Guia_De_Delegacion_Para_Empresarios

GUÍA DE
DELEGACIÓN
PARA
EMPRESARIOS
Cómo obtener resultados a
través de otros delegando
como un profesional
Históricamente, he tenido una relación de amor y odio con la
delegación.
Mis primeros recuerdos de la delegación involucran proyectos
grupales de la escuela primaria en los que mis compañeros de clase
no se tomaron la tarea en serio. La mayoría de las veces, esto me
dejó en la posición indeseable de tener que asumir el control y
hacer casi todo la noche antes de la fecha límite. Desde entonces,
cada vez que delegué algo, sentí que estaba tomando un riesgo
monumental.
Estoy seguro de que la mayoría de nosotros ha tenido experiencias
similares de delegación que salió mal.
Sin embargo, una vez que me convertí en empresario y comencé a
entrenar ejecutivos de mi empresa, tuve un cambio completo de
perspectiva sobre la delegación. Hay formas reales probadas de
delegar con éxito.
Cuando se hace bien, la delegación simplemente hace su vida
mucho más fácil. Y, francamente, la delegación es una habilidad
necesaria para el liderazgo y la alta dirección.

Delegar no es difícil. Simplemente requiere comprender qué
delegar (y por qué), cómo asignar tareas con expectativas muy
claras y cómo verificar para asegurarse de que todo esté
progresando sin problemas.
¿Quieres conocer los secretos de la delegación? Cuando termine de
leer esta guía, sabrá:
Por qué muchas de sus excusas para no delegar probablemente
sean falsas.
Cómo determinar qué tareas debes delegar.
Cómo delegar como un profesional.
Cómo hacer un seguimiento para obtener los mejores resultados.
Vamos a sumergirnos.
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MINUTOS
I. Cuatro objeciones comunes
a la delegación y por qué
deben ser impugnadas
Durante mi carrera he entrenado a cientos de profesionales que
han tenido sentimientos encontrados sobre la delegación. De lejos,
la preocupación más común que he escuchado de los líderes es que
saben que deben delegar con más frecuencia, pero por diversas
razones, lo perciben como una propuesta improductiva o incluso
arriesgada.
Estas son las cuatro reservas más comunes que escucho sobre la
delegación, y mis refutaciones a ellas:
1. "Es más rápido si lo hago yo mismo".
Los líderes que hacen esta excusa afirman que para cuando le
explican la tarea a su empleado, le enseñan a hacerlo, verifican el

