos
7.2.1 Generalidades
7.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación
7.3 Infraestructura
7.4 Ambiente de Trabajo
8. REALIZACIÓN DEL SERVICIO
8.1 Planificación de la realización del servicio
8.2 Procesos relacionados con el cliente
8.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el
servicio
8.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el servicio
8.2.3 Comunicación con el cliente
8.3 Diseño y desarrollo
8.4 Compras
8.5 Producción y prestación del servicio
8.5.1 Control de la prestación del servicio
8.5.2 Validación de los procesos de la prestación del servicio
8.5.3 Identificación y trazabilidad
8.5.4 Propiedad del cliente
8.5.5 Preservación del servicio
8.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medición
9. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
9.1 Generalidades
9.2 Seguimiento y medición
9.2.1 Satisfacción del cliente
9.2.2 Auditoría interna
9.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
9.2.4 Seguimiento y medición del servicio
9.3 Control del producto no conforme
9.4 Análisis de datos
9.5 Mejora
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Fecha: 14/02/2011
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9.5.1 Mejora continua
9.5.2 Acción correctiva
9.5.3 Acción preventiva
10. ANEXOS
Anexo A. Organigrama General
Anexo B. Macroproceso del OFSG
Anexo C. Orden de trabajo
Anexo D. Lista de asistencia
11. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG
Fecha: 14/02/2011
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1. INTRODUCCIÓN
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1.1 Descripción de la Organización
Fundamento legal.
Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG
Fecha: 14/02/2011
Fecha de Rev. Codificación:
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El Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de
Guanajuato, en su Capítulo Primero referente de la Competencia y Organización del Órgano de
Fiscalización Superior decreta:
Artículo 1.- El Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Guanajuato
(OFSG), es la entidad que tiene a su cargo la fiscalización de las cuentas públicas de los poderes
públicos del Estado, los Ayuntamientos, las Dependencias y Entidades de la Administración Pública
Estatal y Municipal y los Organismos Autónomos, así como las demás atribuciones que
expresamente le encomiendan la Constitución Política para el Estado de Guanajuato, la Ley de
Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato y demás ordenamientos legales aplicables.
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento (DGPPCS), del
OFSG, tendrá las siguientes funciones operativas:
1.- Planear conforme a los programas aprobados por el Auditor General, las actividades
relacionadas con la función de fiscalización y elaborar los análisis temáticos que sirvan de
insumo para la preparación de los informes de resultados.
2.- Elaborar informes sobre el avance del Programa Anual de Auditorías y Fiscalización.
3.- Elaborar informes sobre la situación que guardan las distintas acciones de Fiscalización.
4.- Proponer acciones de Fiscalización para el Programa Anual.
5.- Proponer acciones específicas respecto de la función de Fiscalización.
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Fecha de Rev. Codificación:
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6.- Dar seguimiento a las recomendaciones formuladas por el OFSG a los Sujetos de Fiscalización
y elaborar informes periódicos de avance.
7.- Dar seguimiento al comportamiento del ingreso y gasto público de los Sujetos de Fiscalización.
8.- Realizar visitas de inspección para verificar el cumplimiento de las recomendaciones.
9.- Diseñar y operar un sistema de información interna del OFSG para el flujo de información.
10.- Coadyuvar con el Auditor General en la elaboración de los Manuales en que se contengan los
criterios, procedimientos y métodos relativos al Programa Anual de Auditoría y a los
procedimientos de Fiscalización.
11.- Coadyuvar con el Auditor General en la elaboración del Proyecto de Presupuesto de Egresos.
12.- Las demás que le señale esta Ley, el reglamento interior y las demás disposiciones aplicables.
Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG
Fecha: 14/02/2011
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1.2 Filosofía de calidad
Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG
Fecha: 14/02/2011
Fecha de Rev. Codificación:
24/01/2011 MGC-OFSG-01
El Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato estableció la siguiente Filosofía
de calidad como parte de su estrategia de calidad:
1.2.1 Misión del OFSG
Fiscalizamos los recursos públicos con transparencia, neutralidad, legalidad y profesionalismo,
fomentando valores y responsabilidades en los servidores públicos, generando un ambiente de
confianza de la sociedad hacia las instituciones del estado.
1.2.2 Visión del OFSG
“Ser reconocidos como la mejor entidad proactiva de profesionales fiscalizadores que promueven el
buen gobierno.”
1.2.3 Principios
1. Objetividad. Basado en hechos y evidencia fehaciente.
2. Imparcialidad. Trato justo y equitativo.
3. Independencia. Actuar de una manera autónoma y libre de cualquier tipo de influencia.
4. Transparencia. Claridad en la conducta, función y rendición de cuentas.
5. Legalidad. Observancia de las normas.
6. Profesionalismo. Óptimo desempeño técnico y ético.
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento, como parte del
OFSG, asume el compromiso con esta Filosofía de calidad para aplicarla en cada una de las tareas
encomendadas relacionadas con las atribuciones establecidas en el reglamento interior del OFSG y
tomarla como base para la documentación e implementación del Sistema de Gestión de Calidad
desarrollado a través del presente este Manual de Calidad y su documentación relacionada.
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1.3 Propósito del Manual de calidad
Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG
Fecha: 14/02/2011
Fecha de Rev. Codificación:
24/01/2011 MGC-OFSG-01
El Presente Manual de Calidad de la Dirección General de Planeación, Programación, Control y
Seguimiento del OFSG, soportado en su estructura y organización, tiene el propósito de ser
utilizado como documento de consulta e información referente a: la Filosofía de calidad, la Política
de calidad, los objetivos de calidad y los procesos y procedimientos operativos, así como las
directrices que se marcan para las funciones y responsabilidades del personal de la DGPPCS.
