Kajian Kes QE 2012.pdf - MPC

Persekitaran Berkualiti
(Quality Environment)
TNB Kulaijaya
“Amalan 5S Menceriakan”
Higashifuji (M) Sdn Bhd
“Merintis Kecemerlangan Melalui 5S”
Kecemerlangan Perniagaan | Business Excellence
Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC)
E-mel: marketing@mpc.gov.my
Website: www.mpc.gov.my

KANDUNGAN
Amalan 5S Menceriakan TNB Kulaijaya ................................................ 1
Pengenalan ........................................................................................................................... 1
TNB Kulaijaya ..................................................................................................................... 1
Impak Amalan 5S ................................................................................................................ 3
Pembudayaan Amalan 5S .................................................................................................. 5
Rumusan .............................................................................................................................. 7
HIGASHIFUJI (M) SDN BHD: .............................................................. 9
Merintis Kecemerlangan Melalui 5S ..................................................... 9
Pendahuluan ........................................................................................................................ 9
Jom 5S ................................................................................................................................. 10
6S ......................................................................................................................................... 12
Impak .................................................................................................................................. 12
Mengorak Langkah Ke Hadapan ................................................................................... 13

Amalan 5S Menceriakan TNB Kulaijaya
Tengku Azmi bin. Tengku Majid
tengku@mpc.gov.my
PENGENALAN
Cabaran utama bagi organisasi ialah memberikan
perkhidmatan yang memuaskan pelanggan.
Bagi organisasi perniagaan, kepuasan pelanggan
adalah antara faktor-faktor penting yang akan
menentukan kejayaan dalam persaingan. Pun
begitu, ada sesetengah organisasi yang bernasib
baik beroperasi secara monopoli dan tidak ada
persaingan. Dalam senario ini selalunya
pelanggan sering menjadi mangsa terpaksa
menerima mutu perkhidmatan yang rendah.
Salah satu organisasi yang berkaitan
kerajaan (GLC) dalam membekalkan tenaga
elektrik kepada pelanggan domestik, perniagaan
dan perindustrian ialah Tenaga Nasional Berhad
(TNB). Bagaimanapun umum mengakui tahap
mutu perkhidmatan yang diberikan oleh TNB
secara umumnya semakin meningkat serta
mencapai cita rasa para pengguna elektrik di
negara ini. Peningkatan mutu perkhidmatan
TNB telah menolak andaian awal bahawa
perniagaan yang berteraskan perkhidmatan
berkaitan kerajaan tidak dapat mengekalkan
daya saing serta meningkatkan mutu perkhidmatan
yang berkualiti kepada para
pelanggan dari pelbagai kategori.
Rencana ringkas ini bertujuan untuk
berkongsi pengembaraan menuju kecemerlangan
perniagaan TNB dengan merujuk kepada satu
kawasan pentadbiran iaitu TNB Kulaijaya.
Pemilihan TNB Kulaijaya dibuat memandangkan
kejayaan dinobatkan sebagai Johan Keseluruhan
dalam Konvensyen 5S Kebangsaan tahun 2011
dari 48 buah organisasi yang mengambil
bahagian.
TNB merupakan sebuah organisasi yang
aktif dalam usaha meningkatkan kualiti perkhidmatan.
Penwujudan sebuah unit pemantau
yang dikenali sebagai Productivity, Quality
Management di peringkat pusat menunjukkan
bahawa TNB amat mementingkan perkhidmatan
yang berkualiti kepada para pelanggan serta
mengawalselia petunjuk prestasi serta produktiviti
setiap pejabat TNB di negara ini.
TNB KULAIJAYA
TNB Kulaijaya beroperasi dari bangunan enam
tingkat seluas 120,000 kaki persegi di Jalan Senai
– Kulai dengan tenaga kerja kira-kira 150 orang.
Sekitar 82 peratus pelanggan ialah pelanggan
domestik dan selebihnya ialah pelanggan
perindustrian, perniagaan dan lampu awam.
TNB Kulaijaya menerima pensijilan 5S dari
Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) sejak
tahun 2007, iaitu antara kelompok pertama TNB
kawasan di negeri Johor.
Peranan utama TNB Kulaijaya ialah
mengurus serta memastikan permintaan bekalan
elektrik disempurnakan kepada hampir 80,000
pelanggan dalam daerah Kulaijaya. Daerah
Kulaijaya merupakan salah satu dari kesepuluh
daerah di dalam peta negeri Johor, wujud hasil
menaik taraf sub-daerah Kulai pada tahun 2007.
Daerah Kulaijaya yang terletak bersebelahan
kawasan Wilayah Pembangunan Iskandar (WPI)
yang secara tidak langsung menjadikan
perkhidmatan serta operasi TNB Kulaijaya lebih
mencabar serta perlu sentiasa bersedia bagi
memenuhi permintaan pelanggan dari aspek
pembekalan elektrik yang tinggi serta berdaya
harap.
Bagi menjamin keupayaan memberi
perkhidmatan yang cepat dan cekap kepada
pelanggan, perkara yang diberi perhatian semasa
perpindahan ke premis sekarang iaitu pada
sekitar tahun 2000 ialah stor simpanan barangan
keperluan termasuk stor bagi alat ganti serta
sistem pengurusan fail pejabat. Pengurusan TNB
Kulaijaya berpendapat bahawa kos bagi
menguruskan stor adalah tinggi seperti kos tapak
dan stok simpanan barang. Mereka mengarahkan
kakitangan terbabit supaya mengenal pasti
kaedah pengurusan stor dan fail pejabat yang
lebih berkesan bagi mengurangkan kos serta
1

