ANEXO 2 - Servicio de Rentas Internas

ACTUALIZACION ENERO 4, 2002ESPECIFICACIONES TÉCNICASANEXOS DE RETENCIONES EN LA FUENTE DEIMPUESTO A LA RENTA1.- Consideraciones GeneralesEn la presente Especificación Técnica se indica como se debe entregar la información sobreel detalle de las retenciones de acuerdo al requerimiento realizado por el Servicio de RentasInternas mediante la Resolución No. 0861, de noviembre 14 de 2001 y publicada en el RO457 de noviembre 20 de 2001.La información debe ser entregada en las oficinas del SRI en todo el país de maneraperiódica, en forma anual. Esta será entregada en medio magnético (disquete o CD) ycontendrá OBLIGATORIAMENTE LOS DOS ARCHIVOS requeridos, aunque alguno deellos no contenga información:Archivo 1.- La información referente a los pagos y retenciones por relación de dependenciaRDEPNNNN.ANEDonde NNNN representa el año en el que se efectúan las retenciones.Ejemplo RDEP2002.ANE = Correspondiente al archivo del año 2002Archivo 2.- La información referente a las retenciones por otros conceptosREOCNNNN.ANE.Donde NNNN representa el año en el que se efectúan las retenciones.Ejemplo REOC2001.ANE = Correspondiente al archivo del año 2001NOTA 1: En caso de que la información a ser enviada supere el espacio disponible enel medio magnético (CD o disquete) , se deberá generar UN solo archivo empaquetadoutilizando el programa WINZIP. Este único archivo empaquetado se denominaráRETENNNN.ZIP ; donde NNNN representa el año en el que se efectúan lasretenciones, y contendrá a los dos archivos antes mencionados (RDEPNNNN.ANE YREOCNNNN.ANE)NOTA 2: Únicamente durante el año 2002, y de acuerdo a las fechas establecidas en laResolución, se informarán las retenciones realizadas en dos períodos fiscales, 2000 y2001; en este caso cada archivo tendrá la información referente a los dos años; esdecir:Archivo1.- La información referente a los pagos y retenciones por relaciónde dependencia desde enero de 2000 hasta diciembre de 2001, sedenominará RDEP2001.ANE

Archivo2.- La información referente a las retenciones por otros conceptosdesde enero de 2000 hasta diciembre de 2001, se denominaráREOC2001.ANE.2.- Información Relacionada con Retenciones por Concepto de Pagos Originados en elTrabajo en Relación de DependenciaLas características de la información a ser entregada, formatos y condiciones de presentaciónse detallan a continuación:2.1.- Especificaciones Técnicas de la información a proporcionar al SRI en mediomagnético2.1.1.- Características del medio magnético.• Tipo de soporte : disquete de 3 1/2 pulgadas de alta densidad ó CD 640 MB• Tipo de formateo : en sistema operativo D.O.S., para disquete• Tipo de grabación : archivos tipo texto ( ASCII).• Longitud del registro : fija por tipo de archivo.• Nombre del archivo : con el siguiente formato RDEPNNNN.ANERDEPNNNN.ANE: Contiene el detalle de todos los pagos y retencionesen la fuente de impuesto a la renta por concepto derelación de dependencia.Donde NNNN representa el año en el que se efectuaronlas retenciones.2.2.- Detalle de la Ficha2.2.1.- Archivo RDEPNNNN.ANE:Descripción Posición Longitud FormatoDel campo De A Campo CampoRUC del Agente de Retención 1 13 13 Caracter ObligatorioCédula o Pasaporte del Retenido 14 23 10 Caracter ObligatorioTipo de Identificación del 24 24 1 Numérico Tabla 2.1 ObligatorioRetenidoDirección domiciliaria del 25 44 20 Caracterretenido, CALLEDirección domiciliaria delretenido, NUMERO45 54 10 Caracter2

