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» MANAGEMENT Zusätzlich zu den wirren Rollen- und Senioritätsstrukturen sind die Bepreisungen zumeist auch nicht einheitlich und in einem standardisierten Format vorliegend. Manche Dienstleister nennen Tagessätze und andere nutzen Stundensätze. Je nach Angebot wird eine Blended Rate genannt, das heißt ein Stunden- bzw. Tagessatz für das gesamte Projektteam. Zusätzlich hierzu gibt es noch Fixpreis-Angebote, bei denen ohne Beachtung der genauen Kostenstruktur ein Gesamtpreis für die angeforderte Dienstleistung genannt wird. Wie man diese Heraus - forderungen bewältigt Generell lässt sich also sagen, dass eine ganzheitliche ad-hoc-Analyse der im Rahmen von Professional Service Projekten eingeholten Angebote ohne Weiteres nicht möglich ist. Eine hohe Varianz der Angebotsformen sowie ein geringer Standardisierungsgrad in den Rollen-, Senioritäts- und Servicebezeichnungen haben zur Folge, dass unheimlich wertvolle Daten auf den Festplatten in Einkaufsabteilungen ungenutzt ihrem Ende entgegensehnen. Durch ein standardisiertes, konsistentes, systematisches und rigoroses Vorgehen kann man mit relativ geringem Aufwand, auch im Bereich PS ein intelligentes Ausgabenmanagement implementieren. Am Anfang eines intelligenten Ausgabenmanagement steht eine Datenstruktur, die mit einheitlichen Begrifflichkeiten für Dienstleistungen, Senioritäten, Projektphasen, Rabatte, Auslagen etc. ausgestattet ist. Es bietet sich an, diese Datenstruktur je nach Professional Service Bereich unterschiedlich zu strukturieren, jedoch ist auch eine gemeinsame Struktur möglich und denkbar. Um die bereits in der Vergangenheit durchgeführten Projekte in diese Struktur zu überführen, bedarf es einiges an manueller Arbeit. Unterschiedliche Dienstleistungsbezeichnungen, Senioritäten, Rollenbezeichnungen und Zahlungsmodelle müssen an die eigene Struktur angepasst werden. Jedoch erscheint diese Aufgabe größer als sie tatsächlich ist. Um ein Gefühl für den potenziellen Aufwand zu bekommen, sei ein kurzes Beispiel genannt: Im Rahmen eines Projekts hat Apadua Angebote seiner Kunden zu bereits abgeschlossenen Projekten gesammelt und an seine einheitliche Struktur angepasst. Im Durchschnitt hat eine studentische Ressource 15 Minuten für das Bearbeiten eines Angebots gebraucht. Bei ca. vier Angeboten pro Projekt und 100 Projekten entspricht das einem Zeitaufwand von 100 Stunden. Für die in der Zukunft liegenden Projekte müssen die Dienstleister rigoros dazu gebracht werden, sich an die eigene Struktur zu halten. Dies lässt sich durch die Erstellung von unterschiedlichen Vorlagen erreichen. Solche mit dem RFQ/RFP mitgesendeten Vorlagen helfen den Dienstleistern, sich an die vorgegebene Struktur anzupassen und erleichtern die Auswertung der eingereichten Angebote. Vorausgesetzt das Ausfüllen der Vorlage(n) ist die notwendige Bedingung zur Teilnahme an der Ausschreibung. Was der Einkauf von dem Aufbau einer Struktur hat Aus einem gut strukturierten und intelligentem Ausgabenmanagement ergeben sich jede Menge Vorteile für Einkäufer von PS. Zunächst ermöglicht ein wie oben beschriebenes standardisiertes Datenmanagement eine bessere und detailliertere Übersicht über die geleisteten Kosten im 24 Beschaffung aktuell » 03 | 2024
Während das Ausgaben management für die meisten Warengruppen relativ trivial ist, zeigt sich für Professional Services ein anderes Bild. Die Vielzahl und mangelnde Standardisierung der Angebote behindern ein effizientes Ausgabenmanagement in dieser Kategorie. Bild: Summit Art Creations/stock.adobe.com Professional-Service-Bereich. Wo man zuvor lediglich mit Projektvolumina hantiert hat, kann man nun detaillierte Einblicke in die Kostenstrukturen von durchgeführten Projekten erhalten. Zusätzlich lassen sich nun bessere Vergleiche zwischen unterschiedlichen Dienstleistern ziehen, da durch die Datennormalisierung nun auch endlich Äpfel mit Äpfeln verglichen werden können. Dass diese Vergleiche eine enorme Hilfe beim Supplier Management und dem Verhandeln von zukünftigen Preisen sein können, bedarf wohl keiner genaueren Erläuterung. Wenn man nun einen Schritt weiter geht und die eigenen Daten in ein Datenökosystem einspielt, das anonymisierte Daten zu weiteren hunderten Projekten beinhaltet, kann man noch enorme weitere Vorteile genießen. Von einer deskriptiven Perspektive kann man die eigenen Preise benchmarken und sich ein besseres Bild davon machen, wie die eigenen Preise im Marktgefüge einzuordnen sind. Mittels Machine Learning-Algorithmen kann man in einem nächsten Schritt auch Preise, Budgets und Teamzusammensetzungen für kommende Projekte auf Grundlage der Daten im Ökosystem vorhersagen. Die Einkaufsorganisation von morgen muss sich derzeit neu erfinden. Ein erster einfacher Schritt zu einem höheren Reifegrad im Einkauf von PS ist es, sein Ausgabenmanagement in dieser Kategorie zu professionalisieren. Detaillierte Analysen und Vorhersagen über Kosten, Kostenstrukturen, Einsparungen etc. geben Einkäufern die richtigen Argumente gegenüber Vorgesetzten und internen Bedarfsträgern. Dies kann einen positiven Effekt auf die Wahrnehmung des Professional- Services-Einkaufs im Unternehmen haben. Bild: apadua Yannick M. Harksen Operations Manager bei der apadua GmbH Beschaffung aktuell » 03 | 2024 25
