Manual General de Procedimiento FSE, DOCUP Objetivo 2 - Lanbide

MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS
DOCUP DE OBJETIVO 2 DEL PAIS VASCO
2004-2006
Diciembre 2005

1. INTRODUCCIÓN........................................................................................................ 3
2. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME ANUAL PARA
OPERADORES CON ACCESO AL SSU................................................................ 4
3. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME PARCIAL......... 9
5. JUSTIFICACIÓN DE GASTOS................................................................................ 11
Requisitos de elegibilidad............................................................................................... 11
Documentación para la justificación .............................................................................. 11
Mantenimiento de la documentación por parte de los gestores...................................... 14
6. MODIFICACIONES FINANCIERAS ...................................................................... 15
Recertificación................................................................................................................ 15
Modificaciones al Complemento de Programa .............................................................. 15
Infraejecución y sobreejecución ..................................................................................... 15
7. PISTA DE AUDITORÍA ........................................................................................... 17
8. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL ....................................................................... 20
8.1. VISITAS DE VERIFICACIÓN DE LA UAFSE.................................................... 20
• Descripción del método de gestión................................................................. 20
• Publicidad de las acciones cofinanciadas ....................................................... 21
8.2. CONTROLES EFECTUADOS POR LA OFICINA DE CONTROL ECONÓMICO
DEL GOBIERNO VASCO ..................................................................................... 21
9. COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES........................................................ 24
10. DIRECCIONES DE INTERES................................................................................ 25
ANEXOS........................................................................................................................ 27
I. CUADRO RELACION OPERACIONES CERTIFICADAS .................................... 28
MANUAL PARA LOS GESTORES DE FONDOS ESTRUCTURALES EN EL
ÁMBITO DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DEL PAÍS VASCO SOBRE LA
COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES..................................................... 29
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1. INTRODUCCIÓN
Como resultado de un proceso de reprogramación del DOCUP de Objetivo 2 del País
Vasco, una serie de centros tecnológicos han pasado a ser beneficiaros de actuaciones
cofinanciadas por Fondo Social Europeo en el marco del Eje 3, Medida 1: Refuerzo del
potencial humano en investigación, ciencia y tecnología. La gestión de las actuaciones
se asimila a cualquier actuación FSE, sea cual sea el marco del Objetivo en que se
inscriba.
Tras los años de experiencia en la gestión de las ayudas cofinanciadas por Fondo Social
Europeo desde el inicio del periodo de programación 2000-2006 hemos acumulado un
bagaje de documentos, instrucciones, clarificaciones, …, que procede trasmitir a los
nuevos operadores del Docup de Objetivo 2.
El presente Manual de Procedimientos no quiere sino responder a un deseo de facilitar
la labor de todos y todas y se considera complementario a la Guía de Gestión remitida
por la UAFSE. Hemos optado por un formato electrónico porque lo consideramos un
documento vivo y en continua actualización, y por supuesto abierto a vuestras
sugerencias y necesidades.
La presente versión llega en un momento especialmente crucial porque estamos en la
recta final del DOCUP y hemos de extremar la calidad, eficacia y eficiencia de las
acciones que realizamos y que reportamos anualmente en los informes.
Esperamos que pueda serviros de ayuda.
Vitoria-Gasteiz, diciembre 2005
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2. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME ANUAL
PARA OPERADORES CON ACCESO AL SSU
Para el mes de marzo del año siguiente debe remitirse a la unidad coordinadora de FSE
del País Vasco el Informe anual del año que ha finalizado.
Dicho informe deberá contener los datos financieros y los datos de seguimiento del año
correspondiente de acuerdo al formato requerido por el Sistema Informático de
Seguimiento de la UAFSE (SSU) y la Memoria de las actuaciones realizadas en dicho
año. Adjuntamos instrucciones más detalladas para dar cumplimiento a todos estos
requisitos.
Seguimiento financiero
Cada operador del DOCUP deberá rellenar los datos financieros del año que certifica,
del 1 de enero al 31 de diciembre (incluidos los que se presentaron en el informe
parcial) en el capítulo correspondiente a “Seguimiento” del aplicativo informático de la
UAFSE (SSU).
Cuando aparezca la pantalla de “Datos del Informe de Seguimiento”, hay que rellenar
que se trata de un Informe anual y que se acompaña una petición de pagos.
Los importes a consignar serán los correspondientes a aquellos gastos efectivamente
pagados y certificados a 31 de diciembre del año que se certifica. Recordamos que la
ejecución ha de desagregarse a nivel de actuación.
Seguimiento de indicadores de realización física
Cada operador del DOCUP deberá rellenar los datos de “Realización” en el capítulo
correspondiente a “Seguimiento” del aplicativo informático de la UAFSE (SSU).
Cada actuación requiere la cumplimentación de una o varias tablas de seguimiento que
están predeterminadas según el tipo de actuación y que aparecen en pantalla en el
momento en que se abre cada actuación.
Sugerimos consultar la Ficha 4 de la Guía de Gestión que se refiere a la
cumplimentación de Indicadores y que es imprescindible tener en cuenta.
Además es importantísimo tener en cuenta que las actuaciones justificadas han de ser
de transferencia al sector productivo.
Las personas becarias serán considerados como “Otros” en los apartados
correspondientes de las tablas a cumplimentar, nunca personas ocupadas ni
desempleadas.
Independientemente del eje, medida y actuación es muy importante rellenar los
apartados de “Situaciones especiales” donde se recogen los datos de inmigrantes y
discapacitados/as.
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Teniendo en cuenta que los sistemas de recogida de información tienen que estar ya
adaptados a los requerimientos del FSE, insistimos en que:
• Los datos físicos de beneficiarios/as tienen que rellenarse en la tabla D2. La tabla
D1 sólo es admisible en casos muy concretos consensuados con las responsables de
FSE en el Gobierno Vasco.
• El análisis de los indicadores de formación ha de rellenarse en la tabla G2. La tabla
G1 sólo es admisible en casos muy concretos consensuados con las responsables de
FSE en el Gobierno Vasco.
• Es imprescindible rellenar los apartados correspondientes a Formación en Medio
ambiente y en Sociedad de la Información con dos criterios complementarios:
a) Cursos o actividades formativas específicas de Medio ambiente o NTICs
(Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación)
b) Cursos o actividades formativas que incluyen el módulo de
sensibilización medio-ambiental, u otro módulo de similares
características, o que utilizan el CD de autoformación en medio
ambiente, o que incluyen contenidos formativos en nuevas tecnologías o
herramientas informáticas, respectivamente.
La ausencia de datos sobre formación en estos dos apartados, así como un
resultado (porcentaje) muy bajo deberá explicarse justificadamente.
Seguimiento de indicadores de resultados
Aunque no suele ser posible aportar los datos de “Resultados” del año que se certifica,
si a la fecha de la introducción de los datos del año que se certifica se tienen datos que
complementan la información que se ha introducido en informes anteriores, se deberán
completar en los capítulos correspondientes a “Seguimiento” del aplicativo informático
de la UAFSE (SSU).
Por su parte, los resultados de inserción del año que se certifica se aportarán en el
momento que se conozcan los datos, para lo cual se creará una nueva versión del
informe anual correspondiente para incluir los resultados de ese tramo anual.
Si no han sido introducidos antes, dichos datos deberán aportarse para el mes de octubre
del año siguiente a la realización de la actuación.
Memoria
Además de los datos financieros, de seguimiento y de resultados que se introducen en el
Sistema Informático (SSU), hay que redactar una memoria que ha de contener la
siguiente información con respecto al año que se certifica:
- Una breve introducción haciendo referencia a la situación del mercado de trabajo
en el ámbito de actuación de cada operador y “en general cualquier cambio en las
condiciones generales que afecten a la ejecución de la intervención, en particular las
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tendencias socioeconómicas significativas, los cambios en las políticas nacionales,
regionales o sectoriales” (art. 37 del Reglamento 1260/99).
- La descripción de la ejecución del año por eje, medida y actuación.
- Las disposiciones tomadas para garantizar la calidad y eficacia de la intervención
(art. 37 del Reglamento 1260/99):
• referencia a las acciones de seguimiento, control financiero y evaluación,
incluidos los procedimientos de recogida de datos.
• las medidas adoptadas para garantizar la publicidad de la intervención
• las medidas adoptadas para garantizar la compatibilidad con las políticas
comunitarias (Estrategia Europea por el Empleo, Planes Nacionales de Acción
para el Empleo, Igualdad de oportunidades, Sociedad de la Información, Medio
Ambiente, Regímenes de Ayudas y respeto a las normas de competencia y a las
normas de contratación pública)
En el apartado correspondiente a la descripción de las actuaciones habrá que
especificar, por cada actuación:
- La comparación entre lo programado, es decir lo que estaba previsto realizar, y la
ejecución informada en la memoria, esto es, lo efectivamente realizado
- Una referencia a la articulación de la actuación dentro de las prioridades
transversales definidas en el Reglamento del FSE: la igualdad de oportunidades, el
desarrollo local, el medio ambiente y la sociedad de la Información.
- Los criterios de selección mediante los que se han elegido las actuaciones
cofinanciadas y los criterios que se utilizan para la selección de las personas
destinatarias últimas de las ayudas. La finalidad es mostrar de forma más explícita
cómo se aplican las prioridades definidas en los MCA y en el Reglamento (CE)
1784/99, relativo al FSE.
Teniendo en cuenta las prioridades de programación se trata de resaltar cómo se
ponen en práctica:
1. Refuerzo del potencial humano en investigación, ciencia y tecnología: acciones
que contribuyan a la transferencia de la innovación al sistema productivo,
particularmente en beneficio de las PYMES.
2. Participación de las mujeres en el mercado de trabajo: mejora de la empleabilidad
en general y acciones de acompañamiento.
3. Integración de las personas con especiales dificultades
4. Fomento y apoyo a las iniciativas locales de empleo: acciones que formen parte
de planes integrados y vinculación con los nuevos yacimientos de empleo.
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En resumen, las memorias han de ser descriptivas y explicativas y tienen que recoger
aspectos dignos de mencionar en cuanto a ejecución, cumplimiento de las prioridades
horizontales, publicidad, etc.
Justificación de gastos
Junto con la Memoria habrá que enviar una relación de los gastos certificados en el
cuadro que se incluye en el Anexo 1.
La información a registrar en cada una de las columnas del cuadro, es la siguiente:
Nº.- Es un número correlativo de las operaciones relacionadas. Facilita la identificación
a la hora de efectuar una selección de las mismas.
Eje, medida y tasa de cofinanciación.- Siempre va a ser el mismo dato: (3, 1, 45%).
Actuación: Se irán numerando desde la 1 hasta la 2 (ROBOTIKER Y AZTI), hasta la 3
(INASMET) o hasta la 4 (TEKNIKER), porque es el dato de la actuación programada
en el DOCUP para cofinanciación FSE dentro de la cual se ejecutan las distintas
operaciones.
Identificación de la operación: Debe figurar la naturaleza de la operación (beca, curso,
jornada, campaña,...) junto a la denominación de la misma (título del curso, nombre de
la campaña, ...).
Identificación del destinatario último: Nombre o razón social, domicilio, CIF o NIF.
Consignar e l nombre de las personas o de las entidades a las que se efectúan pagos en
ejecución de las distintas operaciones. Por ejemplo, si se trata de becarios, consignar el
nombre del becario y su DNI; si se trata de contrataciones externas, consignar el nombre
de la empresa que ha ejecutado el servicio y a la que se ha pagado el mismo, y su CIF.
Si el servicio contratado lo presta una persona física: consignar el nombre de la persona
y su CIF.
Tener en cuenta que no se trata de hacer una relación de cada uno de los pagos
efectuados a las distintas entidades, sino de agruparlos de manera que todos aquellos
gastos generados por la impartición de un curso se imputen a la operación que es ese
curso. Al igual que no desglosamos todos los pagos mensuales de las becas efectuados a
los becarios, sino que consignamos en una sola operación "beca de fulanito", el importe
anual pagado a ese becario.
Provincia de ejecución: donde se imparte el curso, realiza el becario su labor, tiene
lugar la campaña,...
Localización de la documentación financiera: Se trata de saber dónde estaría la
documentación relativa a la ejecución de las acciones, en caso de que se quisiera
efectuar comprobaciones.
Coste total certificado y ayuda FSE: en principio no precisan aclaración.
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Recordamos que los gastos certificados han de estar directamente relacionados con la
actuación.
Remitimos al capítulo “Justificación de gastos” de este manual para todos aquellos
aspectos que tendrán que tener presente en las certificaciones de gastos.
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3. INSTRUCCIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME PARCIAL
El Reglamento (CE) 1260/1999 “por el que se establecen disposiciones generales sobre
los Fondos Estructurales” en el artículo 32 contempla la posibilidad de solicitar pagos
intermedios para rembolsar gastos efectivamente pagados a lo largo del año que se
pueden presentar a la Comisión tres veces al año, “debiendo presentarse la última a más
tardar el 31 de octubre”.
La unidad responsable de FSE en la CAPV, una vez consultados los diversos
operadores, realiza una sola solicitud de pago intermedio en el mes de octubre. Dicha
solicitud será una opción que cada operador decidirá si aprovechar o no, salvo en los
casos que esta unidad decida que es “obligatoria” y la requiera, sobre todo en el caso de
aquellos operadores que realizan acciones a caballo entre dos años.
En consecuencia, todas aquellas instituciones que quieran o tengan que presentar
informe parcial deberán enviar para el mes de octubre del año en curso los gastos
certificados y pagados a esa fecha junto con una breve memoria que adelante las
previsiones de cierre y absorción de gasto de la anualidad y los documentos de
“Certificado y Declaración de Gasto” y “Petición de Pago” debidamente
cumplimentados, firmados y sellados. Los operadores rellenarán los datos financieros
directamente en el aplicativoSSU.
Junto con la Memoria habrá que enviar una relación de los gastos certificados en el
cuadro que se incluye en el Anexo 1.
La información a registrar en cada una de las columnas del cuadro, es la siguiente:
Nº.- Es un número correlativo de las operaciones relacionadas. Facilita la identificación
a la hora de efectuar una selección de las mismas.
Eje, medida y tasa de cofinanciación.- Siempre va a ser el mismo dato: (3, 1, 45%).
Actuación: Se irán numerando desde la 1 hasta la 2 (ROBOTIKER Y AZTI), hasta la 3
(INASMET) o hasta la 4 (TEKNIKER), porque es el dato de la actuación programada
en el DOCUP para cofinanciación FSE dentro de la cual se ejecutan las distintas
operaciones.
Identificación de la operación: Debe figurar la naturaleza de la operación (beca, curso,
jornada, campaña,...) junto a la denominación de la misma (título del curso, nombre de
la campaña, ...).
Identificación del destinatario último: Nombre o razón social, domicilio, CIF o NIF.
Consignar e l nombre de las personas o de las entidades a las que se efectúan pagos en
ejecución de las distintas operaciones. Por ejemplo, si se trata de becarios, consignar el
nombre del becario y su DNI; si se trata de contrataciones externas, consignar el nombre
de la empresa que ha ejecutado el servicio y a la que se ha pagado el mismo, y su CIF.
Si el servicio contratado lo presta una persona física: consignar el nombre de la persona
y su CIF.
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Tener en cuenta que no se trata de hacer una relación de cada uno de los pagos
efectuados a las distintas entidades, sino de agruparlos de manera que todos aquellos
gastos generados por la impartición de un curso se imputen a la operación que es ese
curso. Al igual que no desglosamos todos los pagos mensuales de las becas efectuados a
los becarios, sino que consignamos en una sola operación "beca de fulanito", el importe
