2_2do INFORME control interno__Fact-Cart-Ing__CHEC[1]

3.1.1.2 FACTURACIÓN DEL SERVICIO:RECOMENDACIÓN:Actualizar la base de datos donde se identifique claramente los cambios jurídicos delos contratistas, de forma tal que exista total concordancia entre el nombre delcontratista con quien se suscribe el contrato, y el nombre sobre el cual se emite lafactura.Tener ésta información debidamente actualizada, facilitará el manejo de la informacióncontable no solo para efectos del reporte de medios magnéticos, sino también en elproceso de consultas y obtención de información relacionada con éste cliente.Por cambios de tipo jurídico en TV Cable del Pacífico, su razón social cambió a “TelmexHogar S.A.” con quien se tiene actualmente suscrito el contrato de uso de infraestructura.No obstante, la facturación se emite a nombre de TV Cable del Pacífico.3.1.1.3 FORMALIZACIÓN DEL COBRO DE ENERGÍA POR SEMAFORIZACIÓN YACTUALIZACIÓN DEL AFORO CON EL MUNICIPIO DE DOSQUEBRADAS:RECOMENDACIÓN:Es importante que CHEC (Jurídica) gestione con los Municipios donde se presta éstetipo de servicios, la formalización del acuerdo verbal mediante documento escritodebidamente firmado por las partes, donde se detallen claramente las condiciones yparámetros a tener en cuenta en la liquidación del costo por consumo de energía.Esto con el fin de ejercer un mayor control sobre éste tipo de servicios, máxime sitenemos en cuenta que su consumo depende de variables como es el número desemáforos, independiente de si el valor facturado es representativo o no.No se evidenció convenio u otro tipo de documento que precise las condiciones (Tarifa,consumo, periodicidad de los aforos, etc.) sobre las cuales se liquida actualmente la energíapor semaforización al Municipio de Dosquebradas. La liquidación actual se viene realizandocon base en el aforo abalado y concertado por las partes en la reliquidación del costo deenergía de semaforización no facturado por CHEC de julio/07 a abril/08.6

3.1.1.4 ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIOS DE APOYOS Y/O POSTES:RECOMENDACIÓN:Ratificar el número de apoyos y/o postes sobre los cuales se está liquidandoactualmente la factura por concepto de alquiler y con la periodicidad establecida en elcontrato, dejando evidencia mediante documento escrito debidamente firmado por laspartes.Acoger lo anteriormente indicado, permitirá tener los documentos necesarios en casode una eventual reclamación por las partes, y a la vez garantizar que el cobro poréstos conceptos se este realizando en forma oportuna y sobre bases acordes a larealidad, independiente que CHEC en un momento determinado, reajuste los valorescon retroactividad.Durante la revisión efectuada en el mes de junio/09, sobre cinco Contratos por concepto deAlquiler de Apoyos y/o Postes, se observó que para los contratos suscritos con TelmexHogar S.A., Cable Unión de Occidente y Sociedad Alfa TV y Dorada & CIA, no se evidenciainventario de actualización de postes para efectos de liquidar la facturación actual (2009) deacuerdo a las condiciones establecidas en el Contrato, tal como se muestra a continuación:EmpresaSociedad Alfa T y Dorada Y CíaContrato: 010.06Vigencia del Contrato: (Doce meses) a partir de mayo 25de 2006.Ultimo InventarioMunicipio Fecha UsosDorada 17-10-2007 3.468Sin embargo, según ARTICULO CUARTO: PARAGRAFO 1 del contrato se indica: “El inventario detorres, ángulos y/o postería, que Cable Unión declare al inicio y trimestralmente como usados, seráverificado en el sitio de acuerdo a planos suministrados por éste…….Además, la actualización dedicho inventario se realizará cada seis meses…” (Cursiva y subrayado agregada).Ultimo InventarioEmpresaMunicipio Fecha UsosCable Unión de Occidente Anserma 05-12-2007 480Contrato: 007.07 Chinchiná 01-08-2007 1.630Dosquebradas 15-01-2007 6.373La Dorada 17-10-2007 922Manizales 11-12-2007 11.586Vigencia del Contrato: (Doce meses) a partir de enero2/2007. No obstante dicho plazo se entenderá prorrogadoautomáticamente en una vigencia igual, siempre y cuandose haga un nuevo inventario de Postería y/o apoyos.Santa Rosa 26-04-2007 2.4667

