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Workplace I Tele-co-working I
Télécollaborer : une
demande générale
Si l’on n’intègre pas les technologies collaboratives dans les nouveaux espaces de travail
la productivité des entreprises baissera. C’est l’une des conclusions d’une récente étude
portant sur les schémas de travail collaboratif et les performances des entreprises. Pourtant
l’adoption effective de ces outils semble encore lente et partielle.
L’étude dirigée par Marie Puybaraud,
Ph. D, Director Global WorkPlace
Innovation Johnson Controls France
révèle une inadéquation entre l’espace
de travail actuel des employés et leurs
attentes pour 2020.
Ivan Cols, Marketing Manager
Getronics : « La technologie est fiable,
mais l’adoption par les utilisateurs
reste en dessous des possibilités. »
Référence
“Collaboration 2020: hype or competitive
advantage?”, par Dr Marie
Puybaraud, Director Global Work-
Place Innovation Johnson Controls
et Dr Kjetil Kristensen, Collaboration
Strategist Kristensen Consulting.
Disponible sur
www.profacility.be/references
Parmi les 1.700 employés de bureau interrogés
par Johnson Controls dans 7 pays,
plus de la moitié d’entre eux pensent que,
d’ici à 10 ans, ils utiliseront des espaces collectifs
intégrant des technologies collaboratives. Ils ne
sont que 20 % à le faire aujourd’hui. Ces technologies
de collaboration à distance comprennent la
téléconférence, mais aussi des outils plus légers et
parfois gratuits : « chat », visioconférence, audioconférence,
agendas et documents partagés. En
dépit des résultats de l’enquête, il faut constater
que les utilisateurs n’adoptent que l’entement ces
outils, pourtant disponibles. Ivan Cols, Marketing
Manager de Getronics confirme : « La technologie
est fiable, mais l’adoption par les utilisateurs reste
en dessous des possibilités. La visioconférence est
l’outil le moins utilisé – il reste une certaine timidité
par rapport à la caméra et certains freins techniques
: tous les ordinateurs ne sont pas équipés
d’office. Mais le fait de se connaître et de s’être rencontré
préalablement lève des barrières de façon
significative. Par contre, un outil nettement plus
utilisé (et utile) est le partage d’un même document
à l’écran. »
Comment encourager l’adoption ?
« L’idéal est de travailler avec des groupes pilotes,
recommande Ivan Cols, des “super users” qui
essaimeront leur savoir-faire et leur conviction
dans le personnel. C’est un déclencheur majeur
dans un processus de changement. »
Marie Puybaraud, Director Global WorkPlace
Innovation chez Johnson Controls France a dirigé
l’enquête citée plus haut. Elle constate : « En
Europe, contrairement à ce que l’on pense, nous
sommes très en avance sur les États-Unis dans
l’utilisation quotidienne des technologies collaboratives.
Bien sûr, parmi les entreprises innovantes
qui ont créé ces systèmes, beaucoup sont américaines,
mais dans les entreprises en général, les
comportements des utilisateurs, l’aménagement
des espaces de travail et l’utilisation des technologies
de collaboration ont 5 ans de retard sur
l’Europe. Ils sont extrêmement “conservative” et la
pénétration de ces outils est déficiente. »
Elle souligne aussi qu’il faut distinguer les PME
des grandes entreprises : « Dans les premières, ces
systèmes peuvent être mis en place en une journée.
Dans une grande structure, c’est proportionnellement
plus cher et plus complexe. Un calcul
de ROI s’impose. Mais la prise de conscience est
présente, d’autant que les utilisateurs, les “digitaliens”
de la génération Y, poussent derrière. »
Joseph Carminati, Sales Engineer chez BIS estime
que la lenteur d’adoption s’explique aussi par la
résistance à l’effort d’apprentissage : « Un exemple :
l’outil d’audioconférence le plus utilisé est la fonction
haut-parleur des téléphones ! Alors qu’on peut
mettre en place des audioconférences multipostes
nettement meilleures en passant par un serveur ou
simplement par le central de l’entreprise. Mais qui
le sait ? Et qui sait s’en servir ? On ne fait l’effort
de s’y mettre, de lire le mode d’emploi, que quand
cela devient vraiment nécessaire. Et une fois cette
adoption réalisée, les utilisateurs découvrent les
avantages et deviennent des “fans”. Une idée intéressante
serait de créer une action dans l’entreprise
pour comptabiliser les “miles” non parcourus et
les ressources (temps, carburant, CO 2
…) économisées
grâce à une téléconférence ou toute autre
technique. L’équipe championne pourrait se voir
offrir un incentive et serait invitée à répandre ses
méthodes de travail dans l’entreprise. »
Joseph Carminati constate une adoption de plus
en plus fréquente de la téléconférence pour des
téléréunions entre localisations très proches, à
l’intérieur de la Belgique par exemple. Il n’est pas
nécessaire d’envisager des applications transcontinentales
pour engendrer des gains en temps et en
coûts. Il est également favorable à la diffusion des
systèmes gratuits (Skype, GoogleTalk, MSN, etc.)
car ils préparent leurs usagers à l’adoption d’outils
plus professionnels, tels que ceux proposés par
BIS.
Patrick Bartholomé n
36 PRofacility GUIDE 2012