anual pagado a ese becario.
Provincia de ejecución: donde se imparte el curso, realiza el becario su labor, tiene
lugar la campaña,...
Localización de la documentación financiera: Se trata de saber dónde estaría la
documentación relativa a la ejecución de las acciones, en caso de que se quisiera
efectuar comprobaciones.
Coste total certificado y ayuda FSE: en principio no precisan aclaración.
Recordamos que los gastos certificados han de estar directamente relacionados con la
actuación.
Remitimos al capítulo “Justificación de gastos” de este manual para todos aquellos
aspectos que tendrán que tener presente en las certificaciones de gastos.
Recomendamos aprovechar la preparación del Informe parcial para introducir los datos
de Resultados a los 6 meses correspondientes al informe anual del año anterior.
Para ello, aquellos operadores tendrán que crear una nueva versión del informe anual
correspondiente (sin acompañar petición de pago) en el SSU para incluir los resultados
de ese tramo anual.
Es importante que los datos de resultados estén en concordancia con los que se
introdujeron en las tablas D1/D2 de realización física. En concreto, y tal como se
especifica en las notas a pie de tabla R, solamente hay que introducir datos de inserción
de los beneficiarios de la actuación que estaban inicialmente parados en las tablas
D1/D2.
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5. JUSTIFICACIÓN DE GASTOS
Requisitos de elegibilidad
Para que un gasto sea elegible, se tienen que cumplir los siguientes requisitos:
• Que se trate de gastos de actividades asociadas a una actuación elegible.
• Que sean adecuados a los objetivos y contenidos del Complemento de Programa.
• Que el gasto certificado encaje en la definición de la Actuación que se hace en el
PO ó CdeP
• Que exista constancia documental sobre su realización, de manera que sean
verificables.
• Que se realicen dentro del periodo de actuación aprobado.
• Que sean gastos efectivamente realizados y pagados, excepto las contribuciones
en especie y las amortizaciones.
En términos generales la documentación necesaria para justificar los gastos será: la
factura original (marcada por un sello que indique que se trata de un gasto cofinanciado
por el FSE) y el comprobante de pago.
Documentación para la justificación
De forma más detallada se establece a continuación la documentación que se debe
conservar para justificar los siguientes gastos:
Gastos de personal:
Nóminas, los documentos de las cargas sociales (TC1 y TC2), los justificantes de pago
y el contrato en el que se indique que esa persona desarrolla actividades relacionadas
con el proyecto. Si en el contrato, por ser anterior al proyecto o por cualquier otro
motivo, no está especificado se presentará un escrito elaborado por la persona
competente (representante legal de la entidad), en el que se identifiquen los datos de la
persona, las actividades que desempeña, el tiempo estimado de dedicación,…
Dietas y gastos de desplazamiento:
Para justificar los gastos relacionados con los desplazamientos se deben guardar los
tickets de autopista o aparcamiento y las facturas de hoteles, restaurantes, avión, tren,
autobús, kilometraje … Con cada desplazamiento se adjuntará, además de la
documentación enumerada anteriormente, cualquier documento que asegure la realidad
del gasto, por ejemplo, convocatorias de las reuniones, firmas de los asistentes,
acuerdos celebrados, actas de las reuniones…
Gastos generales:
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Aunque se pretenden evitar en la medida de lo posible estos gastos de difícil
justificación, se permite imputar los gastos corrientes como: electricidad, agua, teléfono,
fax, material de oficina, fotocopias, correo, calefacción, mantenimiento, limpieza…, es
decir gastos corrientes comunes directamente relacionados con la actuación.
Para justificar estos gastos hay que presentar las facturas correspondientes y los
comprobantes de pago, así como un certificado en el que se especifique que criterio de
imputación se ha seguido.
Se sugiere el siguiente criterio:
Nº de horas imputables al proyecto/Nº horas totales de actividad de la entidad
Ayuda directa a beneficiarios/as:
Se admite la imputación de las ayudas entregadas a través de abono de becas, becas
salario, salario de inserción… Para justificarlas se presentará las condiciones necesarias
para acceder a dichas ayudas, los documentos que justifiquen la percepción
individualizada de dichas ayudas y justificante del pago (extracto bancario que refleje la
transferencia o un recibí firmado por el/la perceptor/a)
Estas ayudas serán incompatibles con cualquier otra ayuda de la misma naturaleza
financiada por la Unión Europea.
Subcontrataciones:
Todos las contrataciones deberán respetar los principios de transparencia, libre
concurrencia (pedir al menos 3 presupuestos) y publicidad (dar publicidad de la
convocatoria en el territorio de acción del proyecto, en algún periódico, en la pagina
web del proyecto, en tablones de anuncio…). Si el organismo que contrata pertenece a
la Administración Publica deberá respetar la Ley de contratos de la Administración
Pública.
Para justificar estos gastos se debe presentar toda la documentación necesaria para la
adjudicación: es decir todos los presupuestos solicitados, el criterio de selección elegido
y la publicación que se ha realizado (en los casos que sea necesario), las facturas, los
comprobantes de pago y el contrato.
Utilización de locales:
Se permite imputar el importe de los alquileres de locales destinados al proyecto.
También se admite imputar la cesión de los locales como contribución en especie.
Por lo tanto en el caso de los alquileres se presentara el contrato, las facturas y los
comprobantes de pago. Y en el caso de la cesión: la tasación que ha servido de base para
el cálculo.
Utilización de equipos:
Se admite imputar: el alquiler de equipos, la amortización, el leasing, renting.
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Para justificar la amortización se debe presentar la factura de compra del bien
(demostrar que no se ha recibido ninguna subvención), el criterio de amortización
seguido y el criterio de imputación aplicado. En el caso del renting, leasing y alquiler, se
presentara el contrato, las facturas y los comprobantes de pago.
Impuestos:
Sólo se admite el IVA como gasto subvencionable cuando es gasto para el destinatario
último, y no tiene posibilidades de recuperarlo, es decir el IVA en aquellas entidades
exentas de tributar por IVA. Para justificar esto los socios exentos solicitaran un
certificado a la Hacienda Foral donde se acredite. El resto de tributos no son
subvencionables.
En el caso de estar sujetos a la regla de la prorrata, se solicitara a la Hacienda Foral que
expida un certificado en el que se indique la prorrata definitiva del ejercicio anterior.
Además de esta documentación se pide a los operadores:
• Que sean capaces de identificar dentro de su contabilidad todos los gastos relativos
al proyecto. Para ello bastará con crear cuentas contables independientes o indicar en
algún campo, que permita el programa informático, a que proyecto se refiere el gasto.
• Cada operador debe guardar las facturas originales durante al menos 3 años después
de recibir el último pago de Fondo Social Europeo a disposición de las personas y
organismo que estén facultados para inspeccionar este tipo de documentos.
• Las facturas deben de tener un sello de que están cofinanciadas por FSE, para evitar
su sobrefinanciación.
CONTROL FINANCIERO
Con toda esta documentación se comprueba:
- Que los gastos están perfectamente identificados con el proyecto, es decir que
guardan una relación directa con él, que están de acuerdo con los objetivos y
contenidos del programa.
- Que realmente se han pagado.
- Que se adjunta toda la documentación necesaria.
- Que se han incurrido dentro del periodo de elegibilidad.
- Que están marcados mediante un sello que especifique que se trata de un gasto
cofinanciado por el FSE.
- Comprobar los criterios de imputación seguidos para determinados gastos.
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- Comprobar que se cumplen los requisitos de publicidad, libre concurrencia y
transparencia en las contrataciones externas.
Mantenimiento de la documentación por parte de los gestores
De acuerdo a lo indicado en el art. 38.6 del Regl. 1260/1999, “durante los 3 años
siguientes al pago por parte de la Comisión del saldo relativo a una intervención,
excepto cuando se haya decidido otra cosa en los acuerdos administrativos bilaterales,
las autoridades responsables tendrán a disposición de la Comisión todos los
justificantes (los originales o copias certificadas conformes con los originales en la
forma comúnmente aceptada) relativos a los gastos y a los controles correspondientes a
esa intervención. El plazo se suspenderá en caso de procedimiento judicial o de
petición debidamente justificada de la Comisión”.
(*) Agradecemos a Esther Pérez Garcia, responsable del control financiero de la
Iniciativa Equal en el País Vasco, el permiso para utilizar el material elaborado por ella
en este capítulo.
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6. MODIFICACIONES FINANCIERAS
Recertificación
Si como resultado de algún proceso de control o de auditoria tanto interno como externo
alguno de los operadores del DOCUP se ve en la necesidad de realizar una
recertificación, deberá contactar con la unidad responsable de FSE en el Gobierno
Vasco para iniciar el proceso de rectificación.
El proceso de recertificación puede tener como consecuencia tanto una minoración de
las cantidades certificadas como un aumento de las mismas. Cualquiera de estos dos
supuestos debe estar debidamente justificado mediante una memoria explicativa.
Con objeto de concentrar todos los posibles procesos de rectificación en un único
momento en el tiempo, se ha optado por hacerlo coincidir con la presentación del
Informe parcial y/o la cumplimentación de los resultados de inserción en el mes de
octubre de cada año.
Modificaciones al Complemento de Programa
La ejecución en el informe anual tiene que ajustarse a los ejes, medidas y actuaciones tal
como aparecen en el Complemento del Programa. Tanto la cumplimentación de los
datos financieros como los de seguimiento están ya estandarizados en el SSU y eso no
permite variaciones sobre la marcha en ninguna de las variables a aportar.
No obstante, cuando existe una razón fundamentada y esencialmente con el objetivo de
simplificar la gestión y concentrar actuaciones, se puede solicitar algún cambio que no
afecte a la estructura de ejes y medidas del DOCUP. Dichos cambios han de ser
aprobados por el Comité de Seguimiento y sólo entonces se autoriza la modificación del
SSU para adaptarse a la nueva situación.
Cambios mínimos de trasvases de cuantías dentro del mismo eje y la misma medida no
requieren la aprobación del Comité de Seguimiento, pero si requieren introducir la
información en el SSU por lo que deberán ser comunicados a la unidad responsable de
FSE en el País Vasco con tiempo suficiente para que las modificaciones del SSU estén
operativas para el siguiente informe anual o parcial que corresponda.
Infraejecución y sobreejecución
Infraejecución: si algún operador conoce ya que en alguna actuación no va a poder
asumir el importe de ayuda que tiene concedido, deberá informarnos en cuanto tenga
constancia de este hecho, para poder redistribuir ese dinero y no se produzca una
pérdida de cofinanciación. Es particularmente importante que se haga un estudio realista
de la previsión de gasto antes del final del periodo, cuando el reajuste sea ya imposible.
Sobreejecución: recordamos a los operadores que no pueden superar el montante total
concedido para ninguna actuación individual sin antes ponerse en contacto con nosotras
y recibir por nuestra parte una autorización expresa.
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Salvo que haya una redistribución de fondos como resultado de infraejecución de un
operador, la sobreejecución en una actuación retraerá fondos de las otras actuaciones en
las que operan.
Aún cuando en un momento dado se limite al operador la cuantía a meter a
cofinanciación de FSE, si se han cumplido todos los requisitos de publicidad,
elegibilidad, etc se recomendará al operador que mantenga esas cuantías como
“colchón” para el caso en que tenga que sustituir un gasto por otro como fruto de una
auditoria, o para el caso en que tenga que recertificar algunas cantidades y comunicando
el importe excedente a las responsables de FSE.
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7. PISTA DE AUDITORÍA
La reglamentación aplicable a los Fondos Estructurales, especialmente el Reglamento
(CE) 438/2001, resaltan la importancia de los sistemas de seguimiento y control de las
intervenciones cofinanciadas y obligan a las autoridades pagadoras y de gestión a
disponer de una serie de informaciones que permitan verificar la regularidad y eficacia
en el uso de las ayudas. En este sentido establece que los sistemas de gestión y control
deberán proporcionar una pista de auditoria suficiente.
La pista de auditoria debe garantizar que pueden compararse los importes totales
certificados con los registros de gasto y sus justificantes y debe permitir verificar la
asignación y transferencia de los fondos. Estos mecanismos deben reflejarse en un
documento desarrollo de cada DOCUP, que será puesto a disposición de los servicios de
la Comisión como parte de un procedimiento abierto de control.
Tras la Reprogramación del año 2004, esta unidad responsable de FSE en la CAPV
solicita a todos los participantes en el DOCUP de Objetivo 2 que revisen la pista de
auditoria correspondiente a todas sus actuaciones que nos remitieron en su momento,
siguiendo la descripción realizada por la UAFSE de los mecanismos de gestión y
control y de acuerdo al siguiente índice (aquellos operadores que hayan introducido
actuaciones nuevas deberán rellenar este apartado por primera vez):
1º.- Indicar la forma de intervención de que se trata, la Decisión de la Comisión que la
aprueba y los ejes en los que se interviene.
2º.- Identificar la Dirección General (u otra Unidad) Coordinadora u órgano
intermedio del Programa Operativo, responsable de certificar los gastos. Incluir un
organigrama de la relación de la Unidad coordinadora con los gestores de todas las
actuaciones. En el caso de las subvenciones globales identificar al organismo
intermediario.
3º.- Describir los sistemas de seguimiento y de control del beneficiario final.
4º.- Explicar el sistema de codificación contable que permite identificar las partidas
cofinanciadas en los presupuestos de ingresos y gastos.
5º.- Describir el sistema de flujos financieros desde que la ayuda comunitaria llega, por
orden de la autoridad pagadora, a la cuenta del beneficiario final.
Junto con esto fue necesario rellenar, en el bloque de control del SSU, el epígrafe
pista de auditoria.
Órgano responsable de verificar la ejecución: es el encargado de efectuar los
controles que garantizan que la actuación se lleva a cabo efectivamente y que
procede, en consecuencia, su pago.
Las unidades depositarias de la documentación contable y administrativa:
expedientes de contratación, relativos a los convenios o a la convocatoria y
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otorgamiento de las subvenciones, libros o registros contables, facturas originales,
documentos de pago, etc.
Método de gestión, eligiendo una de las siguientes opciones:
• contratos,
• convenios,
• concesión de subvenciones
• ejecución directa del Presupuesto de gastos
Detalle del método de gestión, identificando:
• Para los contratos:
- El órgano con capacidad de contratación.
- Las estipulaciones para la recepción conforme del bien o servicio objeto del
contrato.
- Indicar si los gastos justificables se corresponden con los pagos al
contratista.
• Para los convenios:
- Base normativa específica.
- Indicar si están sometidos al sistema de fiscalización previa de los servicios
de Intervención y de verificación de legalidad por parte de los servicios
jurídicos.
- Identificar a las partes intervinientes y el sistema de vigilancia de su
cumplimiento.
- Cuando los convenios deben ser firmados para la futura ejecución de la
operación, establecer la categoría de los futuros firmantes (ej. con
Universidades, con agentes sociales, con Corporaciones Locales, etc.).
- Identificar los gastos subvencionables que se derivan de la ejecución del
convenio ya sean del gestor de la actuación o de otra parte interviniente.
• Para el supuesto de convocatoria y otorgamiento de subvenciones:
- Identificar si es un sistema de convocatoria pública o si se trata de
subvenciones nominativas.
- El órgano concedente y competente para instruir los expedientes de los
cobros indebidos.
- La categoría de los destinatarios (Ej. centros de formación, empresas,
desempleados, Corporaciones Locales, agentes sociales, etc.).
- Base normativa específica.
• Para el supuesto de la ejecución directa del presupuesto del beneficiario final:
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- Las partidas presupuestarias cofinanciadas (Programas, Capítulos y
artículos).
- El o los centro/s de gasto (Ej. Dirección General, Centro de enseñanza, etc.)
- Los mecanismos de gestión del gasto correspondiente (ej. pago de nóminas,
pago de gastos corrientes, etc.).
En el caso de que la información anteriormente proporcionada y que se encuentra
introducida en el SSU sufra algún tipo de modificación, los operadores deberán ponerse
en contacto con la unidad responsable de FSE en la CAPV para efectuar la pertinente
actualización y comunicación a la UAFSE.
19

8. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
8.1. VISITAS DE VERIFICACIÓN DE LA UAFSE
El objetivo de esta visita que realizan los servicios de control de la Unidad
Administradora de FSE es obtener evidencia suficiente, pertinente y válida de la
adecuación a los requerimientos de la normativa nacional y comunitaria de la gestión y
el control que realiza el beneficiario final de una forma de intervención, examinando al
efecto:
a) Los sistemas de control del beneficiario final.
b) Que las solicitudes de pago que se presentan o han presentado a la autoridad
pagadora por ese beneficiario final sólo comprenden gastos efectivamente realizados
dentro del periodo subvencionable establecido por la Decisión;
c) Que están justificados mediante facturas pagadas u otros documentos contables de
valor probatorio equivalente;
d) Que corresponden a actuaciones seleccionadas para recibir financiación de la
intervención en cuestión, de conformidad con sus criterios y procedimientos de
selección;
e) Que han cumplido las normas comunitarias y nacionales durante todo el período en
el que se han realizado los gastos,
f) Que la pista de auditoria existe y se mantiene actualizada
El programa de trabajo de las visitas consiste en recabar:
• Información básica del promotor:
- Descripción de la organización (organigrama, personal, etc)
- Unidades que intervienen en la gestión y control del DOCUP
- Descripción del sistema de gestión de las diferentes actuaciones desde que
éstas se realizan hasta que el beneficiario final certifica los gastos
• Descripción del método de gestión
- Gestión directa (ejecución directa del presupuesto de gastos)
- Convenios de colaboración
- Contratos
- Concesión de subvenciones
• Sistema de control:
- Control financiero
20

