Support de cours Outlook 2016

Support de cours
utlook
2016

Comment utiliser Outlook sous Windows ?
De quoi est composée une fenêtre Outlook ? Comment utilise-t-on la souris et le
clavier avec Outlook, où se trouvent le ruban, la barre d'outils, à quoi servent-ils ?...
Comment utiliser la messagerie ? Quelles sont les règles à suivre pour créer un
compte, envoyer un message, recevoir un message ? …
Comment utiliser le calendrier ? Comment créer un rendez-vous, émettre un
rappel, inviter des contacts à une réunion ?...
Comment gérer les contacts ? En ajouter à partir d'un message, les regrouper, les
localiser, les joindre ?…
Comment créer des tâches ? Consulter leur état d’achèvement, les marquer
comme finies ?…
Comment créer des notes ? …Les mettre sur le bureau ?...
Enfin, Comment gérer les fichiers Outlook ? Les sauvegarder, créer un profil, le
sauvegarder, le restaurer?...
Ce cours répond à toutes ces questions et bien d'autres encore, de manière simple,
illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, posé à coté de
votre ordinateur
Cet ouvrage a été entièrement réalisé
avec Microsoft Word ®2016,
Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft

SOMMAIRE
I. WINDOWS ................................................................................................................................ 3
A. SOURIS .............................................................................................................................................................. 3
1 PRINCIPE...................................................................................................................................................................... 3
2 UTILISATION ................................................................................................................................................................ 3
3 VOCABULAIRE ............................................................................................................................................................. 3
4 ADAPTATION ............................................................................................................................................................... 4
B. CLAVIER ............................................................................................................................................................. 5
1 PAVES .......................................................................................................................................................................... 5
2 TOUCHES SPÉCIALES ................................................................................................................................................... 5
3 TOUCHES DE RACCOURCI ........................................................................................................................................... 6
4 TOUCHES AUTRES ....................................................................................................................................................... 6
5 ADAPTATION ............................................................................................................................................................... 6
C. FENÊTRES STANDARDS ..................................................................................................................................... 7
1 STRUCTURE ................................................................................................................................................................. 7
2 COMPOSITION ............................................................................................................................................................ 7
3 BARRE DE TITRE .......................................................................................................................................................... 8
4 RUBAN ......................................................................................................................................................................... 8
5 BARRE D'ÉTAT ............................................................................................................................................................. 9
6 BARRE ACCÉS RAPIDE ................................................................................................................................................. 9
7 MENUS CONTEXTUELS................................................................................................................................................ 9
8 BOITES DE DIALOGUE .............................................................................................................................................. 10
D. FENÊTRES WINDOWS 10 ................................................................................................................................ 14
1 STRUCTURE .............................................................................................................................................................. 14
2 COMPOSITION ......................................................................................................................................................... 15
3 BARRE DE TITRE ....................................................................................................................................................... 15
4 VOLET GAUCHE ........................................................................................................................................................ 16
5 ZONES ACTIVES ........................................................................................................................................................ 16
E. GUIDE / DIDACTICIEL ...................................................................................................................................... 20
II. OUTLOOK POUR QUOI FAIRE ................................................................................................. 21
A. CONFIGURATION ............................................................................................................................................ 21
B. INSTALLATION ................................................................................................................................................. 21
C. ENTRER / QUITTER .......................................................................................................................................... 22
D. EXERCICES ....................................................................................................................................................... 22
III. LA MESSAGERIE ...................................................................................................................... 25
A. CRÉER UN COMPTE DE MESSAGERIE ............................................................................................................. 26
1 LE COMPTE PROFESSIONNEL ................................................................................................................................... 26
2 LE COMPTE PERSONNEL .......................................................................................................................................... 27
3 LE COMPTE MICROSOFT .......................................................................................................................................... 28
B. PARAMÉTRER LA MESSAGERIE ...................................................................................................................... 29
1 PARAMÉTRER LE COMPTE ....................................................................................................................................... 29
2 CONFIGURER LE COMPTE ........................................................................................................................................ 30
3 REMISER LES MESSAGES .......................................................................................................................................... 32
4 TESTER LE COMPTE .................................................................................................................................................. 32
5 COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE .............................................................................................................................. 32
6 MODIFIER UN COMPTE ........................................................................................................................................... 33
7 SUPPRIMER UN COMPTE ......................................................................................................................................... 33
8 REGROUPER LES COMPTES ..................................................................................................................................... 34
9 L'AFFICHAGE ............................................................................................................................................................ 35
C. ENVOYER UN MESSAGE .................................................................................................................................. 35
1 INDIQUER LES DESTINATAIRES ................................................................................................................................ 36
2 SAISIR L'OBJET .......................................................................................................................................................... 37
3 COMPOSER LE MESSAGE ......................................................................................................................................... 37
4 ENVOYER LE MESSAGE ............................................................................................................................................ 38
5 METTRE EN FORME LE MESSAGE ............................................................................................................................ 38
6 CRÉER UNE SIGNATURE ........................................................................................................................................... 40
7 SIGNER LE MESSAGE ................................................................................................................................................ 40
8 JOINDRE DES FICHIERS ............................................................................................................................................. 41

9 S'ASSURER DE LA RÉCEPTION ................................................................................................................................... 43
10 INDICATEURS ET BOUTONS DE VOTE ...................................................................................................................... 43
D. RECEVOIR DES MESSAGES ...............................................................................................................................44
1 LA CONVERSATION ................................................................................................................................................... 45
2 LIRE LES MESSAGES .................................................................................................................................................. 45
3 RÉPONDRE À UN MESSAGE REÇU ............................................................................................................................ 46
4 CLASSER LES MESSAGES ........................................................................................................................................... 47
5 TRIER LES MESSAGES ................................................................................................................................................ 48
6 SUPPRIMER LES MESSAGES ...................................................................................................................................... 49
7 LES MESSAGES DOUTEUX ......................................................................................................................................... 50
8 BLOQUER DES EXPÉDITEURS .................................................................................................................................... 52
9 CRÉER DES RÈGLES DE RÉCEPTION .......................................................................................................................... 54
10 EXERCICE ................................................................................................................................................................... 56
E. LES FLUX RSS ....................................................................................................................................................57
F. LES RESEAUX SOCIAUX ....................................................................................................................................58
1. LE VOLET DE PERSONNES ......................................................................................................................................... 58
2. AFFICHER LES INFORMATIONS ................................................................................................................................. 58
IV. LE CALENDRIER ....................................................................................................................... 61
A. LE RENDEZ-VOUS .............................................................................................................................................62
1 AFFICHER PÉRIODE ET PÉRIODICITÉ ......................................................................................................................... 62
2 CRÉER UN RENDEZ-VOUS ......................................................................................................................................... 63
3 RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS .............................................................................................................................. 64
4 MODIFIER UN RENDEZ-VOUS ................................................................................................................................... 64
5 METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS ..................................................................................................................... 65
6 ASSOCIER DES FICHIERS ............................................................................................................................................ 65
7 CRÉER UN RAPPEL .................................................................................................................................................... 66
8 PERSONNALISER LES CATÉGORIES ........................................................................................................................... 66
9 PERSONNALISER LE RENDEZ-VOUS .......................................................................................................................... 67
B. LA RÉUNION .....................................................................................................................................................67
1 FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION ........................................................................................................................ 67
2 RENSEIGNER UNE RÉUNION ..................................................................................................................................... 68
3 ACCEPTER / REFUSER................................................................................................................................................ 69
4 AJOUTER DES PARTICIPANTS ................................................................................................................................... 69
5 AFFICHER LA PLANIFICATION ................................................................................................................................... 70
C. LE CALENDRIER ................................................................................................................................................71
1 CRÉER UN CALENDRIER ............................................................................................................................................ 71
2 CRÉER UN GROUPE DE CALENDRIER ........................................................................................................................ 71
3 REGROUPER DES CALENDRIERS ............................................................................................................................... 72
4 COPIER / DEPLACER / SUPPRIMER UN CALENDRIER ............................................................................................... 72
5 RENOMMER UN CALENDRIER .................................................................................................................................. 73
6 AFFICHER/MASQUER UN CALENDRIER .................................................................................................................... 73
7 SUPERPOSER LES CALENDRIERS ............................................................................................................................... 73
8 COLORER LES CALENDRIERS ..................................................................................................................................... 74
9 MANIPULER DES RENDEZ-VOUS .............................................................................................................................. 74
10 PLANIFIER LES HEURES ............................................................................................................................................. 75
11 HEURES DE TRAVAIL ................................................................................................................................................. 76
12 JOURS FÉRIÉS ............................................................................................................................................................ 76
13 PUBLIER UN CALENDRIER ......................................................................................................................................... 78
14 ENVOYER UN CALENDRIER ....................................................................................................................................... 79
15 PARTAGER UN CALENDRIER ..................................................................................................................................... 80
16 S'ABONNER À UN CALENDRIER ................................................................................................................................ 81
17 PARTAGER UN CALENDRIER OUTLOOK.COM OU .FR .............................................................................................. 82
18 SYNCHRONISATION IPHONE .................................................................................................................................... 82
19 SYNCHRONISATION SMARTPHONE ANDROÏD ......................................................................................................... 83
V. LES CONTACTS ........................................................................................................................ 85
A. CRÉER UN CONTACT ........................................................................................................................................85
B. ENREGISTRER UN CONTACT DE MESSAGERIE ................................................................................................86
C. AFFICHER LA CARTE DE VISITE ........................................................................................................................87
D. PERSONNALISER LA CARTE DE VISITE .............................................................................................................88
E. CRÉER UN GROUPE ..........................................................................................................................................89
F. AFFICHER LES CONTACTS ................................................................................................................................90

G. AFFICHER L'ACTIVITE ...................................................................................................................................... 91
H. MODIFIER UN CONTACT ................................................................................................................................. 92
I. LOCALISER UN CONTACT ................................................................................................................................ 92
J. JOINDRE UN CONTACT ................................................................................................................................... 94
VI. LES TÂCHES ............................................................................................................................. 95
A. LA BARRE DES TÂCHES .................................................................................................................................... 95
B. CRÉER UNE TACHE .......................................................................................................................................... 96
C. AFFICHER LES TACHES .................................................................................................................................... 96
D. MODIFIER UNE TACHE .................................................................................................................................... 97
E. AFFECTER UNE TÂCHE .................................................................................................................................... 97
F. AUTOMATISER UNE TACHE ............................................................................................................................ 98
G. TERMINER UNE TÂCHE ................................................................................................................................... 98
H. TRIER LES TÂCHES ........................................................................................................................................... 99
I. SUPPRIMER UNE TÂCHE ................................................................................................................................. 99
VII. LES NOTES ............................................................................................................................. 101
A. CRÉER UNE NOTE .......................................................................................................................................... 101
B. GÉRER UNE NOTE ......................................................................................................................................... 102
C. AFFICHER LES NOTES .................................................................................................................................... 102
D. METTRE SUR LE BUREAU .............................................................................................................................. 102
VIII. GERER LES FICHIERS OUTLOOK ............................................................................................ 103
A. CRÉER UN FICHIER OUTLOOK ....................................................................................................................... 103
B. DÉFINIR LE FICHIER PAR DÉFAUT ................................................................................................................. 104
C. SUPPRIMER UN FICHIER ............................................................................................................................... 105
D. COMPACTER UN FICHIER .............................................................................................................................. 105
E. PROTÉGER UN FICHIER ................................................................................................................................. 106
F. SAUVEGARDER UN FICHIER .......................................................................................................................... 106
G. LE PROFIL ...................................................................................................................................................... 107
H. SAUVEGARDR LE PROFIL .............................................................................................................................. 108
I. EXCHANGE .................................................................................................................................................... 108
IX. EXERCICES ............................................................................................................................. 109
A. IOS.PST .......................................................................................................................................................... 109

I – WINDOWS 1
Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône
DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION :
3 COMMANDES À SE RAPPELER :
POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX
POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR
POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON
GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX
des informations viennent compléter ces procédures
des exemples viennent illustrer ces procédures
des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances
des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir
des exercices permettent de tester les procédures et d'appliquer vos connaissances
des procédures avancées décrivent des actions plus complexes
des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas
de chaque page

2
SOUVENT, UNE ACTION PEUT ÊTRE EFFECTUÉE SELON PLUSIEURS MÉTHODES :
1ÈRE MÉTHODE
2ÈME MÉTHODE
Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à
votre manière de travailler.
CES ACTIONS PEUVENT ÊTRE EFFECTUÉES AVEC PLUSIEURS MOYENS :
Avec le bouton gauche de la souris
Avec le bouton droit de la souris
Avec le clavier
Windows demande l’utilisation du bouton gauche et du bouton droit de la souris ainsi que du
clavier. L'écran tactile, lui, est manipulé avec les doigts.
ELLES PEUVENT CONCERNER DIFFÉRENTS ENDROITS DE L'ÉCRAN :
L'angle bas/gauche avec le MENU DÉMARRER
L'angle bas/droite pour afficher le BUREAU
Des emplacements spécifiques (NOTIFICATIONS, BARRE DES TÂCHES…)
N'importe quelle zone de l'écran (MENU CONTEXTUEL).