meningkatkan kualiti perkhidmatan. Setiap
kaedah penambahbaikan yang akan dicadangkan
perlulah mengambilkira aspek penjimatan
ruang, masa dan kos agar tempoh pencarian
barang / fail serta ruang simpanan dapat
dijimatkan. Ini secara langsung telah dapat
mengujudkan persekitaran tempat kerja yang
kondusif, efektif serta selamat.
Sasaran pengurusan TNB Kulaijaya ialah
memastikan perkhidmatan yang terbaik dapat
diberikan kepada para pelanggan di samping
meminimumkan kos operasi serta menjadikan
persekitaran tempat kerja yang lebih sistematik
dan selesa, yang bertujuan dapat meningkatkan
moral serta budaya kerja kakitangan yang efisen.
Ini sejajar dengan komitmen Presiden / Ketua
Pegawai Eksekutif dan pucuk pimpinan TNB
sendiri yang berusaha menerapkan budaya kerja
5S di seluruh pejabat–pejabat TNB di seluruh
negara.
Susulan kepada peningkatan cabaran
selepas pelancaran TNB Negeri Johor sebagai
Pusat Kecemerlangan (Centre of Excellence) pada
tahun 2003, satu delegasi TNB Kulaijaya telah
mengadakan lawatan sambil belajar ke TNB
Merlimau, Melaka bagi mempelajari amalan
terbaik mereka dalam pelaksanaan amalan 5S.
TNB Merlimau dipilih memandangkan pada
masa itu belum ada TNB kawasan di negeri Johor
yang melaksanakan amalan 5S. Di bawah
kepimpinan Tuan Haji Muhammad Rafiz bin
Ibrahim (Pengurus Kawasan pada masa itu),
Hasrat TNB Kulaijaya ialah berusaha menerapkan
budaya amalan 5S di kalangan kakitangan di
samping meletakkan sasaran untuk menjadi TNB
kawasan yang pertama di negeri Johor menerima
pensijilan 5S.
Kesungguhan TNB Kulaijaya melaksanakan
5S boleh dilihat dari penubuhan Jawatankuasa
Kecil Pelaksanaan 5S yang dipengerusikan
oleh En. Nabil Ahmad selaku koordinator 5S.
Beliau melaporkan kepada tiga Pengerusi
Jawatankuasa Pemandu 5S yang bersilih ganti
bermula dengan Ir. Tuan Haji Muhammad Rafiz
bin Ibrahim (2003 – 2008), Tuan Haji Mohd
Anuar Zakaria (2008 - 2011) dan yang terbaru En
Sazali bin Hj Harun (2011 – sekarang) yang juga
merupakan Pengerusi Jawatankuasa Kualiti TNB
Kulaijaya. Pelancaran Program 5S TNB Kulaijaya
telah disempurnakan oleh Tuan Haji Mohamad
Mukhtar Mohd Ali, Pengurus Besar Negeri
Johor.
Bawah
Pelancaran Program 5S TNB Kulaijaya pada
29 April 2006
2

IMPAK AMALAN 5S
Tujuan amalan 5S dalam sesebuah organisasi
ialah untuk meningkatkan prestasi yang mana
diukur menggunapakai konsep S.M.A.R.T
dengan mengambil kira Productivity, Quality,
Costs, Delivery, Safety dan Morale (PQCDSM)
sebagai dasar pengukuran persekitaran berkualiti
dengan mengadaptasikan petunjukpetunjuk
KPI operasi seperti mutu
perkhidmatan, kos operasi, mutu penyampaian
perkhidmatan, tahap keselamatan, dan moral
pekerja sebagai tunjang pelaksanaan 5S.
Pengiktirafan terbaik Program 5S di TNB
Kulaijaya ialah terpilih sebagai Johan 5S Sektor
Swasta – Perkhidmatan 2009 dan 2011 serta Juara
Keseluruhan dalam Konvensyen 5S Kebangsaan
tahun 2011 anjuran MPC.
Impak ketara amalan 5S kepada TNB
Kulaijaya antara lain termasuklah berjaya meningkatkan
mutu perkhidmatan, meningkatkan
hasil dan kadar kutipan, meningkatkan tahap
keselamatan, mengurangkan kos operasi, dan
meningkatkan moral pekerja.
(a) Peningkatan Mutu Perkhidmatan
Rekod menunjukkan bahawa trend gangguan
(breakdown) bekalan elektrik menurun sejak
tahun 2008 - 2011. Dalam tempoh yang sama
peratusan memenuhi masa sambungan (meeting
connectivity time) bagi projek–projek baru berjaya
dikekalkan pada tahap 100 peratus (Jadual
1).
Petunjuk mutu perkhidmatan lain ialah
aspek kepuasan pelanggan di mana dalam dua
kajian kepuasan pelanggan yang dijalankan
telah menunjukkan peningkatan. Tahap kepuasan
pelanggan telah meningkat dari 68 peratus
pada tahun 2007 kepada 95 peratus pada tahun
2011.
(b) Peningkatan Hasil dan Kadar Pungutan
Amalan 5S telah menjadikan suasana kerja
yang lebih cekap serta turut menyumbang
kepada peningkatan hasil TNB. Data
menunjukkan bahawa jumlah jualan tenaga
elektrik, jumlah pungutan dan purata tempoh
pungutan bayaran untuk tahun 2008 hingga
2011 telah meningkat (Jadual 2).
(c) Peningkatan Tahap Keselamatan
Berdasarkan kepada keputusan audit
keselamatan yang dijalankan, TNB Kulaijaya
telah berjaya merekodkan peningkatan pencapaian
keselamatan dari 86 peratus tahun 2008
kepada 91 peratus tahun 2011 (Jadual 3). Dalam
tempoh sama juga TNB Kulaijaya berjaya
mengekalkan prestasi kemalangan sifar sejak
tahun 2002 sehingga sekarang.
Jadual 1
Petunjuk Peningkatan Mutu Perkhidmatan TNB Kulaijaya
Petunjuk \ Tahun Kewangan 2008 2009 2010 2011 Sasaran
Bilangan Gangguan 168 126 136 117 130
Masa Sambungan 100% 100% 100% 100% 95%
Jadual 2
Jualan Tenaga Elektrik dan Purata Tempoh Pungutan
Petunjuk \ Tahun Kewangan 2008 2009 2010 2011
Jualan Tenaga Elektrik (KWH) 1,314b 1,264b 1,378b 1,404b
Jualan Tenaga Elektrik (Juta RM) 349 404 427 441
Kutipan Jualan Elektrik (Juta RM) 240 269 286 302
Purata Tempoh Bayaran (Hari) 16.25 14.02 10.97 11.17
Jadual 3
Peratusan Audit Keselamatan
Tahun Kewangan 2008 2009 2010 2011
Keputusan (Peratus) 86.42 87.38 90.15 91.13
3