progreso, lo revisan, dan retroalimentación y esperan las
revisiones, podrían haber completado personalmente la tarea diez
veces. Como resultado, en lugar de pasar por esta molestia
percibida, optan por hacerlo ellos mismos.
Es cierto que, en ocasiones, la delegación puede llevar mucho
tiempo. Sin embargo, si sigue haciendo todo usted mismo, solo
aumentará su propia carga de trabajo a corto plazo y no hará nada
para mejorar la situación a largo plazo. Por lo tanto, para las tareas
apropiadas que no son urgentes, asuma el compromiso de
capacitar a otros para que las hagan. Con el tiempo, esto le ayudará
a ser más eficiente, ya que su equipo podrá eliminar más y más de
su lista de tareas pendientes.
2. "Él / ella no lo hará como yo".
Si es un fanático del control o un perfeccionista, es posible que se
sienta reacio a delegar por temor a que el producto final de otra
persona sea diferente del que usted hubiera producido. Entonces,
en lugar de arriesgar este resultado, elige quedarse con la tarea
para usted.
A menos que la tarea que está delegando tenga una clara respuesta
correcta o incorrecta, le animo a considerar que un diferente
enfoque no significa necesariamente un peor enfoque . De hecho,
posiblemente podría aprender algo nuevo al ver cómo alguien más
resuelve un problema. Si está delegando de manera adecuada, aún
puede delegar ciertos parámetros, al tiempo que le permite a su
empleado la libertad de ser creativo para determinar una solución.
Hacerlo probablemente aumentará su nivel de propiedad y
compromiso con la tarea.
Además, tenga en cuenta que si se ha involucrado mucho en las
minucias tácticas del día a día de su área, es muy probable que no
esté dedicando suficiente tiempo a atender los aspectos más
estratégicos de su negocio. Al resistir la tentación de hacer todo
usted mismo, puede liberar su tiempo para tareas de mayor
impacto.
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3. "No hay nadie en mi equipo a quien
delegar".
En algunos casos, esta excusa en particular puede ser cierta. Si
usted y sus subordinados directos tienen conjuntos de habilidades
técnicas completamente diferentes, entonces es posible que no
pueda asignar una tarea en particular a nadie más.
Sin embargo, más comúnmente cuando escucho esta objeción, el
líder me dice que creen que los miembros de su equipo carecen del
talento o el conocimiento para poder hacerlo.
Si se encuentra diciendo esto mucho, esta podría ser simplemente
una forma diferente de formular la objeción número 1. Alguien del
equipo podría completar la tarea, pero usted no tiene ganas de
tomarse el tiempo para ayudarlo. Si ese es usted, reitero que vale
la pena invertir tiempo ahora, para que pueda liberarse en el futuro.
Sin embargo, si usted cree que su equipo realmente hace falta la
capacidad de hacer mucho más de lo que cabría delegar en ellos,
entonces se podría estar pasando por alto una parte importante de
su papel como líder, que es la gestión del talento.
Es su trabajo construir un equipo sólido de personas capaces. Es
su trabajo asegurarse de que puedan cumplir con las demandas de
sus puestos. Es su trabajo darles a las personas asignaciones
extensas que les permitan desarrollarse y crecer. Por lo tanto, si
cree que no hay nadie en su equipo a quien delegar, es probable
que sugiera que debe abordar su puesto de manera diferente, para
que pueda comenzar a construir algo de fuerza en el banco a través
de la contratación y el entrenamiento.
4. "Mi equipo ya tiene mucho que hacer".
Nuevamente, hay casos en los que esto podría ser completamente
cierto. Si su equipo ha estado operando en todos los cilindros
durante un período prolongado de tiempo, podría quemarlos
delegándoles más.
Sin embargo, en la mayoría de los casos, cuando escucho esta
objeción, proviene de gerentes bien intencionados y compasivos
que son demasiado protectores con su gente. Prefieren actuar

como mártires y agotarse antes que pedir a sus empleados que
hagan un poco más.
Si esta excusa, primero le recomiendo que intente ser lo más
objetivo posible al determinar si su equipo realmente usa mucho
tiene demasiadas cosas en juego. Si lo hacen, podría ser un buen
momento para evaluar las prioridades y quizás reducir los
elementos de menor impacto que actualmente no requieren
atención.
Sin embargo, si determina que su equipo no tiene mucho que
hacer, es posible que desee reevaluar cómo está viendo su función.
Si bien nunca sugeriría que le dejes todo el trabajo a todos los
demás y luego te sientes en tu oficina viendo Netflix, es importante
tener en cuenta que, como líder, tu función suele ser más la de
orquestador del trabajo que de un hacedor del trabajo.
Si está haciendo el trabajo con la cabeza hacia abajo, es muy
probable que esté eludiendo algunos de los otros aspectos del
liderazgo.
Además, si tiene personas ambiciosas en su equipo que esperan
ascender en la escala corporativa, una de las cosas que tendrán
que aprender es cómo administrar una mayor carga de trabajo. Si
nunca les da la oportunidad de descubrir cómo establecer
prioridades, administrar su tiempo y lidiar con más responsabilidad,
¿cómo desarrollarán esas habilidades? Estíralos un poco en ese
sentido, y es posible que te sorprendan.
¿La línea de fondo? Puede haber ocasiones en las que sus reservas
sobre la delegación sean precisas. Pero, si los presta atención en
todo momento, prácticamente está garantizando que va a
perpetuar el status quo con respecto a cómo se realiza el trabajo
en su área. Entonces, comprométete a delegar. Con el tiempo,
aumentará su eficiencia y tendrá más tiempo para concentrarse en
consideraciones de nivel superior en su negocio.
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II. Cómo decidir qué tareas
delegar
Ahora que ha determinado que la delegación es una buena idea, el
siguiente paso es decidir qué tareas delegar. Para comenzar, haga
una lista de sus tareas y actividades y luego clasifíquelas como
tareas que:
• Solo tú puedes hacer.
• Tú u otra persona pueden hacerlo.
• Solo alguien más puede hacerlo.
Luego, deberá decidir a quién delegar cada tarea. En algunos casos,
puede ser obvio; por ejemplo, si un proyecto determinado está
dentro de los límites de las responsabilidades laborales de alguien,
entonces generalmente es una obviedad que le asigne esa tarea.
O, si una tarea en particular fuera muy fácil para una de tus
personas, entonces puedes dársela para que la haga rápidamente.
En otros casos, puede optar por delegar para desarrollar un
empleado. Por ejemplo, puede asignar un proyecto sobre un tema
que no sea familiar para un empleado en particular para ayudar a
ese empleado a ampliar su base de conocimientos. O bien, podría
darle a alguien con experiencia mínima en administración la tarea
de dirigir un proyecto de equipo, para ayudarla a desarrollar
habilidades de liderazgo. Cuando se supervisan adecuadamente,
este tipo de tareas delegadas pueden convertirse en beneficiosos
para todos: lo ayudarán a administrar su carga de trabajo y, al
mismo tiempo, brindarán a sus empleados una experiencia valiosa.
Solo asegúrese de asignar tiempo suficiente, ya que es probable
que aumenten los comentarios y las revisiones para este tipo de
actividades.
Autocontrol para asegurarse de delegar
adecuadamente
Cuando su objetivo sea delegar más, utilice el autocontrol para
asegurarse de aprovechar al máximo las oportunidades potenciales
para delegar. Para hacer esto, recomiendo monitorearse a sí mismo
de dos maneras.

