Mise à disposition des services informatique et reprographie de la Vill

Ville de SAINT-BRIEUC
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Conseil Municipal
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Séance du 12 avril 2011
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Rapporteur : M. LE MAIRE
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N° 6
Mesdames,
Messieurs,
TRANSFERT EAU/ASSAINISSEMENT
MISE A DISPOSITION DES SERVICES
INFORMATIQUE ET REPROGRAPHIE DE LA VILLE
POUR LES FACTURES DE L'EAU
CONVENTION
AVEC SAINT-BRIEUC AGGLOMERATION
NOTE DE SYNTHESE
Par délibération n° 4 en date du 23 novembre 2010, le Conseil Municipal a
voté le transfert des compétences eau potable, assainissement collectif et eaux
pluviales à Saint-Brieuc Agglomération à compter du 1 er janvier 2011.
L'organisation définitive de l'édition et la mise sous plis des factures d'eau et
d'assainissement n'ont pas pu être mises en œuvre à cette date par Saint-Brieuc
Agglomération.
En conséquence, la Ville de Saint-Brieuc propose de mettre temporairement
ses services informatique et reprographie à disposition de Saint-Brieuc
Agglomération.
La convention ci-annexée a pour objet de définir les modalités de cette mise à
disposition de services auprès de Saint-Brieuc Agglomération.
Il vous est proposé, si ces dispositions recueillent votre agrément,
d'adopter la délibération suivante :

Ville de SAINT-BRIEUC
-------------------------------
Conseil Municipal
----------------------
Séance du 12 avril 2011
-----------------
Rapporteur : M. LE MAIRE
-----------------
N° 6
TRANSFERT EAU/ASSAINISSEMENT
MISE A DISPOSITION DES SERVICES INFORMATIQUE ET
REPROGRAPHIE DE LA VILLE
POUR LES FACTURES DE L'EAU
CONVENTION
AVEC SAINT-BRIEUC AGGLOMERATION
DELIBERATION
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, notamment l'article 2121-29 ;
Vu la délibération DB-155-210 du Conseil Communautaire du 23 septembre 2010
approuvant le principe du transfert de compétences eau potable, assainissement
collectif et eaux pluviales d'intérêt communautaire ;
Vu la délibération n° 4 du 23 novembre 2010 du Cons eil Municipal décidant ledit
transfert à compter du 1 er janvier 2011 ;
Vu les avis du Comité Technique Paritaire en date du 21 mars 2011 ;
Vu l'avis de la Commission "Administration Générale et Finances - Action Economique
et Démocratie Locale" ;
Considérant la nécessité de garantir la continuité de service aux usagers de
l'Agglomération ;
Considérant que les services municipaux sont en mesure de réaliser les éditions et
mises sous plis des factures d'eau dans les limites prévues par la convention, dans un
souci d'efficacité et de réactivité ;
Ayant entendu l'exposé de son rapporteur ;
Après en avoir délibéré ;
LE CONSEIL MUNICIPAL,
Présents : 36 Pouvoirs : 7 Total : 43 Exprimés : 43
Voix Pour : 43 Voix Contre : 0 Abstention : 0
DECIDE la mise à disposition des services informatique et reprographie de la Ville
auprès de Saint-Brieuc Agglomération ;
APPROUVE les termes de la convention ci-annexée à conclure avec Saint-Brieuc
Agglomération ;

AUTORISE Monsieur le Maire à signer ladite convention.
Pour copie conforme
Pour le Maire et par délégation
Le Directeur Général Adjoint des Services
Jean-Pierre PRIGENT
Pour le Maire et par délégation
La 1 ère Adjointe
Marie-Claire DIOURON
Certifié exécutoire compte tenu
de la transmission en Préfecture le
et de la publication au recueil des actes
administratifs le
Signé le
Pour le Maire et par délégation
Le Directeur Général Adjoint
Robert LOGEAT

