Gebruik van e-mail door studenten - Hoornbeeck College

Gebruik van e-mail door studenten
Algemeen.
In deze notitie wordt het beleid beschreven ten aanzien van het gebruik van e-mail op het
Hoornbeeck College door de studenten. Dit dient een consistent, voor iedereen helder
beleid te zijn, dat ook consequent wordt nageleefd. Controle op het e-mail gebruik valt niet
onder meldingsplicht bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Het moet voor iedere
gebruiker van e-mail helder zijn welke doelen worden nagestreefd bij de controle van het email
gebruik. Deze doelen kunnen een controle rechtvaardigen.
1. Doel van deze regeling.
1.1 Deze regeling geeft de wijze aan waarop op het Hoornbeeck College wordt
omgegaan met het e- mail Gebruik. Deze omvat gedragsregels ten aanzien van
verantwoord e-mail gebruik en regels over de wijze waarop controle op het e-mail
gebruik plaats vindt.
1.2 De controle op persoonsgegevens over e-mail gebruik vindt plaats met als doel:
a. De systeem- en netwerkbeveiliging, daar waar mogelijk te waarborgen.
b. Het tegengaan van gebruik van e-mail
- dat in strijd is met de doelstelling en identiteit van de school;
- dat in strijd is met de wet;
- dat als onethisch te karakteriseren is;
Hierbij wordt in het bijzonder gedacht aan o.a. godslasterlijke, beledigende,
aanstootgevende, gewelddadige, racistische, discriminerende, intimiderende
en pornografische toepassingen.
c. Te voorkomen dat de goede naam van onze schoolorganisatie op een of
andere manier (onbedoeld) zou worden geschaad.
Steekproefsgewijs of als aanwijsbare redenen aanwezig zijn wordt een dergelijke
controle uitgevoerd.
1

2. Algemene uitgangspunten.
2.1 De controle op e-mail zal overeenkomstig deze afspraak uitgevoerd worden.
2.2 Gestreefd wordt naar een goede balans tussen controle op verantwoord e-mail
gebruik en bescherming van de privacy van de studenten op de werkplek.
2.3 Persoonsgegevens over e-mail worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.
2.4 Het DT treft voorzieningen voor de positie en integriteit van de systeembeheerder
en/of afdeling ICT en de controle daarop.
3. Gedragscode.
Het is van groot belang dat iedere student van het Hoornbeeck College op de juiste wijze
met het e-mailen van berichten omgaat. Om dit duidelijk vast te leggen is deze e-mail
gedragscode geformuleerd.
De gedragscode geldt ongeacht of je als student vanuit de school of via de Hoornbeecksite
vanuit thuis of elders e-mail verstuurt. Ook voor het versturen van privé-mail met
betrekking tot faciliteiten van de school geldt deze gedragscode.
De e-mail gedragscode houdt in dat
- Alle inkomende e-mail geautomatiseerd gescand kan worden.
- Iedere e-mail gebruiker heeft een strikt persoonlijk wachtwoord, dat gewijzigd moet
worden wanneer het vermoeden bestaat dat anderen dit kennen.
- Iedere gebruiker is verantwoordelijk voor de PC waarop gemaild kan worden. PC’s
worden dan ook niet in actieve stand onbeheerd achtergelaten. Op die manier
kunnen anderen niet van de bevoegdheden gebruik maken.
- Gedragsregels voor het gebruik van e-mail:
E-mail berichten moeten bij voorkeur kort en duidelijk zijn. Het gebruik van
korte zinnen bevordert de duidelijkheid en de leesbaarheid van de boodschap.
De vraag moet altijd gesteld worden of e-mail wel het juiste medium is voor het
verzenden van informatie. Enkele regels hierbij zijn:
E-mail is absoluut geen vervanging van menselijke communicatie via de
telefoon of direct persoonlijk contact.
Het is soms raadzaam geen vertrouwelijke informatie per e-mail te versturen.
Informatie waarbij de ontvanger binnen een korte tijd actie moet ondernemen
en het niet zeker is dat de ontvanger op tijd zijn of haar mail leest.
Gebruik van alleen hoofdletters (DIT ZIJN HOOFDLETTERS) komt overeen met
‘schreeuwen’. Dit moet vermeden worden.
2

E-mail wordt niet gebruikt bij negatieve emoties. Emoties weergeven in een
geschreven bericht is bijna onmogelijk, omdat er veel varianten van emoties zijn
welke door de ontvanger ongetwijfeld niet goed worden begrepen.
Als een e-mail verstuurd is over een probleem is het niet zo, dat het probleem
opgelost is of dat de ontvanger alles nu oplost of ervoor verantwoordelijk is.
Stuur alleen attachments als deze toegevoegde waarde hebben en niet te
benaderen zijn d.m.v. een link naar het netwerk.
- De gebruiker moet doen, wat in zijn/haar vermogen ligt om e-mail virusvrij te
versturen.
- Als een e-mail is gestuurd naar een medestudent of docent van het Hoornbeeck
College en het bericht bevat een dubieuze afzender, dan is het advies het bericht niet
te openen om virusverspreiding te voorkomen. Studenten melden altijd aan de
Servicedesk of aan de docent dat een verdachte e-mail naar hen is verstuurd.
- E-mail op school is bedoeld voor zakelijk gebruik. Het versturen van e-mail met een
inhoud, die strijdig is met de doelstellingen van onze school is niet toegestaan.
- De systeembeheerder, die uit hoofde van zijn functie via een speciale
username/password-combinatie toegang heeft tot alle gegevens in het
computernetwerk mag de mail van anderen alleen met toestemming van de
betreffende gebruiker openen.
- De media, waarop de backups met privacy gevoelige gegevens over het e-mail
gebruik van studenten zijn opgeslagen, moeten zorgvuldig worden opgeslagen en zijn
alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel.
- Ten behoeve van het opsporen van onrechtmatig gedrag van de student is het
controleren van e-mail alsmede het openen van e-mail in beginsel toegestaan. Op
het controleren is van toepassing de Wet bescherming persoonsgegevens.
- E-mail reclame-uitingen / activiteiten/ evenementen/ kettingbrieven horen niet bij
de zakelijke mail.
Deze gedragscode wordt jaarlijks in werkgroep ICT geëvalueerd.
Wanneer overtreding van deze gedragscode wordt geconstateerd, zal de locatiemanager,
afhankelijk van de situatie passende maatregelen nemen. Deze gedragscode wordt aan de
student uitgereikt.
3