INFORME_DE VIABILIDAD MODELO_DE_REQUISITOS Final

Contenido
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 2
OBJETIVOS ..................................................................................................................................... 3
ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ..................................................................................................... 4
ASPECTOS GENERALES .................................................................................................................. 4
ASPECTOS EVALUADOS ................................................................................................................. 5
BÚSQUEDA Y PRESENTACIÓN ....................................................................................................... 6
CAPTURA E INGRESO DE DOCUMENTOS....................................................................................... 7
CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ........................................................................ 9
CONTROL Y SEGURIDAD .............................................................................................................. 12
FLUJOS DE TRABAJO .................................................................................................................... 14
FLUJOS ELECTRONICOS ............................................................................................................... 15
METADATOS ................................................................................................................................ 16
REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES ......................................................................................... 17
RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN ......................................................................................................... 18
CONCLUSIONES GENERALES ....................................................................................................... 20
RECOMENDACIONES GENERALES PARA IMPLEMENTAR UN SGDEA .......................................... 21
DEFINICIONES .............................................................................................................................. 23

INTRODUCCIÓN
Actualmente en las empresas del mercado se evidencia que una de las falencias es
el inadecuado manejo y disposición de la información y documentación generada; por
lo tanto apoyados en lo establecido en el Capítulo VII del Decreto 1080 de 2015, sobre
la gestión de los documentos electrónicos de archivo donde resaltan los aspectos
relevantes que se deben tener en cuenta para la organización, consulta y conservación
de los archivos electrónicos, nos permitimos presentar en este informe todos los
componentes del Modelo de Requisitos del Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo SGDEA.
En relación con lo anterior, y como resultado del análisis y desarrollo al modelo de
requisitos, se debe establecer que el aplicativo adopte e implemente de manera
obligatoria cada uno de los componentes del Modelo de Requisitos del Sistema de
Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA.

OBJETIVOS
Definir condiciones favorables y desfavorables del Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo SGDEA; documentando las acciones pendientes a realizar al
aplicativo de gestión documental, para mejorar y asegurar la memoria institucional,
permitiendo la conservación y preservación del expediente electrónico garantizando las
funcionalidades y características, facilitando de esta manera la gestión archivística de
los procesos, tendientes a proporcionar una herramienta estratégica para optimizar y
aprovechar las ventajas tecnológicas, así mismo contribuyendo efectivamente con el
proceso de responsabilidad ambiental orientada a la política de la iniciativa de Cero
Papel conllevando a reducir el consumo de papel en las actividades del día a día.
Identificar los sistemas de información necesarios y que puedan ser aplicados e
implementados de manera obligatoria a cada uno de las necesidades encontradas.
Establecer condiciones técnicas y administrativas para la implementación de un SGDEA
(Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos), así mismo proporcionar
orientaciones sobre cómo garantizar la adecuada gestión de la información en formato
digital cumpliendo con los estándares necesarios para tal efecto.

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Con el desarrollo de este estudio se pretendió realizar el análisis de un SGDEA (Sistema
de Gestión de Documentos Electrónicos), para mostrar la importancia que tiene en las
organizaciones disponer de información actualizada y veraz en el momento requerido,
lo cual contribuye a la oportuna toma de decisiones apalancándose en las TI.
ASPECTOS GENERALES
La gestión de documentos electrónicos implanta en la entidad cuales son los aspectos
a tener en cuenta en la administración de documentos que producen de manera
electrónica o aquellos que siendo documentos físicos se lleven a algún procedimientos
para migrarlo a un formato digital, es importante mencionar que los desarrollos
tecnológicos obligan a las entidades a adoptar nuevas programas que permitan regular
la producción de los documentos asociados a los diferente sistemas de información.