Convention de mise à disposition temporaire des services
Informatique et reprographie de la Ville de Saint Brieuc
ENTRE LES SOUSSIGNES
auprès de Saint Brieuc Agglomération
- la Ville de Saint-Brieuc, représentée par son Maire, Monsieur Bruno
JONCOUR, autorisé par délibération du Conseil Municipal en date du
12 avril 2011
D’UNE PART
- la Communauté d'Agglomération Saint-Brieuc Agglomération Baie d'Armor,
représentée par son président, Monsieur Michel LESAGE autorisé par
Décision du Bureau en date du …2011
D’AUTRE PART
Le transfert des compétences eau potable, eaux pluviales et assainissement collectif
des communes à Saint Brieuc Agglomération a été voté en fin d'année 2010.
L'organisation définitive de l'édition et la mise sous plis des factures d'eau et
d'assainissement n'a pas pu être mise en œuvre pour le 1 er janvier 2011.
En conséquence, la Ville de Saint-Brieuc se propose, dans un esprit de bonne
collaboration des structures, de mettre ses services Informatique et Reprographie
temporairement à disposition de Saint-Brieuc Agglomération.
Article 1 – L'objet de la convention
La présente convention a pour objet de définir les modalités de mise à disposition
des services Informatique et Reprographie de la Ville de Saint-Brieuc au bénéfice de
Saint-Brieuc Agglomération, pour l'édition et la mise sous plis des factures d'eau et
d'assainissement.
Article 2 – Les modalités d'application
Saint Brieuc Agglomération avise les services municipaux des éditions de factures à
réaliser, conformément à la procédure établie, laquelle définit notamment les délais
et les interlocuteurs.
Saint Brieuc Agglomération dépose le papier nécessaire à l'édition des factures à
l'Hôtel de Ville, et les enveloppes "TIP" sur le site du service Reprographie.
_________________________________________________________________________________
1/3

Les services municipaux se fournissent en enveloppes auprès de la Trésorerie,
éditent les factures, les mettent sous plis avec les enveloppes fournies par la
Trésorerie, puis les déposent à la Trésorerie, dans le respect des délais définis par la
procédure.
Néanmoins, ces opérations ne seront réalisables que dans le respect des
capacités de traitement des services, qui sont limitées à 6000 factures par
semaine.
Article 3 – Les modalités financières
Saint-Brieuc Agglomération remboursera à la Ville les charges de personnel,
d'impression et de mise sous plis correspondant à l'ensemble des missions mises à
disposition visées dans cette convention.
La facturation sera calculée à l'unité de factures traitées, et sera réalisée une fois par
trimestre.
Le tarif 2011 est calculé à 0.24€ par facture : il intègre l'ensemble des étapes de la
procédure (annexée à la présente) d'édition et de mise sous plis des factures.
Si besoin de ré-évaluation, elle sera faite sur la base de l'augmentation du coût
horaire municipal.
A titre indicatif, le nombre de factures annuel est estimé à 60 000.
Article 4 – La situation des agents des services Informatique et
Reprographie de la Ville de Saint-Brieuc
Les agents des services Informatique et Reprographie relèvent de l'autorité
hiérarchique de Saint-Brieuc Agglomération lorsqu'ils interviennent dans le cadre de
cette convention.
Article 5- La responsabilité et les assurances
Saint-Brieuc Agglomération est responsable des sinistres qui peuvent naître de
l'exécution de cette convention.
Saint-Brieuc Agglomération s'engage à prendre toutes garanties d'assurances
requises, en particulier vis-à-vis des personnels des services Informatique et
Reprographie de la Ville mis à disposition.
Article 6 – La durée et les conditions de renouvellement de cette
convention
La présente convention est conclue du1er janvier 2011 au 31 octobre 2011.
Elle pourra être reconduite de manière expresse, à l'initiative d'une des deux parties,
4 mois au plus tard avant le terme de la convention en cours.
L'autre partie dispose d'un délai de 1 mois pour se prononcer.
En cas de désaccord, la convention prend fin à l'échéance initialement prévue.
_________________________________________________________________________________
2/3

