funciones administracion interna - onsec

OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PUESTOS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA
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Elaborado por: Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional

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ANTECEDENTES
Originalmente este Departamento dentro de la estructura organizacional de la
ONSEC se identificaba con el nombre de Departamento de Servicios
Administrativos, conformado por las Unidades de: Contabilidad y la de
Mantenimiento y Servicios.
La estructura administrativa estaba representada por una Jefatura con
responsabilidad de atender los servicios de apoyo administrativo, a efecto de
realizar las actividades técnicas, de oficina y operativas de la institución; la Unidad
de Contabilidad encargada de la contabilización del presupuesto de gastos, el
control de los bienes muebles de la Oficina y otras funciones relacionadas, y la
Unidad de Mantenimiento como responsable de los servicios de conserjería,
mensajería, vigilancia y mantenimiento de equipo, instalaciones y áreas de trabajo
de la institución.
A través del ACUERDO GUBERNATIVO NUMERO 691-95 del 12 de diciembre de
1995, se reestructuró la Oficina Nacional de Servicio Civil, oportunidad en que el
Departamento de Servicios Administrativos pasó a identificarse como
Departamento de Administración Interna, con la responsabilidad de brindar apoyo
logístico y financiero a los Departamentos que integran la ONSEC para la
ejecución de los diferentes programas y proyectos de acuerdo con sus planes de
trabajo.
Como consecuencia de dicha reestructuración, para cumplir con sus funciones el
departamento administrativamente se conformó de la forma siguiente:
• Jefatura
• Sub-Jefatura
• Secretaria
• Sección de Personal
• Sección Administrativa - Contable
• Sección de Servicios Generales
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La estructura del Departamento de Administración Interna ha variado debido a la
ampliación en la prestación de servicios y a la creación en el año 1997, de la
Unidad de Administración Financiera; lo que generó básicamente el traslado de
las funciones financieras que estaban a cargo de la Sección Administrativa
Contable.
Años más tarde, las autoridades de la Oficina con la finalidad de dar protección
médica a los trabajadores de la institución, se crea la clínica medica mediante la
resolución D-97-08288 de fecha uno de noviembre de mil novecientos noventa y
siete. Posteriormente con la misma filosofía de beneficio a los trabajadores de la
Oficina, se crea el servicio de la clínica dental a través del oficio circular AI-2001-
029 de fecha 27 de noviembre del 2001.
Así también, con el propósito de generar cambios que permitan una organización
más funcional y dinámica, como parte del proceso de modernización, el 28 de
febrero de 2005 a través del artículo 1. del ACUERDO DE DIRECCIÓN No. D-
2005-004- “A”, se establece: “Crear la Unidad de Compras y la Unidad de
Almacén de Materiales y Suministros como dependencia adscrita al Departamento
Administración Interna”; así mismo, se emitió el ACUERDO DE DIRECCIÓN No.
D-2005-004 del 10 de febrero de 2005 que en su Artículo 1. establece lo siguiente:
“Crear la Unidad de Recursos Humanos como dependencia adscrita al
Departamento de Desarrollo Institucional”; con ésta decisión nuevamente se
modifica la estructura administrativa del Departamento identificado, quedando de
la forma siguiente:
• Jefatura
• Sub-Jefatura
• Secretaria
• Clínicas Médica y Odontológica
• Unidad de Servicios Generales
• Unidad de Mantenimiento y Seguridad
• Unidad de Compras
• Unidad de Almacén
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BASE LEGAL
El Departamento de Administración Interna fue creado con la finalidad de brindar
apoyo logístico a la Dirección de la Oficina, trabajo que consiste en la adecuada
distribución de los materiales y suministros que administra el personal de la
institución en la ejecución de su trabajo, así también proporciona el mantenimiento
de las instalaciones, siendo responsable de la atención médica y odontológica;
fundamentando su gestión en las leyes y disposiciones siguientes:
Constitución Política de la República de Guatemala del 3 de junio de 1985.
Decreto No. 1748 del Congreso de la República: “Ley de Servicio Civil”,
publicado el 23 de mayo de 1968.
Acuerdo Gubernativo No. 18-98, Reglamento de la Ley de Servicio Civil y sus
reformas.
Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto No. 101-97 del Congreso de la
República y sus reformas.
Acuerdo Gubernativo No. 691-95: “Reestructuración de la Oficina Nacional de
Servicio Civil”, publicado el 21 de diciembre de 1995.
Acuerdo de Dirección No. D-2005-004 de la Oficina Nacional de Servicio Civil,
del 10 de febrero de 2005.
Acuerdo de Dirección No. D-2005-004 de la Oficina Nacional de Servicio Civil,
del 28 de febrero de 2005.
Presupuesto General de Ingresos y Egresos. Decreto que emite el Congreso
de la República cada año.
Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo.
Ley de Compras y Contrataciones del Estado.
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MISIÓN
Somos los responsables de coordinar y controlar los recursos generales y
servicios administrativos que utilizan los departamentos y unidades que integran la
Oficina, para el efectivo desarrollo de los programas y actividades establecidas en
el plan de trabajo.
VISIÓN
Ser el departamento encargado de la implementación del sistema de gestión de
recursos administrativos en forma eficiente, para el efectivo y oportuno desarrollo
de las actividades que lleva a cabo la Oficina.