ASPECTOS EVALUADOS
A continuación se describen cada uno de los componentes evaluados al Aplicativo de Gestión Documental, según la lista de chequeo marcando
la opción “SÍ CUMPLE”, que confirma que cumple con el requisito; en caso contrario se indicó con la opción “NO CUMPLE”.
30
26
25
20
15
13
22
15
21
12
18
16
20
10
5
0
2
BÚSQUEDA
Y
PRESENTACI
ÓN
8
CAPTURA E
INGRESO DE
DOCUMENT
OS
CLASIFICACI
ÓN Y
ORGANIZACI
ÓN
DOCUMENT
AL
CONTROL Y
SEGURIDAD
FLUJOS DE
TRABAJO
4 4 4
FLUJOS
ELECTRONIC METADATOS
OS
REQUERIMIE
NTOS NO
FUNCIONALE
S
RETENCIÓN
Y
DISPOSICIÓN
Cuenta de Cumple 13 22 26 21 18 16 4 20 8 5
Cuenta de No cumple 2 8 15 12 2 4 4 5 1
2
8
5
5
1
(en blanco)

BÚSQUEDA Y PRESENTACIÓN
REQUISITO
BÚSQUEDA Y PRESENTACIÓN
Cumplimiento
Cuenta de cumplimiento
Cumple 13
No cumple 2
Total 15
El SGDEA debe permitir generar informes sobre los errores presentados en el sistema
(Cargue de documentos fallidos, procesos y procedimientos incompletos, número de
intentos fallidos al sistema) de igual manera debe permitir que se impriman listas de
los resultados de búsquedas.

CAPTURA E INGRESO DE DOCUMENTOS
REQUISITO
CAPTURA E INGRESO DE DOCUMENTOS
Cumplimiento
Cuenta de cumplimiento
Cumple 22
No cumple 8
Total 30
El SGDEA DEBE PERMITIR:
‣ Gestionar contenidos como: videos, audio, imagen, entre otros, de la misma forma
que los documentos electrónicos de texto.
‣ Restringir y generar una alerta cuando se importe un documento en un formato no
configurado en el sistema e indicar al usuario los formatos permitidos.
‣ Generar una alerta al intentar capturar un registro que este incompleto o vacío.

Cuando se realiza captura masiva de documentos, el SGDEA debe permitir la
administración de las colas de entrada. A través de servicios como:
•Ver cola
• Pausar la cola de un documento o de todos
• Reiniciar la cola
• Eliminar la cola
El SGDEA EN CUANTO A LA CAPTURA DEBE:
‣ Permitir la captura automática de metadatos pertenecientes a mensajes de correo
electrónico y sus archivos adjuntos.
‣ Tener la opción de capturar en una sola operación, varios correos electrónicos
seleccionados manualmente.
‣ Permitir la captura de correos electrónicos de entrada y de salida que contengan o
no archivos adjuntos, considerándolos como un solo DEA, respetando su contenido,
contexto y estructura.
‣ Permitir el registro de información básica de contexto (metadatos) automáticamente
obteniéndola del encabezado del correo electrónico.

CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
REQUISITO
CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
Cumplimiento
Cuenta de cumplimiento
Cumple 26
No cumple 15
Total 41
El SGDEA:
‣ Debe permitir la creación, importación, parametrización, automatización,
administración y versionamiento de las Tablas de Retención Documental – TRD, a
partir de plantillas predefinidas, asistentes de configuración, cargue de archivos
planos o a través de la incorporación de otros mecanismos que faciliten la
administración y la gestión de la TRD.
‣ Debe permitir que las Tablas de Retención Documental tengan asociados los
siguientes campos de manera opcional:
• una descripción y/o justificación
• Versión de la TRD

• Fecha de actualización de la TRD en el sistema
• Identificador único cuando se crea
‣ Debe garantizar que los documentos producidos y asociados a una TRD, mantendrán
los criterios de tiempos y de disposición final de la versión correspondiente.
‣ Debe representar la organización de expedientes y documentos, incluyendo sus
metadatos, a partir del esquema del cuadro de clasificación documental.
‣ Permitir que incorpore múltiples niveles para el esquema del Cuadro de Clasificación
Documental.
‣ Validar la información que se ingresa en el esquema de la Tabla de Retención
Documental a través de generación de alertas o incorporación de opciones que
incluyan asistentes paso a paso (listas desplegables, alertas, listas de chequeo,
ventanas de ayuda, entre otras) que indiquen si existe información similar o igual en
el sistema.
‣ Permitir la importación y exportación total o parcial de las TRD ó TVD, en un formato
abierto y editable, teniendo en cuenta para la importación de las mismas y sus
metadatos asociados el SGDEA debe validar y arrojar los errores de estructura y
formato que se presenten, incluyendo pistas de auditoría.
Los procesos de importación y exportación deben generar reportes y estas acciones
deben quedar registradas en las pistas de auditoria.
‣ Permitir exportar el directorio, de todos los expedientes y/o carpetas clasificadas en
una serie específica y su contenido.
‣ Permitir la asignación de un vocabulario controlado y normalizado compatible con las
normas nacionales y estándares internacionales.
‣ Permitir que todas las acciones efectuadas sobre el expediente, deben ser
registradas en un historial de eventos que puede ser consultado por usuarios que
tengan acceso al expediente electrónico.
‣ Permitir que el historial de eventos del expediente electrónico pueda ser exportado.

