RIMPELS IN DE REGENBOOG

dan niet alleen de eerste keer dat ze komen, maar ook de tweede en derde keer. Iemand die koffie
aanbiedt en iets vertelt over de gang van zaken. Die mensen met elkaar in contact kan brengen en
voor een prettige sfeer zorgt. Kortom, iemand die ervoor zorgt dat nieuwe gasten niet in een onskent-onssfeer
terechtkomen. Je kunt werken met vaste gastheren of –vrouwen, maar natuurlijk
kunnen deze rollen ook door wisselende mensen worden vervuld.
Jan Houterman over zijn invulling van het gastheerschap: ‘Wij wilden geen muurbloempjes. Als de
bezoekers binnenkwamen, gaf ik ze een hand. Nieuwkomers vroeg ik of ze het makkelijk konden
vinden, waar ze vandaan kwamen, dat soort dingen. Vervolgens liep ik met ze mee naar binnen
en zorgde ik ervoor dat ze aansluiting vonden bij anderen. Ook als ik in de loop van de middag
zag dat iemand alleen zat, ging ik er even bij zitten voor een praatje. Als iemand wegging, gaf ik
weer een hand en vroeg ik of hij het naar zijn zin had gehad. Een gastheer moet constant zijn ogen
en oren open hebben. Staat de muziek niet te hard? Vermaakt iedereen zich? Zit niemand er verloren
bij? Weten ze bij wie ze terechtkunnen als ze vragen hebben? Onze salonteamleden dragen
bijvoorbeeld een button met hun naam erop. Gastheerschap betekent ook dat je naar verhalen
van mensen moet luisteren. Je moet niet vergeten dat er mannen komen die verder bij niemand
terechtkunnen. Onze betrokkenheid strekte zich ook uit tot buiten de zondagmiddagen. Bij verjaardagen
en ziekte van de bezoekers stuurden we een kaartje. En als er iemand in het ziekenhuis
lag, gingen we er langs. Ja, en ook begrafenissen horen erbij.’
Draaiboek
Een overzichtelijk en actueel draaiboek kan ervoor zorgen dat je activiteit makkelijk overdraagbaar
is aan anderen. Een draaiboek bestaat uit een beschrijving van wat er feitelijk allemaal
gedaan moet worden. Daarnaast staan er zaken in als:
• de uitgangspunten van de activiteit
• taakverdeling
• een jaarplanning
• adressen van de organisatoren
• een publiciteitsplan
• adressen, contactpersonen en afspraken voor de publiciteit
• afspraken met de verhuurder van de ruimte
• financiële zaken (begroting, jaarverslag, declaratieformulieren, afspraken over prijzen van
consumpties)
• een overzicht van thema’s die in de afgelopen jaren aan de orde zijn geweest
Het kost in het begin wat tijd om alles te beschrijven, maar als het draaiboek er eenmaal ligt, is
het een kwestie van af en toe een uurtje bijwerken. Het is handig om één persoon hiervoor verantwoordelijk
te maken.
25