MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Dirección Nacional de Ceremonial

Preparación y Armado de la Reunión
El área de Protocolo se pone en contacto con el señor Intendente del Palacio San
Martín para coordinar la organización de la reunión.
- Asignación de Salón: según la disponibilidad del Palacio San Martín y la cantidad de
participantes.
- Servicio de café: se solicita vía memo y requiere autorización de CGABI en todas las
reuniones. Según la magnitud del evento este servicio lo presta el personal del Palacio
San Martín o se realiza una contracción externa conforme a la Normativa existente en
materia de Compras y Contrataciones del Estado Nacional 2 .
- Banderas: cuando hay delegaciones extranjeras se colocan banderas pequeñas en el
centro de la mesa de reuniones (banderas de mesa) delante del funcionario que preside
cada delegación y, de manera ocasional (por ejemplo, la visita de Cancilleres), se colocan
banderas de pie al fondo del salón según ordenamiento protocolar correspondiente. Ver
Anexo.
- “Sitting”: la delegación de Argentina a la derecha y las delegaciones extranjeras frente a
ella. La distribución de los integrantes se hace según el orden de precedencia 2072/93
(ver anexo) En el centro, a cada lado, van los funcionarios que presiden las delegaciones.
El número 2 de la lista de cada delegación se ubica a la derecha del funcionario que
preside, el número 3 a su izquierda y así sucesivamente.
Para saber la precedencia de las delegaciones extranjeras, se llama a las
respectivas Embajadas, quienes envían la información a esta DNERE vía telefónica o vía
fax. A partir de las listas se confeccionan los “sittings” tipo “carpa” con el isologo del
Palacio San Martín. (ver anexo) y se colocan sobre la mesa, delante de cada persona.
El armado del salón lo realiza el personal del Palacio San Martín. Funcionarios de
Protocolo están presentes antes de la hora de comienzo para preparar la reunión:
tarjetear la mesa (“sitting”), colaborar con los funcionarios del área participante ante
algún imprevisto (por ejemplo, agregar o quitar algún participante) y recibir a las
delegaciones en la puerta del Palacio San Martín, acompañándolas hasta la sala de
reuniones.
II.2- ALMUERZOS PRIVADOS SEÑOR CANCILLER
Se recibe un llamado telefónico de la secretaría privada del señor Canciller
solicitando la realización de un almuerzo especificando día, horario y cantidad de
personas que participarán del mismo. Una vez recibido el llamado, el Director de
Protocolo redacta memorando a CGABI comunicando la reserva del salón y la
organización de dicho almuerzo.
En este tipo de almuerzos, esta DNERE se ocupa exclusivamente de la
supervisión de la mesa, la contratación del servicio de Catering y la recepción de los
señores invitados.
Dado que estos almuerzos son privados, la injerencia de esta Dirección depende
de los requerimientos de cada Ministro en gestión.
2 En ese sentido se destaca que la Dirección Nacional de Ceremonial obra como área requirente en la armado o elaboración de las
especificaciones técnicas de los servicios a contratar (catering, flores, imprenta, regalos etc.)