(d) Penjimatan Kos
TNB Kulaijaya boleh berbangga dengan penjimatan
yang berjaya diperolehi dengan
mengamalkan 5S. Penjimatan yang paling ketara
ialah apabila berjaya mengurangkan belanja
operasi hampir 20 peratus pada tahun 2011
bersamaan dengan RM7.59 juta.
Amalan 5S telah menjadi budaya warga TNB
Kulaijaya dan dapat dilihat dengan jelas sebaik
sahaja pelanggan melangkah masuk ke premis
mereka. Warga TNB Kulaijaya menjadi lebih
kreatif dan inovatif seperti menghasilkan tanda
arah yang menarik, kaunter dan ruang
menunggu yang selesa dan ruang pejabat yang
ceria.
(f) Meningkatkan Moral Pekerja
Impak 5S kepada moral pekerja dapat dilihat
secara langsung dari peningkatan mutu
perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan,
peningkatan hasil, peningkatan tahap
keselamatan dan penjimatan kos keseluruhan.
Satu lagi petunjuk yang boleh dikaitkan dengan
moral pekerja dan motivasi yang tinggi ialah
kejayaan TNB Kulaijaya membina secara gotong
royong beberapa kemudahan seperti pondok
santai dengan menggunapakai bahan kitar
semula, kolam air terjun dan melakukan kerjakerja
mengecat di beberapa kawasan.
Atas
Kolam air terjun
Kanan
Pondok santai yang dibina
menggunakan bahan kitar semula
4

Atas
Tanda arah yang menarik, kaunter dan ruang
menunggu yang selesa serta ruang pejabat yang
ceria
PEMBUDAYAAN AMALAN 5S
Budaya amalan 5S di TNB Kulaijaya bukan satu
perkara yang diperolehi dengan mudah bukan
juga terjadi secara kebetulan. Ia direalisasikan
dengan perancangan rapi dan komitmen
sepenuhnya semua pihak dalam TNB Kulaijaya.
Antara cabaran utama dalam menjalankan
Program 5S di TNB Kulaijaya termasuklah
kurang jelas konsep 5S, tidak mempunyai masa
untuk 5S kerana masing-masing sibuk dengan
tugas semasa, tidak mempunyai peruntukan
kewangan, melihat 5S sebagai untuk kecantikan
dan membuang masa sahaja, tidak berkaitan
dengan tugas, dan malas. Cabaran-cabaran ini
sebenarnya bukan perkara asing bagi manamana
organisasi yang memperkenalkan
Program 5S, sama ada organisasi dalam sektor
awam atau swasta. Sebahagian organisasi gagal
menangani cabaran-cabaran tersebut dan
Program 5S mati di tengah jalan. TNB Kulaijaya
telah membuktikan bahawa mereka berjaya
mengharungi cabaran-cabaran berkenaan dan
terus mengekalkan momentum amalan 5S
sehingga kini.
Apakah resipi kejayaan Program 5S
yang menjadi kekuatan TNB Kulaijaya?
5