- Seguimiento y verificación de la realidad de la ejecución de las acciones y de
su conformidad con la normativa de aplicación
• Justificación de los gastos realizados (sistema de justificación, comprobaciones
que se realizan de gastos efectivamente pagados, contabilización específica de
los gastos)
• Publicidad de las acciones cofinanciadas
• Verificación de la pista de auditoria
En relación a la/s actuación/es que se han decidido verificar, las visitas van a revisar:
• El marco legal de desarrollo de las acciones
• La descripción de la organización con que cuenta el gestor
• Método de gestión empleado
• Comprobación de la aplicación de los criterios generales en la selección de las
actuaciones
• Relación y descripción de las acciones imputadas por el operador a esta actuación
• Examen de expedientes concretos de concesión de ayudas para esa actuación en el
que se analiza la imputación de gastos, la elegibilidad de los mismos, la efectividad
del pago y la adecuación a la normativa de aplicación
• Medidas de seguimiento y verificación que se hayan realizado hasta la fecha en lo
relativo a esta actuación.
Periódicamente, el servicio de control de la UAFSE comunica a la unidad responsable
de FSE en el País Vasco la entidad, la actuación y la anualidad que van a ser objeto de
la visita de verificación, así como el programa de trabajo detallado. Dicha unidad se
pone en contacto con la entidad para trasmitirle toda esta información.
8.2. CONTROLES EFECTUADOS POR LA OFICINA DE CONTROL
ECONÓMICO DEL GOBIERNO VASCO
El artículo 17 de la Ley 14/1994, de 30 de junio, de control económico y contabilidad
de la C.A.P.V. establece que la Oficina de Control Económico del Gobierno Vasco es el
organismo de control competente en cuanto a las operaciones financiadas por la Unión
Europea y gestionadas por la Administración General de la Comunidad Autónoma del
País Vasco.
En aplicación de ese artículo, la Oficina de Control Económico del Gobierno Vasco es
la unidad responsable de realizar las labores de control que establece el artículo 10 del
Reglamento (CE) nº 438/2001 para las operaciones gestionadas por la Administración
General de la Comunidad Autónoma del País Vasco y por sus entes dependientes
(Organismos Autónomos, Entes Públicos de Derecho Privado y Sociedades Públicas).
21

