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» MANAGEMENT Backoffice-Einheiten in Einkaufsorganisationen Organisationsmodelle Funktionsorientiertes Backoffice Marktorientiertes Backoffice Middleoffice Merkmale - Unterstützende Aufgaben mit Wiederholungs - charakter (Bestell- und Rechnungsab - wicklung, Stammdatenmanagement, Reklamationsabwicklung, Durchführen von Ausschreibungen, Lieferanten-Helpdesk etc.) - Hier gebündelt: verwaltungs- und prozess - orientierte Unterstützungsaufgaben - Effizienzsteigerung durch hoch standardisierte Aufgaben - Alle Informationen stehen hier zur Verfügung - Erforderlich: Definition einheitlicher Schnittstellen - Mitarbeiter sind auf Materialgruppen und Beschaffungsmärkte spezialisiert; unter - stützende Tätigkeiten: Datensammlung, Spend-Analysen, Vertragsmanagement etc. - Arbeit auch in Marktteams (jeweiligen Materialgruppen direkt zugeordnet) - Kritischer Erfolgsfaktor: enge Zusammen - arbeit in den Marktteams - Weitere Einheit als Weiterentwicklung des Front-/Backoffice-Modells - Strategische Unterstützungsaufgaben (Einkaufscontrolling, IT-/Prozessmanagement, Lieferantenmanagement, Market Intelligence & Reporting, Projektverfolgung etc.) - Kann funktional und/oder marktorientiert ausgerichtet sein (dann hier auch Stamm - datenpflege, Reklamationsabwicklung, Bestellverwaltung, Rechnungsabwicklung etc.) Vorteile - Effizienzsteigerung - Economies of Scale - Bündelung innerhalb von einheitlichen Funktionen - Standardisierte Ausführung von Prozessen und Aufgaben - Hohe Output-Qualität bedingt durch einheitliche Abwicklung - Effektivitätssteigerung - Individuelle und flexiblere Gestaltung durch klare Aufgabentrennung - Operative und strategische Aufgaben übertragbar - Entscheidungskompetenz im Backoffice - Positive Motivationseffekte - Erhöhte Effektivität - Maximale Spezialisierung der einzelnen Funktionen - Klare Trennung zwischen operativen und strategischen Tätigkeiten - Hohe Professionalisierung und Qualität bei strategischen Unterstützungsaufgaben Nachteile - Abstimmungsprobleme bei schlecht definierten Schnittstellen - Fehlende Entscheidungskompetenz im Backoffice - Fehlende Flexibilität aufgrund starrer Prozesse - Fehlende standardisierte Durchführung von Prozessen und Aufgaben - Qualitätsunterschiede bei den Prozess - ergebnissen - Implementierung als Shared Service Center und Outsourcing schwieriger - Hoher Abstimmungsaufwand - Risiko von Einzelstrategien und -zielen - Verlängerte Durchlaufzeit - Hohe Komplexität - Höhere Kosten durch eine weitere Organisationseinheit Quelle: Maximilian Matlik (2021), FH Münster, IPD Institut für Prozessmanagement und Digitale Transformation wurde ein marktorientiertes Back office mit Marktteams eingeführt. Weil in vielen Fällen Markt-Know-how und Entscheidungskompetenz vorhanden waren, konnten zusätzliche taktische Aufgaben in das Backoffice transformiert werden. Die Stabsstelle IT- und Prozessmanagement gestaltete die Prozesse mit den Abteilungsleitern und achtete auf die standardisierte Ausführung. In einem digitalen Sharepoint wurden Prozess schnitt - stellen- Dokumente geschaffen. Vorteil: Alle Beteiligten haben Zugriff auf Daten bzw. Informationen und sind auf dem aktuellen Stand. Durch die Organisationsänderung hat das Warengruppenmanagement mehr Kapazität und Zeit für strategische Aufgaben gewonnen und kann sich so weitere Vorteile auf den Beschaffungsmärkten erarbeiten. Die Backoffice-Funktion hat zu einer effizienten Abwicklung der operativ taktischen Aufgaben und Sicherstellung der Datenstrukturen geführt. Durch die Spezialisierung in den einzelnen Funktionen wurden bei gleicher Anzahl der Mitarbeiter deutlich mehr Aufgaben übernommen. Nils Beermann, Head of Corporate Purchasing bei Bischof + Klein, und sein Team konnten so dem Anspruch des Einkaufs gerecht werden und einen signifikanten Beitrag zu einer Unternehmensinitiative beitragen. Ergebnisse und Erfolgsfaktoren Im Einkauf bei B + K hat man folgende Ergebnisse und Erfolgsfaktoren nach der Änderung der Organisation festgestellt: • neue Stellenprofile für Warengruppen - management und Backoffice, • Spezialisierung und Professionalisierung (Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter ), • Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit , • effiziente Prozesse, • Ausbau der strategischen und taktischen Aufgaben , • deutlicher Fokus auf Warengruppenstrategien inklusive Umsetzungsfahrplan, • langfristige Maßnahmen zur Verbesserung der Beschaffungs marktposition, • Voraussetzungen für Arbeitsteilung (Schnittstellen, Homeoffice etc.). Sabine Ursel Journalistin, Wiesbaden 32 Beschaffung aktuell » 03 | 2022
Bild: tashatuvango/stock.adobe.com Websession E-Procurement Moderne Beschaffung ist digital und nachhaltig Digitalisierung im Einkauf hat viele Aspekte. Lernen Sie in unserer Websession vier unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten von E-Procurement-Lösungen kennen. Erfahren Sie, welche Tools Ihren Einkauf optimal unterstützen, um zur Wertschöpfung Ihres Unternehmens beizutragen, und informieren Sie sich über zukunftsorientierte Fortbildungen für moderne EinkäuferInnen und Einkaufsorganisationen. In der Beschaffung stellt man sich nicht die Frage, ob man digitalisiert, sondern nur wann. Sie suchen neue Ansätze, um das Thema E-Procurement in Ihrem Einkauf voranzutreiben? Wir präsentieren Ihnen Best Practice für digitale und nachhaltige Beschaffungsprozesse. Dazu laden wir Sie herzlich am 24. März von 10 bis 12 Uhr zu unserer Websession E-Procurement ein. Die Teilnahme ist kostenfrei. Hier erhalten Sie einen kompakten Überblick über die Voraussetzungen, Möglichkeiten und Chancen der digitalen Beschaffung. Erfahren Sie mehr über E-Procurement-Plattformen zur Beschaffung von 1793053-1.PDF - Januar 5, 2022 x Mikro-Schlauchverbinder für die Analytik und Labortechnik www.rct-online.de Mikro-Schlauchverbinder und Verschraubungen • Viele Ausführungen und Verbindungsmöglichkeiten Luer-Lock-Adapter, Schlauchtüllen, Schlauchverschraubungen, Tri-Clamp-Verbinder, Kapillar-Verbinder, Steckverbinder • Gefertigt aus hochwertigen Werkstoffen Fluorkunststoffe, Edelstähle, Polyolefine, Polyamide u.v.m. • Chemikalienresistent, temperaturbeständig und sterilisierbar Mit Zulassungen nach FDA und USP Class VI Reichelt Chemietechnik GmbH + Co. Englerstraße 18 D-69126 Heidelberg Tel. 0 62 21 31 25-0 Fax 0 62 21 31 25-10 rct@rct-online.de Beschaffung aktuell » 03 | 2022 33