Así mismo, el presente Manual de calidad refleja la convicción que tenemos en la DGPPCS de
lograr servicios que satisfagan los requerimientos de nuestros usuarios externos e internos, dejando
establecidos y documentados los procesos y procedimientos operativos, demostrando así nuestra
capacidad para proporcionar servicios que cumplan con su cometido a través de la aplicación eficaz
del Sistema de Gestión de Calidad, incluidos los procesos para la mejora continua, el aseguramiento
de la conformidad con los requisitos de nuestros usuarios y el cumplimiento a la normativa vigente
aplicable al OFSG.
El presente Manual de calidad, a través del cual se sustenta el Sistema de Gestión de Calidad de
esta DGPPCS, se ha documentado siguiendo los requerimientos de la Guía Técnica GTO 2000-3
basada en la norma ISO 9001:2000 de la Institución Guanajuato para la Calidad y la Competitividad
que en lo sucesivo en este manual se denominará la “Guía”.
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2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG
Fecha: 14/02/2011
Fecha de Rev. Codificación:
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Principales términos y definiciones en base a la Norma ISO 9000:2005 y algunas abreviaciones
utilizadas en este Manual:
Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada
u otra situación indeseable.
Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial
u otra situación potencialmente indeseable.
Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una
organización.
Ambiente de trabajo: Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.
Aseguramiento de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar
confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad.
Auditado: Organización que es auditada.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de las
normas operativas y jurídicas.
Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los
requisitos.
Capacidad: Aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto
que cumple los requisitos para ese producto.
Característica de la calidad: Característica inherente de un producto, proceso o sistema
relacionada con un requisito.
Clase: Categoría o rango dado a diferentes requisitos de la calidad para productos,
procesos sistemas que tienen el mismo uso funcional.
Cliente de la auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría.
Cliente: Organización o persona que recibe un servicio.
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Fecha de Rev. Codificación:
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Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo
auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Control de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los
requisitos de la calidad.
Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Criterios de la auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencia.
Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.
DGPPCS: Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento.
Documento: Información y su medio de soporte.
Eficacia: Extensión a que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría.
Especificación: Documento que establece requisitos.
Estructura de la organización: Disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones
entre el personal.
Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información
que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
Gestión de la calidad: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en
lo relativo a la calidad.
Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría
recopilada frente a los criterios de auditoría.
Información: Datos que poseen significado.
Infraestructura: Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el
funcionamiento de una organización.
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Fecha: 14/02/2011
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Fecha de Rev. Codificación:
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Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una
organización.
Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos.
Mejora de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad
de cumplir con los requisitos de la calidad.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Objetivo de la calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad.
OFSG: Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Guanajuato.
Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de
responsabilidades, autoridades y relaciones.
Plan de la calidad: Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados
deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso,
servicio, producto o contrato específico.
Planificación de la calidad: Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento
de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y
de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de la calidad.
Política de la calidad: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la
calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección.
Proceso: Se define como "conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados".
Producto: Se define como "resultado de un proceso".
Producto: Si el término "proceso" se sustituye por su definición, se define entonces corno
"resultado de un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman entradas en salidas".
Programa de la auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo
de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
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Fecha: 14/02/2011
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Fecha de Rev. Codificación:
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Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus
requisitos.
Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan.
Sistema de gestión de la calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una
organización con respecto a la calidad.
Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos, y para lograr dichos
objetivos.
SINCYSA: Sistema Integral para el Control y Seguimiento de Auditorías.
SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
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Fecha: 14/02/2011
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Fecha de Rev. Codificación:
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3. ELABORACIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN, EMISIÓN, CONTROL Y DIFUSIÓN DEL
MANUAL DE CALIDAD
El Manual de Calidad ha sido elaborado por el Staff de Calidad, con la participación y apoyo del
personal de la Coordinación de Planeación y Programación, así como de la Coordinación de Control
y Seguimiento de la DGPPCS, de acuerdo a los lineamientos establecidos en el procedimiento PD-
OFSG-ED01 “Elaboración de Documentos” y fue revisado y aprobado por el Representante de la
Dirección, Arq. Jorge Martín Amaya Rodríguez y la Dirección General C.P. Patricia Aguilar Gallardo
de acuerdo a lo indicado en el procedimiento PD-OFSG-CD02 “Control de Documentos”.
Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG
Fecha: 14/02/2011
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4. ALCANCE Y EXCLUSIONES
4.1 Alcance del SGC
Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG
Fecha: 14/02/2011
Fecha de Rev. Codificación:
24/01/2011 MGC-OFSG-01
Dicho alcance abarca los procesos de Cuenta Pública, Programa Anual de Auditoría y el
proceso de Seguimiento, los cuales son procesos sustantivos de la Dirección General de
Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG, en cumplimiento de los requisitos
establecidos en la Guía, de acuerdo a lo descrito en la tabla siguiente:
Procesos dentro del alcance del SGC de la Dirección General de Planeación, Programación,
Control y Seguimiento:
PROCESO GENERAL PROCESOS ESPECÍFICOS ÁREA RESPONSABLE
PLAN DE CALIDAD DEL
PROCESO GENERAL DE
PLANEACIÓN Y
PROGRAMACIÓN
PL-OFSG-PP01
PLAN DE CALIDAD DEL
PROCESO GENERAL DE
SEGUIMIENTO
PL-OFSG-CS02
CUENTA PÚBLICA COORDINACIÓN DE
PROGRAMA ANUAL DE
AUDITORÍA
PLANEACIÓN Y
PROGRAMACIÓN
SEGUIMIENTO COORDINACIÓN DE
CONTROL Y SEGUIMIENTO
Nota: una descripción esquemática del Macroproceso relacionado con el alcance de nuestro
SGC se presenta en apartado 10. Anexos. Anexo B, del presente Manual de Calidad.