‣ Permitir exportar el índice electrónico a formato XML.
‣ Permitir realizar la trazabilidad de los documentos electrónicos en el cuadro de
clasificación documental mostrando información como mínimo de qué, quién, cuándo
y cómo realizó acciones en el mismo.
‣ Debe registrar en la pista de auditoría, cuando se realice la reubicación de una
carpeta (o conjunto de carpetas) o documento.
‣ Debe permitir registrar las razones por las que se realiza la reubicación de cualquier
elemento de la estructura de clasificación y almacenarlo como una propiedad o
metadato.

CONTROL Y SEGURIDAD
REQUISITO
CONTROL Y SEGURIDAD
Cumplimiento
Cuenta de cumplimiento
Cumple 21
No cumple 12
Total 33
EL SGDEA DEBE:
‣ Ofrecer opciones de configuración para asignar o eliminar roles después de un
período predefinido automáticamente.
‣ Mantener las pistas de auditoría en el sistema durante el tiempo que se haya
establecido en las políticas de la Entidad y las normas aplicables.
‣ Evitar cualquier intento de violación de los mecanismos de control de acceso deberá
ser registrado en las pistas de auditoria.
‣ El sistema debe impedir desactivar la generación y almacenamiento de las pistas de
auditoria.
‣ Permitir generar informes con los datos almacenados en las pistas de auditoria,
permitiendo filtros y selección de criterios establecidos por el usuario solicitante.
‣ Debe notificar al usuario encargado, fallas críticas en los servicios del sistema en el
instante en que se presentan.

‣ Permitir la definición por parámetro y controlar la longitud mínima y máxima de las
contraseñas.
‣ Permitir la definición por parámetro y controlar el número de contraseñas a recordar
(Histórico de contraseñas).
‣ Permitir la definición de un diccionario de contraseñas no válidas y controlar que las
contraseñas no coincidan con las existentes en dicho diccionario.
‣ Controlar mediante parámetro la complejidad de la contraseña. Cuando se habilita la
complejidad, la contraseña debe tener una combinación de caracteres numéricos,
alfabéticos (Mayúsculas y Minúsculas) y signos o caracteres especiales.
‣ Permitir definir por parámetro y controlar la vigencia mínima, vigencia máxima y
tiempo de aviso de vencimiento, de las contraseñas.
‣ Permitir rastrear de forma automática y sin ninguna intervención manual todas las
acciones realizadas en el sistema, y almacenar los datos sobre estas en la pista de
auditoría.
‣ Permitir contar con procedimientos automáticos para copias de seguridad y
restauración encaminados a realizar copias periódicas de seguridad de todos
elementos dentro del sistema (carpetas, documentos, metadatos, usuarios, roles,
permisos, configuraciones específicas).

FLUJOS DE TRABAJO
REQUISITO
FLUJOS DE TRABAJO
Cumplimiento
Cuenta de cumplimiento
Cumple 18
No cumple 2
Total 20
EL SGDEA DEBE:
‣ Permitir visualizar de manera gráfica el estado de cada flujo de trabajo.
‣ Permitir definir los flujos de trabajo basado en plantillas.