Las labores de control que la Oficina de Control Económico va a llevar a cabo cada año
en aplicación del Reglamento (CE) nº 438/2001 se recogen tanto en el “Plan de
Auditoria” que se aprueba mediante Orden de la Consejera de Hacienda y
Administración Pública del Gobierno Vasco, como en el “Plan de Control” que la
propia Oficina de Control Económico remite a la Intervención General de la
Administración del Estado para su posterior envío a los servicios de la Comisión
Europea.
Esas labores de control se realizan a través de dos tipos de auditoria distintos:
Controles de los sistemas de gestión.
Controles financieros o de regularidad.
a) Controles de los sistemas de gestión
El objetivo fundamental de estos controles es verificar la ejecución práctica y la eficacia
de los sistemas de gestión y control aplicados por los gestores de ayudas financiadas por
Fondos Estructurales con el fin de:
Evaluar si los sistemas de gestión y control garantizan una utilización eficaz y
regular de los Fondos Estructurales.
Evaluar si la gestión se efectúa de conformidad con la normativa comunitaria,
estatal y autonómica aplicable, y de acuerdo con los principios de una correcta
gestión financiera.
Evaluar si los sistemas de gestión y control establecen los mecanismos
necesarios para asegurar que las declaraciones de gastos dirigidas a la Unidad
Administradora del FSE en la CAPV son correctas y proceden de sistemas de
contabilidad basados en justificantes verificables.
Evaluar si los sistemas de gestión y control aseguran la prevención, detección y
corrección de las irregularidades y su comunicación a la Unidad Administradora
del FSE en la CAPV.
Evaluar si los sistemas de gestión y control permiten llevar a cabo una
fiscalización suficiente, según lo especificado en el Anexo I del Reglamento
(CE) nº 438/2001 (pista de auditoria suficiente).
Verificar si existe un adecuado reparto de responsabilidades y si se aplican
controles en los diferentes niveles de gestión.
b) Controles financieros o de regularidad
Se trata de controles llevados a cabo sobre una muestra de transacciones con el fin de
obtener una seguridad razonable sobre si las operaciones se han desarrollado de
conformidad con la normativa comunitaria, estatal y autonómica que resulte de
aplicación en relación con la correcta obtención, disfrute y destino de las ayudas del
FSE, así como el cumplimiento de la finalidad perseguida en la concesión de las citadas
ayudas.
22