Primero, antes de comenzar cualquier tarea, considere si es una
tarea que realmente debería hacer. Pregúntese: "¿Es este el mejor
y más alto uso de mi tiempo en este momento?" Si la respuesta es
"no", entonces podría considerar asignárselo a otra persona.
En segundo lugar, al final de cada día, reflexione sobre cómo utilizó
su tiempo. ¿Completó alguna actividad que realmente debería
haber sido delegada a otra persona? Si lo hizo, tome una nota
mental para delegar cualquier tarea similar que surja en el futuro.
Con el tiempo, si notas que sigues realizando actividades que
deberían ser delegadas, intenta ver si notas alguna tendencia. ¿Se
interponen sus creencias sobre la delegación? ¿Su equipo necesita
más formación? ¿Su sentido de urgencia es excesivo?
Comprométase a abordar sistemáticamente esos problemas para
que pueda aprovechar al máximo las fortalezas de su equipo y
optimizar el uso de su tiempo.
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III. Mejores prácticas para
delegar
Una vez que haya decidido qué va a delegar y a quién, el siguiente
paso es delegar. Aunque mucha gente podría pensar que es un
proceso bastante sencillo, en mi experiencia, muchos problemas
con las tareas delegadas se remontan a la falta de claridad en esta
etapa.
1. Explique su resultado deseado
Cuando delega en alguien, su objetivo es describir el resultado
deseado del proyecto o tarea lo más claramente posible.
También querrá comunicar las pautas o parámetros que la persona
deberá tener en cuenta mientras realiza el proyecto. En la mayoría
de los casos, no le dirá a la persona exactamente cómo hacerlo,
pero en realidad puede haber ocasiones en las que sea apropiado.

Por ejemplo, en una crisis, probablemente será mucho más
directivo de lo que sería cuando las cosas van como de costumbre.
En realidad, ahora hay un marco bastante claro para decidir qué
tan específico ser, liderazgo situacional. Considera la experiencia
del empleado con la tarea: las personas con menos experiencia
prefieren más dirección, independientemente de su experiencia
general.
2. Explique cómo la tarea contribuye al
panorama general
Si bien este paso no siempre es necesario, he descubierto que
puede ser muy útil para hacer que una tarea sea más significativa
para el empleado. La mayoría de las personas quieren sentir que
están marcando la diferencia. Sin embargo, para la persona
promedio que se encuentra en varios niveles en una gran
organización, el vínculo entre lo que está haciendo y el éxito del
negocio o su impacto en los clientes a menudo no está claro. Al
tomarse unos minutos para explicar cómo una actividad o proyecto
está vinculado al panorama general, puede brindar a los empleados
un mayor sentido de orgullo, propiedad y compromiso con su
trabajo.
3. Comunicar el nivel de calidad requerido
¿Solo necesita un borrador? ¿O es necesario que todos los
elementos se verifiquen dos o tres veces? Si bien su primer impulso
podría ser decir que todo debe ser de la más alta calidad, ser más
realista en este sentido puede brindarle a su empleada información
valiosa que puede ayudarla a administrar su tiempo.
Por ejemplo, si está tratando con un perfeccionista que,
abandonado a sus propios dispositivos, pasaría horas creando la
presentación perfecta (hasta la fuente y los colores), pero la
presentación no es lo suficientemente importante como para
garantizar ese nivel de detalle, lo haría. Sería de gran ayuda
hacérselo saber. Por el contrario, si asigna una actividad de alto
perfil a un miembro de su equipo que no siempre está atento a los
detalles, puede aumentar las posibilidades de que le brinde lo que
está buscando al reforzar su necesidad de alta calidad.

