KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOELMIEN LIIKKUVUUTEEN

SUSANNA HILLHOUSEKÄYTÄNNÖNOPASKOKOELMIENLIIKKUVUUTEENTOIMITTAEN KÄÄNTÄNEETTEIJAMARI JYRKKIÖ JA SUSANNA PETTERSSON

Susanna HillhouseKÄYTÄNNÖN OPASKOKOELMIEN LIIKKUVUUTEENToimittaen kääntäneet Teijamari Jyrkkiö ja Susanna PetterssonKokoelmien liikkuvuus prosessinaTämä artikkeli tarjoaa käytännön oppaan Kokoelmien liikkuvuus -prosessiin.Se kokoaa yhteen nykyiset lainaustoiminnan toimintaperiaatteet ja menettelytavatja määrittelee ne selkeässä muodossa sekä lainanantajille ettälainansaajille. Menettelytavat eivät ole uusia. Aihetta on käsitelty lukuisistajulkaisuissa, jotka kaikki on merkitty lähdeluetteloon ja joista useimmat ovathelposti saatavilla verkossa.Opas on luonteeltaan yleinen. Museoiden lainat eroavat suuresti toisistaanja oppaan on katettava sekä lyhyt- että pitkäaikaislainat paikallisella, kansallisellaja kansainvälisellä tasolla. Opas kannustaa käyttäjiä tarkistamaan nykyistälainojen antamiseen ja lainojen vastaanottamiseen liittyvää politiikkaansasekä lähestymään prosessia läpinäkyvästi ja avoimella asenteella.Tehokas lainanantaja tai lainan vastaanottaja tarvitsee:– selkeät toimintaperiaatteet– lainatoimintojen järjestelmällisen hallintaprosessin– lainaustoimintaa koskevia malleja ja vakioehtojaNämä kolme tekijää luovat pohjan kokoelmien liikkuvuuden edistämiselle.2HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Lainojen vastaanottaminen ja antaminen„ „ „ „ „ „ „Lainoja koskevien toimintaperiaatteiden kirjoittaminenToimintaperiaatteet lainan vastaanottajille siirry sivulle … 5Toimintaperiaatteet lainanantajille siirry sivulle … 6Lainojen hallinnointiLainojen hallinnointi edellyttää hyvää suunnittelua. Yksityiskohtainen osio tarjoaatarkistuslistoja lainanantajille ja lainan vastaanottajille.Lainojen hallinnointi lainan vastaanottajan näkökulmasta siirry sivulle … 8Lainojen hallinnointi lainanantajan näkökulmasta siirry sivulle … 11Katsaus lainasopimuksen ehtoihin siirry sivulle … 13Lainan etukäteisvalmistelut siirry sivulle … 15Lainanantajien ja lainan vastaanottajien toimenpiteet lainan valmistelussaLainan kuljetus siirry sivulle … 16Lainanantajien toimenpiteet lainaa lähetettäessäVastaanotto/toimitus siirry sivulle … 18Lainan vastaanottajien toimenpiteet lainan saapuessaLainojen seuranta siirry sivulle … 19Laina-ajan jatkaminen tai lainan uusiminen siirry sivulle … 20Lainan jatkamista koskeva prosessiLainan päättyminen ja esineen palauttaminen siirry sivulle … 21Lainan dokumentointi siirry sivulle … 22Huolellisen asiakirjahallinnon merkitys3HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Lainoja koskevien toimintaperiaatteiden kirjoittaminenKysymys:Pieni museo, jonka olosuhteissa on puutteita, on pyytänyt kokoelmastammelainaa. Mielipiteemme ovat jakautuneet – osan henkilöstöstämielestä riskit ovat liian suuria, osan mielestä meidän pitäisi olla avoimempiakokoelmamme suhteen. Kuinka ratkaisemme tilanteen?Neuvo:Selkeät lainausta koskevat toimintaperiaatteet auttavat henkilöstöälainaustoiminnan suunnittelussa ja lainoja koskevassa päätöksenteossa.Se myös helpottaa selittämään päätöksen perusteet, jos päätät hylätälainapyynnön.Museoesineiden lainaaminen vie työaikaa ja taloudellisia resursseja. Lainanantajantulee arvioida kokoelmien lainaamiseen liittyvät riskit ja lainanhallintaankuluva aika. Tätä tulisi verrata kokoelmien lisääntyneen käytöntuomaan hyötyyn. Voidakseen täyttää lainaehdot lainansaajan on usein tehtäväparannuksia turvallisuuteen tai olosuhteisiin. Tästä syystä on tärkeäämääritellä selkeät toimintaperiaatteet, jotka tukevat henkilöstöä päätöksenteossa,ja varmistavat, että päätökset tehdään sopusoinnussa oman laitoksenstrategisten tavoitteiden kanssa. Muille museoille on avuksi, jos lainasopimuksetovat saatavilla verkossa. 1Käytä seuraavaa taulukkoa tarkastellaksesi organisaatiosi nykyisiä lainaustoimintaakoskevia periaatteita tai hyödynnä sitä kirjoittaessasi toimintaperiaatteita.24HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Määrittelevätkö lainan vastaanottamistakoskevat toimintaperiaatteet…Lisäselityksiä ja esimerkkejä... missä tapauksissa esineitä voidaan lainata ja• lyhytaikaiset näyttelylainatmissä tapauksissa ei?• pitkäaikaiset lainat tutkimuskäyttöön taipitkäaikaiseen esillepanoon• omaa kokoelmaa koskevan tiedon lisääminen... ehdot, joita organisaatiosi noudattaa lainanMuseo ulottaa omia kokoelmia koskevat hoito- jahallinnoinnissa?turvallisuusnormit myös lainaesineiin.Kaikista lainoista tehdään kirjallisetlainasopimukset, joissa vahvistetaan kunkinosapuolen velvollisuudet.... lainan vähimmäis- ja enimmäisajan? Esimerkiksi kolmen kuukaudenvähimmäislaina-aika ja viiden vuodenenimmäislaina-aika (ja optio uusimiselle).... miten lainapyyntöjä arvioidaan ja kuinkaEsimerkiksi: hallituksen tai museonjohtajan onlainoja koskevat päätökset tehdään?hyväksyttävä kaikki lainapyynnöt ja konsultoidatarvittaessa konservaattoreita,kokoelmaintendenttejä jne.... että organisaatio vahvistaa lainanantajanVastaanotettavien lainojen lainaehdot saattavatomistusoikeuden esineisiin?velvoittaa lainanantajalta selvitystäomistusoikeudesta ja