Los objetivos específicos de estos controles son los siguientes:
Verificar que los conceptos incluidos en la certificación de gasto del DOCUP
(Objetivo 2) 2000-2006 son elegibles de acuerdo con lo establecido en la
normativa comunitaria aplicable, así como con el objeto contemplado en los
ejes y medidas correspondientes de dicho DOCUP.
Verificar que los gastos certificados se encuentran incluidos en los registros
contables del órgano gestor y que han sido pagados por éste en el ejercicio
certificado, de acuerdo con lo establecido en el artículo 30.2 del Reglamento
(CE) 1260/1999.
Verificar que atendiendo a la naturaleza del expediente, se cumplen los
requisitos establecidos en el Reglamento (CE) 1159/2000 sobre las
actuaciones de información y publicidad que deben llevar a cabo los Estados
miembros en relación con las intervenciones de los Fondos Estructurales.
Verificar que los gastos declarados cumplen con los requisitos recogidos en la
normativa específica de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Verificar que la acción objeto de subvención ha sido efectivamente llevada a
cabo en los términos en los que se aprobó.
El importe de gasto subvencionable analizado para las transacciones seleccionadas será
como mínimo del 5% del gasto elegible total certificado al término del DOCUP País
Vasco Objetivo 2 2000-2006, y la selección de la muestra tendrá en cuenta los
requisitos establecidos en el apartado 3 del artículo 10 del Reglamento (CE) nº
438/2001.
23

9. COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES
El Reglamento (CE) nº 1681/94, relativo a las irregularidades y a la recuperación de las
sumas indebidamente abonadas en el marco de la financiación de las políticas
estructurales, así como a la organización de un sistema de información en esta materia,
establece la obligación de comunicar las irregularidades a la Oficina Europea de Lucha
contra el Fraude (OLAF), perteneciente a la Comisión.
Con objeto de poder cumplir adecuadamente con lo indicado en este Reglamento, la
Oficina de Control Económico del Gobierno Vasco ha elaborado un documento
denominado “Manual para los gestores de fondos estructurales en el ámbito de la
Comunidad Autónoma del País Vasco sobre la comunicación de irregularidades”,
versión 1 de noviembre/2004.
Dicho documento se encuentra como Anexo a este Manual, y en él se indica que dentro
del proceso de comunicación de irregularidades debe cumplimentarse el modelo de
“Ficha” que establece la Comisión y que se puede encontrar también como Anexo a este
Manual.
Así mismo, en el Manual sobre comunicación de irregularidades elaborado por la
Oficina de Control Económico se hace referencia a una “Guía” elaborada por la
Comisión, documento que fue entregado en mano en la reunión llevada a cabo el 5-11-
2004 con los gestores de este Programa Operativo.
24

10. DIRECCIONES DE INTERES
UNIDAD ADMINISTRADORA DE FONDO SOCIAL EUROPEO
www.mtas.es/UAFSE
• Normativa europea Fondos Estructurales: Reglamentos, Decisiones,
Comunicaciones:
www.mtas.es/UAFSE
Documentos
Normativa
• Guía de gestión de la UAFSE
www.mtas/uafse/es/guiagestion.htm
www.mtas.es
UAFSE
Gestión financiera y eficacia de la intervención
Sistema de seguimiento
Guía de gestión y control de las intervenciones de los Objetivos 1, 2 y 3
• Manual de orientaciones para las actividades de comunicación de las acciones
cofinanciadas por el FSE
www.mtas.es
UAFSE
Gestión financiera y eficacia de la intervención
Información y publicidad
MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE
• Módulo de medio ambiente
www.mma.es/polit_amb/fondos/redauto/integracion_areas_msmamb.htm
www.mma.es
politica ambiental
red de autoridades medioambientales
Información de interés
- Módulo de sensibilización ambiental
- Módulos ambientales sectoriales
- Manuales de buenas prácticas ambientales en las familias profesionales
EMAKUNDE
• Evaluación con perspectiva de género
www.emakunde.es
Evaluación de las políticas activas de empleo
25

www.emakunde.es/actualidad/empleo/indice_.htm
INSTITUTO DE LA MUJER
www.mtas.es/mujer
Igualdad en los fondos estructurales
Buenas prácticas
Documentos técnicos
LANBIDE
www.lanbide.net
Otros servicios: Europa
Documentos UE
26

ANEXOS
27

ANEXO 1
PROGAMA OPERATIVO
BENEFICIARIO FINAL/ORGANO INTERMEDIO
AÑO
RELACIÓN DE OPERACIONES CERTIFICADAS
Nº EJE MEDIDA
TASA
COFI
FSE(%)
ACTUACIÓN
NUMERO DE
EXPEDIENTE
IDENTIFICACIÓN DE
LA OPERACIÓN
IDENTIFICACIÓN DESTINATARIO
ÚLTIMO
NOMBRE O
RAZÓN SOCIAL
DOMICILIO
CIF o
NIF
PROVINCIA
DE
EJECUCIÓN
LOCALIZACIÓN DE
LA
DOCUMENTACIÓN
FINANCIERA
COSTE TOTAL
CERTIFICADO
AYUDA
FSE

MANUAL PARA LOS GESTORES DE FONDOS ESTRUCTURALES EN EL
ÁMBITO DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DEL PAÍS VASCO SOBRE LA
COMUNICACIÓN DE IRREGULARIDADES
OFICINA DE CONTROL ECONÓMICO
GOBIERNO VASCO
Versión 1
Noviembre/2004

