APÉNDICE J GUÍA DEL INSTRUCTOR DE OJT - dgac

Manual de Capacitación de la DSO – AAC Bolivia APÉNDICE J– Guía del Instructor de OJT
Esta Guía proporciona:
Mayo 2011
Segunda Edición
APÉNDICE J
GUÍA DEL INSTRUCTOR DE OJT
Una descripción de las partes que tiene un plan de lección;
Una guía para la preparación de un plan de lección;
Un plan de lección modelo; y
Algunos principios del proceso de aprendizaje de las personas adultas
1. PROPÓSITO DE LOS PLANES DE LECCION
Los planes de lección están diseñados para asegurarse de que cada personal en proceso
de capacitación, reciba la mejor capacitación posible bajo condiciones reales.
1. Los planes de lección ayudaran a los instructores a mantener un control en el
progreso de la entrega o realización del OJT, así como un control del progreso del
personal en proceso de capacitación.
2. El desarrollo de un plan de lección escrito, ayuda a que el instructor de OJT, se
prepare para la entrega o realización de una lección.
3. Por medio de los planes de lección se ahorra tiempo y se asegura que los
instructores impartan y preparen lecciones de forma estandarizada.
4. Los planes de lección se pueden usar como guías, para informar a las personas en
proceso de capacitación, sobre aspectos importantes del proceso de entrega o
realización del OJT, para minimizar las confusiones y pérdida de tiempo.
Los planes de lección son una ayuda para profundizar la capacitación, también sirven
como una guía a los nuevos instructores de OJT.
2. PARTES DE UN PLAN DE LECCIÓN
Un plan de lección se compone de:
Introducción;
Parte Central; y
Resumen.
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3. INTRODUCCIÓN
2
Para preparar a la persona en proceso de capacitación, para el proceso de aprendizaje,
se debería seguir el siguiente procedimiento,
Procedimiento:
1. Crear un ambiente de confianza, adecuado para el aprendizaje.
2. Confirmar con la persona en proceso de capacitación, lo que esta ya sabe sobre la
tarea y fortalecer dicho conocimiento dentro de la lección.
3. Explicar los objetivos y proveer una introducción sobre el contenido y la entrega y
realización de la lección.
4. Cuando demuestre la tarea, ubique a la persona en una posición en la que pueda
observarlo, mientras usted realiza la tarea.
4. PARTE PRINCIPAL
El desarrollo de este punto nos ayuda a cumplir los objetivos del OJT. Las actividades
para el nivel II de capacitación OJT son las siguientes:
1. Demostración y explicación.
Procedimiento:
Divida la tarea en pequeñas tareas (pasos).
Hable, demuestre, ilustre y pregunte cuidadosa y pacientemente.
Haga énfasis en puntos importantes y que tengan que ver con la seguridad.
Varié el ritmo del proceso de capacitación, de manera que la persona pueda
seguirlo fácilmente sin aburrirse o distraerse.
2. Participación de la persona en proceso de capacitación (dependiendo de la
complejidad de la tarea, seguridad, tiempo, disponibilidad de recursos, etc.)
Hacer que la persona en proceso de capacitación, realice la tarea y explique los
puntos importantes.
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3. Supervisar la práctica de la persona en capacitación
5. RESUMEN
Procedimiento:
Hacer preguntas, reforzar positivamente algunos puntos y corregir los errores.
Proveer la suficiente practica para que la persona en proceso de capacitación,
se sienta cómoda con las tareas que realiza, no cometa errores o cometa los
mínimos errores posibles.
Mediante el desarrollo de este punto se finaliza el OJT.
1. Revisar y reforzar los pasos y puntos importantes; y responder cualquier pregunta
(Niveles 1 al 3).
