reglamento de fondos promocionales - CEP Peruano-Chino Juan XXIII

2012CEP PERUANO CHINOJUAN XXIII - APAFA[REGLAMENTO DE FONDOSPROMOCIONALES]1

ObjetivoREGLAMENTO DE FONDOS PROMOCIONALESEl objetivo del presente Reglamento es establecer mecanismos que permitanmantener informados a los Padres de Familias sobre los resultados de los FondosPromocionales de manera transparente y de contar con procedimientos únicos quepermitan una claridad sobre el uso y destino de los Fondos.DefinicionesAPAFA es la Asociación de Padres de Familia.Actividades promocionales son todas aquellas donde se convoque a la Promoción enpleno a participar en ella.Cuotas para actividades, son aquellas que se soliciten para cubrir gastos de unaactividad específica.Ingreso por actividades, son todos los ingresos brutos (sin considerar, cuotas nigastos), producto de las diversas actividades del año.Utilidad por actividades, son los ingresos netos considerando todos los ingresosobtenidos (cuotas para actividades, donaciones, ventas, etc.), menos los gastosincurridos en la actividad.Fondo Promocional, es el monto total de dinero acumulado que posea la Promoción,calculado a una fecha cierta.Fondo individual, es el dinero que cada alumno cuenta dentro de la Promoción. Ésteestará registrado en una cuenta individual.Comité de Aula o Comité de Promoción, es la agrupación de Padres de Familianombrados por el Presidente de la APAFA y la Dirección General del Colegio, paracoordinar las acciones de los Padres de un grado o promoción determinada, enaspectos complementarios al proceso educativo.Reglamentos Generales1. Los Fondos Promocionales pueden incrementarse sólo por Utilidadesgeneradas por actividades promocionales. En este sentido, no existenaportaciones líquidas de los Padres de Familia con la finalidad de incrementarsu cuenta individual, por lo que el Padre de Familia podrá hacerlo en cualquierInstitución Financiera a su libre elección.2. Los Fondos sólo pueden ser utilizados para :a. Donaciones que la Promoción acuerde realizar al Colegio.b. Financiamiento de actividades que sean en beneficios de todos los alumnosde la Promoción, sin distinción alguna.c. Sufragar gastos excepcionales con la aprobación de la Asamblea dePadres de Familia del Grado, la Dirección del Colegio y la Presidencia de laAPAFA.2

3. El financiamiento de cualquier actividad que no sea en beneficio de losalumnos y/o del Colegio, el Comité de Promoción podrá requerirlo a manera depréstamo, con cargo a devolución. El movimiento del préstamo no afectará lascuentas individuales, a no ser de que el préstamo no haya sido devuelto en elperíodo acordado (ver procedimiento de Solicitud de Préstamos del Fondo).4. El Comité de Promoción sólo podrá solicitar el uso de sus FondosPromocionales y/o realizar alguna actividad, siempre y cuando no tengapendiente:a. Cualquier informe económico requerido por la APAFA con grado deaprobación solicitado en los procedimientos del presente Reglamento.b. Devolución de Préstamo anterior.c. Cualquier situación excepcional será resuelto por el Vocal de Tesorería delComité de Promoción, en coordinación con el Presidente de la APAFA.5. El Presidente y/o el Secretario de Tesorería de la APAFA podrá solicitar unareunión con el Presidente y Tesorero del Comité de Aula o Comité dePromoción, en el caso que se requiera aclarar algún punto del uso de losFondos Promocionales realizados.ProcedimientosSolicitud de FondosPresidente y/o elTesorero del Comité dePromociónPresenta una carta dirigida al Presidente y alSecretario de Tesorería de la APAFA, indicando losiguiente:1. Motivo de la Solicitud2. Monto3. Fecha de la Solicitud4. En el caso de que sea repuesto el dinero delfondo deberá consignarse la fecha dedevolución, (máximo un mes después de lafecha de desembolso del mismo)Adjuntar copia del presupuesto de la actividadotorgada por el o los proveedores, con elcronograma de pago correspondiente.5. Firma del Presidente y el Tesorero del Comitéde PromociónDicha carta se hará llegar a la secretaria de la APAFADeberán adjuntar copia del presupuesto de la actividadotorgada por el o los proveedores, con el cronogramade pago correspondiente.Secretaria de laAPAFASecretario deTesorería de la APAFASecretaria de laAPAFA3Comunica al Presidente y al Secretario de Tesorería dela APAFA por la vía que crea más conveniente(telefónica, e-mail, etc.) la recepción de la carta.Dará su conformidad ó no a la solicitud.Firmará el original y el cargo de la carta indicandola aprobación y la fecha.Registrará en el archivo de Movimientos de Fondosla solicitud aprobada (ver Anexo 1).