provenienssista.... että vastaanotettavia lainoja koskevatOn tärkeää tarkastella lainanoton vaikutuksiatoimintaperiaatteet eivät ole ristiriidassamuseon muihin toimintoihin.dokumentointia, saavutettavuutta jakokoelmien hoitoa koskevien linjaustenkanssa?... esineryhmät, joita museo ei anna lainaksi? Esineryhmät, joita ei anneta lainaksi, saattavatsisältää:• esineitä, jotka ovat liian hauraitakuljetettavaksi tai asettavaksi esille• esineitä, jotka ovat sisällöllisesti arkaluonteisia• esineitä, jotka museosi on vastaanottanutlainaksi (ellei esineen omistajan kanssa olesovittu toisin)... lainansaajaryhmät, joille esineitä tavallisestiUseimmat museot eivät lainaa kokoelmiaanlainataan?yksityishenkilöille tai yrityksille. Joissakintapauksissa museot voivat lainata yrityksille,mutta vain tiukoin, ICOM:n Museotyön eettisiinsääntöihin viittaavin turvallisuus- ja kokoelmienhoitoehdoin. Kannan tulisi olla määriteltynätoimintaperiaatteissa selkeästi.5HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Määrittelevätkö lainan antamista koskevattoimintaperiaatteet...Lisäselityksiä ja esimerkkejä... perusteet, joilla laina myönnetään? Esimerkkejä perusteista:• pitkäaikainen julkinen esillä olo• tutkimustyö• lainansaajan kokoelmaa koskevan tiedonlisääminen• lyhytaikaiset näyttelyt... lainauksen vakioehdot? Lainauksen vakioehdot voidaanluetella toimintaperiaatteissa tai erillisessälainasopimuksessa, jossa on viittaustoimintaperiaatteisiin. Katso seuraavaa jaksoa– Lainajärjestely – esimerkkejä vakioehdoista.... lainapyynnön vähimmäiskäsittelyajan? Voit esimerkiksi määrätä, että lainapyynnönkäsittelyaika on vuosi tai kuusi kuukautta. Olerealistinen päättäessäsi käsittelyajasta.... lainan vähimmäis- ja enimmäisajan? Vähimmäisaika voi olla esimerkiksi kolmekuukautta ja enimmäisaika viisi vuotta (ja optiouusimiselle)....miten lainapyyntöjä arvioidaan ja kuinkaPäätöksen esineen lainaamisesta voi tehdälainoja koskevat päätökset tehdään?esimerkiksi museosi hallitus tai museonjohtaja taikuraattoriryhmä. Voit edellyttää, että päätöksenon perustuttava konservaattoreiden jakuraattoreiden asiantuntijalausuntoihin.... pyrkiä minimoimaan lainakustannuksia? Harkitse museosi sitoutumista käytäntöön, jonkamukaan:• lainoista ei peritä todellisia kustannuksiaylittäviä maksuja• käytetään kuriireja vain silloin, kun se onehdottoman välttämätöntä• minimoidaan konservointitoimenpiteet• hyväksytään valtiontakuu ja/tai muutvaihtoehdot kaupallisten vakuutusten lisäksi... että myönnettäviä lainoja koskevatOn tärkeää tarkastella lainaustoiminnantoimintaperiaatteet eivät ole ristiriidassavaikutuksia museon muihin toimintoihin.dokumentointia, saavutettavuutta ja kokoelmienhoitoa koskevien linjausten kanssa?6HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Lainojen hallinnointiKysymys:Haluan järjestää näyttelyn, johon lainataan esineitä useista museoista.Mistä aloitan?Neuvo:Avainasemassa lainojen järjestämisessä on huolellinen suunnittelu. Parasneuvo on aloittaa hyvissä ajoin.Lainausprosessin hallinnointi edellyttää tehokkaita järjestelmiä, selkeitäohjeita ja hyvää etukäteissuunnittelua. Lainansaajan näkökulmasta tämä voitarkoittaa esimerkiksi verkostojen ja suhteiden luomista, lainapyyntöjenesittämistä, neuvotteluja, suunnittelua turvallisuuden ja ympäristöolosuhteidenparantamiseksi sekä vakuutusturvan selvittämistä. Lainanantajannäkökulmasta prosessi puolestaan liittyy lainapyyntöjä koskevaan päätöksentekoon,vakioehtojen kehittämiseen, lainasopimuksista neuvotteluun jasuhteiden rakentamiseen lainansaajan kanssa.Käytä tätä osiota oppaana, kun aloitat lainasopimuksista neuvottelun lainanantajanatai lainan vastaanottajana.7HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Lainojen vastaanottoProsessi lainan vastaanottajannäkökulmastaLainojen hallinnointi„TaustoittaminenLisäselityksiäLainojen hallinnoinnin määrittely:Tarvitset menetelmän, jolla pidät kirjaa vastaanottamistasi lainoista janiiden eri vaiheista aina palauttamiseen asti.Tähän saattaa sisältyä:• lainan numerointijärjestelmä• esineiden vastaanottolomakkeet• lainojen hallinnointitietojen tallentaminen sähköiseenkokoelmahallintajärjestelmään• vastaanotettujen lainojen rekisteri• kirjalliset menettelytapaohjeet henkilöstölleSelvitettäviä kysymyksiä• tiedätkö mitä haluat saada lainaksi?• tiedätkö mitä on mahdollista saada lainaksi?• tiedätkö kenen puoleen kääntyä, keneltä kysyä?