I – WINDOWS 3
Pour bien utiliser Windows, il faut savoir démarrer ou arrêter à volonté une session, accéder
simplement au bureau de Windows, lancer des applications et gérer les fichiers.
La souris permet d'actionner les commandes des menus et de déplacer le pointeur ; le
déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran.
1 PRINCIPE
Le POINTEUR de la souris a le plus souvent la forme d’une flèche :
Le déplacement de cette flèche est proportionnel à celui de la souris sur le tapis
(appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) affiche le point d’insertion à la
position du pointeur : .C’est là que les données vont s’insérer
(appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le
menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné
La ROULETTE permet de se déplacer dans le document comme avec l'ascenseur vertical
ou de modifier le zoom du document (en gardant enfoncé) ; il est aussi possible
d'appuyer sur le bouton de la roulette.
Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et
d’attendre qu’il reprenne une forme normale (le processeur est occupé)
2 UTILISATION
Allonger et poser de manière souple la main au-dessus de la souris (main gauche ou droite
selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer alors
dans le panneau de configuration de la souris
Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop
courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main
Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran
Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton de la souris
La roulette centrale permet de faire défiler le document (soit en faisant tourner cette roulette,
soit en cliquant dessus puis en déplaçant verticalement la souris), en maintenant enfoncé de
modifier le zoom et en cliquant dans la barre des tâches de créer une nouvelle session
d'une application en cours (avec CTRL).
3 VOCABULAIRE
POINTER signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré
signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton gauche de la souris
signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris
signifie appuyer 2 fois rapidement sur le bouton gauche de la souris
signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé
(généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action

4
4 ADAPTATION
L'adaptation de la souris à son utilisateur est la condition essentielle à une utilisation aisée de
Windows. Le panneau de configuration permet d'effectuer ces réglages.
PANNEAU DE CONFIGURATION
SUR
CHOISIR L'ONGLET
RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR
DÉPLACER LA SOURIS POUR TESTER MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS
POUR VALIDER
PANNEAU DE CONFIGURATION
SUR
CHOISIR L'ONGLET
RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR
MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS
SUR
(POUR TESTER)

I – WINDOWS 5
Vérifier le bon réglage de la vitesse de la souris et du double-clic.
Modifiez-les éventuellement
Le clavier est très utilisé dans Windows 10.
BARRE ESPACE
1 PAVES
Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé
numérique (à droite) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque
pavé en fonction des données à saisir.
2 TOUCHES SPÉCIALES
Les touches spéciales se combinent aux autres touches (touches de raccourci) afin d'exécuter
rapidement des actions définies dans une application donnée ou dans le système d'exploitation :
: à gauche de la barre espace
: au niveau de la barre espace aux extrémités droite et gauche
: flèches vers le haut au-dessus des touches
: à droite de la barre espace
: à côté des touches avec un symbole Windows

6
3 TOUCHES DE RACCOURCI
La touche Windows
est utilisée sous Windows 10 pour appeler le menu démarrer.
APPEL MENU DÉMARRER
+ TAB
AFFICHAGE FENÊTRES
OUVERTES
+ D AFFICHE LE BUREAU +
SAISIE
RECHERCHE LOCALE DES
CARACTÈRES SAISIS
+ - ECHAP ZOOME OU DÉZOOME + I ÉCRAN PARAMÈTRES
+ H PARTAGER ALT + TAB
BASCULE ENTRE
FENÊTRES
4 TOUCHES AUTRES
Les autres touches de raccourci sont communes à la plupart des applications du bureau et
permettent d'effectuer directement sélections ou actions.
VALIDATION D'UNE ACTION ANNULATION D'UNE ACTION
À
TOUCHES DE FONCTION
(dépendent de l'application)
TOUCHES DE MODIFICATION
ATTRIBUTION DE FORMAT /
OPTIONS DE SÉLECTION /
AJOUT
ACTIONS LIÉES À LA FENÊTRE
D'APPLICATION (choix de
commandes, sélection options)
ÉTENDRE /ACTION INVERSE-
DIRECTION OPPOSÉE
TOUCHES DE DÉPLACEMENT OU
DE SÉLECTION
5 ADAPTATION
L'adaptation du clavier à son utilisateur est paramétrable.
PANNEAU DE CONFIGURATION
SUR
CHOISIR L'ONGLET
RÉGLER LA POSITION DES CURSEURS
ESSAYER LE CLAVIER POUR TESTER MODIFIER SI NÉCESSAIRE
POUR VALIDER

I – WINDOWS 7
Vérifier le bon réglage du clavier.
Modifiez-le éventuellement
Les fenêtres sont à la base du fonctionnement du bureau de Windows. Toute application, tout
dossier, tout fichier de données (document) est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu peut être
très varié : des données texte, des données chiffres, des images, des icônes…
1 STRUCTURE
LES FENÊTRES ONT 3 ÉTATS POSSIBLES :
plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille
en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran
en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. Elle
ne peut pas être déplacée
LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES :
la case de RÉDUCTION
: réduit la fenêtre en icône
la case D'AGRANDISSEMENT
la case de RESTAURATION
: agrandit de fenêtre à plein écran
: réduit de plein écran à fenêtre
la case de FERMETURE / : ferme la fenêtre
2 COMPOSITION
Une fenêtre, notamment d'application, est structurée de manière standard :
LA BARRE DE TITRE affiche le nom de la fenêtre
LE RUBAN affiche les outils de la fenêtre regroupés dans des MENUS
LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus utilisés
LA BARRE D'ÉTAT affiche des informations sur le contenu de la fenêtre
DES MENUS CONTEXTUELS permettent de gérer les objets
DES BOÎTES DE DIALOGUE précisent les actions

8
BARRE D’OUTILS
"ACCÈS RAPIDE"
RUBAN
BARRE
DE TITRE
CASE DE
RÉDUCTION
CASE
D’AGRANDISSEMENT
CASE DE
FERMETURE
BARRE D'ÉTAT
Ouvrir Outlook et repérer les différents éléments de la fenêtre
3 BARRE DE TITRE
Elle affiche le nom de la fenêtre, pour une application le nom de l'application et du document.
BARRE D’OUTILS
"ACCÈS RAPIDE"
NOM DU DOCUMENT
ET DE L'APPLICATION
CASES DE RÉDUCTION /
AGGRANDISSEMENT
4 RUBAN
Le ruban propose les outils appropriés à la manipulation des données sélectionnées.
BOUTON GAUCHE
SUR UNE SÉLECTION

I – WINDOWS 9
5 BARRE D'ÉTAT
Elle donne des informations complémentaires.
ÉTAT
AFFICHAGES
ZOOM
6 BARRE ACCÉS RAPIDE
En haut et à gauche, elle permet un accès immédiat aux commandes.
BOUTON GAUCHE
SUR L'UN DES OUTILS
7 MENUS CONTEXTUELS
Ils sont disponibles à tout moment dans les applications ou le système d'exploitation. Ils
permettent d'afficher les principales commandes de gestion d'un objet.
BOUTON DROIT
POINTER SUR UN MESSAGE, UN CONTACT, UN RENDEZ-VOUS
le menu s’affiche

10
Le système d'exploitation Windows et les applications fonctionnant sous ce système sont
basées sur la notion d'objet ; un objet a des propriétés et permet de faire des actions :
Ex1 : un balai a pour propriété d'être allongé, d'avoir un manche en plastique ou en bois et une
brosse au bout ; l'action naturellement associée est de "balayer"
Ex2 : une corbeille à papier peut avoir comme propriété d'être en plastique, verte, ajourée ; les
actions associées vont être de la "remplir" et de la "vider".
ces principes sont applicables à n'importe quelle sélection de l'écran (objet) ; le menu
contextuel donne accès aux propriétés et aux actions associées
Pointer sur la barre des tâches,
sur le bureau de Windows, sélectionner la corbeille,
Pointer sur le fond de l'écran,
8 BOITES DE DIALOGUE
Le ruban de l'application ouverte affiche la plupart des outils nécessaires. Cependant, pour une
utilisation plus avancée, les boites de dialogue proposent des options complémentaires.
BOUTON GAUCHE
DANS LE RUBAN, À DROITE DU TITRE DU GROUPE D’OUTILS
SUR LA CASE (lanceur de boîte de dialogue)
la boîte de dialogue s’affiche
Pointer sur cette case affiche un descriptif de la boite de dialogue
ICI
Afficher la boîte de dialogue "organiser" du calendrier et tester les différents zones
Fermer la boîte de dialogue
le clavier est souvent plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de
boîtes de dialogue requérant beaucoup de saisie

I – WINDOWS 11
UNE ZONE VERS L'AVANT :
(sélectionne le contenu de la zone)
UNE ZONE VERS L'ARRIÈRE :
(sélectionne le contenu de la zone)
BOUTON GAUCHE
AFFICHER LE CONTENU DE LA BOITE DE DIALOGUE : SUR L'ONGLET AFFÉRENT
POSITIONNER LE POINT D'INSERTION SUR UNE ZONE : AU DÉBUT DE LA ZONE
POUR SÉLECTIONNER LE CONTENU D'UNE ZONE : SUR LA ZONE
UNE BOÎTE DE DIALOGUE EST CONSTITUÉE DE DIVERSES ZONES :
Les onglets
Les zones de texte
Les zones de liste
Les zones de liste déroutante
Les cases à cocher
Les cases d'option
Les boutons de commande
ONGLETS
ZONE DE LISTE
ZONE DE LISTE DÉROULANTE
CASES À COCHER
BOUTONS DE
COMMANDE

12
a) ONGLET
Ils regroupent dans un même plan des éléments cohérents d'une boîte de dialogue.
BOUTON GAUCHE
SUR L'ONGLET DÉSIGNANT LES
INFORMATIONS À ATTEINDRE
CLAVIER
: UN ONGLET VERS L'AVANT
: UN ONGLET VERS L'ARRIÈRE
b) ZONE DE TEXTE
SUR L'ONGLET POUR
AFFICHER SON CONTENU
Dans une zone de texte, il est nécessaire de saisir un certain nombre d'informations
complémentaires sans lesquelles la commande ne pourrait s'effectuer.
BOUTON GAUCHE
DANS LA ZONE DE TEXTE
SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES
POUR VALIDER
CLAVIER
JUSQU'À LA ZONE DE TEXTE
SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES
POUR VALIDER
Si la zone de texte est vide, le curseur est positionné au début de la zone
si la zone de texte est déjà pré-renseignée, le texte existant est sélectionné et les
caractères frappés par l'utilisateur viennent en remplacement de ceux sélectionnés (Si
ce qui est pré-renseigné ne convient pas, il n'est donc pas nécessaire de l'effacer.)
Dans tous les cas, il suffit de saisir le nouveau texte
Ne pas cliquer dans la zone si elle est déjà pré renseignée, le texte saisi viendrait s'inscrire au
milieu de celui déjà existant
c) ZONE DE LISTE
La liste de choix possibles est affichée, le choix actuel étant en surbrillance.
BOUTON GAUCHE
POINTER DANS LA ZONE VOULUE
CLIQUER SUR LES FLÈCHES DE DÉFILEMENT
SUR L'OPTION CHOISIE
POUR VALIDER
CLAVIER
POUR ATTEINDRE LA ZONE
UTILISER LES FLÈCHES POUR SE DÉPLACER
JUSQU'À L'OPTION VOULUE
POUR VALIDER

I – WINDOWS 13
d) ZONE DE LISTE DÉROULANTE
Elle est basée sur le même principe que la zone de liste, le signe affiché dans la case de droite
permet d'afficher les choix disponibles.
e) CASE À COCHER
ICI POUR
AFFICHER LA LISTE
Une case à cocher est une option qu'il est possible d'activer ou de désactiver. Une zone de
cases à cocher propose une ou plusieurs cases dont le choix n'est normalement pas exclusif.
Une case activée est cochée (comporte une coche bleue).
BOUTON GAUCHE
DANS LA CASE POUR L'ACTIVER
DANS LA CASE POUR LA DÉSACTIVER
POUR VALIDER
CLAVIER
ENFONCÉ
TAPER LA LETTRE SOULIGNÉE DE L'OPTION
POUR VALIDER
SUR UNE
CASE POUR LA COCHER
f) CASE D'OPTION
Une zone de cases d'options propose une ou plusieurs cases dont le choix est exclusif. Une
seule case peut être activée dans une zone. Une case activée comporte un cercle plein bleu ;
une case non activée comporte un cercle vide.
BOUTON GAUCHE
DANS LA CASE POUR L'ACTIVER
DANS UNE AUTRE CASE
pour désactiver la précédente
POUR VALIDER
CLAVIER
ENFONCÉ
TAPER LA LETTRE SOULIGNÉE DE L'OPTION
SUR UNE CASE
POUR L'ACTIVER

14
g) BOUTON DE COMMANDE
Le bouton de commande permet de fermer une boîte de dialogue en acceptant ou en refusant
les modifications apportées. Le bouton par défaut est entouré de bleu.
BOUTON GAUCHE
SUR LE BOUTON DÉSIRÉ
VALIDE LES MODIFICATIONS
NE LES PREND PAS EN COMPTE
CLAVIER
POUR
POUR
+ LETTRE DU BOUTON POUR AUTRES
CAS
SUR UN BOUTON DE
COMMANDE (le bouton par
défaut est encadré de bleu)
"APPLIQUER" met en œuvre immédiatement les choix effectués sans fermer la boite de dialogue
Sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande
Fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le
contenu, par le bouton
Les nouvelles fenêtres de Windows 10 utilisent un design beaucoup plus épuré, claqué sur celui
des systèmes pour tablettes ou smartphone. Les règles de fonctionnement sont comparables
mais l'interaction avec l'utilisateur est là encore simplifiée.
1 STRUCTURE
LES FENÊTRES ONT 3 ÉTATS POSSIBLES :
plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille
en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran ; sa forme et sa taille
sont personnalisables
en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran. Elle
ne peut pas être déplacée
LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES :
la case de RÉDUCTION
la case D'AGRANDISSEMENT
la case de RESTAURATION
: réduit la fenêtre en icône
: agrandit de fenêtre à plein écran
: réduit de plein écran à fenêtre
la case de FERMETURE / : ferme la fenêtre

I – WINDOWS 15
2 COMPOSITION
permet de revenir en arrière dans l'affichage du contenu
UNE BARRE DE TITRE affiche le nom de la fenêtre
UN VOLET GAUCHE affiche des choix
UN VOLET DROIT affiche DES LIENS HYPERTEXTE donnant accès à des options
DIFFÉRENTES ZONES permettent de dialoguer avec l'ordinateur
BARRE DE TITRE
CASE DE
RÉDUCTION
CASE
D’AGRANDISSEMENT
CASE DE
FERMETURE
VOLET GAUCHE
LIENS
HYPERTEXTE
Ouvrir la fenêtre "paramètres" du "menu démarrer"
Afficher les options de personnalisation
Repérer les différents éléments de la fenêtre
3 BARRE DE TITRE
Elle remplit la même fonction que dans les fenêtres standard mais sa présentation est
légèrement différente.
REVENIR EN ARRIÈRE
NOM DE LA FENÊTRE
PRINCIPALE
CASES DE RÉDUCTION /
AGGRANDISSEMENT
CONTENU ACTUEL
RECHERCHE

16
4 VOLET GAUCHE
Il est utilisé pour choisir les éléments dans la nouvelle interface. Les options correspondantes
sont alors affichées dans le volet droit.
OPTIONS
CORRESPONDANTES
ÉLÉMENT CHOISI
BOUTON GAUCHE
SUR UN CHOIX DU VOLET GAUCHE
les options correspondantes s'affichent dans le volet droit
5 ZONES ACTIVES
Elles correspondant aux différents éléments des boîtes de dialogue des anciennes fenêtres
a) LIENS HYPERTEXTE
Ils permettent d'accéder à un contenu externe ou ne répondant pas encore aux nouvelles
normes de Windows 10.
LIENS
HYPERTEXTE

