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000 marketing En la presentación de un producto o servicio es importante añadir al resto de los datos que incluimos en cualquier encabezamiento la referencia o el asunto sobre el que va a tratar la carta, para que el destinatario identifique en un primer vistazo el mensaje principal de la misiva. Tras la introducción, pasamos al núcleo, donde se explican las características del nuevo producto y donde debemos despertar el interés de nuestro interlocutor. La descripción del artículo está en la primera línea. Esto es importante porque un error frecuente de las cartas comerciales es que el énfasis por resaltar las características de nuestros productos nos hace olvidar que no lo hemos explicado y el lector se encuentra con que no sabe qué le están presentando hasta la octava o novena línea. No está de más que resaltemos el esfuerzo tecnológico o inversor que hay detrás del lanzamiento y, sobre todo, es el momento de ensalzar las características que lo hacen peculiar. Felipe Pérez Director Comercial Es el momento de redactar la conclusión, es decir, el elemento que cierra el cuerpo de la carta. En esencia, es un resumen de todo lo dicho anteriormente, pero poniéndolo en relación con el destinatario de nuestra carta, es decir, le estamos dando los motivos por los que debe decidirse por nuestro producto y siempre apelando a su propio interés. Este párrafo ha de ser corto y contundente. www.emprendedores.es ( ) PRESENTACIÓN DE UN PRODUCTO Conservas Iberia Departamento comercial Conservas Iberia c/ Hinojosa, 20 22222 – Madrid Att.: Sr. Hernández Responsable departamento de compras La Dulce Berzosa c/ Redondo, 13 22222 – Madrid Ref.: Nuevos productos en conserva Estimado Sr. Hernández: Sabemos que su compañía ha hecho de la calidad y la frescura de los productos que distribuye su principal argumento comercial. Por eso no dudamos en ofrecerle la línea “De la huerta a su mesa”, que cumple sobradamente con ambos requisitos. “De la huerta a su mesa” es la nueva línea de conservas de la compañía Conservas Iberia. Detrás de este lanzamiento se encuentran largos meses de investigación y trabajo para obtener un producto que llega a los consumidores con todas las propiedades de los alimentos frescos y sin conservantes. Desde su recolección hasta su puesta en el mercado apenas transcurren tres días y con las nuevas fórmulas de envasado el producto mantiene sus características inalterables durante seis meses. Los alimentos son cuidadosamente escogidos por personal especializado de Conservas Iberia, que se encarga de elegir sólo aquellos productos que cumplen con los más exigentes estándares de calidad. Una vez seleccionados, se trasladan en camiones frigoríficos especialmente acondicionados para transportar fruta y verdura. En menos de cinco horas llegan a nuestras instalaciones donde se introducen en los túneles de lavado para eliminar la suciedad y los restos de insecticidas y desinfectantes adheridos. De ahí pasan a la sección de corte y envasado y, en menos de 24 horas, se encuentran listos y limpios para ser consumidos en el hogar. Todas estas características convierten a “De la huerta a su mesa” en una marca imprescindible en su catálogo de productos frescos y de calidad. Nuestro comercial se pondrá en contacto con usted la semana que viene para hacerle una demostración del producto y explicarle las referencias de las que disponemos. Atentamente, Madrid, 20 de febrero de 2006 Nuestro objetivo es persuadir al lector, convencerle de que adquiera nuestros productos. En este primer párrafo hacemos una primera llamada de atención, apelando al interés común con el lector, “la preocupación por la calidad y la frescura”, haciéndolo protagonista de nuestro mensaje y, de paso, llevándolo a nuestro terreno. Hay muchas formas de llamar la atención del lector, pero lo importante es reseñar desde la primera línea la esencia de nuestro mensaje y luego repetirlo durante toda la carta. En este caso, lo fundamental es la calidad y la frescura de nuestros productos. El lenguaje debe ser ágil, rápido, con verbos simples y construcciones sencillas. En este párrafo damos todo tipo de detalles sobre el producto. El texto busca rigor y objetividad por eso huye del abuso de adjetivos que puedan hacer pensar que su interlocutor es un charlatán. Sin embargo, el empleo de algunos vocablos contribuye a ensalzar esa imagen de profesionalidad: especialistas, seleccionados, preparados… Todo ello induce a pensar que estamos, no ante unas simples conservas, sino ante un complicado engranaje a disposición del consumidor. Llegamos al cierre de la carta. Debe concluirse con una llamada a la acción, dejando claro al destinatario qué se espera de él. Tenemos que mostrar seguridad en nuestro mensaje: hemos despertado su interés, le hemos dado todo tipo de detalles sobre las ventajas de nuestro producto y sabemos que tenemos un tesoro en nuestras manos. Transmitámoslo.
