Guide de mise en œuvre du GLN pour les prestataires des ... - Carenet

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementSommaire de gestionLes secteurs canadien et américain de soins de santé passent à l’utilisation des Codes lieux internationaux(GLN) de GS1 avant la date butoir de 31 décembre 2010. L'utilisation actuelle de renseignements nonnormalisés sur les lieux au long de la chaîne d'approvisionnement de soins de santé se traduit par une sécuritécompromise des patients, ainsi que par des erreurs et une inefficacité coûteuses. Le secteur de soins de santés'est engagé ainsi à mettre en place un langage d'affaires commun facilitant la localisation, notamment la normeGLN de GS1 qui fait partie du Système de normes GS1.Le présent document vise à guider les prestataires de soins de santé canadiens qui mettent en œuvre descodes normalisés pour l'identification des entités et des lieux avant la date butoir de 2010 pour les GLN auCanada et aux États-Unis. Il présente et explique les GLN de GS1, tout en décrivant la manière dont ces codesd'identification uniques au monde favorisent une gestion fiable et efficace de renseignements précis sur leslieux. De même, on y aborde les avantages d'un tel système en ce qui tient à la sécurité des patients, l'efficacitéopérationnelle et la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Enfin, ce document recommande des étapesdétaillées concernant la mise en œuvre des GLN au sein de votre organisation.En harmonisation avec les activités américaines et mondiales visant à normaliser la chaîne d'approvisionnementde soins de santé, le Conseil sectoriel de soins de santé Carenet de GS1 Canada s'est exprimé en faveur del'adoption des GLN en tant que la norme nationale pour l'identification des lieux dans l'ensemble du secteur.Grâce à ce document, vous serez à même de mieux comprendre en quoi l'utilisation actuelle, dans le secteur desoins de santé, de codes exclusifs d'identification de lieux multiples est inefficace et susceptible d'entraîner deserreurs, et en quoi l'utilisation des GLN pour l'identification d’entités et de lieux peut combler le besoin, dansl'ensemble du secteur, d'une approche complète d'identification des lieux répondant à tous les besoins de votreorganisation et favorisant à la fois la sécurité des patients et l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement.Tout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 3 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementÀ propos de GS1 MDÀ propos de GS1 MDGS1 est un organisme neutre sans but non lucratif qui s'engage à élaborer et à mettre en œuvre des normes etdes services mondiaux visant à améliorer l'efficacité et la visibilité des chaînes d'approvisionnement. GS1 est unréseau comptant plus d'un million d'entreprises effectuant plus de six milliards de transactions par jour au seindu Système de normes GS1. GS1, dont le bureau mondial est situé à Bruxelles, en Belgique, est un véritableréseau mondial, comptant des organisations membres locales dans 108 pays et représentant plus de 145 pays.Apprenez-en davantage à www.gs1.org.À propos de GS1 CanadaGS1 Canada est membre de GS1, chef de file mondial parmi les organisations de normes en matière de chaîned’approvisionnement. Une organisation neutre sans but lucratif, GS1 Canada permet à ses plus de10 000 membres (partenaires commerciaux de plus de 20 secteurs de toutes tailles partout au Canada)d’améliorer leur efficacité et rentabilité grâce à l’adoption des pratiques d’excellence en matière de chaîned’approvisionnement électronique. Apprenez-en davantage à www.gs1ca.org.À propos de CarenetCarenet est la stratégie de GS1 Canada relative au secteur des soins de santé visant à normaliser la chaîned'approvisionnement de soins de santé. Résultat de la fusion de CareNET Services Inc. avec GS1 Canada en2008, GS1 Canada représente à présent plus de 470 prestataires de soins de santé et plus de 95 fournisseurscanadiens appuyant l'adoption de pratiques de commerce électronique fondées sur des normes dans le secteurde soins de santé, de manière à améliorer la sécurité des patients et l'efficacité des processus opérationnels. Leprincipal objectif de la stratégie Carenet consiste à développer un cadre interopérable qui permettra l'intégrationpancanadienne des normes de chaîne d'approvisionnement électronique. Apprenez-en davantage àwww.carenet.ca.À propos de GS1 HealthcareGS1 Healthcare est un groupe volontaire et international d'utilisateurs du secteur de soins de santé qui a pourmission d'élaborer des normes mondiales pour la chaîne d'approvisionnement de soins de santé et de faciliterl'harmonisation à l'échelle mondiale. Il réunit tous les intervenants de la chaîne d'approvisionnement de soins desanté, notamment fabricants, grossistes et distributeurs, hôpitaux et détaillants pharmaceutiques. GS1Healthcare maintient également un lien étroit avec les organismes de réglementation et les associationscorporatives du monde entier. GS1 Healthcare veille au développement des normes et des solutions de GS1afin de répondre aux besoins du secteur mondial des soins de santé, tout en faisant la promotion d'uneutilisation et d'une mise en œuvre efficaces des normes mondiales du secteur par le biais d'initiatives de soutienlocales. Apprenez-en davantage à www.gs1.org/healthcare.Tout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 4 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementIntroduction aux normes et à la chaîne d'approvisionnement desoins de santéLes partenaires commerciaux de la chaîne d'approvisionnement de soins de santé doivent échanger denombreuses et complexes informations dans le cadre de leur travail. Par exemple, les fabricants et lesdistributeurs doivent échanger des renseignements concernant les produits et les locaux des entreprises; ducôté des hôpitaux, on doit communiquer certains renseignements sur les lieux afin d'assurer la livraison deproduits. Afin d'assurer une efficacité optimale dans ce contexte, un langage commun et des normes reconnuesà l'échelle mondiale s'avèrent essentiels. En l'absence de telles normes, les partenaires de la chaîned'approvisionnement doivent assumer des coûts inutilement élevés en raison de données inexactes et del'inefficacité de la transmission de renseignements sur la chaîne d'approvisionnement.Pour faire face à cette situation, on a lancé une initiative au sein de la chaîne d'approvisionnement de soins desanté en vue d'adopter et de mettre en œuvre des normes de données pouvant améliorer à la fois la sécuritédes patients et l'efficacité de la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Un nombre croissant d'entreprises,d'hôpitaux et d'organisations de soins de santé ont opté pour le Système de normes GS1 afin d'obtenir unemeilleure collaboration avec leurs partenaires de la chaîne d'approvisionnement. Depuis plus de 35 ans, leSystème GS1 produit des identifiants reconnus mondialement, ainsi qu'un langage commun relativement à lacommunication de renseignements sur la chaîne d'approvisionnement concernant les produits, les services etles locaux.Le Système GS1 est le système de normes de chaîne d'approvisionnement le plus utilisé aumonde, notamment dans 23 secteurs, dont les secteurs clés de soins de santé et de biens deconsommation courante, ainsi que le secteur du transport.La résolution des problèmes liés à la chaîne d'approvisionnement grâce aux normesLes prestataires de soins de santé doivent transmettre des renseignements sur les produits et les lieux à leurspartenaires de la chaîne d'approvisionnement, ainsi qu'aux différents sites et services de leur propreorganisation. En l'absence d'un langage commun et de normes reconnus mondialement, les prestataires desoins de santé, les entreprises ou les associations industrielles se voient forcés de créer leurs propresidentifiants et formats de données, ce qui donne lieu à la création de différentes normes exclusives difficiles àgérer pour les prestataires et les entreprises de soins de santé. Cette situation entraîne malheureusement legaspillage de milliards de dollars dans le secteur de soins de santé. De plus, l'existence de normes multiplesengendre l'inefficacité de la chaîne d'approvisionnement et la création de données inexactes qui se traduisentpar des coûts plus élevés et une certaine confusion dans les processus opérationnels, au détriment de la qualitédes soins et de la sécurité des patients.Les normes mondiales favorisent la simplicité, la cohérence et l'exactitude des communications entourant lachaîne d'approvisionnement. Sur les marchés contemporains d'une grande complexité, les circuits des chaînesd'approvisionnement se brouillent, tandis que les réseaux de distribution des différents secteurs sechevauchent. Cela est particulièrement visible dans le