I – WINDOWS 17
BOUTON GAUCHE
SUR LE LIEN HYPERTEXTE
une fenêtre s'affiche avec les options correspondantes
Afficher
Paramétrer le pointeur de la souris
b) INTERRUPTEURS
Ce sont des zones binaires de type oui / non, ouvert / fermé, comme un interrupteur électrique.
Ils présentent donc deux états : /
BOUTON GAUCHE
SUR L'INTERRUPTEUR POUR LE FAIRE CHANGER D'ÉTAT
Il passe alternativement de "ouvert" à "fermé"
Afficher
Désactiver puis réactiver l'affichage des applications récemment utilisées
c) CURSEUR
Il permet d'effectuer un paramétrage rapide.
BOUTON GAUCHE
JUSQU'À LA VALEUR DÉSIRÉE
CORRESPOND À LA
POSITION DU CURSEUR
LE CURSEUR
Afficher
Modifier le nombre de lignes à faire défiler

18
d) CASE À COCHER
Une case à cocher est une option qu'il est possible d'activer ou de désactiver. Une case activée
comporte une coche rouge.
BOUTON GAUCHE
DANS LA CASE POUR L'ACTIVER
DANS LA CASE POUR LA DÉSACTIVER
POUR VALIDER
SUR LA CASE
POUR LA COCHER
Afficher
Cocher puis décocher la case pour les accents natifs
e) ZONE DE TEXTE
La zone de texte permet de saisir des informations complémentaires.
BOUTON GAUCHE
DANS LA ZONE DE TEXTE
SAISIR LE TEXTE AVEC LE CLAVIER
CLAVIER
ÉVENTUELLEMENT SUR
f) BOUTON DE COMMANDE
Ils sont peu utilisés dans cette interface car les informations sont pour la plupart enregistrées
aussitôt, sans avoir à les valider. Il existe cependant des boutons de commande pour enregistrer,
parcourir, modifier...
BOUTON GAUCHE
SUR LE BOUTON DÉSIRÉ

I – WINDOWS 19
g) LISTE
Elles sont assez élaborées pour permettre de rajouter éventuellement des options.
CHOIX
DISPONIBLES
SUR UN ÉLÉMENT
POUR AFFICHER LES CHOIX
AJOUTER UNE ÉLÉMENT
DANS LA LISTE
CHOIX ACTUEL
BOUTON GAUCHE
SUR UN ÉLÉMENT POUR AFFICHER LA LISTE DES OPTIONS
SUR POUR AJOUTER UNE OPTION
Afficher
Modifier la liste des applications dont on veut afficher l'état

20
h) LISTE DÉROULANTE
Leur principe est le même que pour les fenêtres standards, seule la présentation est différente.
CHOIX ACTUEL
CHOIX
DISPONIBLES
BOUTON GAUCHE
SUR POUR AFFICHER LA LISTE
SUR L'ÉLÉMENT DÉSIRÉ
Afficher
Le modifier
En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle très précise ou à un
index recensant les informations disponibles.
CASE AIDE de la boite de dialogue active
TOUCHE du clavier
à droite du menu

II – OUTLOOK POUR QUOI FAIRE 21
Outlook est un logiciel d'organisation. Il permet de gérer naturellement ses messages, ses
rendez-vous, ses contacts… Il permet aussi de suivre les tâches à effectuer et de créer
simplement des notes.
IL FAUT DISTINGUER DEUX STADES DANS SON UTILISATION :
Le paramétrage qui, selon l'utilisation, peut être simple ou complexe
L'utilisation proprement dite, intuitive avec une interface graphique simple
Outlook 2016 bénéficie de la convivialité de Windows, ce qui lui permet de fonctionner en
parfaite harmonie avec les autres applications
LA CONFIGURATION CONSEILLÉE EST LA SUIVANTE :
ordinateur de type pentium à plusieurs noyaux de 2 à 3 GHz avec Windows 10
mémoire vive de 4 à 24 Go
écran plat large de 19" à 24" résolution 1680/1050
couleurs 32 bits
SSD (Solid State Disk) de 128 Mo minimum
disque dur 1 To
Lecteur BlueRay / Graveur
Souris Laser 2 boutons + roulette de qualité
Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation
de Outlook – le SSD est maintenant quasiment indispensable
POUR INSTALLER OUTLOOK
S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur
Lancer Windows
lancer l'installation à partir http://office.com/myaccount
ou lancer le programme exécutable téléchargé
ou Introduire le CD Rom ("Outlook" ou "Office")
Suivre les instructions
L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut

22
POUR TRAVAILLER DANS OUTLOOK (et dans les produits Office)
Lancer l'application (Outlook) et travailler directement au sein de l'application.
MENU DÉMARRER
SUR
TACHES
BARRE DES TÂCHES AFFICHÉE
BARRE DES
SUR
POUR SORTIR DE OUTLOOK
SUR LA CASE DE FERMETURE
OU
(en haut, à gauche du menu)
FERMER (en bas)
Lancer Outlook
Quitter Outlook
Relancer Outlook
Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur.
OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET
SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :
http://www.ios.fr/public/exosOutlook16n1.exe
tout en minuscules
SUR
la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre
SUR
POUR OUVRIR LE DOSSIER
"TÉLÉCHARGEMENT"

II – OUTLOOK POUR QUOI FAIRE 23
Si l'antivirus bloque le téléchargement, le désactiver pour 10 minutes
sur l'antivirus dans la zone de notification
SI SMATSCREEN BLOQUE LE PROGRAMME
SUR
SUR
INDIQUER UN DOSSIER DE DÉCOMPRESSION (EX : MES DOCUMENTS/EXERCICES OUTLOOK)
SUR :
POUR VALIDER
Télécharger les exercices
Vérifier que les fichiers sont décompressés

24

III – LA MESSAGERIE 25
Elle permet d'échanger des messages et aussi des fichiers avec d'autres utilisateurs.
LES TYPES LES PLUS COURANTS DE MESSAGERIE SONT :
SMTP : Le courrier est remis directement au serveur de courrier du destinataire. Le
protocole SMTP fonctionne grâce à des commandes textuelles
POP3 : Le protocole POP (protocole bureau de poste) permet d'aller récupérer son courrier sur
un serveur distant (le serveur POP). Il permet de consulter les mails hors connexion
IMAP : les messages sont conservés sur le serveur dans le but de pouvoir les consulter de
différents clients de messagerie ; il comporte des fonctionnalités avancées : boîtes aux
lettres multiples, tri…
SMTP utilise le port 25, POP3 utilise le port 110 et IMAP utilise le port 143
SUR EN BAS DU VOLET GAUCHE
le détail du module s'affiche dans la partie haute du volet gauche
SUR UN DES DOSSIER
affiche sa structure dans le volet de navigation
SUR UN MESSAGE
affiche son contenu dans le volet de lecture
VOLET DES DOSSIERS VOLET D'AFFICHAGE
VOLET DE LECTURE
MESSAGE
SÉLECTIONNÉ
COMPTES DE
MESSAGERIE
ET DOSSIERS
MODULE MESSAGERIE
LISTE DES
MESSAGES
VOLET CONTACT
TÂCHES

26
1 LE COMPTE PROFESSIONNEL
Dans une structure professionnelle, le compte est créé par le service informatique pour chacun
des utilisateurs. Le plus souvent, cette structure possède un nom de domaine auxquels sont
rattachés les comptes utilisateurs et un serveur Microsoft Exchange .
L'entreprise s'appelle "transports bretons"
Elle a acheté le nom de domaine "www.tbr.fr" auprès d'une société spécialisée qui héberge
en même temps ce nom de domaine "http://www.tbr.fr" sur ses serveurs.
Un serveur de messagerie est associé à ce nom de domaine pour lequel l'hébergeur fournit
les indications de server POP et SMTP, ici : POP.TBR.FR et SMTP.TBR.FR
Les utilisateurs reçoivent des noms simples reprenant le prénom et le nom :
Ainsi Pierre Dedupont aura pour adresse professionnelle : Pierre.dedupont@tbr.fr
Chez l'hébergeur ovh :
Aller dans le manager : https://www.ovh.com/manager/
Dans le volet gauche, sur
sur le domaine concerné
de
à droite, sur
renseigner la boite de dialogue
une fois le compte c réé, sur
en face du compte
paramétrer la taille du compte à 5 Go :
sur

III – LA MESSAGERIE 27
2 LE COMPTE PERSONNEL
Il est toutefois toujours utile, ne serait-ce qu'à titre personnel, de posséder plusieurs adresses
de messagerie. De nombreuses sociétés proposent des comptes gratuits permettant de créer
une adresse personnelle avec souvent des services associés :
Microsoft Live (Outlook, Live)
Google (Gmail)
Yahoo (Yahoo! Mail)
La poste
Créer un compte à la poste
Aller sur le site de la poste : https://compte.laposte.net/
Renseigner le formulaire puis valider

28
Créer un compte à votre nom à La Poste et consultez-le en ligne
Il est recommandé de créer un compte de messagerie personnel indépendant de
votre fournisseur d'accès ; autrement, si vous êtes amenés à changer de fournisseur
d'accès (comme cela est probable puisque tous proposent des prix, des techniques, des services ou une qualité
de service qui varient dans le temps et en fonction des régions), il faudra prévenir tous vos contacts
de votre nouvelle adresse et vous en perdrez certainement dans l'opération.
3 LE COMPTE MICROSOFT
Pour pouvoir installer les logiciels Microsoft en ligne, il est indispensable de posséder un compte
Microsoft. Ce compte peut être lié à une adresse mail personnelle ou une adresse mail
Microsoft. Il permet d'envoyer, recevoir ses mails, d'enregistrer ses rendez-vous, ses contacts…
MENU DÉMARRER
SUR
SUR
SUR
SUR
Pour créer un compte Microsoft
sur
puis renseigner les informations de compte

III – LA MESSAGERIE 29
sur
puis renseigner les informations de sécurité
valider
Le domaine des adresses Microsoft "Outlook.com" ou "Outlook.fr" et le logiciel "Outlook" sont
deux choses différentes
Créer un compte "Microsoft" à votre nom
Avant de pouvoir utiliser la messagerie, il faut tout d'abord avoir un compte de messagerie (une
boîte aux lettres) puis renseigner les informations du compte ou des comptes dans Outlook.
1 PARAMÉTRER LE COMPTE
Outlook vous permet de recueillir vos messages sur votre ordinateur.
Si le comte de messagerie est de type "POP", les messages recueillis sont supprimés
(aussitôt ou après un certain délais) sur le serveur et ne pourront plus être consultés que
dans votre messagerie locale.
S'il est de type imap, les deux messageries, en ligne et locale, vont pouvoir être
synchronisées (dossiers, messages…).
Pour éviter que la messagerie soit ralentie ou bloquée par le nombre de messages stockés en
ligne, vérifier que l'option
est bien paramétrée ou
désactivée dans les paramètres d'options avancées des propriétés du compte
Pour paramétrer le compte dans Outlook, il faut connaître :
L'adresse de messagerie
Le mot de passe associé
Les serveurs entrant et sortant

30
2 CONFIGURER LE COMPTE
Les informations techniques sont accessibles auprès du fournisseur d'adresses ou par interrogation
sur GOOGLE :
Le serveur de courrier entrant (serveur POP3 ou IMAP)
Le serveur de courrier sortant (serveur SMTP)
SUR
MENU FICHIER
SÉLECTIONNÉ (volet de gauche)
Pour la plupart des serveurs (IMAP en particulier), la configuration automatique fonctionne très bien.
RENSEIGNER LES PARAMÈTRES DU COMPTE
NOM, ADRESSE ET MOT DE PASSE
PUIS
le logiciel paramètre automatiquement les serveurs

III – LA MESSAGERIE 31
Pour les serveurs POP, la configuration manuelle est parfois nécessaire.
VALIDER
SUR
CHOISIR
EN BAS DE LA FENÊTRE PRÉCÉDENTE PUIS
RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS NOTAMMENT LES SERVEURS POP ET SMTP
(ils sont de la forme "pop.nomdudomaine" et "smtp.nomdudomaine")
INDIQUER LE FICHIER DE DONNÉES OUTLOOK À UTILISER PUIS
il peut être nécessaire pour le serveur SMTP d'activer l'authentification dans l'onglet
de
(serveur SMTP de laposte par exemple)
Les abonnements "box internet" des particuliers imposent le plus souvent d'utiliser le serveur
sortant du fournisseur d'accès ; indiquer alors : smpt.free.fr, smtp.bbox.fr, smtp.orange.fr….
selon votre fournisseur comme serveurs sortant
Pour notre adresse sur le domaine de l'entreprise :

32
3 REMISER LES MESSAGES
La remise peut s'effectuer dans un seul fichier Outlook pour tous les comptes ou dans des
fichiers différents.
POUR DÉSIGNER UN SEUL FICHIER DE
REMISE POUR TOUS LES COMPTES
Indiquer le même fichier Outlook sous peine d'avoir un fichier .pst par compte ;
Pour différencier messages professionnels et messages personnels sans avoir à changer
de logiciel, utiliser un fichier outlook différent pour chacun des groupes
4 TESTER LE COMPTE
Il permet de vérifier le bon fonctionnement par l'envoi d'un message de test. Il est activé par
défaut et se lance avant la fermeture de la fenêtre.
SUR
5 COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE
Il est intéressant de nommer le compte et de donner une adresse de réponse à ses
correspondants.
SUR
RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS

III – LA MESSAGERIE 33
6 MODIFIER UN COMPTE
La modification du compte gère les mêmes paramètres.
MENU FICHIER
SÉLECTIONNÉ (volet de gauche)
SUR
SUR
SUR LE COMPTE POUR LE SÉLECTIONNER
SUR
MODIFIER LE COMPTE
SÉLECTIONNÉ
MODIFIER LE FICHIER DE REMISE
DU COMPTE SÉLECTIONNÉ
7 SUPPRIMER UN COMPTE
Un comte qui ne fonctionne plus doit être supprimé, sinon Outlook envoie un message d'erreur à
chaque fois qu'il essaie de s'y connecter.
MENU FICHIER
SÉLECTIONNÉ (volet de gauche)
SUR
SUR
SÉLECTIONNER LE COMPTE
SUR
Si le compte ne fonctionne pas, essayer de le modifier manuellement avec
ou de le réparer avec
Sinon, le supprimer et le récréer de toutes pièces
Le compte par défaut est celui qui sera utilisé pour l'envoi des messages à défaut d'en spécifier
un autre. Dans la même fenêtre, sélectionner le compte puis
permettent de modifier l'ordre des comptes, le 1 er étant celui par défaut

