Caja Chica - Instituto de la Ciudad

INSTITUTO
DE LA
CIUDAD
I
~ Los Fondos de Caja Chica son aquellos constituidos por un importe fijo de dinero en efectivo,
cuyo uso esta destinado exclusivamente para realizar gastos menores y urgentes, los cuales no
pueden ser atendidos, en razon de su naturaleza, a traves de procesos de contratacion de bienes
o servicios segun los procedimientos legales de la OCQ 0 ser cancelados empleando el
procedimiento de emision de cheques.
~ Los gastos con cargo a los Fondos de Caja Chica son parte de aquellos considerados dentro de los
presupuestos generales aprobados para el correspondieme ejercicio por el Directorio de la OCQ
~ La creacion de un Fondo de Caja Chic a, as! como su incremento, sera autorizada por el Director
Ejecutivo de la OCQ, previo visto bueno del Coordinador Administrativo - Financiero consignado
en la correspondiente solicitud. El Coordinador Administrativo - Financiero sera responsable de
constatar la existencia de los recursos en el presupuesto institucional haciendo las aplicaciones
presupuestarias necesarias y revisando la integridady'de la solicitud. EI Director Ejecutivo sera
responsable unicamente de determinar, a su solo juicio·, la necesidad de crear el Fondo solicitado.
~ La creacion de un Fondo de Caja Chica podra ser solicitada por cualquiera de los funcionarios de la
COCQ, cualquiera sea la modalidad de contratacion, siempre que a su cargo tenga un proyecto, area
funcional 0 proceso.
~ Ningun Fondo de Caja Chica podra ser superior a TRESOENTOS DOLARES DE LOS
ESTADOS UNIDOS DE AMERICA (US$. 300,00), sin perjuicio de su reposicion en los
terminos de este instructivo.
~ Sin perjuicio de la reposicion de los Fondos de Caja Chica, el monto total de los gastos aplicados a
dichos fondos en un ejercicio fiscal, no podra ser superior al DIEZ por ciento (10%) del monto del
presupuesto total de la Corporacion en el mismo ejercicio.
LfMITES CUANTITATIVOS Y CUALITATIVOS APLICABLES A LOS GASTOS CON CARGO A LOS
FONDOS DE CAJA CHICA
~ Los recursos asignados a los Fondos de Caja Chic a podran ser empleados unicamente para gastos
menores y urgentes.
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e:!f: Segovia

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~ Se consideran gasto menores aquellos cuya cuantfa total no supera los US$. 90,00 (NOVENTA
CON 00/ 100 DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMERICA)
• Suministros de oficina que no cons ten en el inventario
• Artfculos de limpieza que no cons ten en el inventario
• Botiqufn
• Transporte y movilizacion
• Servicios de valija y correo
• Artfculos de cafeterfa
• Revistas y periodicos.
• Tramites Legales, como gastos notariales de menor cuantfa.
• Pagos de visas
• Parqueadero ocasional en lugares donde se realicen reuniones 0 eventos a los que tengan que asistir
los funcionarios de la COCQ
• Revision Preventiva Vehfculos y Equipos
• Combustible ( Moto) y lubricantes
• Copias, Plotter e Impresiones
• Gastos de emergencia en eventos 0 en situaciones de fuerza mayor.
• Refrigerios para reuniones conmemoratorias 0 protocqlarias
• Otros constantes en la autorizacion de apertura del correspondiente Fondo de Caja Chica.
~ Cuando el administrador de un Fondo de Caja Chica advierta que con cargo al Fondo del que es
respons able se aplican gastos recurrentes en determinado rubro, informara al Coordinador
Administrativo - Financiero con el objeto que se inicie los procedimientos necesarios para la
contratacion de suficientes existencias 0 de servicios de manera continua, si la naturaleza de los
bienes y servicios posibilitan esta accion.
~ Para la administracion de cada Fondo de Caja Chica se designara un administrador a propuesta de
quien solicite su apertura.
~ EI administrador del Fondo de Caja Chica sera un funcionario de la OCQ contratado en relacion de
dependencia.
~ Los recursos asignados al Fondo de Caja Chica seran entregados al administrador en calidad de
"fonda a rendir cuentas", de tal manera que el administrador mantendra una obligacion a favor de la
OCQ hasta la fecha en que el correspondiente Fondo sea liquidado 0 repuesto en los terminos
. ..
prevlstos en este mstructlvo.
~ EI administrador de un Fondo de Caja Chica es el funcionario respons able de su correcto uso. Su
responsabilidad, en relacion a los gastos efectuados can cargo al Fonda, se extiende hasta el
momento de su liquidacion 0 reposicion.
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~segovia