• oletko selvillä suunnitellun lainan merkityksestä ja laina-ajasta?Mahdollisia taustoitustyön aihealueitaOn monia tapoja koota tietämystä ja kehittää ”toivelista” esineistä,jotka haluat lainata• asiantuntijaverkostot• konferenssit• verkossa julkaistut kokoelmat ja painetut luettelot• verkossa julkaistut tai pyynnöstä lähetettävät kokoelmapolitiikatMahdollisten lainanantajien selvittäminen• verkossa julkaistut lainapolitiikat• verkossa julkaistut henkilöstön yhteystiedot• lainapolitiikka ja lainoja koskevat vakioehdot – verkossa julkaistut taipyynnöstä lähetettävät„Ota ensin epävirallisesti yhteyttä lainanantajainstituution edustajaan jakeskustele suunnitelmistasi.8HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Lainojen vastaanottoProsessi lainan vastaanottajannäkökulmastaVirallinen lainapyyntöLisäselityksiäTee virallinen lainapyyntö, kun olet:• tunnistanut instituution(t), jolta haluat saada lainan• päättänyt lainaksi haluamasi esineen(t)• selvittänyt lainoja koskevat vakioehdotMitä aikaisemmin olet liikkeellä, sitä paremmat mahdollisuudet sinullaon onnistua. Monilla museoilla käsittelyaika on kuudesta kuukaudestavuoteen.Olet ehkä keskustellut kuraattoreiden tai registraattoreiden kanssalainasta, mutta epävirallinen keskustelu lainasta ei riitä. Lainasta tuleeaina tehdä kirjallinen pyyntö oikealle viran/toimenhaltijallelainanantajainstituutiossa.Lainanantajainstituution lainapolitiikka voi määritellä lainapyynnössäesitettävän vähimmäisinformaation. Lainapyyntö tulee osoittaanimetylle henkilölle, joka on monissa tapauksissa museonjohtaja.Virallinen lainapyyntö sisältää joitakin, tai kaikki seuraavista asioista• suunnitellun näyttelyn tai esillepanon (jos asiallista) nimen• näyttelyn tai esillepanon laajuuden• laina-ajan• esillepanon tai varastoinnin paikan• lainatyypin – lyhytaikainen, pitkäaikainen tai kiertonäyttely• vastuuhenkilöt ja heidän yhteystietonsa• pyydettyjen esineiden inventointinumerot• lyhyen kuvauksen pyydetyistä esineistä• perustelut sisällyttää esineet näyttelyyn / esillepanoon• tiedon mahdollisesta julkaisusta• selvityksen vakuutuksesta tai muista mahdolliset vahingot kattavistajärjestelyistä„Tässä vaiheessa on hyödyllistä esittää selvitys lainan vastaanottajantiloista ja olosuhdearvoista. Monet museot edellyttävät, että nämätiedot toimitetaan vakiolomakkeella (esimerkiksi Isossa-Britanniassathe UK Registrars Group ‘Standard Facilities Report’ template 3 ). Josraporttia ei toimiteta tässä vaiheessa, lainanantaja pyytää sellaistamyöhemmin.9HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Lainojen vastaanottoProsessi lainan vastaanottajannäkökulmastaDokumentointi lainanrekisteröimiseksiLisäselityksiäLainaustoiminnan osalta tulee dokumentoida:• sopimukset ja kirjeenvaihto• tiedot jokaisesta pyydetystä esineestä tai esineryhmästä„Kun lainapyyntösi on hyväksytty ”periaatteessa”, sinun täytyy ehkä kysyälisätietoja yksittäisistä esineistä. Ainakin seuraavat tiedot kannattaatallentaa lainoja koskevaan dokumentointijärjestelmään:• lainatuille esineille annetut numerot ja esineiden kuvaukset• arvo• kunto• esillepanosuositukset• olosuhdearvoja koskevat vaatimukset• käsittelysuositukset• mitat• valokuvat etukäteissuunnittelua vartenLainaehdoista neuvotteluLainanantaja lähettää sinulle lainaehdot lainasopimuksen perustaksi.Sinun täytyy ehkä keskustella lainaehtojen yksityiskohdistavarmistaaksesi, että kumpikin osapuoli on tyytyväinen sopimukseen.Tässä vaiheessa sinulta ehkä pyydetään:• todisteita, että esillepano tai varastointitilat täyttää vaaditut ehdot• todisteita museon riittävästä turvallisuudesta• ottamaan lainalle vakuutus tai sen vaihtoehto• täydentämään raporttia tiloista, jos et ole jo tehnyt sitäSinun täytyy pyytää yksityiskohtaista tietoa museollesi koituvistatodennäköisistä kustannuksista. Nämä sisältävät ainakin:• konservoinnin• valokuvauksen• kuntoraportin• pakkaus- ja kuljetusmateriaalit sekä laatikot• kuljetuksen• kuriirikustannukset• vakuutuksen„Neuvottelut voivat viedä aikaa ja niiden tulisi perustua keskinäiseenyhteisymmärrykseen. On tavallista, että lopullisen sopimuksen pohjanakäytetään lainanantavan instituution lainaehtoja. 4Lainan allekirjoitusKummankin osapuolen tulee allekirjoittaa lopullinen lainasopimus.Yksiselitteisyyden vuoksi sopimuksen tulisi olla kaikenkattava.10HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Lainan antaminenProsessi lainanantajannäkökulmastaLainojen hallinnointiLisäselityksiäLainojen hallinnoinnin määrittely:Tarvitset menetelmän, jolla pidät kirjaa antamistasi lainoista ja niideneri vaiheista aina palautukseen asti.Tähän saattaa sisältyä:• myönnettyjen lainojen numerointijärjestelmä• esineiden kuljetukseen liittyvät lomakkeet• lainasopimuslomake• vakioehdot lainaajien kanssa käytävien neuvottelujen pohjaksi• lainojen käsittelytieto talletettuna kokoelmahallintajärjestelmään• myönnettyjen lainojen rekisteri• kirjalliset menettelytapaohjeet henkilöstölleMyönnettyjen lainojen hyväksyntäOn tavallista, että lainojen hyväksymisprosessi on määriteltyorganisaatiokohtaisessa kirjallisessa ohjeessa.„Kerro kokoelmastasi jalainausperiaatteistasi„Lainapyyntöjen käsittelyYleiset lainaehdot osana lainapolitiikkaasiOn suositeltavaa, että julkaiset yleiset lainaehdot ja varmistat, että neovat lainansaajan tiedossa.Ole avulias mahdollisia lainansaajia kohtaan antamalla selvää jaajantasaista tietoa kokoelmastasi ja lainausperiaatteistasi.Esimerkiksi:• julkaise kokoelmapolitiikkasi verkossa tai toimita pyydettäessäpaperikopioita• julkaise kokoelmaluettelosi tai osia siitä verkossa• julkaise verkossa kokoelmia koskeva vastuujako (kuka vastaa mistäkinalueesta)Kun vastaanotat lainapyynnön:• ilmoita vastaanottaneesi se ja anna lainanpyytäjälle arvio siitä, kuinkapitkään päätöksenteko kestää• käsittelyn aluksi kertaa päätöksentekoon vaikuttavat lainaustakoskevat toimintaperiaatteet ja muut kirjalliset ohjeetLainapyynnön käsittelyssä saatetaan ottaa huomioon seuraavaa:• esineen saatavuus – onko se lainassa tai esillä?