INDICE
1. Legislación relativa a la comunicación de irregularidades. ………………………44
1.1. Legislación básica relativa a la comunicación de irregularidades en Fondos
Estructurales
1.2. Legislación básica relativa a la comunicación de irregularidades en el Fondo
de Cohesión
1.3. Otra legislación
2. Definición de “irregularidad” y diferencia respecto a “fraude”. …………………41
3. Importe mínimo de deuda a comunicar. ………………………………………….41
4. Casos en los que deben comunicarse irregularidades en aplicación del Reglamento
1681/94. ……………………………………………………………………………...41
4.1. Comunicación de irregularidades objeto de un primer acto de comprobación
(artículo 3 Reglamento 1681/94)
4.2. Comunicación del seguimiento de las irregularidades previamente
notificadas (artículo 5.1 Reglamento 1681/94)
4.3. Comunicación en caso de estimación de irrecuperabilidad de una deuda
(artículo 5.2 Reglamento 1681/94)
4.4. Aclaraciones sobre tipos de irregularidades a comunicar
5. Procedimiento de notificación de irregularidades en la C.A.P.V. en aplicación del
Reglamento 1681/94. ………………………………………………………………….43
6. Irregularidades en el ámbito de FEOGA. ………………………………………..…44
2

Legislación relativa a la comunicación de irregularidades
Legislación básica relativa a la comunicación de irregularidades en Fondos
Estructurales
La comunicación de irregularidades de Fondos Estructurales está regulada,
fundamentalmente, por el Reglamento (CE) nº 1681/94.
Legislación básica relativa a la comunicación de irregularidades en el Fondo de
Cohesión
La comunicación de irregularidades relativas al Fondo de Cohesión está regulada
en el Reglamento (CE) nº 1831/94. Ese Reglamento es prácticamente una copia
del 1681/94, por lo que los comentarios relativos al 1681/94 (fondos estructurales)
valen para el 1831/94 (Fondo de Cohesión).
Otra legislación
El Reglamento (CE, Euratom) nº 2988/95 del Consejo define qué se entiende por
irregularidad.
La Intervención General de la Administración del Estado (IGAE) envía el 15-11-
2000 una “Guía elaborada por la Comisión Europea para cumplimentar la ficha de
comunicación trimestral de irregularidades de acuerdo con los Reglamentos (CE)
1681/94 y 1831/94”. En este documento se incluye el modelo de ficha de
comunicación de irregularidades que debe cumplimentarse, y se indica qué
información debe señalarse en los distintos apartados de la ficha.
A través del Documento de trabajo del 19º COCOLAF, emitido por la Oficina
Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) el 11-4-2002, denominado
“Obligación de comunicar las irregularidades: aspectos prácticos (2º rev.)”, la
OLAF da una serie de aclaraciones sobre este asunto.
Mediante carta de la DG Regio y OLAF nº D (2003) 831336 el 24-9-2003, la
Comisión (DG Regio y OLAF) remite, vía IGAE, un Informe, de 30-6-2003, de
“auditoria sobre los sistemas y procedimientos de notificación y seguimiento de
las irregularidades en el marco de los Reglamentos (CE) nº 1681/94 y 1831/94.
Visita efectuada entre los días 2 a 5 de diciembre de 2002”.
3

Definición de “irregularidad” y diferencia respecto a “fraude”
Según el artículo 1.2 del Reglamento (CE, Euratom) nº 2988/95, “constituirá
irregularidad toda infracción de una disposición del derecho comunitario
correspondiente a una acción u omisión de un agente económico que tenga o tendría
por efecto perjudicar al presupuesto general de las Comunidades o a los presupuestos
administrados por éstas, bien sea mediante la disminución o la supresión de ingresos
procedentes de recursos propios percibidos directamente por cuenta de las
Comunidades, bien mediante un gasto indebido”.
La diferencia entre “fraude” e “irregularidad” es que en el fraude hay intención de
cometer un acto delictivo (por ejemplo, falsificar la fecha de una factura para que sea
elegible), y en la irregularidad no.
Importe mínimo de deuda a comunicar
Según el artículo 12 del Reglamento 1681/94, sólo deben comunicarse a la Comisión las
irregularidades detectadas superiores a 4.000 ecus/euros (665.544 pta.) de presupuesto
comunitario (o sea, de ayuda de la U.E.).
Para importes inferiores, la comunicación a la Comisión sólo se hará sólo en el caso de
que la misma lo solicite expresamente.
Casos en los que deben comunicarse irregularidades en aplicación del Reglamento
1681/94
Comunicación de irregularidades objeto de un primer acto de comprobación
(artículo 3 Reglamento 1681/94)
De acuerdo al artículo 3 del Reglamento 1681/94, dentro de los 2 meses siguientes al
final de cada trimestre deben comunicarse a la Comisión las “irregularidades que hayan
sido objeto de un primer acto de comprobación administrativa o judicial”.
De acuerdo a lo indicado en el documento de trabajo del 19º COCOLAF denominado
“Obligación de comunicar las irregularidades: aspectos prácticos (2º rev.)”, emitido
por la OLAF el 11-4-2002, debe entenderse que “el primer acto de comprobación es la
primera manifestación, incluso de carácter interno, de la administración o de
instancias judiciales nacionales, por la que se constata, basándose en hechos
concretos, la existencia de una irregularidad. Ello no impide a las autoridades
administrativas o judiciales retirar o corregir posteriormente esa primera
comprobación en función del desarrollo del procedimiento administrativo o judicial”.
Para los casos de irregularidades detectadas como consecuencia de controles realizados
por órganos de control distintos de los gestores (por ejemplo, por la Oficina de Control
Económico del Gobierno Vasco), de acuerdo al escrito de OLAF D/10768, de 6-9-2004,
debe considerarse como el “primer acto de comprobación administrativa o judicial” el
propio informe de control emitido, y no el momento en el que se inicie el proceso de
reintegro.
4

En el artículo 3 del Reglamento 1681/94 se indican los datos que deben facilitarse en
esa 1ª comunicación de irregularidades, datos que se recogen en el modelo de ficha
establecido por la OLAF.
Comunicación del seguimiento de las irregularidades previamente notificadas
(artículo 5.1 Reglamento 1681/94)
De acuerdo al artículo 5.1 del Reglamento 1681/94, “dentro de los 2 meses siguientes al
término de cada trimestre, los Estados miembros informarán a la Comisión, haciendo
referencia a cualquier comunicación anterior efectuada en virtud del artículo 3, de los
procedimientos incoados como consecuencia de las irregularidades comunicadas así
como de los cambios significativos que se hayan producido en dichos procedimientos, y
en particular, acerca de los siguientes extremos:
• importe de las recuperaciones efectuadas o previstas,
• medidas cautelares adoptadas por los Estados miembros para salvaguardar la
recuperación de las cantidades indebidamente abonadas,
• procedimientos administrativos y judiciales que se hayan incoado con vistas a la
recuperación de las cantidades indebidamente abonadas y a la aplicación de las
sanciones,
• razones del eventual abandono de los procedimientos de recuperación; en la
medida de lo posible, se informará a la Comisión antes de tomar esta decisión,
• eventual abandono de las acciones penales.
Los Estados miembros comunicarán a la Comisión las decisiones administrativas, o
judiciales o los elementos fundamentales de las mismas relativas a la conclusión de
dichos procedimientos.”
Comunicación en caso de estimación de irrecuperabilidad de una deuda (artículo
5.2 Reglamento 1681/94)
De acuerdo al artículo 5.2 del Reglamento 1681/94, “Cuando un Estado miembro
considere que la recuperación de un importe no es posible o previsible, indicará a la
Comisión, mediante comunicación especial, el importe no recuperado y las razones por
las que, a su juicio, dicho importe quede a cargo de la Comunidad o del Estado
miembro. Dichas informaciones deberán ser suficientemente detalladas, con objeto de
que la Comisión pueda adoptar, a la mayor brevedad posible y tras concertación con
las autoridades del Estado miembro de que se trate, una decisión sobre la
imputabilidad de las consecuencias financieras a efectos del tercer guión del apartado
1 del artículo 23 del Reglamento (CEE) nº 4253/88.”
En este caso, de acuerdo al artículo 5.3 del Reglamento 1681/94 “la Comisión podrá
pedir expresamente al Estado miembro que prosiga el procedimiento de
recuperación.”.
Aclaraciones sobre tipos de irregularidades a comunicar
5