secteur de soins de santé : les fabricants de produits desoins de santé approvisionnent souvent les hôpitaux et les détaillants de biens de consommation au Canadacomme dans le monde entier; les pharmacies et les hôpitaux se procurent des biens de consommation et desproduits de soins de santé; quant à la chaîne d'approvisionnement du secteur pharmaceutique, elle englobemaintenant, en plus des pharmacies classiques, les supermarchés et les détaillants de biens de consommation.Tout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 5 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementL'établissement de normes mondiales est essentiel dans un tel contexte. Au Canada, l'émergenced'organisations de services partagés, d'autorités sanitaires régionales et de stratégies de consolidationprovinciales crée un besoin d'intégration et d'interopérabilité des systèmes; on n'a jamais, auparavant, constatéun besoin de normes aussi évident au sein du système de soins de santé canadien.Les bienfaits des normes pour la chaîne d'approvisionnement de soins de santéLes normes mondiales créent un langage d'affaires commun concernant les renseignements sur les produits etles lieux, qui peut être utilisé par tout partenaire de la chaîne d'approvisionnement, dans n'importe quel secteur,partout dans le monde. De telles normes facilitent les processus opérationnels du secteur de soins de santé, enplus de procurer à ce dernier d'innombrables avantages, dont :• Un nombre réduit d'erreurs de médication grâce à une identificationautomatisée efficace : on obtient au bon moment le produit indiquépour le patient, par la bonne voie et selon le dosageapproprié• Des rappels de produits plus efficaces• Une meilleure traçabilité• Plus de temps auprès des patients, moins de temps dédiéàla documentation manuelle• Une réduction des coûts grâce à une efficacité accrue de lachaîne d'approvisionnement• Des processus de commande et de facturation plusefficaces• Une réception plus efficace des produits• Une réduction des activités d'inventaire• Une productivité accrue des processus opérationnels• Une meilleure gestion de l'inventaire• Des niveaux de service et des taux de remplissage améliorés• Une meilleure gestion des coûts de fabrication et d'approvisionnement• L'élimination du besoin de réétiqueter les produits au moyen de codes exclusifs• La conformité réglementaireLa sécurité des patients et l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement sont les objectifs ultimes de la mise enœuvre des normes (tout comme le toit de la maison). De nombreux outils en constante évolution sontdisponibles pour aider les prestataires de soins de santé à améliorer la sécurité des patients et la gestion de lachaîne d'approvisionnement (les piliers qui soutiennent le toit). Toutefois, pour bien fonctionner, ceux-ci doiventreposer sur des fondations solides. C'est là le rôle des normes. Une identification normalisée des produits etdes lieux, ainsi que des définitions normalisées de produits (la fondation de la maison) servent de base àl'élaboration d'outils et de systèmes mis à la disposition des prestataires de soins de santé pour leur permettred'améliorer la sécurité des patients et la gestion de la chaîne d'approvisionnement.Tout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 6 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementÀ propos des normes GS1Le Système de normes GS1 est une gamme intégrée de normes mondiales de chaîne d'approvisionnement quifacilitent l'identification et la transmission précises des renseignements sur les produits, les actifs, les services etles lieux. Grâce aux identifiants de GS1, des organisations des quatre coins du monde sont en mesured'identifier de manière unique des éléments physiques, tels que des articles commerciaux, des actifs, des unitéslogistiques et des lieux physiques, ou encore des éléments logiques, tels que les sociétés ou les liens de serviceexistant entre les prestataires de soins de santé et les patients.Code lieu international (GLN)Le Code lieu international (GLN) est l'identifiant unique au monde de GS1 concernant les lieux etles partenaires de la chaîne d'approvisionnement (entités). Les GLN peuvent aider à identifier uneentité juridique (par exemple, les autorités sanitaires régionales ou les organisations de servicespartagés), une fonction donnée au sein d'une entité juridique (par exemple, une pharmacie d'hôpitalou un service de comptabilité) ou encore une entité physique (par exemple, un entrepôt, unesection d'hôpital ou un poste de soins infirmiers). Les attributs de chaque GLN, tels que le nom, l'adresse et letype de local (par ex. l'adresse d'expédition, l'adresse de facturation, l'adresse de livraison, etc.) aident lesutilisateurs à vérifier que chaque GLN correspond à un seul lieu dans le monde.Code article international (GTIN)Le Code article international (GTIN) est l'identifiant unique à l'échelle mondiale de GS1 concernantles articles (par ex., les produits et les services pouvant être proposés à un prix particulier,commandés ou facturés à tout point de la chaîne d'approvisionnement). Les GTIN, attribués par lespropriétaires des produits, servent à identifier les produits à chacune des étapes de la chaîned'approvisionnement mondiale, vers les hôpitaux ou d'autres utilisateurs finaux. Ils identifient de façon uniqueles produits à chaque niveau d'emballage (par ex., plaquette alvéolée contenant deux comprimés d'aspirine,bouteille contenant 100 comprimés d'aspirine, etc.)Synchronisation des donnéesGS1 Canada permet aux organisations d'échanger des renseignements normalisés sur les produitset les lieux en les publiant dans des registres centraux et en les extrayant de ceux-ci au moyen d'unprocessus connu sous le nom de synchronisation des données. Grâce à la synchronisation desdonnées, tout changement apporté par une organisation aux renseignements sur ses produits oulieux dans le registre central est automatiquement et immédiatement transmis à tous les partenairescommerciaux de l'organisation en question. Cette approche automatisée à la gestion des données garantit desrenseignements identiques dans toute la chaîne d'approvisionnement pour l'ensemble des partenairescommerciaux, ce qui permet d'améliorer la précision des données et d'éliminer certains coûts.Au Canada, les GLN des organisations sont stockés dans l’ECCnet Lieux, géré par GS1 Canada et mis à ladisposition de tous les membres de GS1 Canada. Cette base de données centralisée en ligne permet lacommunication de renseignements sur les lieux à jour, exacts et précis pour toute transaction entre partenairescommerciaux pour laquelle de tels renseignements sont requis.Dans le même ordre d'idées, le Registre ECCnet, registre canadien de produits de soins de santé de GS1Canada, constituera le principal point d'accès, pour le secteur canadien de soins de santé, en matière derenseignements exacts sur les produits. Ce registre de renseignements sur les produits médicaux etTout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 7 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementchirurgicaux sera complété par certains renseignements provenant d'autres catégories, telles que le secteuralimentaire et pharmaceutique. En tant que la source unique de données à jour et cohérentes, le RegistreECCnet permettra aux organisations de soins de santé d'économiser du temps, en plus de leur garantir desrenseignements exacts.Afin de faciliter, au sein des organisations canadiennes, la synchronisation des données avec leurs partenairescommerciaux internationaux, GS1 Canada leur fournit également l'accès au Réseau mondial de synchronisationdes données (GDSN) de GS1.L'utilité des Codes lieux internationaux (GLN)Le problème :Différentes approches à l'identification des lieux au sein de l'organisationLes prestataires de soins de santé gèrent des activités complexes au sein de plusieurs chaînesd'approvisionnement différentes. De manière générale, il existe une chaîne d'approvisionnement entre leprestataire de soins de santé et ses fournisseurs (par ex., les dispositifs médicaux, les ordinateurs et le matérielde bureau, les fournitures de bureau, etc.).Dans de nombreux cas, les prestataires de soins de santé sont associés à une organisation mère (par ex., lesautorités sanitaires régionales ou les organisations de services partagés) ayant différents affiliés commerciauxsous sa supervision (par ex., différents hôpitaux affiliés). De plus, il arrive parfois que les hôpitaux affiliésimpartissent certaines fonctions à d'autres entités commerciales (par ex., pour la restauration ou la facturation).Même si les partenaires de la chaîne d'approvisionnement connaissent parfois ces organisations, il se peutqu'ils ignorent certaines relations commerciales ou encore les lieux spécifiques. Les