FLUJOS ELECTRONICOS
REQUISITO
FLUJOS ELECTRONICOS
Cumplimiento
Cuenta de cumplimiento
Cumple 17
No cumple 3
Total 20
EL SGDEA DEBE:
‣ Permitir diagramar y modelar flujos electrónicos.
‣ Permitir diagramar tareas que componen un proceso y/o procedimiento.
‣ Permitir incorporar un mecanismo de simulación para analizar los flujos de trabajo
modelados.

METADATOS
REQUISITO
METADATOS
Cumplimiento
Cuenta de cumplimiento
Cumple 4
No cumple 4
Total 8
EL SGDEA DEBE:
‣ Presentar en pantalla los metadatos de los documentos capturados.
‣ Permitir la asignación previa de palabras clave a las series, subseries, expedientes
y/o documentos, basados en bancos terminológicos, tesauros, taxonomías, entre
otros.
‣ Permitir que al momento de la captura o en una etapa posterior de procesamiento,
se puedan ingresar metadatos adicionales.

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES
REQUISITO
REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES
Cumplimiento
Cuenta de cumplimiento
Cumple 20
Total 20
EL SGDEA DEBE:
‣ Permitir cualidades observables en tiempo de ejecución, como por ejemplo la
usabilidad y la seguridad.
‣ Permitir Cualidades relacionadas con la evolución del sistema, como por ejemplo
mantenibilidad, Comprobabilidad, Extensibilidad y Escalabilidad, las cuales están
inmersas en la estructura del sistema de software.

RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN
REQUISITO
RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN
Cumplimiento
Cuenta de cumplimiento
Cumple 8
No cumple 5
Total 13
EL SGDEA DEBE:
‣ Permitir como mínimo las siguientes acciones de disposición para cualquier regla de
retención y disposición:
• Conservación permanente
• Eliminación automática
• Eliminación con autorización del rol administrativo
• Transferencia
• Selección
‣ Activar automáticamente una alerta al rol administrador cuando el período de
retención aplicable está a punto de cumplir el tiempo establecido.
‣ Emitir una alerta al administrador en el caso que un expediente electrónico esté listo
para ser eliminado y alguno de sus documentos esté vinculados a otro expediente.
El proceso de eliminación, debe aplazarse para permitir acciones correctivas tales
como solicitar confirmación para continuar o cancelar el proceso, en esta acción
deberá quedar en las pistas de auditoria relacionando mínimo los datos de fecha de
inicio; identidad del usuario autorizado; motivo de la acción.

‣ Permitir copiar el documento a un expediente determinado y actualizar las
referencias correspondientes, con el fin de garantizar la integridad del
expediente durante un proceso de migración entre diferentes sistemas o
plataformas tecnológicas se debe garantizar que pueda:
‣ Exportar o transferir los documentos correspondientes con las reglas de
retención y disposición y sus respectivos controles de acceso (seguridad para
consulta) para que puedan seguir aplicándose en el sistema de destino.
‣ Imprimir uno o más informes o reportes que muestren las reglas que se aplicarán
a cada conjunto de documentos con sus características.
‣ Garantizar la estructura del expediente garantizando que los vínculos
archivísticos se conserven en todo momento
‣ Generar un reporte del estado de la transferencia o exportación realizada y
guardar datos de la acción realizada en las pistas de auditoria.

CONCLUSIONES GENERALES
La solución tecnológica está enfocada a mejorar la estrategia de administración de
documentos y registros bajo un modelo de Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo SGDEA.
Con la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
SGDEA, se constituye un marco de acción para la toma de decisiones en materia de
Gestión de Documentos, Gestión de Registros, Gestión de Contenido y Gestión de
Seguridad de la información según la ISO 27000.
La transformación digital se concibe como un proceso de cambio tecnológico y de
negocio, lo que permite evolucionar en el desarrollo de sus procesos apalancados en la
tecnología; la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivo SGDEA garantizará a la empresa que la información sea oportuna, eficiente,
eficaz, agilidad en los procesos y sobre todo que ésta les permitirá la toma de decisiones
en el momento requerido.