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4.2 Exclusiones
De acuerdo a la Guía se presenta la siguiente tabla de exclusiones y su justificación.
Exclusión Justificación
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Fecha: 14/02/2011
Fecha de Rev. Codificación:
24/01/2011 MGC-OFSG-01
8.3 Diseño y Desarrollo La Dirección General de Planeación, Programación, Control y
Seguimiento del OFSG está sujeto a lo que se disponga en la
Constitución Política para el Estado de Guanajuato y la Ley de
Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato, por lo tanto
no elabora ni diseña sus elementos de entrada para la
elaboración de sus procesos y procedimientos.
8.4 Compras Dado que todas las adquisiciones de equipo y materiales
8.5.2 Validación de los procesos
de la producción y de la
prestación del servicio
8.6 Control de los dispositivos de
seguimiento y de medición
diversos, las realiza la Dirección General de Administración, en
base a un Presupuesto anual de toda la Institución, nuestra
Dirección no tiene al alcance el control de este rubro.
No aplica ya que todos nuestros procesos y sus
procedimientos, si pueden ser sujetos de medición y
seguimiento, en cada una de sus fases.
No aplica porque para la realización de las actividades de la
DGPPCS no se requiere de equipo de medición que deba de
calibrarse.
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5 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
5.1 Requisitos Generales
Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG
Fecha: 14/02/2011
Fecha de Rev. Codificación:
24/01/2011 MGC-OFSG-01
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG ha
establecido, documentado, implementado y mantenido un Sistema de Gestión de la Calidad para
mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de la Guía.
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG:
a) Ha identificado los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad y su
aplicación a través de la organización en los Planes de Calidad PL-OFSG-PP01 y PL-
OFSG-CS02, así como en el Manual de Procedimientos MP-OFSG-02;
b) Ha determinado la secuencia e interacción de estos procesos la cual queda manifiesta en el
Macroproceso del OFSG, del apartado 10. Anexos. Anexo B de este Manual, así como
en los Planes de Calidad PL-OFSG-PP01 y PL-OFSG-CS02;
c) Ha determinado los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la
operación como el control de estos procesos y procedimientos sean eficaces; lo cual queda
documentado en los Planes de Calidad PL-OFSG-PP01 y PL-OFSG-CS02;
d) Se asegura de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la
operación y el seguimiento de estos procesos y procedimientos;
e) Ha realizado el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos y procedimientos;
mediante los Planes de Calidad PL-OFSG-PP01 y PL-OFSG-CS02, así como en el Manual
de Procedimientos MP-OFSG-02;
f) Ha implementado las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la
mejora continua de estos procesos y procedimientos, mediante las acciones y
procedimientos establecidos y descritos en el capítulo 9 del presente Manual de calidad.
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5.2 Requisitos de la documentación
5.2.1 Generalidades
Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG
Fecha: 14/02/2011
Fecha de Rev. Codificación:
24/01/2011 MGC-OFSG-01
La documentación del Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección General de Planeación,
Programación, Control y Seguimiento del OFSG incluye:
a) Declaraciones documentadas de una política de calidad, mencionada en el apartado 6.3 de
este Manual de Calidad;
b) Un Manual de Calidad MGC-OFSG-01;
c) Procedimientos documentados en el Manual de Procedimientos MP-OFSG-02;
d) Los procedimientos requeridos por la Dirección General de Planeación, Programación;
Control y Seguimiento del OFSG para asegurar la eficaz planificación, operación y control de
sus procesos y procedimientos, mediante los Planes de Calidad PL-OFSG-PP01 y PL-
OFSG-CS02, así como en el Manual de Procedimientos MP-OFSG-02;
e) Los registros requeridos por la Guía, los cuales están considerados en los diferentes
documentos del SGC, referenciados en el presente Manual de calidad (Planes de calidad,
Manual de procedimientos, Manual de instrucciones de trabajo).
5.2.2 Manual de Calidad
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG mantiene y
establece el presente Manual de Calidad MGC-OFSG-01 que incluye:
a) El alcance del Sistema de Gestión de Calidad (SGC), incluyendo los detalles y la justificación
de cualquier exclusión; mencionados en el apartado 4 de este Manual de Calidad;
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Fecha de Rev. Codificación:
24/01/2011 MGC-OFSG-01
b) Los procedimientos documentados establecidos para el Sistema de Gestión de Calidad
establecidos en el Manual de Procedimientos MP-OFSG-02 de la Dirección General de
Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG; y
c) La descripción de la interacción entre los procesos del Sistema de Gestión de Calidad,
mencionados en el Macroproceso del OFSG, del apartado 10. Anexos. Anexo B, de este Manual,
así como en los Planes de Calidad PL-OFSG-PP01 y PL-OFSG-CS02.
5.2.3 Control de los documentos
Para el control de documentos del SGC de la Dirección General de Planeación, Programación,
Control y Seguimiento del OFSG se han establecido los procedimientos PD-OFSG-ED01
“Elaboración de Documentos”, PD-OFSG-CD02 “Control de Documentos”. Dichos
procedimientos se encuentran en el Manual de Procedimientos MP-OFSG-02 de la Dirección
General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG.