partenaires ont toutefoisbesoin de renseignements sur les lieux concernant le groupe avec lequel ils travaillent, en plus de l'organisationmère ou de l'hôpital affilié. Par conséquent, les renseignements commerciaux généraux sur les lieux neconstituent pas une ressource appropriée pour fournir aux partenaires de la chaîne d'approvisionnement lesdonnées sur les lieux précises dont ils ont besoin.De plus, le niveau des renseignements sur les lieux requis par les partenaires diffère en fonction du modèled'approvisionnement. Par exemple, un hôpital donné peut employer un modèle d'approvisionnement de stockcentral dans lequel toutes les livraisons sont acheminées vers un seul point de réception à l'hôpital, pour quecelui-ci répartisse par la suite les fournitures à ses différents services. Dans un autre hôpital, on peut employerun modèle d'approvisionnement juste à temps, dans lequel les différents partenaires de la chaîned'approvisionnement expédient les articles directement aux différents services et lieux de l'hôpital. Ou encore,dans un autre hôpital, on peut employer un modèle d'approvisionnement combiné, dans lequel certains articlessont acheminés vers un point de réception central, alors que d'autres sont envoyés directement aux utilisateursconcernés. Ces quelques exemples illustrent la manière dont différents modèles d'approvisionnement peuventinfluer sur le niveau requis de renseignements sur les lieux. Dans le cadre d'un modèle de stock central, lespartenaires de la chaîne d'approvisionnement n'ont besoin que des renseignements sur les lieux pour le point deréception central de l'hôpital. Toutefois, dans le cadre d'un modèle juste à temps, les partenaires requièrent lesrenseignements sur les lieux pour chacun des points de réception vers lesquels les articles sont acheminés.Enfin, dans le cadre d'un modèle combiné, les partenaires de la chaîne d'approvisionnement requièrent lesrenseignements sur les lieux pour le point de réception central de l'hôpital, ainsi que ceux pour chacun de sespoints de réception directs.Des renseignements exacts sur les entités et les lieux sont également essentiels au sein des organismes degroupement d’achats (OGA). Les OGA font affaires avec des distributeurs et des fabricants afin d'effectuer leTout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 8 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementsuivi de la vente de produits au sein de leur liste d'hôpitaux, en vue d'appliquer les rabais appropriés.Néanmoins, les OGA font parfois face aux mêmes problèmes lors de la gestion des renseignements sur lesentités et les lieux pour leurs listes.Par exemple, une liste donnée peut ne pas tenir compte de la différence entre l'identité commerciale et le lieuphysique. De plus, il se peut qu’elle ne comporte pas de renseignements précis sur les lieux pour chacun deshôpitaux affiliés àl'organisation mère, ouencore pour chacun desservices d'un hôpitaldonné.Cette situation peuts'avérer particulièrementcomplexe car si la listeest inexacte, il se peutqu'un hôpital donné n'ait pas droit aux prix appropriés pour ses installations ou encore que certains rabais ouréclamations soient égarés ou non appliqués.Pour contrer ce problème, de nombreux intervenants de soins de santé (hôpitaux, fabricants, distributeurs, etc.)ont commencé à attribuer leurs propres codes exclusifs aux lieux. Ces codes, bien que créés en vue derésoudre certains problèmes, en ont en fait créé de nouveaux. On a créé un si grand nombre de codes de lieuxque leur entretien est devenu une tâche cauchemardesque. De plus, les prestataires de soins de santé ont dûcréer et gérer différentes cartes géographiques pour tous les codes d'identification de lieux de leurs systèmes.En dépit des meilleures intentions, on a obtenu une approche à l'identification des lieux inefficace et propice auxerreurs qui a grandement nui à la fois à la sécurité des patients et à la gestion de la chaîned'approvisionnement.La solution : identifiants de lieux normalisésDes renseignements sur les lieux fiables sont également essentiels pour lasécurité des patients. Des renseignements fiables sur les lieux garantissentune livraison adéquate des bons produits au bon endroit. Les dossiersmédicaux électroniques, les systèmes de commande automatisés et d'autressystèmes informatiques destinés aux soins de santé requièrent tous uneidentification fiable des lieux de manière à améliorer la sécurité des patients età faciliter l'apport de soins à ces derniers.Les GLN de GS1, des identifiants d’entités et de lieux fondés sur des normes mondiales, constituent la solutionà ces problèmes. Grâce à l'utilisation d'une approche à l'identification des lieux normalisée et reconnue àl'échelle mondiale, on obtient un langage commun facilitant la transmission des renseignements sur les entitéset les lieux aux partenaires de la chaîne d'approvisionnement. Cela constitue une approche complète àl'identification des lieux, simplifiant et améliorant la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Les identifiantsfondés sur des normes permettent aux prestataires de soins de santé de maintenir et de gérer desrenseignements précis pour toutes leurs identités commerciales et lieux physiques, ainsi que pour ceux de leursfournisseurs. De plus, ils permettent l'échange efficace de renseignements exacts sur les entités et les lieuxpour des communications et des livraisons au sein de la chaîne d'approvisionnement, ce qui améliore la sécuritédes patients, la rentabilité et la productivité.Tout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 9 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementSchéma 2 : Pourquoi les prestataires de soins de santé ont besoin d'identifiants normalisés d’entités etde lieuxTout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 10 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementQu'est-ce qu'un GLN?Un Code lieu international (GLN) est un numéro créé par GS1, fondé sur des normes et unique au monde, quisert à identifier des lieux et des partenaires de la chaîne d'approvisionnement. Les GLN peuvent aider àidentifier une entité juridique (par exemple, les autorités sanitaires régionales ou les organisations de servicespartagés), une fonction au sein d'une entité juridique (par exemple, un service de comptabilité ou une pharmacied'hôpital), ou encore une entité physique (par exemple, un entrepôt, un point de livraison ou une salleparticulière d'un édifice donné). Par exemple, un GLN peut permettre d'identifier les éléments suivants :Tableau 1 : types d'entités pouvant être identifiées à l'aide de GLNEntités juridiquesUne entité juridique se définit comme l'organisation juridique inscrite au Système GS1. Les entités juridiquespeuvent comprendre des sociétés mères, des affiliés ou des divisions.Exemples : partenaires de la chaîne d'approvisionnement, tels que les clients, les OGA, les distributeurs, lesfabricants, les fournisseurs externes de services logistiques, les prestataires de soins de santé, les hôpitaux, etc.Fonctions au sein d'entités juridiquesUne fonction au sein d'une entité juridique se définit comme une fonction ou un service compris au sein d'uneorganisation donnée.Exemples : pharmacies, services des achats, services de comptabilité, services d'hospitalisationLieux physiquesUn lieu physique se définit comme un point d'accès unique possédant une adresse physique. Les lieuxphysiques peuvent comprendre des lieux particuliers au sein d'une entité juridique.Exemples : entrepôt, porte d'entrepôt, quai de chargement, hôpital, point de livraison, unité d'hôpital, poste desoins infirmiers, salle d'un édifice donné, armoire ou tablette d'armoireEn ce qui concerne la structure des données, les GLN sont des numéros à 13 chiffres comprenant troissegments de base :• Le préfixe de compagnie de GS1 : numéro unique au monde attribué à une entreprise donnéepar GS1 Canada (ou par une autre organisation membre de GS1). Le préfixe de compagnie de GS1 faitpartie de la structure des données de tous les identifiants de GS1 (par ex., les GLN, les GTIN, etc.).• Référence de lieu : numéro identifiant de manière unique un lieu donné.