Les associations et Internet

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A SAVOIR
Spam, Spam, Spam…
A partir du moment où vous avez une adresse mail, vous allez rapidement recevoir des
emails commerciaux non sollicités, publicitaires. Ce “pollupostage” (ou Spam) est générés
par des sociétés à la morale commerciale douteuse (et aux produits de même…), qui ont
réussi à dénicher votre adresse mail,
où qu’elle se trouve : vous la mettez à disposition sur votre site, vous serez spammé
(97% des adresses laissées ainsi le sont). Vous postez dans un NewsGroup ? Vous réservez
un nom de domaine ? Pareil !
Véritable fléau, il est très difficile de s’en préserver, mais quelques réflexes permettent
de limiter les dégâts :
● N’hésitez pas à “déguiser” votre adresse, pour qu’elle soit comprise par un humain mais
pas par un robot. Ainsi “rcarlier@atontour.com” pourra s’écrire sur votre site “rcarlier AT
atontour POINT com”, quitte à expliquer au visiteur ce qu’il faut faire pour
la “reconstituer”.
● Vérifiez, avant de laisser votre email sur un site, la politique de confidentialité de
ce dernier. Il semblerait qu’elles soient statistiquement respectées.
● Utilisez des adresses “jetables” pour toute opération douteuse, que vous n’utiliserez que
pour cela.
● Ne répondez jamais à un message de ce genre : vous en recevriez deux fois plus !
utiliser pour ses correspondances associatives.
Chargé de la gestion du site il
sera donc intéressant de créer autant
d’adresse email que de membres,
adresse qui comportera le nom de
domaine.
Si les petites opteront pour des noms
simples (richard@…) les grosses
associations devront prévoir une charte
de nommage (s’il y a plusieurs Richard
dans l’association, il est – quoique
shakespearien – peu agréable de devoir
donner des emails richard1, richard2,
richard3…). Une solution courante est
de prendre l’initiale du prénom suivie
du nom de famille, voire les deux séparés
par un point, richard.carlier@ (on se
souviendra cependant qu’il ne faut ni
espace ni accents, mais que les tirets
moins sont acceptés…).
Il faudra donc opter pour un hébergement
qui propose un nombre d’adresse
mail illimité (votre hébergeur pourra
d’ailleurs se charger de les créer – ou
mettra à votre disposition une interface
le permettant). A défaut, un nombre
d’alias illimité qui permettra de “faire
suivre” vers les adresses personnelles
des membres.
Si votre association est plus modeste,
vous disposerez d’un nombre limité
d’emails (ce qui est fréquent). Dans
cette hypothèse, une solution simple
consiste à passer par un service de mail
gratuit, il en existe beaucoup, comme
Yahoo.fr ou Caramail.com.
Parole officielle et alias
Compte tenu du fait qu’une association
repose souvent sur le bénévolat, le
risque existe que les bénévoles – peu
importe la raison – disparaissent. Or, si
leur email a été imprimé sur tous les
papiers entête de l’association, il faudra
tout réimprimer… Des adresses dites
“génériques” seront donc mises en
place, qui correspondent à des postes,
des fonctions, et non à des personnes :
contact, webmaster, trésorier… Ces
adresses pouvant, là encore, être des
alias qui pointeront vers des personnes
physiques. En cas de changement, il
suffira de changer la direction de l’alias.
Dans le même ordre d’idée et car il est
fréquent d’avoir 25 fonctions différentes
au sein d’une petite association, l’utilisation
d’alias permettra de savoir sous
quelle “casquette” il faut répondre à tel
message, et adapter le discours en
conséquence. Particulièrement pratique
si une seule personne gère tous les
emails…
La mise en place de ces alias passera là
encore par l’hébergeur ou l’interface
d’administration.
Dans le même panier…
Il arrive qu’un email ne soit pas spécifique
à une seule personne, pour
plusieurs raisons :
● Vous ne disposez que d’une seule
adresse (et il peut-être intéressant de
négocier avec votre hébergeur – ou
d’en changer…).
● Ce sont des bénévoles qui se partagent
la gestion d’un compte, à tour
de rôle ou chacun depuis chez lui, et
ce pour une même fonction. Celui
qui est disponible en premier
répond…
Dans ce cas, il faut pouvoir gérer le fait
que, lorsqu’un internaute contacte l’association,
il ne reçoive pas plusieurs
réponses (car chaque personne de
l’association y répond, pensant être la
première à le faire) ou, à l’inverse, qu’il
ne reçoive aucune réponse (car tout le
monde croit qu’un des autres l’a fait).
Cette situation n’est jamais pratique et
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devra être évitée autant que faire se peu.
De fait, plusieurs solutions d’organisations
sont possibles :
● Imposer un roulement précis des
répondants, avec des plannings.
● Éviter les utilisations distantes et
imposer l’ordinateur du local associatif
pour gérer les messages. Celui qui est
en charge peut ainsi voir quels sont
les messages qui ont déjà eu une
réponse.
● Utiliser un “webmail” qui permet de
savoir qui répond à quoi et quels
sont les messages qui n’ont pas eu de
réponses.
● Répondre systématiquement d’une
part au message et d’autre part aux
autres gestionnaires (ou à l’alias). De
cette façon, tout le monde saura quel
message est traité. Pour que les
choses soient faites proprement, il
conviendra d’utiliser la zone Bcc (ou
Cci, copie cachée).
Liste de diffusion & discussion
Nous en avons parlé comme outil de
veille, ou comment obtenir vous-même
des informations. Voyons maintenant
quelques “trucs” pour en mettre une en
place…
Vocabulaire, et pourquoi avoir une
liste ?
Il faut distinguer deux types de mailing
listes :
● Les newsletters, ou listes de diffusion,
qui sont fermées (on parle de listes
unidirectionnelles, de type bulletin,
annonce, journal…). Seules quelques
personnes autorisées peuvent
envoyer un message.
● Les listes de discussion, qui sont
ouvertes (bien que souvent modérées),
et dont chaque abonné peut envoyer
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