Presidente y/o elTesorero del Comité dePromociónSecretaria de laAPAFASe acercará a la Tesorería del Colegio con el cargofirmado de aprobación para solicitar el desembolso deldinero.En un lapso de un mes posterior a la realización deldesembolso, el Comité de Promoción deberá presentara la APAFA un resumen con el informe económico dela actividad realizada (ver Anexo 2). Este resumen selo hará llegar a la Secretaria de la APAFA.En el caso de que el dinero solicitado se devuelva, estemonto deberá ser el total del desembolso otorgado y ala vez presentar una copia del recibo de Caja. Hará el descargo en el archivo de Movimientos deFondos Archivará el Resumen del Informe Económico y lacopia del recibo de caja de depósito fuera el caso.Solicitud de Préstamos del FondoPresidente y/o elTesorero del Comité dePromociónSecretaria de laAPAFASecretario deTesorería de la APAFASecretaria de laAPAFAPresidente y/o elTesorero del Comité dePromociónPresenta una carta dirigida al Presidente y al Tesorerode la APAFA indicando lo siguiente :1. Motivo de la Solicitud2. Monto3. Fecha de la Solicitud4. Fecha de Devolución comprometida (ésta nopuede exceder de un mes de la fecha deentrega del préstamo)5. Descripción de cómo se asegura la devolucióndel dinero6. Firma del Presidente y el Tesorero del Comitéde PromociónDicha carta se hará llegar a la secretaria de la APAFA.Deberán presentar presupuesto de la actividadotorgada por los proveedores y cronograma de pago.Comunica al Presidente y al Secretario de Tesorería dela APAFA por la vía que crea más conveniente(telefónica, e-mail, etc.) la recepción de la carta.Dará su conformidad ó no a la solicitud. Firmará el original y el cargo de la carta indicandola aprobación y la fecha. Registrará en el archivo de Movimientos de Fondosla solicitud aprobada (ver Anexo 1).Se acercará a la Tesorería del Colegio con el cargofirmado de aprobación para solicitar el desembolso deldinero.4

En un lapso de un mes posterior a la realización deldesembolso, el Comité de Promoción deberá presentara la APAFA :1. Un resumen con el informe económico de laactividad realizada (ver Anexo 2). Este resumense lo hará llegar a la secretaria de la APAFA.2. Copia del depósito realizado en la Tesorería delColegio.Secretaria de laAPAFAHará el descargo en el archivo de Movimientos deFondos.Archivará el Resumen del Informe Económico y lacopia del recibo de caja de depósito.Presentación del Balance AnualEs obligación del Comité de Promoción presentar los siguientes informes a las dossemanas de iniciarse el siguiente período escolar:1. A la APAFA, el Balance Anual conteniendo:a. El formato de Balance Anual (ver Anexo 3)b. Informes de cada actividad realizada que haya generado movimientosdel fondo, de manera obligatoria con los sustentos de cada gastorealizado. Se considera sustentos :i. Facturas y Boletasii. Recibosc. Informe de las Cuentas Individuales de cada Familia.d. En el caso de la promoción de Quinto de Secundaria deberá presentarbalance de las siguientes actividades:- Confirmación.- Confección de polos y casacas.- Viaje de Promoción.- Adelantos realizados para graduación, fiesta depromoción y anuarios.- Cualquier otra actividad pro-fondos que se realice.2. A los Padres de Familia :a. Un comunicado con el Formato del Balance Anualb. Informe de las Cuentas Individuales de cada FamiliaCUENTAS INDIVIDUALESa) Todos los grados están obligados a individualizar las cuentas inmediatamenteluego de haber creado un fondo promocional (Ed. Inicial – Fiesta de Olimpadres,por ejemplo).b) Denominaremos como “Año Efectivo” con inicio 1ro. de marzo de cada año ycierre el 28 de febrero del siguiente año, a excepción de la promoción de Quinto deSecundaria cuyo año de inicio es el 1ro. de marzo del respectivo año y el cierre serealiza el 31 de diciembre del mismo año.5