34
8 REGROUPER LES COMPTES
Pour l'envoi/réception notamment, il est nécessaire de définir les comptes concernés.
ONGLET "ENVOI/ RÉCEPTION"
GROUPE "ENVOYER ET RECEVOIR" (1 er bloc)
SUR
SUR
GROUPE D'ENVOI/RÉCEPTION
GÉRER LES COMPTES
DU GROUPE
AUTOMATISER L'ENVOI/RÉCEPTION
La composition d'un groupe peut être modifiée.
SUR
COMPTE SÉLECTIONNÉ
CARACTÉRISTIQUES DU
COMPTE SÉLECTIONNÉ
LISTE DES
COMPTES

III – LA MESSAGERIE 35
9 L'AFFICHAGE
Les volets peuvent être ou non affichés. Leur taille et position sont paramétrables.
ONGLET "AFFICHAGE"
GROUPE "DISPOSITION/VOLET" (4 ème , 5éme bloc)
SUR L'UN DES OUTILS
SUR UNE OPTION D'AFFICHAGE
POUR
FERMER UN VOLET
MESSAGES
VOLET
"LECTURE"
VOLET DES
DOSSIERS
VOLET DE
PERSONNES"
BARRE DES
TÂCHES
Avec la fibre, l'ADSL ou tout moyen de connexion moderne, vous êtes en ligne de manière
permanente et pouvez envoyer et recevoir les messages quasiment en temps réel.
GROUPE "NOUVEAU" (1 er bloc)
ONGLET "ACCUEIL"
SUR

36
ÉMETTEUR
DESTINATAIRE
COPIE
OBJET
PIÈCES JOINTES
CARTE DE VISITE
1 INDIQUER LES DESTINATAIRES
INFORMATIONS SUR
LE DESTINATAIRE
Les destinataires peuvent être choisis dans la liste des contacts ou saisis manuellement ; s'ils sont
connus, ils sont proposés après la saisie de quelques caractères.
SUR
DÉFAUT
POUR CHOISIR UNE AUTRE ADRESSE D'ENVOI QUE CELLE PAR
SUR POUR CHOISIR UN DESTINATAIRE DANS LE CARNET D'ADRESSE
OU
SAISIR DIRECTEMENT L'ADRESSE DU DESTINATAIRE
PERMET DE DÉSIGNER DES DESTINATAIRES EN COPIE SEULE
PERMET DE DÉSIGNER DES DESTINATAIRES EN COPIE INVISIBLE
ce destinataire n'est pas affiché
S'il y a plusieurs destinataires, les adresse sont séparées par un point-virgule
ouvre la même fenêtre que
ou

III – LA MESSAGERIE 37
1- SUR LE NOM
2- SUR LE BOUTON
Il n'est pas correct d'envoyer un même message à plusieurs destinataires qui ne se
connaissent pas en laissant leurs adresses visibles :
Pour envoyer un message à plusieurs destinataires sans que leurs adresses soient
visibles, utiliser
3-VALIDER
disponible dans la fenêtre des contacts qui s'ouvre lorsque
l'on clique sur
ou
2 SAISIR L'OBJET
Tout message doit avoir un objet.
DANS LA ZONE
SAISIR L'OBJET :
FENÊTRE DE MESSAGE
3 COMPOSER LE MESSAGE
Il reste à saisir le texte du message, dans la partie basse de la fenêtre. Word est utilisé comme
éditeur par défaut avec ses outils de correction et de mise en forme.
FENÊTRE DE MESSAGE
DANS LA PARTIE BASSE DE LA FENÊTRE
SAISIR LE TEXTE
LE METTRE EN FORME

38
4 ENVOYER LE MESSAGE
Une fois le message saisi, il ne reste plus qu'à l'envoyer.
FENÊTRE DE MESSAGE
SUR POUR MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LE COMPTE D'ENVOI
(si différent du compte par défaut)
SUR
Écrire le message suivant :
objet : "Rendez-vous"
texte :"Réunion de travail du lundi 31.
14h00 : diaporama - 15h00 : discussion par groupe - 16h00 : synthèse - 17h00 :
conclusion
Cordialement "
L'envoyer à votre voisin
5 METTRE EN FORME LE MESSAGE
On retrouve dans Outlook les principales fonctions de Word, ce qui permet d'appliquer un thème,
d'affecter des styles, de mettre en forme précisément les caractéristiques de police et de
paragraphe, d'insérer toutes sortes d'éléments ou de traduire le texte.
a) TYPE DE MESSAGE
Plusieurs formats peuvent être utilisés pour l'envoi de messages. Le format "html" est le
standard le plus riche. Il permet (ainsi que le format "texte enrichi") d'utiliser des mises en forme
élaborées.
GROUPE "FORMAT" (2 ème bloc)
ONGLET "FORMAT DU TEXTE"
VÉRIFIER QUE LE FORMAT EST BIEN "HTML"
SINON
SUR
S'IL N'EST PAS DÉJÀ SÉLECTIONNÉ

III – LA MESSAGERIE 39
b) CHOISIR UN THÈME
Un thème est une combinaison de couleurs, de polices et d'effets. Il a pour avantage de
permettre une présentation élaborée de manière rapide et efficace d'un message auquel des
styles ont été appliqués (polices et effets peuvent être modifiés).
GROUPE "THÈMES" (1 er bloc)
ONGLET "OPTIONS"
SUR
DÉPLACER LA SOURIS SUR LES THÈMES POUR JUGER DE L'EFFET SUR LA SÉLECTION
SUR LE THÈME CHOISI
On retrouve ici les outils classiques de la suite Office utilisés notamment dans Word
c) AFFECTER UN STYLE
Le style comprend des caractéristiques de mise en forme liées au thème. Ainsi, un style "titre 1"
va proposer une présentation différente selon le thème choisi
GROUPE "STYLE" (5 ème bloc)
ONGLET "FORMAT DU TEXTE"
SÉLECTIONNER LE TEXTE
OU
CLIQUER DANS LE PARAGRAPHE
POINTER SUR LE STYLE POUR AFFICHER SA PRÉSENTATION
SUR LE STYLE CHOISI
d) METTRE EN FORME LES POLICES
On retrouve ici les procédures de Word (les caractéristiques choisies remplacent celles du thème).
GROUPE "POLICE" (3 ème bloc)
SÉLECTIONNER LE TEXTE
SUR UN OUTIL
e) METTRE EN FORME LES PARAGRAPHES
ONGLET "FORMAT DU TEXTE"
Idem pour le paragraphe (les caractéristiques choisies remplacent celles du thème ou s'y ajoutent).
GROUPE "PARAGRAPHE" (4 ème bloc)
DANS LE PARAGRAPHE
SUR UN OUTIL
ONGLET "FORMAT DU TEXTE"
Reprendre le message précédent
Le mettre en forme de manière élaborée en choisissant un thème et des styles

40
6 CRÉER UNE SIGNATURE
La signature permet de personnaliser le message. Il faut tout d'abord la créer.
GROUPE "INCLURE" (4 ème bloc)
ONGLET "MESSAGE"
GROUPE "INCLURE" (1 er bloc)
ONGLET "INSERTION"
SUR
SUR
SUR
POUR NOMMER LA UNE NOUVELLE SIGNATURE
PUIS
POUR VALIDER
DANS LE VOLET BAS, SAISIR LE TEXTE ET LE METTRE EN FORME
JOINDRE ÉVENTUELLEMENT UNE CARTE DE VISITE DU GESTIONNAIRE DE
CONTACTS
SUR
7 SIGNER LE MESSAGE
La signature créée est alors disponible.
POUR VALIDER
GROUPE "INCLURE" (4 ème bloc)
ONGLET "MESSAGE"
GROUPE "INCLURE" (1 er bloc)
ONGLET "INSERTION"
DANS LE MESSAGE
SUR
SUR UNE SIGNATURE DANS LA LISTE
la signature choisie est insérée
ASSOCIER UN THÈME

III – LA MESSAGERIE 41
Pour associer un thème (ensemble de styles homogènes + fond…) à la signature :
onglet puis bouton de la fenêtre "signature"
Créer une signature liée pour l'adresse que vous avez créée
8 JOINDRE DES FICHIERS
À défaut de partager un fichier avec d'autres, il est souvent pratique d'envoyer par messagerie le
fichier concerné (pour autant qu'il ne soit pas trop gros). Le fichier, reçu sur un ordinateur ou un
Smartphone, peut être alors être affiché et éventuellement réutilisé.
GROUPE "INCLURE" (4 ème bloc)
ONGLET "MESSAGE"
GROUPE "INCLURE" (1 er bloc)
ONGLET "INSERTION"
SUR
la liste des derniers fichiers envoyés s'affiche
SUR UN FICHIER
OU
SUR
SÉLECTIONNER LE DOSSIER
SÉLECTIONNER LE OU LES DOCUMENTS (AVEC OU )
SUR
les fichiers joints d'affichent dans l'entête du message
La plupart des serveurs bloquent les messages supérieurs à 5 Mo mais les fournisseurs
d'accès proposent des outils spécifiques utilisant FTP (et non SMTP)

42
1 - ouvrir word
faire le courrier suivant
L'enregistrer dans "documents"sous le nom "lettre"
2 - ouvrir Excel
faire le tableau suivant :
l'enregistrer dans "documents" sous le nom : "tableau"
Les joindre au message en cours

III – LA MESSAGERIE 43
9 S'ASSURER DE LA RÉCEPTION
Pour les messages importants, il est préférable de s'assurer de la bonne réception du message
par une confirmation de lecture.
GROUPE "SUIVI" (4 ème bloc)
ONGLET "OPTIONS"
DANS LA FENÊTRE DE MESSAGE (avant de l'envoyer)
COCHER L'UNE OU/ET L'AUTRE DES CASES SUIVANTES
L'accusé de réception est envoyé automatiquement par le serveur lorsque le message arrive
dans la boite aux lettres du destinataire.
La confirmation de lecture est proposée au destinataire du message à la suite de l'ouverture
du message et celui-ci décide alors ou non de confirmer
10 INDICATEURS ET BOUTONS DE VOTE
Des indicateurs permettent de définir l'importance et d'assurer un suivi du message. Des boutons
de vote permettent de donner son avis sur un point de manière formalisée
ONGLET "MESSAGE"
GROUPE "INDICATEURS" (5 ème bloc)
GROUPE "SUIVI" (4 ème bloc)
ONGLET "OPTIONS"
SUR
SUR
CHOISIR LE TYPE DE BOUTONS
Envoyer un message avec "importance haute" et "boutons de vote" du type :
"Bonjour, pouvez-vous me donner votre avis ?" à votre voisin

44
Les messages que vous envoyez sont affichés dans la boite d'envoi jusqu'à leur départ ; une fois
envoyés, les messages sont stockés dans les "éléments envoyés". Les messages que vous
recevez sont stockés chez votre fournisseur de messagerie (SERVEUR INTERNE, ORANGE, FREE, BOUYGUES,
SFR, HOTMAIL, GMAIL, OVH…) jusqu'à leur réception dans la "boîte de réception" de Outlook ; ils sont
alors effacés sur le serveur de messagerie Pop
(paramétrer ou désactiver
sous peine de voir vos messages refusés
pour "boite pleine")
Paramétrer Outlook pour envoyer et recevoir automatiquement les messages à intervalles de
temps définis. Une notification, en bas et à gauche de l'écran et/où une bulle d'information, en
haut et à droite de l'écran, vous informe alors des nouveaux messages dont l'objet s'affiche alors
en transparence.
ONGLET "ACCUEIL"
ENVOI/RÉCEPTION
GROUPE "ENVOYER/RECEVOIR" (DERNIER BLOC) GROUPE "ENVOYER ET RECEVOIR" (1 er bloc)
SUR
SUR
"ACCÈS RAPIDE"
BARRE
SUR
pour récupérer vos messages entrants et
envoyer vos messages sortants
La boîte de réception s'affiche en gras s'il y a des messages non lus et indique entre
parenthèses le nombre de messages non lus
L'objet et l'heure des messages non lus sont affichés en bleu :
Faîtes un envoyer/recevoir manuel puis consulter la boîte de réception

III – LA MESSAGERIE 45
Les comptes faisant l'objet de "envoyer/recevoir" sont paramétrés dans
1 LA CONVERSATION
de l'onglet
Une conversation regroupe les messages qui ont le même objet, les messages étant triés de
manière à ce que le message le plus récent figure en premier.
ONGLET "AFFICHAGE"
GROUPE "MESSAGES" (2 ème bloc)
COCHER
DÉROULER
ET ACTIVER
Afficher les messages reçus sous forme de conversation
2 LIRE LES MESSAGES
Les messages sont affichés dans la boite de réception.
BOUTON GAUCHE
SUR LE MESSAGE POUR L'OUVRIR
SUR / POUR LE FERMER
Pour qu'un message soit considéré comme lu :
le garder sélectionné plus de quelque secondes (si paramétré dans les options)
l'ouvrir
sur
(groupe indicateurs)
son objet passe de bleu à gris et il est supprimé du nombre de messages à lire indiqués à la
suite de "boite de réception".

