Sirpa Länsivuori - Kansalliskirjasto

Johtamisviestintä
Yliopistokirjaston sisäinen
johtamisviestintä
Sirpa Länsivuori
28.5.2010

VIESTINTÄ
• 1 Sanomien ja informaation siirtona
• 2 Merkityksinä ja tulkintoina
• 3 Yhteisyytenä ja yhteisöllisyytenä
• Tavoitteiden saavuttaminen, tarpeiden tyydyttäminen
• Vuorovaikutus = kaksisuuntainen vaikutussuhde,
sanallinen ja sanaton viestintä, teot
• Vaikuttaa: mahdollistaa, rajoittaa, estää, yhdistää,
erottaa, innostaa, lannistaa…

…VIESTINTÄ
• Viestintätapahtuma: lähettäjä - viestintätapa ja
sanoma - vastaanottaja (vastaanotto? tulkinta?)
ja palaute + konteksti ja tilannetekijät
• Viestintään työpaikalla vaikuttavat:
• Ihmiset (asenteet, arvot, odotukset,
oletukset, havainnot, kieli, tausta…)
• Organisatoriset tekijät (rakenteet, etäisyydet,
hierarkia, aikapaineet, viestintäkanavat…)

JOHTAMISVIESTINTÄ?
Johtaminen
- toimintaa
- tavoitteellista
- vaikuttamista
- valintoja
Viestintä
- johdon (organisaation) näkökulma
= Tukee organisaation perustehtävää, toimintaa ja
tavoitteita
= KAIKKI johdon harjoittama viestintä, jolla pyritään
vaikuttamaan organisaation toimintaan (Salminen 2000)

…JOHTAMISVIESTINTÄ
Viestintätavat
• Sähköposti (tiedottaminen)
• Intranet (dokumentointi)/internet
• Kokoukset
• Kasvokkaisviestintä (yhteinen tulkinta, palaute)
• Epävirallinen viestintä (tauot, käytävät)
• Oheisviestintä (liikkeet, ilmeet, sitoutuminen,
suhtautuminen)
- Kaikilla viestintätavoilla on etuja ja haittoja, valinta
- Viestinnän/foorumin tarkoitus, tehtävät, tavoite?

… Johtamisviestintä
• Suora johtamisviestintä = Strateginen
johtaminen, mitä on tehtävä (tavoitteet,
toimenpiteet)
• Epäsuora johtamisviestintä =
Organisaatiokulttuurin johtaminen, miten asiat
tehdään (arvot, käytännöt)
-> molemmat vaikuttavat tulokseen
-> yhdenmukaisuus, johdonmukaisuus
-> Puheet ja todellinen käytäntö kohtaavat

Johtamisviestinnän tasoja
• Barrett 2006:
• 1 Ydintaidot: kirjoitus- ja puhetaidot,
viestintästrategia
• 2 Johtamisviestintä: ohjaus, kuuntelu,
kokoukset, ryhmät, tunneäly
• 3 Organisaatiotaso: muutosviestintä, maine,
media
• Åberg 2002: strateginen, taktinen ja
operatiivinen taso - kaikilla tasoilla viestitään
strategian suuntaisesti

Johtamisviestinnän suunnat
• Mekanistinen ja humanistinen organisaatiokulttuuri
• Faktat, byrokraattisuus, rationaalisuus, tekniikka
• Irrationaalisuus, innovatiivisuus, vuorovaikutus
• Ylhäältä alas – alhaalta ylös
• Samalla tasolla (osastot, kollegat)
• Vuorovaikutteinen (keskusteleva, valmentava, osallistava,
mahdollistava) johtaminen
• Hierarkkinen johtaminen (työntekijän asema ja rooli
organisaatiossa?)
• Tietointensiiviset organisaatiot (Juholin 2007-)

Johtamisviestintä
yliopistokirjastossa –pro gradu
• Teemahaastattelut
• kirjastonjohtaja
• 5 esimiestä, 5 yksikköä
• 11 työntekijä (ikä, koulutus, työkokemus)
- Kirjaston johdon ja henkilökunnan välillä
- Johdon välillä
- Sisällönanalyysi