Sin embargo, según “ARTICULO CUARTO: PARAGRAFO 1 del contrato se indica: “El inventario detorres, ángulos y/o postería, que Cable Unión declare al inicio y trimestralmente como usados, seráverificado en el sitio de acuerdo a planos suministrados por éste…….Además, la actualización dedicho inventario se realizará cada seis meses…” (Cursiva y subrayado agregada).3.1.1.5 CONCILIACIÓN CARTERA POR PPC:RECOMENDACIÓN:Teniendo en cuenta el resultado presentado en el cuadro anterior, es necesario queContabilidad en acuerdo con el área Comercial, establezcan un mecanismo deconciliación al corte de cada mes por concepto de Venta de Electrodomésticos (PPC),que permita no solo revalidar la información reflejada en los Estados Financieros,sino también detectar situaciones que bien pueden ser corregidas en el períodocorrespondiente, los cuales evitarían incertidumbres sobre los saldos al cierre de cadames.Durante nuestra revisión al Proceso del Plan de Pago por Cuotas al 31 de mayo de 2009,observamos que no se tiene como política el sistema de conciliación mensual entre lossaldos mostrados en el Sistema Comercial y el saldo reflejado en Contabilidad. Puesúnicamente se cruzan los recaudos en forma mensual. Al cierre de mayo 31/09 esta carteraestaba representada en $3.498.915.683.Para efectos de establecer la correlación entre los saldos reflejados en las dos Áreas(Contabilidad y Comercial), ésta Revisoría efectuó un comparativo al 31 de mayo de 2009 loscuales arrojaron una diferencia de $187.290.813, tal como se detalla a continuación:CONCEPTOVALORSaldo en Contabilidad $ 3.498.915.683Saldo en Comercial $ 3.686.206.496DIFERENCIA $ 187.290.8133.1.1.6 ACUERDOS MUNICIPALES POR COBRO DEL IMPUESTO DE ALUMBRADOPÚBLICO:RECOMENDACIÓN:Si bien es cierto que los valores facturados no son propiamente de CHEC, y que noestá bajo su potestad fijar el valor cobrado por cada Municipio, se sugiere continuar8

con las gestiones realizadas actualmente por el área Jurídica, tendientes a formalizarlos valor actualmente facturado por Impuesto de Alumbrado con cada Municipio, loscuales podrán ser legalizados mediante un documento escrito (o convenio) que fije losvalores actuales y regularice los valores futuros; los cuales coadyuvarían a minimizarlas incertidumbres jurídicas, sociales y políticas.Solicitados los Acuerdos sobre los cuales se pacta con la CHEC facturar el Impuesto porAlumbrado Público de los Municipios con quien se tiene éste tipo de negociaciones, con el finde establecer la legalidad del valor actualmente facturado, se observa que en algunos casosse cuenta con los Acuerdos Municipales donde se deja evidencia de la facultad otorgada alAlcalde para pactar con la CHEC el cobro y recaudo de Impuesto por Alumbrado Público.Sin embargo, dicho documento no deja en forma expresa el valor facturado por CHEC ymucho menos el procedimiento que se aplicará para el incremento anual.Esta situación la corroboramos mediante la respuesta sobre la circularización emitida aquince Municipios, donde se nos hizo llegar el Acuerdo Municipal, sin que pudiéramosdeterminar el valor inicialmente pactado y mucho menos el actualmente facturado.Sin embargo es importante destacar, que actualmente el área Jurídica se encuentra enproceso de recopilar la documentación relacionado con los acuerdos Municipales, con el finde dar la legalidad pertinente a éstas negociaciones.3.1.1.7 CONSTITUCIÓN POLIZAS DE GARANTÍA:RECOMENDACIÓN:Exigir el cumplimiento de las obligaciones contraídas con la CHEC, y másprecisamente lo relacionado con la constitución de las pólizas de garantía(Cumplimiento y Responsabilidad Civil), las cuales son requisito fundamental para laejecución del contrato.Tener las pólizas de garantía exigidas en el contrato, evitara que la empresa incurra ensobrecostos financieros, en caso de presentarse daños o perjuicios a terceros porparte del contratista y que podrían afectar la empresa.Aunque en el cuerpo de los contratos suscritos con Telmex Hogar S.A. y Sociedad Alfa TVDorada y Cía Ltda., se exige la constitución de las pólizas de garantía de Cumplimiento yResponsabilidad Civil para llevar a cabo la ejecución del contrato, a la fecha de nuestrarevisión julio 2/09, las siguientes pólizas aún no se encontraban constituidas a favor de laCHEC, Ejemplo:9