• esineen kunto• riskiarviointi• eettinen harkinta• lainan aiottu tarkoitus – sopiiko se politiikkaasi• onko instituutiolla oikeutta lainata esinettä„Tässä vaiheessa sinun täytyy ehkä kysyä lainan pyytäneeltä instituutioltalisätietoa suunnitellusta lainasta ja yksityiskohtaisempaa tietoatapahtumapaikasta. Voit esimerkiksi pyytää täydellistäolosuhdeselvitystä ja lisätietoa vakuutuksista.11HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Lainan antaminenProsessi lainanantajannäkökulmastaLainan dokumentointi„Tee ”periaatepäätös”LisäselityksiäMenettelytavoistasi riippuen laina dokumentoidaan:• antamalla pyynnölle lainanumero• tallentamalla lainapyyntö sähköisesti tai manuaaliseen rekisteriin• perustamalla kansio sopimuksille, kirjeenvaihdolle ja muilleasiakirjoille• tekemällä ristiviittaus lainanumeroiden ja esineideninventaarionumeroiden välilläKun sinulla on kaikki tarvittava tieto lainanpyytäjältä, noudatapäätöksentekoa koskevia sisäisiä menettelytapaohjeita. Joissakininstituutioissa lainapäätöksen tekee esimerkiksi organisaation hallitus,joka tarvittaessa konsultoi asiantuntijoita.Päätöksentekoa varten sinun tulee antaa tietoa:• lainan käsittelyn vaatimasta ajasta• kustannuksista ja siitä kenen maksettavaksi kustannukset kuuluvat• erikoiskäsittelystä, pakkaamisesta ja mahdollisesta kuriirin tarpeesta• olosuhde- ja turvallisuusvaatimuksista! Jos torjut lainapyynnön, selitä syy selvästi viitatenkokoelmapolitiikkaanne ja menettelytapaohjeisiinne.„Neuvottele lainaehdoista„Allekirjoita lainasopimus! Jos laina hyväksytään ”periaatteessa”, ota yhteys lainanpyytäjään jajatka neuvotteluprosessia ja suunnittelua.Lainaehdoista tulee keskustella ja kummankin osapuolen on hyväksyttäväne.Tässä vaiheessa sinun täytyy toimittaa lainansaajalle tiedotlainattavista esineistä ja lainoista koituvista kustannuksista:• lainanantajan nimi ja yhteystiedot• esineen arvo• kunto• esillepanovaatimukset• olosuhdevaatimukset• ohjeet esineiden käsittelystä• mitat• valokuvat esineistä tutkimusta tai julkaisua varten• mikäli mahdollista, täydentävää kuvailevaa tietoa• arvio lainan vastaanottajan maksettavaksi koituvista kustannuksistaLähetä lainansaajalle lainoja koskevat vakioehtosi ja valmistauduneuvottelemaan niistä kunnes kumpikin osapuoli on tyytyväinen.Kun kumpikin osapuoli on tyytyväinen järjestelyihin, tulee osapuoltenallekirjoittaa lainasopimus – sopimuksen tulisi selvyyden vuoksi ollakaikenkattava.12HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Lainoja koskevat vakioehdot ja lainasopimuksetVerkossa on saatavilla on useita lainoja koskevat vakioehtoja ja mallisopimuksia.Kokoelmien liikkuvuus-projektia varten on kehitetty seuraavat mallit:Loans Toolkit, joka sisältää kolme dokumenttia:Long-Term Loan ConditionsLoan Fees and Loan Costs – GuidelinesLong-Term Loans – Definitionhttp://www.ne-mo.org/index.php?id=130&STIL=0&C_PID=&C_UID=2NEMO, Network of European Museum Organisations kehitti vuonna 2005lainasopimusmallin (Standard Loan Agreement) erityisesti eurooppalaistenmuseoiden välisiin lyhytaikaisiin lainoihin.http://www.ne-mo.org/index.php?id=110Bibliografia sisältää tiedot muista lainaustoiminnan tueksi kehitetyistämalleista, ohjesäännöistä ja malliasiakirjoista. 5Seuraavassa taulukossa esitetään katsaus lainasopimuksiin sisältyvistä erityyppisistäehdoista. Se ei kuitenkaan sisällä kaikkia lainasopimuksen ehtoja.Sopimusta tehtäessä on hyvä tutustua kaikkiin edellä mainittuihin asiakirjoihin.Esimerkkejä vakiolainaehdoistaLainan valmistelu ja kuljetus • lainanantaja vastaa esineen kunnosta laina-ajan alkaessa.Lainansaaja voi joutua vastaamaan konservointikuluista tai kulutvoidaan jakaa lainanantajan ja lainansaajan kesken.• lainansaaja vastaa kuljetuskustannuksista• lainanantaja määrittelee kuljetuksia koskevat vaatimukset• lainanantaja huolehtii pakkaamisesta ja kuntoraportista jalainansaaja vastaa kustannuksista• lainanantaja hyväksyy ammattilaisen tekemän tulotarkastuksen jakumpikin osapuoli allekirjoittaa kuntoraportin• vaadituista käsittely- ja hoitonormeista sovitaan yksityiskohtaisestisopimuksessa13HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Esimerkkejä vakiolainaehdoistaVakuuttamatta jättäminenTAIVakuutusTAIValtiontakuuJäljentäminen ja tekijänoikeusLaina-aika ja esineen hallintaTaloudelliset ehdotSovellettava laki jaoikeuspaikkaMuut ehdot• lainansaaja hankkii täyden vakuutussuojan kuljetusten ajaksi• lainanantaja määrittelee ja lainansaaja hyväksyy vakuutusarvot – neperustuvat arvioihin käyvästä markkina-arvosta• sopimuksissa, joissa lainattuja esineitä ei vakuuteta muuten kuinkuljetusten ajaksi lainansaajan edellytetään noudattavan erityistähuolellisuutta• esineen vahingoittumisen johdosta tarvittava korjaus tai konservointion lainansaajan vastuulla• lainansaaja vakuuttaa lainatun esineen laina-ajaksi osapuoltensopimasta arvosta• lainansaajan valtiontakuu kattaa lainan• lainanantaja antaa lainansaajalle tarvittavat kuvat ja myöntääsamalla oikeudet julkaista kuvia osana normaalia museotoimintaa• lainansaajalla ei ole oikeutta siirtää julkaisuoikeuksia kolmannelleosapuolelle• julkaistujen