reglamento de fondos promocionales - CEP Peruano-Chino Juan XXIII

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ObjetivoREGLAMENTO DE FONDOS PROMOCIONALESEl objetivo del presente Reglamento es establecer mecanismos que permitanmantener informados a los Padres de Familias sobre los resultados de los FondosPromocionales de manera transparente y de contar con procedimientos únicos quepermitan una claridad sobre el uso y destino de los Fondos.DefinicionesAPAFA es la Asociación de Padres de Familia.Actividades promocionales son todas aquellas donde se convoque a la Promoción enpleno a participar en ella.Cuotas para actividades, son aquellas que se soliciten para cubrir gastos de unaactividad específica.Ingreso por actividades, son todos los ingresos brutos (sin considerar, cuotas nigastos), producto de las diversas actividades del año.Utilidad por actividades, son los ingresos netos considerando todos los ingresosobtenidos (cuotas para actividades, donaciones, ventas, etc.), menos los gastosincurridos en la actividad.Fondo Promocional, es el monto total de dinero acumulado que posea la Promoción,calculado a una fecha cierta.Fondo individual, es el dinero que cada alumno cuenta dentro de la Promoción. Ésteestará registrado en una cuenta individual.Comité de Aula o Comité de Promoción, es la agrupación de Padres de Familianombrados por el Presidente de la APAFA y la Dirección General del Colegio, paracoordinar las acciones de los Padres de un grado o promoción determinada, enaspectos complementarios al proceso educativo.Reglamentos Generales1. Los Fondos Promocionales pueden incrementarse sólo por Utilidadesgeneradas por actividades promocionales. En este sentido, no existenaportaciones líquidas de los Padres de Familia con la finalidad de incrementarsu cuenta individual, por lo que el Padre de Familia podrá hacerlo en cualquierInstitución Financiera a su libre elección.2. Los Fondos sólo pueden ser utilizados para :a. Donaciones que la Promoción acuerde realizar al Colegio.b. Financiamiento de actividades que sean en beneficios de todos los alumnosde la Promoción, sin distinción alguna.c. Sufragar gastos excepcionales con la aprobación de la Asamblea dePadres de Familia del Grado, la Dirección del Colegio y la Presidencia de laAPAFA.2
3. El financiamiento de cualquier actividad que no sea en beneficio de losalumnos y/o del Colegio, el Comité de Promoción podrá requerirlo a manera depréstamo, con cargo a devolución. El movimiento del préstamo no afectará lascuentas individuales, a no ser de que el préstamo no haya sido devuelto en elperíodo acordado (ver procedimiento de Solicitud de Préstamos del Fondo).4. El Comité de Promoción sólo podrá solicitar el uso de sus FondosPromocionales y/o realizar alguna actividad, siempre y cuando no tengapendiente:a. Cualquier informe económico requerido por la APAFA con grado deaprobación solicitado en los procedimientos del presente Reglamento.b. Devolución de Préstamo anterior.c. Cualquier situación excepcional será resuelto por el Vocal de Tesorería delComité de Promoción, en coordinación con el Presidente de la APAFA.5. El Presidente y/o el Secretario de Tesorería de la APAFA podrá solicitar unareunión con el Presidente y Tesorero del Comité de Aula o Comité dePromoción, en el caso que se requiera aclarar algún punto del uso de losFondos Promocionales realizados.ProcedimientosSolicitud de FondosPresidente y/o elTesorero del Comité dePromociónPresenta una carta dirigida al Presidente y alSecretario de Tesorería de la APAFA, indicando losiguiente:1. Motivo de la Solicitud2. Monto3. Fecha de la Solicitud4. En el caso de que sea repuesto el dinero delfondo deberá consignarse la fecha dedevolución, (máximo un mes después de lafecha de desembolso del mismo)Adjuntar copia del presupuesto de la actividadotorgada por el o los proveedores, con elcronograma de pago correspondiente.5. Firma del Presidente y el Tesorero del Comitéde PromociónDicha carta se hará llegar a la secretaria de la APAFADeberán adjuntar copia del presupuesto de la actividadotorgada por el o los proveedores, con el cronogramade pago correspondiente.Secretaria de laAPAFASecretario deTesorería de la APAFASecretaria de laAPAFA3Comunica al Presidente y al Secretario de Tesorería dela APAFA por la vía que crea más conveniente(telefónica, e-mail, etc.) la recepción de la carta.Dará su conformidad ó no a la solicitud.Firmará el original y el cargo de la carta indicandola aprobación y la fecha.Registrará en el archivo de Movimientos de Fondosla solicitud aprobada (ver Anexo 1).
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