Despida bien el año 2004 - Catering.com.co

Que no le pase a usted
En un principio, esta historia puede
parecer producto de la ficción; no
obstante, se trata de un caso real y de
una empresa con varios años de presencia
en el mercado. ¿Insólito, no?
De cualquier modo, ningún negocio
está exento de vivirla, en especial si se
tiene en cuenta que la víspera de fin
de año es una época muy atareada y
donde no se goza de mucho tiempo.
De ahí la importancia de abrir un
espacio, durante el mes de octubre
o a principios de noviembre, para
planear un proyecto en equipo, que
le asegure el éxito durante las fiestas
decembrinas o, en el caso contrario,
lo alerte de no actuar, pues su establecimiento
no se presta para este
tipo de eventos o, simplemente, no
tiene los recursos para hacerlo bien.
Los siguientes son los objetivos que
se propone dicha planeación:
• Anticipar problemas para buscarles
soluciones.
• Lograr eficiencia en la gestión.
• Establecer una guía de procesos
que facilite la creación y el desarrollo
de productos y servicios.
• Asegurar la medición y el éxito
de los proyectos en términos de
alcance, tiempos, costos y logro de
objetivos.
• Promover una cultura de trabajo
en equipo con grupos multidisciplinarios.
Pero para que todos estos puntos
se cumplan es preciso respetar
los tres ciclos que conforman un
proyecto y que se deben definir a la
hora de su planeación, con el fin de
comprender y aterrizar el objetivo
común (ciclo de producto o servicio),
de qué manera se va a hacer (ciclo
de proyecto) y cómo se va a manejar
(ciclo de administración).
De igual forma, existen unas fases:
inicio y viabilidad, planeación,
capacitación y entrenamiento, ejecución
y cierre. Todas ellas deben ir
acompañadas de dos factores, que
son permanentes durante todo el proceso:
el control y la comunicación. La
fase de ejecución es la más costosa de
todas y sólo con una buena planeación
se pueden reducir. En cuanto a
la de capacitación y entrenamiento,
de ésta depende la futura aplicabilidad
del producto o servicio.
Una vez contemplados estos aspectos,
hay que medir el alcance del
proyecto, por medio de una propuesta
que incluya los puntos descritos a
continuación:
1. Antecedentes y justificación:
explica por qué el proyecto se ha
identificado como necesario para
el negocio.
2. Objetivo general: describe el propósito
de la iniciativa.
3. Estructura detallada del producto
o servicio: identifica sus componentes.
4. Proyectos relacionados: enumera
los proyectos que dependan o se
vean afectados con este plan de
acción.
5. Riesgos mayores: establece cuáles
son las barreras que se deben vencer
para asegurar el éxito y cuáles
son las consecuencias si el evento
no es desarrollado (ver tabla).
Con el fin de evitar malentendidos
entre los miembros del equipo
y de asignar responsabilidades es
necesario definir:
• Los involucrados que participarán
en el proyecto (nombre).
• El rol que desempeñará cada uno
de ellos (cargo).
• Las responsabilidades que van a
asumir en el proyecto.
• El nivel de participación que tienen
en su ejecución (por horas).
13 puntos para tener en cuenta
1. Diseñar el menú, hacer receta estándar y definir el costo.
2. Verificar la disponibilidad de los productos para los días fijados.
3. Elaborar las órdenes de compra para fechas específicas.
4. Contactar el grupo musical y firmar el contrato.
5. Mandar a hacer los artes de publicidad, concretar las fechas de publicación
y costos en medios y firmar el contrato.
6. Chequear inventarios de loza, cubertería y cristalería. Realizar orden de
compra de faltantes.
7. Definir la decoración de los salones y contratar personal para este fin.
8. Concretar el precio de venta y escoger al responsable de esta tarea.
9. Contratar personal extra y hacer la inducción.
10. Elaborar P y G tentativo del evento.
11. Fijar la presentación de los platos y definir el montaje de la línea de ensamble,
donde se elaborarán las preparaciones.
12. Realizar reuniones para verificar los avances.
13. Organizar reunión posevento y hacer el balance de los resultados.
CATERING • AÑO 2 • Nº 5
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