c) La distribución de las utilidades se realizan a la culminación de cada actividad.Esto porque el peso de las cuotas por actividad son diferentes para cada una deellas.d) Los intereses que generen los fondos promocionales, por simplicidad, sedistribuirán de manera proporcional al monto de cada Fondo Individual.e) Toda vez que se soliciten cuotas para actividades donde se beneficien todos losalumnos de la Promoción, éstas serán de carácter obligatorio. De no efectuar elaporte respectivo, se procederá a descontarlo del fondo individual que tuviera enese instante el alumno.f) Cuando se efectúen gastos en beneficio de toda la Promoción, se descontará porigual en cada cuenta individual. (ejemplo: Fiesta de Promoción de 6to grado,gastos de olimpiadas de los alumnos).g) Los fondos individuales del alumno, sólo en el caso que se retire del Colegio, elPadre de Familia del alumno podrá solicitar su fondo hasta antes de que laPromoción inicie el Quinto de Secundaria. Si la Familia no reclamara su fondo,éste será repartido por igual al resto de los alumnos al inicio de Quinto deSecundaria. Durante este período, en el caso que el Padre de Familia del alumnosolicite la devolución, la cuenta se congela (no gana intereses, ni tampoco esafectado por gastos). El presente literal se aplica si la Promoción ha individualizadoel Fondo Promocional a la fecha de promulgación de este Reglamento, y se tieneregistrado el fondo individual que le corresponde al alumno. En caso contrario, elPadre de Familia no podrá contar con este derecho hasta que se haya efectuado laindividualización del Fondo Promocional. El presente literal es válido para cualquieraño en que el alumno se haya retirado del Colegio.h) Los fondos individuales del alumno, cuando cambie de Promoción, será transferidoa la nueva Promoción que pertenece el alumno antes del siguiente Año Efectivo.Ambos Comités de Promoción, a través de sus Presidentes y Tesoreros, (elantiguo y el nuevo) deberán comunicar por escrito a la Familia de la transferenciarealizada.i) Si un alumno reingresa al Colegio y su fondo individual no le haya sido devuelto,su fondo individual será activado, si es que reingresa a la misma Promoción quedejó, ó será transferido, si es que cambia de Promoción.j) El presente Reglamento de Fondos Promocionales entra en vigencia a partir delaño 2012, reemplaza para todos sus efectos y deroga cualquier Reglamento deFondos Promocionales aprobado en fecha anterior.k) En el caso de la promoción de Quinto de Secundaria, deberán de realizar susbalances al término de cada actividad, e informar a cada alumno el saldo de sucuenta individual a la fecha.6