Rajah 1
Pelan Hala Tuju Pelaksanaan 5S TNB Kulaijaya
Rajah 1 menunjukkan pelan hala tuju pelaksanaan
5S di TNB Kulaijaya. Program pelaksanaan
adalah berdasarkan kitaran P-D-C-A iaitu
rancang, laksana, semak dan tindakan
penambahbaikan. Kitaran ini akan terus berulang
untuk kelestarian amalan 5S.
Kejayaan TNB Kulaijaya melaksanakan
dan membudayakan amalan 5S berpunca dari
ramuan pelaksanaan yang cemerlang seperti
komitmen pengurusan, struktur organisasi
pelaksanaan yang berkesan, polisi dan objektif 5S
yang jelas, mewujudkan petunjuk prestasi utama
sebagai sasaran perlaksanaan, proses komunikasi
yang cekap dan adanya aktiviti-aktiviti
melestarikan 5S diprogramkan serta disusun
dengan teratur.
(a) Sokongan Pengurusan
Sokongan bagi pelaksanaan program 5S bukan
sahaja pada peringkat pengurusan TNB Kulaijaya
malah dari Datuk Ir. Hj Mohd Aminuddin
bin Mohd Amin, Pengurus Besar TNB Negeri
Johor dan pengurusan tertinggi TNB Ibu Pejabat.
Harapan tersebut telah dilestarikan sendiri oleh
Presiden/ Ketua Eksekutif TNB yang telah
menghantar memorandum kepada semua
pejabat TNB negeri dan kawasan yang mengesyorkan
supaya Program 5S dilaksanakan secara
menyeluruh. Ia disusuli dengan memorandum
dari Naib Presiden (Pembahagian) yang memaklumkan
bahawa kelulusan peruntukan bagi
Program 5S pada kadar RM50.00 bagi setiap
warga TNB kawasan yang berjaya memperolehi
pensijilan 5S dari MPC. Ini menunjukkan bahawa
komitmen pengurusan TNB terhadap kualiti
perkhidmatan amatlah tinggi serta diutamakan.
Pengurusan TNB Kulaijaya sendiri
secara rasmi telah mengeluarkan memorandum
berkenaan peruntukan masa setiap hari Jumaat
selama 2 ½ jam dari jam 2.30 petang hingga 5.00
petang bagi aktiviti-aktiviti berkaitan program
kualiti yang merangkumi aktiviti 5S, Safety, ICC,
MOT dll. Bagi memastikan pengekalan serta
penglibatan warga terhadap Program 5S, TNB
Kulaijaya telah mengambil inisiatif meletakkan
peratusan di dalam borang penilaian prestasi
setiap anggotakerja sebagai asas prestasi
tahunan. Penglibatan anggotakerja dalam
Program 5S menyumbang 5 - 10 peratus markah
prestasi anggotakerja serta dinyatakan dengan
jelas dalam Borang Penilaian Prestasi Pekerja
setiap anggotakerja.
(b) Struktur Organisasi Pelaksanaan
TNB Kulaijaya telah membentuk sebuah
Jawatankuasa Pemandu Program 5S yang
dipengerusikan oleh Pengurus Kawasan dan
ahli-ahlinya terdiri dari ketua-ketua bahagian.
Bagi melicinkan semua aktiviti berkaitan
Program 5S, sebuah Jawatankuasa Kerja
ditubuhkan merangkumi tiga aktiviti utama
iaitu audit, promosi dan latihan, yang mana
setiap satunya mempunyai penyelaras masingmasing.
Jawatankuasa Kerja diselia oleh seorang
penyelaras Pelaksanaan Program 5S yang
melaporkan terus kepada Pengerusi Jawatankuasa
Pemandu.
TNB Kulaijaya telah membahagikan
keseluruhan warganya kepada 14 kumpulan
dan mempunyai zon masing-masing yang
ditetapkan oleh Jawatankuasa Pemandu.
6