5.2.4 Control de los registros
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG ha establecido
y mantiene registros que proporcionan la evidencia de la conformidad de los requisitos así como de
la operación eficaz del SGC. Tales registros permanecen legibles, fácilmente identificables y
recuperables. Se ha generado el PD-OFSG-CR03 “Control de los Registros”, como el
procedimiento que indica los controles para la identificación, el almacenamiento, la protección, la
recuperación, el tiempo de la retención y la disposición de los registros de calidad generados en la
Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG.
Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG
Fecha: 14/02/2011
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6 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
6.1 Compromiso de la dirección
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Fecha: 14/02/2011
Fecha de Rev. Codificación:
24/01/2011 MGC-OFSG-01
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG proporciona
evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Calidad,
así como con la mejora continua, de su eficacia:
a) Comunicando a sus Coordinaciones la importancia de satisfacer tanto los requisitos del
usuario como los legales y reglamentarios.
b) Estableciendo la política de calidad de la DGPPCS, mencionada en el apartado 6.3 del
presente Manual de Calidad.
c) Estableciendo los objetivos de la calidad, mencionados en el apartado 6.4.1 del presente
Manual de Calidad.
d) Llevando a cabo las revisiones por la dirección, aplicando el procedimiento PD-OFSG-RD04
Revisión por la Dirección.
e) Asegurando la disponibilidad de recursos.
6.2 Enfoque al cliente
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG se asegura de
que los requisitos del cliente “Congreso del Estado de Guanajuato” (Representando a la sociedad),
así como de los usuarios, se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción de los mismos, de
acuerdo a las siguientes consideraciones:
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6.2.1 Los requerimientos de cliente y usuarios se establecen en la Ley de Fiscalización
Superior del Estado de Guanajuato.
6.2.1.1 Se asegura que todos los procesos se apeguen a la normativa aplicable.
6.2.1.2 Se da seguimiento a los procedimientos establecidos para el proceso de
fiscalización.
6.3 Política de Calidad de la DGPPCS
Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG
Fecha: 14/02/2011
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El titular de la Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG se
asegura que la Política de Calidad:
a) Es adecuada al propósito de la organización.
b) Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia
del Sistema de Gestión de Calidad.
c) Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad.
d) Es comunicada y entendida dentro de la organización.
e) Es revisada para su continua adecuación.
La Política de Calidad de la DGPPCS se declara a continuación:
“En la DGPPCS contribuimos al proceso de fiscalización mediante la
selección técnica y objetiva de los sujetos a fiscalizar así como
promoviendo y verificando la atención de observaciones a fin de evitar su
recurrencia y con ello propiciar la mejora de las instituciones del Estado.
Basamos nuestra función en la observancia de la normativa vigente y
estamos comprometidos con la mejora continua y el desarrollo del
personal a fin de satisfacer los requerimientos de nuestros usuarios.”

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Es un compromiso de todo el personal de la Dirección General de Planeación, Programación,
Control y Seguimiento del OFSG, con responsabilidades asignadas para cumplir con el alcance
de este Manual de Calidad, el conocerla y aplicarla en sus actividades diarias.
La Política de Calidad se comunica a través de:
a) La colocación de carteles y anuncios en las áreas más importantes de las coordinaciones
que se sujetan a este Manual.
b) Sesiones de capacitación a todo el personal de la Dirección General de Planeación,
Programación, Control y Seguimiento del OFSG.
c) Su publicación dentro del Portal del OFSG, en el sitio de la Dirección General de
Planeación, Programación, Control y Seguimiento.
d) El boletín informativo por correo electrónico de la red de la Dirección General de
Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG.
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Para garantizar que la política de calidad es entendida por el personal la Dirección General de
Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG:
a) Se evalúan las capacitaciones sobre la Política de Calidad proporcionadas al personal.
b) Se aplican cuestionarios para asegurar que la comunicación fue eficaz conforme al
proceso de comunicación interna.
c) Se incluye como parte de las auditorías internas de calidad la evaluación del conocimiento
y entendimiento de parte del personal.
d) La política se revisará al menos cada año para adecuarla a las necesidades de la Dirección
General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG.
Los registros relacionados con la difusión, capacitación, evaluación y revisión de cambios en la
Política de calidad, se llevan a través del Procedimiento de Revisión por la Dirección PD-OFSG-
RD04 y listas de asistencia a sesiones de capacitación o evaluaciones F-OFSG-MGC02.

6.4 Planificación
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6.4.1 Objetivos de la calidad
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Fecha: 14/02/2011
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La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG se asegura de
que los objetivos de la calidad, se establecen en las funciones y coordinaciones pertinentes dentro
de la Dirección General. Los objetivos de la calidad son medibles y coherentes con la Política de
Calidad.
Los Objetivos de la calidad de la DGPPCS se declaran a continuación:
Proveer información confiable y oportuna a nuestros usuarios.
Mantener la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad mediante la
mejora continua.
Promover la profesionalización del personal de la DGPPCS.
Cada uno de estos objetivos cuenta con metas e indicadores, los cuales son medibles y coherentes
con la política de calidad como se muestra a continuación:
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OBJETIVO ESTRATEGIA META INDICADOR RESPONSABLE TIEMPO DE
EJECUCIÓN
Proveer información Establecer
Contar con cifras Resultado de evaluaciones Coordinadores Trimestral
confiable y oportuna a mecanismo de definitivas a más tardar en cuanto a:
nuestros usuarios cierre documentado dentro de los primeros 3 Número de reclamos
de cifras y actos de días hábiles del trimestre por inconsistencias.
las actividades de siguiente al que Tiempo de respuesta.
la DGPPCS y del
OFSG.
correspondan.
