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Empresas<br />
Empresas<br />
Sistemas; el camino a la<br />
profesionalización<br />
Por: Ricardo Alberto Iturralde Martínez<br />
¿Por qué es importante sistematizar tu negocio?<br />
Obtendrás los siguientes beneficios:<br />
• Dar estructura a los procesos críticos del negocio.<br />
• Optimizar recursos económicos, técnicos y humanos.<br />
• Unificar formatos, registros, bitácoras, formularios, y<br />
todo tipo de documento necesario.<br />
• Tener orden y estructura en todas las áreas y departamentos<br />
del negocio.<br />
• Proyectar una imagen ordenada y profesional.<br />
• Dar sentido de pertenencia al personal.<br />
• Darle más tiempo a los mandos gerenciales y directivos<br />
para ocuparse de temas estratégicos.<br />
Así tendremos un doble beneficio; hacia el exterior beneficiará<br />
la percepción e imagen del negocio, lo que permitirá<br />
institucionalizarlo, hacia el interior gestionarlo más eficientemente;<br />
lo que impactará en tus colaboradores ya que<br />
tendrán claros sus roles y responsabilidades, y a su vez los<br />
hará sentir confianza y seguridad en su desempeño.<br />
¿Cuáles son estos sistemas clave?<br />
Iniciemos con los sistemas de la operación diaria de<br />
oficina; cómo contestar el teléfono, proceso de venta,<br />
sistemas de inventarios, sistemas de soporte al cliente,<br />
procesos de facturación y contabilidad, sistemas de reclutamiento,<br />
selección y contratación del capital humano,<br />
sistemas de formación y entrenamiento, metodologías<br />
de evaluación del desempeño, entre otros.<br />
Los 4 pasos básicos para sistematizar tu negocio:<br />
1<br />
Diagrama de flujo de tus procesos: Diseña la ruta de todos los pasos<br />
requeridos para llevar a cabo el proceso que lleve al colaborador a los<br />
resultados esperados.<br />
2<br />
Documentar cómo se hace cada uno de estos pasos: Solicita a cada colaborador<br />
que hoy esté haciendo este trabajo que documente cada paso para<br />
realizar una tarea, revisarla y dar por bueno este proceso, documentarlo,<br />
compartirlo, implementarlo y supervisar su cumplimiento.<br />
3<br />
Definir indicadores clave de rendimiento y medirlo: <strong>La</strong> principal característica<br />
que debe tener el sistema que diseñamos es que sea eficaz, por tanto, habremos<br />
de medir los resultados y estos pueden ser ventas, número de clientes potenciales,<br />
promedio de venta por ticket, porcentajes de devoluciones o rechazos, etc.<br />
Es de vital importancia sistematizar tu negocio para ganar<br />
orden y estructura en tu empresa, el objetivo es muy<br />
obvio; que pueda crecer en orden y que te permita como<br />
dueño de negocio, que te puedas enfocar en la parte<br />
estratégica de tu empresa y dejes de estar operando todo<br />
el tiempo, ¡es lo que todo dueño de negocio quiere!, ¿no?<br />
4<br />
Asegurarse de que el sistema crezca o cambie de la misma forma que el negocio<br />
cambia o crece: Que cada sistema sea fiable, autocorregirle y escalable a fin de<br />
que permita que evolucione al ritmo que el negocio evoluciona.<br />
Existen excelentes herramientas para sistematizar tu<br />
negocio, el paso más importante es empezar y hacerlo<br />
de manera consistente.<br />
Un sistema es un conjunto de procesos que especifican cómo<br />
deben realizarse las tareas para que cada uno de los colaboradores<br />
sepan lo que se espera de ellos, cómo deben realizarlo<br />
y cómo van a ser medidos sus resultados.<br />
Conforme crece el negocio se vuelve más difícil controlarlo<br />
todo, por lo tanto, los sistemas y procesos aseguran la mejor<br />
operación posible.<br />
Cuando los sistemas son implementados de manera correcta,<br />
nos permiten garantizar que el cliente esté recibiendo un<br />
servicio adecuado y estandarizado, impactando además en la<br />
rentabilidad de la empresa; conforme la empresa se diversifica<br />
y crece, los sistemas se convierten en necesarios y son clave<br />
para los resultados financieros.<br />
Si quieres implementar herramientas que te lleven a profesionalizar<br />
y estandarizar tu negocio, no dudes en contactarme.<br />
Mis mejores deseos en este <strong>2024</strong>, que tu camino este lleno de éxitos y<br />
sobre todo de aprendizaje.<br />
Ricardo Alberto Iturralde Martínez ha<br />
trabajado por más de 25 años en el medio<br />
automotriz; se desempeña como Coach de<br />
Negocios certificado por la firma Helpi Coaching.<br />
Tel: 96165 54745<br />
Email: ricardo.iturraldemtz@gmail.com<br />
Ricardo Alberto Iturralde Martínez<br />
Ricardo A Iturralde Mtz<br />
@richard_iturralde<br />
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