Dirección domiciliaria del 55 74 20 Caracterretenido, CIUDADDirección domiciliaria del 75 76 2 Carácter Tabla 2.2retenido, PROVINCIATeléfono del retenido 77 85 9 CarácterSistema de salario neto 86 86 1 Numérico Tabla 2.3 ObligatorioValor de los ingresos líquidos 87 97 11 NuméricoObligatoriopagados(nota1)Aporte personal al IESS pagado 98 106 9 NuméricoObligatoriopor el empleado(nota 2)Base Imponible 107 117 11 NuméricoObligatorio(nota 1)Valor Retenido 118 126 9 NuméricoObligatorio(nota 2)Año de Retención 127 130 4 Carácter aaaa ObligatorioNúmero de Retenciones 131 132 2 NúmeroObligatorioEnteroLongitud 132Nota 1.- Expresados en dólares utilizando 8 dígitos para la parte entera, 1 para el punto y 2para decimales. Este valor deberá ser redondeado al segundo dígito decimal inmediatosuperior cuando el tercer dígito sea mayor o igual a 5.Nota 2.- Expresados en dólares utilizando 6 dígitos para la parte entera, 1 para el punto y 2para decimales. Este valor deberá ser redondeado al segundo dígito decimal inmediatosuperior cuando el tercer dígito sea mayor o igual a 5.NOTA IMPORTANTE.- Para el caso de los pagos efectuados a los empleados enrelación de dependencia, se deberá registrar todos los pagos sin importar si se originóo no una retención de Impuesto a la Renta. En estos registros sólo existirá un valor enbase imponible y sólo se registrarán ceros en el campo de la retención.Ver ejemplo en el anexo 12.2.2.- DESCRIPCIÓN DE CAMPOS.a.- RUC del Agente de Retención: El RUC de la sociedad o persona que informa; esto es,quien realizó la retención.b.- CI o Pasaporte del Retenido: El identificador de la persona a la que se le efectuó laretención. (Cédula de Identidad o Pasaporte).Nota.- El campo tiene 10 posiciones, por lo tanto para identificaciones con pasaporte, estasdeberán encontrarse justificadas a la derecha y con los ceros (0) que correspondan a laizquierda hasta completar la longitud de campo establecida.3

En el caso de tener un pasaporte que supere los 10 caracteres disponibles, este deberá sertruncado y reportado con los 10 primero caracteresEjemplo:Identificacióncampo registradoCédula 1707998553 1707998553Pasaporte ABXW_2345641 ABXW_23456Pasaporte mx23-245 00mx23-245c.- Tipo de documento de identificación del Retenido: Es el tipo de identificación delretenido. (Cédula de identidad o Pasaporte) TABLA 2.1.d.- Dirección domiciliaria del retenido, CALLE: Identificación de la calle de la direccióndomiciliaria del retenido. El texto deberá estar justificado a la derecha y se deberácompletar los 20 campos con espacios en blanco que sean necesarios a la izquierda. Parainformación correspondiente al año 2000 este campo es OPCIONAL, pero a partir del año2001 este campo es OBLIGATORIO.e.- Dirección domiciliaria del retenido, NUMERO: El número de calle de la direccióndomiciliaria del retenido. El texto deberá estar justificado a la derecha y se deberácompletar los 10 campos con espacios en blanco que sean necesarios a la izquierda. Parainformación correspondiente al año 2000 este campo es OPCIONAL, pero a partir del año2001 este campo es OBLIGATORIO.f.- Dirección domiciliaria del retenido, CIUDAD: La ciudad en donde se ubica ladirección domiciliaria del retenido. El texto deberá estar justificado a la derecha y se deberácompletar los 20 campos con espacios en blanco que sean necesarios a la izquierda. Parainformación correspondiente al año 2000 este campo es OPCIONAL, pero a partir del año2001 este campo es OBLIGATORIO.g.- Dirección domiciliaria del retenido, PROVINCIA: El código de la provincia en dondese ubica la dirección domiciliaria del retenido. TABLA 2.2. Para informacióncorrespondiente al año 2000 este campo es OPCIONAL, pero a partir del año 2001 estecampo es OBLIGATORIO.h.- Teléfono del retenido.: El teléfono del retenido, cuando se ingrese el número telefónicodebe incluirse el código respectivo, en el caso de provincias diferentes a Guayas oPichincha y celular el tercer campo será un guión (-) por ejemplo:Pichincha 022409765Guayas 042525698Celular 099661666Manabí 05-4257544