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~ La aceptacion de la designacion como administrador de un Fondo de Caja Chica presupone la
autorizacion de este administrador para que sean descontados de sus haberes los valores que no
fueren liquidados de conformidad con este instructivo.
~ Los recursos que fueren entregados al administrador de un Fondo de Caja Chica seran mantenidos
bajo su custodia. Es responsabilidad del administrador de un Fondo de Caja Chica todo tipo de
eventualidad que suponga la perdida 0 deterioro de los recursos entregados y los documentos de
soporte de gastos.
~ Los gastos con cargo al Fondo de Caja Chica seran autorizados por el Director Ejecutivo, 0, en su
defecto, por el Coordinador Administrativo- Financiero, con el respectivo memorandum.
~ Cualquiera de los funcionarios de la OCQ podra solicitar un desembolso con cargo al Fondo de
Caja Chica correspondiente al proyecto, area funcional 0 proceso seg(Jn la naturaleza del gasto.
~ EI Administrador del Fondo verificara que el gasto que se espera realizar con cargo al Fondo de Caja
Chica sea conforme a los rubros autorizados segun conste en la solicitud y autorizacion de apertura
del correspondiente Fondo.
~ De existir los recursos suficientes en el Fondo y siempre que el gasto que se espera realizar
corresponda al objeto del Fondo, el administrador efectuara el desembolso cuya recepcion quedara
acreditada con la suscripcion del correspondiente vale de caja, por parte del receptor del desembolso.
~ De no existir 10s recursos necesarios, el administrador del Fondo iniciara inmediatamente el tramite
de reposicion del Fondo, con el objeto de atender la solicitud.
~ En ningun caso, el administrador del Fondo efectuara un desembolso que suponga el cumplimiento
de la obligacion de retencion. De conformidad con la legislacion vigente no p,rocede la retencion
cuando se trate de adquisiciones menores a US$. 50,00 (ONCUENTA DOLARES DE LOS
ESTADOS UNIDOS DE AMERICA), salvo que se trate de un proveedor permanente. Se entiende
por proveedor permanente al sujeto a quien se adquiera bienes 0 servicios por dos 0 ocasiones en un
mismo mes. En este caso, la adquisicion debera hacerse mediante un contrato de provision continua
del bien 0 servicio y no con cargo al fondo de caja chica.
~ E1 receptor del desemb01so obtiene 10s recursos solicitados como "fondo a rendir cuentas" por 10
que mantendra una obligacion a favor de la OCQ hasta la fecha en que liquide 10s valores recibidos
de conforrnidad con el presente instructivo.
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Sofia Segovia

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~ EI funcionario receptor de un desembolso con cargo a los Fondo de Caja Chica, por el hecho de
recibir los recursos autoriza a la aCQ a descontar de sus haberes el valor que no haya liquidado de
conformidad con este instructivo.
~ Efectuado el desembolso, el receptor debera realizar la adquisicion del bien y/o servicio y recibirlo a
satisfaccion. Se entiende que el bien 0 servicio se ha recibido a satisfaccion de manera general, salvo
en el caso de que el adquirente reporte desviaciones al autorizador del gasto.
~ EI gasto debera estar soportado con cualquiera de los instrumentos previstos en el Reglamento de
Comprobantes de Venta vigente que permitan sustentar costos y gastos; y, en particular, siguiendo
las siguientes reglas:
~ Las facturas y las notas de venta que reflejen el gasto deberan estar emitidas a nombre de la
Corporacion Instituto de la Ciudad con la determinacion del Registro Unico de Contribuyentes.
~ Cuando no sea posible obtener una factura 0 una nota de venta con los datos de identificacion de la
aCQ, el adquirente debera solicitar en el area contable la emision de una liquidacion de compras
correspondiente.
~ EI receptor del desembolso debera presentar al admiI;listrador del Fondo de Caja Chica los soporte
correspondientes dentro de las veinte y cuatro horas de realizado el gasto.
~ EI Administrador debera revisar la correccion de los soportes entregados y procedera con la
liquidacion del desembolso, dejando constancia de las diferencias no soportadas de acuerdo a este
Instructivo.
~ Los funcionarios de la cacQ que hubieren efectuado gastos de adquisicion de bienes 0 servicios
imputables a proyectos de la aCQ sin haber solicitado previamente un desembolso de caja chica,
podran obtener su reposicion con cargo a los Fondos de Caja Chica practicando el siguiente
procedimiento.
~ EI funcionario que hubiere efectuado el gasto debera obtener la autorizacion de reposicion por parte
del ordenador de gasto definido segun este Instructivo, adjuntar los soportes del gasto que reunan
los requisitos previstos en el numeral precedente.
~ En 10 demas el administrador del Fondo seguira el mismo procedimiento previsto para la liquidacion
de desembolsos con cargo a Fondos de Caja Chica.
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~a Segovia

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~ £s obligacion del administrador del Fondo de Caja Chica solicitar su reposicion a la Direccion
Financiera, cuando el Fondo se haya gastado en por 10 menos un 70% de la cantidad establecida.
~ Para tal efecto, el administrador del Fondo de Caja Chica debera reportar los gastos efectuados con
la documentacion de soporte
~ £1 Coordinador Administrativo - Financiero autorizara la reposicion del Fondo hasta el monto que
sea necesario para completar el valor autorizado, instruyendo la retencion de !os haberes del
administrador por el monto de valares gastados sin soporte adecuado.
~ La Unidad de Contabilidad antes de la elaboracion del cheque de reposicion verificara la autenticidad
de los documentos, concepto, identificacion del gasto yvalor del gasto.
~ La Unidad de Contabilidad luego de su revision pondra el visto bueno para la reposicion, si existiera
discrepancias se devolvera esta reposicion 0 se declarara de cargo del Administrador del Fondo.
~ La Unidad de Contabilidad realizara periodicamente yen forma sorpresiva arqueo at Fondo de Caja
Chica.( mfnimo dos veces par mes )
~ La Unidad de Contabilidad verificara que los gastos con cargo al Fondo de Caja Chica hayan sido
autorizados debidamente por el ordenador de gasto previsto en este Instructivo.
~ A tal efecto, instruira al administrador del Fondo la liquidacion de la misma manera en que
procederfa la reposicion.
~ Efectuada la liquidacion del Fondo de Caja Chica, el Coordinador Administrativo - Financiero
dispondni su cierre.
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Sclia Segovia