kuvien yhteydessä on mainittava omistajan tiedotsovitulla tavalla• TAI lainanantaja myöntää lainansaajalle oikeudet valokuvata esineitäja oikeuden julkaista kuvia osana normaalia museotoimintaa• laina-aika määritellään• esineen siirtoa kolmannelle osapuolelle ei sallita laina-aikana ilmanerillistä sopimusta lainansaajan kanssa• lainanantajalla on oikeus irtisanoa sopimus ja saada esine takaisinhaltuunsa, jos lainattujen esineiden turvallisuus on vaarantunut• lainansaaja on vastuussa kaikista lainaan liittyvistä kustannuksista,esimerkiksi:• kuljetus• tarvittaessa konservointi ja käsittely• kuljetuslaatikot, pakkausmateriaalit, pakkaus ja työaika• vakuutus tai valtiontakuu• tarvittaessa kuriirin matka- ja ylläpitokustannukset• lainansaaja kattaa kaikki todelliset lainakustannukset, mutta eierillistä lainamaksua• kustannuksista sovitaan kirjallisesti etukäteenKaikki riidat ja erimielisyydet, jotka voivat johtua tästä sopimuksestaratkaistaan neuvotteluin. Jos ne epäonnistuvat, on erimielisyydetratkaistava välimiesmenettelyllä [...] välimiesmenettelyn paikka on[...] ja käsittelyn työkieli on [...]• lainsäädännön salliessa lainansaaja takaa esineelle takavarikkosuojan• lainanantaja antaa todisteet esineen omistusoikeudesta japrovenienssista• lainansaajalla on oikeus irtisanoa sopimus mikäli lainattujen esineidenalkuperään kohdistuu laillisia tai eettisiä epäilyjä14HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Lainan valmisteluKysymys:Olen kuullut, että jotkut instituutiot lainaavat teoksiaan saadakseenkatettua niihin kohdistuvat konservointikustannukset. Voimmeko ehdottaa,että lainanantaja ja lainansaaja maksavat konservointikustannuksetpuoliksi?Neuvo:Useimpien museoiden on priorisoitava sellaisten kokoelmissaan olevienesineiden konservointia, jotka se aikoo asettaa esille itse. Käytännöksion muodostunut, että lainansaaja maksaa konservointikulut. Lending toEurope -raportissa kuitenkin suositellaan, että lainanantaja ja -saajajakavat konservointikustannukset puoliksi. 6 Tästä on hyvä keskustellalainanantajan kanssa ennen sopimuksen allekirjoittamista.Lainapyynnöt on tehtävä hyvissä ajoin, koska lainapyyntöjen käsittelyynkuluu aikaa ja ne vaativat työtä sekä joissakin tapauksissa erillisrahoitusta.Lainansaajan toimenpiteet• järjestä lainasopimuksessa edellytettyvakuutus tai valtiontakuu ja lähetä näitäosoittavat asiakirjat lainanantajalleLainanantajan toimenpiteet• huolehdi, että esine voidaan asettaa esillesopimuksessa määritellyllä tavalla (esim.rakenteet)• mikäli lainasopimuksessa edellytetään, teetilojen turvallisuuteen liittyvät muutokset /parannukset ja toimita toimenpiteitäkoskevat tiedot lainanantajalle• tarkista lainansaajan toimittamat asiakirjatja raportit: vakuutukset, turvallisuus,ympäristöolosuhteet• mikäli lainasopimuksessa edellytetään, teeesimerkiksi vitriineitä, ympäristöolosuhteitajne. koskevat muutokset / parannukset jatoimita toimenpiteitä koskevat tiedotlainanantajalle• tee täydellinen esineiden kuntoraportti• toteuta lainansaajan kanssa sovitutkonservointitoimenpiteet ja dokumentoi ne• valmistele esineen mukana kulkeva asiakirja(Loan Transit Record), johon merkitäänesineen kunto sen saavuttua perille• valmistele varastot ja näyttelytilatesineiden saapumista varten• valokuvaa esineet15HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Kuljetus: toimenpiteet lainanantajalleKysymys:Olemme lähettäneet lainapyynnön kansalliselle museolle, joka onlähettänyt meille vakiolainasopimuksen. Siinä ilmoitetaan, että meidänon maksettava heidän kuriinsa kustannukset. Tarvitsevatko he todellakuriiria?Neuvo:Lainaan sovelletaan lainanantajan ehtoja. Lainansaajat ovat vastuussauseista lainaan liittyvistä lisäkustannuksista, myös kuriireista. Lainaehdoistakannattaa kuitenkin aina neuvotella.Kuljetusjärjestelyt riippuvat lainattavien esineiden lukumäärästä, koosta,hauraudesta ja kuljetettavan matkan pituudesta. Kansainvälisiä lainoja säätelevätmyös vientilait, tullimuodollisuudet ja lentoliikenteen tiukat turvatoimet.Monet museot lähettävät esineitään mieluiten omasta henkilökunnastanimetyn kuriirin huostassa. Kuriiri vastaa materiaalin turvallisestasaapumisesta lainansaajalle. Toimitetaanpa laina kuriirin tai huolitsijan välityksellä,on lainaa koskevien dokumenttien sisällettävä lomake, jonka lainansaaja allekirjoittaa vastaanotettuaan lainan, kuntoraportti, vakuutustiedotja kaikki tarvittavat vientiasiakirjat.Lainanantajan toimenpiteet• varmista että kaikki kuljetusjärjestelyjen vaiheet on kirjattu ylös ja asiakirjat pidetään ajantasalla• tee huolinta- ja pakkausjärjestelyt mukaan lukien kuljetuslaatikoiden ja pakkaustenrakentaminen lainasopimuksen mukaisesti• nimitä ja perehdytä kuriiri tai huolitsija• varmista, että kuriirilla tai huolitsijalla on kaikki tarvittavat laina- ja kuljetusasiakirjat• hanki tarpeelliset tullausasiakirjat ja vientiluvat• varmista, että pakkaus noudattaa kuljetusehtoja – esimerkiksi lentoliikenteessäkäsimatkatavarana kuljetetut esineet noudattavat kokorajoituksia• keskustele järjestelyistä lainansaajan kanssa – sovi toimituspäivästä ja –ajasta ja annatäydelliset tiedot matkajärjestelyistä, yhteystiedoista