CODICE DI CONDOTTA - Hilton Worldwide

CODICE DI CONDOTTA Marzo 2012 9ETICA AZIENDALEProtezione dei beniÈ fondamentale che i Membri dello Staff Hiltonprestino particolare attenzione ai beni di Hilton,utilizzandoli in maniera responsabile, efficientee unicamente per legittimi fini lavorativi. I benidi Hilton comprendono oggetti tangibili, tracui denaro contante, apparecchiature, scorte eforniture. Anche computer, software, telefonie reti forniti da Hilton sono considerati benidi Hilton. I beni di Hilton non devono essereutilizzati per inviare, ricevere o accedere amateriali illegali. I Membri dello Staff Hiltondovranno evitare di inviare, ricevere o accederea materiali che altri potrebbero considerareoffensivi. Non è consentito utilizzare i benidi Hilton per copiare illegalmente software,musica, libri o altri materiali tutelati dallalegge. I beni di Hilton dovranno essereutilizzati in modo che la sicurezza e l’integritàdella rete siano sempre protette. In caso didomande su come garantire la sicurezza eintegrità di computer, software, telefoni oreti, i Membri dello Staff Hilton dovrannocontattare il Vice-Responsabile degli Affarilegali, l’ufficio Governance and Complianceo il Responsabile degli Affari legali.Ove consentito, ci riserviamo il diritto dicontrollare tutte le ricerche su Internet, lecomunicazioni via e-mail e le altre attivitàcompiute dai Membri dello Staff Hiltonutilizzando i beni di Hilton. I Membri delloStaff Hilton dovranno utilizzare il propriobuon senso nell’uso di tutti i beni di Hilton,ivi compresi ad esempio e-mail e Internet.Qualsiasi furto, frode o appropriazioneindebita di beni di proprietà di Hilton è proibitoe illecito, e può avere come conseguenzail licenziamento con effetto immediatononché possibili conseguenze legali.Creazione e mantenimento di registriaziendali correttiNumerose leggi e regolamenti richiedonoche Hilton prepari e conservi registri contabilie tutti gli altri registri in modo corretto, edescriva con completezza la natura delletransazioni in essi contenute.Nello specifico, a Hilton si applicano i seguentirequisiti di conservazione dei registri, chedevono essere osservati dai Membri dello StaffHilton cui sono assegnate le relative mansioni:• tutti i libri, i registri e i conti devono esserepreparati e conservati nel dettaglio e concura, nonché riflettere le transazioni e gli attidispositivi dei beni di Hilton, e noncontenere scritture contabili false o errate;• tutti gli esborsi in denaro e tutte lericevute devono essere adeguatamentee tempestivamente registrate. Nessunpagamento per conto di Hilton potrà essereapprovato, qualora sia privo di un’adeguatadocumentazione che descriva lo scopodel pagamento;• non è consentito costituire alcun fondo nondichiarato o non registrato per alcun motivo;• la registrazione di qualsiasi informazione deveessere chiara, concisa, veritiera e precisa;• esagerazioni, linguaggio colorito, congetture,conclusioni legali e caratterizzazioni negativerivolte a persone o alle loro motivazionidovranno essere evitate;• dovrà essere mantenuto un sistema internodi revisione contabile, che dovrà essere ingrado di fornire garanzie ragionevoli che leinformazioni relative alle transazioni:– siano registrate, elaborate, riassuntee comunicate in modo puntuale, tale daconsentire la preparazione di bilanciconformi ai principi contabiligeneralmente accettati e ad altri requisitispecificati da Hilton; e– siano registrate in modo da mantenereuna trasparenza completa sui benidi Hilton.• tutti i registri aziendali devono esseresalvaguardati e conservati con cura nellaloro interezza.I Membri dello Staff Hilton devono tenerepresente che nel mondo attuale, semprepiù informatizzato, tecnologico e tutelatolegalmente, qualsiasi registro può esserepubblicamente divulgato, a seguito dicontroversie legali, indagini governative ofughe di dati non autorizzate. Per questomotivo, i Membri dello Staff Hilton dovrannooperare su ogni documento tenendopresente il fatto che esso potrebbe esserereso pubblico. Conseguentemente i Membridello Staff Hilton dovranno considerarecome le informazioni in formato elettronicopotrebbero apparire al pubblico, ovevenissero ad esempio inserite in un blog ostampate su un giornale locale o nazionale.I Membri dello Staff Hilton dovranno prestareparticolare attenzione alla comunicazioneelettronica relativa a Hilton. Le e-mail unisconol’informalità delle conversazioni quotidiane conla ufficialità dei documenti formali. Questacombinazione può essere pericolosa. Nellacreazione e nell’invio delle e-mail, i Membridello Staff Hilton dovranno pertanto utilizzarela medesima cura e attenzione che profondonoper la redazione di qualsiasi documento cheviene reso pubblico. Tali precauzioni si applicanoanche a messaggistica in tempo reale, SMS,attività su blog, Twitter e social media comeFacebook, MySpace e LinkedIn.Conservazione dei registriNumerose leggi e provvedimenti normativistabiliscono la durata del periodo per il qualeHilton è tenuta a conservare i registri, in formacartacea o elettronica,. Per rispettare talirequisiti, Hilton ha sviluppato un programmacompleto di conservazione dei registri,che è applicato a tutti i registri di Hilton.Ciascun membro dello Staff Hilton è tenutoa comprendere e rispettare il programma diconservazione dei registri.In ogni caso, non è consentito in alcun mododistruggere documenti cartacei o elettronici chesiano oggetto di un contenzioso, o che siano inrisposta o in preparazione a indagini, verificheo azioni legali, indipendentemente dal fattoche tali documenti siano semplici copie deglioriginali. La conservazione e la distruzione deidocumenti sono questioni importanti, in quantosia Hilton che i Membri del suo Staff potrebberoessere oggetto di conseguenze legali, qualoranon si comprendessero e rispettassero lenostre norme di conservazione dei documenti.Qualora un membro dello Staff Hilton abbiadomande sulla legittimità di distruggerequalsiasi documento o registro, sotto qualsiasiforma, dovrà contattare il Vice-Responsabiledegli Affari legali, l’ufficio Governance andCompliance o il Responsabile degli Affari legali.