En cas de modifications substantielles des conditions d'exécution de la présente
convention, la Ville se réserve la possibilité de mettre fin à celle-ci avant son terme,
en respectant un délai de prévenance de 2 mois.
Article 7 – Les litiges
Le tribunal administratif de Rennes est compétent pour connaître des litiges nés de
cette convention.
Fait Fait à à Saint-Brieuc Saint
Brieuc Brieuc le
le
Le Maire Le Président
de Saint-Brieuc de Saint-Brieuc Agglomération,
Bruno JONCOUR Michel LESAGE
_________________________________________________________________________________
3/3

PROCESSUS
Gestion des
Abonnés
SUIVI FACTURATION – EDITION
– MISE SOUS PLI – PRISE EN
CHARGE-AFFRANCHISSEMENT:
I - OBJET ET DOMAINE D'APPLICATION
C.PIRIOU-PASQUET
Dernière MAJ :
6/01/2011
Cette procédure a pour but de décrire l'organisation mise en place par le service des eaux et les
services extérieurs (DINT, Moyens Généraux, Trésorerie Municipale) permettant le respect des
exigences légales et des engagements du service concernant les délais de facturation et de
paiement: Chaque service "partenaire" pourra réaliser sa propre procédure d'organisation
interne
II LES CONTRAINTES
1. La date d'exigibilité de la facture : DATE J
2. La date exécutoire ou date de prise en charge par le Trésorier
3. Les délais d'exécution de chaque service
4. Les délais de réalisation des opérations comptables (calendrier services financiers)
5. La réception de la facture par l'abonné au moins 21 jours avant la date d'exigibilité
6. La réception de la facture par l'abonné de sa facture de décompte environ 15 jours avant
prélèvement
L'organisation est détaillée pour chaque type de rôle
A NOTER : J = jours ouvrables (yc samedi/dimanche)

1. ROLES ORDINAIRES
ETAPES-
SERVICE
SERVICE EAU
DINT
REPRO-
GRAPHIE
TRESORERIE
ABONNE
RECOUVREMT
− Trésorerie
− Service Eau
ACTIONS DELAIS
1. Production du rôle et clôture
2. Création du document de liaison
3. Envoi du Doct liaison DINT et REPROGRAPHIE pour info
4. Envoi du Doct liaison Trésorerie avec :
− Liste abonnés du rôle
− Montant des prises en charge
− Imputations comptables
− Résultat ROLMRE
− Date départ factures TG
5. Edition d'une facture TEST sur pré-imprimé pour vérificat°
données et envoi sous format PDF à DINT avec doct liaison
1. Edition des factures après création des tables temporaires
conformément aux consignes du doct de liaison
2. Vérification du nombre de factures
3. Vérification du support d'impression (factures ST-
BRIEUC/factures PLERIN)
4. Envoi TP ROLMRE
5. Envoi Doct liaison complété à la REPRO
6. Transfert des factures à la REPRO
7. Envoi en copie du Doct de liaison complété au SDE
1. Mise sous pli des factures conformément aux consignes du
Doct de liaison
2. Dépôt des factures à la Trésorerie Municipale avec les
informations relatives au rôle
3. Envoi du Doct de liaison au SDE avec la date de dépôt
1. Prise en charge du rôle et ROLMRE
2. Prise en charge des factures
3. Transfert des factures à la TG pour Affranchissement
4. Retour du Doct liaison au SDE complété avec dates départ
factures TG et date prise en charge du rôle
1. Réception de la facture au + tard
2. Date exigibilité facture
Relance n° 1
Relance n° 2
Fermetures bt
Date
début
J-49
J-42
J-35
J-21
J+30
J+60
J+85
Date
fin
J-49
J-42
J-35
J-30
J
J+40
J+70
J+100
Délais
7J
7J
5J