ja mukana seuraavista asiakirjoista• lähetä esineet: viimeistele kuljetusta koskeva dokumentaatio ja ilmoita lainansaajalle, ettäesineet on lähetetty16HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Ohjeita kuriirin käytöstäKuriirin käyttäminen voi lisätä merkittävästi lainansaajan kustannuksia.Lainanantajan on harkittava huolellisesti, onko kuriiri todella tarpeen. Joissakintapauksissa kuriirin käytöllä voidaan kuitenkin saavuttaa säästöä vakuutusmaksuissa,sillä kuriirin rooliin kuuluu myös huolehtia kuljetuksenaikana mahdollisesti ilmenevistä ongelmista.Kuriirin käyttö voi olla perusteltua seuraavista syistä• monimutkaiset kuljetusjärjestelyt• lainattujen esineiden suuri lukumäärä• erityiskäsittelyä vaativa tai helposti särkyvä esineistö• vaativaa esillepanoa edellyttävä kokonaisuus• poikkeuksellisen arvokkaat esineet• ensimmäinen laina uudelle lainansaajalle 7The UK Registrars Group on julkaissut ohjeen kuriirin käytöstä (CourierGuidelines). Ohjeeseen sisältyy kuvaus kuriirin roolista, kuvaus kuljetustaedeltävistä valmisteluista ja ohjeet jokaiselle lainaprosessin osapuolelle.Ohjeet ovat luettavissa http://www.ukregistrarsgroup.org/publications.17HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Vastaanotto / Toimitus – toimenpiteet lainansaajalleKysymys:Kuka on vastuussa kuljetuslaatikoiden purkamisesta ja avaamisesta jaesineiden tarkastuksesta esineiden saavuttua lainansaajalle?Neuvo:Tämä tulisi määritellä lainasopimuksessa. Silloin kun kuriiri on mukanalainan kuljetuksessa, kuriiri tarkastaa esineen yhdessä lainansaajannimeämän henkilön kanssa. Lainasopimuksessa voidaan määrätä myös,että esineen tarkastaa kuriiri ja lainansaajan nimeämä konservaattori.Lainaprosessin aikana suurimmat riskit liittyvät esineiden kuljetuksiin. Ontärkeää, että esineitä käsitellään huolellisesti kuljetuksen ajan ja niiden saapuessa,ja että esineiden liikkuminen dokumentoidaan huolellisesti. Esineitäkoskevat vastaanottoasiakirjat on täytettävä heti lainan saavuttua. Näinvarmistetaan, että esineet dokumentoidaan lainansaajan järjestelmään. Tärkeintäon tehdä kuntotarkastus, jonka lainanantajan kuriiri tai huolitsijasekä lainansaajan edustaja hyväksyvät.Lainansaajan toimenpiteet• täydennä esineiden vastaanottamiseen liittyvät asiakirjat esineiden saapuessa• pura kuljetuspakkaukset / purkamisen suorittaa kuriiri• kuriiri tai lainasopimuksessa määritelty muu henkilö tekee kuntoraportin ja lainansaajahyväksyy sen• useimmissa tapauksissa kuntoraportti sisältää valokuvia esineestä• kunnon tarkastava henkilö saattaa tehdä kuviin huomautuksia• mikäli kuljetuksen aikana on syntynyt vaurioita, ryhdy tarvittaviin sopimuksessamääriteltyihin lainanantajan / omistajan etukäteen hyväksymiin toimenpiteisiin• numeroi laina, varusta esine lainanumerolla ja liitä esineisiin ja pakkauksiin myöhemminirrotettavat etiketit• päivitä kaikki lainaliikenteeseen liittyvät asiakirjat• rekisteröi vastaanotetun esineen sijainti• allekirjoita vastaanottotodistus ja lähetä se lainanantajalle / omistajalle, ota itselle kopio18HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Lainojen seurantaKysymys:Lainan antanut museo vaatii saada lähettää edustajansa tarkistamaanesineen kunnon kustannuksellamme puolen vuoden välein. Onko tämäjärkevää?Neuvo:Tämä voi olla huomattava kustannus museollenne ja lainanantajan olisipitänyt selventää asia lainasopimusta solmittaessa. Jos sitä ei ole sisällytettykirjalliseen sopimukseen, kysymyksestä kannattaa neuvotella.Joillekin kansallisille museoille tämä saattaa kuitenkin olla kynnyskysymys.Museoiden tulisi kohdella lainassa olevia esineitä vähintään yhtä huolellisestikuin omaan kokoelmaan kuuluvia esineitä. Lainanantajalle on toimitettavalainassa olevaa esinettä koskevia tietoja ja sallittava, että lainanantajatarkastaa esineen lainansaajan tiloissa sopimuksessa mainitulla tavalla. Mikälimuseossa sattuu jotakin sellaista, mikä vaikuttaa lainattujen esineidenkuntoon, on lainansaajan oltava välittömästi yhteydessä lainanantajaan.Lainansaajan seurantatoimenpiteet• seuraa lainattuja esineitä säännöllisestilainasopimuksen mukaisesti varmistaaksesi,että olosuhteisiin ja turvallisuuteen liittyvätehdot täytetään• salli lainanantajalle säännöllinen pääsylainattujen esineiden luokse joko pyynnöstätai lainasopimuksen mukaisesti• tee sovittu kuntoraportti tai raportoikaikista museosi olosuhteissatapahtuneista muutoksista, vaikkeivät nesuorasti vaikuttaisikaan lainattuunaineistoon• esineen vaurioituessa raportoitapahtuneesta välittömästi lainanantajalleLainanantajan seurantatoimenpiteet• pyydä lainansaajaa tekemäänkuntotarkastus vähintään vuosittain jalähettämään asiasta selvitysTAI• vieraile lainansaajan luona ja tee omakuntotarkastus• pyydä lainansaajaa tekemään olosuhteitaja turvallisuutta koskeva tarkastusvähintään vuosittain ja lähettämän asiastaselvitysTAI• vieraile lainansaajan luona ja tee omaselvitys vähintään vuosittain• tarkasta vakuutus javahingonkorvauspolitiikat ennen niidenuusimispäivää ja vaadi muutoksia, jostarpeen• jos lainatun esineen omistajuus muuttuu,pura sopimus ja huolehdi esineenpalautuksesta tai korvaa sopimus