3.1.1.10 FACTURACIÓN IVA EN VENTA DE VEHICULOS CATALOGADOS COMOOBSOLETOS:RECOMENDACIÓN:Cualquier Dependencia o Área de la empresa que ejecuten actuaciones que impliquenliquidación de impuestos, es necesario que se comunique con el área de impuestoscon el fin de obtener la debida asesoría que evite interpretaciones erróneas de lalegislación tributaria y que garantice una adecuada aplicación de éstas.Durante la revisión efectuada sobre la venta de chatarra, observamos que en el mes demarzo de 2009 se realizó la venta de dos vehículos catalogados como obsoletos (CamionetaChevrolet Luv mod./95 y Camioneta Doble Cabina Nissan mod./96) por la suma de$16.000.000, el cual incluye un IVA del 16% ($2.206.896). Sin embargo, ésta Revisoríaconsidera que éste caso debió tratarse como Venta de Activos Fijos y por ende no debiógravarse en atención al ART. 420 del ET Parágrafo que dice:“El impuesto no se aplicará a las ventas de activos fijos, salvo que se trate de lasexcepciones previstas para los automotores y demás activos fijos que se vendanhabitualmente y por cuenta de terceros y para los aerodinos.” (Cursivaagregada).Además de las razones que exponemos a continuación:- No se pierde la calidad de Activos Fijos, por el hecho de que los vehículos hayan sidodados de baja en el sistema de Activos Muebles en el mes de agosto de 2008.- Las Justificaciones dadas a la JD en la solicitud de autorización de la venta de losvehículos, radican en los altos costos por combustible y mantenimiento, además delpoco uso que se da en las áreas donde están asignados, y en ningún momento seespecifica que estos vehículos estén obsoletos o inservibles.Nota: Es importante mencionar que la JD en ningún momento especificó si el precio fijadode $16.000.000 era antes o después de IVA; por lo tanto, se asumió que el preciocorrespondía al total autorizado incluyendo IVA.12

3.1.1.11 POLIZAS DE GARANTÍA EXIGIDAS EN EL CONTRATO DE SUPERNOVAVALENCIA Y CIA S. EN C.:RECOMENDACIÓN:En el caso de las renovaciones de los contratos, es necesario que el área deContratación gestione oportunamente con el contratista la renovación de lasrespectivas pólizas, así mismo, la consecución de la constancia del pago (Recibo deCaja de la Compañía Aseguradora).Lo anterior, permitiría evitar asumir costos financieros contingentes en el evento depresentarse algún tipo de siniestro o reclamación por parte de terceros.Revisado el documento de Prórroga del Contrato 095.08 suscrito con Supernova Valencia yCía S en C, donde se amplía el plazo en 12 meses a partir de 13 de junio/09 en la suma de$1.295 millones y por concepto de Construcción y Reconstrucción de Redes de Distribución,se observó que a la fecha de nuestra revisión (julio 16 de 2009), no se evidenciaba en lacarpeta correspondiente la renovación de las Pólizas de Garantía, tal como lo exige laCláusula Octava del Contrato.Sin embargo, es importante mencionar que posteriormente se hizo llegar a esta Revisoríacopia del Cupón de Pago de Liberty Seguros S.A.. con fecha de julio 10/2009, lo cual denotaun retraso de 30 días respecto a la fecha de renovación del contrato (13 de junio/09).3.1.1.12 CAUSACIÓN DE COMISIONES POR RECAUDO DEL IMPUESTO DEALUMBRADO PÚBLICO:RECOMENDACIÓN:Evitar el registro parcial de los documentos emitidos por Gestión Comercial Ventas -Alumbrado Público y procurar porque la totalidad de la información reportada searegistrada en contabilidad, máxime si se tiene en cuenta que ya se han hecho abonosen cartera sobre valores que aún no ha sido cargados en dicha cuenta, según elsistema de registro empleado para éste concepto. Acoger ésta recomendaciónpermitirá reflejar saldos acordes con la realidad, ya que las operaciones contables seestarían realizando en el período correspondienteEn nuestra revisión efectuada en el mes de junio/09 sobre la liquidación y cruce de cuentascon los Municipio con quien se sostiene Convenios de Recaudo del Impuesto de AlumbradoPúblico, se observó que la liquidación del 30 de abril/09 correspondiente al Municipio deDosquebradas no había sido registrada contablemente en su totalidad, omitiendo el registro13