1. Jv:N RAKENTEET JA KÄYTÄNNÖT
• Organisatoriset ja hierarkkiset rajakohdat alttiita
viestinnän katkoksille (osastorajat; johtokuntajohtoryhmä-osastot;
kirjastonjohtaja-esimies-työntekijä)
• Osallistaminen, vaikuttaminen, viestien monisuuntaisuus
• Johdon yhteistyö (toimiva vuorovaikutus ja tiedonkulku)
• Käytännöt
• Tiedottaminen + keskustelu – molempia tarvitaan
• Riittävät ja monipuoliset viestintäfoorumit ja –tavat sekä
dokumentointi
• Mahdollistavat monisuuntaisen viestinnän

1 JV:n RAKENTEET JA KÄYTÄNNÖT
Johdon viestintätehtävät
Kirjastonjohtaja
• Strateginen taso
• Muutokset - miksi
• Kokonaisuuden
esilletuominen
• Asiat (ja ihmiset)
• Kollektiivitaso
• Viestintäkulttuuri,
viestintäjärjestelmät
• Ympäristö, sidosryhmät
Esimies
• Tiedonkulku
• Kasvokkaisviestintä –
läsnäolo (missä em on?)
• Työn sujuminen
• Asiat ja ihmiset, ilmapiiri
• Välittäjän rooli (konkretia)
• Yksilö+kollektiivitaso
• Viestintäkäytännöt
• Soveltaminen

2. JOHTAMISVIESTINNÄN SISÄLLÖT
”Kyllä tää on sen verran korkeen tahon juttuja, etten mä osaa
tätä konkreettisesti omaan työhön sitoo”
• Missä (yhteisessä) kontekstissa asia esitetään
• Mitkä asiat liittyvät toisiinsa (strategia-tuloskortit)
• Kieli, käsitteet – miten puhutaan (allianssi, tulosohjaus,
auditointi…); johtamisen, talouden ja hallinnon diskurssit
• Abstraktit aiheet – konkretiaan kytkeminen
• Selittäminen, tulkinta – mitä ja miksi
• Asioilla on ihmisille erilaisia merkityksiä – mikä on
yhteinen merkitys, yhteinen kieli?
• Yksilötaso – kollektiivitaso
• Vastaanottajalähtöisyys

2. JOHTAMISVIESTINNÄN SISÄLLÖT
2.1. STRATEGIAVIESTINTÄ
”Kyllä mä aina oon aatellu, että asiakkaat on tärkeimmät tässä
hommassa. Etten mä sitä juuri osaa ajatella siitä strategiasta”
• Sekä johtaja että esimiehet!
• Strategian merkitys; Mitkä toimenpiteet liittyvät s:aan?
• Osallistaminen strategiaprosessiin
• Strategian viestiminen vuoden aikana
- tiedottaminen (painotukset, valinnat, tietoa)
- strategian vaikutukset; mitkä asiat liittyvät mihinkin
- visio ja arvot käyttöön
- yhteinen konteksti, toisaalta rajaava kehys

2.2. MUUTOSVIESTINTÄ
(myös uudet asiat ja kehittäminen)
• Asiat (tieto, tiedonkulku) JA ihmiset
• Päätösten perustelu – Miksi? Vaikutukset?
• Päätöksistä kertominen (ylhäältä alas) vai mahdollisuus
osallistua, vaikuttaa ja tehdä
• Muutos on yhteinen – ja jokaista kiinnostaa oma kohta
• Keskustelu (kasvokkaisviestintä)
• Tunteet (epävarmuus, turvallisuus, pelot) – turvallisuutta
ja pysyvyyttä ilmaisevat viestit mukaan
• Mitä muutos tarkoittaa käytännössä

