MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Dirección Nacional de Ceremonial

II- DIRECCIÓN DE PROTOCOLO
II.1- REUNIONES
El área que desea realizar una reunión solicitará a su superioridad, a través de
un memorandum con copia a esta DNERE, la autorización para la reserva del salón.
Para instruir acerca del correcto procedimiento de la reserva de salones y
requerimientos técnicos para el desarrollo de eventos protocolares a realizarse en el
Palacio San Martín, se deben cumplimentar los pasos instrumentadas en las CT DNERE
010013/2013 Y 010014/2013.
Reserva Telefónica
a) Para solicitar un salón en el Palacio San Martín, se agradecerá primeramente realizar la reserva
telefónica a DNERE -Dirección de Protocolo (internos 7006/7147/7148) a fin de asegurar la
reserva y verificar la disponibilidad del salón, como así también recibir el asesoramiento sobre las
capacidades y características que presentan los mismos, para seleccionar aquél que se adapte a
los requerimientos propios del acto.
b) Para solicitar el Auditorio Manuel Belgrano se deberá realizar una reserva telefónica a DNERE
-Dirección de Protocolo (internos 7006/7147/7148), dar copia del respectivo memo a DGISA (ver
punto II) y mantener contacto con funcionarios a cargo del Auditorio (interno 7674).
c) Para solicitar la Sala de Prensa se deberá realizar una reserva telefónica a DNERE -Dirección de
Protocolo (internos 7006/7147/7148) y dar copia del memo a DIPRE (ver punto II) , área con
prioridad en el uso de la misma.
d) Para requerir el Auditorio del 5to Piso del ISEN, se deberá solicitar disponibilidad y reserva al
ISEN (interno 8136), y los pedidos de servicio de café y de necesidades técnicas a las áreas
pertinentes (DNERE-SULTA).
Memo Electrónico
Luego de realizar la reserva vía telefónica, y con la mayor antelación posible,
confeccionar y enviar un memo electrónico de carácter PUBLICO solicitando la
asignación de los salones respectivos y enviarlo vía MOVDOC, siguiendo la vía
jerarquía pertinente (por ej: DEUCO-SUBPE-SEREE-CGABI) con destino final a CGABI,
en todos los casos con copia a DNERE, SULTA, DGISA, SECIN, UCSEG, DIPYC, DITIC,
DTRAD, DIOMA y DICOM y aquellas áreas que por sus respectivas competencias se
vean involucradas en la correcta organización del evento.
Cabe destacar que el área organizadora debe realizar el seguimiento del memo
correspondiente, a fin de asegurarse el correcto cumplimiento de los requerimientos.
Dicho memo deberá estar titulado como RESERVA DE SALON: NOMBRE DE LA
REUNION Y FECHA. En el cuerpo del memo tendrá que ser completada la siguiente
información en su totalidad:
1) nombre y objeto de la reunión (de trabajo, cultural, muestras o exposiciones, conferencias y/o
seminarios, conferencia de prensa, desayunos de trabajo, recepciones, almuerzos, comidas, etc.);
2) día y horario del acto o de la reunión;
3) nombre del salón y formato del mismo, ya asignado tentativamente por DNERE en la reserva
telefónica previa;
4) funcionario que presidirá la reunión;
5) funcionario de contacto y número de interno de quien oficiará de enlace con DNERE, SULTA y
áreas técnicas pertinentes, a fin de coordinar detalles y realizar eventuales consultas. Cabe
destacar que la responsabilidad del acto es del área organizadora, en dicho sentido, se agradecerá
que un enlace se encuentre a disponibilidad de las áreas técnicas el día del evento.
6) número de asistentes (se apreciará previsión lo más ajustada posible);