Demande d'autorisation formulée par le SPP Intégration Sociale en ...

Délibération AF 05/2013 - 6/10
18. À la lumière des finalités précitées (cf. les points 10-11 ci-dessus), les services sociaux des
CPAS doivent disposer de ces informations afin de pouvoir faire un calcul le plus précis possible
des ressources des personnes concernées. Le Comité estime que les données auxquelles un
accès est demandé sont conformes à l'article 4, § 1, 3° de la LVP et sont donc adéquates,
pertinentes et non excessives pour la réalisation des finalités susmentionnées.
19. Le Comité attire par ailleurs l'attention sur le fait que les données collectées peuvent être
considérées comme des données judiciaires 7 , au sens de la LVP, si elles sont collectées ou
traitées en vue d'être utilisées pour porter une affaire en justice.
20. Il est dès lors recommandé de respecter les conditions particulières relatives aux traitements
que mentionne l'article 25 de l'arrêté royal du 13 février 2001 portant exécution de la LVP.
En vertu de cet article, le responsable du traitement doit clairement désigner les catégories de
personnes ayant accès aux données à caractère personnel, avec une description précise de
leur fonction. La liste des catégories des personnes ainsi désignées doit être tenue à la
disposition de la Commission de la protection de la vie privée. Le responsable doit également
veiller à ce que ces personnes désignées soient tenues à une obligation légale, statutaire ou
contractuelle quant à la confidentialité des données.
2. Délai de conservation des données collectées
21. En ce qui concerne le délai de conservation des données, le Comité rappelle que les données
ne peuvent pas être conservées pour une durée excédant celle nécessaire à la réalisation de la
finalité pour laquelle elles ont été collectées (article 4, § 1, 5° de la LVP).
22. Il ressort des renseignements communiqués par le SPP Intégration Sociale que les données
seront conservées pour une période de 6 ans. Pour les documents comptables, ce délai prend
cours après l'année budgétaire, pour les dossiers individuels, après la clôture du dossier par le
CPAS. Le délai de conservation de ces pièces justificatives se fonde sur le délai de prescription
qui est de 5 ans pour les affaires administratives 8 . L'année supplémentaire est recommandée
pour permettre encore un contrôle et pour s'assurer que la prescription est bel et bien
effective.
7 Article 8 de la LVP : "(…) données à caractère personnel relatives à des litiges soumis aux cours et tribunaux (…) à des
suspicions, des poursuites ou des condamnations ayant trait à des infractions, ou à des sanctions administratives ou des
mesures de sûreté ".
8 Article 100 de l'arrêté royal du 17 juillet 1991 portant coordination des lois sur la comptabilité de l'État.