MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Dirección Nacional de Ceremonial

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Etapa preparatoria de una Visita Comunicación y clasificación de la visita: Declaración de Huésped Oficial El primer paso en la preparación de una visita es recibir la comunicación oficial de la intención de visita y/o aceptación de la invitación oportunamente cursada por el gobierno nacional. Mencionada comunicación debe ser remitida a la Dirección Nacional de Ceremonial a través de la Representación Diplomática en la República ó de su concurrencia, ó desde la Embajada Argentina en el país del visitante. Una vez recepcionada tal comunicación, la misma se eleva a través del Gabinete del señor Canciller a el área geográfica política y/o económica pertinente a los efectos de que se establezca el tipo de visita, se diligencien las audiencias que correspondan ya sean solicitadas por el visitante ó por ser de carácter obligatorio de acuerdo con el tipo de visita. Asimismo, el área geográfica política del Ministerio de Relaciones Exteriores competente, deberá por vía jerárquica iniciar por memorandúm electrónico la solicitud de “Declaración de Huésped Oficial” cuando se tratare de una visita de de trabajo, oficial ó e Estado 6 . Establecido el carácter de la visita, y contando con una fecha de arribo del Ilustre Visitante, el Director Nacional de Ceremonial designará un funcionario coordinador de la Visita quien tendrá la responsabilidad de llevar adelante todos los aspectos organizativos de la misma, así como de oficiar de enlace protocolar. Reunión con autoridades de la Embajada del país visitante en la República Designado el coordinador de la visita por parte del Departamento de Viajes y Visitas, es importante realizar una reunión con funcionarios de la representación Diplomática del país visitante y los responsables del área geográfica política de la Cancillería a fin de presentar una propuesta y reunir todos los elementos que sean de utilidad para la confección de un programa tentativo y coordinación de los aspectos logísticos. En esa oportunidad se comunicará el alcance de las cortesías ofrecidas y se solicitará la siguiente información: • Lugar, fecha y hora de arribo del Ilustre Huésped (especificando si arribará en vuelo comercial ó privado) • Integrantes de comitiva que lo acompañará, informando por nota tipo y número de pasaporte, a los efectos de poder adoptar los recaudos migratorios, aduaneros, logísticos y de movilidad necesarios • Audiencias que desean llevar a cabo y el estado de su tramitación • Otras actividades que el visitante desee realizar fuera de las actividades estrictamente oficiales o lugares que desee visitar. Cabe aclarar que la actividad de carácter privado es coordinada por la Embajada y el acompañamiento protocolar en estos casos queda a consideración de la Dirección Nacional de Ceremonial. 6 La solciitud de “Declaración de Huésped Oficial” iniciada por el área competente llega a la Dirección Nacional de Ceremonial vía sitema MOVDOC y con la conformidad del Gabinete del señor Canciller se procede a la confección del Acto administrativo (PROY- MREC de decreto Presidencial). La declaración de Huésped Oficial implica que el Gobierno argentino otorgará la cortesía de alojamiento para el Jefe de Delegación, un automóvil a disposición y se solicitará la custodia para el visitante. Además otra modalidad que es la de “Huésped de Honor”: son aquellas visitas que conllevan “reconocimiento” del Gobierno argentino pero no suponen ningún gasto relacionado a la misma.
• Normas o prácticas protocolares propias como por ejemplo restricciones alimentarias de los visitantes, o ficha sanitaria del Ilustre Huésped. • Fecha de arribo de la Misión Previa (si la hubiera) o de la Misión de Avanzada Presidencial. Finalmente, con el aporte de programa tentativo por parte del área gográficopolítico y de la Embajada, el Departamento de Viajes y Visitas confeccionará el programa tentativo de actividades del Ilustre Huésped. Convocatoria a Reunión de Servicios Una vez que se ha elaborado el programa tentativo, se convoca a todas las áreas internas y externas de la Cancillería involucradas en la logística de la visita con el objeto de coordinar el correcto desenvolvimiento de la misma y realizar las previsiones necesarias. Además, este tipo de reunión es muy útil para que todas las áreas estén al tanto del programa que se está trabajando y puedan comunicar sus inquietudes con antelación. Las áreas que son convocadas están relacionadas con los diferentes ámbitos en los que desarrollará la visita: - Arribo y partida del Ilustre Visitante: • Aeroestación Militar Aeroparque • Aeropuertos Argentina 2000 • Estado Mayor Conjunto en caso de corresponder honores (Departamento de Ceremonial) • Dirección General de Aduanas • Dirección Nacional de Migraciones • Policía de Seguridad Aeroportuaria - Seguridad • Departamento de Asuntos Extranjeros de la Policía Federal Argentina • División de Asuntos Extranjeros, Migraciones y Culto de la Policía de la Provincia de Buenos Aires - Poderes del Estado Nacional /Organismos • Dirección General de Ceremonial de la Presidencia de la Nación • Director General de Audiencias de la Presidencia de la Nación , • Casa Militar • Secretaría de Medios de Comunicación • Dirección de Traducciones • Dirección de Tratados • Regimiento de Granaderos a Caballo “General San Martín”, en la relativo a la Ofrenda Floral en Plaza San Martín) • Dirección de Prensa • Ceremoniales del Congreso (Senadores y Diputados) y de la Corte Suprema de Justicia • Dirección Nacional de Emergencias Sanitarias del Ministerio de Salud Organización de Recepción de la Misión Previa o de la Misión de Avanzada Presidencial Generalmente, cuando el Ilustre Huésped es un Presidente, unos 4 o 5 días antes llega de visita una Misión de Avanzada compuesta por funcionarios de Ceremonial, Seguridad y Prensa con el objetivo de interiorizarse con los pormenores del programa y hacer un reconocimiento de los diferentes lugares por donde transitará su Presidente. Es necesario entonces coordinar un Programa para que puedan cumplir sus cometidos.
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