Cuando un empleado no posea teléfono propio, deberá incluirse un teléfono referencial endonde se pueda localizar al mismo. Para información correspondiente al año 2000 estecampo es OPCIONAL, pero a partir del año 2001 este campo es OBLIGATORIO.i.- Sistema de salario neto: Es el campo mediante el cual se identificará si la manera derealizar la retención es en base al sistema de salario neto o no. TABLA 2.3.j.- Valor de los Ingresos Líquidos pagados: Corresponde al valor en dólares de ingresosgravados, pagados al empleado durante el ejercicio impositivo que informa, justificado a laderecha y con los ceros que correspondan a la izquierda hasta completar la longitud de campoestablecida.k.- Aporte personal al IESS pagado por el empleado: Corresponde al valor en dólares deltotal de los descuentos realizados al empleado y pagados por él, por concepto de aportespersonales al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, no se incluye aquellos que sonasumidos por el empleador; justificado a la derecha y con los ceros que correspondan a laizquierda hasta completar la longitud de campo establecida.Si este valor asumió el empleador, el valor registrado en este campo será cerol.- Base Imponible: Corresponde al valor en dólares sobre el cuál se calcula la retención,justificado a la derecha y con los ceros que correspondan a la izquierda hasta completar lalongitud de campo establecida.m.- Valor Retenido: El valor en dólares retenido, justificado a la derecha, y con ceros (0) ala izquierda hasta completar la longitud de campo establecida.En caso de no haberse realizado ninguna retención, se deberá registrar cero.n.- Año de Retención: Corresponde al año en el cual se realizó la retención.o.- Número de Retenciones: Es el número total de retenciones efectuadas por el informante,correspondientes a una misma persona en un mismo año; inclusive de aquellos empleadosque durante el año dejaron de prestar sus servicios.Ejemplo:12 retenciones 121 retención 015 retenciones 05Los datos ingresados deben estar justificados a la derecha y completados con ceros a laizquierda.NOTA.- Todos los campos numéricos deberán ser expresados en DOLARES. Para elcaso de retenciones en sucres, estas deberán ser convertidas a dólares utilizando un tipode cambio de 25000 sucres por dólar.5

2.3.- DETALLE DE LAS TABLASTABLA 2.1.- Tipos de IdentificaciónTIPO Identificación2 Cédula3 PasaporteTABLA 2.2.- Códigos de la ProvinciaCODIGOPROVINCIAS01 AZUAY02 BOLIVAR03 CANAR04 CARCHI05 COTOPAXI06 CHIMBORAZO07 EL ORO08 ESMERALDAS09 GUAYAS10 IMBABURA11 LOJA12 LOS RIOS13 MANABI14 MORONA SANTIAGO15 NAPO16 PASTAZA17 PICHINCHA18 TUNGURAHUA19 ZAMORA CHINCHIPE20 GALAPAGOS21 SUCUMBIOS22 ORELLANATABLA 2.3.- Sistema de Salario NetoTIPOIdentificación1 Sin sistema de salario neto2 Con sistema de salario neto6