4. Comunicar la fecha límite y los hitos
Si bien esto puede parecer obvio, muchos delegadores lo omiten.
Cuando se omite, los líderes pueden terminar irritados porque su
empleado no completó una tarea tan rápido como esperaban. O,
por otro lado, un empleado puede sentirse frustrado porque se
quedó despierto hasta tarde y trabajó todo el fin de semana en una
tarea que el líder sabía que no tendría la oportunidad de revisar
durante dos semanas.
Para evitar esto, acuerde un cronograma con la persona en quien
delega. Acuerde una fecha límite final, junto con los puntos de
control en los que se deben completar ciertos hitos. Idealmente,
este proceso será colaborativo, en el que su empleado podrá
brindar comentarios honestos sobre cuándo espera poder
entregárselo.
A medida que esté de acuerdo con el cronograma, asegúrese de
presupuestar tiempo para comentarios y revisiones, para evitar
recibir productos por debajo del estándar en el último minuto.
También es posible que desee preguntarle a su empleado sobre su
carga de trabajo en general, en caso de que necesite ayuda con la
priorización que lo ayudará a administrar su tiempo de la mejor
manera posible.
Como nota final: si bien a veces es inevitable, intente limitar la
cantidad de tareas que requieren un tiempo de respuesta mínimo.
A nadie le gusta trabajar para un jefe con expectativas poco
realistas.
5. Revisión para mayor claridad
Como paso final, asegúrese de que todos se vayan con una
comprensión clara de las expectativas. Una forma sencilla de
hacerlo sería pedirle a su empleado que le explique su comprensión
de la tarea. Pregúntele si tiene alguna pregunta y si prevé algún
obstáculo para hacerlo. Descubra lo que necesita de usted para
hacerlo de manera eficaz. De esa manera, puede anticipar cualquier
problema potencial y aumentar las posibilidades de éxito.
¿La línea de fondo? Al delegar, la claridad es tu amiga. Sea lo más
claro posible acerca del qué, cuándo, quién y por qué para brindar

a sus empleados la mejor oportunidad de cumplir con sus
expectativas.
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IV. Seguimiento de las tareas
delegadas
Se está dando seguimiento a la última fase de delegación. Esto es
fundamental porque, en última instancia, usted es el responsable.
No sea como esos líderes que asumen erróneamente que una vez
que han asignado la tarea, su parte en el proceso está completa.
Si elige no registrarse, podría estar jugando a la ruleta rusa con su
reputación.
La buena noticia es que, si ha seguido los pasos de delegación
descritos anteriormente, el proceso de registro debería ser
bastante sencillo. Ya habrás acordado puntos de contacto que te
permitirán ver cómo avanza todo. Y, dado que todos los
involucrados en un proyecto estarán esperando estos controles,
podrá disminuir las probabilidades de que sus empleados sientan
que está respirando por el cuello.
Durante estos controles, proporcione las correcciones necesarias
en el curso, junto con aliento y comentarios positivos. Tenga la
mente abierta y trate de ser objetivo al evaluar y criticar la calidad
del trabajo. Recuerde: el hecho de que sea diferente a cómo lo
hubiera hecho, no significa que sea peor.
Además, tenga cuidado con dos comportamientos comunes que
pueden socavar sus futuros esfuerzos de delegación: ser
quisquillosos y hacerse cargo. Cuidar cada detalle minúsculo puede
capacitar a los empleados para que crean que nunca cumplirán con
sus expectativas. Esto hará que dejen de hacer su mejor esfuerzo,
ya que saben que lo vas a destrozar de todos modos.
Del mismo modo, si tiende a intervenir y tomar el control, sus
empleados aprenden que los va a "salvar" o deshacer gran parte
del trabajo que ya han realizado. Este comportamiento también
tiene la consecuencia no deseada de hacer que los empleados sentir