46
CONVERSATION
BOÎTE DE RÉCEPTION
MESSAGE SÉLECTIONNÉ
AFFICHAGE DU MESSAGE
ÉLÉMENTS LIÉS À L'ÉMETTEUR
Ne pas ouvrir les messages d'émetteurs inconnus ; le plus souvent, l'affichage du message
dans le volet de lecture suffit pour en prendre connaissance et évite le lancement de code
malveillant
Ouvrir le dernier message reçu
3 RÉPONDRE À UN MESSAGE REÇU
Il est pratique de répondre à un message en rappelant le message que l'on a reçu.
GROUPE "RÉPONDRE" (3 ème bloc)
SUR LE MESSAGE
ONGLET "ACCUEIL"
SUR (ou exceptionnellement répondre à tous)
RENSEIGNER LE MESSAGE PUIS L'ENVOYER
Il est aussi possible de transférer rapidement à un contact un message reçu en sélectionnant
le message à transmettre puis en cliquant sur
envoie le message de réponse à tous les destinataires du message d'origine
À utiliser avec modération

III – LA MESSAGERIE 47
Répondre brièvement aux différents messages que vous venez de recevoir
APRÈS SÉLECTION DU MESSAGE DANS LA BOITE DE RÉCEPTION :
et
: répond directement au message
: transfére le message à quelqu'un d'autre
: supprime le message (groupe SUPPRIMER 2ème bloc)
: marque comme "lu" ou "non lu" (groupe INDICATEURS 6ème bloc)
4 CLASSER LES MESSAGES
déplace les messages de cet émetteur dans le courrier indésirable
Si vous utilisez régulièrement votre messagerie, les messages s'amassent dans la boîte de
réception et il devient rapidement difficile de s'y retrouver. Un minimum de classement est alors
de rigueur (idem pour les éléments envoyés).
ONGLET "DOSSIER"
GROUPE "NOUVEAU" (1 er bloc)
SUR
SAISIR LE NOM DU NOUVEAU DOSSIER
SUR LE DOSSIER PARENT
POUR VALIDER
BOUTON DROIT
SÉLECTIONNER LE DOSSIER PARENT
un dossier sans libellé s'affiche
SAISIR LE NOM DU NOUVEAU DOSSIER
POUR VALIDER
SAISIR LE NOM
POUR NE PLUS
AFFICHER LES DOSSIERS
SUR LE DOSSIER PARENT
VALIDER

48
Créer un dossier "Affaires en cours" dans la boite de réception
Outlook peut vous aider à classer vos messages manuellement ou automatiquement.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "DÉPLACER" (5 ÈME BLOC)
SÉLECTIONNER LE MESSAGE
SUR ET INDIQUER LA
DESTINATION
BOUTON GAUCHE
SÉLECTIONNER LE MESSAGE
LE MESSAGE DANS SON
NOUVEAU DOSSIER
Déplacer dans le dossier "Affaires en cours" de la boite de réception tous les messages
reçus ce jour
La notion de catégorie permet de regrouper les messages de même nature.
GROUPE "INDICATEURS" (6 ème bloc)
MESSAGE SÉLECTIONNÉ
ONGLET "ACCUEIL"
SUR
SUR LA CATÉGORIE CHOISIE
Classer les messages reçus dans les différentes catégories
5 TRIER LES MESSAGES
Les messages au sein de la boîte de réception ou des dossiers peuvent être triés très
simplement en cliquant sur la tête de colonne désirée du bolet des messages.
POUR TRIER

III – LA MESSAGERIE 49
Le critère de tri peut être choisi.
ONGLET "AFFICHAGE"
GROUPE "RÉORGANISATION" (3 ème bloc)
SUR UN CRITÉRE DE TRI
les messages sont triés dans l'ordre du critère
SUR POUR AFFICHER TOUS LES CRITÈRES
Un ordre croissant ou décroissant vient compléter le critère
CRITÈRE DE TRI
ORDRE DE TRI
Dans le dossier "Affaires en cours" de la boite de réception
Classer les messages par ordre chronologique croissant
6 SUPPRIMER LES MESSAGES
Les messages supprimés sont en fait simplement déplacés dans le dossier "éléments
supprimés".
GROUPE "SUPPRIMER" (2 ème bloc)
SÉLECTIONNER LE MESSAGE
ONGLET "ACCUEIL"
SUR
le message est déplacé dans le dossier "éléments supprimés"
déplace la conversation entière dans les éléments supprimés
supprime les éléments redondants

50
Vider régulièrement le dossier ( PUIS ) sinon
le fichier Outlook grossit très rapidement
Supprimer quelques-uns des messages reçus puis vider le dossier "éléments supprimés"
7 LES MESSAGES DOUTEUX
De très nombreuses méthodes sont utilisées pour détourner frauduleusement les mails de leur
simple rôle de message :
Le spam ou pourriel : c'est un message, le plus souvent commercial et non sollicité ; cela
peut devenir très gênant lorsque l'on reçoit plus de spams que de messages réels mais ce
n'est pas vraiment dangereux.
Les messages infectés : ils peuvent être infectés par des virus ou des spywares/malwares
; ces derniers sont un peu moins nocifs que les virus et le plus souvent utilisés à des fins
de récupération de données
Le hameçonnage (phishing): il consiste à vous envoyer un faux mail semblant provenir
d'une structure officielle (grande société, banque, site marchand, paypal…) et vous demandant le
plus souvent confirmation d'informations confidentielles sous un faux prétexte. Le lien
inclus dans le message vous emmène sur un site quasiment identique au site original afin
de vous amener à délivrer des informations confidentielles (n° de compte, de carte bleue, mot
de passe…)
POUR ÉVITER LES PROBLÈMES :
Posséder un antivirus efficace quotidiennement mis à jour des nouvelles définitions de
virus. Lancer un contrôle complet de l'ordinateur environ une fois par semaine.
Posséder un anti-spyware efficace (spybot). Cette fonctionnalité est maintenant le plus
souvent incluse dans les anti-virus. Faire une analyse régulière.
Ne pas ouvrir les messages douteux. Juste vérifier dans le volet de lecture qu'il est bien
douteux. Le supprimer ou le mettre dans le courrier indésirable
Ne jamais cliquer sur un lien d'un message douteux pour accéder à un site sur internet ;
c'est la base de fonctionnement de l'hameçonnage.
Se méfier et détruire sans les ouvrir les messages en langue anglaises non attendus
notamment ceux commençant par "hi" ainsi que (à moins d'avoir des échanges réels avec l'un de
ces pays) ceux provenant de pays Africains (Côte d'ivoire) ou de l'est (Russie, Chine…)

III – LA MESSAGERIE 51
Plusieurs moyens d'éviter la plupart de ces problèmes :
Ne pas indiquer son adresse Email de manière lisible sur un site web (par exemple
comme contact). Des logiciels les récupèrent automatiquement pour créer des
fichiers à des fins de spam. Si nécessaire, mettre une image affichant votre adresse
Email.
Ne pas se désinscrire de listes de diffusions auxquelles vous ne vous êtes jamais
inscrit : cela ne ferait que confirmer que l'adresse est bonne et multiplier le nombre
de spams
Utiliser une adresse Email spécifique pour tous les formulaires de contact des sites
web que vous êtes amenés à renseigner et la gérer à part de votre adresse
professionnelle et de votre adresse personnelle.
Utiliser les adresses jetables quelquefois proposées par vos fournisseurs d'adresses
Utiliser un service de vérification d'Email ; un CAPTCHA alors vérifie
l'authentification lors du premier envoi/réception
Ne pas aller sur les sites de vente de pharmacie étrangers, de copies de montres …
et évidemment sur les sites pornographiques (ou utiliser un navigateur comme Tor /
mieux : utiliser une machine virtuelle comme ). Vos adresses Email et
éventuellement celles de vos contacts pourraient être récupérées malgré vous
pendant votre navigation

52
Un message douteux ne doit pas être mis dans la corbeille ou il continue d'exister mais doit être
supprimé définitivement
ONGLET "ACCUEIL"
SÉLECTIONNER LE MESSAGE
ENFONCER LA TOUCHE "MAJ"
APPUYER SUR LA TOUCHE "SUPP" DU
CLAVIER
le message n'est pas déplacé mais supprimé
GROUPE "SUPPRIMER" (2 ÈME BLOC)
SÉLECTIONNER LE MESSAGE
ENFONCER LA TOUCHE "MAJ"
SUR
Vider la corbeille après une suppression normale revient au même
Supprimer définitivement un ou plusieurs des messages reçus
8 BLOQUER DES EXPÉDITEURS
Les messages non sollicités peuvent être automatiquement aiguillés dans un dossier spécial
nommé "courrier indésirable".
GROUPE "SUPPRIMER" (2 ème bloc)
SÉLECTIONNER LE MESSAGE
SUR
ONGLET "ACCUEIL"
SUR
le message est déplacé dans le dossier "courrier indésirable"
Vider régulièrement le dossier ( puis )
Bloquez les messages en provenance d'un de vos voisins et testez en le bon
fonctionnement
La boîte de dialogue
permet aussi de gérer les destinataires
bloqués et approuvés ainsi que de modifier directement chacune des 2 listes

III – LA MESSAGERIE 53
Les spams ou pourriels proviennent souvent de plusieurs adresses d'un même domaine et c'est
alors ce domaine qu'il faut mettre dans les expéditeurs bloqués.
GROUPE "SUPPRIMER" (2 ème bloc)
SÉLECTIONNER LE MESSAGE
SUR
SUR
ONGLET
ONGLET "ACCUEIL"
SUR
SAISIR LE NOM DE DOMAINE SANS HTTP//WWW.
ex : SOCIETE.RU
PUIS
POUR VALIDER
les courriers en provenance de tous les expéditeurs de ce domaine seront automatiquement
dirigés vers le dossier "courrier indésirable"
Malheureusement, l'efficacité de ce courrier indésirable est très limitée car les spammeurs
utilisent non seulement des adresses mais des domaines différents à chaque envoi :
…
Ne pas mettre dans les expéditeurs bloqués des noms de domaine comme "Gmail", "Hotmail",
"Yahoo" ou tout autre fournisseur générique de comptes de messagerie
Un moyen d'éviter en partie les spams est d'interdire les domaines de niveau supérieur
(international).
GROUPE "SUPPRIMER" (2 ème bloc)
SÉLECTIONNER LE MESSAGE
SUR
SUR
ONGLET
SUR
OU
SUR
COCHER LES ÉLÉMENTS SOUHAITÉS
ONGLET "ACCUEIL"
PUIS
POUR VALIDER
les courriers en provenance de tous les expéditeurs de ce domaine seront automatiquement
dirigés vers le dossier "courriers indésirables"
1- COCHER LES ÉLÉMENTS
À PROSCRIRE

54
Bloquer les courriers en provenance de la Russie et de la côte d'ivoire ainsi que le codage
cyrillique
9 CRÉER DES RÈGLES DE RÉCEPTION
Un bon moyen de ne pas avoir à trier régulièrement ses messages consiste à créer des règles
de routage de telle manière que, automatiquement, les messages soient dirigés vers le dossier
adéquat en fonction notamment de leur origine.
GROUPE "DÉPLACER" (5 ème bloc)
ONGLET "ACCUEIL"
SÉLECTIONNER LE MESSAGE À LA BASE DE LA RÈGLE
SUR
SUR
PARAMÉTRER LA RÈGLE
PUIS
POUR VALIDER
Créer un sous-dossier de la boîte de réception - y classer les messages provenant de
votre voisin et créer une règle pour que les messages s'y déplacent automatiquement
La règle peut aussi être plus complexe.
GROUPE "DÉPLACER" (5 ème bloc)
ONGLET "ACCUEIL"
SÉLECTIONNER LE MESSAGE À LA BASE DE LA RÈGLE
SUR
SUR
SUR
PARAMÉTRER LA RÈGLE
PUIS
POUR VALIDER

III – LA MESSAGERIE 55
SÉLECTION DE LA RÈGLE
RENSEIGNEMENT DES CRITÈRES DE
LA RÈGLE SÉLECTIONNÉE
DANS LE SECOND VOLET EN BAS ET EN COCHANT LES CASES CORRESPONDANTES DE
L'ASSISTANT
1- SÉLECTIONNER LA FINALITÉ GÉNÉRALE
2- SÉLECTIONNER LES PARAMÈTRES CORRESPONDANT AUX DESTINATAIRES
SUR LE LIEN
POUR PRÉCISER L'ADRESSE DE L'ÉMETTEUR
3- SÉLECTIONNER LES PARAMÈTRES CORRESPONDANT AUX CONDITIONS DE RÉCEPTION
SUR LE LIEN
POUR PRÉCISER LE DOSSIER
SUR
4- DÉFINISSEZ LES CONDITIONS
PUIS
5- SÉLECTIONNER LES PARAMÈTRES CORRESPONDANT AUX ACTIONS
SUR LE LIEN
POUR PRÉCISER LE MESSAGE
SUR
6- DÉFINIR LES EXCEPTIONS

56
7- DONNER UN NOM À LA RÉGLE ET L'ACTIVER
SUR
Créer une règle de ce type pour l'un des émetteurs des messages reçus
La liste des règles s'affiche dans la fenêtre dans la quelles elles peuvent être gérées.
OUTILS DE GESTION DES RÈGLES
LISTE DES RÈGLES ACTIVES
DESCRIPTION DE LA RÈGLE SÉLECTIONNÉE
10 EXERCICE
Créer dans le dossier réception un dossier pour chacune des personnes présentes
Créer une règle vous affichant un message et transférant automatiquement les
messages de votre correspondant dans son dossier
Échanger des messages entre vous et vérifier que le fonctionnement est adéquat

III – LA MESSAGERIE 57
Jusqu'à l'arrivée des flux RSS, un internaute qui désirait savoir s'il y avait du nouveau sur ses
sites ou forums préférés n'avait d'autre solution que d'y aller voir régulièrement (et souvent pour
rien). Le principe du flux RSS est basé sur ce constat et c'est alors le site lui-même qui vous
prévient des nouveautés. Les flux sont signalés par une icône du type ou . Pour
s'abonner à un flux, il suffit de cliquer sur l'icône le signalant.
À PARTIR DE VOTRE NAVIGATEUR
SUR L'ICÔNE DE FLUX RSS , OU DU SITE AUQUEL VOUS DÉSIREZ VOUS
ABONNÉ
la liste des flux du site s'affiche avec les principaux lecteurs de flux associés
Outlook permet de recevoir les flux RSS.
BOUTON DROIT
À PARTIR DU NAVIGATEUR
SUR L'ICÔNE
DANS LE VOLET GAUCHE DE OUTLOOK
SUR
SUR
Ajouter dans Outlook un des flux RSS de l'express (ou autre journal)

58
Un flux RSS n'est en fait qu'un fichier texte au format XML avec une structure codifiée : un titre,
une description courte et un lien vers l'article concerné.
Mon site web
http://monsiteweb.com
Les news de mon site web
TITRE
nouvelle info
LIEN
adresse internet de l'article
1
IDENTIFIANT UNIQUE
description courte de l'article.
DESCRIPTION
Wed, 29 Nov 2008 19:30:00 GMT
Les réseaux sociaux sont désormais intégrés à Outlook ; ils font maintenant partie aussi bien de
l'environnement personnel que professionnel. Outlook affiche donc toutes les informations
possibles sur votre correspondant, qu'il trouve sur les réseaux connectés.
1. LE VOLET DE PERSONNES
Selon le module de Outlook, il affiche les informations sociales relatives à la personne
sélectionnée (émetteur, destinataire, contact, invité d'une réunion…).
ONGLET "AFFICHAGE"
GROUPE "VOLET CONTACTS" (5 éme bloc)
SUR
SUR
2. AFFICHER LES INFORMATIONS
À la réception d'un message, les informations liées au réseau sont affichées dans la carte de
visite.
BOUTON DROIT
EN HAUT DU VOLET DE LECTURE OU DU VOLET DE PERSONNES
SUR L'ÉMETTEUR DU MESSAGE