2.3. TIETO JA TIEDONKULKU
”Kyllä sitä tietoo (johdolta) tulee.
Niin paljon, ettei kaikkeen jaksa edes perehtyäkään”
• Informaatio ≠ tieto; Tieto tiedosta; Oletukset?
• Nopeus, avoimuus (periaatteet ja käytännöt)
• Tiedot, jotka vaikuttavat kirjastoon, yksikköön,
työntekijään tai työhön – mitä ja miksi
• A) Strateginen taso: isot asiat, muutokset
B) Ajantasatieto (vaikuttavat itseen ja työntekoon)
• Johdon tiedot; halu ja kyky esittää asioita; Laatu
• Vaikeat asiat (tietoa, ratkaisuja)
• Tiedonhankinta tapahtuu omista lähtökohdista

2.4. ”PALAUTE”
”Joskus oon rakentavasti, omasta mielestä hyvin nätisti,
antanut palautetta ja esimies närkästy. En mä oo sen jälkeen
sitten kauheen mielellään ehdotellu mitään”
• Palautetta tarvitaan (oppiminen, kehittyminen) –
myönteinen ilmapiiri? – Palautekäytännöt ja -kulttuuri
• Miten esimies/johtaja reagoi palautteeseen? – reaktioita
”pelätään” – vrt. avoin vuorovaikutus ja hyväksyvä
ilmapiiri
• Luottamus ja hyväksyvä ilmapiiri ilmaista mielipiteitä
• 1. reaktio (mukavuusraja ylittyy) – palautuminen,
käsittely - palauteprosessin loppuunsaattaminen

3. JOHTAMISVIESTINNÄN TOIMIVUUS
Viestintätyytyväisyyteen vaikuttavia seikkoja
• Periaatteet ja järjestelmälliset käytännöt ohjaavat jv:ää
• Osallistuminen ja alhaalta ylöspäin viestiminen
mahdollista
• Omakohtaisuus, kiinnostavuus (yksilölliset tekijät)
• Konkretisointi; Mitkä asiat liittyvät toisiinsa; Perustelu
• Ystävällisyys, myönteinen, avoin suhtautuminen ja
asenne, hyvät viestintätavat, johdonmukaisuus, empatia
• Harkinta ja soveltaminen tapauskohtaisesti
• Luottamus, arvostus, erilaiset mielipiteet otetaan
huomioon

3. JOHTAMISVIESTINNÄN TOIMIVUUS
Viestintätyytyväisyyteen vaikuttavia tekijöitä
• (Ajantasainen) tieto, hyvä tiedonkulku (nopeus, ketä
kaikkia tieto koskeekaan)
• Uskottavuus (tiedot, auktoriteetti, luotettavuus)
• Välittäminen (me), tasa-arvoinen suhtautuminen
(oikeudenmukainen) – sisä/ulkoryhmä
• Avoimuus ja rohkeus (linjaukset, avaukset, johtaminen)
• Vastaaminen, reagointi
• Kuuntelu, mahdollisuus vaikuttaa itseä koskeviin asioihin
• Neuvottelu (win-win)
• Rajoja ylittävä yhteistyö

JOHTAMISVIESTINNÄN
KATKOSKOHTIA
• Organisatoriset ja hierarkkiset rajat
• Kokousten toimivuus
• Tieto tiedosta, tiedon löytyvyys, tiedon puute
• Intranet, sposti, pöytäkirjat (+ kasvokkaisviestintä)
• ”Vaikeat asiat” (työnjako, toimenkuvat, muutokset)
• Hlöstöasiat, virat, toimenkuvat, palkat (kiinnostavat!)
• Viestinnän, viestien määrä suuri – kuormitus, karsinta
• Ei koske minua - en ymmärrä (kieli, yhteys omaan
työhön, väärä foorumi), ei kiinnosta (yksilön tilanne),
en voi vaikuttaa, ei kuunnella (käytäntö)

