Hoe te communiceren met de buitenwereld? - VBW-Asfalt

De interne procedure
Een vraag of klacht
Wees erop voorbereid dat op elk moment iemand voor de
deur kan staan of kan opbellen met vragen over wat er in
uw asfaltinstallatie gebeurt. De vragen kunnen de
gezondheid en het milieu betreffen (geur, stof, geluid,
toeslagstoffen). Natuurlijk kunt u ook te maken krijgen
met specifieke vragen of klachten over het productiepro-
ces van asfalt.
Belangrijk:
Maak intern goede afspraken
- Communicatie met omwonenden of andere
betrokkenen begint al op het moment dat iemand zich
bij de poort meldt of de telefoon overgaat. Weet de
portier, receptioniste of telefoniste wie er intern kan
worden benaderd? Wie is er binnen het bedrijf eigenlijk
verantwoordelijk voor de verdere afhandeling?
- Maak hiervoor een procedure die aan duidelijkheid niets
te wensen overlaat. Een procedure die bij iedereen
bekend is en ook wordt nageleefd. Een procedure die
onderdeel kan zijn van uw Kwaliteitssysteem.
Benoem een woordvoerder
Wijs binnen uw organisatie iemand aan die tegenover
omwonenden, belangstellenden, belangengroeperingen,
actiegroepen en de media als woordvoerder kan optre-
den. Deze functionaris moet op de hoogte zijn van:
- Beleid VBW-Asfalt als branche-organisatie met
betrekking tot gezondheid, milieu en veiligheid.
Binnen redelijke grenzen moet de woordvoerder altijd
bereikbaar zijn!