2. Hacer que la persona en proceso de capacitación realice la tarea sin asistencia o
ayuda, para determinar lo que ha aprendido (evaluación). (Niveles 2 y 3)
3. Programar el Nivel 3 con la persona en proceso de capacitación (Nivel 2).
6. EXCEPCIONES AL PROCESO DE REALIZACIÓN DEL OJT
Debido al desarrollo mismo del Proceso OJT, puede haber estas excepciones:
1. La unidad correspondiente luego de una evaluación interna, podrá determinar si a
una persona en proceso de capacitación y que está ejerciendo sus funciones como
inspector, “se le puede impartir o no” los niveles I y II del OJT, en base a criterios
como: número de inspecciones, durante los anteriores 12 meses, Ej. Inspección en
Rampa, etc., debido a que esta persona ya estaría familiarizado con los documentos
e información necesaria para realizar esta tarea en particular.
2. La unidad correspondiente, también podrá determinar si una persona en proceso de
capacitación, puede o no realizar tareas de OJT, relacionadas con las siguientes tres
funciones básicas de un inspector.
Inspecciones
Aprobaciones y/o Aceptaciones de Documentos
Certificaciones.
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7. PASOS GENERALES PARA PREPARAR UN PLAN DE LECCIÓN DE OJT
El procedimiento para la preparación de un plan de lección de OJT es el siguiente:
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1. Considerar la capacitación necesaria, las tareas, tiempo y recursos disponibles,
materiales y equipos necesarios, y nivel de conocimientos y habilidades de la
persona en proceso de capacitación. También debe considerar como incorporar
métodos y técnicas para la instrucción que le ayuden a la persona en proceso de
capacitación a aprender.
2. Preparar el objetivo de la lección.
3. Determinar
4. Resumir la parte central de la lección.
5. Resumir la introducción del plan de lección, incluyendo un resumen de la sesión de
OJT , y el/los objetivo (s),
6. Realizar un bosquejo del resumen, que incluya:
La evaluación;
El proceso de retroalimentación según el desempeño de la persona en el proceso
de capacitación; y
Un plan de acción para la mejoras según constataciones.
8. MODELO DE UN PLAN DE LECCIÓN DE OJT
Para aquellas tareas que no tienen planes de lección establecidos, se puede usar los
planes de lección que sigan el siguiente formato:
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Nombre de la Tarea:
Código de la Tarea:
Nombre del Instructor OJT:
Fecha de Realización:
Tiempo Estimado:
Ayudas a la Capacitación:
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Material de Referencia:
PLAN DE LECCIÓN OJT
(MODELO)
_______________________________________________________________
Formularios requeridos:
_______________________________________________________________
Ayudas de Trabajo Disponibles:
_______________________________________________________________
Otras Ayudas: (por ejemplo: cuadros, video, simulador, etc.)
_______________________________________________________________
Equipo e información requerida para la tarea de OJT:
Nombres de los archivos electrónicos:
Plan de Lección ________________________________________
Folletos y Materiales externos ________________________________________
Otros ________________________________________
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Nombre de la Tarea:
OBJETIVO DE DESEMPEÑO
6
PLAN DE LECCIÓN OJT
(Este objetivo de desempeño, establece que desempeño se espera al finalizar los tres
niveles de capacitación de OJT).
OBJETIVO
El Nivel I de capacitación, incluye el conocimiento requerido para la realización de la
tarea, este conocimiento se encuentra dentro de reglamentos, guías, normas y definiciones.
El Nivel II de capacitación, incluye una demostración de los pasos y procedimientos que
se siguen en una tarea, dentro de un trabajo específico, con la asistencia y observación de la
persona en proceso de capacitación.
El Nivel III de capacitación, incluye la realización de la tarea por parte de la persona en
proceso de capacitación, de manera independiente y exacta, bajo la supervisión del instructor
de OJT.
Los niveles de capacitación I y II se pueden realizar en la misma sesión. Los instructores
de OJT deberían establecer un tiempo razonable entre los niveles II y III, para que las personas
en proceso de capacitación practique la tarea, ya que las personas en proceso de capacitación
deben realizar las tareas por si mismos para un nivel III.
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NIVEL I DE CAPACITACIÓN OJT
Nombre de la Tarea: Código de la Tarea:
INTRODUCCIÓN
PRERREQUISITOS:
Haber concluido la capacitación en aula con una carga horaria de 60
Horas.
