archivistica- cesar gutierrez.pdf - Prospectiva informacional del ...

El mismo argumento se puede dar para el archivo; antes, bien, en el caso del archivo,
éste es todavía más válido, porque cada documento que forma parte de él es diferente de
todos los otros.
En este punto es necesario hacer otra precisión concerniente al momento en que
nace el archivo; es decir, es necesario preguntarse en qué momento un conjunto de
documentos se convierte en "archivo".
Y hablando de "ordenamiento del archivo" nos referimos, no a la disposición que
se da a los papeles en su origen, cuando éstos se sitúan en la oficina o ente productor; sino
al orden que debe darles el archivero cuando los papeles llegan a la Última y definitiva
fase de su vida, es decir al "archivo" propiamente dicho, o archivo histórico, o archivos
sin otros agregados o, según la expresión de reglamentos archivísticos franceses, "archi-
vos definitivos". Nos referimos por lo tanto, a la obligación o deber del archivero como
funcionario científico al cual el archivo es confiado.
Tratamos por consiguiente de seguir las fases de la vida de los documentos, desde
el acto de su producción hasta el destino definitivo, por lo menos, cuando éstos son
producidos por un ente u oficina (los archivos de personas físicas tienen formas diversas
de gestión y cuanto aquí decimos no se adapta exactamente a ellos).
Lm documentos, hemos dicho, están producidos por una oficina o por un ente
exclusivamente por las necesidades del propio funcionamiento y como consecuencia de
ese funcionamiento. Estos, reciben por lo tanto, un orden que depende directamente de
las competencias, de los procesos, de la praxis de aquel ente u oficina; un orden que refleja
el modo de funcionar de aquel ente u oficina. Si estos organismos cambian de competencia
o cambian el modo de funcionar, cambia también como consecuencia, el modo en que,
desde ese momento en adelante, los papeles están dispuestos en el instante de su
nacimiento.
Los documentos entran a formar parte de un conjunto que, según las diversas
opiniones que se tienen sobre el momento en que nace el "archivo", se indica como
"archivo corriente" o "archivo de gestión" por quien sostiene que el archivo nace en el
momento mismo en que los documentos son producidos o como la que en italiano se
llama también "registrahtra" corriente'* o con otra denominación; por lo tanto difenente
12 No podemos traducir al castellanola palabra regisrrafuru, asícomo la palabra alemana Regisrrarur, porque
en Españanoexisteun conceptosemejante. Se diceregisfruturuel conjuntode losdocumentos produados
por UM oficina, si se considera que estos no constituyan aún un "archivo"; es decir, que no exista "archivo
corriente", y que los documentos utilizados por la oficina productora no constituyan aún "archivo". (N.
del T.)
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