Mantener la eficacia del
SGC mediante la mejora
continua
Asegurar que el
SGC funcione
eficazmente.
Funcionamiento
adecuado del SGC
al menos en un
90%.
Resolver al menos
el 90% de las no
conformidades
detectadas.
Porcentaje de
implementación y
funcionamiento del
SGC como resultado
de las auditorías
internas.
Porcentaje de no
conformidades
atendidas y acciones
correctivas
concluidas antes de
la siguiente
evaluación al SGC.
Coordinadores y
Representante de
la Dirección
Coordinadores y
Representante de
la Dirección
Trimestral
Sujeto al
procedimiento
de auditorías
internas
Trimestral
Sujeto al
procedimiento
de auditorías
internas

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Fecha: 14/02/2011
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OBJETIVO ESTRATEGIA META INDICADOR RESPONSABLE TIEMPO DE
EJECUCIÓN
Promover la Asegurar que el Promedio 40 horas como Coordinadores Anual
profesionalización
del personal de la
personal reciba
capacitación
institucional de
horas impartidas
mínimo.
DGPPCS
técnica y de de capacitación.
desarrollo humano.
Mínimo 10 horas Horas de
de capacitación
capacitación
(Responsabilidad
de la DGPPCS)
recibidas.
El 100% del
personal
capacitado.
(Responsabilidad
de la DGPPCS)
6.4.2 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad
Total personal
capacitado / total
personal de la
DGPPCS.
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG se asegura de
que:
a) La planificación del Sistema de Gestión de la Calidad se realiza con el fin de cumplir los
requisitos citados en el punto 5.1 de este manual, así como los objetivos de la calidad.
b) Mantiene la integridad del Sistema de Gestión de Calidad cuando se planifican e
implementan cambios en éste.
La evidencia de su cumplimiento se encuentra en los Planes de Calidad PL-OFSG-PP01 y PL-
OFSG-CS02, así como en el Manual de Procedimientos MP-OFSG-02.
6.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación
6.5.1 Responsabilidad y autoridad
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG se asegura de
que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la
organización, evidenciado en el “Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del

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Congreso del Estado de Guanajuato”, así como en el documento de Perfil y Descripción de
Puestos de la DGPPCS emitido por la Dirección General de Administración del OFSG.
6.5.2 Representante de la dirección
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG otorgó el
nombramiento al Coordinador de Control y Seguimiento como Representante de la Dirección,
quien con independencia de otras responsabilidades, tiene la responsabilidad y autoridad que
incluye:
a) Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
Sistema de Gestión de Calidad, mencionados en los Planes de Calidad PL-OFSG-PP01 y
PL-OFSG-CS02, así como en el Manual de Procedimientos MP-OFSG-02, verificando el
cumplimiento de los Procedimientos documentados y las funciones definidas en las
descripciones de puesto, así como el cumplimiento eficaz de los objetivos de calidad
establecidos.
b) Informar a la Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del
OFSG sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad y de cualquier necesidad de
mejora; de acuerdo al procedimiento de Revisión por la Dirección PD-OFSG-RD04.
c) Asegurarse mediante reuniones de trabajo, de que se promueva la toma de conciencia de
los requisitos del Congreso del Estado de Guanajuato y demás leyes bajo las que se rige el
Órgano de Fiscalización Superior en las coordinaciones de la Dirección General de
Planeación, Programación, Control y Seguimiento.
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6.5.3 Comunicación interna
Elaboró: RD Revisó: RD Autorizó: DG
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La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG se asegura de
que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y de que la
comunicación se efectúa considerando la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.
6.6 Revisión por la dirección
6.6.1 Generalidades
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG, a intervalos
planificados, ha determinado que el Sistema de Gestión de Calidad se revisará al menos una vez al
año, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La revisión incluye la
evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el Sistema de
Gestión de Calidad, incluyendo la Política de Calidad, los objetivos de calidad y demás lineamientos
generales. Para ello se cuenta con el procedimiento de Revisión por la Dirección PD-OFSG-RD04.
6.6.2 Información para la revisión
En la Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG la
información de entrada para la revisión por la dirección incluye:
a) Resultado de auditorías de calidad, PD-OFSG-AI06;
b) Desempeño de los procesos;
c) Estado de las acciones correctivas;
d) Acciones preventivas;
e) Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas;
f) Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de Calidad; y
g) Recomendaciones para la mejora.
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6.6.3 Resultados de la revisión
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Fecha: 14/02/2011
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Los resultados de la revisión por la Dirección General de Planeación, Programación, Control y
Seguimiento del OFSG quedan registrados en el correspondiente registro establecido en el
procedimiento de Revisión por la Dirección PD-OFSG-RD04 e incluyen todas las decisiones y
acciones relacionadas con:
a) La mejora de la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad y sus procesos.
b) La mejora del servicio en relación con los requisitos del usuario.
c) Las necesidades de recursos.
7 GESTIÓN DE LOS RECURSOS
7.1 Provisión de los recursos
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG ha
determinado y proporcionado los recursos necesarios para:
a) Implementar y mantener el Sistema de Gestión de Calidad y mejorar continuamente su
eficacia.
b) Aumentar la satisfacción del usuario mediante el cumplimiento de sus requisitos.