PROPÓSITO DEL NIVEL I:
Las personas en proceso de capacitación, serán capaces de definir
términos usados en los manuales relacionados con la tarea, identificar
formularios necesarios para dicha tarea, y discutir aspectos
importantes de los procedimientos en la tarea.
PARTE PRINCIPAL (PASOS DE LA TAREA Y RESPONSABILIDADES)
ANTECEDENTES:
Mantenga al capacitado
tranquilo y establezca un
ambiente de confianza.
Si el capacitado no lo conoce:
preséntese así mismo
brevemente, luego haga que el
capacitado se presente así
mismo.
Si el capacitado lo conoce:
recuérdele sobre los
antecendetes que usted tiene.
Repase los pre‐requisitos para
determinar lo que la persona en
proceso de capacitación ya
sabe sobre la tarea.
Revise los objetivos de
desempeño y el propósito del
Nivel I de capacitación.
La parte de “Antecedentes”
debería explicar lo más
importante de la tarea y los
tiempos de realización de la
misma.
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PASOS
1).
2).
3).
4).
5).
6).
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La parte establecida como
“PASOS” describe en detalle y
de manera correcta la
realización de la tarea con una
explicación paso por paso.
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7).
8).
9).
10).
11).
12).
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13).
14).
15).
16).
Hacer cualquier pregunta a las personas en proceso de capacitación.
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RESUMEN
NIVEL I – VALIDACIÓN
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Completar el nivel I con preguntas de validación.
Cuando las personas en proceso de capacitación,
respondan todas las preguntas satisfactoriamente, el instructor
de OJT, debe realizar un informe notificando al Jefe de Unidad
correspondiente, que el Nivel I de capacitación del OJT ha sido
completado.
Revise las preguntas y haga cualquier pregunta a las
personas en proceso de capacitación.
El próximo paso será el Nivel II de Capacitación OJT. Esto
incluye una demostración de los pasos y procedimientos de la
tarea, en un trabajo específico, con la observación y/o asistencia
de la persona en proceso de capacitación.
El nivel I de validación puede
ser realizada utilizando una
prueba formal (Si usted tiene
muchas personas en proceso de
capacitación), o puede ser
realizada de manera informal
en una conversación “uno a
uno”.
Lo más importante en esta
etapa, es que la persona en
proceso de capacitación
demuestre que ha entendido,
los fundamentos respecto a la
tarea.
El Nivel II de capacitación puede
ser realizado inmediatamente
después del Nivel I de
capacitación.
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NIVEL I DE VALIDACIÓN
Determine 5 o 6 preguntas y respuestas modelo, para usarlas en el nivel I de validación.
Las preguntas pueden ser sobre: definiciones, formularios usados en la tarea, o conocimientos básicos sobre los pasos a seguir en la
tarea y las responsabilidades (el Nivel II cubrirá estos pasos en mayor profundidad).
Fecha:
Nombre de la Persona en Capacitación: Nombre del Instructor de OJT:
dd – mm – aa
Nombre de la Tarea: Código de la Tarea:
1) Pregunta: ........................................................................................................
Respuesta: ........................................................................................................
2) Pregunta: ........................................................................................................
Respuesta: ........................................................................................................
2) Pregunta: ........................................................................................................
Respuesta: ........................................................................................................
3) Pregunta: ........................................................................................................
Respuesta: ........................................................................................................
4) Pregunta: ........................................................................................................
Respuesta: ........................................................................................................
5) Pregunta: ........................................................................................................
Respuesta: ........................................................................................................
6) Pregunta: ........................................................................................................
Respuesta: ........................................................................................................
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NIVEL II DE CAPACITACIÓN OJT
Nombre de la Tarea: Código de la Tarea:
INTRODUCCIÓN
PRERREQUISITOS:
Haber completado el nivel I para la tarea.
PROPÓSITO:
La persona en proceso de capacitación observara y será capaz
de ayudar en la realización de la tarea, de acuerdo con los
manuales y/o referencias apropiadas, enumerar cada paso en
la realización de la tarea, y describir detalladamente cada
paso.
PARTE PRINCIPAL
PREPARACIÓN PARA LA TAREA:
Reunir todos los materiales necesarios para la realización de la tarea.
