REVISTA FINAL

ORGANIZACIÓN DE REUNIONES – JUNIO 2020
REUNIONES
EXITOSAS
Estudiante de segundo semestre
de auxiliar administrativo, con
Conocimiento en el área de
servicio al cliente, labores de
recepción y manejo documental,
con orientación al logro,
responsabilidad y trabajo en
equipo y altos valores éticos y
morales
ENCONCLUSION
En el mundo laboral, son
comunes e importantes las
reuniones, son el canal de
comunicación y opinión abierta
de una compañía, se realizan
para comunicar informar y crear
estas se pueden realizar entre
administrativos y las diferentes
áreas de la compañía aunque
no solo se realizan
internamente también se
pueden realizar con
proveedores, posibles
inversionistas clientes etc. por
lo cual es importante conseguir
realizar una reunión, de manera
que todo este organizado y
dispuesto para que esta sea
exitosa.
Aunque suene simple organizar
reuniones, esto requiere de
varios componentes que harán
que no solo se lleve a cabo, si
no que cumpla el fin por lo que
han sido realizada, para un
auxiliar administrativo es de
vital importancia conocer todo
lo que se debe saber para este
proceso de organización de
reuniones ya que todos los
conocimiento que adquirimos
como comunicación, servicio al
cliente, conocimientos en
redacción, manejo documental
etc. Se interconectan y
dándonos utilidades en
diversas áreas de la labor diaria
de un auxiliar administrativo.
Las reuniones en el trabajo son importantes, ayudan en
la comunicación de todas las áreas de una
organización, ayudando en el crecimiento conociendo
sus fortalezas, debilidades teniendo en cuenta
diferentes opiniones y experiencias de los miembros de
la compañía para alcanzar en equipo los objetivos
propuestos; “escucha a todos en tu empresa e incentiva
la comunicación. Los empleados en la línea del frente,
los que normalmente hablan con el consumidor, son los
únicos que saben que pasa afuera” (Sam Walton).
Según la investigación realizada por la universidad de
Sevilla en el 2016 llamada técnica de la gestión de la
comunicación interna. La organización de reuniones
internas ayuda a la adhesión de los empleados,
beneficios a las empresas ayudándole a conseguir los
objetivos propuestos
Lo primero que debemos hacer es identificar la clase de
reunión que vamos hace, muchas personas lo saben,
pero existen diferentes tipos como por ejemplo
reuniones informativas, formativas, estratégicas,
creativas, de celebración, diarias, semanales,
mensuales y anuales estableciendo cual es la finalidad
de la reunión, pero como lo logramos, respondiendo
preguntas como ¿Por qué? ¿para qué? Se realiza la
reunión. Definido esto tenemos que elegir qué temas se
irán a tratar, cuanto tiempo se destinara para cada
tema y en qué orden se trataran, seguido a esto
debemos establecer que personas deben asistir a la
reunión, por último, debemos programar una fecha, una
hora y un lugar.
Si, estás pensando que son muchas cosas en que
pensar y hacer, no te preocupes hay herramientas que
te ayudaran a que no olvides nada de esto como lo son
los checklist, las plantillas de control para preparación
de reuniones. Ya tenemos lo más importante para una
reunión es hora de continuar con los preparativos; no
olvidemos las invitaciones, se deben enviar con
anticipación, debes estar pendiente de toda la parte
logística, para que no te falte nada verificar que haya
sillas para todos los asistentes, que cuentes con las
herramientas tecnológicas que necesites como
computadoras, sonido, video ben, reproductores de CD
o USB, etc. Para finalizar recuerda que en las
reuniones es preciso realizar un acta; esto ayudara en
el control de temas, de asistencias y acuerdos que se
lleguen en las reuniones.
El éxito de las reuniones
depende de una buena
organización y planeación,
aunque pensemos que es algo
fácil de hacer, esto tiene
muchos temas como la
organización, comunicación,
logística, planeación, protocolo
etc. Que en conjunto logran que
se lleve una reunión productiva,
en la cual se cumpla todo lo
previsto y se logre las
finalidades por las cuales se
realizó la reunión.
Las reuniones nos ayudan a
lograr una buena comunicación
entre los colaboradores de la
compañía tanto internos como
externos por eso es muy
importante saber cómo
organizarlos y lograr que esta
sea eficiente y productiva.
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