CODICE DI CONDOTTA - Hilton Worldwide

CODICE DI CONDOTTA Marzo 2012 8ETICA AZIENDALEProtezione di informazioni aziendaliLe nostre informazioni riservate sono prezioseproprio perché sono sconosciute al pubblico.Il valore delle informazioni riservate puòdiminuire o essere annullato, qualora essesiano divulgate ai nostri concorrenti, ai mediao ad altri soggetti esterni. Le informazioni enotizie riservate devono essere protette dalladivulgazione e dall’utilizzo non autorizzato. Ènecessario mantenere la riservatezza di taliinformazioni, eccetto che nei casi un cui ladivulgazione sia autorizzata o obbligatoria perlegge, come determinato dal Vice-Responsabiledegli Affari legali, dall’ufficio Governance andCompliance o dal Responsabile degli Affarilegali. L’obbligo di proteggere le informazionie notizie riservate continua anche dopo lacessazione del rapporto di lavoro del membrodello Staff Hilton con Hilton. Le informazioninon riservate devono essere gestite in modo dapreservare il loro valore come beni aziendali.Gli esempi di informazioni riservate includono:• informazioni su attività di sviluppoo acquisizione;• piani e informazioni strategici;• termini e struttura dei contratti di Hiltone accordi finanziari;• informazioni sui nostri software, database ealtri sistemi, ivi comprese informazioni sullaloro struttura e sul loro contenuto;• informazioni personali riguardanti gli ospiti, iMembri dello Staff Hilton o altri individui;• informazioni fornite da clienti, fornitori o altrisoggetti esterni, che abbiamo concordato dimantenere riservate; o• qualsiasi altra informazione non pubblicache potrebbe danneggiare Hilton o favorire laconcorrenza, se divulgata.Come proteggere le informazioni enotizie riservate:• etichettare le prime pagine dei documenticon la scritta “Riservato”;• archiviare le informazioni in luoghi sicuri;• mantenere le postazioni di lavoro sicure;• fornire le informazioni riservate solo ad altriMembri dello Staff Hilton e solo qualora sirenda necessaria la loro conoscenzadi tali informazioni;• condividere le informazioni e le notizieriservate con soggetti esterni solo ovenecessario per portare avanti le attività diHilton e solo dopo aver ottenuto il consensodel Vice-Responsabile degli Affari legali,dell’ufficio Governance and Complianceo del Responsabile degli Affari legali, e soloqualora siano state adottate le opportuneprecauzioni per proteggere e preservare lariservatezza delle informazioni, ad esempioassicurandosi di ottenere la sottoscrizione diun accordo di riservatezza prima dicondividere tali informazioni e notizieriservate;• non divulgare mai ad altri membri dello StaffHilton o a terzi informazioni considerate“Segreto professionale tra avvocato e cliente”o “Prodotto coperto da segreto dell’Avvocato”senza l’approvazione del Vice-Responsabiledegli Affari legali, dell’ufficio Governanceand Compliance o del Responsabile degliAffari legali;• non parlare di tali informazioni in luoghipubblici (aeroporto, ascensore, ecc.);• non lavorare su documenti riservati in luoghidove essi risultino facilmente visibili;• evitare di inviare informazioni riservate viae-mail all’esterno della rete aziendale diHilton; e• evitare di utilizzare dispositivi personaliper salvare o trasferire documenti onotizie riservate.Qualora un membro dello Staff Hiltonabbia motivo di credere che una qualsiasiinformazione riservata, ivi compreseinformazioni personali, sia stata persa, collocatain una sede sbagliata o conosciuta da personenon autorizzate, questi dovrà contattareimmediatamente il Vice-Responsabiledegli Affari legali, l’ufficio Governance andCompliance, il Responsabile degli Affari legali ol’ufficio Sicurezza delle informazioni all’indirizzoinformationsecurity@hilton.com.Eliminazione sicura delleinformazioni riservateI Membri dello Staff Hilton sono tenutia eliminare le informazioni riservate inmodo sicuro. I documenti cartacei devonoessere strappati. File e supporti elettronicidevono essere distrutti o cancellati in modopermanente, affinché le informazioni inessi contenute non possano più esserelette o ricostruite. Tutti i documenti emateriali di questo tipo devono esseregestiti conformemente alle norme diconservazione dei documenti e a tutti gliobblighi legali vigenti. Tutte le eventualidomande in merito all’eliminazione sicuradelle informazioni riservate andrannoindirizzate al Vice-Responsabile degli Affarilegali, all’ufficio Governance and Complianceo al Responsabile degli Affari legali.Informazioni di terziDurante il normale svolgimento dell’attivitàcommerciale, potremmo acquisire informazioniriservate su altre aziende o sul loro personale, ivicompresi fornitori e venditori attuali o potenziali.Salvaguarderemo tali informazioni riservate inconformità alle leggi applicabili, agli obblighicontrattuali e alle norme di condotta aziendali.Social mediaL’utilizzo di social media da parte dei Membridello Staff Hilton può rappresentare unrischio per la riservatezza delle informazionie delle notizie riservate di Hilton, per la suareputazione e i suoi marchi, nonché puòpregiudicare la conformità dell’agire di Hiltonstessa rispetto a consuetudini commercialie leggi. Per ridurre al minimo tali rischi perl’attività nonché rischi legali, Hilton si aspettache i Membri del proprio Staff partecipinoin modo responsabile a questi social media.Nessuna informazione su Hilton, i suoi ospitio i Membri dello Staff Hilton dovrà esseredivulgata su alcun sito di social media. IMembri dello Staff Hilton non dovrannodiscutere questioni legate a Hilton in qualitàdi rappresentanti della stessa Hilton su alcunsito di social media, salvo che gli sia statoespressamente affidato tale incarico.