000 marketing Esta es una manera más informal de iniciar una carta: primero manifestamos conocer las últimas novedades de la compañía a la que nos dirigimos. Después, dejamos constancia de que sabemos cómo funciona y cuál es la especialidad de la entidad y la opinión que nos merece. Y de la suma de un dato objetivo (las noticias sobre la expansión internacional) y otro subjetivo (nuestro parecer sobre la empresa) deducimos el valor añadido que podemos ofrecerle. Llamamos la atención del lector, pero no sobre un problema, ni sobre un interés común, sino apelando a su vanidad. Términos como “expansión”, “afán”, “retos”... transmiten muy bien las ideas positivas. El cierre en este caso es más directo. Insta a mantener una relación profesional en el futuro y expresa seguridad y confianza, dos sentimientos que conviene fomentar a la hora de ofrecer nuestros servicios. Los nombres de los departamentos pueden ir o no en mayúscula, no es obligatorio. Queda a criterio de cada compañía. www.emprendedores.es Todo ( ) PRESENTACIÓN DE UN SERVICIO lenguas Departamento de marketing Todolenguas c/ Hinojosa, 20 22222 – Madrid Att.: Sr. Hernández Director de servicios Tecnifraguas c/ Redondo, 13 22222 – Madrid Ref.: Servicios de traducción Estimado Sr. Hernández: Recientemente los medios de comunicación se han hecho eco de sus inminentes planes de expansión internacional por Oriente Próximo y el norte de África. Somos conscientes de que su compañía ha destacado siempre por su afán de innovación y su capacidad para afrontar nuevos retos y queremos ayudarles a conseguir mejor sus objetivos. ¿Cómo? Ofreciéndoles nuestros servicios de traducción técnica e intérpretes. Todolenguas es una empresa joven y dinámica integrada por 20 filólogos, especialistas en traducción técnica y simultánea y expertos en lenguas árabes y orientales. Nos avalan cinco años de experiencia y nuestra participación en la Cumbre Intercontinental, la reunión del Fondo Internacional del Desarrollo y las sesiones europeas del FMI. Esperamos colaborar con ustedes en un futuro próximo. Hasta entonces, Irene López Directora de marketing Madrid, 20 de febrero de 2006 Más a fondo Nos enfrentamos a la desventaja de que, a la hora de ofrecer un servicio, no tenemos normalmente datos técnicos que avalen o garanticen nuestra eficacia. En la presentación de un producto podemos hablar de cómo se ha elaborado, de sus prestaciones, de sus ventajas sobre la competencia, de sus cualidades técnicas... pero, en el caso de un servicio, nuestro aval serán las referencias que podamos obtener de otros clientes. En este caso, nuestro emisor opta por mencionar los actos internacionales en los que han participado: tienen la suficiente relevancia para convertirse en un inmejorable aval. Otra forma de demostrar la validez del servicio es ofreciendo ventajas contrastadas, pero con datos exactos: “permitirá un ahorro de xxx minutos al día”, “reducirá los costes del departamento en xxx euros”, “podrá deducirse un xxx por ciento de la tasa anual”, “permitirá la reasignación de fondos…”, etcétera. Himstreet, William C. y Baty, Wayne M. “Guía para la redacción de cartas e informes en la empresa”, Ediciones Deusto. Bilbao, 2000 Berrou, Jean-Paul. “Para escribir bien en la empresa”. Ediciones Deusto. Barcelona, 2004. Sparks, Suzanne. “La habilidad de escribir en los negocios”. McGraw-Hill. Madrid, 2002 www.venmas.com
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