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OBJETIVOS GENERALES
Proporcionar los servicios de apoyo administrativo dentro y fuera de las
instalaciones de la Oficina, para que el recurso humano realice las actividades
de acuerdo a las funciones y tramites que corresponde a cada departamento y
unidad que integra la Oficina.
Proveer la adecuada prestación de los servicios de medicina general y
odontológica para todos los empleados de la institución.
Realizar la compra eficiente de bienes, materiales y suministros que utilizan las
diferentes unidades de la Oficina, de acuerdo a la programación y disponibilidad
presupuestaria.
Cumplir con las normas legales y procedimientos técnicos establecidos por
órganos rectores del Presupuesto de la Nación; así también, con las medidas
internas dictadas por la Dirección de la ONSEC.
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OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Realizar el proceso de recolección, reproducción, ordenamiento, envío,
recepción y traslado de la correspondencia interna y externa de la ONSEC.
• Proporcionar el servicio de seguridad eficiente en las instalaciones de la Oficina
y parqueo de funcionarios.
• Contratar oportunamente los servicios de mecánica automotriz para el
mantenimiento de vehículos de la institución en apropiadas condiciones de
funcionamiento.
• Ejecutar un proceso de limpieza de instalaciones en forma eficiente, para
generar un imagen agradable de la Oficina.
• Atender con eficiencia las solicitudes de trabajos de carpintería, electricidad,
plomería y telefonía en todas las instalaciones de la ONSEC.
• Brindar los servicios de las clínicas médica y odontológica, al personal de la
Oficina, dándole seguimiento clínico a los casos que lo requieran.
• Cumplir con los procedimientos de control establecidos internamente, para la
efectiva supervisión y fiscalización de las compras y abastecimiento de
materiales y suministros.
• Garantizar el resguardo de la propiedad, planta y equipo, a través del
cumplimiento de las políticas y normas de control interno implementadas por la
institución, en congruencia con las establecidas por la Dirección de
Adquisiciones y de Bienes del Estado.
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ESTRUCTURA ORGÁNICA
El Departamento de Administración Interna de acuerdo con las modificaciones
realizadas por la Dirección de la ONSEC, en la estructura administrativa durante el
mes de febrero de 2005, actualmente lo integran las unidades siguientes:
• Jefatura
• Sub-Jefatura
• Secretaría
• Clínica Médica
• Clínica Odontológica
• Unidad de Almacén
• Unidad de Compras
• Unidad de Servicios Generales
• Mensajería
• Transporte
• Encargado de fotocopias
• Reproducción ( imprenta)
• Unidad de Mantenimiento y Seguridad
• Limpieza
• Carpintería
• Seguridad
La representación gráfica de la estructura orgánica funcional de este
departamento se presenta en la página siguiente:
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ORGANIGRAMA
JEFATURA
SUB-JEFATURA
CLINICA
MEDICA Y
ODONTOLOGICA
SECRETARIA
UNIDAD DE
SERVICIOS
GENERALES
UNIDAD DE
MANTENIMI-
ENTO Y
SEGURIDAD
UNIDAD DE
COMPRAS
UNIDAD DE
ALMACEN
SIMBOLOGIA
Relación de línea:
Relación de apoyo:
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FUNCIONES PRINCIPALES
• PRESTACIÓN DE SERVICIOS GENERALES
Por medio de esta unidad, el departamento proporciona los servicios de
mensajería, transporte y la contratación de los servicios de mecánica automotriz
requeridos por la Dirección, Sub-Dirección, Departamentos y Unidades que
conforma la estructura organizativa de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
Para ello, se ejecutan las funciones de recolección, reproducción,
ordenamiento, envío y traslado de correspondencia. Así como la ejecución de
trabajos de imprenta en general y la reproducción de documentos que se
utilizan para tramites administrativos de la institución.
• SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD
Esta unidad es la encargada de proporcionar el servicio de higiene y limpieza
en todo el edificio que ocupa la ONSEC y además está bajo su responsabilidad
todos los trabajos de carpintería, electricidad, telefonía y seguridad, así como la
distribución de una taza de café por la mañana y adquisición de agua para el
consumo de los colaboradores de la Oficina.
• CLINICA MÉDICA Y ODONTOLÓGICA
Las clínicas médica y dental que forman parte de la estructura organizativa del
Departamento de Administración Interna, son las encargadas de proporcionar
los servicios de medicina general y dental a todos los empleados de la Oficina
que lo requieran, mediante evaluaciones en la clínica ubicada en las mismas
instalaciones o efectuando visitas domiciliarias cuando se considere necesario,
dando el seguimiento clínico correspondiente.
• UNIDAD DE COMPRAS
Estima en forma programática, conforme la disponibilidad presupuestaria, la
compra de bienes, materiales y suministros que utiliza la Oficina a través de los
departamentos y unidades que la conforman, tramitando así las requisiciones
de compra.
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Además tiene a su cargo la contratación y supervisión correspondiente de los
servicios técnicos y profesionales que se han requerido, a efecto de que éstos
cumplan con las actividades programadas.
• UNIDAD DE ALMACÉN DE MATERIALES Y SUMINISTROS
Se encarga de elaborar el inventario, resguardo, repartición y fiscalización de
los materiales y suministros que provee mensualmente a los departamentos y
unidades que conforman la Oficina. Administra el sistema de almacén y da
trámite a las requisiciones de materiales y suministros.
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