Esto queda manifiesto con el cumplimiento eficaz de los Planes de calidad y los procedimientos
operativos ya mencionados.
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7.2 Recursos humanos
7.2.1 Generalidades
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El personal que realiza trabajos que afectan a la calidad del servicio es competente con base en la
educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas, cuya delimitación de responsabilidades
se encuentra en el “Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del
Estado de Guanajuato”, así como en el documento Perfil y Descripción de Puestos de la DGPPCS
emitido por la Dirección General de Administración del OFSG.
7.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG establece que:
7.2.2.1 El personal que realiza actividades relacionadas con los procesos identificados para el
alcance de este Manual deberá ser competente con base en la educación, formación,
habilidades y experiencia apropiadas, y se basa en el documento Perfil y Descripción de
Puestos de la DGPPCS y Manual de Capacitación emitidos por la Dirección General de
Administración del OFSG.
7.2.2.2 El personal que realiza trabajos que afectan a la calidad se encuentra definido en el
organigrama general incluido en los anexos de este Manual de Calidad. Apartado 10.
Anexos. Anexo A.
7.2.2.3 La competencia requerida por cada puesto en la DGPPCS del OFSG que interviene en los
procesos del sistema de calidad se establece en el documento Perfil y Descripción de
Puestos de la DGPPCS emitidos por la Dirección General de Administración del OFSG.
7.2.2.4 Para asegurar la toma de conciencia del personal, así como de la comprensión de la
importancia de las actividades que cada persona realiza en beneficio del usuario:
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Fecha de Rev. Codificación:
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7.2.2.4.1 Se coloca la Misión, Visión, Principios, Política de calidad y Objetivos de la
calidad en lugares visibles dentro de las coordinaciones ya mencionadas en el
apartado 3 de este Manual.
7.2.2.4.2 Se evalúa a través de auditorías internas de calidad que el personal tenga el
conocimiento, comprensión y conciencia de la importancia de sus actividades y
de cómo contribuyen a los objetivos de calidad.
NOTA: Los registros relacionados con las evidencias sobre la competencia, toma de
conciencia y formación del personal, son administrados por la Dirección General de
Administración del OFSG.
7.3 Infraestructura
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG determina,
proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del
servicio. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable:
7.3.1 Vehículos
7.3.2 Edificios
7.3.3 Equipo de Cómputo
7.3.4 Mobiliario
7.3.5 Equipo de medición
NOTA: Las evidencias que sustentan el mantenimiento de la infraestructura son
administradas por la Dirección General de Administración del OFSG.
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Fecha: 14/02/2011
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7.4 Ambiente de trabajo
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Fecha: 14/02/2011
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La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG con apoyo de
la Dirección General de Administración, determina y gestiona el ambiente de trabajo necesario para
lograr la conformidad con los requisitos del servicio.
NOTA: Las evidencias relacionadas con la gestión del ambiente de trabajo relativo a la Seguridad e
Higiene, son administrados por la Dirección General de Administración del OFSG.
Como una acción complementaria para coadyuvar a mantener un ambiente de trabajo adecuado, la
DGPPCS estableció el procedimiento de Ejecución y evaluación de la 5’S PD-OFSG-5’S08, para
la implementación de un programa relacionado con mantener las áreas de trabajo ordenadas,
limpias, así como en condiciones seguras, que ayuden a mantener un entorno productivo de trabajo.
8 REALIZACIÓN DEL SERVICIO
8.1 Planificación de la realización del servicio
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG planifica y
desarrolla los procesos necesarios para la realización del servicio. Dicha planificación es coherente
con los requisitos de los otros procesos del Sistema de Gestión de Calidad.
Para la planificación de la realización del producto, la Dirección General de Planeación,
Programación, Control y Seguimiento del OFSG ha determinado, lo siguiente:
a) Los objetivos de calidad y los requisitos para el servicio.
b) Los procesos, documentos y recursos específicos para el servicio.
c) Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento e inspección
específicas para el servicio así como los criterios para la aceptación del mismo.
d) Los registros necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de
realización y el servicio resultante cumplen los requisitos.
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El resultado de esta planificación se presenta en los Planes de Calidad PL-OFSG-PP01 y PL-
OFSG-CS02, así como en el Manual de procedimientos MP-OFSG-02.
8.2 Procesos relacionados con el cliente
8.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el servicio
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG ha
determinado:
a) Los requisitos especificados por el cliente y usuarios, incluyendo los requisitos para
las actividades de entrega y las posteriores a la misma.
b) Los requisitos no establecidos por el cliente y usuarios pero necesarios para el uso
especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido.
c) Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el servicio.
d) Cualquier requisito adicional determinado por la Dirección General de Planeación,
Programación, Control y Seguimiento del OFSG.
Estos requisitos del cliente y usuarios se encuentran identificados en la Ley de Fiscalización
Superior del Estado de Guanajuato.
8.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el servicio
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG revisa los
requisitos relacionados con el servicio. Esta revisión se efectúa antes de que la organización se
comprometa a proporcionar un servicio al usuario y se asegura de que:
a) Están definidos los requisitos del servicio.
b) Están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los
expresados previamente.
c) Tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos.
Para ello, se mantienen registros de los requerimientos de diferentes usuarios a través del registro
denominado Orden de Trabajo F-OFSG-MGC01, a través del cual se activan los procesos y
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procedimientos operativos cuando sea factible, establecidos en los Planes de Calidad PL-OFSG-
PP01 y PL-OFSG-CS02, así como en el Manual de Procedimientos MP-OFSG-02.