PROCEDIMIENTO PARA EL REPARTO DE UTILIDADES CALCULADAS(GANANCIAS O PÉRDIDAS)Se consideran los siguientes casos de actividades que generan utilidades calculadas(ganancias o pérdidas), a distribuir:Tipo de ActividadSólo se requiere de laparticipación activa delPPFF y la actividadpromocional NO estádestinada a generarutilidad para la Promoción(Ejem. Bingo)Procedimiento de Repartición No se afectan los Fondos. El Comité de Promoción debe buscar laparticipación de los PPFF sin condiciones, niexistir coacción por sus Fondos (ejemplo: llevarpadrón y hacer menciones honrosas de laparticipación de las Familias, otras formas deestímulo aprobadas por la Dirección del Colegio).Sólo se requiere de laparticipación activa delPPFF (Ejem: Fecha deOlimpadres, Apoyo a la1ra. Comunión)El Comité de Promoción elaborará padrones deasistencia para la actividad correspondiente,donde los padres de familia firmarán, siendo ésteel único comprobante válido de la participaciónactiva de una familia.La utilidad generada en este tipo de actividad sedistribuirá por igual a las familias que participaron.Se requiere de laparticipación activa delPPFF y aporte dinerariopor Colocación (Ejem:Fiesta de OlimpadresInicial) El Comité de Promoción elaborará padrones deasistencia para la actividad correspondiente,donde los padres de familia firmarán, siendo ésteel único comprobante válido de la participaciónactiva de una familia. De generarse Utilidad Positiva (Ganancia) :• Las utilidades generadas por la actividadse dividen en: 50% a distribuir porcolocación realizada y 50% a distribuir porsu participación, como se detalla acontinuación.• Se deberá sumar el total de lascolocaciones entregadas por los PPFF,siendo este total el 100% de la base decálculo. Luego se distribuye esta base decálculo proporcionalmente a lascolocaciones entregadas por cada PPFF,y se multiplica por el 50% de la utilidadgenerada.• El 50% de utilidad por participación sedistribuye de manera equitativa entre lasfamilias que firmaron el padrón deasistencia. De generarse Utilidad Negativa (Pérdida):• Se divide la pérdida entre todos losalumnos de la Promoción. Esta situaciónorigina la disminución del fondo individualde los alumnos.7

Sólo se requiere el aportedinerario de colocación(Ejem: Rifas)No se requiere aportedinerario y los gastos dela actividad sonsoportados por el Fondode la Promoción (Ejem.Venta de Camisetas paralos alumnos)De generarse Utilidad Positiva (Ganancia):o Se deberá sumar el total de lascolocaciones entregadas por los PPFF,siendo este total el 100% de la base decálculo. Luego se distribuye esta base decálculo proporcionalmente a lascolocaciones entregadas por cada PPFF,y se multiplica por la utilidad generada.De generarse Utilidad Negativa (Pérdida):o Se divide la pérdida entre todos losalumnos de la Promoción. Esta situaciónorigina la disminución del fondo individualde los alumnos.Se distribuirá de manera equitativa entre todaslos alumnos de la promoción, sea la utilidadpositiva (ganancia) ó negativa (pérdida). Estasituación origina la modificación positiva onegativa del fondo individual de los alumnos.8

MOVIMIENTO DE FONDOS DE LAS PROMOCIONESGradoActualizado porFecha de Ultima ActualizaciónCorrelativoFecha de SolitudMotivoMontoS/.Solitado porIndicador deDevoluciónPendientesFec. DePresentaciónde InformeActividadRecibo deDevolución1 DISP2 DISP3 DISP4 DISP5 DISP6 DISP7 DISP8 DISP9 DISP10 DISP11 DISP12 DISP13 DISP14 DISP15 DISP16 DISP17 DISPEstado delFondo9

Informe de ActividadDescripciónFecha de RealizaciónGradoTipo de CambioINGRESOSConceptoMonto S/TOTAL INGRESOSEGRESOSConceptoMonto S/Nro SustentoTOTAL EGRESOSUTILIDAD DE LA ACTIVIDAD10Nombre y Firma del Presidentede Comité de AulaNombre y Firma del Tesorero deComité de Aula

Balance AnualAÑOGradoSALDO INICIALINGRESOSCuentas por CobrarConceptoMonto S/TOTAL INGRESOSEGRESOSCuentas por PagarConceptoMonto S/TOTAL EGRESOSSALDO DEL AÑOINVENTARIOConceptoNombre y Firma delPresidente de Comité deAulaNombre y Firma del Tesorerode Comité de Aula11