Explique brevemente la tarea, revisando los pasos a seguir. Haga
preguntas respecto a la tarea antes de empezar el OJT.
Determine en base a la tarea, si es o no necesario que la persona en
proceso de capacitación intervenga o simplemente observe dicha
tarea. Usted puede pedirle que la persona le ayude o simplemente
observe.
Mantenga al capacitado
tranquilo y establezca un
ambiente de confianza.
Realice un repaso sobre lo que
se ha enseñado en el Nivel I de
capacitación
Revise los objetivos de
desempeño para la tarea y el
propósito para el Nivel de
Capacitación.
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DEMOSTRACIÓN DE LA TAREA:
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Pida que la persona en proceso de capacitación realice el(los)
próximo(s) paso(s), mientras usted realiza la tarea.
Haga preguntas sobre como se realiza el paso dentro de una tarea.
RESUMEN
NIVEL II – VALIDACIÓN
Complete el Diagrama de Flujo del Nivel II de Validación.
Cuando la persona en proceso de capacitación, complete
satisfactoriamente el diagrama de flujo, colocando los pasos en el
orden adecuado y de una información detallada acerca de cada
paso, el instructor de OJT, informara mediante un informe que el
Nivel II de OJT ha sido concluido.
REVISIÓN
Revise el diagrama de flujo de validación y haga preguntas
a las personas en proceso de capacitación.
El próximo paso para la capacitación para esta tarea será el
Nivel III de OJT. El nivel III incluye que la persona en proceso de
capacitación realice la tarea independientemente y de manera
correcta, bajo la observación del Instructor de OJT.
Asegúrese que el ambiente sea
el adecuado para el
aprendizaje. Por ejemplo, si
usted está realizando la tarea a
campo abierto, asegúrese que
la persona en proceso de
capacitación, lo pueda escuchar
y ver lo suficiente.
El Nivel II de validación puede
ser realizada utilizando una
prueba formal (Si usted tiene
muchas personas en proceso de
capacitación), o puede ser
realizada de manera informal
en una conversación “uno a
uno”.
Lo más importante en esta
etapa, es que la persona en
proceso de capacitación
demuestre que ha entendido,
los fundamentos respecto a la
tarea paso por paso.
Permitir que la persona en
proceso de capacitación tenga
un lapso de tiempo entre los
niveles II y III, para practicar la
tarea.
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NIVEL II DE VALIDACIÓN
En este formato o en otro parecido, la persona en proceso de capacitación debe ser capaz de enumerar y describir cada paso dentro de
la tarea.
Fecha:
Nombre de la Persona en Capacitación: Nombre del Instructor de OJT:
dd – mm – aa
Nombre de la Tarea: Código de la Tarea:
INICIO
Señale el paso a seguir:
Señale el paso a seguir:
Señale el paso a seguir:
Señale el paso a seguir:
Señale el paso a seguir:
FIN
Describa el paso:
Describa el paso:
Describa el paso:
Describa el paso:
Describa el paso:
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NIVEL III DE CAPACITACIÓN OJT
Nombre de la Tarea: Código de la Tarea:
INTRODUCCIÓN
PRERREQUISITOS:
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Haber completado el Nivel I y Nivel II de capacitación OJT para
la tarea.
PROPÓSITO:
La persona en proceso de capacitación será capaz de realizar
la tarea sin ayuda, de acuerdo con los manuales y/o
referencias apropiadas, y dentro de un margen de tiempo
razonable, bajo la observación del Instructor de OJT.
PARTE PRINCIPAL
INFORMACIÓN SOBRE SEGURIDAD:
Mantenga a la persona en
proceso de capacitación
tranquila y establezca un
ambiente de confianza
Realice un repaso de lo
aprendido en el Nivel II de
capacitación
Realice un repaso de los
objetivos de desempeño y el
propósito del Nivel III de
capacitación
Realice un repaso de toda la
información sobre seguridad
con la persona en proceso de
capacitación (si hubiera)
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PREPARACIÓN DE LA PERSONA EN PROCESO DE CAPACITACIÓN:
Asegúrese que la persona en proceso de capacitación tiene todos los materiales necesarios
para realizar la tarea.