• Chiffre de contrôle : un seul chiffre utilisé pour garantir l'intégrité des données.Tout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 11 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementSchéma 3 : format des données des GLNQu'est-ce que l’ECCnet Lieux?L’ECCnet Lieux est une source unique de renseignements normalisés sur les entités et les lieux, destinée auxpartenaires commerciaux canadiens. Cette base de données centralisée, en ligne et interrogeable fournit desrenseignements exacts et détaillés sur les locaux pour les transactions entre partenaires commerciaux pourlesquelles de tels renseignements sont requis, y compris les GLN et les détails associés à ceux-ci (noms,adresses, etc.)En tant que ressource centrale de ces renseignements, l’ECCnet Lieux constitueune solution efficace aux problèmes auxquels tout le secteur fait face en ce quiconcerne l'organisation des données au sein de systèmes exclusifs et l'utilisationde renseignements inexacts sur les entités et les lieux dans la chaîned'approvisionnement. Afin d'assurer l'intégrité des données de l’ECCnet Lieux,GS1 Canada gère l'attribution de GLN aux membres, ainsi que leur ajout auregistre, en fonction des renseignements fournis par les membres dans le cadredu processus d'inscription des GLN.Voici quelques caractéristiques de l’ECCnet Lieux :• Disponible en ligne 24 h sur 24, 7 jours sur 7 pour la consultation deslieux.• Permet aux membres le téléchargement pour l’intégration des renseignements sur les lieux de leurspartenaires à leurs systèmes internes.• Des notifications automatiques pour aviser les membres sur la mise à jour ou l’ajout de nouveaux lieuxde leurs partenaires commerciaux.L’ECCnet Lieux a été créé en vue de favoriser l'adoption de pratiques commerciales plus efficaces, ainsi que laréduction des coûts de la chaîne d'approvisionnement. Grâce aux renseignements exacts et normalisés sur leslieux qu'il contient et qui sont accessibles sur demande, l’ECCnet Lieux aide les partenaires de la chaîned'approvisionnement à obtenir les renseignements sur les entités et les lieux dont ils ont besoin, au momentapproprié.Tout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 12 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementDe quelle manière utilise-t-on les GLN?Une fois attribués par GS1 Canada, les GLN servent (1) à identifier les entités et les lieux, et (2) à créer un lienvers les renseignements sur ces entités et lieux.Identification des entités et des lieuxLes GLN servent à identifier les différents lieux et entités fonctionnelles au sein d'une organisation, d'uneentreprise ou d'installations données. L'une des caractéristiques les plus pratiques des GLN est qu’ils peuventêtre encodés sur les porteuses de données, soit les codes à barres ou les étiquettes d'identification parradiofréquence (RFID). Cela permet aux entreprises d'indiquer, sous forme de codes à barres GLN, lesdifférents lieux et fonctions des entités juridiques de l'ensemble de leurs installations, ce qui permet uneidentification adéquate des lieux (par ex., entrepôts, chaîne de production, etc.). En saisissant un GLN dans unsystème informatique utilisant automatiquement les porteuses de données, les utilisateurs peuvent inscrire unGLN avec un minimum d'interventions manuelles, ce qui accélère le processus et en assure l'exactitude.Lien vers les renseignements sur les entités et les lieuxLes GLN, qui servent à identifier une entité ou un lieu, constituent égalementun lien vers les renseignements sur ces entités et lieux dans l’ECCnet Lieux.Cela permet aux partenaires de la chaîne d'approvisionnement de faire uneréférence facile à un GLN donné dans les communications de la chaîned’approvisionnement, par exemple sur les bons de commande et les factures,en évitant la saisie manuelle de tous les renseignements nécessaires sur lesentités et les lieux. L'utilisation des GLN pour faire référence à desrenseignements sur les entités et les lieux favorise l'efficacité, la précision etl'exactitude des communications et des échanges de renseignements sur leslieux. Par conséquent, on les exige dans le cadre de nombreux types detransactions électroniques et on les retrouve souvent sur les bons decommande et les documents de livraison. De même, en raison de l'utilisationdes GLN dans de nombreux secteurs aux quatre coins du monde, les prestataires de soins de santé peuvent lesutiliser à la fois pour leurs partenaires commerciaux de soins de santé et leurs fournisseurs d'autres chaînesd'approvisionnement (alimentaire, commerce de détail, épicerie, etc.).Avantages de l'utilisation des GLN au sein de la chaîned'approvisionnement de soins de santéLes systèmes de numérotation fondés sur des normes sont essentiels à unetransmission efficace des renseignements sur les entités et les lieux au sein deschaînes d'approvisionnement. En l'absence d'une telle approche normalisée, lespartenaires de la chaîne d'approvisionnement utilisent souvent leurs propres codesexclusifs, ce qui se traduit par une grande quantité de codes difficiles à gérer et àmaintenir pour un seul et même lieu. L'utilisation des GLN élimine ce genre deproblème. Grâce à une approche flexible à l'identification des entités et des lieux, lesGLN favorisent une gestion fiable et efficace de renseignements précis sur les lieux, demanière à faciliter la gestion de la chaîne d'approvisionnement, l'efficacité opérationnelle et la satisfaction de laclientèle. De plus, étant donné l'utilisation des GLN comme norme mondiale dans plus de vingt secteurs, lesGLN permettent aux prestataires de soins de santé de mettre en œuvre une approche unique et complète enTout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 13 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementmatière d'identification de lieux pour l'ensemble de leurs besoins en matière de chaîne d'approvisionnement. Lesavantages liés à l'utilisation des GLN sont donc nombreux :• Secteurs multiples : les GLN peuvent être utilisés dans toutes les organisations, tous les secteurs ettoutes les régions du monde. Cela favorise la compatibilité des systèmes d'inventaire, de commande etde comptabilité entre différents secteurs. Les prestataires de soins de santé peuvent également utiliserles GLN dans le cadre de leurs communications avec tous leurs fournisseurs.• Flexibilité : les GLN peuvent être attribués à tout type de lieu, ce qui garantit une flexibilité maximalepour répondre aux besoins et aux exigences des organisations du monde entier, qu'il s'agisse du quaide chargement d'un entrepôt, d'une chaîne de production ou de points spécifiques d'une chaîne deproduction, ou encore d'établissements de soins de santé gouvernementaux ou de postes de soinsinfirmiers d'un hôpital. Cela élimine le besoin de mappage et gestion des codes exclusifs multiples. Deplus, il devient ainsi possible d'obtenir des renseignements précis et exacts sur les lieux et de faciliter latransmission de renseignements fiables sur les entités et les lieux aux partenaires de la chaîned'approvisionnement, ainsi qu'au sein d'une organisation donnée.• Simplicité : les GLN permettent aux organisations de gérer de manière efficace des renseignementsprécis sur la chaîne d'approvisionnement pour l'ensemble de leurs identités commerciales et de leurslieux physiques grâce à l'emploi d'identifiants normalisés.• Facilité d'accès : les utilisateurs peuvent faire connaître leurs GLN à tous leurs partenairescommerciaux.• ECCnet Lieux : l’ECCnet Lieux sert de ressource centrale en matière de renseignements sur lesentités et les lieux pour tous les partenaires canadiens de la chaîne d'approvisionnement, fournissantsur demande des renseignements exacts et normalisés sur les entités et les lieux aux intervenants dusecteur des soins de santé.• Saisie automatique des données : pour tous les produits utilisés au sein de votre organisation, lesfournisseurs peuvent encoder les GLN sur les porteuses de données, par exemple les codes à barres etles étiquettes RFID afin de faciliter la saisie automatique des données.• Visibilité accrue des organisations : l'utilisation active des GLN au sein de votre organisationfavorise la création d'une hiérarchie structurée d’entités et de lieux, pour un profil précis de votreorganisation. Cette visibilité accrue de la structure de votre organisation vous aide à détecter toutepratique commerciale inutilement répétée ou encore toute inefficacité afin d'améliorer votre modèle degestion.Tout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 14 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementAvantages pour les prestataires de soins de santéLes GLN permettent aux organisations de soins de santé de gérer demanière efficace les renseignements sur l'ensemble de leurs entitésjuridiques, les fonctions au sein de leurs entités juridiques et leurslieux physiques grâce à une norme mondiale unique pour qui sert àidentifier les entités et les lieux. L'utilisation de GLN pour identifier vospropres lieux et ceux de vos fournisseurs dans vos systèmesinformatiques et vos transactions commerciales facilite la transmissionde renseignements fiables sur les entités et les lieux entre lespartenaires de la chaîne d'approvisionnement, en plus de procurer desavantages considérables sur le plan de la gestion de la chaîned'approvisionnement, de l'efficacité opérationnelle et de la sécurité despatients.Gestion de la chaîne d'approvisionnementL'utilisation de GLN facilite la transmission de renseignements exactssur les entités et les lieux entre les différents partenaires de la chaîned'approvisionnement. De plus, elle permet aux prestataires de soinsde santé de gérer de manière efficace les renseignements sur leurslieux et installations. Cela favorise l'adoption de pratiquescommerciales plus efficaces, tout en contribuant à la réduction descoûts liés à la chaîne d'approvisionnement. Les avantages del'utilisation des GLN sont donc nombreux sur le plan de la gestion de la chaîne d'approvisionnement :• Efficacité accrue des processus de paiement et de production de rapports : grâce àl'utilisation des GLN, on peut envoyer des factures contenant moins d'erreurs aux prestataires de soinsde santé, ce qui en accélère le traitement.