III – LA MESSAGERIE 59
BASCULER ENTRE ÉMETTEUR
ET DESTINATAIRE
RÉDUIRE LE VOLET

IV – LE CALENDRIER 61
Le calendrier permet de gérer un emploi du temps de manière efficace.
SUR EN BAS DE LA FENÊTRE
le détail du module s'affiche dans la partie haute du volet gauche
UNE PÉRIODE
elle s'affiche dans le volet d'affichage
UN OU PLUSIEURS CALENDRIERS
leur contenu s'affiche son dans le volet d'affichage
VOLET DES DOSSIERS
VOLET DE LECTURE
SÉLECTIONNER LA
PÉRIODE À AFFICHER
SÉLECTIONNER LES
CALENDRIERS À AFFICHER
MODULE CALENDRIER

62
Le calendrier va permettre d'afficher les événements enregistrés.
1 AFFICHER PÉRIODE ET PÉRIODICITÉ
Outlook permet de choisir la périodicité des éléments à afficher.
GROUPE "ORGANISER" (3 ème bloc)
EN HAUT DU CALENDRIER
SUR L'OUTIL APPROPRIÉ
ONGLET "ACCUEIL"
OU DANS LE VOLET PRINCIPAL
SUR OU DU MOIS POUR FAIRE DÉFILER
VOLET GAUCHE
SUR LE JOUR À AFFICHER
OU
SUR LES JOURS À AFFICHER
OU
EN FACE DE LA LIGNE DU CALENDRIER POUR AFFICHER LA SEMAINE
CORRESPONDANTE
OU
SUR LES SEMAINES CORRESPONDANTES
Tester les différents modes d'affichage

IV – LE CALENDRIER 63
2 CRÉER UN RENDEZ-VOUS
Le rendez-vous est la base de fonctionnement du calendrier.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "NOUVEAU" (1 ER BLOC)
SUR
le ruban de l'évènement s'affiche
RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS
BOUTON GAUCHE
SUR LE JOUR ET SAISIR LE RV SIMPLE
OU
SUR LA DATE DU CALENDRIER
le ruban de l'évènement s'affiche
RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS
Créer deux rendez-vous comme ci-dessous (adapter éventuellement la date)

64
3 RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS
Une fois le rendez-vous créé, il faut en renseigner les diverses composantes.
ONGLET "RENDEZ-VOUS"
SAISIR L'OBJET ET L'EMPLACEMENT (les emplacements déjà utilisés sont proposés)
INDIQUER LA CATÉGORIE DU CALENDRIER (une couleur y est associée)
MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES HEURES (activer éventuellement )
PRÉVOIR UN RAPPEL (il sera affiché sur l'ordinateur tant de temps avant le rendez-vous)
INDIQUER VOTRE DISPONIBILITÉ POUR D'AUTRES ACTIVITÉS (disponible, indisponible…)
SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN TEXTE COMPLÉMENTAIRE
SUR
POUR VALIDER LE RENDEZ-VOUS
Compléter les 2 rendez-vous précédents
4 MODIFIER UN RENDEZ-VOUS
Le calendrier permet une modification graphique des rendez-vous.
Afficher un rendez-vous : sur le rendez-vous
Ouvrir un rendez-vous : sur le rendez-vous
Déplacer un rendez-vous : SÉLECTIONNER le rendez-vous et le FAIRE GLISSER avec la
souris à son nouvel emplacement
Copier un rendez-vous : SÉLECTIONNER le rendez-vous et le FAIRE GLISSER avec la souris
à son nouvel emplacement en maintenant enfoncé
Modifier la durée : SÉLECTIONNER le rendez-vous et FAIRE GLISSER le bord vertical droit /
gauche (affichage mois) ou le bord haut / bas (affichage semaine et jour) avec la souris
Modifier l'objet : sur le rendez-vous pour le sélectionner / sur l'objet
pour le modifier
POUR MODIFIER
FAIRE GLISSER POUR MODIFIER
POINTER POUR AFFICHER
Créer le rendez-vous comme ci-après puis le déplacer, le copier, modifier sa durée ;
enfin, le remettre dans son état initial

IV – LE CALENDRIER 65
5 METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS
Les fonctionnalités de traitement de texte permettent d'enrichir le contenu.
Mettre en forme le texte
Insérer les éléments désirés
Réviser le texte
Mettre en forme le texte du rendez-vous "client Dubois"
6 ASSOCIER DES FICHIERS
Des fichiers peuvent être associés à un rendez-vous.
GROUPE "INCLURE" (1 er bloc)
ONGLET "INSERTION"
SUR
SÉLECTIONNER LES ÉLÉMENTS
SUR
Attacher les fichiers "lettre" et "tableau" précédemment créés au rendez-vous "client
Dubois" et afficher le fuseau horaire…

66
7 CRÉER UN RAPPEL
Il est indispensable de créer un rappel pour ne pas oublier le rendez-vous.
ONGLET "RENDEZ-VOUS"
GROUPE "OPTIONS" (5 ème bloc)
SUR DE
DÉFINIR LE DÉLAIS
Créer un rappel un jour avant pour le au rendez-vous "client Dubois"
8 PERSONNALISER LES CATÉGORIES
Les catégories d'activité du calendrier sont liées à des couleurs et personnalisables.
ONGLET "RENDEZ-VOUS"
GROUPE "INDICATEURS" (6 ème bloc)
SUR
SUR
SÉLECTIONNER UNE CATÉGORIE
SUR
ET SAISIR LE NOUVEAU NOM
IDEM POUR CHAQUE CATÉGORIE À MODIFIER
POUR VALIDER
Personnaliser les catégories comme ci-avant
Affecter la catégorie "RV professionnels" au rendez-vous "client Dubois" précédent

IV – LE CALENDRIER 67
9 PERSONNALISER LE RENDEZ-VOUS
Il est possible d'ajouter un certain nombre de caractéristiques au rendez-vous.
GROUPE "INDICATEURS" (6 ème bloc)
ONGLET "RENDEZ-VOUS"
POUR GARDER LES DÉTAILS CONFIDENTIELS
OU
POUR INDIQUER L'IMPORTANCE DU RENDEZ-VOUS
POUR INDIQUER LA DISPONIBILITÉ DE L'AUTEUR NOTAMMENT
EN CAS DE DEMANDE DE RÉUNION
POUR ÉVITER D'AVOIR À RÉÉCRIRE UN RENDEZ-VOUS PÉRIODIQUE
POUR LES RENDEZ-VOUS SOUS D'AUTRES LONGITUDES
Afficher le rendez-vous "client Dubois"
L'indiquer comme importance "haute", "occupé", Rappel "3 heures" puis enregistrer
Outlook est un outil puissant pour gérer les réunions à partir du moment où les participants
utilisent Outlook pour gérer leur emploi du temps.
1 FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION
Trouver une date et une heure qui convienne à tous les participants potentiels d'une réunion est
un exercice qui demande de très nombreux allers et retours d'informations entre généralement
une secrétaire organisatrice et les participants. Outlook résume cet exercice complexe à la
"demande de réunion".
GROUPE "NOUVEAU" (1 er bloc)
ONGLET "ACCUEIL"
SUR
le ruban de l'évènement s'affiche

68
2 RENSEIGNER UNE RÉUNION
Le rendez-vous est la base de fonctionnement du calendrier.
ONGLET "RÉUNION"
SÉLECTIONNER LE CARNET D'ADRESSES À UTILISER
INDIQUER LES DESTINATAIRES (obligatoires, facultatifs) ET L'EMPLACEMENT (ressources)
INDIQUER DATES ET DURÉE
SUR POUR ENVOYER LA DEMANDE
la réunion est automatiquement créée dans le calendrier et mise à jour des acceptations/refus
Envoyer aux participants comme ci-dessus une invitation à une réunion sur le modèle cidessous
1- CARNET D'ADRESSES
2- SÉLECTIONNER LE DESTINATAIRE
3- INCLURE LE DESTINATAIRE DANS LA LISTE
AUTOMATIQUEMENT À JOUR
DES ACCEPTATIONS/REFUS

IV – LE CALENDRIER 69
3 ACCEPTER / REFUSER
Les destinataires reçoivent l'invitation à laquelle ils doivent répondre.
POUR ACCEPTER
POUR PROPOSER
UNE NOUVELLE DATE
POUR VÉRIFIER
LA DISPONIBILITÉ
Il est possible de répondre même si le message est affiché sans être ouvert :
4 AJOUTER DES PARTICIPANTS
Ajouter des participants à un rendez-vous, c'est aussi créer une réunion.
GROUPE "NOUVEAU" (1 er bloc)
ONGLET "ACCUEIL"
BOUTON GAUCHE
SUR
la fenêtre événement s'affiche
SUR LA DATE DU CALENDRIER
la fenêtre événement s'affiche
ONGLET "ÉVÉNEMENT"
GROUPE "PARTICIPANTS" (4 ème bloc)
RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS
SUR
l'onglet "réunion" s'affiche au lieu de l'onglet "rendez-vous"
INDIQUER LES DESTINATAIRES
INDIQUER LES DATES, DURÉE ET EMPLACEMENT DE LA RÉUNION
SUR POUR ENVOYER LA DEMANDE
la réunion est créée dans le calendrier

70
5 AFFICHER LA PLANIFICATION
Le détail de la planification peut être affiché.
GROUPE "AFFICHER" (2 ème bloc)
ONGLET "RÉUNION"
SUR
si les calendriers des participants sont partagés, Outlook affiche la disponibilité de ces derniers
Afficher la planification de la réunion précédente
Pour annuler la réunion, il suffit que l'organisateur la supprime dans son calendrier ou qu'il
clique sur

IV – LE CALENDRIER 71
Plusieurs calendriers peuvent coexister en fonction des besoins. Le calendrier coché est affiché. Tout
calendrier peut être copié, déplacé, supprimé ou partagé.
LES CALENDRIERS
COCHÉS SONT AFFICHÉS
1 CRÉER UN CALENDRIER
Plusieurs calendriers peuvent être créés dans chaque groupe, chacun avec une finalité différente.
ONGLET "DOSSIER"
GROUPE "NOUVEAU" (1 er bloc)
SUR
SAISIR LE NOM DU NOUVEAU CALENDRIER
POUR VALIDER
Dans ce groupe "exercice", créer deux nouveaux calendriers nommés "perso" et "pro"
2 CRÉER UN GROUPE DE CALENDRIER
Un groupe de calendrier regroupe plusieurs calendriers de même nature.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "GÉRER CALENDRIERS" (4 ème bloc)
BOUTON DROIT
DANS LE VOLET GAUCHE
SUR
SUR
LES CALENDRIERS DANS
LE GROUPE
SAISIR LE NOM DU GROUPE
LES CALENDRIERS DANS
LE GROUPE
Créer un groupe de calendriers nommé "exercice"
Faire glisser les calendriers "iosexo" dans le groupe "exercice"

72
3 REGROUPER DES CALENDRIERS
Si plusieurs calendriers ont un point commun, il est intéressant de les regrouper à posteriori.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "GÉRER LES CALENDRIERS" (4 ème bloc)
SÉLECTIONNER LES CALENDRIERS CONCERNÉS
SUR
SUR
SAISIR LE NOM DU NOUVEAU GROUPE DE CALENDRIER
POUR VALIDER
Regrouper les calendriers "perso" et "pro" dans un groupe "emploi tu temps"
4 COPIER / DEPLACER / SUPPRIMER UN CALENDRIER
Les calendriers une fois créés sont aisément manipulables.
BOUTON GAUCHE
LE CALENDRIER À SA
NOUVELLE POSITION POUR LE DÉPLACER
ENFONCÉ POUR LE COPIER
BOUTON DROIT
INDIQUER LE NOUVEL EMPLACEMENT
POUR LE COPIER
POUR LE
SUPPRIMER
ONGLET "DOSSIER"
GROUPE "ACTIONS" (2 ème bloc)
SÉLECTIONNER LE CALENDRIER CONCERNÉ
SUR UNE ACTION
Déplacer les calendriers du groupe "exercice" vers le groupe "emploi du temps" et
supprimer le groupe "exercice"

IV – LE CALENDRIER 73
5 RENOMMER UN CALENDRIER
Le nom d'un calendrier peut être modifié.
ONGLET "DOSSIER"
GROUPE "ACTIONS" (2 ème bloc)
SÉLECTIONNER LE CALENDRIER CONCERNÉ
BOUTON DROIT
POINTER SUR LE CALENDRIER
SUR
Renommer les deux calendriers "perso" et "pro" en "personnel" et "professionnel"
6 AFFICHER/MASQUER UN CALENDRIER
Si trop de calendriers existent, il est possible de choisir lesquels afficher.
BOUTON GAUCHE
DANS LE VOLET DE GAUCHE
COCHER LE CALENDRIER À AFFICHER
BOUTON DROIT
POINTER SUR LE CALENDRIER
Afficher et masquer tour à tour les calendriers
7 SUPERPOSER LES CALENDRIERS
Les calendriers sont affichés côte à côte pour avoir une vue complète de l'emploi du temps d'une
ou plusieurs personnes mais, si trop nombreux, ils peuvent être affichés sous forme d'onglets.
ONGLET "AFFICHAGE"
GROUPE "RÉORGANISATION" (3 ème bloc)
AFFICHER LES CALENDRIERS À
SUPERPOSER
SUR
BOUTON DROIT
AFFICHER LES CALENDRIERS À SUPERPOSER
Idem pour revenir à l'affichage normal
Afficher en superposition les deux calendriers nommés "personnel" et "professionnel"
puis les afficher côte à côte
Lorsque vous créer un rendez-vous, assurez-vous que le rendez-vous est créé dans le
bon calendrier

74
8 COLORER LES CALENDRIERS
Les codes de couleurs sont encore les plus simples et les plus parlant pour différencier les
calendriers.
ONGLET "AFFICHAGE"
GROUPE "COULEUR" (3 ème bloc)
SÉLECTIONNER LE CALENDRIER CONCERNÉ
SUR
BOUTON DROIT
CALENDRIER SÉLECTIONNÉ
SUR LA COULEUR ADOPTÉE
Colorer le calendrier "personnel" en vert et "professionnel" en bleu
9 MANIPULER DES RENDEZ-VOUS
Si vous disposez de plusieurs calendriers, il est pratique de savoir copier ou déplacer des
rendez-vous ou des réunions de l'un à l'autre.
BOUTON GAUCHE
AFFICHER LES CALENDRIERS CÔTE À CÔTE
LES ÉVÉNEMENTS D'UN CALENDRIER À L'AUTRE POUR LES COPIER
IDEM AVEC LA TOUCHE ENFONCÉE POUR LES DÉPLACER
Redistribuer les événements précédemment créés (réunion et rendez-vous) dans les
calendriers "personnel" ou "professionnel" selon leur nature (comme ci-dessus)