Explique a la persona en proceso de capacitación lo que se espera de el. La persona en
proceso de capacitación realizara la tarea sin ayuda y de manera correcta.
PAUTAS EN EL PROCESO DE OBSERVACIÓN DE LA TAREA:
Verifique los pasos a seguir mientras observa la realización
de la tarea, usando los materiales que se encuentran en este
plan de lección.
Ayude a la persona, solo si la tarea así lo requiere, sin
intervenir directamente en la realización de la tarea. No
ofrezca asistencia.
Los pasos realizados incorrectamente u omitidos realícelos
con la persona en proceso de capacitación, una vez
concluida la tarea.
DETENGA el desarrollo de la tarea, si hubiera una condición
que afecte la seguridad o una acción ilegal, antes de
completar la tarea.
Proveer una retroalimentación y un estímulo a la persona en proceso de capacitación
después de que realice la tarea.
La persona en proceso de capacitación, necesitara realizar muchos intentos antes de
completar satisfactoriamente la tarea. Después de cada intento, el instructor debe proveer una
retroalimentación y sugerencias para que dicha persona mejore en la siguiente vez.
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Siga estas pautas cuando usted
observe a la persona en proceso
de capacitación, ejecutar la
tarea.
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RESUMEN
NIVEL III – VALIDACIÓN
Complete la Lista de Chequeo del Nivel III de Validación.
Usted debe ser capaz de responder todas las preguntas con un
“SI”, antes de que usted notifique mediante un informe que la
persona en proceso de capacitación ha completado en Nivel III
de Capacitación OJT.
REVISIÓN
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Asegúrese en establecer
comentarios que refuercen
cada pregunta de la lista de
chequeo.
En el próximo paso, el supervisor revisara el desempeño de la persona en proceso de
capacitación en la realización de la tarea. El instructor de OJT tomara la validación final que
determina que dicha persona puede realizar la tarea sin capacitación adicional.
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NIVEL III DE VALIDACIÓN
(LISTA DE CHEQUEO – OBSERVACIÓN)
Fecha:
Nombre de la Persona en Capacitación: Nombre del Instructor de OJT:
Nombre de la Tarea: Código de la Tarea:
Favor proveer comentarios para cada pregunta. Diga las razones en caso de que marque “NO”
1. ¿LA PERSONA EN PROCESO DE CAPACITACIÓN,
HA DEMOSTRADO SUFICIENTE CONOCIMIENTO
Y COMPETENCIA AL COMPLETAR LA TAREA?
2. ¿LA PERSONA EN PROCESO DE CAPACITACION,
HA REALIZADO LA TAREA SIGUIENDO TODOS
LOS PASOS NECESARIOS PARA COMPLETAR
DICHA TAREA Y DE MANERA EXACTA?
3. ¿HA COMPLETADO LOS PASOS EN EL ORDEN
APROPIADO?
4. ¿LA PERSONA EN PROCESO DE CAPACITACION,
HA REALIZADO LA TAREA SIN AYUDA?
5. ¿LA PERSONA EN PROCESO DE CAPACITACION,
HA REALIZADO LA TAREA DE UNA MANERA
OPORTUNA, SIN UNA EXCESIVA DUBITACIÓN?
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
dd – mm – aa
TODAS LAS PREGUNTAS DEBEN SER RESPONDIDAS CON UN “SI”, PARA QUE SE CONSIDERE QUE SE HA COMLETADO LA CAPACITACION DEL NIVEL III DE
ESTA TAREA.
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PRINCIPIOS DE APRENDIZAJE DE UN ADULTO
Es importante que un instructor sepa como aprende una persona adulta. Aunque estos
principios parezcan más apropiados dentro de un proceso de aprendizaje tradicional (de aula),
pueden aplicarse en cualquier tipo de situación de aprendizaje de una persona adulta.
BUENA DISPOSICIÓN – VERSUS – RESISTENCIA
Las personas en proceso de capacitación vienen a la capacitación con cierta resistencia.
