Despida bien el año 2004 - Catering.com.co

ingredientes para vender
Despida bien el año 2004
Las fiestas decembrinas les permiten a los empresarios del sector posicionar
sus negocios y desquitarse de los días de pocas ventas. CATERING le
cuenta cómo elaborar un proyecto para sacarles el mayor provecho.
Ilustración: Michel Riveros. Colaboración: Juan Hidvegi, administrador hotelero
y docente de la Fundación Universitaria Colegiatura Colombiana.
Con el fin de destacarse frente a la competencia,
el equipo de trabajo de un hotel decidió
desarrollar el menú de fin de año. Pero fue
el departamento de ventas, sin ponerse en
contacto con los demás, el que realizó este
esfuerzo, diseñó la oferta, le asignó el precio
de venta, mandó a hacer la publicidad, hizo el mercadeo
–un poco a la carrera, pues ya era mediados de diciembre– y
logró vender anticipadamente 500 cupos para la fiesta.
El menú incluía pavo relleno cortado a la vista, lo que
era perfecto para la ocasión. Sólo tuvieron un inconveniente:
llegado el momento se dieron cuenta de que no había
manera de conseguir en la ciudad la cantidad de pavos
requerida para la fecha. Luego de hacer infinidad de contactos
por todo el país, consiguieron comprar el producto
a un precio mayor, sin considerar los costos adicionales
de fletes y transporte. A la llegada de los mismos notaron
que no había espacio en los congeladores y las neveras del
hotel para almacenarlos durante los días previos al evento;
mientras pensaban qué hacer, los pavos se iban descongelando
lentamente por todos los pasillos.
Sin embargo, éste era un mal menor, pues el hotel tampoco
tenía hornos con capacidad suficiente para realizar
la tarea de cocinarlos, de hecho, sólo cabía uno a la vez
y se demoraba más de cuatros horas para estar listo. La
solución: contratar empresas externas, que les colaboraran
en esta tarea.
El problema siguió creciendo, debido a que los costos
de transporte incrementaron los gastos, sin mencionar que
había que pagar un precio por hornearlos (alguien más
hizo su diciembre). En resumen, las pérdidas se lograron
recuperar durante los tres meses siguientes al evento, por
lo que financieramente fue un fin de año desastroso.
14 CATERING • AÑO 2 • Nº 5

Que no le pase a usted
En un principio, esta historia puede
parecer producto de la ficción; no
obstante, se trata de un caso real y de
una empresa con varios años de presencia
en el mercado. ¿Insólito, no?
De cualquier modo, ningún negocio
está exento de vivirla, en especial si se
tiene en cuenta que la víspera de fin
de año es una época muy atareada y
donde no se goza de mucho tiempo.
De ahí la importancia de abrir un
espacio, durante el mes de octubre
o a principios de noviembre, para
planear un proyecto en equipo, que
le asegure el éxito durante las fiestas
decembrinas o, en el caso contrario,
lo alerte de no actuar, pues su establecimiento
no se presta para este
tipo de eventos o, simplemente, no
tiene los recursos para hacerlo bien.
Los siguientes son los objetivos que
se propone dicha planeación:
• Anticipar problemas para buscarles
soluciones.
• Lograr eficiencia en la gestión.
• Establecer una guía de procesos
que facilite la creación y el desarrollo
de productos y servicios.
• Asegurar la medición y el éxito
de los proyectos en términos de
alcance, tiempos, costos y logro de
objetivos.
• Promover una cultura de trabajo
en equipo con grupos multidisciplinarios.
Pero para que todos estos puntos
se cumplan es preciso respetar
los tres ciclos que conforman un
proyecto y que se deben definir a la
hora de su planeación, con el fin de
comprender y aterrizar el objetivo
común (ciclo de producto o servicio),
de qué manera se va a hacer (ciclo
de proyecto) y cómo se va a manejar
(ciclo de administración).
De igual forma, existen unas fases:
inicio y viabilidad, planeación,
capacitación y entrenamiento, ejecución
y cierre. Todas ellas deben ir
acompañadas de dos factores, que
son permanentes durante todo el proceso:
el control y la comunicación. La
fase de ejecución es la más costosa de
todas y sólo con una buena planeación
se pueden reducir. En cuanto a
la de capacitación y entrenamiento,
de ésta depende la futura aplicabilidad
del producto o servicio.
Una vez contemplados estos aspectos,
hay que medir el alcance del
proyecto, por medio de una propuesta
que incluya los puntos descritos a
continuación:
1. Antecedentes y justificación:
explica por qué el proyecto se ha
identificado como necesario para
el negocio.
2. Objetivo general: describe el propósito
de la iniciativa.
3. Estructura detallada del producto
o servicio: identifica sus componentes.
4. Proyectos relacionados: enumera
los proyectos que dependan o se
vean afectados con este plan de
acción.
5. Riesgos mayores: establece cuáles
son las barreras que se deben vencer
para asegurar el éxito y cuáles
son las consecuencias si el evento
no es desarrollado (ver tabla).
Con el fin de evitar malentendidos
entre los miembros del equipo
y de asignar responsabilidades es
necesario definir:
• Los involucrados que participarán
en el proyecto (nombre).
• El rol que desempeñará cada uno
de ellos (cargo).
• Las responsabilidades que van a
asumir en el proyecto.
• El nivel de participación que tienen
en su ejecución (por horas).
13 puntos para tener en cuenta
1. Diseñar el menú, hacer receta estándar y definir el costo.
2. Verificar la disponibilidad de los productos para los días fijados.
3. Elaborar las órdenes de compra para fechas específicas.
4. Contactar el grupo musical y firmar el contrato.
5. Mandar a hacer los artes de publicidad, concretar las fechas de publicación
y costos en medios y firmar el contrato.
6. Chequear inventarios de loza, cubertería y cristalería. Realizar orden de
compra de faltantes.
7. Definir la decoración de los salones y contratar personal para este fin.
8. Concretar el precio de venta y escoger al responsable de esta tarea.
9. Contratar personal extra y hacer la inducción.
10. Elaborar P y G tentativo del evento.
11. Fijar la presentación de los platos y definir el montaje de la línea de ensamble,
donde se elaborarán las preparaciones.
12. Realizar reuniones para verificar los avances.
13. Organizar reunión posevento y hacer el balance de los resultados.
CATERING • AÑO 2 • Nº 5
15