RECOMENDACIONES GENERALES PARA
IMPLEMENTAR UN SGDEA
En términos generales y de cara a satisfacer los requisitos básicos de la Gestión
Documental, el aplicativo deberá concebir al menos las siguientes opciones:
✓ Cuadro de Clasificación Documental: Es el primero de la lista y, en este caso, el
requisito más importante del SGDEA. Podríamos decir que no es negociable. Un
sistema pensado para la gestión de información debe permitir la definición de una
estructura de jerarquización de la información siempre que se pueda diferenciar cada
uno de los distintos niveles (fondo, sección, subsección, serie, subserie y expediente)
y que cada nivel tenga sus respectivos niveles de seguridad y los metadatos que le
corresponden.
Poder crear y usar simultáneamente varios Cuadros de Clasificación Documental
✓ Retención y Disposición: El aplicativo debe estar en capacidad de definir tiempos
de retención en las distintas fases del archivo y procedimientos automáticos de
disposición final. La eliminación documental se cumple según el Artículo 15 del
acuerdo 04 de 2013 ítem VI, Acuerdo 04 de 2013, art 4 parágrafo 4, tiempos de
retención. Lo realmente importante, no es el formato de TRD como lo conocemos,
sino que el sistema sea capaz de ejecutar las reglas asociadas a la retención y
disposición.
✓ Metadatos: Con los metadatos garantizamos la integridad, autenticidad y fiabilidad
de los documentos, al tiempo que facilitamos los procesos de identificación y por
ende de recuperación de la información. Los metadatos que van desde el inicio de la
gestión del documento hasta su disposición final, dejando con esto evidencia de todo
el trámite y procesos asociados al documento.
✓ Búsquedas: el sistema debe tener un fuerte sistema de recuperación de información
en todo nivel y respetando siempre los roles y permisos de acceso.
✓ Captura, cargue, creación de documentos: el sistema está en la capacidad de
ingresar documentos y gestionarlos mediante un proceso.

✓ Seguridad y Auditoría: El sistema debe contemplar una rigurosa estructura de roles
y permisos en la que se limite acceso, visualización y uso de todos los elementos
almacenados. Es vital que se cuente con distintos métodos de autenticación, que
vayan más allá del uso de contraseña. La auditoría debe registrar todas las acciones
que se realicen sobre los documentos. Al mismo tiempo, el sistema debe generar
trazabilidad sobre los cambios de tipo administrativo que se realicen, garantizando
siempre que se almacenen los datos de quien realiza la acción, la acción realizada y
la estampa de tiempo.
✓ Flujos de proceso: Que el sistema sea capaz de modelar procesos sencillos que
permitan llevar un documento de un estado a otro garantizando trazabilidad y
seguridad.
✓ Reportes: No es un requisito vital, pero es parte de las necesidades. El sistema debe
ser capaz de generar reportes de las acciones que suceden dentro del mismo, eso
facilita el análisis y la toma de decisiones.
✓ Firmado Digital: La firma digital debe ofrecer facilidad y las mismas o mejores
garantías frente a la firma manuscrita.
✓ Gestión de Correo Electrónico: Los correos electrónicos son un documento más,
hacen parte de la evidencia que conforma las series y subseries, por ende el sistema
de gestión de documentos electrónicos no debe dejar por fuera los correos y la mejor
opción es que sea de forma nativa y desde el gestor de correos electrónicos.

DEFINICIONES
MODELO: Aquello que se toma como referencia para tratar de producir algo igual.
REQUISITO: Aquello que resulta ineludible o imprescindible para el desarrollo de algo.
MODELO DE REQUISITOS PARA UN SGDEA: Referencia indispensable para el
diseño y desarrollo estandarizado de un SGDEA.
SISTEMA DE GESTIÓN (SG): Conjunto de elementos relacionados en una
organización que establecen políticas y objetivos, y los procesos para alcanzarlos.
SISTEMA DE GESTIÓN PARA LOS DOCUMENTOS (SGD): Sistema de gestión de
una organización para dirigir y controlar lo respectivo a documentos.
SISTEMA DE GESTIÓN PARA LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
(SGDEA): Sistema de gestión de una organización para dirigir y controlar lo respectivo
a documentos electrónicos de archivo.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS: Área de gestión responsable de un control eficaz y
sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los
documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de
documentos la información y prueba de las actividades de la organización.