uudella19HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Lainan jatkaminen tai uusiminenKysymys:Toivomme voivamme lainata esineen toisesta museosta ainakin viideksivuodeksi käyttääksemme sitä pysyvässä näyttelyssä. Museon vakiolainaehdotkuitenkin määrittävät laina-ajaksi enintään yhden vuoden.Voimmeko neuvotella pidemmästä laina-ajasta?Neuvo:Sinun tulisi ehdottomasti keskustella lainanantajan kanssa. On epätavallista,että museot rajoittaisivat lainan vain yhteen vuoteen. Tämäehto tarkoittaa todennäköisesti sitä, että museo lainaa esineen edustamallesiinstituutiolle pidemmäksi aikaa, mutta haluaa arvioida lainatvuosittain. On mahdollista, että museo suostuu pidempään lainaan,mutta uusii sen vuosittain vuodeksi kerrallaan.Laina-ajan jatkaminen– lainansaajan toimenpiteet• laina tehdään määräajaksi: esimerkiksikuudeksi kuukaudeksi, vuodeksi tai viideksivuodeksi. Mikäli haluat pidentäälaina-aikaa, niin silloin sinun on tehtäväkirjallinen pyyntö ennen lainasopimuksenvoimassaolon päättymistä• uusimispyyntöjä koskeva menettelytapa voiolla määritelty lainanantajanlainapolitiikassa tai vakiolainaehdoissa• jos laina-ajan jatkamista koskeva pyyntöhyväksytään, toimita kaikki tarvittavatvakuutus/valtiontakuuasiakirjat jaallekirjoitettu uusittu lainasopimus• päivitä dokumentaatioLaina-ajan jatkaminen– lainanantajan toimenpiteet• päätöksesi jatkaa laina-aikaa tai uusialaina voi olla riippuvainen siitä, onkolainansaaja täyttänyt kaikki alkuperäisensopimuksen ehdot, huolehtinut esineenkunnosta ja onko esine edelleenkäytettävissä lainaa varten• sinun ehkä täytyy torjua lainaa koskevauusimispyyntö, mikäli sinulla on omiasuunnitelmia esineen asettamisesta esilletai esinettä on pyydetty lainaan toisaalle• lainansaajalle olisi eduksi, josuusimispyyntöjä koskevastamenettelytavasta olisi mainintalainapolitiikassasi tai vakiolainaehdoissasi• jos hyväksyt laina-ajan jatkamisen,varmista, että lainansaaja on toimittanutkaikki oleelliset vakuutus/valtiontakuuasiakirjat ja uusitunlainasopimuksen allekirjoitettuna• päivitä dokumentaatio20HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Lainojen palauttaminenLainojen palauttaminen– lainansaajan toimenpiteet• suunnittele esineiden palauttaminenlainanantajalle ja vahvistalainanantajainstituution kanssapakkaamista, kuljetusta, kuriiria javastaanottoa koskevat järjestelyt• täydennä esineen lopullinen kuntoraporttivalokuvin, jos niin edellytetään• palauta esineet kuriirin tai huolitsijanvälityksellä• hanki kuriirilta tai huolitsijaltaallekirjoitetut vastaanottoasiakirjat jasäilytä asiakirjat• ota vastaan lainanantajan laatimadokumentaatio palautetuista esineistä.Tämä vahvistaa, että esineet ovatsaapuneet perille sovitussa kunnossaTAI• ota vastaan lainanantajan laatimavahinkoraportti kuljetusvaurioista, jonkajälkeen on tehtävä vahinkoilmoitus jne.• lähetä kopiot näyttelyluetteloista ja muistamahdollisista materiaaleista, joita ei oleaiemmin toimitettu lainanantajalle• säilytä kaikki asiakirjat lainakansioissaLainojen palauttaminen– lainanantajan toimenpiteet• vahvista huolinta- ja kuriirijärjestelytlainansaajalle ja tee järjestelyt esineidenvastaanottamiseksi• esineiden saapuessa purakuljetuspakkaukset ja tee esineillekuntotarkastus• mahdollisista ongelmista on välittömästiilmoitettava lainansaajalle ja ryhdyttävävahinkoa rajoittaviin toimenpiteisiinsopimuksessa mainituin ehdoin• laskuta lainansaajaa alkuperäisenlainasopimuksen erittelyn mukaisesti• ilmoita lainattujen esineiden turvallisestapaluusta lähettämällä allekirjoitettudokumentaatio lainansaajalle• lähetä lopullinen vahvistus lainanpäättymisestä kun kaikki lainaehdot ontäytetty, mukaan lukien kulujen maksu• säilytä näyttelytiedoista kopiot ja kaikkilisämateriaali, joka on tuotettu osanalainaa• säilytä kaikki asiakirjat lainakansioissa21HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

ArkistointiKysymys:Kuinka voimme luoda selkeän rekisterin museomme vastaanottamistalainoista?Neuvo:SPECTRUM on Iso-Britannian museoille tarkoitettu dokumentointistandardi,joka koskee saapuvia lainoja. Se antaa yleiskuvan menettelytavoistaja dokumentaatiosta, jotka on oltava olemassa voidaksesi hallitasaapuvia lainoja. 8Lainaapa museosi yhden esineen pitkäaikaislainaan uuteen näyttelytilaantai järjestää säännöllisesti kansainvälisiä suurnäyttelyitä, on välttämätöntä,että organisaatiollasi on selkeät kirjalliset menettelytapaohjeet ja järjestelmäkeskeisen tiedon ja asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen.Hyöty vakiokäytännöistäLainojen hallinnointi voi olla hyvin aikaa vievää. Kunkin lainasopimuksenehdot vaihtelevat tapauskohtaisesti. Vakiosopimusten käyttö ja menettelytapojenyhdenmukaistaminen on suositeltavaa. 