KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOELMIEN LIIKKUVUUTEEN

Lainojen vastaanottoProsessi lainan vastaanottajannäkökulmastaDokumentointi lainanrekisteröimiseksiLisäselityksiäLainaustoiminnan osalta tulee dokumentoida:• sopimukset ja kirjeenvaihto• tiedot jokaisesta pyydetystä esineestä tai esineryhmästä„Kun lainapyyntösi on hyväksytty ”periaatteessa”, sinun täytyy ehkä kysyälisätietoja yksittäisistä esineistä. Ainakin seuraavat tiedot kannattaatallentaa lainoja koskevaan dokumentointijärjestelmään:• lainatuille esineille annetut numerot ja esineiden kuvaukset• arvo• kunto• esillepanosuositukset• olosuhdearvoja koskevat vaatimukset• käsittelysuositukset• mitat• valokuvat etukäteissuunnittelua vartenLainaehdoista neuvotteluLainanantaja lähettää sinulle lainaehdot lainasopimuksen perustaksi.Sinun täytyy ehkä keskustella lainaehtojen yksityiskohdistavarmistaaksesi, että kumpikin osapuoli on tyytyväinen sopimukseen.Tässä vaiheessa sinulta ehkä pyydetään:• todisteita, että esillepano tai varastointitilat täyttää vaaditut ehdot• todisteita museon riittävästä turvallisuudesta• ottamaan lainalle vakuutus tai sen vaihtoehto• täydentämään raporttia tiloista, jos et ole jo tehnyt sitäSinun täytyy pyytää yksityiskohtaista tietoa museollesi koituvistatodennäköisistä kustannuksista. Nämä sisältävät ainakin:• konservoinnin• valokuvauksen• kuntoraportin• pakkaus- ja kuljetusmateriaalit sekä laatikot• kuljetuksen• kuriirikustannukset• vakuutuksen„Neuvottelut voivat viedä aikaa ja niiden tulisi perustua keskinäiseenyhteisymmärrykseen. On tavallista, että lopullisen sopimuksen pohjanakäytetään lainanantavan instituution lainaehtoja. 4Lainan allekirjoitusKummankin osapuolen tulee allekirjoittaa lopullinen lainasopimus.Yksiselitteisyyden vuoksi sopimuksen tulisi olla kaikenkattava.10HILLHOUSE: KÄYTÄNNÖN OPAS KOKOLEMIEN LIIKKUVUUTEEN