IV – LE CALENDRIER 75
10 PLANIFIER LES HEURES
Un mode d'affichage spécial permet de mieux planifier son emploi du temps, notamment lorsque
l'on utilise plusieurs calendriers.
ONGLET "AFFICHAGE"
GROUPE "RÉORGANISATION" (2 ème bloc)
GROUPE "ORGANISER" (3 ème bloc))
ONGLET "ACCUEIL"
CALENDRIERS AFFICHÉS
SUR
le calendrier s'affiche horizontalement en heures selon l'échelle de temps
temps
: outils de réorganisation d'affichage permettant de modifier l'échelle de
Afficher les calendriers "personnel" ou "professionnel" en mode "planification"
AJOUTE UN CALENDRIER
À LA PLANIFICATION

76
11 HEURES DE TRAVAIL
Les heures de travail peuvent être gérées à part.
SÉLECTIONNER
MENU FICHIER
(volet de gauche)
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "ORGANISER" (3 ème bloc)
SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE
DIALOGUE
DE
PARAMÉTRER VOTRE SEMAINE DE TRAVAIL
les éléments seront repris dans les calendriers
Paramétrer vos horaires de travail réels dans le calendrier professionnel
Il ne reste plus qu'à afficher les heures de travail dans le calendrier
ONGLET "AFFICHAGE"
GROUPE "RÉORGANISATION" (2 ème bloc)
SUR
le calendrier n'affiche plus que les heures de travail
Afficher le calendrier professionnel avec les heures de travail
12 JOURS FÉRIÉS
Les jours fériés sont souvent des éléments importants de la gestion d'un emploi du temps qu'il
soit personnel ou professionnel. Outlook permet de les intégrer.
SÉLECTIONNER
MENU FICHIER
(volet de gauche)
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "ORGANISER" (3 ème bloc)
SUR LE LANCEUR DE BOÎTE DE
DIALOGUE
DE
SUR
CHOISIR LE PAYS PUIS
POUR VALIDER
les jours fériés figurent dans les calendriers

IV – LE CALENDRIER 77
Il est aussi possible de rajouter d'autres éléments comme les vacances scolaires en allant
chercher les éléments sur des sites spécialisés
POUR RAJOUTER LES VACANCES SCOLAIRES,
FAÎTES UNE RECHERCHE DANS VOTRE MOTEUR DE RECHERCHE PRÉFÉRÉ AVEC DES MOTS
CLÉS COMME "CALENDRIER VACANCES SCOLAIRES OUTLOOK"
VOUS TROUVEREZ PLUSIEURS LIENS POSSIBLES
(ex: http://www.education.gouv.fr/pid25058/le-calendrier-scolaire.html)
SUR
DANS LE VOLET À DROITE
ACCEPTER OUTLOOK POUR OUVRIR LE FICHIER
LA FENÊTRE OUTLOOK S'AFFICHE
POUR VALIDER
Un nouveau calendrier "vacances scolaires" s'affiche
Importer le calendrier des vacances scolaires de votre zone

78
13 PUBLIER UN CALENDRIER
Partager son calendrier, c'est le rendre accessible aux autres. Outlook le permet si vous êtes
connectés à un serveur EXCHANGE (inclus dans Windows server) ou si vous avez accès à un serveur
WEBDAV.
Le service commercial d'une entreprise compte un directeur, 4 commerciaux et une
secrétaire. Chacun des commerciaux partage son calendrier. La secrétaire qui gère l'emploi
du temps de son directeur a alors aussi accès aux emplois du temps des commerciaux et
peut convoquer une réunion en quelques secondes
GROUPE "PARTAGER" (5 ème bloc)
ONGLET "ACCUEIL"
CALENDRIER COCHÉ ET AFFICHÉ (un seul)
SUR
SUR
INDIQUER L'ADRESSE DU SERVEUR
POUR VALIDER
PARAMÉTRER LA FRÉQUENCE
DE MISE À JOUR

IV – LE CALENDRIER 79
14 ENVOYER UN CALENDRIER
C'est ici l'envoi par mail du calendrier au format ICS.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "PARTAGER" (5 ème bloc)
CALENDRIER COCHÉ ET AFFICHÉ (un seul)
SUR
RENSEIGNER LE DESTINATAIRE
SUR
POUR VALIDER
Le destinataire enregistre le calendrier ICS reçu dans un dossier puis l'ouvre dans Outlook.
MENU FICHIER
DÉSIGNER LE FICHIER ICS ENREGISTRÉ
POUR VALIDER
il n'y a pas là de synchronisation entre le calendrier d'origine et celui reçu à moins de passer par
un serveur Exchange ou WebDAV.

80
Envoyer votre calendrier "professionnel" avec votre voisin
15 PARTAGER UN CALENDRIER
C'est ici l'envoi par mail du calendrier au format ICS.
GROUPE "PARTAGER" (5 ème bloc)
ONGLET "ACCUEIL"
CALENDRIER COCHÉ ET AFFICHÉ (un seul)
SUR
RENSEIGNER LE DESTINATAIRE
POUR VALIDER
Partager votre calendrier "professionnel" avec votre voisin
Le destinataire reçoit un message et il lui suffit de cliquer sur le lien pour ouvrir le calendrier.

IV – LE CALENDRIER 81
Si le lien ne fonctionne pas, il est aussi possible d'ouvrir le calendrier manuellement.
MESSAGERIE
SÉLECTIONNER LE LIEN DU MESSAGE
LE COPIER DANS LE PRESSE-PAPIER
ONGLET "DOSSIER"
GROUPE "PARTAGER" 3 ème bloc)
SUR
SUR
COLLER LE LIEN DU MESSAGE
POUR VALIDER
16 S'ABONNER À UN CALENDRIER
Le destinataire peut aussi s'abonner au calendrier ; il peut alors consulter ce calendrier en temps
réel, à jour de toute modification.
MESSAGERIE
MESSAGE DE PARTAGE REÇU SÉLECTIONNÉ
SUR
(en haut)
Le calendrier s'affiche dans "autres calendrier"

82
17 PARTAGER UN CALENDRIER OUTLOOK.COM OU .FR
L'intérêt de outlook.com, outlook.fr et autres "live" est que les éléments sont stockés sur le cloud.
Le partage en est donc grandement facilité et s'effectue alors à partir d'Internet Explorer ou
Edge. Ils sont cependant indépendants de la version locale de Outlook.
HTTP://WWW.OUTLOOK.COM
OUVRIR VOTRE COMPTE
SUR
SUR
POUR CHOISIR LE CALENDRIER À AFFICHER
SUR
SÉLECTIONNER LE CALENDRIER À PARTAGER
RENSEIGNER LE DESTINATAIRE ET LES OPTIONS DE PARTAGE
SUR
SUR
Le destinataire reçoit la demande de partage et doit l'accepter ou la refuser. S'il l'accepte, le lien
lui permet d'afficher le calendrier dans son navigateur.
18 SYNCHRONISATION IPHONE
Elle s'effectue à partir de ITunes qui doit être installé sur le même micro que Outlook.
IPHONE
CONNECTEZ VOTRE IPHONE
iTunes s’ouvre automatiquement
DANS ITUNES
LISTE DE SOURCES, SOUS PÉRIPHÉRIQUES
SUR VOTRE IPHONE.
SUR L’ONGLET INFOS.
SOUS CALENDRIERS
SUR SYNCHRONISER LES CALENDRIERS À PARTIR DE, PUIS SUR OUTLOOK.
SUR CALENDRIERS SÉLECTIONNÉS
SÉLECTIONNEZ LES CALENDRIERS QUE VOUS SOUHAITEZ SYNCHRONISER
SUR APPLIQUER.

IV – LE CALENDRIER 83
19 SYNCHRONISATION SMARTPHONE ANDROÏD
La synchronisation n'est plus maintenue par Google avec l'arrêt de Google Calendar Sync. Il
existe cependant des utilitaires gratuits comme Calendar Sync (http://www.pppindia.com/calendarsync/).

V – LES CONTACTS 85
C'est ici que sont gérées toutes les informations concernant les contacts.
SUR EN BAS DE LA FENÊTRE
le détail du module s'affiche dans la partie haute du volet gauche
SUR UN DES DOSSIERS DE CONTACTS
affiche son contenu dans le volet d'affichage
SUR UN CONTACT
affiche son contenu dans le volet de lecture
GROUPES DE CONTACTS
LISTE DES CONTACTS
CONTACT
SÉLECTIONNÉ
VOLET DES DOSSIERS
VOLET CONTACTS
VOLET DE LECTURE
Les contacts ou les groupes de contact peuvent être créés directement,
GROUPE "NOUVEAU" (1 ER BLOC)
SUR
ONGLET "ACCUEIL"
BOUTON DROIT
DANS LE VOLET CONTACTS (milieu)
SAISIR LES ÉLÉMENTS
SUR

86
INCLURE UNE PHOTO
DÉROULER POUR MODIFIER
LE TITRE DU CHAMP
MISE EN FORME DE
L'ESPACE NOTES
Saisir un nouveau contact comme ci-avant
Ou plus naturellement à partir de la boîte de réception de la messagerie, message affiché ou
ouvert, en pointant simplement sur une adresse mail.
BOUTON GAUCHE
SUR UNE ADRESSE MAIL
SUR PUIS SUR
BOUTON DROIT
SUR UNE ADRESSE MAIL
2- CLIQUER
1- POINTER
Ajouter en tant que contact toutes les personnes avec lesquelles vous échangé des
messages. Inventez le cas échéant les éléments que vous ne connaissez pas

V – LES CONTACTS 87
L'émetteur une fois répertorié dans les contacts, il suffit de pointer sur son nom dans le volet de
lecture de la messagerie pour l'afficher.
BOUTON GAUCHE
SUR L'ADRESSE DE MESSAGERIE
SUR
1- POINTER 2- CLIQUER
3 -
AFFICHAGE CARTE
DE VISITE
À partir de la boîte de réception, afficher les cartes de visite de vos correspondants

88
Les cartes de visite peuvent être personnalisées.
CONTACT AFFICHÉ
GROUPE "OPTIONS" (5 ème bloc)
SUR LE CONTACT
SUR
MODIFIER LA TAILLE, LA POSITION, L'ALIGNEMENT DE L'IMAGE, L'IMAGE MÊME
SÉLECTIONNER UN CHAMPS PUIS METTRE EN FORME POLICE, TAILLE ET COULEUR DU TEXTE
…
DÉPLACER LIGNES VIERGES (INTERLIGNES) ET CHAMPS AVEC
POUR VALIDER
1- SÉLECTIONNER
2- METTRE EN FORME
Personnaliser votre carte de visite ou celle de vos contacts

V – LES CONTACTS 89
Un groupe de contacts est une liste de contacts homogènes quant à la nature des envois. Par
exemple, il peut y avoir un groupe "fournisseurs", un groupe "clients," un groupe "personnel"…
GROUPE "NOUVEAU" (1 er bloc)
ONGLET "ACCUEIL"
SUR
SAISIR LE NOM :
SUR
(ou autres)
SÉLECTIONNER LE CONTACT
SUR
…
POUR VALIDER
SUR
Créer un groupe de contacts nommé "stage" dans laquelle vous mettrez toutes les
personnes avec lesquelles vous avez échangé des messages

90
Les contacts peuvent être affichés de différentes manières.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "AFFICHAGE ACTUEL" (1 er bloc)
SUR
SUR L'UN DES OUTILS
Chaque fiche contact peut être exportée au format Vcard. Ainsi, il est possible de joindre sa
carte de visite à sa signature
Tester l'affichage des contacts selon les différentes modalités

V – LES CONTACTS 91
Outlook permet d'afficher toute l'activité sociale d'un contact : articles, flux, liens, mails reçus,
réunions … Notamment si les comptes de réseau sociaux sont activés.
ONGLET "AFFICHAGE"
GROUPE "DISPOSITION" (3 ème bloc)
EN AFFICHAGE "CARTES DE VISITE"
SUR
SUR
REDIMENSIONNER ÉVENTUELLEMENTLES VOLETS
Parcourir vos contacts, afficher leurs activités comme ci-dessus

92
Un simple sur un contact permet de le déplacer, le transférer, l'appeler, le supprimer…
En mode liste, pour choisir les colonnes de données à afficher, faire un sur une tête
de colonne et choisir
- faire alors glisser le champ requis à la position
voulue. Il est aussi possible de regrouper les champs avec
TRIER
LE
CHAMPS À SA NOUVELLE
POSITION
Les paramètres du contact peuvent être aisément modifiés.
CONTACTS AFFICHÉS
QUELQUESOIT L'AFFICHAGE
SUR LE CONTACT
il s'affiche en détail
Afficher le détail d'un de vos contacts pour le modifier
Outlook propose aussi de situer géographiquement les contacts.
CONTACT AFFICHÉ
EN MODE MODIFICATION
SUR
OU SUR PUIS SUR (actif si l'adresse est renseignée)
le navigateur ouvre la carte sous BING

V – LES CONTACTS 93
LOCALISER
SUR UNE CARTE
Localiser vos contacts (n'oubliez-pas qu'il faut avoir indiqué une adresse pour cela)

94
Un contact peut être joint directement à partir de n'importe quel endroit de Outlook où figure son
adresse mail.
ONGLET "ACCUEIL" ou CONTACT AFFICHÉ
GROUPE "COMMUNIQUER" (3 ème bloc)
SUR LE CONTACT POUR LE
SÉLECTIONNER
SUR PUIS
(ligne téléphonique ou standard IP obligatoire)
DANS OUTLOOK
SUR L'ADRESSE DE MESSAGERIE
SUR L'UN DES OUTILS
OU SUR
POUR AFFICHER PLUS D'INFORMATIONS
épingle la carte à l'écran
SUR
MAIL
POUR ENVOYER UN
SUR
POUR UNE RÉUNION
TÉLÉPHONER
ENVOYER UN MAIL
INVITER À UNE
RÉUNION

