Políticas, Bases y Lineamientos para el Registro, Afectación ...

CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y DE ESTUDIOS AVANZADOS DEL I.P.N.
Políticas, Bases y Lineamientos para el registro, afectación, disposición final,
y baja Bienes Muebles del Cinvestav I.P.N.
O) Presupuesto: Se captura el origen con el que fue comprado el bien, a saber, Recursos Fiscales (Federal),
Proyectos de CONACYT u otros (Fideicomisos), Ingresos Propios (Ingresos extraordinarios de la unidad),
Bienes en Comodato, es decir, bienes que están en custodia del Cinvestav, pero que el responsable de
dichos bienes es otra institución (Comodato).
P) Motivo: Especificar si el motivo fue compra, donación, o de fabricación propia (Taller CIEA)
Q) Departamento: Se asentará el departamento que tiene resguardado los bienes. Este departamento debe
de aparecer en las claves de adscripción, de lo contrario no se podrá capturar.
R) Edifico: Se captura la ubicación física del equipo dentro de la unidad, en caso de no existir la ubicación del
edificio, debido a que es nuevo, entonces se tendrá que dar de alta en la Unidad Zacatenco, de lo contrario
no aparecerá en el catálogo.
S) Laboratorio: Se asienta la ubicación del bien dentro del edificio (No se deben escribir puntos, comillas,
comas, guiones)
T) Empleado: Se debe de anotar el número de empleado que tendrá a su cargo los bienes. En caso de que el
empleado no exista en la nómina, se debe de esperar 15 días para que este sea activado en la misma (esta
función corresponde a personal), después de este lapso se puede hacer la captura oportuna.
U) Fecha de Resguardo: es la fecha en que se genera el resguardo para la firma del mismo, generalmente
esta fecha puede coincidir con la fecha de inventario, pero esto no es una regla. Todos los bienes deben de
tener esta fecha para efectos de control.
4. Se debe de generar un código de barras para que sea adherido al bien. Este puede ubicarse en un lugar estratégico,
de tal manera que no se moleste al usuario, no se despegue muy rápido, no lo despeguen por estar tan visible y cuando
se haga el inventario se pueda tomar de manera rápida con el lector láser. En caso de equipos que utilicen reactivos,
solventes, etc., que provoquen que la etiqueta de código de barras se borre, entonces se procederá a elaborar una placa
de identificación. Sin embargo en el momento de la toma del inventario estos bienes deberán de contar con su debido
código de barras.
5. Al mismo tiempo se debe de generar un Resguardo del bien que se da de alta y debe de estar debidamente firmado
por la persona a quien se asigno el bien. Todos los bienes registrados en la base de datos deben de estar amparados
con un resguardo debidamente firmado. Se debe de tener un control de resguardo por clave de empleado (un
expediente para cada empleado). Este Resguardo debe de tener un número de folio de ocho dígitos en donde el primero
corresponderá a la clave de la unidad, un consecutivo de cuatro dígitos, un guión y dos dígitos para especificar el año en
que se elaboró el resguardo. Cada año se debe de reiniciar el consecutivo de resguardos. Dicho control queda como
sigue:
Zacatenco Z0001-06
Irapuato I0001-06
Saltillo S0001-06
Mérida
M0001-06”
Guadalajara G0001-06
Tlaxcala T0001-06
Querétaro Q0001-06
Monterrey Y0001-06
Tamaulipas V0001-06
6. Las áreas comunes de bienes se deben de cargar al Jefe de Departamento o en su defecto a quien él designe. Los
vehículos que se utilicen de manera general, se deben de asignar al encargado de control vehicular, o en su defecto al
que el administrador de la unidad designe.
7. Debe de existir un archivo para el control de los vehículos, en donde se integren copias de la factura original, pedido o
contrato, copia del resguardo firmado y actualizado, copia del inventario de las condiciones específicas del vehículo
(herramienta, golpes, papeles que entrega, etc).
Secretaría Administrativa
Subdirección de Recursos Materiales
Departamento de Almacenes e Inventarios
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Octubre de 2006