Profil de poste détaillé : chargé(e) d'administration et d'accueil

Profil de poste détaillé : chargé(e) d'administration et d'accueil
Présentation de la structure
La Bifurk est une association qui accueille et développe des actions dans les domaines culturels,
citoyens et sportifs.
Ancienne friche industrielle, La Bifurk met à disposition ses espaces (halle de création, ateliers de
résidences, grande halle, labo photo, salle de réunion, bureaux administratifs). Elle permet aux
associations ou compagnies de réaliser leurs projets ou de développer une activité (skatepark, cyber
espace, sport de sable, expositions, événements culturels).
La Bifurk héberge une dizaine d’associations, organise et accueille des événements festifs (concertsthéâtre)
ou citoyens (débats-forum).
Dans un esprit d’expérimentation, de mutualisation et d’échanges, La Bifurk croise des pratiques
amateurs et professionnelles et s’efforce d’être accessible à tous.
Secteur : organisation associative
Etablissement de 5 salariés
Type de contrat : Contrat aidé (CUI)
Lieu de travail : Grenoble
Temps de travail : 30h par semaine
Salaire mensuel : SMIC
ADMINISTRATION
MISSIONS
- Réaliser et présenter les documents administratifs : courrier, rapport, compte rendu, ordre du jour…
(mise en page)
Organisation administrative
- Classement
- Archivage
- Gestion des stocks de fournitures administratives
- Réception et distribution du courrier et de son classement
Concernant le personnel
- Contrat de travail + Avenant
- Fin de contrat : soldes de tout compte, attestation Assedic, attestation de travail…
- Mise en place et suivi administratif des dossiers de contrats aidés : CUI
- Interlocutrice des administrations concernant l'emploi : ASP, POLE EMPLOI, DDFPT…
- Interlocutrice des organismes sociaux : URSSAF, PREMALLIANCE, POLE EMPLOI
- Suivi des congés
- Suivi des Arrêts de travail : congés maternités, congés maladie, accident de travail…
- Suivi des charges sociales
- Mise en place des dossiers pour demande formations
- Création des plannings du personnel
- Suivi dossier GUSO (cachets, déclaration…)

Concernant la comptabilité de l'association
- Facturation générale de l'association (téléphone, fax, Internet, charges communes…)
- Préparation des chèques / espèces à encaisser
- Suivi banque : relevé, virement…
- Suivi de la trésorerie : dépenses et recettes
- Classement et préparation de toutes les pièces comptables
- Saisie comptable – Réalisation de balance et de bilan
- Connaissance du logiciel EBP
Suivi des demandes de subventions
- Préparation des parties administratives des dossiers
- Mise en page
- Suivi de l'envoi et de la réception
- Contact des institutions : demande de dossier ou d'informations, contrôle réception et suivi…
- Réalisation d'outils d'évaluation de l'activité de La Bifurk
Concernant les Assemblées Générales
- Prise de note + compte rendu
- Préparation et envoie des convocations
- Contact des adhérents, institutions et autres invités
- Préparation des documents pour Assemblée
- Accueil
- Installation de l'espace et du buffet
- Organisation des votes
- Accueil et émargement du public
- Déclaration des modifications en préfecture
- Gestion des adhérents (cartes adhésions, renouvellement annuel…)
Concernant les associations hébergées
- Dossier hébergement : conventions, règlement intérieur, charte, assurance…
- Mise en place de planning de réservations des espaces : salle de réunion, halle de création,
salle de répétition…
- Gestion de la mise à disposition de l'imprimante, fax, photocopieuse…
- Gestion des clés
- Répondre aux demandes du quotidien : vérifier que tout le monde ai le nécessaire pour
travailler au mieux.
- Mise à disposition des casiers.
ACCUEIL
- Accueil téléphonique : recevoir, orienter, transmettre les appels téléphoniques et prendre les
messages.
- Accueil réception : identifier l'interlocuteur qui se présente.
- Primo accueil des porteurs de projet et orientation vers les membres de l’équipe salariée
concernés.
Accueil des associations occasionnelles
- Dossier de mise à disposition : conventions, règlement intérieur, charte, assurance…
- Présentation de La Bifurk et de son mode de fonctionnement
- Explication des conditions d'utilisation de l'espace : date d'installation, de démontage…
- Demande de buvette
- Demande d'autorisation de dérogations
- Courrier annonce événement service JVA, Sécurité Civile, Antenne Mairie
- Agent de sécurité
- Dossier SACEM

GESTION DE LA PEPINIERE
Distribution de l’information
- Réalisation d'un agenda mensuel avec l'ensemble des dates de réunions internes et externes
- Distribution des comptes rendus, ordre du jour (forum intra net)
- Mise à disposition de classeurs regroupant les comptes rendus de toutes les réunions.
- Réception et distribution du courrier
- Prise de message pour l’équipe salariée et pour les associations hébergées
- Distribution de l'information : mail, affichage…
- Note d'information
Profil
• Expérience similaire de 2 ans souhaitée
• Formation administrative et/ou comptable
• Être éligible aux contrats aidés (CUI)
• Permis B
• Capacité rédactionnelle (courrier, conventions, état des lieux, …)
• Aptitude au travail au sein d’un collectif d’associations : sens du contact, qualité relationnelle
• Autonomie
• Sens du travail en équipe
Clôture des candidatures le jeudi 4 mars 2010 inclus
• Lettre de motivation
• CV
• Justificatif contrat aidé
Poste à pourvoir le lundi 15 mars 2010.