(c) Polisi dan Objektif 5S
Polisi dan objektif 5S TNB Kulaijaya adalah
antara faktor penyumbang kepada kejayaan
Program 5S mereka. Ia adalah bersifat spesifik,
boleh diukur dan mampu direalisasikan. TNB
Kulaijaya mengadaptasi Polisi dan Objektif 5S
TNB pusat (Jadual 4 dan 5).
Jadual 4: Polisi 5S TNB
Kami Beriltizam Untuk Mengujudkan
Persekitaran Kerja Bersih,
Teratur dan Selamat,
Memupuk Budaya Kerja
Berdisiplin Tinggi,
Meningkatkan Perkhidmatan
Ke Tahap Cemerlang
Jadual 5: Objektif 5S TNB
UNTUK
TINGKATKAN KUALITI,
KESELESAAN,
KESELAMATAN &
PRODUKTIVITI
STESYEN
(d) Petunjuk Prestasi Utama
TNB Kulaijaya dari awal Program 5S telah
memilih beberapa petunjuk yang dijadikan
sasaran mereka antara lain seperti kemalangan
sifar, memenuhi masa sambungan (MCT- projek
baru) lebih 99 peratus, mengurangkan kerja lebih
masa dibawah 35 peratus, tahap kepuasan
pelanggan (CSI) lebih 80 peratus, dan kepuasan
pekerja (ESI) lebih 90 peratus.
(e) Komunikasi
TNB Kulaijaya telah mempelbagaikan saluran
komunikasi bagi memastikan maklumat sebenar
sampai kepada kumpulan sasaran dengan cepat
dan tepat. Selain saluran komunikasi tradisi
seperti perhimpunan perdana, mesyuarat,
perhimpunan mingguan dan taklimat, saluransaluran
komunikasi lain yang ditambah
termasuklah e-mel, buletin, kain rentang, laman
sesawang dan papan notis.
Mesyuarat-mesyuarat pemantauan diadakan
secara berkala baik pada peringkat Jawatankuasa
Pemandu, Jawatankuasa Kerja,
Kumpulan dan zon.
(f) Aktiviti-aktiviti Melestarikan Amalan 5S
TNB Kulaijaya berjaya menjadikan amalan 5S
sebagai budaya warga organisasi dengan ada
pelbagai aktiviti yang dilaksanakan secara
berterusan.
Antara aktiviti yang dijalankan ialah
mengadakan Pertandingan 5S Peringkat TNB
Kulaijaya. Sebanyak 9 kategori telah diwujudkan
iaitu Kumpulan 5S Terbaik, Individu
Terbaik, Sudut Kumpulan Terbaik, Pekerja
Terbaik, Tandas Terbaik, Fail Kumpulan
Terbaik, Stor 5S Terbaik, Persembahan
Kumpulan Terbaik, dan Kenderaan Terbaik.
Hadiah-hadiah bagi pertandingan ini disampaikan
oleh pengurusan tertinggi TNB Ibu Pejabat.
Bagi mengekalkan momentum berkualiti
serta perkhidmatan terbaik, TNB
Kulaijaya juga telah menganjurkan Sukan
Teknikal secara tahunan bertujuan meningkatkan
tahap kualiti kerja, membina monumen 5S
untuk dipahat sebagai sejarah kepada generasi
akan datang, menganjur lawatan penanda aras
ke organisasi lain bagi pembelajaran inovasi
baru, penyertaan dalam konvensyenkonvensyen
5S, berkongsi kecemerlangan
dengan menjadi pembentang dalam seminarseminar
berkaitan, menganjurkan program
minum petang (hi-tea) antara pekerja dengan
pengurusan atasan, audit dalaman setiap dua
bulan dan menerima lawatan pembelajaran dari
organisasi lain.
RUMUSAN
Amalan 5S telah memberikan impak yang
memberangsangkan kepada prestasi TNB
Kulaijaya. Antara impak yang paling ketara
ialah peningkatan jualan elektrik (KWH),
peningkatan tahap kepuasan pelanggan (CSI),
dan pengurangan kos (Opex). Semua
pencapaian ini adalah dari usaha semua warga
kerja dalam melestarikan Program 5S yang
dimulakan sejak tahun 2006 secara bersepadu.
Berbekalkan komitmen penuh dari
pengurusan termasuk peringkat negeri dan ibu
pejabat, TNB Kulaijaya berjaya mengatasi
cabaran-cabaran pelaksanaan yang dikenal pasti
pada peringkat awal. Pelanggan-pelanggan
yang berurusan di TNB Kulaijaya boleh merasai
sendiri impak amalan 5S dengan persekitaran
7

yang ceria dan perkhidmatan yang cekap
terutama di kaunter–kaunter perkhidmatan /
pembayaran dengan penyediaan kemudahan
yang lengkap.
Kesimpulannya, TNB Kulaijaya telah
berjaya meniti arus kecemerlangan pelaksanaan
amalan persekitaran berkualiti (5S) dengan
pelbagai program dan strategi serta komitmen
pengurusan dan pekerja yang tinggi telah
berjaya melestarikan amalan 5S secara berkesan
disamping mengekalkan momentum 5S di
kalangan warganya sehingga kini. ■
_______________________________________________________________________
Perbadanan Produktiviti Malaysia merakamkan ucapan terima kasih kepada semua pihak di TNB
Kulaijaya atas kerjasama yang diberikan dalam menjayakan penulisan rencana ini baik yang telah
menyumbang secara langsung atau secara tidak langsung.
Ucapan terima kasih khususnya ditujukan kepada:
1. En. Sazali Haji Harun, Pengurus TNB Kulaijaya;
2. En. Leng Seh Tat;
3. Tuan Haji Sahak bin Akih;
4. En. Nabil Ahmad;
5. YM Raja Shazlin Raja Shamsuddin; dan
6. Pn. Zaleha Mohd Arif.
Untuk maklumat lanjut mengenai kejayaan pelaksanaan 5S di TNB Kulaijaya sila berhubung terus
dengan Pengurus TNB Kulaijaya. ■
8