• Réduction du coût de la main-d'œuvre : l'utilisation des GLN allège les tâches du personnel enéliminant le besoin d'établir et de maintenir des tables de correspondances afin d'effectuer le suivi decodes exclusifs d'identification de lieux multiples. De plus, l'utilisation des GLN améliore l'exactitude descommandes et réduit le délai requis par le personnel pour la gestion des commandes et la résolutiondes problèmes.• Qualité accrue des renseignements : l'utilisation des GLN en tant que lien vers desrenseignements centralisés sur les entités et les lieux améliore la qualité des renseignements, car ceuxcisont identiques pour tous les partenaires de la chaîne d'approvisionnement. Cela est à la foisbénéfique aux processus internes et externes.• Exactitude accrue des commandes et des factures : l'utilisation des GLN améliore l'exactitudedes commandes et des factures, ce qui réduit la possibilité d'erreurs de commandes et de contestationsau sujet de la facturation. On obtient ainsi une productivité accrue dans le cadre de la gestion descommandes et des articles.Tout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 15 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementDate butoir de décembre 2010 pour l'adoption des GLN auCanada et aux États-UnisAfin d'améliorer la sécurité des patients et l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement, de nombreusesorganisations impliquées dans les chaînes d'approvisionnement de soins de santé de l'ensemble du Canada etdes États-Unis se sont exprimées en faveur de l'adoption des GLN d'ici la date butoir du 31 décembre 2010,acceptée dans le secteur. La date butoir de 2010 pour l'adoption des GLN établie par le secteur de soins desanté préconise l'adoption des GLN, plutôt que l'attribution de codes exclusifs de comptes et de lieux. AuCanada, les intervenants de la chaîne d'approvisionnement de soins de santé unissent leurs efforts afin desatisfaire aux critères suivants en matière de l'adoption des GLN d'ici décembre 2010 :• Acquisition des GLN de GS1 Canada.• Utilisation des GLN dans le cadre des transactions et processuscommerciaux appropriés entre partenaires commerciaux.• Définition et maintien de la hiérarchie des GLN.• Utilisation de l’ECCnet Lieux afin de faciliter une identification des lieuxappropriée.Afin de s'aligner sur les activités de normalisation de la chaîned'approvisionnement menées aux États-Unis et dans les secteurs mondiaux desoins de santé, le Conseil sectoriel de soins de santé Carenet de GS1 Canadaappuie l'adoption des GLN en tant que norme nationale en matière d'identification des entités et des lieux.Mise en œuvre des GLN au sein de votre organisationDe quelle manière pouvez-vous mettre en œuvre les Codes lieux internationaux (GLN) au sein de votreorganisation? Quelles sont les étapes à suivre et qui doit s'impliquer? La liste de contrôle qui suit vous donneraréponse à ces questions et vous fournira des consignes détaillées, étape par étape, concernant la mise enœuvre des GLN.Remarque : étant donné que chaque organisation est différente, commencez par examiner l'ensemble desétapes de mise en œuvre recommandées pour ensuite décider par quoi commencer en fonction du statut actuelde mise en œuvre des GLN de votre organisation, ainsi que de ses exigences et priorités. Les avantagesinitialement obtenus par les prestataires de soins de santé varient en fonction des exigences de leursfournisseurs et de l'état de préparation de leur système interne. Les étapes suivantes vous sont fournies à titrede directive générale.Étapes de mise en œuvreÉtape 1 : Obtenir l’appui de la directionL’objectif est d’informer et d’éduquer les cadres supérieurs sur l’adoption des normes et le besoin de lesmettre en œuvre au sein du secteur entier, ainsi que d’obtenir l'approbation des cadres pour avancer la miseen place des GLN. Cette étape est initiée souvent en réponse à une initiative du secteur d’adopter lesnormes GS1. Comme c’est le cas avec tout autre projet qui influe sur les processus commerciaux d’uneorganisation, le soutien et l’engagement des cadres supérieurs est essentiel. Il se peut que les directeurssoient déjà familiarisés avec le terme GLN après des dialogues avec vos fournisseurs.Étape 2 : Créer un groupe consultatif de gestion des GLNTout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 17 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementexistants et futurs et les capacités du système d'approvisionnement. Pour ce faire, les systèmes existants etfuturs de distribution et de facturation doivent être bien compris. Notez que la mise en œuvre et l’utilisationdes GLN au sein du secteur des soins de santé est un processus continu.Étape 9 : Effectuez les changements nécessaires au système d’informationL’objectif est d’assurer que vos systèmes internes d’information sont mis à jour pour gérer avec succèsl’intégration de la hiérarchie des GLN de votre organisation au fur et à mesure que vous avancez avec lamise en place. Ceci nécessite l’identification des points de contacts du système qui exigent des GLN. Il estimportant de considérer de nouveau les mises à jour/changements immédiats au système d’information,ainsi que d’anticiper les futures mises à jour du système possibles.Étape 10 : Obtenir le GLN et échanger l’information sur le GLN avec les partenaires commerciauxL’objectif est de recevoir vos GLN et de partager l’information sur les GLN avec vos partenairescommerciaux. Pour commencer la mise en place du GLN dans vos processus commerciaux, communiquezavec GS1 Canada au 1.800.567.7084 pour obtenir le GLN pour votre organisation. GS1 Canada ajouteral’information sur votre GLN à l’ECCnet Lieux. Ceci vous permet de partager l’information sur votre GLN avecvos partenaires commerciaux. Vous pouvez aussi rechercher les GLN de vos partenaires commerciauxgrâce à l’ECCnet Lieux.Étape 11 : Obtenir l’engagement des fournisseursL’objectif est de préparer vos fournisseurs et d’identifier les partenaires qui participeront à la mise à l’essai.C’est l'étape la plus importante de ce processus. La collaboration et la communication avec vos fournisseurssont essentielles au succès de la mise en œuvre. Après l’établissement d’un plan de mise en œuvre etd’une hiérarchie initiale, révisez les études de cas récents et engagez les partenaires stratégiques dans lacommunication des plans de votre compagnie. Il est recommandé de choisir premièrement un partenairecommercial de confiance pour aligner la mise en place initiale.Étape 12 : Mener des testes de transaction avec les fournisseursL’objectif initial est d’échanger des transactions EDI avec succès – y inclus des bons de commande, desaccusés de réception de bon de commande, des avis préalables d’expédition et des factures – avec vosfournisseurs. À ce moment, vous pouvez mener des testes de transaction. La mise à l’essai fournira lavalidation de la hiérarchie initiale, des capacités du système informatique et de l'impact opérationnel. Il estimportant d’impliquer quelques fournisseurs clés afin d’assurer l’identification de tous les lieux.Étape 13 : Modifier les plans initiaux de la hiérarchie et de la mise en œuvre des GLNL’objectif est de continuer la synchronisation de la hiérarchie avec le modèle commercial de votreorganisation et d’assurer sa précision et l'exactitude des lieux de livraison, ainsi que de bénéficier de tousles avantages. Il s’agit d’un processus itératif basé sur les testes de transaction que vous avez menés avecvos fournisseurs.Étapes 14 : Créer des procédures opérationnelles standardL’objectif est de documenter les procédures opérationnelles standard et d’obtenir l’approbation à l’intérieuret à l’extérieur de l’organisation. Suite au teste et à la mise en œuvre des changements nécessaires, il fautpréparer les procédures opérationnelles standard pour les employés internes et externes. Le groupeconsultatif et l’équipe opérationnelle doivent participer à toutes les étapes de ce processus. Voici plusieursdomaines à considérer lors de l’établissement d'une procédure opérationnelle standard :• Déterminer les propriétaires des GLN pour votre organisation.Tout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 19 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnement• Les procédures pour la transition des rôles à cause du changement des employés dans votreorganisation.