Irregularidades corregidas / no corregidas
Deben comunicarse a la Comisión todas las irregularidades, incluso las que se corrijan
automáticamente y se excluyan de un Programa Operativo o Docup a través de
“descertificaciones” o “rectificaciones” del gasto declarado.
Una irregularidad que se descertifica en el mismo momento en el que se pone de
manifiesto conlleva una comunicación, al mismo tiempo, en aplicación de los artículos
3 y 5.1 del Reglamento 1681/1994.
Irregularidades por incumplimiento de normas europeas / nacionales
Según indica el apartado 1.2 del Documento “Obligación de comunicar las
irregularidades: aspectos prácticos (2º rev.)” de la OLAF, de 11-4-2002, deben
comunicarse las irregularidades que vulneran directamente el derecho comunitario, pero
también las que vulneran las disposiciones nacionales.
Excepciones a la obligación de comunicar
No existe obligación de comunicar en los siguientes casos:
• Cuando el gestor o beneficiario final comunica a la autoridad administrativa
correspondiente que ha cometido un error involuntario (baile de cifras,…..).
• Cuando la autoridad (por ejemplo, un órgano de gestión) constate un error de
subvencionalidad del proyecto y proceda a retirar el importe antes de haber efectuado
el pago (ver apartado 5 del “Documento de trabajo de la OLAF sobre “Obligación de
comunicar las irregularidades: casos prácticos - 19ª COCOLAF, 11/4/2002”). Si lo
detectase una vez efectuado el pago, sí habría que comunicarlo.
• Cuando exista Fuerza Mayor (ver apartado 5 del “Documento de trabajo de la OLAF
sobre “Obligación de comunicar las irregularidades: casos prácticos - 19ª
COCOLAF, 11/4/2002”).
Procedimiento de notificación de irregularidades en la C.A.P.V. en aplicación del
Reglamento 1681/94
Los órganos de la C.A.P.V. que gestionan las ayudas financiadas por Fondos
Estructurales son los responsables de iniciar el trámite de notificación de irregularidades
previsto en los artículos 3 y 5 del Reglamento 1681/94, tanto para los casos de
irregularidades detectadas a través de controles realizados por el propio órgano gestor
como de controles realizados por otros órganos externos (Oficina de Control Económico
del Gobierno Vasco, Tribunal Vasco de Cuentas Públicas, Tribunal de Cuentas Estatal,
Comisión Europea, Tribunal de Cuentas Europeo, etc.).
Para ello, deberán enviar al Organismo Intermedio que corresponda (por ejemplo, en el
caso de las ayudas cofinanciadas por el FSE, a la Dirección de Empleo y Formación del
Gobierno Vasco) la siguiente documentación tan pronto como conozcan la existencia de
la irregularidad (artículo 3 del Reglamento 1681/94) o se produzca una modificación en
el proceso de recuperación (artículo 5 del Reglamento 1681/94):
6

• “Ficha de comunicación de irregularidades” debidamente cumplimentada, tanto en
soporte papel como en soporte informático (Word); en este último caso, el
documento en Word deberá enviarse por correo electrónico a la dirección que facilite
el Organismo Intermedio.
Para cumplimentar adecuadamente una “Ficha”, deben tenerse en cuenta las
directrices establecidas en la “Guía elaborada por la Comisión Europea”, remitida
por IGAE el 15/11/2000, y tener en cuentas las siguientes cuestiones:
• No deben cumplimentarse los datos de “Caso nº” y “Fecha de envío”, datos que
serán cumplimentados por la IGAE.
• Dentro del apartado 27-“Observaciones” de la “Ficha” debe incluirse, cuando
sea de aplicación, el número o código del expediente a efectos del órgano gestor,
precedido del siguiente texto:
“Nº expediente asignado por el órgano gestor:”
Las dudas que surjan sobre la cumplimentación de los datos de la “Ficha” podrán
consultarse al Organismo Intermedio o a la Oficina de Control Económico.
• En el caso de que la irregularidad se produzca como consecuencia de un expediente
de reintegro o de devolución, ya sea total o parcial, de una ayuda, deberá remitirse,
junto con la “Ficha”, copia del documento que justifique la devolución de dicho
importe (resolución mediante la que se solicita el reintegro, etc.).
• En caso de que el órgano gestor considere que no es posible o previsible la
recuperación de la deuda, deberá remitirse, junto con la “Ficha”, copia de la
“comunicación especial” que en aplicación del artículo 5.2 del Reglamento 1681/94
debe enviarse a la Comisión, así como copia de toda la documentación generada por
las actuaciones tendentes a la recuperación de las sumas indebidamente percibidas.
Tan pronto como un Organismo Intermedio reciba de algún organismo gestor la
comunicación de una irregularidad o de una modificación en el proceso de recuperación
de una irregularidad, procederá a trasladar todos los documentos recibidos a la Oficina
de Control Económico del Gobierno Vasco. Esa comunicación deberá ser en soporte
papel, y en soporte informático, a la dirección que facilite la Oficina de Control
Económico, para todos los documentos así remitidos por los órganos gestores,
especialmente para la “Ficha de comunicación de irregularidades”.
Posteriormente, la Oficina de Control Económico transmitirá a la IGAE toda la
documentación recibida, para su posterior remisión a la OLAF.
La comunicación de irregularidades en aplicación del Reglamento 1681/94 y 1831/94
por parte de la Oficina de Control Económico a la IGAE debe ser antes del día 15 del
mes en que deba realizarse la comunicación a la OLAF, o sea, antes del 15 de mayo, 15
de agosto, 15 e noviembre y 15 de febrero, respectivamente, para las irregularidades
detectadas en el 1º, 2º, 3º y 4º trimestre de cada año.
En los casos en que la Oficina de Control Económico del Gobierno Vasco conozca la
existencia de una irregularidad o de una modificación en el procedimiento de
recuperación de una irregularidad, detectada por cualquier organismo, cuyo proceso de
7

comunicación hacia la Comisión no se haya iniciado, podrá bien requerir al órgano de
gestión correspondiente el inicio de dicho proceso, bien iniciar de oficio el trámite de
notificación, en cuyo último caso podrá solicitar al citado órgano de gestión los datos
necesarios para efectuar dicha comunicación.
Irregularidades en el ámbito de FEOGA
Las irregularidades correspondientes a medidas financiadas por las 2 secciones del
FEOGA (Feoga-Orientación y Feoga-Garantía) deben comunicarse de acuerdo a lo
dispuesto en el Reglamento 595/91 (aplicable a Feoga-Garantía) (párrafo 2º del artículo
1 del Reglamento 1681/94).
8