2. ROLES PRELEVEMENTS : factures DECOMPTES
NB : les factures d'acomptes mensuels ne nécessitent pas d'édition ni de mise sous pli. La
procédure concerne donc uniquement les factures de décompte annuel. Ici le jour J = Jour du
prélèvement
Rappel : J = jours ouvrables (yc samedi/dimanche)
ETAPES-
SERVICE
SERVICE EAU
DINT
REPRO-
GRAPHIE
TRESORERIE
ABONNE
ACTIONS DELAIS
1. Production du rôle et clôture
2. Création du document de liaison
3. Envoi du Doct liaison DINT et REPROGRAPHIE pour info
4. Envoi du Doct liaison Trésorerie avec :
a. Liste abonnés du rôle
b. Montant des prises en charge
c. Imputations comptables
d. Résultat ROLMRE
e. Date départ factures TG
5. Edition d'une facture TEST sur pré-imprimé pour vérificat°
données et envoi sous format PDF à DINT avec doct liaison
1. Edition des factures après création des tables temporaires
conformément aux consignes du doct de liaison
2. Vérification du nombre de factures
3. Vérification du support d'impression
4. Envoi TP ROLMRE
5. Envoi Doct liaison complété à la REPRO
6. Transfert des factures à la REPRO
7. Envoi en copie du Doct de liaison complété au SDE
1. Mise sous pli des factures conformément aux consignes du
Doct de liaison
2. Transfert factures TP
3. Envoi du Doct de liaison au SDE avec la date de dépôt
1. Prise en charge du rôle et ROLMRE
2. Prise en charge des factures
3. Transfert des factures à la TG pour Affranchissement
4. Retour du Doct liaison au SDE complété avec dates
départ factures TG et date prise en charge du rôle
1. Réception de la facture au + tard
2. Date exigibilité facture
Date
début
Date
fin
J-25
J-21
J-17
J-15
J-15
J
Délais
4J
4J
2J

3. ROLES TRAVAUX
ETAPES-
SERVICE
SERVICE EAU
DINT
REPRO-
GRAPHIE
TRESORERIE
ACTIONS
I. FACTURES ST-BRIEUC PLOUFRAGAN
1. Production du rôle et clôture
2. Création du document de liaison
3. Envoi du Doct liaison DINT : édition NON mais
ROLMRE à la TP OUI
4. Edition des factures sur papier vierge
II. FACTURES PLERIN
Idem sauf N° 3
III. FACTURES MAIRIE PLOUFRAGAN
Edition des factures et d'un rôle + envoi groupé à la
Mairie de PLOUFRAGAN
I. Edition des factures après création des tables
temporaires conformément aux consignes du doct de
liaison
II. Vérification du nombre de factures
III. Vérification du support d'impression
IV. Envoi TP ROLMRE
V. Envoi Doct liaison complété à la REPRO
VI. Transfert des factures à la REPRO
VII. Envoi en copie du Doct de liaison complété au SDE
5. Mise sous pli des factures conformément aux consignes du
Doct de liaison
6. Transfert factures TP
7. Envoi du Doct de liaison au SDE avec la date de dépôt
5. Prise en charge du rôle et ROLMRE
6. Prise en charge des factures
7. Transfert des factures à la TG pour Affranchissement
8. Retour du Doct liaison au SDE complété avec dates
départ factures TG et date prise en charge du rôle

4. ST-BRIEUC : ROLES Sce LOCATIONS ET
BAT.COMMUNAUX
PAS DE MISE SOUS PLI
ETAPES- SERVICE ACTIONS
SERVICE EAU
DINT
I. SCE LOCATIONS
1. Production du rôle et clôture
2. Création du Doct liaison
3. Envoi du doct liaison : édition factures OUI mais ROLMRE : NON
4. Envoi groupé des factures + rôle ACCESS Dir° Aff.Immobilières
II. BAT. COMMUNAUX
1. Production du rôle et clôture
2. Edition rôle ACCESS
3. Envoi rôle sces financiers
4. Pas de ROLMRE
I. SCE LOCATIONS
1. Edition des factures
2. Retour factures et du doct liaison complété au SDE
II. BAT. COMMUNAUX
AUCUNE ACTION
III LA COMMUNICATION INTER-SERVICES
Eléments descriptifs techniques à destination des agents, sans conséquence sur le fond
et retirés pour la diffusion au Conseil Municipal, afin d'alléger la présentation.