Demande d'autorisation formulée par le SPP Intégration Sociale en ...

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Délibération AF 05/2013 - 6/10 18. À la lumière des finalités précitées (cf. les points 10-11 ci-dessus), les services sociaux des CPAS doivent disposer de ces informations afin de pouvoir faire un calcul le plus précis possible des ressources des personnes concernées. Le Comité estime que les données auxquelles un accès est demandé sont conformes à l'article 4, § 1, 3° de la LVP et sont donc adéquates, pertinentes et non excessives pour la réalisation des finalités susmentionnées. 19. Le Comité attire par ailleurs l'attention sur le fait que les données collectées peuvent être considérées comme des données judiciaires 7 , au sens de la LVP, si elles sont collectées ou traitées en vue d'être utilisées pour porter une affaire en justice. 20. Il est dès lors recommandé de respecter les conditions particulières relatives aux traitements que mentionne l'article 25 de l'arrêté royal du 13 février 2001 portant exécution de la LVP. En vertu de cet article, le responsable du traitement doit clairement désigner les catégories de personnes ayant accès aux données à caractère personnel, avec une description précise de leur fonction. La liste des catégories des personnes ainsi désignées doit être tenue à la disposition de la Commission de la protection de la vie privée. Le responsable doit également veiller à ce que ces personnes désignées soient tenues à une obligation légale, statutaire ou contractuelle quant à la confidentialité des données. 2. Délai de conservation des données collectées 21. En ce qui concerne le délai de conservation des données, le Comité rappelle que les données ne peuvent pas être conservées pour une durée excédant celle nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées (article 4, § 1, 5° de la LVP). 22. Il ressort des renseignements communiqués par le SPP Intégration Sociale que les données seront conservées pour une période de 6 ans. Pour les documents comptables, ce délai prend cours après l'année budgétaire, pour les dossiers individuels, après la clôture du dossier par le CPAS. Le délai de conservation de ces pièces justificatives se fonde sur le délai de prescription qui est de 5 ans pour les affaires administratives 8 . L'année supplémentaire est recommandée pour permettre encore un contrôle et pour s'assurer que la prescription est bel et bien effective. 7 Article 8 de la LVP : "(…) données à caractère personnel relatives à des litiges soumis aux cours et tribunaux (…) à des suspicions, des poursuites ou des condamnations ayant trait à des infractions, ou à des sanctions administratives ou des mesures de sûreté ". 8 Article 100 de l'arrêté royal du 17 juillet 1991 portant coordination des lois sur la comptabilité de l'État.
Délibération AF 05/2013 - 7/10 23. Le Comité en prend acte et fait remarquer que l'on peut faire une distinction en pratique entre différents modes de conservation. Le traitement d'un dossier pendant requiert une conservation de données de manière telle que celles-ci soient disponibles et accessibles normalement pour les fonctionnaires chargés de la gestion du dossier. Dès qu'un dossier peut être archivé, le mode de conservation choisi ne doit conférer aux données qu'une disponibilité et une accessibilité limitées. Lorsque la conservation n'est plus utile, en l'occurrence après 6 ans, les données ne peuvent plus être conservées. 3. Fréquence de l'accès et durée de l'autorisation 24. Les CPAS souhaitent un accès permanent aux données demandées. Le contrôle des ressources du demandeur d'aide et de la personne avec laquelle il cohabite est en effet réalisé systématiquement à l'ouverture de chaque dossier de demande d'aide. En outre, les CPAS vérifient régulièrement, et ce au moins une fois par an, si les conditions d'octroi sont toujours réunies. 25. Vu ces explications, le Comité estime qu'à la lumière de l'article 4, § 1, 3° de la LVP, un accès permanent est approprié pour réaliser les finalités envisagées. 26. L'accès est également demandé pour une durée indéterminée. Les tâches des CPAS exposées aux points 8-11 ne sont en effet pas limitées dans le temps. Le Comité constate donc qu'une autorisation d'une durée indéterminée est appropriée pour réaliser les finalités précitées (article 4, § 1, 3° de la LVP). 4. Destinataires et/ou tiers auxquels les données seront transmises 27. Les travailleurs sociaux des services sociaux des CPAS utiliseront en interne les données qu'ils recevront du SPF Finances, et ce uniquement pour réaliser les tâches énoncées aux points 8-11. 28. À cet égard, le Comité insiste pour qu'au sein des CPAS et du SPP Intégration Sociale, les mesures nécessaires soient prises afin que seuls les membres du personnel dûment autorisés aient accès aux données relatives aux revenus immobiliers des débiteurs d'aliments. Les profils d'accès devront ainsi être configurés de manière à empêcher tout accès illégitime aux données des personnes concernées et à garantir la limitation de l'accès aux données pertinentes uniquement. Un système de loggings sera mis en œuvre afin de pouvoir contrôler les
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