SOFTWAREGIDS GROOTHANDEL 2012

Florecom SOFTWAREGIDS GROOTHANDEL 2012
6. Checklisten
6.1 Inleiding
Bij de selectie van software is het niet alleen van belang te zien welke softwareleveranciers actief zijn
en welke pakketten zij op de markt brengen in relatie tot uw wensen. Van minstens zo groot belang is
de juiste aanpak te hanteren om tot een verantwoorde selectie te komen. In dit document zijn een
aantal checklisten opgenomen die u kunnen helpen bij de selectie van de meest geschikte software.
Florecom heeft deze softwaregids ontwikkeld als ondersteuning voor de handelaar bij zijn
selectieproces. Daarnaast is een aantal checklisten opgesteld en in dit document opgenomen om,
tezamen met de in de gids opgenomen leveranciersgegevens, het selectieproces vollediger en
betrouwbaarder te maken, zodat men niet pas bij implementatie geconfronteerd wordt met niet
gewenste onhebbelijkheden. Door de checklisten na te lopen en in te vullen wordt wellicht minder
vergeten en wordt al vooraf duidelijk waarom het ene pakket wel en het andere niet geschikt is. De
checklisten kunnen ook gebruikt worden als een boodschappen- en wensenlijst richting de
leveranciers van software.
Overigens kan het zo zijn dat niet alle in de lijsten opgenomen zaken in uw situatie relevant hoeven te
zijn.
6.2 Organisatie
Het selecteren van een nieuw softwarepakket is in principe een eenmalige activiteit, waarbij veel
disciplines in de organisatie hun inbreng zullen moeten leveren. Niet alleen de administratie of de
automatiseringsafdeling, maar ook de box medewerkers, de directie en de in- en verkopers, ieder zal
zijn of haar eigen wensen hebben. Uiteraard zijn de middelen daarentegen beperkt.
Om toch binnen redelijke tijd tot een goede keuze te komen wordt aanbevolen een project op te
richten waarin gestructureerd de benodigde taken uitgevoerd worden.
Bij de keuze voor een projectorganisatie kan ook van belang zijn of en zo ja welke expertise in uw
organisatie aanwezig is om de activiteiten zelf uit te voeren. Indien u zelf niet over voldoende
mankracht of expertise beschikt kunt u zich laten bijstaan door een onafhankelijke deskundige
(consultant) of door uw huidige softwareleverancier. In beide gevallen is vooraf duidelijkheid gewenst
over wat u van hen verwacht en tegen welke kosten zij die werkzaamheden uitvoeren.
6.3 Fasering
Voor de uit te voeren taken en aandachtspunten tijdens de selectie van een nieuw bedrijfssysteem (onderdeel)
wordt over het algemeen de onderstaande fasering toegepast:
Oriëntatie
• Voor welke primaire processen is het pakket bestemd?
• Hoe worden die processen gestuurd?
• Welke informatie is bij die processen nodig?
• Resulterend in een globale oriënterende pakket analyse.
Voorselectie
• Concrete studie naar processen, sturing en info.
• Vergelijking behoeften en geboden functionaliteit in de pakketten.
• Een analyse van de pakketten.
• Bezoek aan referenties.
• Resulterend in een beperkte aantal mogelijk geschikte pakketten.
Eindselectie
Een nader gedetailleerd onderzoek in nauwe samenwerking met liefst enkele leveranciers.
Vergelijking van de prijs/prestatie verhoudingen van de resterende mogelijke softwarepakketten,
resulterend in een definitieve keuze en de aanzet tot een projectmatige invoering van het pakket.
Voorafgaand aan de feitelijke selectie van software zal, bijvoorbeeld op basis van informatie uit deze
gids of ervaringen van collega-bedrijven, aan mogelijke softwareleveranciers een zogenaamd Request
Pagina 159 6 november 2012