Se sienten inseguros sobre la habilidad que puedan tener de desempeñarse en la capacitación.
Resolver de buena manera la resistencia. El instructor debe crear una atmósfera de
buena disposición. Cree la necesidad de capacitación. Promueva la importancia de la
capacitación. Establezca un buen ambiente. Indique a las personas en proceso de capacitación
los beneficios de la misma.
ACTITUD ACTIVA – VERSUS – ACTITUD PASIVA
El aprendizaje no es una recepción pasiva de información. A menos que la persona en
proceso de capacitación este activamente comprometido en su propia capacitación, las sesiones
de capacitación serán improductivas. Los instructores deben crear situaciones en las cuales la
persona en proceso de capacitación, tenga oportunidades para actuar e involucrarse
activamente en el proceso de aprendizaje.
PRUEBA Y ERROR
A menudo se considera errores a un desastre. La verdad es que nosotros aprendemos de
los errores. Los errores cometidos en el proceso de capacitación son importantes “experiencias
de capacitación”.
Los errores cometidos fuera del proceso de capacitación son: tiempo consumido,
costosos, y en algunos casos, peligrosos.
ASOCIACIÓN
Nosotros establecemos como un nuevo aprendizaje a lo que nosotros ya sabemos. Nada
se aprende sobre la ausencia de conocimientos.
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Manual de Capacitación de la DSO – AAC Bolivia APÉNDICE J – Guía del Instructor de OJT
Debemos empezar con lo que las personas en proceso de capacitación ya saben.
Debemos idear las formas de determinar lo que estas ya saben. Debemos encontrar las formas
de cómo establecer lo que ya han aprendido estas personas.
PRINCIPIO MULTISENSORIAL
Nosotros aprendemos a través de todos nuestros sentidos. Algunas personas aprenden
mejor a través de un sentido, Ej. , otras aprenden mejor a través de otro sentido, Ej. . Debido a
que las personas son diferentes y aprenden a través de diferentes sentidos, un programa de
capacitación debe incluir todos los tipos de estimulación sensorial.
UNA COSA A LA VEZ
Nosotros solo podemos concentrarnos en una cosa a la vez, un nuevo concepto o un
procedimiento a la vez. Los instructores que se permiten así mismos llenar sus agendas de cosas
poco relevantes, desorienta y sobrecarga de información a las personas en proceso de
capacitación. En un proceso de capacitación se debe aislar los conceptos unos de otros. Cuanto
menos es mejor.
COMPRENSIÓN O INTERPRETACIÓN
Cuanto mejor comprendamos las razones, técnicas o conceptos, es más fácil que
podamos adoptar la idea y realizar la tarea. Los instructores deben intentar capacitar a través de
la lógica, conceptos, comprensión, demostración, y la práctica, en lugar de acudir a la memoria
de las personas o de la memorización.
PRÁCTICA
La práctica es esencial en el proceso de aprendizaje. Cuanto más se enfatice en la
práctica, mayor será la retención de la información provista en el proceso de capacitación.
En todo momento, la práctica de una habilidad debería asemejarse lo más cerca posible
al desempeño real en el trabajo, según lo que se requiera después de la capacitación.
RETROALIMENTACIÓN Y CONOCIMIENTO DE LOS RESULTADOS
Es imposible que la persona en proceso de capacitación mida su propio progreso. Los
instructores necesitan proveer retroalimentación específica, para que las personas determinen
su progreso. Los instructores necesitan proveer oportunidades a las personas en proceso de
capacitación, para que ellos juzguen su propio desarrollo. El sistema de retroalimentación
debería ser continuo.
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INDIVIDUALIDAD
Cada persona en proceso de capacitación es única en su forma de aprender. Una Pre –
valoración de las personas en proceso de capacitación, puede ayudar al instructor a:
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Conocer la resistencia especial de una parte de las personas en proceso de
capacitación.
Organizar un plan, según las necesidades de la tarea, adecuándolos a los
diferentes niveles.
Proveer oportunidades para la retroalimentación, para prácticas especiales, o
para una capacitación más avanzada, según se requiera dentro del proceso de
capacitación.
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