9Kehittämiskohteita• yleiset lainaehdot• valmiit lainalomakkeet• vakiomuotoiset kuntoraporttilomakkeet• vakiomuotoiset kuljetusasiakirjatMonet kokoelmienhallintajärjestelmät mahdollistavat yksityiskohtaisenlainaustietojen kirjaamisen. Lainoja koskevien kirjausten laadinnassa tuleenoudattaa yhdenmukaista käytäntöä ja kirjallisia ohjeita.Hyödyt lainojen rekisteröinnistäLainanantajamuseolle• hyvä rekisteröinti ennen lainaa ja senaikana lisää tehokkuuttasi ja säästää aikaa• rekisteröityjen tietojen säilyttäminen lainaajanpäätyttyä helpottaa ylläpitämääntäydellistä esineiden ”historiaa”• laina-aikana esineestä kertynyt uusi tietotulee tallentaaLainansaajamuseolle• hyvä rekisteröinti ennen ja lainaa ja senaikana lisää tehokkuuttasi ja säästää aikaa• rekisteröityjen tietojen säilyttäminenlaina-ajan jälkeen auttaa sinua pitämäänkirjaa suhteistasi muihin museoihin• sinulla lainassa olevien esineisiin liittyvätieto saattaa lisätä ymmärrystäsi omistakokoelmistasi. Tiedot tulee säilyttää sellaisessamuodossa, että museosi voi hyödyntääniitä.22HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Viitteet1 Lainapolitiikan julkaiseminen verkossa on yksi UK National Museums Directors Conference julkaisussa NMDC, (2003)Standards for Loans between National and Non-National Museums tehdyistä suosituksista.2 Monien näistä politiikkaa koskevien ehdotusten lähteenä on Collections Trust, SPECTRUM, the UK Museum DocumentationStandard.3 UKRG Standard Facilities Report on ladattavissa osoitteesta http://www.ukregistrarsgroup.org/publications/4 Kokoelmien liikkuvuus -hankkeessa on keskitytty edistämään yksinkertaisten ja kustannustehokkaiden vakiolainaehtojenkäyttämistä. Jos lainanantajan esittämät ehdot tuntuvat kohtuuttomilta instituutiollesi, sinulle saattaa olla hyötyäseuraavista julkaistuista mallisopimuksista. Esimerkiksi: NEMO, Standard Loan Agreement tai Collections Mobility LongTerm Loans and Loan Fees Work Group (2009) Long Term Loan Conditions, and Lending to Europe, Appendix 4, ”GeneralPrinciples on the administration of loans and exchange of cultural goods between institutions”.5 Nämä sisältävät the Collections Trust, Collections Link Loans Pack, The UK Registrars Group (UKRG), Standard FacilitiesReport, the UKRG, Guidelines for Couriers, the UK Museums Association, Simple Loans Administration ja the National MuseumDirectors Conference, Standards for Loans between National and Non- National Museums.6 Ehdotus, että lainanantaja ja lainansaaja jakaisivat konservointikustannukset puoliksi, sisältyy raporttiin Lending toEurope, Appendix 4 ”General Principles on the administration of loans and exchange of cultural goods between institutions”.7 Tämän listaus perustuu NMDC:n (2003) dokumenttiin Standards for Loans between National and Non-National Museums.8 SPECTRUM, the UK Museum Documentation Standard on ladattavissa osoitteessa http://www. collectionstrust.org.uk/spectrum.9 Lisätietoa lainoja koskevista menettelytavoista ja siitä, minkälaisia rekistereitä tulisi ylläpitää, katso SPECTRUM, the UKMuseum Documentation Standard and Harrison, M. and McKenna, G. (2008) Documentation, A Practical Guide.KirjallisuusCollections Mobility Long Term Loans and Loan Fees work group, Loan fees and Loan Costs − Guidelines. Saatavissa:.Collections Mobility Long Term Loans and Loan Fees work group, Long Term Loan Conditions. Saatavissa: .Collections Mobility Long Term Loans and Loan Fees work group, Long term Loans − Definition. Saatavissa: .Collections Trust Collections Link Loans Pack. Saatavissa: http://www.collectionslink.org.uk/index.cfm?ct=search.home/resourceGroup/8Collections Trust (2009) SPECTRUM, the UK museum documentation standard, version 3.2, Cambridge: Collections Trust.Saatavissa: Cross, S. (2007) Simple Loans Administration, London: Museums Association. Saatavissa: http://www.museumsassociation.org/download?id=14828Harrison, M. and McKenna, G. (2008) Documentation, a practical guide, Cambridge: Collections Trust.Lending to Europe – recommendations on collection mobility for European museums. Saatavissa: http://www2.codart.nl/images/Lending_to_Europe.pdfNEMO (2005) Standard Loan Agreement. Saatavissa: NMDC (2003) Standards for Loans between National and Non-National Museum. Saatavissa: UKRG (2000; 2nd edn 2004) Courier Guidelines. Saatavissa: UKRG (2008) Standard Facilities Report, Saatavissa: http://www.ukregistrarsgroup.org/publications/UKRG (2008) Standard Facilities Report – display case supplement, Saatavissa: UKRG (2008) Standard Facilities Report – security supplement. Saatavissa: http://www.ukregistrarsgroup.org/publications/Artikkeli on julkaistu alun perin teoksessa23HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN

Encouraging Collections Mobility. A Way Forward for Museums in Europe.JulkaisijaFinnish National Gallery, Kaivokatu 2, FI-00100 Helsinki, www.fng.fiISBN 978-951-53-3286-8 (paperback)ISBN 978-951-53-3287-5 (PDF)Erfgoed NederlandISBN 978-90-78956-15-0Institut für Museumsforschung, Staatliche Museen zu Berlin – Preussischer KulturbesitzISSN 0931-4641Sonderheft 4Päätoimittaja Susanna PetterssonToimittajat Monika Hagedorn-Saupe, Teijamari Jyrkkiö, Astrid WeijToimituskuntaSusanna Pettersson / Valtion taidemuseoUte Collinet / former Secretary General of Réunion des musées nationaux, PariisiMonika Hagedorn-Saupe / Institute for Museum Research, BerliiniAnastasia Lazaridou / Byzantine Museum, AteenaLeontine Meijer-van Mensch / Reinwardt Academy, AmsterdamSusan Pearce / University of LeicesterElizabeta Petrusa-Strukelj / Architecture Museum of Ljubljana ja NEMOAstrid Weij / Netherlands Institute for Heritage, Amsterdam