menos propiedad sobre su producción. Y, si sienten que tienen
menos propiedad, probablemente obtendrá un trabajo de menor
calidad.
Finalmente, una vez completada la tarea, es posible que desee
revisar las lecciones aprendidas. Esto le ayudará a resaltar las
conclusiones que le gustaría que el miembro de su equipo recuerde
la próxima vez que delegue algo en él o ella. Y no se olvide de dar
crédito a quien corresponda. Hay pocas cosas tan frustrantes como
un jefe que empeña su trabajo como si fuera suyo.
Qué hacer si el trabajo es deficiente
En un mundo perfecto, delegaría una tarea, recuperaría un
producto de primera de su empleado y luego seguiría su camino
alegre. Desafortunadamente, las cosas no siempre son perfectas.
Entonces, ¿qué haces si lo que te devuelven no está a la altura?
Su mejor respuesta dependerá de la causa raíz del problema. A
continuación, se muestran tres problemas comunes y cómo
abordarlos:
1. Falta de comunicación
A veces, a pesar de sus mejores esfuerzos, hubo una falta de
claridad con respecto a sus expectativas. Ya sea por una falta de
comunicación, suposiciones incorrectas, falta de comprensión u
olvido, por alguna razón, ustedes dos no estaban en la misma
página.
En ese caso, vuelva a revisar el resultado deseado y asegúrese de
que sus expectativas sean claras. Es posible que incluso desee
documentar los objetivos acordados para garantizar aún más la
claridad. Por ejemplo, puede hacer que su empleado le envíe un
correo electrónico con los detalles acordados descritos, o puede
agregarlo como un elemento de la agenda para su próxima reunión
para reforzar el cronograma.
2. Déficit de habilidades
En otros casos, es posible que reciba un producto de calidad inferior
porque su empleado carecía de las habilidades para entregarlo. Tal

vez se excedió al dar una tarea exagerada. O podría haber supuesto
que sabía más que él.
Para abordar este problema, brinde a su empleado el
entrenamiento o la capacitación que necesita para que pueda
cumplir mejor con sus expectativas la próxima vez. Si bien puede
ser frustrante, el lado positivo de este tipo de escenario es que le
permite a usted, como jefe, obtener una comprensión más
profunda de las oportunidades de desarrollo o las brechas de
conocimiento de sus empleados. Y, armado con esta información,
puede tomar mejores decisiones sobre cómo entrenarlo, así como
qué delegar en el futuro.
3. Motivación
Seamos sinceros. Independientemente de lo que haga, algunas
personas simplemente no están lo suficientemente motivadas o
comprometidas como para hacer un buen trabajo. Si ese era el
problema, es posible que desee averiguar por qué su empleado no
estaba involucrado en la tarea. ¿No encaja bien en el puesto?
¿Existen otros problemas personales atenuantes que podrían haber
afectado su desempeño? Llegar al fondo de este problema puede
ayudarlo a comprender cuál es la mejor manera de proceder.
Si se convierte en un problema continuo, deberá utilizar las
herramientas disponibles para hacerla responsable. Ya sea que
proporcione una advertencia, cree un plan de desempeño o siga el
proceso disciplinario de su organización, asegúrese de abordar la
situación. Ignorar los problemas con la esperanza de que
desaparezcan por sí solos rara vez funciona.
Por último, si se trata de ello, puede animar a su empleado a
encontrar un puesto que sea más adecuado para él. Aunque
muchos líderes se muestran reacios a despedir a un empleado,
tenga en cuenta que si alguien tiene un problema de actitud, no
solo le dificulta la vida, sino que también puede afectar
negativamente la moral de todo su equipo.

Conclusión
El autor y gurú del liderazgo John C. Maxwell escribió:
“Si quieres hacer bien algunas pequeñas cosas, hazlas tú mismo.
Si quieres hacer grandes cosas y tener un gran impacto, aprende a
delegar ".
Si realmente quiere maximizar su eficiencia, influencia e impacto,
es fundamental que aprenda a delegar de manera eficaz. Pruebe
estas herramientas y vea la diferencia que pueden marcar en cómo
se hacen las cosas.
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