HIGASHIFUJI (M) SDN BHD:
Merintis Kecemerlangan Melalui 5S
Prolog
Pn. Noor Jahan, Pengurus dan juga Koordintor 5S syarikat Higashifuji
Malaysia (HFM) meninjau ke luar tingkap pejabat. Hujan masih turun
renyai-renyai. Jam di dinding menunjukkan hampir pukul 6 petang.
Pada mulanya dia bercadang untuk pulang awal hari ini tetapi hanya
tinggal lagi dua minggu Pn. Atie, auditor MPC akan datang untuk
pensijilan QE (Quality Environment). Dia masih perlu memastikan
semuanya telah bersedia dan pekerja syarikat sejumlah 235 orang juga
bersedia dari segi mental dan fizikal. Esok dia telah mengarahkan
mesyuarat Jawatankuasa 5S dan yang paling penting dia perlu
membincangkan isu-isu yang timbul, aktiviti-aktiviti pengekalan dan
rancangan masa depan.
PENDAHULUAN
Amalan 5S telah memberikan impak besar ke
atas produktiviti dan imej syarikat Higashifuji
Malaysia (HFM). HFM telah menjalankan
perniagaannya di Malaysia sejak dari April 1989.
HFM telah diiktiraf Johan untuk projek
pelaksanaan 5S di Konvensyen QE peringkat
Kebangsaan dan melonjakkan syarikat sebagai
Johan di Kaizen Competition antara subsidiari
Mitsubishi Materials CMI di Jepun. Pengiktirafan
ini telah membuka mata banyak syarikat-syarikat
swasta di Malaysia mahupun di Jepun terhadap
amalan 5S di HFM. Syarikat-syarikat di Jepun
telah memberi pandangan mengenai amalan 5S
yang lebih fancy dan menarik di HFM. Malah
mereka telah datang melawat kilang HFM di
Malaysia untuk melihat sendiri pelaksanaan 5S
tersebut. HFM juga banyak menerima lawatan
dari syarikat-syarikat di Malaysia yang ingin
melaksanakan 5S.
Kisahnya bermula pada tahun 2005 di
mana pihak pengurusan syarikat telah
mengenalpasti keperluan 5S apabila syarikat
mula mengeluarkan produk AMTV selain
peningkatan produk stepping motor untuk
subsidiari di Indonesia. Bagaimanapun, kerana
penstrukturan semula syarikat induk iaitu
Mitsubishi Materials CMI, hanya pada tahun
2009 usaha 5S dapat dimulakan. Pada masa
tersebut antara perkara yang berada dalam
9

perhatian serius adalah pengurusan inventori.
Amalan 5S dijangkakan akan membantu syarikat
mengawal stok dengan lebih sistematik. Pn.
Noor Jahan, En. Md Zin, En. Ariff Irshad dan En.
Rohaizad telah bersama-sama ahli Jawatankuasa
5S syarikat telah menjadi saksi kesan positif
pelaksanaan 5S di HFM dari dulu hingga kini.
JOM 5S
Strategi pelaksanaan 5S di HFM dimulakan
dengan latihan bagi meningkatkan pengetahuan
mengenai konsep ini dan melaksanakannya
dengan cara yang betul agar usaha ini tidak
“mati” separuh jalan seperti syarikat-syarikat
lain yang pernah cuba melaksanakannya. Pada
mulanya HFM telah mendapatkan khidmat
konsultan luar, yang pakar dalam 5S untuk
memberikan latihan dan khidmat nasihat sebagai
panduan agar aktiviti 5S ini kelak tidak
menjejaskan operasi pengeluaran syarikat.
Berpandukan pengetahuan yang diperolehi
Jawatankuasa 5S cuba melaksanakannya.
Perkara utama dalam melaksanakan 5S
adalah penglibatan pihak pengurusan bersamasama
pekerja menggalas tanggungjawab ke arah
menjayakannya. Menurut En. Uno, Pengarah
Urusan syarikat dan juga Pengerusi 5S, amalan
5S adalah asas kepada TPM dan oleh itu beliau
amat menyokong dan menggalakkan usaha ini
secara serius dilaksanakan di HFM. Syarikat
telah memperuntukan budget sejumlah
RM10,000 setahun untuk aktiviti-aktiviti 5S. En.
Uno juga “turun padang” untuk semua aktiviti
5S malah memberikan nasihat dan pandangan
beliau selaku Pengerusi Jawatankuasa bersamasama
En. Hanazumi, Penasihat pada masa
tersebut. Usaha ini selari dengan polisi syarikat
iaitu “try to innovate human beings, works, and
working places,…”. Polisi dan Objektif 5S juga
memandu arah pekerja ke arah satu matlamat
dan cita-cita seperti yang dihasratkan oleh
pengurusan.
Sama seperti syarikat lain yang ingin
mengamalkan 5S, penglibatan setiap pekerja
menjadi satu cabaran utama kepada Jawatankuasa
5S yang baru dibentuk pada masa
tersebut. Pelaksanaan 5Snya pada peringkat
awal sukar diterima oleh sesetengah pekerja,
yang terdiri daripada pelbagai bangsa dan
kebanyakannya rakyat tempatan. Rungutan
tiada masa untuk 5S biasa diberikan pekerja
terutama di Bahagian Pengeluaran kerana kerja
mereka telah ditetapkan mengikut masa dan
loceng. Pada awal pelaksanaan dulu, pekerja
diberikan masa 15 minit sebelum tamat waktu
bekerja untuk aktiviti 5S. Sekarang tidak lagi,
kerana 5S telah dilaksanakan dan hanya perlu
dikekalkan.
“Hari ini pekerja menunjukkan minat
apabila ada aktiviti-aktiviti berkaitan 5S
dijalankan. Kita dapat maklumbalas daripada
penyelia mereka, situasi ini berbeza dengan
dulu,” tambah Pn. Noor Jahan. “Pekerja
biasanya dapat menerima 5S jika mereka
nampak faedah yang mereka dapat, di mana 5S
ini akan memudahkan kerja mereka. Cabaran
sebenarnya adalah untuk memupuk semangat
5S di kalangan middle management dahulu, oleh
itu mereka dilibatkan sebagai ketua zon dan
kawasan,” kata En. Md Zin, pengurus di
Bahagian Perancangan, Pembelian dan Jualan.
“Jika mereka percaya dan menyokong aktiviti
5S maka mudahlah pekerja-pekerja di bawah
mereka melaksanakan 5S ini,” tambahnya lagi.
Kanan
En. Uno (kanan sekali)
dan Pn. Noor Jahan
(kiri sekali) bersama
pekerja HFM
mempromosi slogan
Jom 5S
10