• Établir une énumération et une stratégie de hiérarchie uniforme pour votre compagnie. Par exemple : Àquel niveau doivent être affichées toutes les adresses Livrer à? À quel niveau doit le rapport defournisseur avoir lieu pour votre organisation?*L’ECCnet Lieux est une base de données interrogeable en ligne d’informations sur les lieux exactes, détaillées et à jour pour lestransactions entre partenaires commerciaux.Tout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 20 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementAnalyse du RCI des GLN pour votre organisationDans le secteur contemporain de soins de santé, qui est fort dynamique, les organisations veulent savoir quel'utilisation des GLN leur procurera un rendement du capital investi (RCI) satisfaisant. Pour cette raison, ladémonstration d'un RCI positif dans le cadre de l'utilisation des GLN réconforte les organisations de soins desanté, confrontées de manière quotidienne au problème de l'attribution de ressources restreintes. Cette sectionsert de référence et de modèle pour aider les organisations à calculer leur RCI en fonction de leurs besoins etde leur contexte particuliers. Le modèle est fourni comme point de départ à toute organisation souhaitanteffectuer une analyse de RCI.! Il est important de noter qu'en plus de l'analyse présentée dans cette section relativement au RCI des GLNuniquement, il est possible d'obtenir d'autres avantages, ainsi qu'un RCI plus important, en mettant en œuvre lesGLN dans le cadre de la mise en œuvre du Système entier de normes GS1. De plus, lesorganisations pionnières bénéficient d'une valeur supplémentaire dans des secteurs tels que l'amélioration desprocessus et le développement des infrastructures. De même, bon nombre d'entre elles ont constaté l'avantaged'une nouvelle philosophie d'affaires ou méthode commerciale plaçant l'organisation dans une position favorablepour relever les défis prévus au sein du secteur de soins de santé au cours des prochaines années.Les grands gagnants en matière de RCIDe nombreux processus commerciaux et fonctions seront touchés etaméliorés directement grâce à l'utilisation des GLN. Ceux-ci seront lesgrands gagnants qui profiteront du RCI associé à la mise en œuvre desGLN. En guise d'appui à votre analyse, vous trouverez ci-dessous uneliste des grands gagnants en matière de RCI. Commencez votre analysede RCI en déterminant le temps consacré par le personnel et lesressources actuellement attribuées à chacune de ces fonctions.Déterminez également la quantité de corrections d'erreurs manuelleseffectuées pour chacune d'entre elles.Gestion de la chaîne d'approvisionnementInscrivez le nombre d'articles ne parvenant pas à l'adresse prévue, ainsique la quantité de personnel requise pour en effectuer le suivi. Tenezcompte de chacun des scénarios suivants avant et après la mise enœuvre des GLN :• Bon produit, mauvais endroit.• Erreur attribuable à l'expédition d'un produit au mauvais endroit en raison d'une erreur d'adresse dusystème hospitalier approprié.• Erreur attribuable à l'expédition d'un produit au mauvais endroit en raison d'une erreur de nom desinstallations du système hospitalier approprié.• Erreur attribuable à l'expédition d'un produit au mauvais endroit en raison d'une erreur de nom desinstallations hors du système hospitalier approprié.Tout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 21 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnement• Problème d'expédition attribuable à la désignation des lieux physiques et juridiques par le partenaire dela chaîne d'approvisionnement, et non pas par le prestataire de soins de santé.En plus des scénarios précédents, tenez compte des suivants :• Combien de codes lieux du fournisseur exclusifs ou personnalisés attribués à vos fournisseurs doiventêtre maintenus avant et après la mise en œuvre des GLN?Efficacité opérationnelleEn ce qui concerne la gestion de la main-d'œuvre, tenez compte des éléments suivantsavant et après la mise en œuvre des GLN :• Heures consacrées au suivi des identifiants du fournisseur.• Heures consacrées à la gestion d'erreurs et de problèmes liés aux lieux.Enseignements tirés et pratiques exemplairesLes ressources suivantes illustrent les enseignements tirés par les pionniers aux États-Unis, y compris certainespratiques exemplaires concernant la mise en œuvre des GLN. Vous trouverez ces documents sur le site Web deGS1 US à www.gs1us.org (anglais).Dossier de documentation : Identification des lieux• GS1 US Minnesota GLN Pilot Report Phase 1: Lessons Learned• GS1 US Minnesota GLN Pilot Report Phase 2: Process Map• Mayo Clinic / Cardinal Health GLN Implementation White Paper• Seton Family of Hospitals / BD Success StoryTout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 22 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementQuestions fréquentes (FAQ)À propos des GLNQu'est-ce qu'un GLN?Un Code lieu international (GLN) est un code à 13 chiffres servant à identifier les entités et les lieux impliquésdans la chaîne d'approvisionnement. Il y a un nom et une adresse associés à chacun de ces numéros uniquesqui ne correspondent qu'à un seul lieu précis dans le monde.Quels sont les processus commerciaux impliquant l'utilisation des GLN?Les partenaires commerciaux utilisent les GLN afin de favoriser l'adoption d'une méthode simplifiée pour lesprocessus d'approvisionnement qui requièrent certains renseignements sur les lieux, notamment lescommandes, les expéditions, la réception d'articles et la facturation.Quels types de lieux peuvent se voir attribuer un GLN?Le GLN comporte une structure de données unique pouvant identifier tout lieu juridique ou physique, parexemple :• Entités juridiques : organisations juridiques inscrites au Système de normes GS1, par exemple lesprestataires de soins de santé ou les hôpitaux, les fournisseurs, les sociétés mères, les affiliés, lesdivisions, les clients, les organismes de groupement d’achats (OGA), les distributeurs, les fabricants, lesfournisseurs externes de services logistiques, les banques, etc.• Fonctions au sein d'entités juridiques : fonction ou service au sein d'une organisation, par exemple lespharmacies, les services d'hospitalisation, les services des achats, les services de comptabilité, lesservices de retours, etc.• Entités physiques : points d'accès uniques possédant une adresse physique, par exemple une unitéd'hôpital, le point de livraison d'un hôpital, un poste de soins infirmiers, un entrepôt, une ported'entrepôt, une salle d'un édifice donné, une armoire ou une tablette d'armoire, etc.Quels sont les avantages offerts par les GLN?Les GLN, procurant aux organisations une méthode d'identification de lieux, à l'intérieur comme à l'extérieur deleur entreprise ou de leur hôpital, offrent les avantages suivants :• Simplicité : les GLN sont fondés sur une structure de données facile à définir, à laquelle sont intégrésdes systèmes de vérification d'intégrité; cela facilite le traitement et la transmission de données entre lesdifférents partenaires de la chaîne d'approvisionnement.• Caractère unique : les GLN sont uniques au monde, ce qui réduit la confusion et le risque d'erreursdécoulant de la multiplication des identifiants exclusifs.• Capacité multisectorielle : les GLN permettent, entre autres, d'identifier des lieux pour touteorganisation, quel que soit son réseau de distribution, partout dans le monde.• Capacité mondiale : les GLN sont mis en œuvre partout dans le monde et sont soutenus par le réseauinternational formé des 108 organisations membres de GS1, dont GS1 Canada.• Efficacité : les GLN permettent aux organisations d'économiser temps et argent grâce àl'automatisation des transactions pour lesquelles une adresse ou des renseignements sur les lieux sontnécessaires, facilitant ainsi les processus tels que les commandes et la facturation.• Flexibilité : les GLN peuvent être attribués à tout type de lieu, qu'il s'agisse d'un ensemble d'édifices ouencore d'une simple tablette d'entrepôt, afin de répondre aux exigences particulières de touteorganisation.Tout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 23 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnement• Polyvalence : les GLN peuvent être intégrés à des codes à barres GS1-128 et être physiquementinscrits sur les articles suivants :oooUnités commerciales identifiant les intervenants impliqués dans la transaction (acheteur,fournisseur).Unités de transport (expéditeur et consignataire).Lieux physiques (lieu de livraison, lieu de départ et lieu d'entreposage).Pourquoi mon organisation devrait-elle adopter les GLN dès maintenant?