3.- Información Relacionada con otras Retenciones en la Fuente de Impuesto a laRenta Excepto los Pagos Originados en el Trabajo en Relación de DependenciaLas características de la información a ser entregada, formatos y condiciones de presentaciónse detallan a continuación:3.1.- Especificaciones Técnicas de la información a proporcionar al SRI en mediomagnético3.1.1.- Características del medio magnético.• Tipo de soporte : disquete de 3 1/2 pulgadas de alta densidad ó CD 640 MB• Tipo de formateo : en sistema operativo D.O.S., para disquete• Tipo de grabación : archivos tipo texto ( ASCII).• Longitud del registro : fija por tipo de archivo.• Nombre del archivo : con el siguiente formato REOCNNNN.ANEREOCNNNN.ANE: Contiene el detalle de todas las retenciones realizadas,excepto las efectuadas por relación de dependencia.Donde NNNN representa el año en el que se efectuaronlas retenciones.3.2.- DETALLE DE LA FICHA3.2.1.- Archivo REOCNNNN.ANE:Descripción Posición Longitud FormatoDel campo De A Campo CampoRUC del Agente de Retención 1 13 13 Carácter ObligatorioRUC/Cédula/Pasaporte del 14 26 13 Carácter ObligatorioRetenidoTipo de Identificación del 27 27 1 Numérico Tabla 3.1 ObligatorioRetenidoValor de la Base Imponible 28 38 11 NuméricoObligatorio(nota 1)Valor Retenido 39 47 9 NuméricoObligatorio(nota 2)Código 48 50 3 Carácter Tabla 3.2 ObligatorioFecha Retención 51 56 6 Carácter Mmaaaa ObligatorioNúmero de Retenciones 57 59 3 Número Entero Obligatorio7

Longitud 59Nota 1.- Expresados en dólares utilizando 8 dígitos para la parte entera, 1 para el punto y 2para decimales. Este valor deberá ser redondeado al segundo dígito decimal inmediatosuperior cuando el tercer dígito sea mayor o igual a 5.Nota 2.- Expresados en dólares utilizando 6 dígitos para la parte entera, 1 para el punto y 2para decimales. Este valor deberá ser redondeado al segundo dígito decimal inmediatosuperior cuando el tercer dígito sea mayor o igual a 5.Ver ejemplos en el anexo 13.2.2.- DESCRIPCIÓN DE CAMPOS.a.- RUC del Agente de Retención: El RUC de la sociedad o persona que informa; esto es,quien realizó la retención.b.- RUC / CI o Pasaporte del Retenido: El identificador de la persona a la que se le efectuóla retención. (Cédula de Identidad, RUC o Pasaporte).Nota.- El campo tiene 13 posiciones, por lo tanto para identificaciones con cédula opasaporte, éstas deberán encontrase justificadas a la derecha y con los ceros (0) quecorrespondan a la izquierda hasta completar la longitud de campo establecida.En el caso de tener un pasaporte que supere los 13 caracteres disponibles, este deberá sertruncado y reportado con los 13 primero caracteresEjemplo:Identificacióncampo registradoRUC 0790002350001 0790002350001Cédula 1707998553 0001707998553Pasaporte west_v254453455 west_v2544534Pasaporte mx23004-245 00mx23004-245Cuando se trate de una sociedad residente en el extranjero y que no posea número deRUC, el número a ser utilizado, será 0000000000001.c.- Tipo de documento de identificación del Retenido: Es el tipo de identificación delretenido. (RUC, Cédula o Pasaporte) TABLA 3.1.d.- Valor de la Base Imponible: El valor en dólares sobre el cual se calcula la retención,justificado a la derecha y con los ceros que correspondan a la izquierda hasta completar lalongitud de campo establecida.e.- Valor Retenido: El Valor en dólares retenido, justificado a la derecha y con ceros (0) ala izquierda hasta completar la longitud de campo establecida.8