8.2.3 Comunicación con el cliente
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG determina e
implementa disposiciones eficaces para la comunicación con los usuarios, relativas a:
a) La información sobre el servicio.
b) Las consultas o atención de pedidos, incluyendo las modificaciones.
c) La retroalimentación del usuario, incluyendo sus denuncias, cuando fuera el caso.
8.3 Diseño y desarrollo
No aplica, ver apartado 4.2 de este Manual, de exclusiones.
8.4 Compras
No aplica, ver apartado 4.2 de este Manual, de exclusiones.
8.5 Producción y prestación del servicio
8.5.1 Control de la prestación del servicio
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG planifica y
lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas
incluyen:
a) La disponibilidad de información que describa las características del servicio.
b) La disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario.
c) El uso del equipo apropiado.
d) La disponibilidad y uso de dispositivos de seguimiento y medición.
e) La implementación del seguimiento y de la medición.
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f) La implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la
prestación del servicio.
Los cuales se encuentran documentados en los Planes de Calidad PL-OFSG-PP01 y PL-OFSG-
CS02, así como en el Manual de Procedimientos MP-OFSG-02.
8.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio
No aplica, ver apartado 4.2 de este Manual, de exclusiones.
8.5.3 Identificación y trazabilidad
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG identifica el
servicio por medios adecuados, a través de toda la realización del mismo.
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG identifica el
estado del servicio con respecto a los requisitos de seguimiento y medición, mediante la
identificación y almacenamiento de todos los registros de SGC de acuerdo al procedimiento PD-
OFSG-CR03 Control de los Registros, así como en las Instrucciones de Trabajo IT-OFSG-CR01 e
IT-OFSG-CR02.
8.5.4 Propiedad del cliente
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG cuida los
bienes que son propiedad del usuario mientras estén bajo su control o estén siendo utilizados. La
Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG identifica, verifica,
protege y salvaguarda los bienes que son propiedad del usuario, suministrados para su utilización o
incorporación dentro del servicio. Cualquier bien que sea propiedad del usuario que se pierda,
deteriore o que de algún otro modo se considere inadecuado para su uso es registrado y
comunicado al usuario.
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Esto queda sustentado en el desarrollo de los procedimientos operativos que forman parte de los
planes de calidad tales como PL-OFSG-PP01 y PL-OFSG-CS02 así como en las Instrucciones de
Trabajo IT-OFSG-CR01 e IT-OFSG-CR02.
8.5.5 Preservación del servicio
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG preserva la
conformidad del servicio durante el proceso interno y la entrega al destino previsto. Esta
preservación incluye la identificación, manipulación, almacenamiento y protección de acuerdo al PD-
OFSG-CR03 Control de los Registros, así como en las Instrucciones de Trabajo IT-OFSG-CR01 e
IT-OFSG-CR02.
8.6 Control de los dispositivos de seguimiento y de medición
No aplica, ver apartado 4.2 de este Manual, de exclusiones.
9 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
9.1 Generalidades
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG planifica e
implementa los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para:
a) Demostrar la conformidad del servicio.
b) Asegurarse de la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad.
c) Mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.
A través del conocimiento y aplicación de los Objetivos de Calidad y monitoreo de los indicadores de
desempeño que permiten medir, analizar y mejorar el desempeño de cada proceso identificado en el
SGC.
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9.2 Seguimiento y medición
9.2.1 Satisfacción del cliente
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Como una de las medidas del desempeño del Sistema de Gestión de Calidad, la Dirección General
de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG realiza el seguimiento de la
información relativa a la percepción del usuario interno y externo con respecto al cumplimiento de
sus requisitos.
Como resultado de cada uno de los Planes de calidad PL-OFSG-PP01 y PL-OFSG-CS02, se
generan documentos (externos) que evidencian la aceptación y satisfacción de nuestros usuarios,
entre ellos:
Oficios de aprobación para la publicación del programa anual (Planeación y
programación).
Acuerdo para la expedición de constancia (Seguimiento).
Respuesta a oficio donde se informa al cliente la notificación de constancias
(Seguimiento).
Adicionalmente, se mantienen las evaluaciones de diferentes usuarios a través del registro
denominado Orden de Trabajo F-OFSG-MGC01, con lo cual se sustenta la atención eficaz a los
usuarios de la DGPPCS.
9.2.2 Auditoría interna
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG lleva a cabo
auditorías internas a intervalos planificados para determinar que el Sistema de Gestión de Calidad:
a) Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la Guía y con
los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad establecidos por la Dirección
General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG.
b) Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
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Fecha de Rev. Codificación:
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Se planificará un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la importancia de los
procesos mencionados en los Planes de calidad PL-OFSG-PP01 y PL-OFSG-CS02 y en el Manual
de Procedimientos MP-OFSG-02 y las áreas a auditar así como los resultados de auditorías previas.
Los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y metodología se encuentran en el
procedimiento PD-OFSG-AI06 Auditorías Internas. Al asignar a los auditores para cada proceso se
ha asegurado la objetividad e imparcialidad ya que ninguna área puede ser auditada por algún
puesto que pertenezca a ella (ver PD-OFSG-AI06 Auditorías Internas).
El procedimiento PD-OFSG-AI06 Auditorías Internas, describe la asignación de responsabilidades,
los requisitos de planificación y realización de las auditorías, así como la manera en que se informa
de los resultados de estas y se mantienen los registros derivados.