VI – LES TÂCHES 95
Il est souvent pratique de faire le point de son travail en écrivant sur un papier la liste des choses à
faire. Outlook permet de faire la même chose en mieux puisqu'à chaque élément de la liste est lié
une date de début, une date d'échéance, un rappel…
SUR EN BAS DE LA FENÊTRE
le détail du module s'affiche dans la partie haute du volet gauche
SUR UN DES DOSSIERS DE TÂCHES
affiche son contenu dans le volet d'affichage
VOLET TÂCHES
LISTE DES TÂCHES
VOLET DES DOSSIERS
TÂCHE
SÉLECTIONNÉE
VOLET DE LECTURE
µBien que nommée "barre des tâches", elle affiche au choix, les tâches, le calendrier ou les
contacts dans un volet droit.
ONGLET "AFFICHAGE"
GROUPE "DISPOSITION" (3éme bloc)
SUR
SUR LE MODULE À AFFICHER
il s'affiche dans un volet droit

96
La création de la tâche et de ses caractéristiques est la première étape.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "NOUVEAU" (1 ER BLOC)
SUR
BOUTON GAUCHE
DANS LE VOLET DES TÂCHES (1 ère ligne))
SUR
SAISIR LES ÉLÉMENTS
SUR
Créer une tâche comme ci-dessus pour le mois en cours
Les tâches peuvent être affichées de différentes manières.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "AFFICHAGE ACTUEL" (6 ème bloc)
ONGLET "AFFICHAGE"
GROUPE " AFFICHAGE ACTUEL " (1 er bloc)
SUR
SUR LE TYPE D'AFFICHAGE DÉSIRÉ
Faire varier les types d'affichage : liste détaillée, tâches actives, terminées, en retard…

VI – LES TÂCHES 97
Une tâche peut évidemment être modifiée mais ses paramètres peuvent aussi être enrichis
d'une affectation de la tâche à un contact ou d'une automatisation de la périodicité de la tâche
lors de la création ou lors de la modification.
BOUTON GAUCHE
SUR LA TÂCHE
Modifier la tâche créée
Une tâche peut être affectée à une personne précise, alors avertie par mail.
ONGLET "TÂCHE"
GROUPE "GÉRER" (3 ème bloc)
TÂCHE OUVERTE
BOUTON DROIT
TÂCHE NON OUVERTE
SUR
RENSEIGNER
SUR
le message avec la tâche à accomplir et ses caractéristiques est envoyé au destinataire
Créer la tâche suivant et l'affecter à l'un de vos contacts – Lui envoyer le mail

98
Une tâche répétitive n'a pas besoin d'être recréée à chaque fois et peut être automatisée.
ONGLET "TÂCHE"
GROUPE "PÉRIODICITÉ" (4 ème bloc)
SUR
RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE
POUR VALIDER
l'information s'affiche dans la tâche :
Modifier la tâche "charges sociales" précédemment créée de telle manière qu'elle se
répète tous les mois à échéance du 15
Il faut bien tenir à jour les tâches en cours et les tâches terminées afin que les tâches en retard
notamment soient bien mises en évidence.
ONGLET "TÂCHE"
GROUPE "GÉRER" (3 ème bloc)
TÂCHE OUVERTE
SUR
BOUTON DROIT
TÂCHE NON OUVERTE
La tâche terminée est barrée
Indiquer la tâche précédente comme "terminée"

VI – LES TÂCHES 99
La liste des tâches étant affichée, elle peut être triée.
ONGLET "AFFICHAGE"
GROUPE "RÉORGANISATION" (2 ÈME BLOC)
SUR LE CRITÈRE DE TRI
sur
pour inverser
BOUTON GAUCHE
SUR LE TITRE DE COLONNE
idem pour inverser l'ordre de tri
L'ordre des colonnes peut aussi être modifié en faisant glisser les têtes de colonne.
permet de choisir les colonnes à afficher
Trier les tâches selon les différents critères
Une tâche (terminée) peut être supprimée.
ONGLET "TÂCHE"
GROUPE "ACTIONS" (1 er bloc)
TÂCHE OUVERTE
SUR
BOUTON DROIT
TÂCHE NON OUVERTE
SUR LA TÂCHE
SUR
TÂCHE NON OUVERTE
SUR LA TÂCHE PUIS
Supprimer la tâche terminée

100

VII – LES NOTES 101
Il est pratique de pouvoir afficher l'équivalent des "post-it" avec Outlook.
SUR PUIS SUR EN BAS DE LA FENÊTRE
le détail du module s'affiche dans la partie haute du volet gauche
SUR UN DES DOSSIERS DE NOTES
affiche son contenu dans le volet d'affichage
La procédure est identique à celle des autres modules.
GROUPE "NOUVEAU" (1 ER BLOC)
SUR
ONGLET "ACCUEIL"
BOUTON DROIT
DANS LE VOLET DES NOTES (zone vide volet
droit)
SAISIR LES ÉLÉMENTS
SUR POUR FERMER LA NOTE
elle est automatiquement enregistrée
La note ouverte peut être est gérée comme une fenêtre de Windows
Créer une note comme ci-dessus – l'afficher au premier plan

102
Le contenu de la note peut être modifié comme n'importe quel texte après avoir ouvert la note.
La note elle-même peut être classée, enregistrée (format .msg), affectée à un contact…
BOUTON GAUCHE
NOTE OUVERTE
SUR (angle haut gauche)
BOUTON DROIT
NOTE FERMÉE
SUR LA NOTE
Changer la couleur de la note créée précédemment et la classer dans une catégorie
L'affichage des notes d'un dossier peut être personnalisé.
ONGLET "AFFICHAGE"
GROUPE "RÉORGANISATION" (2 ème bloc)
SUR L'UN DES OUTILS
Modifier l'affichage des notes
La note peut être affichée directement sur le bureau.
BOUTON GAUCHE
LA NOTE DE OUTLOOK
JUSQU'AU BUREAU
SUR LA NOTE
SUR LE BUREAU
Afficher sur le bureau la note créée

VIII – GÉRER LES FICHIERS OUTLOOK 103
Outlook présente l'avantage de contenir tous les éléments évoqués dans un seul fichier. Ceci est
particulièrement pratique pour la sauvegarde des données.
Le fichier Outlook se situe par défaut à l'emplacement suivant :
C:\USERS\ NOMUTILISATEUR \DOCUMENTS\FICHIERS OUTLOOK ; Il est au format .PST
Un fichier Outlook peut être créé en n'importe quel emplacement. Il est nécessaire si deux
fichiers sont en ligne d'indiquer lequel sera celui par défaut.
GROUPE "NOUVEAU" (1 er bloc)
ONGLET "ACCUEIL"
SUR
PUIS SUR
SUR
SAISIR LE NOM DU FICHIER
POUR VALIDER
Éviter de multiplier les fichiers Outlook. Lors de la création des comptes de messagerie,
Outlook crée automatiquement un nouveau fichier pour chaque compte, indiquer lui
d'en utiliser un déjà existant plus global
Créer un nouveau fichier Outlook nommé "essai"

104
Il faut vérifier le fichier utilisé par défaut ; pour notamment changer de fichier Outlook, il est
nécessaire d'indiquer que celui-ci n'est plus le fichier par défaut avant de pouvoir le supprimer
dans Outlook.
MENU FICHIER
SÉLECTIONNÉ (volet de gauche)
SUR
SUR
ONGLET
SUR LE NOUVEAU FICHIER PAR DÉFAUT
SUR
le nouveau fichier par défaut est précédé du signe
Définir comme par défaut le fichier "essai" précédemment créé

VIII – GÉRER LES FICHIERS OUTLOOK 105
La liaison entre Outlook et le fichier de données peut être supprimée.
PARAMÈTRES DU COMPTE
ONGLET "FICHIERS DE DONNÉES"
SUR LE FICHIER À SUPPRIMER (ne doit pas être le fichier par défaut)
SUR
la liaison entre Outlook et le fichier est supprimée mais le fichier même n'est pas supprimé
Le fichier .pst même se supprime comme tout autre fichier dans l'explorateur
Si le fichier à supprimer est utilisé pour la remise des messages d'un compte de messagerie,
les messages de compte ne sont plus accessibles mais figurent toujours dans le fichier .pst
Vérifier dans les paramètres des comptes de messagerie (même fenêtre mais onglet
) et pour chaque compte qu'il n'utilise pas le fichier à supprimer et si c'est le
cas, modifier le fichier de remise (sinon, OUTLOOK met le fichier par défaut).
Outlook ouvert, essayer de supprimer le fichier "essai" précédemment créé dans son
dossier
Supprimer la liaison entre Outlook et ce fichier "essai" puis vérifier qu'il existe toujours
dans les fichiers Outlook de "documents" - essayer de nouveau de le supprimer
Les fichiers Outlook ont tendance à prendre de l'importance et il faut les compacter
régulièrement pour limiter leur taille et améliorer les temps de réponse.
PARAMÈTRES DU COMPTE
ONGLET "FICHIERS DE DONNÉES"
SUR LE FICHIER À COMPACTER
SUR
SUR
POUR FERMER
la taille du fichier diminue sensiblement, d'autant plus que le dernier compactage est éloigné
Vérifier la taille du fichier Outlook en cours – Le compacter – Vérifier de nouveau l'espace
utilisé

106
Un mot de passe peut sécuriser l'accès au fichier.
PARAMÈTRES DU COMPTE
ONGLET "FICHIERS DE DONNÉES"
SUR LE FICHIER À PROTÉGER
SUR
SUR
SAISIR ET CONFIRMER LE MOT DE PASSE
POUR VALIDER
le mot de passe est demandé à l'ouverture du fichier
Pour sauvegarder les données Outlook, il faut simplement faire une copie du fichier (par défaut)
sur un autre support (cd, dvd, disque externe, clé USB…). Cette sauvegarde régulière des données
est indispensable.
PARAMÈTRES DU COMPTE
ONGLET "FICHIERS DE DONNÉES"
SUR LE FICHIER À SAUVEGARDER
SUR
une fenêtre de l'explorateur de fichier ouvre le dossier contenant le fichier
FERMER OUTLOOK PUIS EFFECTUER LA COPIE COMME POUR N'IMPORTE QUEL FICHIER
Si Outlook est actif, la copie ne peut s'effectuer, l'accès au fichier étant bloqué
Sauvegardez votre fichier Outlook
Les paramètres des comptes de messagerie ne sont pas inclus dans le fichier pst – mettezbien
de côté vos identifiants car vous en aurez besoin en cas de panne ou de changement de
machine

VIII – GÉRER LES FICHIERS OUTLOOK 107
Les informations contenues dans Outlook sont de deux sortes :
Des données (messages, calendriers, contacts, tâches…) contenues dans les fichiers .pst
de Outlook
Le paramétrage (comptes de messagerie, désignation des fichiers .pst associés…)
contenus dans le profil Windows.
Le profil est accessible depuis le panneau de configuration.
PANNEAU DE CONFIGURATION
SUR
SUR
SÉLECTIONNER LE PROFIL
donne accès à la liste des fichiers Outlook et des comptes de messagerie

108
Ce profil peut être sauvegardé et restauré mais, pour ce faire, il faut passer par la gestion de la
table des registres.
MENU DÉMARRER
OU
SAISIR "REGEDIT
POUR VALIDER
ATTEINDRE LA CLÉ :
HKEY_CURRENT_USER, SOFTWARE, MICROSOFT, OFFICE, 16.0, OUTLOOK, PROFILES, OUTLOOK
DANS LE VOLET GAUCHE
SÉLECTIONNER "OUTLOOK"
EXPORTER
INDIQUER LE DOSSIER DE SAUVEGARDE
SAISIR LE NOM
SUR "ENREGISTRER"
OU
FICHIER EXPORTER
Un double clic sur le fichier sauvegardé
nouvelle machine ou une nouvelle installation
permettra de restaurer le profil sur une
Les comptes de type Exchange peuvent être paramétrés en choisissant "comptes" de
"paramètres" puis "ajouter un compte Microsoft Exchange ActiveSync".
Si vous évoluez au sein d'une organisation qui s'appuie sur un serveur MICROSOFT EXCHANGE ,
vous avez accès à l'option de partage des calendriers qui va permettre à une secrétaire par
exemple de gérer plusieurs emplois du temps ainsi qu'à un module de réponse automatique en
cas d'absence paramétrable (menu fichier).

IX – EXERCICES 109
Le fichier exemple IOS.PST contient tous les exemples et exercices de ce cours.

Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de
Windows pour Microsoft Windows ®, Word pour Microsoft Word ®, Excel
pour Microsoft Excel ®, Access pour Microsoft Access ®, Outlook pour
Microsoft Outlook ®, Edge pour Microsoft Edge ® .
Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites
avec l'aimable autorisation de Microsoft
Tous les efforts ont été faits, et le temps nécessaire consacré, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que
possible. Cependant, ni l'auteur, ni l'éditeur ne sauraient être tenus pour responsable des conséquences de son utilisation
ou des atteintes au droit des brevets ou des personnes qui pourraient résulter de cette utilisation.
Toute reproduction, même partielle de cet ouvrage, et par quelque procédé que ce soit, est interdite sans autorisation
préalable de iOs (acquisition de licences) et passible d'une peine prévue par la loi sur la protection des droits d'auteur.

Dépôt légal 1 er Trim 2016
ISBN 978-2-916950-44-0
Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans
l'apprentissage de ce logiciel.
Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation
menée par un formateur.
C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique
de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des
exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions.
Les fichier d’exercices sont téléchargeables sur le site de l'éditeur (lien dans le support
de cours) où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à des tests
de connaissance en ligne.
Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de
bien se souvenir des recommandations de votre formateur.
Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices
pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.
Existent aussi
Joomla 3, faire un site Web
Windows 10, 1 er niveau utilisation,
Excel 2016, 1 er niveau, Faire un tableau
Word 2016, 1 er niveau, Faire un document
Powerpoint 2016, Faire un diaporama
Windows 8, 1 er niveau utilisation, 2 èm niveau configuration
Word 2016, 1 er niveau utilisation, 2 ème niveau document long, 2 ème niveau Publipostage
Excel 2013, 1 er niveau utilisation, 2 ème niveau Plan, liaisons, solveur, fonctions ,
macros, 2 ème niveau, Base de données, Hypothèses, fonctions
Access 2013, 1 er niveau utilisation, 2 ème niveau programmation
Outlook 2013, Publisher 2013
Maintenance micro, Réseaux …
Sage comptabilité I7, paie I7
Versions Microsoft Office 2016 en cours
129 rue du Maréchal Foch
14750 Saint Aubin sur Mer
ios@ios.fr - www.ios.fr/