…katkoskohtia
• Johdon käsitykset avoimuudesta, tiedonkulusta ja
keskustelusta positiivisempia kuin työntekijöiden
• Epäjohdonmukaisuus (virallinen/epävirallinen/käytännöt)
• Viestintäkanavia ja -mahdollisuuksia ei toisaalta käytetä
• Palaute, erilaiset ja eriävät mielipiteet (suhtautuminen)
• Hierarkia, auktoriteetti, asema
- eri tasot eivät kohtaa
- pelko – avoin vuorovaikutus (hyödyt)
• Tiedottaminen ≠ Viestintä (vastaanotto, tulkinta)
• Odotukset ja oletukset voivat olla erilaisia -> kysyminen,
varmistaminen, ääneen sanominen, kehityskeskustelu

Johtamisviestinnän kehittäminen
• Periaatteet, johdonmukaisuus; rakenteet (käytännöt ja
järjestelmät) kunnossa; Strategia
• Suunnittelu, sopiminen ja koordinointi – delegointi ja
vastuut (työntekijät, työryhmät) – resurssit, aika
• Koulutukset (sekä johto että työntekijät), itsereflektio
• Palaute hyödynnetään (kehittämistavoitteet)
• Työnohjaus, kollegat, hyvät käytännöt
• Kehityskeskustelut – hyödyllisiä, motivoivia ja
tavoitteellisia yksilö/osastotasolla vai turhauttavia

…ja mahdollisuudet
• Johdon viestinnän käsittely
• Aikaa ja tiloja myös vapaalle viestinnälle
• Rekrytointi, perehdyttäminen… - Uusi johtaja, esimies
• Viestintäosaamisen lisääminen (Huotari, Hurme… 2005)
• Myönteiset viestintäasenteet, halu viestiä
• Viestintään liittyvä tieto ja metakognitiiviset taidot
• Viestintäkäyttäytyminen ja –taidot
• Eettisyys, periaatteet
• Luottamus ja kunnioitus vuorovaikutussuhteissa
• Tarkoituksenmukainen ja sopiva viestintäkäyttäytyminen
sosiaalisena toimintana

YHTEENVETO 1/2
• Johtamisviestintää voi suunnitella, ohjata ja kehittää
• Kaikkea tietoa ei lueta, omaksuta ja ymmärretä: painotukset ja
tärkeät asiat johtajan ja esimiesten tulee kertoa kasvotusten
• Johtamisviestintä vaikuttaa (= työväline) ja sillä on vaikutuksia:
vaikutukset voivat olla positiivisia ja negatiivisia, myös pitkäkestoisia
ja (viestintä)ilmapiiriin vaikuttavia
• Johdon kasvokkaisviestintä ja näkyminen on tärkeää
verkkoviestinnän lisäksi – johtaminen tapahtuu viestimällä.
• Viestintätavan ja sisällön harkinta kannattaa
• Viestintävastuut ja -käytännöt (Myös: työryhmät, vastuuhenkilöt,
yhteyshenkilöt johdon ja työntekijöiden välillä!)

YHTEENVETO 2/2
• Virallinen JA epävirallinen johtamisviestintä
merkityksellistä
• Pääsääntö: Viestintä ja keskustelu ei ole organisaatiossa
itseistarkoitus, vaan tavoitteellista toimintaa – ja hiljaakin
on hyvä olla
• Johdon asenne, arvostukset, esimerkki, kannustus,
motivaatio välittyvät viestinnässä
• Puhe ja toiminta yhdensuuntaisia? Johtamisviestintä
edistää toimintaa, motivoi ja luo hyvää työilmapiiriä?
• Vastuu kysyä – vastuu kertoa

Lähteitä
• Clampitt, P. G. 2010. Communicating for managerial
effectiveness: problems, strategies, solutions. 4. p. Sage.
• Juholin, E. 2008. Viestinnän vallankumous. WSOY.
• Länsivuori, S. 2010. Johtamisviestintä yliopistossa. Pro
gradu –tutkielma.
• Seeck, H. 2008. Johtamisopit Suomessa: taylorismista
innovaatioteorioihin. Gaudeamus.
- management communication, managerial
communication, leadership communication