ingredientes para vender
En el momento de presentar la
propuesta al director del proyecto,
existen cuatro puntos que, por ningún
motivo, los responsables pueden
pasar por alto.
1. Factores críticos de éxito: describe
los parámetros que indican
que el proyecto ha sido completado
y aprobado por el equipo.
2. Inversión estimada o presupuestada:
contiene el costo aproximado
que se requiere para el desarrollo
del proyecto y qué área es la
encargada de proporcionar estos
recursos.
3. Tamaño del proyecto: mediano
o grande. En ambos casos se deben
especificar el presupuesto y
el tiempo límites.
4. Hitos del proyecto: incluye la elaboración
de una lista de chequeo
del proyecto (ver propuesta a la derecha),
las estimaciones de inicio
y fin del cronograma y la persona
asignada para cada labor.
Lo anterior es un panorama general
de la planeación y el desarrollo
de un proyecto. Sin embargo, lo
primero que hay que contemplar es
si el evento que se va a llevar a cabo
–en este caso las celebraciones de Navidad
y Año Nuevo– es consistente
con la estrategia del establecimiento
y si verdaderamente constituye una
oportunidad de negocio.
Formato de riesgos
Riesgo
Factor que lo genera.
Impacto Se califica de 1 (bajo) a 10
(alto).
Estrategia de
mitigación
Responsable
Planes que se pueden
implementar para evitar o
reducir el riesgo o, en caso
contrario, asignar recursos
para soportarlo.
Encargado de manejar el
riesgo.
Lista de chequeo
¿El proyecto está bien definido?
¿Está claro quién es el responsable?
¿Se sabe qué departamentos van a participar en su
implementación y qué apoyo se espera recibir de ellos?
¿Se ha documentado un caso donde se soporta el proyecto?
¿La iniciativa es consistente con las prioridades del negocio?
¿Coincide con la estrategia? ¿Cómo aportará al cumplimiento
de la misión, la visión y los objetivos?
¿A cuántos indicadores de gestión va a impactar el proyecto?
¿Cómo ayudaría a cumplir y mejorar las metas en cada uno de ellos?
¿Conoce su costo exacto, incluyendo recursos directos
y de personal?
¿Esta iniciativa tiene definida su semejanza con otros
productos, servicios o actividades del establecimiento?
Si ésta requiere de terceros ¿en qué porcentaje depende su
resultado de ellos?
¿Se han contemplado las limitaciones y los riesgos que se
pueden tener durante su ejecución? ¿Se han estudiado las acciones
para mitigar su efecto?
¿Se han identificado los prerrequisitos para poder ejecutar
el proyecto con éxito?
¿Tiene impacto en el desempeño total del negocio
a corto plazo?
¿Cuenta con indicadores de tiempo de ejecución y costo
por etapas, cronograma y presupuesto desagregado?
¿El proyecto es atractivo financieramente hablando?
¿Qué posibilidades reales hay de que produzca los
beneficios en el tiempo establecido?
¿Para su ejecución se necesitarán nuevos procesos o la
modificación de algunos?
¿Cuánta capacitación y entrenamiento se tendrá que prestar?
¿Para este proyecto habrá que tener nuevos desarrollos o
sistemas, o variar algunos?
¿Cuál será el efecto de esta actividad en la satisfacción
de los involucrados?
Si No Puntaje
16 CATERING • AÑO 2 • Nº 5