f.- Código: El código correspondiente al concepto de la retención. TABLA 3.2.g.- Fecha Retención: Es el mes y el año cuando se hizo la retención. De acuerdo al formatode la ficha.Ejemplo: Enero del año 2001 deberá ser representado por 012001Octubre del año 2000 deberá ser representado por 102000Marzo del año 2000 deberá ser representado por 032000h.- Número de Retenciones: Es el número total de retenciones efectuadas por el informante,correspondientes a un mismo código de retención en un mismo mes de retención y quepertenecen a la persona a la que se efectuó la retención.Ejemplo:22 retenciones 0221 retención 001125 retenciones 125Los datos ingresados deben estar justificados a la derecha y completados con ceros a laizquierda.NOTA.- Todos los campos numéricos deberán ser expresados en DOLARES. Para elcaso de retenciones en sucres, estas deberán ser convertidas a dólares utilizando un tipode cambio de 25000 sucres por dólar.3.3.- DETALLE DE LAS TABLASTABLA 3.1.- Tipos de IdentificaciónTIPO Identificación1 R.U.C.2 Cédula3 Pasaporte9

TABLA 3.2.- Tipos de códigos con los que se identifican los diferentes tipos deretenciones.CódigoTipo de retención302 Relación Laboral Honorarios personas naturales303 Relación Laboral Pago local a extranjeros servicios ocasionales304 Por loterías, rifas, apuestas y similares305 Por arrendamiento mercantil306 Por arrendamiento de bienes inmuebles a personas naturales307 Por seguros y reaseguros308 Por rendimientos financieros310 Por ventas de combustibles a comercializadoras311 Por ventas de combustibles a distribuidores312 Por servicios petroleros313 Por transacciones de bienes y servicios con personas naturales314 Por transacciones de bienes y servicios con sociedades315 Por comisiones316 Por pago o créditos en cuenta por empresas emisoras de tarjetas de crédito317 Por regalías318 Por remuneraciones a deportistas, entrenadores, cuerpo técnico y árbitros407 Por pagos al exterior con convenio de doble tributación410 Por pagos al exterior sin convenio de doble tributación10

4.- Rotulación externa e interna de los disquetes o CD.• Rotulación externaCada disquete o CD, que se presente al Servicio de Rentas Internas en su dependenciareceptora, deberá tener la respectiva etiqueta, en la cual se consignará:• Nombre de la información: "RETENCIONES EN LA FUENTE, IMPUESTO ALA RENTA"• Fecha inicial y fecha final del período que informa en formato mm/aaaa. Ejemplo01/2000 – 12/2001, se refiere al período comprendido entre enero de 2000 y diciembrede 2001.• Número de RUC del que informa.• Razón Social del que informa.En caso de tener un ARCHIVO EMPAQUETADO distribuido en varios CDs o disquetesse debe colocar en cada medio magnético la numeración respectiva, de la siguiente forma:Ejemplo:1 de 2 para el primer disquete ó CD2 de 2 para el segundo disquete ó CD, si el total de discos fuerandos.Estos datos deberán ser consignados en la etiqueta, en el orden establecido, unodebajo del otro.Ejemplo:RETENCIONES EN LA FUENTE,IMPUESTO A LA RENTA01/2000 AL 12/2001RUC: 0961829342001RAZON SOCIAL: COMPAÑÍA “XXX”1 de 2• Rotulación internaDebe existir de manera OBLIGATORIA los archivos:• DEPNNNN.ANE y• REOCNNNN.ANE,Y para el caso de un archivo empaquetado: RETENNNN.ZIP que contiene los dos archivosantes mencionados.11