por los conceptos de Recaudo en la suma de $268.915.715 y cruce por Consumo de Energíaen la suma de $105.851.440. La liquidación en mención se presenta de la siguiente forma:Municipio de Dosquebradas - Liquidación del 30 de abril/09Recaudo Impuesto de Alumbrado Público $ 268.915.715Menos comisión por recaudo $ (24.808.849)Menos Consumo de energía $ (105.851.440)Menos Semaforización del mes de marzo/09 $ (2.351.778)Mas valor pagados después de desmonte de cartera $ 1.157.021Valor a Pagar $ 137.060.669(*)(**)(**)(*) Valor descontado en el cruce de la liquidación de abril 3/09.(**) Valores incluidos en el registro efectuado en el mes de mayo/09, en la liquidación correspondiente al 28 demayo/09.3.1.1.13 CONCILIACIÓN DE SALDOS POR CONCEPTO DE ANTICIPOS DE VIÁTICOS YGASTOS DE VIAJE:RECOMENDACIÓN:Elaborar un documento de conciliación de saldos mes a mes, con el fin de comprobary garantizar la razonabilidad de las cifras presentadas en ambas partes, ya que sepodrán detectar situaciones que bien pueden ser subsanadas en el períodocorrespondiente, con lo cual se lograría detectar y agilizar aquellas que se encuentranpendientes de legalizar.Para tal fin, y teniendo en cuenta que el software no guarda la historia de saldos deldía a día, es conveniente que al corte de cada mes se emita un reporte por tercero conel fin de elaborar el documento de conciliación y a la vez soporte las cifras allíregistradas.Examinada la cuenta contable 142011 (Avance para Viáticos y Gastos de Viaje) cuyo saldoal 31 de mayo/09 es de $71.629.875, observamos que no se tiene como política el procesode conciliar la cuenta contable contra el módulo de Tesorería (donde se registradetalladamente por cada tercero los anticipos y legalizaciones de fondos rotatorios yviáticos).3.1.1.14 CONCILIACIÓN CARTERA.RECOMENDACIÓN:Es importante que la Administración retome los grupos de estudio y análisis de lasdiferencias presentadas en la conciliación cartera, con el fin de explorar otras14

A continuación se detallan los registros a realizar:1. Valor facturado por concepto de Impuesto por Alumbrado Público:CODIGO-CUENTA DEBITO CREDITO991590 - Otras Cuentas Acreedoras de Control. XXX939090-Otras cuentas Acreedoras de controlXXX2. Realizar abonos de las Cuentas de Orden cada vez que se produzca el recaudo.Examinado el procedimiento aplicado para efectos del registro de Recaudos por Impuesto deAlumbrado Público, se observó que éste sistema no permite evidenciar el saldo por cadaMunicipio, toda vez que en la cuenta afectada por éste concepto (14080134001- Servicio deEnergía) se registra también el consumo de energía a usuarios y consumo de energía porAP del Municipio.Por lo anterior, no es posible establecer el saldo real por cada Municipio por concepto deImpuesto por Alumbrado en un momento determinado, los cuales impiden realizar unaconciliación adecuada entre los saldos presentados por Gestión Comercial Ventas –Alumbrado Publico, y contabilidad.16