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Olifax Office
Importation/Exportation d’un annuaire
Importation :
L’importation peut se faire dans un annuaire nouvellement créé ou dans un annuaire
existant.
Cliquez dans le menu Fichier, puis sur Importer…. Sélectionnez le fichier source
contenant les données à importer. Ce fichier doit être au format texte, avec un
enregistrement par ligne.
Chaque champ doit être délimité par un séparateur ( , ;… ).
Mots clés : Le premier enregistrement du fichier texte peut contenir des mots clés à
la place des données et ceci pour en faciliter son importation.
SOCIETE NOM PRENOM ADRESSE1 ADRESSE2 CP
VILLE REGION NUMTEL TELBUREAU PORTABLE
NUMFAX EMAIL
Si le premier enregistrement contient des mots clés, cochez la case Ignorez la
première ligne avant de lancer l’importation.
Cliquez sur le bouton Importer pour lancer l’importation. Une fenêtre de suivi vous
montre la progression de l’importation. A la fin, un message vous renseignera sur le
nombre d’enregistrements traités. Cliquez sur Ok pour fermer cette fenêtre et
revenir à l’annuaire.
Les enregistrements importés apparaissent alors dans la liste.
Vous pouvez reclasser l’annuaire en cliquant sur le titre de la colonne. Par exemple,
pour classer l’annuaire par nom, cliquez sur le titre de la colonne Nom.
Exportation :
Cliquez dans le menu Fichier puis sur Exporter….
Le champ source contient le nom de l’annuaire courant. Donnez le nom et
l’emplacement du fichier qui contiendra l’annuaire exporté. Cliquez sur le bouton
Parcourir pour sélectionner un dossier. Indiquez le type de Délimiteur utilisé.
Cliquez sur le bouton Exporter pour lancer l’exportation.
Une fenêtre de suivi vous montre la progression de l’exportation. A la fin, un
message vous renseignera sur le nombre d’enregistrements traités. Cliquez sur Ok
pour fermer cette fenêtre et revenir à l’annuaire.
Impression d’un annuaire
Cliquez sur le bouton
Imprimer….
de la barre d’outils ou dans le menu Fichier sur
Si le premier enregistrement du fichier texte contient une partie ou la totalité des
mots clés, la correspondance entre les différents champs de l’annuaire et les
données du fichier texte se fait automatiquement.
Si un champ n’est pas renseigné, le mot Aucun apparaît. Vous pouvez vérifier que
la correspondance est correcte en faisant défiler le fichier à l’aide du bouton
Suivant. Les zones de la partie droite de la fenêtre (Données) contiennent les
données du fichier texte.
Si le fichier texte ne contient pas de mots clés, vous devrez indiquer le type de
séparateur utilisé en sélectionnant dans la liste Délimiteur de champ le séparateur
approprié. Puis pour chaque champ, vous devrez sélectionner le nom du champ.
Utilisez le bouton Début pour revenir au premier enregistrement.
Sélectionner le format utilisé pour la présentation des données lors de l’impression
de l’annuaire puis cliquez sur Ouvrir.
Formats :
Nom Serveur Service.fmt
Societe Nom Adresse cp ville.fmt
Societe Nom Telephone fax et Email.fmt
Sélectionnez l’imprimante puis cliquez sur Ok.
Imprime les données concernant les connexions
modems et Minitel.
Imprime les coordonnées des correspondants de
l’annuaire.
Imprime les noms, téléphones et adresses E-mail des
correspondants de l’annuaire.
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