Atas Gotong-royong
Kanan Latihan mengenai 5S
Bawah Pemeriksaan audit oleh
juruaudit dalaman
Pasukan Jawatankuasa 5S yang kuat, berkepimpinan
dengan perwatakan dan atitud yang
menepati 5S, berkeupayaan untuk menggalakkan
aktiviti 5S selaras dengan slogan Jom 5S, adalah
amat penting bagi memastikan aktiviti 5S bergerak
di HFM. Jawatankuasa Promosi bertindak
menggandakan usaha kesedaran melalui ikrar
Saya Mesti Berubah dan mengeluarkan Buletin 5S
setiap bulan sebagai alat komunikasi dan sebaran
maklumat. Ahli-ahli Jawatankuasa Latihan yang
diketuai oleh En. Ariff turut membantu kawasan
yang lemah melalui latihan. Selain itu jawatankuasa
ini juga menyediakan buku bertajuk
Latihan Asas 5S untuk pekerja baru, selain
menyediakan soalan ujian 5S bagi menguji
pemahaman pekerja.
Menurut En. Rohaizad, ketua Jawatankuasa
Audit, aktiviti audit dan pertandinganpertandingan
di antara kawasan yang dijalankan
setiap bulan mengekalkan semangat 5S di
kalangan pekerja. Tambahan pula setiap bulan
akan diumumkan kawasan 5S dengan markah
tertinggi hingga markah terendah. Piala
pusingan akan diberikan kepada kawasan terbaik.
Penghargaan istimewa juga diberikan
kepada pekerja. Antara yang pernah menerimanya
adalah pengawal keselamatan yang bukan
pekerja syarikat tetapi telah turut mengamalkan
5S; dan pekerja-pekerja yang menang dalam
pertandingan mencipta Lagu 5S Higashifuji.
“Penyertaan syarikat dalam pertandingan
di peringkat wilayah dan kebangsaan seperti
Konvensyen QE yang dianjurkan oleh MPC dan
pengiktirafan yang dicapai banyak membantu
usaha menggalakkan pekerja menerima baik 5S
dan melaksanakannya,” tambah En. Rohaizad.
11

6S
Bagi menambahbaik 5S yang ada, syarikat telah
menggabungkan 5S dengan ‘Safety’. Kombinasi
ini bertujuan mencegah kemalangan dan kemungkinan
untuk kemalangan berlaku. Walaupun,
tiada kes yang serius di kilang, ini merupakan
tindakan proaktif syarikat dalam usaha ke
arah kemalangan sifar dan mencipta persekitaran
kerja yang selamat.
Syarikat telah melancarkan 6S pada
September 2010 dan mempromosikannya
melalui kempen-kempen kemalangan sifar,
keselamatan jalanraya dan keselamatan industri.
Antara inisiatif yang telah dibuat antaranya
meletakkan petunjuk-petunjuk keselamatan
seperti ruang bukaan pintu, anti-slip di anak
tangga, pelekat amaran di tempat-tempat yang
bahaya, alat pemadam kebakaran dan cara
penggunaan yang mudah difahami dan mudah
dilihat yang ditampal di dinding berdekatan,
pelan lokasi lori, forklift dan kontena di tempat
yang telah dikhaskan.
IMPAK
“Bahan mentah kami di import dari Jepun, dulu
stok disimpan untuk tempoh 3 bulan. Dengan
lebihan belian yang ada, stor nampak sempit
dengan kotak-kotak yang disusun tinggi. Had
minima dan maksima bagi pembelian juga tidak
jelas. Kiraan stok dilakukan secara manual dan
tiga orang pekerja diperlukan untuk melakukan
tugas ini. Kerja-kerja penyusunan dan kiraan
mengambil masa yang panjang,” cerita En. Md
Zin mengenai keadaan stor sebelum pelaksanaan
5S.
5S telah menjadikan kerja di stor lebih
sistematik. Sistem lokasi telah ditambahbaik di
mana stok diletakkan di para-para yang berlabel
dan mudah dilihat. Kotak-kotak disusun hingga
ketinggian maksima yang ditetapkan dan penggunaan
pallet memudahkan kiraan. Kawalan
stok menggunakan OPS (Ordering Point System)
membolehkan penokokan dan penetapan paras
stok dikawal dengan lebih baik dan ruang stor
digunakan secara optima. Kini, volum stok di
stor adalah untuk penggunaan 1.7 bulan.
Dengan pengurangan volum ini, stor mempunyai
lebihan ruang yang boleh digunakan
untuk stok WIP (work-in-process) yang dulunya
terletak di Bahagian Pengeluaran.
Sistem pengkodan yang digunakan bagi
penyelenggaraan daftar stok telah memudahkan
kawalan keluar masuk stok, pengiraan stok
lebih cepat dan tepat, dan data sentiasa
dikemaskini. Dengan sistem ini, hanya seorang
pekerja diperlukan berbanding tiga orang
pekerja sebelum ini. Sistem pengkodan ini telah
dibangunkan oleh pekerja HFM sendiri menggunakan
Ms Excel sahaja. Pembangunan
perisian secara dalaman telah menjimatkan
RM60,000 wang syarikat. Pada masa ini,
perisian ini sedang diuji untuk digunakan di
bahagian-bahagian lain juga.
Dari Kiri Md Zain, Uno, Noor Jahan, Rohaizad, Ariff Irshad
12

