Accreditation des fontionnaires en mission officielle en Belgique

Protocole – Privilèges et immunités (P1.1)
NOTE CIRCULAIRE
RELATIVE A L'ACCREDITATION DES FONCTIONNAIRES
EN MISSION OFFICIELLE EN BELGIQUE
(07 avril 2009)
Le Service public fédéral Affaires etrangéres, Commerce extérieur et
Coopération au Développement présente ses compliments aux missions
diplomatiques et consulaires établies en Belgique et a l'honneur de les informer
ci-après des dispositions relatives a l'accréditation des fonctionnaires en
mission officielle en Belgique.
Le Service public fédéral Affaires etrangéres, Commerce extérieur et
Coopération au Développement saisit l'occasion de renouveler aux missions
diplomatiques et consulaires établies en Belgique, l'assurance de sa très haute
considération
Aux missions diplomatiques et consulaires
établies en Belgique

2.
Bien que leur arrivée en Belgique doive être communiquée à la Direction du
Protocole par la mission diplomatique de l'Etat d'envoi, et qu'ils soient
également rétribues par leur Etat d'envoi, les fonctionnaires en mission ne
sont pas considères comme membres du personnel de la mission
diplomatique. Par conséquent, ils ne tombent pas sous l'application de la
Convention de Vienne sur les relations diplomatiques, et ne peuvent bénéficier
d'aucun privilège ni immunité.
En vertu de l'Arrêté Royal du 30 octobre 1991, relatif aux documents de séjour
en Belgique de certains étrangers (M.B. du 17/12/1991), le Service public
fédéral Affaires étrangères délivre une carte d'identité spéciale aux
fonctionnaires et aux personnes chargées d'une mission officielle dans le
Royaume.
1 Conditions d’octroi d’un statut de fonctionnaire en mission
officielle :
− être fonctionnaire ou être chargé d'une mission officielle ;
− être en mission officielle en Belgique, auprès d'une
−
−
administration publique de l'Etat d'envoi, d'une administration
publique belge, ou auprès d'une organisation internationale (expert
national détaché) ;
être, au moment de son détachement et pendant toute la durée de
celui-ci, en service rémunéré par son administration publique
nationale ;
être en possession d'un passeport officiel, diplomatique ou de
service ;
− être en mission pour une durée minimale de 3 mois ;
− les membres éventuels de la famille qui accompagnent le
fonctionnaire en Belgique pour la durée de sa mission doivent être
en possession du même type de passeport que le titulaire de la
fonction.
Si le passeport de service ou officiel n'existe pas dans l'Etat d'envoi, les
missions diplomatiques sont priées de confirmer ce fait dans la note
verbale accompagnant la demande de carte d'identité spéciale.
2 Catégories de fonctionnaires ou de personnes en mission
officielle (liste non exhaustive) :
− Experts nationaux détachés auprès d'une Organisation
internationale, dont le siège est en Belgique : Institutions de l'U.E.,
−
OTAN, Eurocontrol, ... ;
Stagiaires militaires ou autres fonctionnaires en stage ou formation
auprès d'une institution publique belge, dans le cadre d'un accord
bilatéral de coopération ;

3.
− Enseignants, suite à un accord bilatéral culturel ;
−
Directeurs de représentations sectorielles nationales (Offices du
Tourisme, Chambres de Commerce, Centres culturels, ... ).
3 Procédure d’inscription au registre de la Direction du
Protocole :
La demande doit être introduite par la mission diplomatique de l'Etat
d'envoi du fonctionnaire en mission officielle. II s'agira de la mission
multilatérale dans le cas d'un détachement auprès d'une institution de
l'Union européenne, de l'OTAN ou de l'U.E.O., ou de la mission bilatérale
dans tous les autres cas. Cette demande doit comprendre les documents
suivants :
−
Note verbale de la mission diplomatique expliquant la nature exacte
de la mission officielle du fonctionnaire ;
− Formulaire de renseignements dûment complété en deux
exemplaires + 4 photos ;
−
−
Copie du passeport de service, le cas échéant muni d'un visa
valable, délivré à cette fin par la mission diplomatique ou consulaire
belge accréditée dans le pays d'envoi ;
Attestation d'occupation de l'organisme auprès duquel l'expert va
effectuer sa mission.
Dans certains cas, d'autres documents peuvent également être requis par
la Direction du Protocole, comme, par exemple, les cartes d'identité
spéciales du prédécesseur de l'intéressé.
Suite à cette inscription auprès de la direction du Protocole, l'intéressé ne
doit pas s'inscrire lui-même dans le registre de population de sa
commune de résidence temporaire. La Direction du Protocole informera
directement l'administration communale de l'inscription du fonctionnaire
en mission officielle dans les registres du Protocole. Par contre, pour
toutes les démarches de type administratif, telles que demandes de
documents et attestations, l'intéressé devra s'adresser directement a son
administration communale.
4 Membres de la famille :
4.1 Conjoints :
Les conditions et les procédures d'inscription du conjoint d'un
fonctionnaire en mission sont les mêmes que pour celui des autres
membres du personnel d'une mission diplomatique et sont expliquées
dans la note circulaire du 16 mai 2008, spécifique à ce sujet.

4.
4.2 Enfants :
Conformément à l'Art. 4 §7 de l'A.R. du 30/10/1991, seuls les enfants
non mariés âgés de moins de 18 ans et vivant au foyer de leur parent
fonctionnaire en mission officielle, peuvent être inscrits au registre de la
Direction du Protocole et recevoir un titre de séjour spécial.
Les enfants âgés de plus de 18 ans doivent régulariser leur séjour en
Belgique en s'inscrivant à l'administration communale de leur lieu de
résidence.
5 Validité des cartes d'identité spéciales :
Les cartes d'identité spéciales sont valables un an. Leur renouvellement
se fait selon la même procédure.