Se ha determinado que los responsables de las áreas donde sean detectadas No Conformidades
durante las auditorías son quienes deben de gestionar las acciones necesarias para corregirlas y
eliminarlas, a ellas o sus causas sin demora o en su caso justificarla. Las actividades de
seguimiento y cierre incluyen la verificación de las acciones tomadas por parte del Auditor Líder y/o
del Representante de la Dirección y se hacen constar en un informe documentado.
9.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG ha aplicado los
métodos apropiados para el seguimiento, y cuando sea aplicable, la medición de los procesos del
Sistema de Gestión de Calidad. Estos métodos demuestran la capacidad de los procesos para
alcanzar los resultados planificados. Cuando no se alcancen los resultados planificados, deben
llevarse a cabo acciones correctivas y preventivas, según sea conveniente, para asegurar la
conformidad del servicio. (Ver PD-OFSG-CNC05 Control de Producto no conforme y PD-OFSG-
AC07 Acciones Correctivas y PD-OFSG-AP24 Acciones Preventivas).
9.2.4 Seguimiento y medición del servicio
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG mide y hace
un seguimiento de las características del servicio para verificar que se cumplen los requisitos del
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mismo. Esto se realiza en cada una de las etapas de cada proceso de acuerdo con las disposiciones
planificadas.
Se mantiene evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación, de acuerdo a los Planes de
calidad PL-OFSG-PP01 y PL-OFSG-CS02 y el Manual de Procedimientos MP-OFSG-02. Los
registros, indican la(s) persona(s) que autoriza(n) la liberación del servicio. La liberación del servicio
y la prestación del servicio no se llevan hasta que se hayan completado satisfactoriamente las
disposiciones planificadas, a menos que sean aprobados de otra manera por una autoridad
pertinente y, cuando corresponda, por el usuario. Esto a su vez queda sustentado a través de la
operación del SINCYSA Sistema Integral para el Control y Seguimiento de Auditorías. Cuando
no se alcancen los resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y acciones
correctivas y preventivas, según sea conveniente, para asegurar la conformidad del servicio. (Ver
PD-OFSG-CNC05 Control de Producto no conforme, PD-OFSG-AC07 Acciones Correctivas y PD-
OFSG-AP24 Acciones Preventivas).
9.3 Control del producto no conforme
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG se asegura de
que el servicio que no sea conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso.
Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no
conforme están definidos en el procedimiento PD-OFSG-CNC05 Control de Producto no conforme.
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG trata los
servicios no conformes mediante una o más de las siguientes maneras:
a) Tomando acciones para no utilizar la no conformidad detectada, retornándola al
Departamento o Coordinación responsable para que se vuelva a analizar.
b) Autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad
pertinente y, cuando sea aplicable, por el usuario.
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9.4 Análisis de datos
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La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG ha
determinado, recopilado y analizado los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia
del Sistema de Gestión de Calidad y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de la
eficacia del Sistema de Gestión de Calidad. Esto incluye los datos generados del resultado del
seguimiento y medición y de cualquier otra fuente pertinente. El análisis de datos proporciona
información sobre:
9.5 Mejora
a) La satisfacción del usuario;
b) La conformidad con los requisitos del servicio; y
c) Las características y tendencias de los procesos y de los servicios, incluyendo las
oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas.
9.5.1 Mejora continua
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG mejora
continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad mediante el uso de la política de la
calidad, los objetivos de calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones
correctivas y preventivas y la revisión por la Dirección.
9.5.2 Acción correctiva
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG debe tomar
acciones para eliminar la causa de no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir.
Las acciones correctivas son apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.
Se ha establecido un procedimiento documentado (PD-OFSG-AC07 Acciones Correctivas) que
define los requisitos para:
a) Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los usuarios);
b) Determinar las causas de las no conformidades;
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c) Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no
conformidades no vuelvan a ocurrir;
d) Determinar e implementar las acciones necesarias;
e) Registrar los resultados de las acciones tomadas; y
f) Revisar las acciones correctivas tomadas.
9.5.3 Acción preventiva
La Dirección General de Planeación, Programación, Control y Seguimiento del OFSG ha
determinado acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su
ocurrencia. Las acciones preventivas son apropiadas a los efectos de los problemas potenciales.
Se ha establecido un procedimiento documentado (PD-OFSG-AP24 Acciones Preventivas) que
define los requisitos para:
a. Determinar las no conformidades potenciales y sus causas;
b. Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades;
c. Determinar e implementar las acciones necesarias;
d. Registrar los resultados de las acciones tomadas; y
e. Revisar las acciones preventivas tomadas.
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10. ANEXOS
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Anexo A. Organigrama general
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Nota: para efectos del Sistema de Gestión de Calidad bajo la Guía, declarado en este Manual
de Calidad, se considerará únicamente dentro del alcance del SGC, la área que está dentro
del recuadro achurado en color azul, referente a la Dirección General de Planeación,
Programación, Control y Seguimiento del OFSG.
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Anexo B. Macroproceso del OFSG
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Anexo C. Orden de trabajo (F-OFSG-MGC01)
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Anexo D. Lista de asistencia (F-OFSG-MGC02)
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11. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS (F-OFSG-CD04)
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CLAVE DE LA
COPIA
PERSONAL RESPONSABLE A QUIEN SE LE ENTREGA EL DOCUMENTO
Controlada Departamento Nombre Firma Fecha
Original DGPPCS
Coordinación de Planeación y
C.P. Patricia Aguilar Gallardo
1
Programación C.P. Edgar Díaz Navarro
Arq. Jorge Martín Amaya
2 Coordinación de Control y Seguimiento Rodríguez
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15