À titre de composant clé dans le cadre de la normalisation de la chaîne d'approvisionnement, les secteurscanadien et américain de soins de santé passent à l’utilisation des Codes lieux internationaux (GLN) de GS1avant la date butoir de 31 décembre 2010, établie par le secteur. Le Conseil sectoriel de soins de santé Carenetde GS1 Canada a élaboré une feuille de route en appui à la mise en œuvre des GLN au Canada.L'adoption des GLN éliminera le besoin de maintenir une multitude de codes de fournisseurs exclusifs à finunique, réduisant ainsi la confusion potentielle et les erreurs commises lors des transactions au sein de lachaîne d'approvisionnement et de la gestion des soins de santé.De plus, les GLN, ainsi que les Codes articles internationaux (GTIN), constituent les normes employées dansl'identification des lieux et des produits respectivement, au sein des normes établies en rapport avec l’Échangede données informatisé (EDI) et des directives de mise en œuvre concernant les soins de santé canadiens,élaborées pour et par le secteur.Existe-t-il d'autres méthodes de codage des lieux?Oui. Il existe 196 méthodes de codage de lieux reconnues par ANSI X12, ainsi que 212 méthodes de codage delieux reconnues par UN/EDIFACT, par exemple :• Codes lieux exclusifs créés par le vendeur, soit le numéro DUNS plus 4 chiffres.• Codes lieux attribués par des organisations externes reconnuesPourquoi privilégier les GLN par rapport aux autres types d'identifiants?Jusqu'à tout récemment, il n'existait aucune norme reconnue en matière d'identification de lieux pour lesprestataires de soins de santé et les entités liées à ce secteur. L'utilisation d'une multitude de méthodes decodage des lieux au sein de la chaîne d'approvisionnement se traduisait par des erreurs coûteuses, uneinefficacité nuisible et l'incapacité à effectuer un suivi efficace.Une solution interne élaborée au sein même des organisations de soins de santé peut sembler être la façon laplus facile et rapide d'identifier tous les lieux concernés de manière à répondre aux exigences opérationnelles.Toutefois, lorsque les renseignements sont échangés entre les ordinateurs de différentes organisations etentreprises de soins de santé, on peut faire face à des problèmes tels que :• Multiplication : deux partenaires ou plus de la chaîne d'approvisionnement peuvent utiliser le mêmecode lieu afin d'identifier un lieu interne de leur entreprise ou organisation. Rien ne garantit le caractèreunique de tels codes.• Complexité : les codes internes emploient différentes structures et différents formats, ce qui compliquela programmation des applications et rend l'apport de modifications aux applications plus coûteux.• Inflexibilité : les codes lieux dont la structure contient des renseignements sur le lieu sont difficiles àgérer, en raison de l'évolution de la structure de codage selon les nouveaux éléments devant y êtreajoutés.Pour cette raison, les secteurs canadien et américain de soins de santé ont décidé, en 2009, de passer àl'adoption des Codes lieux internationaux (GLN) de GS1 en tant que la norme en matière d'identification desTout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 24 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementlieux dans l'ensemble du secteur. Les GLN permettent l'identification normalisée et unique au monde de lieuxpour les prestataires de soins de santé, les fabricants et les distributeurs. Ils éliminent le besoin de recourir auxsystèmes de numérotation exclusifs, réduisant ainsi la confusion et les coûts grâce à la normalisation desidentifiants de lieux dans l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement.Utilisation des GLNComment et quand dois-je utiliser mes GLN?Un GLN est un code qui sert à identifier de façon unique votre organisation (ou les différents lieux qui lacomposent) au sein de la chaîne d'approvisionnement mondiale lorsque vous, échangez des renseignementsavec vos partenaires commerciaux par le biais des transactions EDI ou d'autres processus de la chaîned'approvisionnement.Les GLN sont particulièrement utiles dans le cadre :• De la commande de produits• Du traitement des demandes concernant les commandes et la facturation d'approvisionnement• De la correspondance avec les fournisseurs ou les hôpitaux• De la réalisation de transactions commerciales standard avec les fabricants, les distributeurs, les OGAet les autres intervenants de la chaîne d'approvisionnement• Du suivi de la progression des articles au sein du système afin de faciliter des activités telles que lerappel de produits ou le contrôle de qualité de la stérilisation.De quelle manière attribue-t-on les GLN?GS1 Canada est l'autorité responsable de l'attribution des GLN au Canada. Pour obtenir un GLN pour votreorganisation, communiquez avec GS1 Canada au 1-800-567-7084 ou à info@gs1ca.org. GS1 Canada saisirales renseignements sur les lieux de votre organisation dans l’ECCnet Lieux.Peut-on modifier un GLN?Oui, les GLN peuvent être modifiés. Chaque fois que les renseignements liés à un GLN changent (par exemple,si une organisation ferme ou déménage, ou si un service est déplacé vers un autre étage d'un édifice), unnouveau GLN doit être attribué.Tout GLN inutilisé sera mis en attente pendant sept ans avant d'être réattribué par GS1 Canada. On disposeainsi d'assez de temps pour retirer les références de l'ancien code lieu des fichiers du partenaire commercial.ECCnet LieuxDe quelle manière les renseignements sur les GLN sont-ils communiqués?L’ECCnet Lieux constitue la ressource centrale pour l'accès à des renseignements exacts, à jour et précis surles GLN de vos partenaires commerciaux. C'est l'unique référence concernant tous les GLN au Canada. C'estun peu comme un carnet d'adresses à l'échelle nationale, accessible en ligne.Qu'est-ce que l’ECCnet Lieux?L’ECCnet Lieux est une source unique de renseignements complets et normalisés sur les lieux, comprenant lesGLN et tous les détails connexes (par ex., le nom, l'adresse, la catégorie commerciale, etc.) des installations desoins de santé et des fournisseurs membres de GS1 Canada. Il s'agit d'un catalogue électronique derenseignements normalisés sur les entités et les lieux concernant les prestataires de soins de santé et lesentités de ce secteur au Canada.Comment l’ECCnet Lieux fonctionne-t-il?Disponible sur le site Web de GS1 Canada, l’ECCnet Lieux permet aux utilisateurs de rechercher desTout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 25 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementrenseignements sur les lieux concernant leurs partenaires commerciaux à l'aide des GLN fournis ou, à l'inverse,de rechercher des GLN à l'aide des renseignements sur les lieux fournis. Au besoin, les utilisateurs peuventdemander un extrait des données trouvées sur fichier plat, aux fins d'intégration à leur propre système interne.De quelle manière l’ECCnet Lieux appuie-t-il le secteur des soins de santé?Les GLN permettent à tous les partenaires commerciaux de soins de santé d'utiliser une norme communed'identification de lieux afin d'identifier une même entité juridique, un même partenaire commercial ou un mêmelieu, ce qui facilite les transactions en garantissant l'envoi de commandes de produits à la bonne succursale dufournisseur ou encore l'envoi d'un produit donné au bon endroit dans un hôpital; en fin de compte, le résultat estl'amélioration du suivi et de la sécurité des patients.L’ECCnet Lieux appuie ce processus en jouant le rôle de ressource centrale en matière de renseignements surles GLN pour l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement de soins de santé, en mettant à la disposition desintervenants des renseignements exacts, à jour et précis pouvant être utilisés dans le cadre de transactionsentre partenaires commerciaux et favorisant l'adoption de pratiques exemplaires pour une visibilité accrue dansl'ensemble du système.Qui est responsable du maintien de la hiérarchie des lieux de mon organisation?La personne, au sein de votre organisation, désignée comme administrateur des GLN travaillera encollaboration avec GS1 Canada afin de veiller à l'intégrité et à l'attribution de votre hiérarchie.Ressources relatives à la mise en œuvreExiste-t-il des outils mis à ma disposition pour commencer la mise en œuvre des GLN?Oui. Les ressources suivantes, disponibles par le biais de GS1 Canada, peuvent aider votre organisation àmettre en œuvre les GLN :• Dates butoirs de GLN et de GTIN pour le secteur de soins de santé, www.gs1ca.org/f/datebutoir• Liste de contrôle de la mise en œuvre du GLN – Prestataires• Liste de contrôle de la mise en œuvre du GLN – Fournisseurs• Préparez-vous à la date butoir GLN 2010 (brochure)• Guide de mise en œuvre du GLN dans le secteur de soins de santé• Guide de mise en œuvre du GLN pour les prestataires de soins de santé• Guide de mise en œuvre du GLN pour les fournisseurs de soins de santé• Mayo Clinic / Cardinal Health GLN Implementation White Paper• Modules de formationApprenez-en davantageJ'ai d'autres questions; à qui puis-je m'adresser?Pour communiquer avec les experts de GS1 en matière de normes, veuillez communiquer avec GS1 CanadaTél. : 416-510-8039Numéro sans frais : 1-800-567-7084Courriel : info@gs1ca.orgDu lundi au vendredi de 8 à 18 h HNE.Tout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 26 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementGlossaireTermeArticle commercialAttributCode à barresCode article international (GTIN)Code d'identificationCode lieuCode lieu international (GLN)Commerce électroniqueÉchange de donnéesinformatisé (EDI)EDIGLNGTINHiérarchieNorme de donnéesNuméro d'entrepriseDéfinitionTout article (produit ou service) pour lequel l'extraction de renseignementsprédéfinis est nécessaire et pouvant être proposé à un prix particulier,commandé ou facturé à toute étape de toute chaîne d'approvisionnement.