Selain daripada 5S, aktiviti-aktiviti
Kaizen telah memberikan impak yang cukup
positif terhadap produktiviti syarikat.
Penambahbaikan proses pemeriksaan produk
dan proses pengeluaran produk separa siap
melalui penambahbaikan peralatan telah
memudahkan kerja kerana dilakukan secara
automatik atau separa automatik.
Misalnya, sebelum ini pemeriksaan
produk di terminal dilakukan secara manual di
mana pemeriksa melihat melalui paparan di
monitor. Kini, pemeriksaan dilakukan secara
separa-automatik menggunakan sistem yang
telah diprogramkan.
Cara ini telah meningkatkan kecekapan
proses pemeriksaan kualiti produk dengan
mengurangkan masa pemeriksaan produk,
menambah nilai ke atas produk dan mengurangkan
kos pemeriksaan kali ke dua oleh pihak
pelanggan.
Begitu juga, tambah nilai ke atas mesin
bagi proses pemasangan parts untuk motor telah
mengelakkan barang rosak terlepas berbanding
proses manual sebelum ini. Penggunaan
peralatan ini juga telah mengurangkan tenaga
pekerja dari empat orang kepada dua orang
sahaja.
Bagi produk separa siap, proses-proses
telah digabungkan dan pengurangan jarak
pergerakan melalui pemendekan cassette rail
telah mengurangkan pergerakan pekerja dan
menghapuskan masa menunggu setiap kali
pertukaran model.
5S tidak hanya membawa impak yang
boleh diukur, tetapi juga memberikan kesankesan
moral ke atas pekerja. 5S telah berjaya
menyatukan, memotivasikan dan mencetuskan
perubahan fikiran pekerja atau peralihan
paradigma dan ia merupakan faktor utama
kejayaan pelaksanaan 5S di HFM hari ini.
MENGORAK LANGKAH KE HADAPAN
“Inisiatif ke arah peningkatan kualiti tidak akan
terhenti setakat 5S sahaja, syarikat melihat
kepada keperluan untuk ISO/TS 16949 dan
OSHA juga,” kata Pn. Noor Jahan. Kini HFM
semakin berkembang maju dan telah mensasarkan
produk untuk pelanggan mereka dari
kategori pembuat kereta.
Epilog
Tiba-tiba pintu pejabat diketuk, pembantunya Suriyanti masuk dan
meletakkan fail 5S di atas mejanya sambil tersenyum dan berlalu pergi.
Dia melihat fail tersebut dan dia perlu meneliti jadual perancangan
yang telah dibuat pada awal tahun dulu. Adakah semua aktiviti yang
dirancang telah dilaksanakan?■
13

Exhibit A: Latarbelakang Syarikat
Higashifuji telah ditubuhkan pada April 10, 1989 merupakan 100% pelaburan Mitsubishi Materials
CMI di Malaysia. Higashifuji bermula dengan mengeluarkan synchronous motor dengan kilang seluas
2,300m 2 / 3,150m 2 . Pada tahun 1992 Higashifuji mula mengeluarkan stepping motor dan tahun
berikutnya kilang sekunder seluas 2,900m 2 / 6,000m 2 mula beroperasi bagi mengeluarkan molding
parts. Produk ini digunakan dalam barangan elektrik rumah dan alatan pejabat. Pada tahun 1995,
syarikat ini mula menjual komponennya kepada Higashifuji Indonesia Corporation yang baru
beroperasi membuat dan menjual synchronous motor. Higashifuji Malaysia telah mendapat
pengiktirafan ISO9002 pada tahun 2001 dan ISO14000 pada tahun 2005 selari dengan seruan president
Mitsubishi Materials C.M.I. Co. Ltd., Noburo Yunezawa “... an object of our company is having the
highest ambitious and presence in the world. Earth environment is more important than anything for us. Our
company will value this beautiful nature and coexist with society.”
Bermula Jun, 2005 Higashifuji Malaysia telah mula menghasilkan motor automotif (AMTV)
bagi enjin motorsikal. Pada masa ini, syarikat juga mengeluarkan AMTV untuk kereta dan sedang
berusaha ke arah pensijilan ISO/TS 16949 untuk keperluan pelanggan daripada industri automotif.
Exhibit B: Nota
Cabaran pelaksanaan 5S adalah:
1. Penerimaan oleh setiap pekerja – sepakatan atau “teamwork soul”
Faktor-faktor kejayaan pelaksanaan 5S adalah seperti berikut:
1. Komitment pengurusan – alasan kenapa memilih 5S oleh pihak pengurusan perlulah jelas
supaya mudah diterima oleh semua pekerja bagi mencapai 1 matlamat yang sama;
2. Ahli-ahli jawatankuasa 5S yang kuat – berkesan, berkepimpinan (perwatakan dan atitud
yang menepati 5S) dan berupaya menggalakkan aktiviti 5S di kalangan pekerja;
3. Jadual aktiviti tahunan yang telah dirancang dan memastikan ia diikuti;
4. Pertandingan yang dianjurkan MPC membantu mengekalkan semangat 5S di syarikat.■
14