Secretaria ejecutiva. Funciones - MailxMail

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mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes Presentación del curso Quieres ser una secretaria ejecutiva de éxitoÉ. Aprende con nuestro curso, acerca de las principales funciones que una secretaria debe cumplir dentro de una empresa. Te enseñaremos desde la misión, el perfil y la vestimenta profesional que toda secretaria deber tener en cuenta. Aprenderás también acerca de la importancia de las relaciones grupales; el trabajo en grupo, el lenguaje como soporte de la comunicación y el arte de escuchar. 2
mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes 1. Secretaria. ¿Qué debe hacer? Secretaria Ejecutiva Es la que se encarga de forma general de las labores administrativas, de organización y difusión del congreso. Entre sus principales cometidos se encuentra: * Todo el proceso que tiene que ver con las inscripciones (altas, bajas, modificaciones, etc.). * Coordinación y entrega del material referente al congreso: carpetas, identificaciones, documentación, etc. * Coordinación, apoyo y colaboración con el Comité Organizador. * Expedición de certificados, facturas, bonos y cualquier otro documento para los congresistas. * Información, en general, sobre el congreso, sobre otras Secretarías o Comités, etc. ¿Qué debe hacer toda Secretaria? - Vigilar la elaboración y expedición de las convocatorias. - Verificar el contenido de las órdenes del día y los listados de los asuntos que se tratarán incluyendo los soportes documentales necesarios. - Remitir a cada integrante del comité la carpeta correspondiente en tiempo y forma. - Deberá vigilar que los acuerdos del comité se asienten correctamente. - Levantar el acta de cada una de las sesiones. - Vigilar que el archivo de documentos este completo y actualizado, y conservarlo en custodia. - Circular para su firma los acuerdos emitidos por los miembros del Comité durante las sesiones. Ejemplo: La Nueva Secretaria Hace algunos años, cuando me hice cargo de una nueva posición gerencial, lo primero que hice fue cambiarle a doña Amalia el título de Secretaria, que mantuvo por muchos años, al de "Asistente Administrativa". Doña Amalia ya tenía una exitosa carrera en la organización. De verdad era ella quien hacía la mayoría de las funciones administrativas de la empresa y el título no correspondía al trabajo que estaba realizando. Era mucho más que una "secretaria". Ella tenía una bien cimentada experiencia, siendo el nexo entre nuestra oficina principal en el Estado, Proveedores y Clientes locales. Como yo nunca me acostumbré a dictar cartas, casi siempre hice mis propias llamadas telefónicas y el café lo servía la encargada del aseo, o lo hacía yo mismo, siempre entendí que todos los que estaban a mí alrededor eran "asistentes". En la actualidad no hay duda que el trabajo secretarial ha tenido un vuelco enorme. Con las redes locales de computadoras y las redes de área amplia al alcance de cualquier oficina u hogar, todo ejecutivo tiene que redactar y escribir sus propios memorandos, cartas, presentaciones y envía sus ofertas. El no hacerlo es una pérdida de tiempo, a la vez que provocan ruidos en la comunicación, que pueden costar mucho dinero. La correspondencia escrita en papel ha dado paso 3
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