Élément d'information tenant compte d'une caractéristique de l'objet auquelun identifiant (GLN, GTIN, etc.) fait référence.Succession précise de lignes parallèles (barres) et d'espaces de largeursdifférentes représentant des données.Identifiant unique au monde pour les produits et les services. Un GTIN peutcomporter 8 chiffres (GTIN-8), 12 chiffres (GTIN-12), 13 chiffres (GTIN-13)ou 14 chiffres (GTIN-14).Désignation numérique qui identifie de façon unique un élément de lachaîne d'approvisionnement. Les codes d'identification servent à extrairedes renseignements précédemment échangés entre partenairescommerciaux et stockés dans leurs bases de données informatiques.Voir GLN.Identifiant de GS1 unique au monde pour les entités juridiques, lesfonctions au sein d'entités juridiques et les lieux physiques. Le GLN est uncode à 13 chiffres comportant un préfixe d'entreprise GS1, une référencede lieu et un chiffre de contrôle. Les lieux associés aux partenairescommerciaux fournisseurs comprennent généralement les sièges sociaux,les bureaux régionaux, les entrepôts, les usines et les centres dedistribution. Les lieux associés aux partenaires commerciaux acheteurscomprennent généralement les hôpitaux, les sièges sociaux, les bureauxde divisions, les magasins et les centres de distribution.Méthode de communication et de gestion commerciales faisant appel àdes moyens électroniques tels que l'échange de données informatisé et lessystèmes de collecte automatique des données.Échange d'ordinateur à ordinateur d'informations structurées selon desnormes de messagerie acceptées, d'une application informatique à uneautre par des moyens électroniques, avec un minimum d'interventionhumaine.Voir Échange de données informatiséVoir Code lieu internationalVoir Code article internationalStructure de classification par niveaux de détails, du plus vague au plusprécis. Chacun des niveaux de la classification est défini selon lescatégories du niveau inférieur.Ensemble des données du Système GS1 dont la définition et la structuresont normalisées.Numéro attribué par GS1 Canada. On le combine avec le préfixe GS1(pour l'organisation membre de GS1) pour créer le préfixe d'entrepriseGS1. Le préfixe de compagnie de GS1, soit le préfixe GS1 combiné avecle numéro d'entreprise, identifie de manière unique une entreprise ou unprestataire.Tout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 27 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementTermePartenaire de la chaîned'approvisionnementPartiePorteuse de donnéesPréfixe de compagnie de GS1Préfixe GS1RecensementRéférence de lieuStructure de donnéesSymbole de code à barres GS1-128Système GS1DéfinitionParticipant aux transactions de la chaîne d'approvisionnement, parexemple un fournisseur (vendeur) ou un client (acheteur).Une partie (ou un lieu) est une entité juridique, une fonction au sein d'uneentité juridique ou une entité physique impliquée à l'un des points de lachaîne d'approvisionnement, pour laquelle l'extraction de renseignementsprédéfinis est nécessaire. Les entités sont identifiées de façon unique aumoyen d'un Code lieu international (GLN).Mécanisme physique ou électronique contenant des données (par ex., uncode à barres ou une étiquette RFID).Code unique au monde attribué aux entreprises et aux prestataires desoins de santé par les organisations membres de GS1 afin de créer lescodes d'identification du Système GS1. Il se compose d'un préfixe GS1 etd'un numéro d'entreprise.Code à deux chiffres ou plus géré par GS1 et attribué aux organisationsmembres de GS1 ou pour les codes à diffusion restreinte.Processus consistant à attribuer des GLN aux principaux sites de votreentité.Nombre faisant partie d'un GLN attribué à différentes parties afin d'identifierune entité différente.Structures de données du Système GS1 définies par les différenteslongueurs requises pour différents objectifs d'identification, partageanttoutes la même composition hiérarchique. Leur composition répond à lafois aux besoins du contrôle international et à ceux de l'utilisateur.Sous-ensemble du symbole de code à barres du code 128, utiliséexclusivement pour les structures de données définies de GS1. Lessymboles UCC/EAN-128 peuvent être imprimés sous forme de symboleslinéaires autonomes ou de symboles composites comportant un élémentcomposite 2D imprimé directement au-dessus du composant linéaire GS1-128.Spécifications, normes et directives gérées par GS1. GS1, par le biais duprocessus de gestion des normes mondiales, gère le système de GS1 afinde maintenir les normes les plus répandues au monde.Tout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 28 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementRéférences• Date butoir GLN 2010 / date butoir GTIN 2012www.gs1ca.org/f/datebutoir• GS1 US Minnesota GLN Pilot Report Phase 1: Lessons Learnedhttp://www.healthcareportal.gs1us.org/DocumentLibrary/tabid/70/DMXModule/419/Command/Core_Download/Default.aspx?EntryId=30• GS1 US Minnesota GLN Pilot Report Phase 2: Process Maphttp://www.gs1us.org/GS1HealthcareUS/HealthcareDocumentLibrary/tabid/166/DMXModule/586/Command/Core_Download/Default.aspx?EntryId=163• Mayo Clinic / Cardinal Health GLN Implementation White Paperhttp://www.gs1us.org/Communities/Healthcare/HealthcareDocumentLibrary/tabid/166/DMXModule/586/Command/Core_Download/Default.aspx?EntryId=420• Seton Family of Hospitals / BD Success Storyhttp://www.gs1us.org/Communities/Healthcare/HealthcareDocumentLibrary/tabid/166/DMXModule/586/Command/Core_Download/Method/attachment/Default.aspx?EntryId=414Tout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 29 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementAnnexe A : bon de commande générique 850 avec GLN et GTINTout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 30 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementAnnexe B : avis d'expédition anticipée générique 856 (ASN)avec GLN et GTINTout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 31 sur 32

Améliorer la sécurité des patients etl'efficacité de la chaîne d'approvisionnementAvis de non-responsabilitéGS1 Canada fournit le présent document à titre de service aux secteurs intéressés. Il a été mis aupoint après consensus des parties intéressées.En dépit de tous les efforts déployés en vue de garantir l'exactitude, la fiabilité et la précisiontechnique du présent document, GS1 Canada N'OFFRE AUCUNE GARANTIE, EXPRESSE OUIMPLICITE, À L'EFFET QUE LE PRÉSENT DOCUMENT EST EXACT, QU'IL NE REQUERRAPAS DE MODIFICATION EN FONCTION DE L'EXPÉRIENCE ET DES AVANCÉESTECHNOLOGIQUES, QU'IL CONVIENDRA À TOUTE FIN OU QU'IL FONCTIONNERA AVECTOUTE APPLICATION OU AUTRE. Chacun des utilisateurs du présent document assume tousles risques et les responsabilités liés à son utilisation.L'utilisateur du présent document comprend que GS1 Canada se dégage de toute responsabilitéconcernant tout dommage direct, indirect, spécial ou autre découlant de quelque cause que cesoit en rapport avec l'utilisation du document ou des renseignements qu'il contient, même dans lescas où GS1 Canada a été avisée de l'éventualité de tels dommages.IAPMOAux fins de la présente publication, l'acronyme UPC n'est utilisé qu'en tant qu'abréviation du codeuniversel des produits, un système d'identification de produits. Il ne fait aucunement référence àUPC, une marque de certification enregistrée au fédéral de l'International Association of Plumbingand Mechanical Officials (IAPMO), indiquant la conformité avec un code de plomberie uniformeautorisé par l'association.Tout le contenu est protégé par un copyright © GS1 Canada, 2010 Page 32 sur 32