5.- TALON RESUMENEste talón resumen, que será generado por el sistema de validación (dos ejemplares), deberáser firmado por el representante legal o contribuyente y contador. Una vez que lainformación sea verificada que cuadra en el medio magnético y el talón resumen, el SRIsellará la copia y entregará al contribuyente para su constancia.( Adjunto en el Anexo )NOTA: Para la información referente al año 2000 y 2001 se utilizará un soloformulario.RUC:RAZON SOCIAL:AÑO:TALON RESUMEN DE RETENCIONES EN LA FUENTE DE IMPUESTO A LA RENTACertifico que la información contenida en el (los) disquete(s) adjunto(s) al presente, sobre Retenciones en la Fuente de Impuesto a la Renta realizadas durante el(los) año(s) indicado(s), es fiel reflejo de lo registrado en este formulario.Archivo: RDEPNNNN .ANERELACION LABORAL - RENTAS EN RELACION DE DEPENDENCIANúmero de Registros :Valor de los ingresos liquidos pagados :Aportes personales al IESS :Base Imponible :Valor Retenido :Archivo: REOCNNNN .ANERELACION LABORAL HONORARIOS PERSONAS NATURALES 302RELACION LABORALPAGO LOCAL A EXTRANJEROS POR SERVICIOS OCASIONALES 303POR LOTERIAS, RIFAS, APUESTAS Y SIMILARES 304POR ARRENDAMIENTO MERCANTIL 305POR ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES DE PROPIEDAD DE PERSONAS NATURALES 306POR SEGUROS Y REASEGUROS 307POR RENDIMIENTOS FINANCIEROS 308POR INTERESES Y COMISIONES EN OPERACIONES DE CREDITO 309POR VENTA DE COMBUSTIBLES A COMERCIALIZADORAS 310POR VENTA DE COMBUSTIBLES A DISTRIBUIDORES 311POR SERVICIOS PETROLEROS 312POR TRANSACCIONES DE BIENES Y SERVICIOS CON PERSONAS NATURALES 313POR TRANSACCIONES DE BIENES Y SERVICIOS CON SOCIEDADES 314POR COMISIONES 315POR PAGOS O CREDITOS EN CUENTA REALIZADOS POR EMPRESAS EMISORAS DE TARJETAS DE CREDITO 316POR REGALIAS 317POR REMUNERACIONES A DEPORTISTAS, ENTRENADORES, CUERPO TECNICO Y ARBITROS 318POR PAGOS AL EXTERIOR CON CONVENIO DE DOBLE TRIBUTACION 407POR PAGOS AL EXTERIOR SIN CONVENIO DE DOBLE TRIBUTACION 410Valores TotalesBASE IMPONIBLENúmero de RegistrosRETENCIONFIRMA DEL CONTADORFIRMA DEL REPRESENTANTE LEGALSERVICIO DE RENTAS INTERNAS - FECHA:12

ANEXO 1Ejemplo de registros para el archivo rdep2001.ane079000235000117079985532 AV. AMAZONAS Oe35-350 QUITO17022409765100010000.00000935.0000009065.00000203.25200001La empresa XX S.A. con número de RUC 0790002350001 realizó una retención al señor XX con cédula de identidad No.1707998553, el empleado tiene su dirección domiciliaria en la calle AV.AMAZONAS, número Oe35-350 ubicado en la ciudadde Quito, provincia de Pichincha cuyo código es 17, y el teléfono de su domicilio es 022409765, el empleado (contratado sinsistema de salario neto) tiene un valor de los ingresos líquidos por 10.000,00, un valor de aportes al IESS por 935,00, con unabase imponible de 9.065,00 USD y un valor retenido de 203,25 USD, durante el 2000.Nota: En los registros de texto los puntos y guiones son considerados como espacios utilizados.Ejemplo de registros para el archivo reoc2001.ane07900023500011791998553001100001038.30000051.92308032000014La empresa XX S.A. con número de RUC 0790002350001 realizó catorce (14) retenciones a la empresa XX S.A. con RUC No.1791998553001, con una base imponible de 1.038,30 USD y un valor retenido de 51,92 USD por concepto de rendimientosfinancieros (308) recibidos durante marzo de 2000.07900023500011791998553001100210050.00002100.50305052001018La empresa XX S.A. con número de RUC 0790002350001 realizó dieciocho (18) retenciones a la empresa XX Cía. Ltda. conRUC No. 1791998553001, con una base imponible de 210.050,00 USD y una valor retenido de 2.100,50 USD por concepto dearrendamiento mercantil (305) durante mayo de 2001.13