Administration Générale - Bayeux Intercom

Administration Générale
Développement Economique
ASSISTANTE ADMINISTRATIVE
Nom de l’agent
Mise à jour VBX/BIC au 13/09/10
Responsable hiérarchique
Cadre statutaire
Catégorie : B
Filière : Administrative
Cadre d’emploi : Rédacteur
Définition
Emploi – Métier
Recueille et traite les informations nécessaires au
fonctionnement administratif du service.
Conditions
d'exercice
Relations
fonctionnelles
Service Développement Economique
Temps non complet 28h hebdomadaires (80%)
Sous la responsabilité directe de 2 chargés de
développement
Relations transversales avec l’ensemble des services de
l’établissement
Relations avec partenaires extérieurs (CCI, Pôle emploi,
Greta, syndicats professionnels, entreprises…)
Activités
Gestion administrative
o Accueil et secrétariat
o Tenue des agendas
o Gestion et actualisation de tableaux de bord
o Préparation et suivi de réunions (Conseil communautaire,
bureaux, commissions)
o Appui logistique (réservation, organisation…)
o Rédaction de Compte rendu
Principales
Gestion commerciale
o Gestion de la base de données CRM et actualisation avec
les fichiers CCI, CMRA, Chambre d’agriculture,…
o Saisie des compte rendus de réunions de service
o Préparation et mise en forme des dossiers clients
o Veille documentaire et élaboration de documents
(Newsletter, …)

Spécifiques
Appui logistique aux animations et manifestations (rendez vous
du développement, Forum de l’emploi, réunions « Petits
déjeuners », …)
o Lancement des invitations et convocations
o Accueil des participants
o Appui à l’élaboration de supports de communication
o Recueil d’informations pour la préparation de bilans de
suivi
o Organisation de réunions préparatoires, bilans, …
Ponctuelles
Gestion administrative des missions
o Etablir les ordres de mission
o Gestion des notes de frais avec vérification des mentions
obligatoires et transmission au Service GRH
Enregistrement des factures au budget en cours
Aide à la préparation du budget du service
Appui à la gestion du service (congés, missions) en tant que
correspondante du service RH
Aptitudes
Savoir-faire
Compétences
Capacité à travailler en lien avec les chargés de développement
Rigueur et méthode
Très bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles
Aisance bureautique
Aptitude à l’anticipation et à l’organisation
Bonne présentation
Pré-requis
Niveau Bac minimum ou expérience similaire significative
Formation secrétariat accueil
Rigueur et attention dans l’ensemble des tâches dues à une
mission liée à la relation client
Contraintes
spécifiques
Travail en bureau partagé
Plages horaires fixes imposées mais ajustables en fonction des
besoins du service ; disponibilité particulière lors de certaines
manifestations